Riktlinjer sociala medier Fastställd av kommunfullmäktig, 58, 2011-09-26
Riktlinjer för användning av sociala medier i Essunga kommun Bakgrund Sociala medier är ett samlingsbegrepp för en rad Internetbaserade sajter som skapar möjlighet till dialog. Exempel på detta är FaceBook, Twitter och bloggar. Sociala medier ska endast användas som ett komplement till kommunens egna webbplatser. Redan idag är Essunga folkbibliotek aktivt inom sociala medier med en sida på FaceBook. Riktlinjerna tas nu fram för att hjälpa anställda i Essunga kommun att ha rätt beredskap och kompetens för att kommunicera på ett lämpligt och lagenligt sätt i sociala medier. När kommunen deltar i sociala medier påverkas även varumärket. Riktlinjerna ska säkerställa att hanteringen av sociala medier stämmer med kommunens övriga informationshantering (informationsstrategi). Hänvisas även till kommunens Riktlinjer för anställdas användning av informationssystem (2011-02-28) då det är viktigt att frågan, kring vad man som anställd gör i tjänsten och inte, är klar och tydlig. Juridik Sveriges kommuner och landsting, SKL, har gjort en granskning av juridiken och kommit fram till att det är fritt fram för kommuner att använda sig av sociala medier, men att vi måste förhålla oss till flera olika lagar: Tryckfrihetsförordningen (TF), handlingsoffentligheten Förvaltningslagen Upphovsrättslagen (hantering kring publicering kring personuppgifter, ibland kan samtycke krävas) Yttrandefrihetsgrundlagen (YGL) Personuppgiftslagen Lagen om elektroniska anslagstavlor I avvaktan på E-delegationens kommande riktlinjer för hur myndigheter ska använda sig av sociala medier har Sveriges Kommuner och landsting (2010-04-28) kommit med riktlinjer och en checklista som rör den formella hanteringen av sociala medier. 2
SKL:s riktlinjer i sammandrag: Det ska finnas ett uppdrag från chefen för att en anställd ska kunna använda sociala medier i tjänsten. Med detta beslut klargörs att personen använder sociala medier som anställd och inte som privatperson. Kommunen bör utse vilka personer som får skriva på sociala medier för kommunens räkning. Inlägg ska vara strukturerade på sådant sätt att de är lätt sökbara, exempelvis i kronologisk ordning, för att tillgodose kravet på registrering. Kommunen bör ha en förteckning på egna webbplatsen över vilka externa webbplatser (t ex Facebook och Twitter) som kommunen är aktiv på. Beslut om att tillåta politiker att länka från kommunens webbplats kan tas lokalt, men det måste tydligt framgå att åsikterna som framförs inte är kommunens. Kommunen måste fatta gallringsbeslut avseende egna och andras inlägg i sociala medier En gång per halvår, eller vid större förändringar, ska skärmdumpar från de sidor man är aktiv på, sparas. Handlingar som omfattas av sekretess får inte förekomma på sociala medier. Brottsligt material ska tas bort, till exempel hot eller hets mot folkgrupp. Varje arbetsgivare bestämmer själv vilka regler som gäller hur anställda får använda sociala medier på arbetstid Västra Götalandsregionen har tagit fram råd vid användning av sociala medier (2010-09-30) och lyfter där fram hur viktigt det är att se till möjligheterna med användningen, men att man inte heller får glömma de risker som finns. Man har även tittat på Roller och Ansvar. Möjligheter Skapa dialog, förståelse och delaktighet Möjlighet att bättre förstå målgruppernas önskemål och behov Nå andra målgrupper än med traditionella medier Bredare information om verksamheten Attrahera och rekrytera nya medarbetare Ökad service/tillgänglighet/goodwill Möjlighet till snabb spridning av information Erfarenhetsutbyte med andra inom samma yrkesområde eller i andra organisationer Risker Det som publiceras och diskuteras på webben riskerar att nå stor spridning på kort tid Verksamhetens trovärdighet kan skadas, eftersom det kan vara svårt att lita på uppgiftslämnaren. 3
Sociala medier kräver resurser främst i form av personal och tid, och det kan vara svårt att överblicka nyttan och effekterna. Det kan vara svårt att dra gränser mellan privat och professionellt. Roller och ansvar Informationsansvaret följer linjeansvaret. Det är alltså ytterst den ansvariga chefen som bedömer om verksamheten ska använda sig av sociala medier i sin kommunikation och på vilket sätt det ska ske, vad mediet ska användas till och vad som får förekomma där. Frågor och kommentarer som uppstår i de valda kanalerna ska hanteras på samma sätt som i andra kanaler, till exempel vid debattinlägg i morgontidningen och frågan behöver därför ägas av en ansvarig person. Hantering i vår kommun SKL:s riktlinjer (se ovan) ska följas. Uppdraget i Essunga kommun ges av kommunens ledningsgrupp. Varje verksamhetschef ansvarar för beslut kring vem som ansvarar för sociala medier i viss verksamhet. Ytterst ansvarig är kommunens informationsansvarig, idag AM Alströmer. Alla praktiska frågor ska skötas av vår webbsamordnare som blir huvudredaktör, idag Emelie Widarson. Praktisk hantering: 1. Allt deltagande i alla typer av sociala medier från Essunga kommuns olika verksamheter ska samlas och presenteras på en gemensam plats inom kommunens externa webbplats www.essunga.se. Huvudredaktör (idag Emelie Widarson) hanterar denna gemensamma plats. 2. När kommunen väljer att bli aktiv inom ett socialt medium ska en samlingsplats (kommunens officiella sida ) skapas inom mediet med målsättningen att allt kommunalt material/kommunala sidor inom det specifikt valda mediet ska nås genom samlingsplatsen via länkningar. Denna huvudsida skapas och sköts av en huvudredaktör, idag Emelie Widarson. Korslänkningar till egna webbplatsen eller andra sociala medier ska också göras härifrån, om det bedöms möjligt. Samtliga kommunala sidor inom mediet ska innehålla dessa vidarelänkningar. 3. Varje verksamhetschef ansvarar för ställningstaganden till önskemål inom egna verksamheten kring att initiera deltagande i ett socialt medium (blogg, Twitter, Facebook, YouTube, etc). Varje ärende ska bedömas utifrån möjligheterna att tillgodose krav avseende: - resurser på lång sikt i form av tid och personal - personlig lämplighet hos den som ska bli ansvarig för deltagandet - formalia avseende lagstiftning, SKL:s riktlinjer etc - mål, målgrupp och - utifrån detta - val av kanal (media), liksom valet av tvåvägs- alternativt envägskommunikation - kvalitetskrav på innehållet 4
4. Verksamhetschefen ger ett uppdrag till den person som utsetts som redaktör. Blankett Uppdragsbeskrivning för sociala medier används för detta. Se bilaga. Kommer att finnas kommunens intranät. Huvudredaktör, idag Emelie Widarson, ska därefter kontaktas för den praktiska hanteringen kring officiell registrering vid mediet samt till kommunens egen listning i Dokumenthanteringsplanen 5. Sidorna inom respektive media ska utformas med inriktning på Essunga kommuns trovärdighet, med officiella telefonnummer och särskilda e- postadresser. Där det är möjligt ska kommunens logotyp användas och den grafiska profilen tillämpas. Enskild anställd ska inte registreras som ansvarig för en kommunal sida på ett socialt medium såvida inte mediet ifråga saknar möjligheter att registrera en organisatorisk enhet. Sidorna/platsen inom det valda sociala mediet får inte utestänga enskilda genom krav på medlemskap, registrering, etc, utan måste vara öppna för alla på lika villkor. 6. När ett konto registreras ska alltid användarnamn och lösenord finnas tillgängliga för fler kollegor, så att sidan inte blir inaktiv vid frånvaro. När ett konto ska avslutas måste det förankras hos närmaste chef och huvudredaktören måste underrättas. 7. Varje redaktör ansvarar för att olämpligt och brottsligt material som återfinns på webbplatsen tas bort så snart som möjligt. 8. Varje redaktör ansvarar för att skärmdumpar tas och sparas två gånger per år, samt vid större förändringar på webbplatsen. 9. Varje redaktör ansvarar för att gallring av inaktuellt material som återfinns på webbplatsen görs löpande varje vecka. Frågan om politikers medverkan på kommunens webbplats kan behöva hanteras.det går att skapa ett politiskt oberoende forum för att tillgodose allmänhetens önskemål om direktkommunikation med kommunens politiska ledning. Enskilda politikers eller partiers närvaro i olika sociala medier ska dock inte förekomma på kommunens webbplats, då den kan riskera sammanblandas med de starkt personliga och politiska färgade åsikter som politikerbloggar/motsvarande ibland innehåller. 5