Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg 2013-02-12 39 Arkivmyndighetens verksamhetsberättelse 2012. Dnr KS 2013-7 KS Beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta 1 Verksamhetsberättelsen för arkivmyndigheten antecknas till protokollet. Beslutsunderlag Arkivmyndighetens verksamhetsberättelse för 2012 Beslutsförslag daterat/daterad 2013-02-05 Sammanfattning av ärendet Kommunarkivarien har upprättat verksamhetsberättelsen för kommunens arkivmyndighet för 2011. Kommunstyrelsen är kommunens arkivmyndighet. Kommunarkivet fungerar som en strategisk resurs i kommunens arbete med informationsförvaltning och arkiv. Kommunarkivarien utövar tillsyn och rådgivning gentemot de organ som kommunstyrelsen är arkivmyndighet för. Arkivets arbetsuppgifter innefattar dessutom att bevaka och verka inom områden som rör dokumenthantering och elektronisk långtidsarkivering, handlägga arkivförfrågningar, motta leveranser till arkivet m m. Ekonomi Ingen ekonomisk påverkan Vid protokollet Oskar Åhrén Protokollet justerat 2013-02-14 och anslaget samma dag. Utdragsbestyrkande
Beslutsförslag 2013-02-05 Kommunstyrelsen Kommunarkivet Samuel Lindeborg Arkivmyndighetens verksamhetsberättelse 2012. Dnr 2013/7 Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta 1 Verksamhetsberättelsen för arkivmyndigheten antecknas till protokollet. Beslutsunderlag Arkivmyndighetens verksamhetsberättelse för 2012 Beslutsförslag daterat/daterad 2013-02-05 Sammanfattning av ärendet Kommunarkivarien har upprättat verksamhetsberättelsen för kommunens arkivmyndighet för 2011. Kommunstyrelsen är kommunens arkivmyndighet. Kommunarkivet fungerar som en strategisk resurs i kommunens arbete med informationsförvaltning och arkiv. Kommunarkivarien utövar tillsyn och rådgivning gentemot de organ som kommunstyrelsen är arkivmyndighet för. Arkivets arbetsuppgifter innefattar dessutom att bevaka och verka inom områden som rör dokumenthantering och elektronisk långtidsarkivering, handlägga arkivförfrågningar, motta leveranser till arkivet m m. Ekonomi Ingen ekonomisk påverkan Expedieras till
Tjänsteskrivelse Datum 2013-01-07 Kommunledningskontoret Kommunarkivet Samuel Lindeborg 0346-886139 samuel.lindeborg@falkenberg.se Arkivmyndigheten Arkivmyndighetens verksamhetsberättelse 2012 Kommunarkivets myndighetsuppgifter innefattar tillsyn och rådgivning gentemot de organ som kommunstyrelsen är arkivmyndighet för. Kommunarkivet handlägger förfrågningar som rör de förvarade arkiven, tar emot leveranser till arkiven, som löpande ordnas och förtecknas. Kommunarkivet fungerar som en strategisk resurs i kommunens arbete med informations- och dokumenthantering. Förfrågningar och forskning Merparten av de vanliga förfrågningar som inkommit har inneburit informationsåtersökning i arkiven. Förfrågningarna gäller Falkenbergs historia i stort och smått, allt från betyg och fastighetshandlingar och släktforskning till de olika myndigheternas behov av att gå tillbaka i sina egna beslut och ärenden. Statistik från det gångna året visar på drygt 271 handlagda allmänna förfrågningar av detta slag, vilket innebär en stabilisering under de senaste 3 åren efter den tredubbling av förfrågningarna som skedde under perioden 2002-2010. I mätningarna finns inte den informationsåtersökning som sker i arkiven direkt av registraturen på kommunledningskontorets kanslienhet medräknad. Under året har ett tjugotal personer besökt arkivet för forskning på plats, varav ett tiotal bedrivit mer omfattande efterforskningar i samband med ex. högskoleuppsatser eller lokalhistorisk forskning. Under året har även tidsåtgången noterats i statistiken och man kan konstatera att över 90 % av de förfrågningar som inkommer handläggs på en timme eller kortare tid. Över hälften handläggs på 15 minuter eller mindre. Den tid som mäts är den aktiva handläggningstiden, inte den tid som ett ärende väntar på handläggning eller väntar på avslut. From 2013 ingår även väntetid i statistiken. Kommunarkivet strävar ständigt efter att förbättra och utöka de register som används vid återsökningar för att hålla nere den tid som återsökningen tar i anspråk. Bland de interna förfrågningarna inom kommunkoncernen kan man konstatera att nästan en tredjedel är sådana där kommunstyrelseförvaltningens arbetsgivarenhet efterfrågar avslutade personalakter. En effektivisering av denna hantering kan därför bli aktuell. Tillsyn, rådgivning och leveranser Under 2012 har det fortlöpande arbetet med råd och stöd vad gäller myndigheternas informationsredovisning fortlöpt. Bland de mer anmärkningsvärda ärendena kan nämnas stora brister i tillgången till och utformaningen av närarkiv på socialförvaltningen samt miljö- och hälsoskyddsförvaltningen (KS 2012/309 och 2012/341). I arkivreglementet föreskrivs skyldigheten att ständigt gå igenom och uppdatera de skriftliga rutinerna, främst gäller detta dokumenthanteringsplaner och arkivbeskrivningar. Reglementet syftar till att kommunens förvaltningar och bolag ska leva upp till de lagkrav som följer av tryckfrihetsförordning, offentlighets- och sekretesslag samt arkivlag. Inom delar av kommunens
organisation finns fortfarande stor eftersläpning vad gäller dessa rutiner, särskilt de kommunala bolagen har bristande redovisning inom området. Under hösten 2011 påbörjade kommunarkivet ett konsultarbete i syfte att få bättre ordning och reda vad gäller Stadshus AB och Näringsliv AB. Man kan nu konstatera att bolagen har visat sig ganska ovilliga att ta tag i de brister som finns. Delar av problematiken på de små bolagen ligger i att man har en ytterst liten administration som kan arbeta aktivt med frågorna. I bilagan syns årets leveranser, vilka uppgick till 180 volymer fördelade på 25 tillfällen. Tillväxten är uppskattningsvis 30 hyllmeter. Kommunarkivet disponerar i nuläget ca 2500 hyllmeter arkivutrymme. Beståndet uppgick vid årsskiftet till uppskattningsvis 1930 meter. Förutom kommunarkivarien har Uffe Rosenqvist, Marina Svanefors och Ann-Christin Jonasson tjänstgjort på kommunarkivet under året, med registerföring, ordnande och mottagning av arkiv, förfrågningar från allmänhet och förvaltningar samt inskanning och registrering av arkivets bilder. De tidskrävande förfrågningarna vad gäller äldre fosterhems- och familjehemsplaceringar ligger fortfarande på en högre nivå än normalt, en effekt av regeringens vanvårdsutredning. Nuvarande bemanning innebär en förstärkning i hanteringen av arkivets löpande arbetsuppgifter, och möjliggör att kommunarkivarien bättre kan fokusera på verksamhetsutveckling, dokumenthantering, tillsyn och de olika separata projekt som bedrivs. E-arkiv Hur man ska ta om hand återanvända och lagra kommunernas digitala informationsmängder är ett högaktuellt problemområde. I vår egen kommun finns redan idag digital information som behöver tas om hand på ett bra sätt, och mängden ökar ständigt, utan att en bra lösning på problemet finns. Arbetet med samordning och utredning sker vidare i nätverk för Sydsverige och Halland där olika gemensamma frågor tas upp. Att lösa frågan kring långsiktig digital informationsförsörjning utgör ett av de större IT-projekten hos Sveriges kommuner under de kommande åren. Kommunarkivet kan förväntas ta fram en kostnadsberäkning och budgetäskande någon gång under perioden 2012-2014, en förstudie om samarbetsmöjligheter i Halland är initierad. Parallellt genomför kommunarkivet löpande tester och utveckling av den hantering, migrering och konvertering som redan idag är nödvändig vad gäller vissa digitala arkiv. Digital ärendehantering Goda förutsättningar för en ökad digitalisering av ärendehanteringen finns, något som utreds av kommunarkivet i enlighet med kanslienhetens verksamhetsplan. Det största hindret för detta, både för kanslienheten och för kommunens förvaltningar i stort, är bristen på lösningar vad gäller tillförlitlig elektronisk långtidslagring. Utöver detta finns en del juridiska och tekniska frågor som delvis hänger ihop, men som inte innebär några stora hinder. Fokus och praktikfall i arbetet kommer inledningsvis ligga på Evolution, som är kommunens centrala dokument- och ärendehanteringssystem. Under 2013 kommer tester ske vad gäller avställning ur ärendehanteringssystemet. Övriga arrangemang Under hösten publicerades ett register över offentliga befattningar i Falkenberg sedan medeltiden och framåt, framtaget av Bengt-Erik Ohlsson i Västra Frölunda.
I november avlöpte 2012 års upplaga av Arkivens dag, där kommunarkivet är huvudarrangör och samordnare. Hallands arkivförbund hjälpte till med programmet, där f.d. landshövding Björn Molin höll ett föredrag om memoirskrivandet och minnet. Webb och sociala medier Förutom det löpande ansvaret för de delar av kommunens hemsida som rör offentlighet och allmänna handlingar, Falkenbergs historia, kanslienhet och arkiv har kommunarkivet fortsatt utvecklat närvaron i olika sociala medier. Detta på kommunens officiella Facebooksida, med viss marknadsföring på Twitter och kanske främst på kommunarkivets egen blogg, kommunarkivet.wordpress.com. På bloggen publiceras fotografier, kartor och ritningar med en kort beskrivande text. Formatet gör det möjligt att använda sådant som tas fram i den ordinarie verksamheten och av någon anledning är värt att lyftas upp. Innehållet i bloggen utgör mer och mer i sitt omfång ett slags virtuellt forskarrum för den som är intresserad av att veta mer om kommunens historia. Detta kan då kombineras med befintliga och nya register på kommunens hemsida. På webben och med sociala medier är det tydligt att man med små resurser på ett lättillgängligt sätt kan nå ut till en bredare publik och nya målgrupper. Glädjande nog kan man konstatera att antalet sidvisningar på kommunarkivets blogg gått från ca 4000 under 2011 till knappt 7000, trots att antalet publicerade poster varit färre än tidigare år Statistik och nyckeltal Som bilaga ligger en kortfattad redovisning av statistik och nyckeltal. Man kan bland annat konstatera att de allmänna förfrågningarna fortsatt ligger jämnt fördelade externt och internt. Det vanligaste kontaktsättet är e-post, andelen ser ut att växa. Vidare ligger leveranserna på en stabil nivå jämfört med tidigare år. Vad gäller de webbsidor som kommunarkivet ansvarar för kan man se att besökarantalet generellt ökat. Dokument- och ärendehanteringssystem Ett sökbart diarium på webben kommer att publiceras. En lösning för att publicera diarieförda dokument, ex styrdokument och planer, direkt från systemet på webb och intranät, har tagits fram men skjutits på framtiden av tekniska skäl. Syftet är att enkelt kunna sprida officiell information på ett sätt som medför att man lättare kan garantera riktighet, autenticitet och versionshantering. En digitalisering av nämndsadministrationen har länge planerats, men kan påbörjas tidigast 2013 av hänsyn till personella resurser. Processkartläggningar Kommunarkivarien har under året varit behjälplig i processkartläggning av verksamheten både i nämndsadministrationen, inför enstaka e-tjänster, på överförmyndarnämnden och räddningstjänsten. Tyvärr faller de två senare bort från kommunkoncernen vilket gör att de projekt som där påbörjats tyvärr sannolikt inte kommer avslutas. Syftet har varit att ta fram en verksamhetsbaserad informationsredovisning. Under 2013 kommer istället FAMI få hjälp att komma igång i motsvarande arbete. Nulägesanalys och framtidsutsikter Trots en ökad bemanning ligger kommunarkivet fortfarande efter i andelen förtecknade arkiv, i förhållande till det som levererats. Den stabilt höga andelen förfrågningar, samt visst fokus på särskilda projekt får ses som förklaring till detta
Även fortsättningsvis kan man se att arbetet med myndighetens lagstadgade uppgifter vad gäller tillsyn och rådgivning inte är möjligt att utföra i den utsträckning som lagstiftningen kräver. Kommunarkivets viktigaste funktion har varit att fungera som en central resurs i kommunens arbete med dokument- och informationshantering. Det är tydligt att ett mer tidsenligt arbetssätt behöver införas på de bolag och myndigheter som arkivmyndigheten arbetar tillsammans med vad gäller informationsredovisning och dokumenthantering. Den tydligaste synpunkten man från arkivmyndigheten kan ha är att man borde vara mer processorienterad i sin analys och sina arbetssätt. Systemstöd finns på kommunarkivet och barn- och utbildningsförvaltningen. Även fortsättningsvis kommer en del av kommunarkivets resurser användas till löpande och särskilda projekt som kan sägas ligga utanför arkivmyndighetens kärnverksamhet att vårda, bevara och tillgängliggöra informationen i arkiven samt utföra tillsyn enligt arkivlagen. Det gäller administration och utveckling av dokument- och ärendehanteringssystem samt kommunens bilddatabas och en del av organisationens webbplats. Dessutom tillkommer en del interna konsultuppdrag vad gäller informationsredovisning och dokumenthantering i kommunkoncernens förvaltningar och bolag. KOMMUNSTYRELSEFÖRVALTNINGEN / ARKIVMYNDIGHETEN Samuel Lindeborg Kommunarkivarie
Arkivmyndighetens Verksamhetsberättelse 2012 Bilaga 1 Kommunarkivets statistik och nyckeltal 2012 Statistiken avser förfrågningar som leder till framtagning av information ur arkiven. Förfrågningar hos kommunarkivet År 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Antal 100 150 120 150 180 220 250 280 314 279 271 Perioden 2005 2010 baseras på skillnaden i mätresultat 2010 jämfört med 2002 2004. Summan 2010 är delvis uppskattad eftersom mätningar inte genomfördes under hela året. Totalt 2012 271 Ärenden, varav 56% externa och 44% interna (2011: 55% och 45%) Kontakttyper 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% Brev Telefon E post Besök 20% 10% 0% Intern 2012 Extern 2012 Total 2012 Total 2011 Total 2010 1/3
Arkivmyndighetens Verksamhetsberättelse 2012 Bilaga 1 Tidsåtgång 2012 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Total Intern Extern < 15 min < 30 min < 1 h < 2 h < 4 h < 8 h > 16 h Avser handläggningstid exklusive väntetid Kategorier Allmän information Framtagning 2010 totalt 19% 81% 2011 totalt 13% 87% 2012 totalt 9% 91% 2012 externt 16% 84% 2012 internt 1% 99% Förfrågningar utan resultat Total: 12%. Externt: 11%. Internt 12% 2/3
Arkivmyndighetens Verksamhetsberättelse 2012 Bilaga 1 Kunder 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Total Soc MoH KS Övriga KS SBK KS kanslienheten KS arbetsgivarenheten KoF BUN Skola (elev) Myndighet Media Företag Föreningar Allmänhet Besök på webbsidor 2009 2010 2011 2012 Kommunarkivet 405 441 501 649 Kanslienheten 500 505 752 805 Falkenbergs 1425 1532 1491 1537 historia Allmänna handlingar och offentlighet 235 336 384 419 Kommunarkivets blogg 2009 2010 2011 2012 Poster 18 20 36 14 Sidvisningar - 1700 3945 6924 Leveranser 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Antal 42 49 43 50 38 39 25 Volymer 203 207 263 357 597 307 180 3/3