Äldreomsorgsnämndens plan för intern kontroll 2015

ÄLDREOMSORGS- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 27 oktober 2014 AN-2014/586.111 1 (4) HANDLÄGGARE Christina Almqvist 08-535 312 76 Christina.Almqvist2@huddinge.se Äldreomsorgsnämnden Äldreomsorgsnämndens plan för intern kontroll 2015 Förslag till beslut Äldreomsorgsnämnden godkänner förvaltningens förslag till plan för intern kontroll 2015. Sammanfattning Intern kontroll handlar om hur vi säkerställer att vi styr mot målen och att vi arbetar systematiskt med att eliminera (eller minska) risker som gör att vi inte når kommunens mål. Av internkontrollplanen framgår de risker som identifierats inom nämndens ansvarsområde. Vidare framgår hur de ska åtgärdas, vem som ansvarar för att åtgärda identifierade risker och när uppföljning kommer ske för att säkerställa att riskerna är åtgärdade. Utifrån modellen för intern kontroll har nämnden, förvaltningsledningen och medarbetare på alla nivåer varit delaktiga i arbetet med att ta fram plan för intern kontroll 2015. Analysen har först skett på enhets- och sektionsnivå, och sedan sammanställts på verksamhets- och förvaltningsnivå. Riskanalysen inför 2015 rör samtliga av nämndens målområden, och en lista över samtliga identifierade risker har sammanställts. Förvaltningsledningen har tillsammans med arbetsutskotten, ur denna lista prioriterat fyra risker inom målområdet Bra att leva och bo, sju risker inom målområdet God omsorg för individen, fem risker inom målområdet Systematisk kvalitetsutveckling, en risk inom målområdet Attraktiv arbetsgivare och fyra risker inom målområdet Sund ekonomi. Till varje risk finns en eller flera riskreducerande åtgärder presenterade, samt vem som är ansvarig. De identifierade riskerna kan dels röra all verksamhet i både extern och egen regi, dels vara specifik för verksamheter i egen regi. Beskrivning av ärendet Utgångspunkt för en gemensam plan för intern kontroll är HKF 9410, Reglemente för intern kontroll (bilaga 1). I reglementet definieras innebörden i den interna kontrollen enligt följande: POSTADRESS Äldreomsorgs- och äldreomsorgsförvaltningen 141 85 Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 300 00 E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se www.huddinge.se

ÄLDREOMSORGS- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 27 oktober 2014 AN-2014/586.111 2 (4) Intern kontroll är ett ledningsverktyg som säkerställer att kommunen behandlar de risker som kan identifieras i kommunens verksamheter. Arbetet med intern kontroll ska vara en del av ordinarie verksamhetsplanering och uppföljning. Arbetet med riskinventering, riskanalys, åtgärder och ansvarig (enhet eller befattning) för risker som identifieras ska ske ner till lägsta möjliga nivå i organisationen. Arbetssätt Förslag till plan för intern kontroll år 2015 utgår från verksamheternas och stabsfunktionernas uppföljning av innevarande års plan för intern kontroll, identifierade risker som prioriterats för åtgärder under året, åtgärder utifrån granskning av processer och rutiner, förslag från revision och annan granskning samt resultat av systematiska kontroller. Förvaltningsledningen har tillsammans med nämndens arbetsutskott prioriterat ett antal risker som kan innebära att verksamheten inte når sina mål, inte följer gällande lagar och regelverk eller inte får en budget i balans. Planen för intern kontroll 2015 beskriver risker och åtgärder samt vem som är ansvarig för dem. Modell för intern kontroll En ny gemensam plan för intern kontroll har utvecklats och införts i äldreomsorgs- och äldreomsorgsförvaltningen. Modellen bygger på reglementet för intern kontroll i Huddinge kommun. 1. Riskinventering och riskanalys. Verksamhetscheferna och stabscheferna ser till att genomföra arbetet med riskinventering, riskanalys, förslag på åtgärder och ansvarig (enhet eller befattning) för risker som identifieras ner till lägsta möjliga nivå i organisationen och att prioritera vilka av verksamhetsområdets eller stabsfunktionens risker som särskilt bör kontrolleras eller riskreduceras under kommande planperiod. 2. Inventering och värdering av prioriterade risker. Förvaltningens kvalitetsenhet sammanställer respektive verksamhetsområdes och stabsfunktions viktigaste risker, förslag till åtgärder och presenterar den för förvaltningens ledningsgrupp. Ledningsgruppen kan välja ut större, förvaltningsgemensamma risker och åtgärder som åtaganden i nämndens verksamhetsplan, föreslå nya förändrade rutiner och informationsinsatser. Ledningsgruppen kan även säkra och hantera risker som inte ligger inom något verksamhetsområde eller stabsfunktion, till exempel

ÄLDREOMSORGS- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 27 oktober 2014 AN-2014/586.111 3 (4) risken att en brukare hamnar i kläm mellan två verksamhetsområden eller andra organisatoriska enheter. Ledningsgruppen kan även se till att synpunkter som kommit från de övriga håll, till exempel kommunens revisorer eller tillsynsmyndighet har funnits med i arbetet med riskinventering och riskanalys. 3. Förslag till internkontrollplan. Nämndens arbetsutskott bedömer och prioriterar bland ledningsgruppens sammanställning av risker och förslag till åtgärder under ett seminarium i oktober. Ledamöterna ska i första hand prioritera risker som kan innebära att verksamheten inte når sina mål, följer gällande lagar och regelverk. Prioriteringen bör baseras på en sammanvägd bedömning av sannolikhet och konsekvens samt kostnader i form av tid och andra resurser. 4. Beslut om plan för intern kontroll. Nämnden beslutar om plan för intern kontroll samtidigt med verksamhetsplanen i november. I en bilaga redovisas respektive verksamhetsområdes och stabsfunktions fullständiga risklista. 5. Tillämpningen av beslutad plan för intern kontroll. Den löpande kontrollen genomförs ute i verksamheterna. Verksamhetscheferna och stabscheferna är ansvariga för att detta sker, samt att arbetsplaner upprättas och hålls aktuella. 6. Uppföljning av plan för intern kontroll. Verksamhetscheferna och stabscheferna ansvarar för att uppföljning av innevarande plan genomförs och att resultatet sammanställs och redovisas per verksamhetsområde eller stabsfunktion. De åtgärder som verksamheten eller stabsfunktionen inte hunnit slutföra flyttas, om de kvarstår, över till kommande riskinventeringen tillsammans med förslag på åtgärder och ansvarig (enhet eller befattning) för risker som identifieras. 7. Resultat av uppföljning. En sammanställd uppföljning av innevarande plan för intern kontroll redovisas i delårsrapporter och i verksamhetsberättelse. Vid dessa tillfällen kan nämnden diskutera frågor som rör intern kontroll och komma med återkoppling till förvaltningen på arbetet.

ÄLDREOMSORGS- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 27 oktober 2014 AN-2014/586.111 4 (4) Förvaltningens synpunkter Förslag till plan för intern kontroll 2015 bygger på förvaltningsledningens prioritering bland identifierade risker, och de synpunkter som har framkommit från arbetsutskottet. Arbetet har skett nerifrån och upp i förvaltningen och många medarbetare har varit delaktiga i arbetet. Genom att involvera såväl medarbetare och förvaltningsledning som nämndledamöter kan arbetet med intern kontroll hållas levande. Den gemensamma prioriteringen bidrar till att förvaltningen kan fokusera på de viktigaste åtgärderna. Britt-Marie Karlén Social- och äldreomsorgsdirektör Christina Almqvist Utvecklingsledare Bilagor Plan för intern kontroll 2015 för äldreomsorgsnämnden

AN-2014/586 Plan för intern kontroll 2015 för äldreomsorgsnämnden Social- och äldreomsorgsförvaltningen OKTOBER 2014

Innehåll Innehåll 2 Inledning 3 Huddinges struktur för intern kontroll 3 Avgränsningar 3 Ansvar 4 Uppföljning 4 Äldreomsorgsnämndens system för intern kontroll 4 Enheternas egenkontroll 4 Verksamhetens egenkontroll 4 Förvaltningsledningens kontroll 5 Nämndens interna kontroll 5 Övrig kontroll 5 Uppföljning 5 Internkontrollåtgärder under året 5 Bedömning och avvägningar 5 Prioriterade risker och åtgärder 5 Riskområde Bra att leva och bo 5 Riskområde God omsorg om individen 6 Riskområde Attraktiv arbetsgivare 7 Riskområde Sund ekonomi 7 Riskområde Systematisk kvalitetsutveckling 7 Processer och rutiner 8 Systematiska kontroller 8

Inledning Huddinge antog den 10 november 2011 efter en remissrunda till samtliga nämnder ett uppdaterat reglemente för intern kontroll (Huddinge kommuns författningssamling, HKF 9410). Revideringen gjordes för att utveckla kommunens arbete med intern kontroll. Behovet av detta understryks av flera revisionsrapporter, som bland annat lyfter fram behovet av en gemensam struktur för samtliga förvaltningar och en tydligare uppföljning av nämndernas arbete från kommunstyrelsens sida. Kommunen ansluter sig genom det reviderade reglementet till en utvecklad definition av begreppet intern kontroll som kommit att bli dominerande inom såväl den kommunala som den statliga sfären och de huvudsakliga ändringarna i det utvecklade reglementet utgår från denna vidgade syn på intern kontroll. Det framgår nu tydligare än tidigare att internkontrollarbetet ska fokusera på att säkerställa att kommunen uppnår sina mål. Huddinges struktur för intern kontroll Intern kontroll är en process där kommunens styrelse, nämnder, ledning och personal samverkar och som är utformad för att ge rimlig försäkran om att målen uppnås inom följande områden: Effektiv och ändamålsenlig verksamhet. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Efterlevnad av tillämpliga lagar, förordningar och regler. Huvudpoängen i den nya definitionen är att intern kontroll är en process ett medel för att nå måluppfyllelse, och inte ett mål i sig. Processen genomförs av medarbetare på alla nivåer inom organisationen. Intern kontroll ska ge en rimlig försäkran, inte absolut säkerhet, till organisationens ledning och styrelse. Logiken i det utvecklade systemet är att para ihop mål med risker, och risker med kontroller på ett medvetet och åskådligt sätt. Avgränsningar Denna plan behandlar inte den typ av risker som ryms inom begreppet extraordinära händelser. De hanteras istället inom ramen för kommunens beredskaps- och krisplanering, som beskrivs i kommunens plan vid extraordinära händelser, antagen av kommunfullmäktige 12 januari 2009. Varje nämnd ansvarar enligt den planen för att företa någon form Arbetet med intern kontroll fokuserar på att säkerställa att kommunen uppnår sina mål. Alla nämnder ska ha en plan för intern kontroll som beskriver hur nämnden har lagt upp sitt system för intern kontroll samt med tydlig motivering beskriver det arbete som ska genomföras under planeringsperioden. Nämnderna ska därför i samband med den ordinarie planeringsprocessen besluta om vilka åtgärder och kontroller som ska vidtas, dels utifrån riskanalys där åtgärder för att minska risker identifieras, dels genom systematiskt arbete med processer och rutiner, dels utifrån rekommendationer från extern granskning. Planerade åtgärder och kontroller sammanställs till en plan för intern kontroll som revideras årligen. De planerade åtgärderna redovisas i nämndernas verksamhetsplaner. av risk- och sårbarhetsanalys som visar risker för verksamheten om en extraordinär händelse skulle inträffa inom nämndens verksamhetsområde. Dessa analyser ligger till grund för den kontinuitetsplanering som nämnderna tar fram för de verksamheter som måste fortgå vid sådan händelse. ÄLDREOMSORGSNÄMNDEN 3

Ansvar Ansvaret för att åtgärder enligt denna plan vidtas ligger, om inget annat angivits, på chefen inom den del av verksamheten som utsätts för risken, vare sig Uppföljning Uppföljningen av arbetet med intern kontroll är integrerad i den ordinarie planerings- och uppföljningsprocessen, där intern kontroll ägnas eget utrymme i verksamhetsplan, delårsrapporter och verksamhetsberättelse. De åtgärder som ska genomföras under planeringsperioden redovisas i verksamhetsplanen. Planerade åtgärder följs därefter upp löpande av respektive chef samt av förvaltningens ledning i samband med det gäller riskreducering, processutveckling eller rekommendationer från revision eller annan granskning. årets två delårsrapporter och samlat i verksamhetsberättelsen. I delårsrapporter och verksamhetsberättelse redovisas utfallet under planeringsperioden och avvikelser kommenteras (inklusive åtgärdsplan). Nämnderna ska därutöver i verksamhetsberättelsen även göra en bedömning av hur årets internkontrollarbete har gått samt en bedömning av om den interna kontrollen är betryggande. Äldreomsorgsnämndens system för intern kontroll Social- och äldreomsorgsförvaltningen genomför årligen en analys av risker i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll. Internkontroll är en del av styrningen och uppföljningen och syftar till att säkerställa att kommunens och nämndens mål samt krav i lagstiftning uppfylls. Intern kontroll sker på olika nivåer inom nämndens ansvars område. Enheternas egenkontroll Samtliga enheter ansvarar för att genomföra egenkontroll av den egna verksamheten. Egenkontroll innebär en granskning av att verksamheten har bedrivits eller bedrivs på planerat sätt. Egenkontrollen kan också beskrivas som en intern granskning av att den egna verksamheten uppnår ställda krav och mål. Utifrån inkomna synpunkter och klagomål, avvikelser, resultat av intern och extern granskning samt uppföljning av processer och rutiner gör samtliga enheter riskanalyser. Analyser görs för att identifiera händelser som skulle kunna inträffa och som gör att verksamheten inte kan leva upp till mål och de krav som ställs i lagar och föreskrifter. Riskanalyserna innebär att sannolikheten för att en händelse ska inträffa uppskattas samt att en bedömning görs av vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden av händelsen. Utifrån riskanalyserna upprättar enheterna bruttorisklistor. Verksamhetens egenkontroll Verksamhetsledningen sammanställer enheternas bruttorisklistor till en gemensam bruttorisklista för hela verksamheten. Verksamhetschef ansvarar för att följa upp enheternas uppföljning och resultatet av den. Vidare ansvarar verksamhetschefen för att alla enheter inom verksamheten åtgärdar eventuella brister, hanterar klagomål och genomför förbättringar. Detta gäller samtliga bruttorisklistor även de som inte prioriterats till internkontrollplan. 4 PLAN FÖR INTERN KONTROLL 2014

Förvaltningsledningens kontroll Ledningsgruppen prioriterar risker utifrån verksamhetens och stabsenheternas bruttorisklistor som underlag till arbetsutskottet. Nämndens interna kontroll Nämndens arbetsutskott prioriterar och lägger till eller tar bort risker utifrån förvaltningsledningens underlag. Övrig kontroll Utöver den reglementsenliga årliga internkontrollen genomför förvaltningen ett stort antal löpande kontroller för att säkerställa att verksamheten bedrivs på ett effektivt, säkert och korrekt sätt. Hit hör till exempel säkerhetsgenomgångar, ekonomiska granskningar av fakturor, representation, avtalstrohet och momsredovisning. Förvaltningen gör även verksamhetsuppföljningar av kommunala och privata utförare inom nämndens ansvarsområden. Under 2015 kommer nämnden att göra en inventering av den interna kontrollen som sker och utveckla delar som krävs för att säkerställa att kontrollen blir tillräckligt omfattande. Bland annat kommer antalet stickprovskontroller att öka för att nå större delar av verksamheten i syfte att säkerställa att oegentligheter inte förekommer. Uppföljning I samband med delårsrapport 1 och 2 samt verksamhetsberättelsen följer samtliga nivåer i förvaltningen upp om riskerna i internkontrollplanen är åtgärdade och gör en bedömning om de kommer att åtgärdas innan årets slut. I upprättandet av verksamhetsplanen och arbetsplaner beaktas resultatet av den interna kontrollen, vilket kan innebära förslag på åtagande inför nästa år. Internkontrollåtgärder under året Bedömning och avvägningar Samtliga av nämndens enheter har identifierat risker, som sedan sammanställts på verksamhetsnivå. Därefter har en bruttorisklista sammanställts som innehåller samtliga verksamheters risker. Utifrån Prioriterade risker och åtgärder bruttorisklistan har sedan nämnden fattat beslut om vilka risker som ska prioriteras och ingå i nämndens internkontrollplan. Enheternas riskanalyser inför 2015 omfattar flera målområden, och en lista över samtliga identifierade risker har sammanställts. Förvaltningsledningen har tillsammans med arbetsutskotten ur denna lista prioriterat 21 risker. Till varje risk finns en eller flera riskreducerande åtgärder presenterade, samt vem som är ansvarig. De identifierade riskerna kan dels röra all verksamhet i både extern och egen regi, dels vara specifika för verksamheter i egen regi. Riskområde Bra att leva och bo Gemensamt för all verksamhet 1. Brister i kriskommunikationen som kan leda till att invånarna inte får den information de behöver vid en kris, samt att förtroendet för kommunen minskar. Ansvarig: Kommunikationsenheten. 5

Riskreducerande åtgärd: Göra den nya kriskommunikationsplanen känd, samt öva olika scenarier. Samarbeta med övriga förvaltningar för att förbättra beredskapen. 2. Inaktuell, svårtolkad eller felaktig information på huddinge.se. Ansvarig: Kommunikationsenheten. Riskreducerande åtgärd: Utse innehållsansvariga inom varje verksamhetsområde och stabsenhet, gemensamma träffar för diskussion och utveckling två gånger per år. En större uppdatering av all information en gång per år. 3. Förvaltningens chefer får inte tillräckligt med stöd i sitt kommunikativa ledarskap. Ansvarig: Kommunikationsenheten. Riskområde God omsorg om individen Biståndskansliet 5. Att inte klara av att fatta beslut i enlighet med SOSFS 2012:12 om den träder i kraft i år. Ansvarig: Verksamhetschef och enhetschefer. Riskreducerande åtgärd: Bevaka och invänta information från Socialstyrelsen. 6. Att inte kunna upprätthålla en god kvalitet i handläggningen på grund av svårigheter att rekrytera medarbetare med adekvat erfarenhet. Ansvarig: Verksamhetschef och enhetschefer. Riskreducerande åtgärd: Se över rekryteringsförfarandet. 7. Att avsaknad av boendemodul i verksamhetssystemet medför felaktigt rapporterad statistik, felaktiga underlag för budget samt att väntetid mellan beslut och erbjudande förlängs. Ansvarig: Verksamhetschef och enhetschefer. Riskreducerande åtgärd: Införa en boendemodul i Procapita. Äldreomsorgen egen regi 8. Att inte klara av att verkställa beslut på särskilt boende i enlig med SOSFS 2012:12. Riskreducerande åtgärd: Erbjuda alla chefer en genomgång av sitt resultat i medarbetarenkäten utifrån kommunikationsindexet. Individuella utbildningsinsatser utifrån chefens behov och önskemål. Ta fram chefsstöd i större frågor. 4. Felaktigt hanterade mediekontakter som skadar varumärket och minskar invånarnas förtroende för våra verksamheter. Ansvarig: Kommunikationsenheten. Riskreducerande åtgärd: Utbilda alla chefer och nyckelpersoner i förvaltningen i hur man möter media. Kommunikationsenheten ger stöd genom bland annat talespunkter och förberedande samtal inför kontakt med media. Arbeta mer proaktivt för att stärka varumärket. Riskreducerande åtgärd: Bevaka och invänta information från Socialstyrelsen. 9. Boende kan uppleva brister i bemötande inom särskilt boende. Ansvarig: Enhetschefer. Riskreducerande åtgärd: Handledning, reflektion, värdegrundsarbete, aktivt arbete med synpunkter och klagomål och systematiskt kvalitetsarbete, stärka omsorgsledarna genom att skapa nätverk. 10. Boende och anhöriga kan bli missnöjda med individuella tjänster. Ansvarig: Enhetschefer. Riskreducerande åtgärd: Delaktighet vid upprättande av genomförandeplan. Schemaöversyn inom hemtjänst, informera kund eller boende om förändrad planering, stärka kontaktansvaret. 11. Boende och anhöriga har förväntningar på verksamheten som inte kan uppfyllas. Ansvarig: Enhetschefer. Riskreducerande åtgärd: Information och marknadsföring, tydlig information från biståndsbeslut till utförare (teamarbete mot mål), samarbete med biståndskansli angående in- och utflyttningsprocess, ny inflyttningsbroschyr. Ansvarig: Verksamhetschef. 6 PLAN FÖR INTERN KONTROLL 2014

Riskområde Attraktiv arbetsgivare Äldreomsorgen egen regi 12. Hög långtidssjukfrånvaro, kraven och tempot har ökat inom äldreomsorgen. Ansvarig: Chefer. Riskreducerande åtgärd: Individuell uppföljning av långtidssjukfrånvaro i samverkan med personalenhet och personalhälsa. Riskområde Sund ekonomi Gemensamt för all verksamhet 13. Risk för avtalsotrohet som kan leda till vite och negativa inslag i massmedia. Ansvarig: Ekonomienheten. Riskreducerande åtgärd: Utöka uppföljningen av genomförda inköp och införa en administrativ avgift på 300 kronor per inköp utanför avtal. Fortsatta utbildning i inköpsstödet. Fortsatt utveckling av sökverktyget för avtal. Öka kompetensen och supporten vad gäller direktupphandling. 14. Risk för osäker hantering av leverantörsfakturor. Ansvarig: Ekonomienheten. Riskreducerande åtgärd: För att vara ett bra stöd har det beslutats att genomföra grundläggande utbildning i ekonomi och redovisningsfrågor för attestanter och godkännare mellan februari och Riskområde Systematisk kvalitetsutveckling Gemensamt för all verksamhet 17. Upphandling sker inte på ett effektivt och rättsäkert sätt. Ansvarig: Kvalitetsenheten. Riskreducerande åtgärd: Revidera och fastställa process för upphandling. 18. Verksamhetsuppföljning görs inte på ett likvärdigt sätt. Ansvarig: Kvalitetsenheten. Riskreducerande åtgärd: Se över verksamhetsuppföljningarna som görs och ta fram metoder för att säkerställa mesta möjliga likvärdighet. 19. Felregistreringar i verksamhetssystemet gör att systemet inte kan användas fullt ut. juni 2015. Ekonomiguiden uppdateras och görs känd i organisationen. Äldreomsorgen egen regi 15. Svårigheter att få ersättningsnivåerna inom särskilt boende att räcka till och ge förutsättning att nå kvalitetskraven fullt ut. Ansvarig: Chefer. Riskreducerande åtgärd: Anpassa bemanningen för att säkerställa kvalitet för vård och omsorg för den enskilde, lyfta frågan, göra konsekvensbeskrivning om balans inte uppnås mellan ersättningsnivå och kvalitetskrav. 16. Underskott i utfall jämfört med budget. Ansvarig: Chefer. Riskreducerande åtgärd: Budgetläggning och ekonomisk uppföljning bör ske av enhetschef och ekonom varje månad. Ansvarig: Kvalitetsenheten. Riskreducerande åtgärd: Utifrån den kartläggning som gjorts ta fram resultat utifrån kontrollpunkter som redovisas och åtgärdas månadsvis. 20. Rutin för loggkontroll följs inte. Ansvarig: Kvalitetsenheten. Riskreducerande åtgärd: Genomföra stickkontroll i verksamheterna för att säkerställa att rutinen för loggkontroll används, och ta upp på dialogmöten. Äldreomsorgen egen regi 21. Ledningssystem är inte publicerat och implementerat, kritik från revision och Inspektionen för vård och omsorg. ÄLDREOMSORGSNÄMNDEN 7

Ansvarig: Kvalitetsenheten och chefer. Riskreducerande åtgärd: Ledningssystemet publiceras under hösten, utforma plan för implementering tillsammans med kvalitetsenheten. Anordna workshop för att använda egenkontrollmatris på enhetsnivå. Processer och rutiner Sedan 2010 har arbete pågått med att kartlägga verksamhetsprocesser inom äldreomsorgen. I samband med att ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete tagits fram har även lednings- och stödprocesser kartlagts och en genomgång av tidigare kartlagda verksamhetsprocesser har anpassats till ledningssystemet. Utifrån de kartlagda processerna har stöddokument som riktlinjer och rutiner tagits fram för att stödja processerna. Processägare, processledare och arbetsgrupper har utsetts för de olika verksamhetsprocesserna, ledningsprocesserna och stödprocesserna. Arbetsgrupperna har identifierat de olika processerna och vidtagit åtgärder för att effektivisera dem. Därefter har grupperna gått igenom befintlig styr- och stöddokumentation och tagit fram ny där behov funnits. Beslut har fattats om vilken dokumentation som ska användas och vara gemensam för verksamheten. Processledaren har, efter beslut i arbetsgrupper, tagit fram processkartor, processbeskrivningar och rollbeskrivningar. Resultatet har sammanställts i en klickbar hierarki av kartor där också stöddokumentation för verksamheten har länkats till kartorna. Processer och rutiner kommer att följas upp i den egenkontroll som samtliga verksamheter genomför inför delårsuppföljningar och verksamhetsberättelse. Processutvecklingen mäts enligt SIQ:s processindex. Systematiska kontroller Social- och äldreomsorgsförvaltningen har tagit fram en uppföljningsplan för att skapa enhetlig uppföljning som är konkurrensneutral och samtidigt tar hänsyn till förvaltningens dubbla roller, dels som systemägare, dels som ägare av verksamhet i egen regi. Av uppföljningsplanen framgår vad som ska följas upp, hur, av vem och med vilken regelbundenhet. Hur uppföljningarna genomförs och vad som granskas i detalj framgår av checklistor och mallar för respektive område. Vad som ska följas upp utgår från de mål och den riktning som angivits av fullmäktige samt de krav som ställs i förfrågningsunderlag och avtal. Utgångspunkt är också krav som är reglerade i lag eller föreskrift. Uppföljning görs för att kontrollera att krav som ställs uppfylls. Därutöver följs även kvaliteteten i verksamheterna upp. Planen avser regelbunden uppföljning av följande områden: Särskilda boenden. Boenden enligt LSS. Kundvalssystem. Insatser som ges utifrån ramavtal. 8 PLAN FÖR INTERN KONTROLL 2014