1(53) Årsrapport 2010
2(53) 1 Bygglovalliansen... 3 1.1 Medverkande kommuner... 3 1.2 Syfte... 3 1.3 Samarbetets grunder och organisation... 3 2 Årsberättelse 2010... 4 2.1 Analys 2010... 6 2.2 Sammanfattning... 9 2.3 Underlaget till årsberättelse och analys... 9 2.4 Utfall i kundenkäten... 10 3 Danderyd... 20 4 Haninge... 22 5 Huddinge... 25 6 Håbo... 27 7 Järfälla... 29 8 Knivsta... 31 9 Lidingö... 33 10 Nacka... 35 11 Stockholm... 38 12 Tyresö... 41 13 Täby... 43 14 Upplands Väsby... 45 15 Vaxholm... 47 16 Österåker... 51 17 Sammanställning medlemkommunernas nyckeltal... 53
3(53) 1 Bygglovalliansen Bygglovalliansen är ett frivilligt och aktivt samarbete mellan bygglovfunktioner i kommuner. Det syftar till att gemensamt utveckla och effektivisera verksamheten, vilket direkt påverkar hur vi uppfyller vårt uppdrag gentemot ca 1,4 miljoner medborgare. 1.1 Medverkande kommuner Under 2010 ingick följande kommuner i samarbetet; Danderyd, Gotland, Haninge, Huddinge, Håbo, Järfälla, Knivsta, Lidingö, Nacka, Stockholm, Tyresö, Täby, Upplands Väsby, Vaxholm, Österåker. De kommuner som aktivt medverkat i samarbetet genom deltagande i styrgrupp och arbetsgrupper alternativt enbart med nyckeltal och kundenkät är; Danderyd, Haninge, Huddinge, Håbo, Järfälla, Knivsta, Lidingö, Nacka, Stockholm, Tyresö, Täby, Upplands Väsby, Vaxholm. 1.2 Syfte Samverkan i ett organiserat nätverk för; systematiskt erfarenhetsutbyte kunskapsuppbyggnad och kunskapsförmedling benchmarking rutin -, process- och verksamhetsutveckling opinionsbildning Samverkan ger varje kommun möjlighet till utveckling av såväl effektivitet som kundnytta i bygglovsverksamheten och därtill kvaliteter i arkitektur och stadsbyggande. 1.3 Samarbetets grunder och organisation Bygglovalliansens grundidé är ett frivilligt och aktivt samarbete mellan bygglovfunktioner i kommuner. Avsikten är att bygga underifrån kring frågor som är angelägna att hantera gemensamt. Det finns fördelar i att agera gemensamt gentemot bygglovsökande, statliga myndigheter och internt inom kommunorganisationen. Historik Sex kommuner (Lidingö, Nacka, Tyresö, Täby, Upplands Väsby och Österåker) startade 2004 ett gemensamt utvecklingsprojekt inom bygglovprocessen, 6-kommuners. Tanken var att genom jämförelser av organisation, arbetsmetoder och arbetsresultat samt utifrån nulägesbeskrivningar kunna påvisa förbättringsmöjligheter inom bygglovprocessen. Därefter kunde en målbild formuleras ett börläge - som beskriver ett idealt arbetsflöde utifrån gällande regelverk mm. Under 2005 arbetade en projektgrupp, med medlemmar från de sex kommunerna, med att definiera ett antal nyckeltal. Nyckeltalen, som gäller bl.a. kundnöjdhet, handläggningstid och
4(53) produktivitet, är en grundläggande förutsättning för att medlemskommunernas verksamheter ska vara möjliga att jämföra, utvärdera och utveckla. Bygglovalliansens årsmöte Ett gemensamt årsmöte hålls i januari för årsredovisning, kunskaps- och informationsutbyte. Mötet är öppet för alla medarbetare i respektive kommuns bygglovfunktion. Även samarbetsparter och andra kommuner, som visat intresse för Bygglovalliansens arbete samt för medlemskap, bjuds in. Mötet har en delvis fast dagordning där följande punkter behandlas; Årsrapport med analys Bästa kommun Program för kunskaps- och informationsutbyte (enligt tema). Under årsmötet sammanträder även styrgruppen och beslutar om följande; ordinarie representation verksamhetsplan inför kommande verksamhetsår budget för kommande verksamhetsår Krav på medlemskommun För medlemskap krävs; medverkan i den årliga kundenkäten, loggning av bygglovärenden, uppföljning och analys, aktivt utvecklingsengagemang, deltagande i styrgruppsarbetet. Därutöver väljer kommunen i vilka övriga aktiviteter man deltar. 2 Årsberättelse 2010 Bygglovalliansen har under 2010 bestått av 15 kommuner (se pkt 1.1) samt Stockholm Business Region. Styrgruppen har träffats 5 gånger under det gångna året och följande har gjorts: Vidareutbildningen Bygglov i praktiken har genomförts i samarbete med KTH - Syd. Kursen var fulltecknad vid kursstart. Flera medlemskommuner hade dels medarbetare som deltog i kursen; Täby, Vaxholm, dels medverkade flera med föreläsare, övningsuppgifter och studiebesök; Stockholm, Haninge. Arbetsgrupperna har arbetat aktivt med att producera och leverera material. o Exempelritningar; tidigare exempelritningar har uppdaterats - Nybyggnad och Tillbyggnad. Materialet har utökats med exempelritningar för Nybyggnad garage. o Tillgänglighet; gruppen har arbetat med att ta fram ett material i likhet med exempelritningar innehållande gemensamma riktlinjer. Arbetet har inte slutförts, utan står inför ytterligare bearbetning. o Gemensamma mallar samt processbeskrivningar (nya PBL); arbetsgruppen har arbetat fram processkartor för Tillståndsprocessen, Byggkontrollprocessen och Sanktionssystemet. Kartorna beskriver handläggningens (inkl
5(53) administration) steg och moment. Till dessa processkartor har fogats malldokument innehållande exempel på brev, skrivelser, tjänsteutlåtanden mm. Arbetet har genomförts dels i seminarieform, dels i form av inlämningsuppgifter. Materialet ska sammanställas, sakgranskas och språkbearbetas under våren 2011. o Altaner; gemensamt material. Presenteras vid styrgruppsmöte under våren 2011. Övriga arbetsgrupper, t.ex. i grupperna Näringsliv, Utbildning och kompetensutveckling samt Nyckeltal (uppdatering/revidering) har arbetet varit mer avvaktande. Detta med anledning av att fokus med nödvändighet legat på frågor/områden som påverkas av att en ny plan- och bygglagen börjar gälla i maj 2011. Handläggningstider har mätts. Ursprunglig excelfil Loggning handläggningstider har uppdaterats och bearbetats av en extern konsult. Filen, som numera är skrivskyddad, är utskickad till samtliga kommuner. Nyckeltal mäts numera på helåret för att ge bättre jämförelsematerial samt kunna användas för kommunernas eget budgetarbete och verksamhetsplanering. Kundenkät har upphandlats av USK som genomfört den för tretton (13) kommuner. Ett antal projekt har identifierats som är tänkta att utvecklas kommande verksamhetsperiod; Tjänstemannarollen, Dialog Näringsliv, Trainee Bygglov. Ett förslag till verksamhetsplan för 2011-2013 har tagits fram. Diskussioner om ett samarbete med SKL har inletts. Diskussioner om ett samarbete med Regeringskansliet har inletts; gäller framtagande av ett koncept till gemensam hemsida med information till medborgare, företagare och andra intressenter om innehållet i nya PBL. Årsmötet hölls den 4 januari i Trygg-Hansa huset i Stockholm. Årets värd var Stockholm stad. Intresset för årsmötet, ca 120 deltagare, var stort. Flera kommuner, som ännu inte är medlemmar, närvarade också med representanter; Södertälje, Vallentuna, Borlänge, Sigtuna, Ekerö och Solna. Det stora deltagarantalet ledde till att årsmötet krävde dels större lokal än tidigare, dels ett något förändrat innehåll. Tidigare års gruppövningar var dessvärre inte längre möjliga att genomföra, men programmet var ändå innehållsrikt; presentation av värdkommunen, genomgång av enkät 2010, Årets kommun, inspirationsföreläsningar om myndigheter/bemötande och enkelt språkbruk samt en övergripande genomgång av nya PBL. Årets kommun 2010 blev Upplands Väsby. De resultatmässigt bästa kommunerna (sett till omdömen i enkäten samt nyckeltal) var; Håbo, Knivsta, Järfälla och Vaxholm. Upplands Väsby valdes dock med motiveringen att de senaste årens metodiska kvalitets- och rutinutvecklingsarbete gett påtagligt goda effekter för verksamheten, medarbetarna och kunderna. En stark återhämtning kan konstateras (från några års mycket låga värden vad gäller kundnöjdhet), varför insatserna väl tjänar som gott exempel för andra kommuner som också arbetar med genomgripande förändrings- och utvecklingsarbete.
6(53) 2.1 Analys 2010 Året har präglats av förändringar som påverkat verksamheterna i flertalet kommuner. Några sådana verksamhetsgemensamma förändringar är de som följer. De planerade personalförändringarna, ett resultat av en pågående generationsväxling i branschen, har fortsatt. Det finns också en benägenhet att byta arbetsplats till annan kommun bland såväl yngre som mer erfarna medarbetare är påtaglig. Flera av bygglovscheferna har bytt arbetsplats under året, t ex Lidingö, Håbo, Nacka, Stockholm, Tyresö, Täby. Såväl medarbetare, som chefer, byter i första hand tjänst till ny tjänst i annan kommun. Många vakanser har lett till att bygglovenheterna fått klara verksamheterna med olika tillfälliga lösningar och ägnat en hel del tid åt rekryteringsprocesser. Några av medlemskommunerna har bytt ärendehanteringssystem. Det finns påtagligt stora variationer i hur väl integreringen av nya stödsystem lyckats. I de mindre lyckosamma fallen har övergången inneburit negativa effekter för verksamheten, möjligheten att arbeta effektivt samt möjligheten att följa upp verksamhetens resultat. Det finns mao exempel på att övergången inneburit såväl klara förbättringar, som betydande svårigheter. Järfälla och Haninge har infört kundcenter. I Järfälla kunde en tydlig förbättring noteras vad gäller kundnöjdhet och avlastning för handläggare redan efter ett halvår. Kommun Täthet A% Täthet B Befolk Årsarb Ä/å B/å H-tid Vaxholm 0,034 2937 11 160 3,8 77 76 5,9 Knivsta 0,027 3769 14 700 3,9 85 86 4,5 Tyresö 0,021 4733 42 602 9 53 46 4,2 Lidingö 0,02 4827 43 445 9 97 62 8,3 Håbo 0,017 5571 19 500 3,5 91 88 3,4 Täby 0,017 5727 63 000 11 95 75 - Haninge 0,017 5837 77 046 13,2 126 135 9,5 Nacka 0,017 6040 90 000 14,9 55 76 4,5 Uppl Väsby 0,015 6537 39 223 6 53 49 11,2 Danderyd 0,015 6667 32 000 4,8 136 110 8,2 Järfälla 0,012 8162 65 295 8 87 82 3,8 Huddinge 0,011 9090 100 000 11 154 166 5,7 Stockholm 0,008 12129 843 000 69,5 84 85 - Median 0,017 5837 43 445 9 87 82 5,7 Tabell: Kommunerna rangordnade enligt Täthet. I årets analys har tillförts ytterligare jämförelsetal/nyckeltal. Detta i syfte att bättre kunna jämföra verksamheterna och se hur stora skillnaderna är sett till resurser. Därför har bemanningsgraden räknats fram mellan de olika deltagande kommunerna i form av värden för Täthet ; A. förhållandet tjänstemän/invånare och B. antalet invånare som varje tjänsteman betjänar, utifrån invånarantal och årsarbetare inom bygglov. Utöver detta finns i sammanställningen även värden för produktiviteten; ärenden/årsarbetare (Ä/å), beslut/årsarbetare samt genomsnittliga handläggningstider (H-tid) för samtliga beslutstyper.
7(53) Vid jämförelse av de fyra kommunerna; Håbo, Täby, Haninge och Nacka, kan konstateras att trots skillnaderna i befolkningstal, så har dessa kommuner i huvudsak samma täthet vad gäller bemanning relaterat till kommunens invånarantal. Håbo och Nacka skiljer sig från de båda andra kommunerna (med samma täthet) genom att ha väsentligt kortare handläggningstider. Haninge står för den största produktiviteten avseende beslut/årsarbetare följt av Håbo. Medianen för handläggningstiden (såväl delegationsbeslut som nämndbeslut) för samtliga kommuner är 5,7 veckor och medel för handläggningstiden är 6,3 veckor. Håbo (3,4) har som tidigare nämnts kortast handläggningstider, följt av Järfälla (3,8), Tyresö (4,2), Knivsta (4,5) och Nacka (4,5). Kommunerna med de längsta handläggningstiderna är Upplands Väsby (11,2), Haninge (9,5), Lidingö (8,3) och Danderyd (8,2). Handläggningstiderna kan påverkas av en rad omständigheter; ansökans kvalitet/skick, komplicerande förutsättningar i form av kulturmiljöer, avsaknad av detaljplaner, strandskydd, starka särintressen, stora avstånd inom kommunen och många komplexa ärenden av principiell betydelse. Ansökningarna i kommuner som t.ex. Håbo, Knivsta, Vaxholm och Tyresö är en mix av flertalet av nämnda faktorer. Många ansökningar behöver kompletteras, avser prövning av byggande utanför planlagt område (ofta strandskyddsärenden) eller byggande i kulturhistoriskt värdefulla miljöer. Det krävs då mer omfattande utredningar inför beslut om lov. En fördel är att i så stor utsträckning som möjligt ha moderna/uppdaterade detaljplaner för områden med stort bebyggelsetryck. Detta har en positiv påverkan på handläggningstider, beslutsprocesser och förutsägbarhet. Upplands Väsby har ett stort antal otidsenliga detaljplaner som dels hindrar en önskad bebyggelseutveckling, dels hindrar en rationell och effektiv handläggningsprocess. Kommunen har därför påbörjat en översyn (uppdatering) av äldre detaljplaner. Medianen för produktiviteten avseende antal beslut/årsarbetare är 82 och medlet för densamma 87. Kommunerna med störst produktivitet är Huddinge (166), Haninge (135), Danderyd (110) och Håbo (88). Kommunerna med lägst produktivitet är Tyresö (46), Upplands Väsby (49) och Lidingö (62). De kommuner som har störst andel ärenden där besluten tas i nämnd är Tyresö (26%), Lidingö (20%), Haninge (18%), Knivsta (18%) och därefter Håbo (13%) samt Vaxholm (13%). Kommunen med lägst antal beslut i nämnd är Upplands Väsby (3%) följd av Huddinge (5%). Vid jämförelse mellan kommunernas handläggningstider och antal beslut i nämnd, kan konstateras att det inte finns något självklart samband mellan att ha en omfattande delegationsrätt och korta handläggningstider. Haninge har t.ex. den mest omfattande delegationsrätten av samtliga kommuner (även beslut om avslag inom planlagt område kan tas med stöd av delegation), men har ändå en genomsnittlig handläggningstid om 9,5 veckor. Det som dock torde påverka den genomsnittliga handläggningstiden, i de kommuner där en stor andel ärenden tas i nämnd, är de administrativa processtegen i samband med nämndhanteringen; inlämningsdag för tjänsteskrivelser, utskick av kallelse, tid mellan beredning och nämndsammanträde etc. Det finns därför, i synnerhet i samband med övergången till en ny plan- och bygglag, anledning att se över den administrativa processen i samband med nämndhantering. Förutom det övriga rutinutvecklingsarbete som krävs för att klara tidsfristerna som ges av den nya lagstiftningen.
8(53) Kommun H-tid B/å Årsarbetare Rättsäkerhet NKI Håbo 3,4 88 3,5 90 80 Järfälla 3,8 82 8 75 80 Tyresö 4,2 46 9 70 59 Knivsta 4,5 86 3,9 83 74 Nacka 4,5 76 14,9 71 78 Huddinge 5,7 166 11 98 47 Vaxholm 5,9 76 3,8 90 70 Danderyd 8,2 110 4,8 70 57 Lidingö 8,3 62 9 79 72 Haninge 9,5 135 13,5 83 48 Uppl Väsby 11,2 49 6 50 69 Täby - 75 11 - - Stockholm - 85 69,5 82 66 Medel 6,3 87 12,9 78 67 Median 5,7 82 9 80 69 Tabell: Kommunerna rangordnade efter handläggningstid. Medianen för produktivitet avseende antal ärenden/årsarbetare är 87. Flest antal ärenden per årsarbetare har Huddinge (154), Danderyd (136) och Haninge (126). Lägst antal ärenden per årsarbetare har Tyresö (53), Upplands Väsby (53) och Nacka (55). Kommun NKI H-tid Beviljade Avslag Vilande Håbo 80 3,4 92 4 3 Järfälla 80 3,8 86 6 8 Nacka 78 4,5 87 2 10 Knivsta 74 4,5 94 0 6 Lidingö 72 8,3 78 8 14 Vaxholm 70 5,9 83 3 14 Uppl Väsby 69 11,2 92 2 6 Stockholm 66-74 4 22 Danderyd 57 8,2 77 5 18 Haninge 48 9,5 90 2 8 Tyresö 59 4,2 71 4 24 Huddinge 47 5,7 76 4 20 Täby - - - - - Tabell: Kommunerna rangordnade efter nöjd-kund-index. Jämförelse kan göras mellan hur nöjda kunderna är i sitt helhetsomdöme av verksamheten i förhållande till handläggningstider, vilken typ av beslut man erhållit (lov eller avslag) samt till andelen ärenden där myndigheten inte kommit till något beslut alls (vilande). Ett visst samband finns, liksom vid tidigare års mätningar, som tyder på att de kommuner som har störst andel vilande ärenden, också har de minst nöjda kunderna. Det framgår även av kundernas frisvar/kommentarer i enkäten att just detta upplevs som ett stort problem. I synnerhet i kombination med svårigheter att nå handläggare per telefon eller genom besök.
9(53) Tabell: Sammanställning nyckeltal 2010. Se även avsnitt 17. 2.2 Sammanfattning En övergripande slutsats som kan dras av projektledarens djupintervjuer i tio av de deltagande kommunerna, av enkätresultatet, frisvaren i enkäten och nyckeltalen är att det finns några gemensamma och viktiga faktorer som bidrar till att skapa större kundnytta och därmed kundnöjdhet. Aktivt arbete med bemötande- och (kund)tillgänglighetsfrågor. Gå till källan kultur ; dvs handläggning och beslut är ett resultat av att handläggarna följer rättsfallsutvecklingen, arbetar med lagkommentarerna och kontinuerligt vidareutbildar sig inom plan- och bygglagen, miljöbalken, kommunallagen, förvaltningslagen mm. Samsyn och dialog mellan handläggare inom enheten men också med andra kompetenser inom t.ex. plan, kart/mät, juridisk sakkunskap. Det bidrar till bredare kompetens, där snabba och tydliga besked kan ges till kunden. Utvecklingsbenägenhet där nya verksamhetsidéer prövas och ett aktivt och rutinutvecklingsarbete ständigt pågår, samt kontinuerlig uppföljning av verksamheten. 2.3 Underlaget till årsberättelse och analys Årsberättelsen är sammanställd av Nancy Mattsson, projektledare 2010 (Structor FM Projektutveckling AB), på uppdrag av Bygglovalliansens styrgrupp. Respektive kommun har lämnat in nyckeltal och kommunspecifika analyser om utfall och planerade förbättringsåtgärder. I samband med sammanställningen har projektledaren rättat sådana uppgifter som misstämt mellan siffror angivna i vardera kommunens årsberättelse och siffror som samma kommuner fört in i beräkningsfilerna. Detta till förmån för de värden som återgetts i beräkningsfilerna (nyckeltal och loggningsfil).
10(53) 2.4 Utfall i kundenkäten Närmast följer ett utdrag ur kundenkäten 2010. Hela sammanställningen/rapporten finns att tillgå hos vardera medlemskommun.
11(53)
12(53)
13(53)
14(53)
15(53)
16(53)
17(53)
18(53)
19(53)
20(53) 3 Danderyd 3.1 Nyckeltal och nyckelinformation Antal kommuninvånare: 32 000 Antal personer i bygglovprocessen: 4,8 Antal ärenden: 652 Antal beslut: 527 Andel nämndbeslut: 45 = 8,5 % Produktivitet: Ärenden/årsarbetskraft 136 Beslut/årsarbetskraft 110 Handläggningstid från kompletta handlingar: - veckor (2010-03-01 2010-06-30) Handläggningstid från inkommen ansökan: 8,2 veckor (2010-03-01 2010-06-30) Rättssäkerhet: 70 % Kundnöjdhet: 66 % 3.2 Organisation kring bygglovhanteringen 2010-3.3 Viktiga verksamhetshändelser under 2010 För att minska våra handläggningstider har vi under våren förstärkt oss med en på deltid anlitad konsult och på heltid anställt en byggnadsinspektör. Under året har vi också arbetat för att ytterligare kunna förstärka bygglovsavdelningen, vilket har resulterat i att vi under våren 2011 kommer att få en förstärkning med ännu en bygglovhandläggare. Under året har vi infört en snabbfil för enklare ärenden.
21(53) Vi har under året uppgraderat såväl vårt ärendehanteringssystem som vårt digitala arkiv. 3.4 Analys av 2010 Styrkor Vi har en serviceinriktad och kompetent personal. Vi har en liten och sammanhållen organisation. Svagheter Vi har för långa handläggningstider. Vi skulle behöva ett bättre juridiskt stöd. 3.5 Mål för 2011 Hur kan vi förbättra oss: Vi bör utveckla och förbättra våra processer (kanske med nya mallar) för att korta handläggningstiderna. Vi bör ytterligare utöka personalstyrkan. Kommunen har anställt en ny jurist som förhoppningsvis kan komma att vid behov stötta förvaltningen. 3.6 Medverkan i Bygglovalliansen 2010 Styrgruppen. Nyckeltal. Kundenkät. Arbetsgrupp; exempelritningar, gemensamma mallar. 3.7 Kontaktperson 2010 Torbjörn Rahm, bygglovhandläggare.
22(53) 4 Haninge 4.1 Nyckeltal och nyckelinformation Antal kommuninvånare: 77 046 Antal personer i bygglovprocessen: 13,2 Antal ärenden: 1025 Antal beslut: 1100 Andel nämndbeslut inkl/exkl svartbygge: 18 % / 15 % Produktivitet: 126 (antal ärende/årsarbetare) 135 (antal beslut/årsarbetare) Handläggningstid: 9,5 veckor Rättssäkerhet: 83 % Kundnöjdhet: 54 % Nämnd utom plan Nämnd ej planenligt Nämnd planenligt Delegation utom plan Delegation ej planenligt registreringsfas kompletteringsfas remiss-fas besluts-fas tid till beslut expedieringsfas Delegation planenligt 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
23(53) 4.2 Organisation kring bygglovhanteringen Bygglovsenheten är en del av Plan- och Byggavdelningen som tillhör Stadsbyggnadsförvaltningen, där ansvaret för kommunens tekniska verksamheter ligger. Inom bygglovsenheten handläggs ärenden enligt plan- och bygglagen och miljöbalken. På bygglovsenheten arbetar 12 medarbetare uppdelade i två team samt bygglovscenter. Vi har olika bakgrund, allt från arkitekter till ingenjörer. Allmänna frågor inom verksamhetsområde besvaras av bygglovsvägledarna på bygglovscenter. Bygglov över disk hanteras här. Här finns också kommunens bygglovsarkiv. Varje team består av en bygglovssamordnare och tre/fyra handläggare. Här administrerar och handlägger vi ansökan om bygglov, förhandsbesked, strandskydd, bygganmälan, håller byggsamråd, fattar beslut om kontrollplan. Här hanteras även ärende för påföljd och ingripande, överklagande, remissvar/yttrande till olika myndigheter, OVK och hissar. Handläggarna fattar självständiga beslut i enlighet med gällande delegationsordning samt förbereder ärende inför beslut i Stadsbyggnadsnämnden. Delegationsordningen är omfattande. Samtliga beslut inom detaljplanerad område fattas på delegation även avslag. Vidare arbetar enheten aktivt för att utveckla bygglovsprocessen vad gäller bland annat arbetsmetoder och former, rutiner, mallar, riktlinjer och exempelritningar. 4.3 Viktiga verksamhetshändelser under 2010 Ny organisation för bygglovsenheten (bygglovscenter samt två team). Anslutning till Bygglovalliansen. Processutveckling med fokus på verksamhet, organisation, individ och team. Ny webbsida för bygglovsenheten. Kvalitetsdeklarerad tjänst för bygglov. Vägledning för strandskyddsbedömning (pågår). Kundenkätundersökning. Mäta handläggningstider. 4.4 Analys av 2010 Det har varit mycket spännande år med ett omväxlande arbete i en kommun med stark bebyggelseutveckling i tätort, landsbygd och skärgård. Bygglovsenheten har visat sig många positiva styrkor i den nya organisationen vad gäller bland annat nya roller och nya arbetsmetoder. Medarbetarna är mycket kunniga och kreativa, har hög arbetsmoral och laganda samt har mycket förbättringsvilja. Nu väntar oss nya utmaningar med nya PBL och hela utvecklingen av bygglovsprocessen är anpassad och riktad till det.
24(53) 4.5 Mål för 2011 Aktivt deltagande i Bygglovalliansen. E-tjänst för bygglov. Inför nya PBL (utbildning, taxa, rutiner, mallar, info, personal/bemanning). Fortsatt processutveckling med fokus på verksamhet, organisation, individ och team. Verksamhets utveckling i enlighet med revisionsrapportens identifierade utvecklingsområden. Kontinuerlig marknadsföring av bygglovsprocessen som en del av stadsbyggnadsprocess. Genomföra bygglovsdag / öppet hus. Produktivitet: Handläggningstid: Rättssäkerhet: Kundnöjdhet: Produktivitet ska ökas Handläggningstid ska kortas. Rättssäkerhet ska bibehållas eller förbättras. Kundnöjdhet ska ökas. 4.6 Medverkan i Bygglovalliansen 2010 Styrgruppen. Nyckeltal. Kundenkät. KTH-kursen Bygglov i praktiken. 4.7 Kontaktperson 2010 Malchaz Mikadze samt Håkan Olofsson och Benita Jernberg.
25(53) 5 Huddinge 5.1 Nyckeltal och nyckelinformation Antal kommuninvånare: ca 100 000 Antal personer i bygglovprocessen: 11 Antal ärenden: 1696 Antal beslut: 1830 Andel nämndbeslut: 88 / 5% Produktivitet: 154 (antal ärende/årsarbetare) 166 (antal beslut/årsarbetare) Handläggningstid från kompletta handlingar: 3 veckor (2010-03-01 2010-06-30) Handläggningstid från inkommen ansökan: 5,7 veckor (2010-03-01 2010-06-30) Rättssäkerhet: 98 % Kundnöjdhet: 55 % Nämnd utom plan Nämnd ej planenligt Nämnd planenligt Delegation utom plan registreringsfas kompletteringsfas remiss-fas besluts-fas tid till beslut expedieringsfas Delegation ej planenligt Delegation planenligt 0 20 40 60 80 100 120 140
26(53) 5.2 Organisation kring bygglovhanteringen 2010 Förstärkning av avdelningen innebär att det, i mars 2011, finns en avdelningschef och 24 medarbetare. Avdelningen ansvarar för bygglov/bygganmälan, bostadsanpassningsbidrag, klimat- och energirådgivning. Under våren 2011 kommer vi att vara fyra byggnadsinspektörer, nio bygglovshandläggare, tre assistenter, en tekniker, en praktikant och en jurist som arbetar med bygglovshanteringen. Dessutom har vi en jurist som resurs på halvtid. 5.3 Viktiga verksamhetshändelser under 2010 Har påbörjat ett traineeprogram i samarbete med vår plan-, mark- och exploateringstrafik- och gatu- och lantmäteriavdelning. Utvecklat praktikantprogram med praktikanter från KTH. Kompetensinventering av alla medarbetare. Fortbildning för samtliga medarbetare. Påbörjat en processkartläggning medhjälp av konsulter. Handläggning enligt lean inför nya PBL. Utarbetat nya rutiner för remissförfarande mellan olika avdelningar inom förvaltningen. 5.4 Analys av 2010 Styrkor Lyckade rekryteringar, klarat av stor arbetspress med få medarbetare, vårt nya traineeprogram, resursförstärkning av praktikant från KTH under sista halvåret av 2010, tydliga mål inom avdelningen, förvaltningen och från politiken. Svagheter Pensionsavgångar, oro inför nya PBL, få medarbetare, förbättringsområden, osäkerheten om arbetsprocessen mm. 5.5 Mål för 2011 Produktivitet: Handläggningstid från kompletta handlingar: 3 veckor 4,5 veckor Handläggningstid från inkommen ansökan: Rättssäkerhet: 100 % Kundnöjdhet: 60 % 5.6 Medverkan i Bygglovalliansen 2010 Styrgruppen. Nyckeltal. Kundenkät. Arbetsgrupp; exempelritningar, gemensamma mallar. KTH-kursen Bygglov i praktiken. 5.7 Kontaktperson 2010 Inga-Lill Segnestam, bygglovchef Maria Burger, bygglovhandläggare/assistent
27(53) 6 Håbo 6.1 Nyckeltal och nyckelinformation Antal kommuninvånare: 19 500 Antal personer i bygglovprocessen: 3,5 årsarbetskrafter Antal ärenden: 318 st Antal beslut: 309 st Andel nämndbeslut: 13 % Produktivitet: 111 (ärenden/ årsarbetskrafter) 108 (beslut/ årsarbetskrafter) Handläggningstid: 3,4 veckor (24 dagar) Rättssäkerhet: 84 % Kundnöjdhet: 84 % Nämnd utom plan Nämnd ej planenligt Nämnd planenligt Delegation utom plan registreringsfas kompletteringsfas remiss-fas besluts-fas tid till beslut expedieringsfas Delegation ej planenligt Delegation planenligt 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
28(53) 6.2 Organisation kring bygglovhanteringen Byggavdelningen är organiserad på Miljö- och teknikförvaltningen och arbetar på uppdrag av Tillståndsnämnden. 6.3 Viktiga verksamhetshändelser under 2010 Året har i första hand präglats av personalförändringar. Ny taxa trädde i kraft från och med 2010-01-01. De första elektroniska bygglovsansökningarna har börjat trilla in. Avdelningen har under året deltagit i arbetet med den fördjupade översiktsplanen för Bålsta tätort och ett kulturmiljöprogram. 6.4 Analys av 2010 Kundenkäten visar att taxeökningen under 2010 hade en negativ effekt på kundnöjdheten. Kundnöjdheten är dock fortfarande relativt hög, vilket styrker det fokusgruppen visade förra året att taxan inte är en av de viktigaste aspekterna för nöjdhet. Inget av målen för 2010 uppfylldes och detta kan bero på att inga nya särskilda satsningar gjordes för att leva upp till dem. 6.5 Mål för 2011 Produktivitet: 111 ärenden/ årsarbetskrafter Handläggningstid: 24 dagar Rättssäkerhet: 84 % Kundnöjdhet: 84 % Till nivå 4 i utvecklingsstegen. 6.6 Medverkan i Bygglovalliansen 2010 Styrgruppen. Nyckeltal. Kundenkät. Arbetsgrupp; exempelritningar, gemensamma mallar. 6.7 Kontaktperson 2010 Veronica Blees, byggchef Mikael Mattsson, kommunarkitekt (tom jan 2011)
29(53) 7 Järfälla 7.1 Nyckeltal och nyckelinformation Antal kommuninvånare: 65 295 Antal personer i bygglovprocessen: 8 Antal ärenden: 694 Antal beslut: 655 Andel nämndbeslut: 44 Produktivitet: 107 (ärenden/årsarbetskraft) 102 (beslut/årsarbetskraft) Handläggningstid: 3,8 veckor Rättssäkerhet: 75 % Kundnöjdhet: 82 % Nämnd utom plan Nämnd ej planenligt Nämnd planenligt Delegation utom plan registreringsfas kompletteringsfas remiss-fas besluts-fas tid till beslut expedieringsfas Delegation ej planenligt Delegation planenligt 0 20 40 60 80 100 120 7.2 Organisation kring bygglovhanteringen 2010 Fem handläggare, en registrator, två assistenter och en chef.
30(53) 7.3 Viktiga verksamhetshändelser under 2010 Omstrukturering i organisationen, bygglov tillhör nu kommunledningskontoret fast nämnden ligger kvar hos bygg- och miljöförvaltningen. Uppstart av kundtjänst. 7.4 Analys av 2010 Styrkor Låg omsättning av handläggare och assistenter. Väl fungerande arbetsrutiner. Öppna för förändringar. Avlastning från kundtjänst. Alla handläggare handlägger både bygglov och bygganmälan. Bra samarbete bland personalen. Svagheter Sjukfrånvaro bland personal och ledning har påverkat resultatet negativt. Den nya organisationen som innebär att ekonomin ligger kvar på bygg- och miljöförvaltningen. 7.5 Mål för 2011 Produktivitet: 107/102 Handläggningstid: 4-5 veckor Rättssäkerhet: 100 % Kundnöjdhet: 82 % 7.6 Medverkan i Bygglovalliansen 2010 Styrgruppen. Nyckeltal. Kundenkät. Arbetsgrupp; exempelritningar, gemensamma mallar. 7.7 Kontaktperson 2010 Marika Jegreús, bygglovchef Nils-Göran Käll, tf bygglovchef Maria Åhsberg, bygglovhandläggare
31(53) 8 Knivsta 8.1 Nyckeltal och nyckelinformation Antal kommuninvånare: 14 700 Antal personer i bygglovprocessen: 3,9 Antal ärenden: 332 Antal beslut: 337 Andel nämndbeslut exkl/inkl svartbyggen: 61/51 18%/15% Produktivitet: 85 (ärenden/årsarbetskraft) 86 (beslut/årsarbetskraft) Handläggningstid: 4,5 veckor Rättssäkerhet: 83 % Kundnöjdhet: 78 % Nämnd utom plan Nämnd ej planenligt Nämnd planenligt Delegation utom plan registreringsfas kompletteringsfas remiss-fas besluts-fas tid till beslut expedieringsfas Delegation ej planenligt Delegation planenligt 0 20 40 60 80 100 120
32(53) 8.2 Organisation kring bygglovhanteringen 2010 Med bygglov arbetar 1 bygglovsarkitekt och en bygglovshandläggande byggnadsingenjör med tillsammans ca 1,75 tjänst. 2 byggnadsingenjörer handlägger bygganmälningar med ca 1,5 tjänst tillsammans. Dessutom arbetar 1 administratör samt nämndssekreteraren med bygglovsfrågor. 8.3 Viktiga verksamhetshändelser under 2010 Nya rutiner för handläggning av bygglov har införts. 8.4 Analys av 2010 Antalet ärenden har varit något lägre än föregående år. Nya rutiner med regelbundna platsbesök har införts och gett goda resultat med väsentligt kortade handläggningstider som resultat. 8.5 Mål för 2011 Den stora frågan för 2011 är att förbereda rutiner, mallar, dokument och blanketter samt information inför plan- och bygglagens ikraftträdande den 2:a maj. Därutöver avser vi införa ett nytt diariesystem. Arbetet med digitala handlingar fortgår. Avsluta äldre ärenden är också högt prioriterat liksom upprättandet av en tillsynsplan. Delegationsordningen skall ändras under våren. Rutiner för att scanna inkomna handlingar. Rutiner för att införa digitala handlingar till BMN sammanträden. 8.6 Medverkan i Bygglovalliansen 2010 Styrgruppen. Nyckeltal. Kundenkät. Arbetsgrupp; exempelritningar, gemensamma mallar samt tillgänglighetsprojektet. 8.7 Kontaktperson 2010 Peter Hermelin, tf stadsarkitekt Menna Hagstroem, bygglovsarkitekt
33(53) 9 Lidingö 9.1 Nyckeltal Antal kommuninvånare: 43 445 Antal personer i bygglovprocessen: 9 Antal ärenden: 870 Antal beslut: 560 Andel nämndbeslut: 114 Produktivitet: 97 (ärenden/årsarbetskraft) 62 (beslut/årsarbetskraft) Handläggningstid: 8,3 veckor Rättssäkerhet: 80 % Kundnöjdhet: 76 % Nämnd utom plan Nämnd ej planenligt Nämnd planenligt Delegation utom plan registreringsfas kompletteringsfas remiss-fas besluts-fas tid till beslut expedieringsfas Delegation ej planenligt Delegation planenligt 0 10 20 30 40 50 60 70
34(53) 9.2 Organisation kring bygglovhanteringen 2010 Miljö- och stadsbyggnadsförvaltning med en administrativ enhet, miljö- och bygglovenhet. 9.3 Viktiga verksamhetshändelser under 2010 Ny kundtjänst gemensamt med hela Lidingö Stad. Ny hemsida. Anbud har inkommit för digitalisering av bygglovarkivet. Två handläggare har slutat och två har börjat. Ytterligare en handläggare/byggnadsinspektör har anställts och börjar inom kort. Stadsarkitekten/ bygglovchefen slutade vid årsskiftet. 9.4 Analys av 2010 Vi har förbättrat oss i stort sett genomgående från förra mätningen 2008 trots personalomsättning. Bygganmälan har fått toppresultat. Långa handläggningstider för ärenden till nämnd. Flödet på handläggningen bör ses över generellt. Vi har ett bättre samarbete både inom förvaltningen och inom staden. Bygglovkoordinatorerna slussar samtalen och tar enklare ärenden, vilket avlastar handläggarna mycket. 9.5 Mål för 2011 Produktivitet: 10 % förbättring Handläggningstid: 5 veckor Rättssäkerhet: 90 % Kundnöjdhet: 80% 9.6 Medverkan i Bygglovalliansen 2010 Styrgruppen. Nyckeltal. Kundenkät. Arbetsgrupp; exempelritningar, gemensamma mallar. 9.7 Kontaktperson 2010 Agneta Tarandi, bygglovhandläggare
35(53) 10 Nacka 10.1 Nyckeltal Antal kommuninvånare: 90 000 Antal personer i bygglovprocessen: 14,9 Antal ärenden: 823 Antal beslut: 1137 Andel nämndbeslut: 5 % Produktivitet: 55 (ärenden/årsarbetskraft) 142 (beslut/årsarbetskraft) Handläggningstid: 4,5 veckor Rättssäkerhet: 71 % Kundnöjdhet: 81 %
36(53) 10.2 Organisation kring bygglovhanteringen 2010 Bygglovenheten i Nacka är en av sex enheter på Miljö & Stadsbyggnad (M&S). Enheten är sedan ett par år tillbaka organiserad i tre team. Varje team består av en koordinator som är administrativt ansvarig, samt 2-4 handläggare. Totalt är vi 17 stycken. I ett av teamen finns sedan tre år en arkivkoordinator som ansvarar för avslut av ärenden, arkivering och är back-up vid frånvaro för de övriga koordinatorerna. Enhetschefen ingår inte i något team, men det gör den biträdande enhetschefen som handlägger ärenden till ca 50%. I juni 2010 slutade bygglovchefen och biträdande bygglovchef Björn Bandmann blev TF bygglovchef. Den 15 november anställdes en ny bygglovchef som heter Eva Maria Persson. I varje team finns minst en arkitekt och en byggnadsingenjör. Övriga kompetenser som finns är antikvarie, samhällsplanerare och mäklare. De allra flesta handläggare handlägger både bygglov och bygganmälan. Koordinatorerna handlägger alla enkla bygganmälanärenden (eldstäder och VA-anslutningar) samt även en del enkla bygglov. Teamen är i huvudsak geografiskt indelade för löpande bygglov- och bygganmälanärenden. Olovligt byggande, marklov för trädfällning, bygglov för master samt tillsyn över OVK, hissar och energideklarationer sköts kommunövergripande och är inte kopplade till teamen. Information i tidigt skede sker via kommunens Kontaktcenter och deras särskilda Stadsbyggnadsservice. De är tre personer som heltid (07:45-16:30 alla vardagar) svarar på frågor om stadsbyggnad, miljö och teknik. Nybyggnadskartor och andra kartor tas fram av Lantmäterienheten (inom M&S). Ansvarig nämnd är Miljö- och stadsbyggnadsnämnden. De sammanträder ca en gång i månaden. Den politiska majoriteten är borglig, med moderaterna som största parti. Nämndsekreteraren tillhör Teknik- och stadsbyggnadsstaben (inom M&S). 10.3 Viktiga verksamhetshändelser under 2010 Fokusering under större delen av året har varit att hålla budgeten. En ombyggnation pågår i Nacka kommuns stadshus. Alla enheter flyttar till öppna kontorslandskap. Stort fokus har lagts på flytt och ändrat arbetssätt som kontorslandskap innebär. Flera handläggare har anställts efter lågkonjukturen, en viss överkapacitet har uppstått. Detta också för att vi ska kunna minska antal ärenden i arkivet. Utvecklingsprojektet Mitt Bygge fortgår. I projektet ingår att vi även handlägger ärenden på dataskärmen med hjälp av en viewer. Utvärdering av Mitt Bygge görs kontinuerligt. Med fokus på ärenden har enheten under året lyckats behålla den politiska majoritetens mål för mandatperioden fem-sex veckor för bygglov. Under hösten har hälften av medarbetarna gått kurs i nya PBL, för att kunna påbörja förändringsprocessen som nya PBL innebär. Regelbundenhet i gemensamma handläggarmöten med planenheten har uppnåtts under året med möten i princip varje månad. Även regelbundna möten med planenheten, miljöenheten och Lantmäteri har ägt rum var fjortonde dag för att samordna ärenden.
37(53) 10.4 Analys av 2010 Fokus har varit att behålla en effektiv handläggning av bygglov. Framtagande av rutiner för äldre ärenden och bygganmälan och det har bidragit till de kortare handläggningstiderna och nöjdare kunder. Som ett resultat av detta har vi fatta fler beslut (bl.a. kontrollplaner och slutbevis) än tidigare år. I de flesta frågeställningar i kundenkäten har vi förbättrat oss från föregående år, vilket tyder på att vi arbetar på ett bra och effektivt sätt. Av kundenkätssvaren går det bl.a. att utläsa att vi är professionella handläggare, vilket tyder på att vi en bra och erfaren personal. Vi ska på ett bättre sätt informera om totalkostnaden ett byggprojekt. 10.5 Mål för 2011 Den nu uppnådda korta handläggningstiden på 5-6 veckor (alla ärenden inräknade, inte bara de som följs upp i Bygglovalliansen) ska bibehållas. Arbetet med äldre ärenden och slutbevis ska prioriteras för att professionalisera den tekniska delen av handläggningen. Nya PBL ska implementeras och rutiner och beslutsmallar ska produceras. Ärendehanteringssystemet (Winbär) kommer bytas ut under året (ByggR). Målet är att våra mallar i och med bytet ska uppdateras, både i antal (fler typexempel ) och språkligt. Målet är också att den digitaliserade ansökning och handläggningsprocessen ska ha kommit vidare, exempelvis genom att ansökningar kan kompletteras via nätet och handläggning kan ske direkt med en viewer. Ett mål för 2011 är att skanna alla inkomna handlingar. Detta för att få ett effektivare arbetssätt och minska hanteringen av papper. Arbetssättet i hela stadshuset är under förändring. Målet är att vi kommer jobba mer över gränserna mellan teamen och mellan enheterna. 10.6 Medverkan i Bygglovalliansen 2010 Styrgruppen. Nyckeltal. Kundenkät. Arbetsgrupp; Process, Tillgänglighetsriktlinjer, Bygglovbeslut och Näringsliv. KTH-kursen Bygglov i praktiken. 10.7 Kontaktperson 2010 Ann-Kristin Kaplan, stadsarkitekt och chef för bygglovenheten (tom aug 2010) Björn Bandmann, tf bygglovchef Marina Arnshav, bygglovhandläggare Kontaktperson 2011 Eva Maria Persson, evamaria.persson@nacka.se stadsarkitekt och chef för bygglovenheten.
38(53) 11 Stockholm 11.1 Nyckeltal och nyckelinformation Antal kommuninvånare: 843 000 Antal personer i bygglovprocessen: 69,5 Antal ärenden: 5865 Antal beslut: - Andel nämndbeslut: - % Produktivitet: 84 (ärenden/årsarbetskraft) - (beslut/årsarbetskraft) Handläggningstid: - veckor Rättssäkerhet: 82 % Kundnöjdhet: 70 % 11.2 Organisation kring bygglovshanteringen Bygglovsavdelningen är en av fem på Stadsbyggnadskontoret. Avdelningen har ca 70 medarbetare och är organiserad i fem sektioner: Bygglov nord, Bygglov syd, Bygganmälan nord, Bygganmälan syd samt Bygg & Rätt. Registrering av ärenden sker inom avdelningen Verksamhetsstyrnings sektion Registratur och arkivering via dess sektion Dokumentation och Expedition. Nämndhanteringen sker via Trafikkontorets nämndsekretariat. Personer medverkande i bygglovsprocessen utanför avdelningen beräknas till ca 12,5.
39(53) Stadsbyggnadsnämnden hanterar främst frågor om detaljplaner och bygglov. Byggloven förbereds i forumet Byggnadsdelegerade två dagar innan nämndsammanträdet. Ärenden föredras i Byggnadsdelegerade av särskilt utsedda föredragande handläggare eller av respektive sektionschef. Byggnadsnämnden leds av stadsbyggnadsborgarrådet som till sitt stöd har en Stadsbyggnadsrotel av politiska tjänstemän. 11.3 Viktiga verksamhetshändelser under 2010 Digital handläggning har förberetts genom bland annat framtagande av specialverktyg för mätning och digital ansökan bygglov har också tekniskt förberetts inför nya PBL. Digitalisering av arkivet pågår (klart 2013) Satsning på energideklarationer (71% av alla stadens byggnader är nu deklarerade, 10:de plats i riket) Förenklad taxa från 1 augusti och ytterligare ny taxa framtagen inför nya PBL. Övergång till Volvo IT (nya datorer och servrar i Göteborg) Nytt telefonisystem Ny organisation har arbetats fram under hösten för att anpassas till nya PBL och mer kundinriktad, för att börja gälla 1 februari 2011. 1 november övertog Brandförsvaret ansvaret för brandfarliga varor. Satsning på ökad kundkännedom genom fokusgrupper Nytt borgarråd (ordförande i Stadsbyggnadsnämnden) i och med valet Deltagande i workshops och seminarier kring Arkitektur Stockholm 11.4 Analys av 2010 Mycket mental kraft har gått åt till nya tekniska hjälpmedel och system, vilka har fungerat dåligt. Många saknar uppdaterade rutiner och mallar, liksom riktlinjer för bland annat balkonger i innerstaden. Många upplever att telefon- och besöksjour hackar upp dagarna. Hemsidan är inte uppdaterad. Arbetet med tillsyn och rättsfall har varit eftersatt. Sjukfrånvaron har varit relativt hög. Under hösten har tid lagts på avdelningsdagar för att bland annat få förslag, idéer och inspiration för på lösningar för ökad kundnöjdhet. Under november och december har tid och kraft lagts på förslaget till ny organisation för att bättre stödja nya PBL, ökad sakkunskap, ett teambaserat arbetssätt och kundens process.
40(53) 11.5 Mål för 2011 Kundnöjdhet: 73 % Få fram startvärden för rättssäkerhet och handläggningstid. 11.6 Medverkan i Bygglovalliansen 2010 Styrgruppen. Delvis nyckeltal. Kundenkät. KTH-kursen Bygglov i praktiken. Arbetsgrupp; exempelritningar, gemensamma mallar. 11.7 Kontaktperson 2010 Kjell Sundström, bygglovchef (tom juni 2010) Ann-Kristin Kaplan, bygglovchef (from aug 2010)
41(53) 12 Tyresö 12.1 Nyckeltal och nyckelinformation Antal kommuninvånare: 42 602 Antal personer i bygglovprocessen: 9 Antal ärenden: 477 Antal beslut: 410 Andel nämndbeslut inkl/exkl svartbyggen: 26 % / 20 % Produktivitet: 53 (ärenden/årsarbetskraft) 46 (beslut/årsarbetskraft) Handläggningstid: 14 veckor Rättssäkerhet: 70 % Kundnöjdhet: 69 % 12.2 Organisation kring bygglovhanteringen - 12.3 Viktiga verksamhetshändelser under 2010 Bygglovveckan; Enheten ordnade en Bygglov vecka i mars och ställde upp med öppethus och flera föreläsare för att informera allmänheten om bygglov och bygganmälan. Arkiv; Ett nytt arkiv ordnades med nytt system om förvaring av pågående ärenden. Hemsidan; Ett omfattande arbete gjordes på hemsidan för att ge ut tydligare information om byggande i Tyresö kommun. Ändring i arbetsrutinerna; Från och med augusti började vi med nya rutiner för att kvalitetssäkra arbetet. Tjänstemannaberedning återinfördes likaså gemensam granskning av nya ärenden. Genomgång och omvärdering av befintliga brevmallar,
42(53) nya mallar, ny rutin om handläggning - och avskrivning av ärenden infördes för att formellt avsluta eller avskriva med beslut och paragrafnummer. Bygglov; Bygglov beviljades bl. a. för Tyresös nya simhall, Trygghetsboende och flerbostadshuset Kattfoten. Olovliga ärenden s.k. svartbygge; Inventerade samtliga ärenden som var anmälda för olovligt byggande. Efter handläggning kunde en hel del avskrivas och resten är under handläggning. Nya riktlinjer; Den befintliga riktlinjen om staket och plank gjordes om och sex nya riktlinjer arbetades fram och kommer att antas av byggnadsnämnden i januari 2011. 12.4 Analys av 2010 Styrkor, Vår styrka är bland annat strävan efter att effektivisera och kvalitetssäkra hela bygglovverksamheten. Svagheter under ca två år, enheten har inte varit fulltalig dvs. få handläggare och delvis utan chef vilket har bl. a. påverkat den psykiska arbetsmiljön. Förbättringsområden, En ny bygglovchef har anställts samt tre nya handläggare. Vi håller på att rekrytera två bygglovkoordinatorer. Kurser och fortbildning kommer att ordnas för att kvalitetssäkra arbetet och förbättra servicen mot invånarna. 12.5 Mål för 2011 Produktivitet: Ökas med 30 %. Handläggningstid: Halveras Rättssäkerhet: Ska minskas med 20 % Kundnöjdhet: Ska ökas med 10 % 12.6 Medverkan i Bygglovalliansen 2010 Nyckeltal. Kundenkät. 12.7 Kontaktperson 2010 Set Maront, tf bygglovchef (tom aug 2010) Azadeh Iranpour, bygglovchef (from sept 2010)
43(53) 13 Täby 13.1 Nyckeltal Antal kommuninvånare: 63 000 Antal personer i bygglovprocessen: 11 Antal ärenden: 1050 Antal beslut: 822 Andel nämndbeslut inkl/exkl svartbyggen: 7,7 % / - % Produktivitet: 95 (ärenden/årsarbetskraft) 75 (beslut/årsarbetskraft) Handläggningstid: 55-60 dagar veckor Rättssäkerhet: - % Kundnöjdhet: - % Täby kunde inte vara med i Bygglovsalliansens kundenkät för 2010 på grund av byte av ärendehanteringssystem. 13.2 Organisation kring bygglovhanteringen 2010 Bygglovsenheten har under 2010 slagits samman med planenheten, heter numera plan- och bygglovsavdelningen och ingår i stadsbyggnadskontoret. Antal personer i bygglovprocessen: 4 bygglovhandläggare, 3 byggnadsinspektörer, 4 koordinatorer, 1 arkivarie, 1 jurist. 13.3 Viktiga verksamhetshändelser under 2010 2010 har präglats av organisationsförändringar inom stadsbyggnadskontoret, pensionsavgångar och nyrekryteringar. Stadsarkitekten Håkan Knutsson har gått i pension. Ny bygglovchef Mikael Mattsson börjar 1 februari. Ny stadsarkitekt, och tillika chef över planoch bygglovavdelningen, börjar 1 april. Under året har bygglovsenheten bytt ärendehanteringssystem från Winbär till ByggR. Övergången har medfört att vi inte kunde delta i 2010 års enkät eftersom systemet helt låg nere under mätperioden. Det har varit stora inkörningsproblem och det har upplevts som om Täby varit ett pilotprojekt. Vi har fått skapa nya mallar och ny struktur på det mesta. Detta har medfört att vi tappat en del i handläggningstid. I genomsnitt har handläggningstiden varit 55-60 dagar. Även avtalet med Tekis har fått skrivas om p.g.a. oklarheter. Fyra medarbetare (koordinater) har deltagit i KTH:s utbildning bygglov i praktiken Möjlighet att söka bygglov genom det digitala rummet finns och kommer säkert att nyttjas av flera i framtiden. De handlingar som inkommer digitalt skapar dock ett merarbete för oss, osäker skala på ritningar, vi får själva kopiera upp handlingar i pappersformat till rätt antal och skala mm. Ett nytt kommunhus planeras, White arkitekter tog 1:a pris i arkitekttävlan.
44(53) 13.4 Analys av 2010-13.5 Mål och vision för 2011 Ett mål är att få in detaljplaner och bestämmelser på hemsidan. Genom att organisationen har förstärkts och att vi kommer att kunna utnyttja ärendehanteringssystemet fullt ut med färdiga mallar (med hjälp av bygglovalliansen), så kommer vi att bli effektivare och kunna förkorta våra handläggningstider. Genom extern och intern utbildning inom PBL och integrering av arbetsuppgifter kommer vi att kunna lämna bättre och snabbare information till kommuninvånarna och effektivisera vårt arbete. Ordning och reda och raka besked som man kan lita på. 13.6 Medverkan i Bygglovalliansen 2010 Styrgruppen. Nyckeltal. Kundenkät. Arbetsgrupp; exempelritningar, gemensamma mallar. 13.7 Kontaktperson 2010 Björn Arvidsson, T.f. bygglovchef. Mikael Mattsson, bygglovchef (from 2011-02-01).
45(53) 14 Upplands Väsby 14.1 Nyckeltal Antal kommuninvånare: 39 223 Antal personer i bygglovprocessen: 6 Antal ärenden: 320 Antal beslut: 291 Antal nämndbeslut exkl/inkl svartbyggen -% / 2,7 % Produktivitet: Antal ärenden/person 55 Antal beslut/person 50 Handläggningstid: 11,2 veckor Rättssäkerhet: 50 % Kundnöjdhet: 74 % Nämnd utom plan Nämnd ej planenligt Nämnd planenligt Delegation utom plan registreringsfas kompletteringsfas remiss-fas besluts-fas tid till beslut expedieringsfas Delegation ej planenligt Delegation planenligt 0 10 20 30 40 50 60
46(53) 14.2 Organisation kring bygglovhanteringen 1 bygglovchef, 2 bygglovhandläggare, 2 bygglovinspektörer, 1 bygglovadministratör, 0,1 registrator och 0,1 stadsarkitekt. 14.3 Viktiga verksamhetshändelser under 2010 Vi har haft ett flertal bygglovärenden som avsett stora byggnadsvolymer. 14.4 Analys av 2010 Vi har nått avsevärt bättre resultat avs. kundnöjdhet i bygglovalliansens enkät (fler medarbetare och ny handläggningsprocess är en bidragande orsak till det positiva resultatet). Vi har förbättrat vår ärendebalans, dvs vi har färre pågående ärenden Vi är underbemannade i relation till ökade arbetsuppgifter, främst på den administrativa sidan och på inspektionssidan Vi måste förbättra hanteringen av OVK och hissar. 14.5 Mål för 2011 Produktivitet: samma mål som resultatet för 2010 Handläggningstid: samma mål som resultatet för 2010 Rättssäkerhet: samma mål som resultatet för 2010 Kundnöjdhet: samma mål som resultatet för 2010 14.6 Medverkan i Bygglovalliansen 2010 Styrgruppen. Nyckeltal. Kundenkät. Arbetsgrupp; gemensamma mallar. Vi har ingen som föreläser på KTH-kursen Bygglov i praktiken, däremot så har bygglovadministratör Victoria Andersson deltagit i kursen ht 2010. 14.7 Kontaktperson 2010 Per Lagheim, stadsarkitekt och chef för stadsbyggnadsförvaltningen, ordf Bygglovalliansen Karin Olsson, bygglovchef, avs. gemensamma mallar Victoria Andersson, bygglovadministratör, avs. nyckeltal, kundenkät.
47(53) 15 Vaxholm 15.1 Nyckeltal Antal kommuninvånare: 11 160 Antal personer i bygglovprocessen: 3,8 Antal ärenden: 291 Antal beslut: 289 Andel nämndbeslut inkl/exkl svartbygge: 13% / 11% Produktivitet: Antal ärenden/person 77 Antal beslut/person 76 Handläggningstid: 5,9 veckor Rättssäkerhet: 90 % Kundnöjdhet: 74 % Nämnd utom plan Nämnd ej planenligt Nämnd planenligt Delegation utom plan registreringsfas kompletteringsfas remiss-fas besluts-fas tid till beslut expedieringsfas Delegation ej planenligt Delegation planenligt 0 10 20 30 40 50 60 70
48(53) 15.2 Organisation kring bygglovhanteringen 2010 Bygglovsgruppen tillhör stadsbyggnadsförvaltningen, där det för övrigt finns översiktsplanoch detaljplanegrupp samt kart-, mät- och förrättningsgrupp. Bygglovsgruppen har under 2010 handlagt lov, bygganmälan, olovligt byggande, strandskyddsärenden, obligatorisk ventilationskontroll (OVK), tillstånd för hantering av brandfarlig vara, bostadsanpassningsbidrag och tillsyn av hissar respektive energideklarationer. Vissa specialärenden har varit knutna till utsedd handläggare: bygglov för master, OVK, tillstånd för hantering av brandfarlig vara, bostadsanpassningsbidrag och tillsyn av hissar. Personalen har utgjorts av fyra handläggare, varav en är samordnare (både bygglov, bygganmälan och specialärenden), en (i slutet av året 2) koordinator (som svarar för underrättelser, expediering, slutbevis och arkivering) och en nämndsekreterare som förutom bygglov också administrerar övriga nämndärenden och överklagade beslut. Ansvarig nämnd är stadsbyggnadsnämnden (SBN) som under 2010 sammanträtt sex gånger. Varje nämndsammanträde har föregåtts av en politisk beredning. Delegationen är relativt omfattande, dock ej t ex avslag, nya huvudbyggnader inom strandskydd som inte ersätter tidigare huvudbyggnad samt när avvägning görs mellan sökandens och grannars intressen. 15.3 Viktiga verksamhetshändelser under 2010 Anpassning och implementering av digitalt arkiv Bygglovgruppen har idag 7 anställda. Av dessa har nämndsekreteraren arbetat ca 40 % på annan förvaltning, en ny administratör har anställts som arbetar 25 % med bygglov och en av handläggarna har avslutat kursen Bygglov i praktiken på 25 % av arbetstiden. Dessutom har en byggnadsantikvarie varit projektanställd under året. Han har genomfört inventeringar och medverkat med rådgivning internt och externt. Vaxholms stads hemsida har kompletterats med karta som visar bland annat gällande detaljplaner, i samverkan med Österåkers kommun. 15.4 Analys av 2010 Mål för 2010 var att utveckla bygglovverksamheten ytterligare. Särskilt nämndes handläggningstiden som under 2010 var ca 6,2 veckor. Under 2010 är snitthandläggningstiden 5,9 veckor så en förbättring har uppnåtts. Likaså finns för 2010 en nyanserad statistik där skillnaden mellan handläggningstiderna för olika ärendetyper framgår, se ovan. En annan viktig fråga har varit att förbereda personalen inför den nya plan- och bygglagstiftningen. Vad gäller resultatet av kundenkäten så har kundnöjdheten från 2009 års enkät med 90%:s kundnöjdhet tyvärr sjunkit till ungefär samma nivå på kundnöjdheten som 2008, drygt 70%. Resultatet gällande nybyggnadskartor och bygganmälan visar dock på en positiv utveckling. Vad gäller omdömen om tidig vägledning har dessa blivit sämre och vad gäller handläggning av bygglov finns både förbättringar och försämringar.