Beslut 2008-12-15 KFKS 2008/397 1 (19) Tillämpningsanvisningar till redovisningsreglementet Följande tillämpningsanvisningar till redovisningsreglemente gäller till av kommunfullmäktige antaget redovisningsreglemente. Tillämpningsanvisningarna förutsätter kunskap om innehållet i redovisningsreglementet. Stadsledningskontoret Lennart Jonasson Stadsdirektör Innehållsförteckning 1. Attestrutiner... 2 1.1 Nämndbeslut... 2 1.2 Delegationsbeslut... 2 1.3 Tillfälligt beslut... 2 1.4 Beslut skickas till Nacka Partner Ekonomi... 3 1.5 Namnunderskrifter... 3 1.6 Kompletterande information till Nacka Partner Personal... 3 1.7 Bekräftelse på upplagda attestanter... 3 2. Utbetalningsorder... 3 2.1 Utlägg... 3 3. Representation... 4 3.1 Extern representation... 4 3.2 Intern representation... 4 3.3 Samband med verksamheten... 5 3.4 Konton vid representation... 6 3.5 Avdrag för mervärdesskatt... 6 Bilaga 1 Mall nämndbeslut med attestantlista... 9 Bilaga 2 Mall delegationsbeslut med attestantlista... 11 Bilaga 3 Mall namnunderskrifter... 13 Bilaga 4 Mall tillfälligt beslut ersättare... 14 Bilaga 5 Mall kompletterande information NPA Personal... 15 Bilaga 6 Utbetalningsorder... 17 Bilaga 7 Mall underlag för redovisning av kvitton... 19
Nacka kommun 2008-12-15 2 (19) 1. Attestrutiner Vid attestbeslut ska nedanstående mallar i bilaga 1-5 användas. Bilaga 1 Mall nämndbeslut med attestantlista Bilaga 2 Mall delegationsbeslut med attestantlista Bilaga 3 Mall namnunderskrifter Bilaga 4 Mall tillfälligt beslut om ersättare Bilaga 5 Mall kompletterande information till NPA Personal 1.1 Nämndbeslut Inför kommande år samt vid förändringar under året tar respektive nämnds ekonom/controller fram underlag för beslut om attesträtt för beslut/ behörighet/ slutregistrering/ utbetalning. Beslut om attestanter med ersättare för behörighet/ slutregistrering/ utbetalning fattas i sin helhet av kommunstyrelsen och kan inte vidaredelegeras. Kommunstyrelsen beslutar om stadsdirektörens, direktörers och verksamhetschefers attesträtt inom kommunstyrelsens ansvarsområde. Övriga nämnder beslutar om direktörers och andra tjänstemäns attesträtt inom nämndens ansvarsområde Ändra i bilaga 1 till relevant attesträtt. (Bilaga 1). Förändringsbeslutet ska se likadant ut som ursprungsbeslutet. Det innebär att hela attestantlistan inklusive förändringar läggs fram för beslut. I beslutet ska förändringarna framgå tydligt. I beslutet hänvisas till rödmarkerade förändringar i bilagd attestantlista. Avgående attestanter markeras genom att namnet stryks över. Beslutet ska för varje ansvarskod inkludera uppgift om ordinarie beslutsattestant, befattning, användarid, ersättare, befattning, användarid, uppgift om attesträtten avser ekonomi- och/eller personalsystem, fakturamottagare samt giltighetstid för attesträtten (fr.o.m. och t.o.m.) samt eventuella övriga begränsningar t.ex. verksamhet, belopp. 1.2 Delegationsbeslut Ekonom/controller tar fram underlag till direktörers och verksamhetschefers delegationsbeslut om alla lägre nivåers attesträtt för beslut. (Bilaga 2). Ekonom/controller anmäler beslutet till nämnden. Förändringsbeslut ska se likadant ut som ursprungsbeslutet. Det innebär att hela attestantlistan inklusive förändringar läggs fram för beslut. I beslutet ska förändringarna framgå tydligt. I beslutet hänvisas till rödmarkerade förändringar i bilagd attestantlista. Avgående attestanter markeras genom att namnet stryks över. 1.3 Tillfälligt beslut Ekonom/controller tar fram underlag för beslut om tillfällig komplettering av ersättare under semester eller annan frånvaro. Stadsdirektören, verksamhetschef, direktör med ansvar för huvudmanna-/myndighetsgrupp eller stabsgrupp har dessutom rätt enligt kommunstyrelsens delegationsordning att besluta om en ersättare för sig själv under sin frånvaro för som längst fem veckor. (Bilaga 4). Beslutet skickas till Nacka Partner Ekonomi.
Nacka kommun 2008-12-15 3 (19) 1.4 Beslut skickas till Nacka Partner Ekonomi Senast två veckor innan beslut ska börja tillämpas skickar ekonom/controller kopia på vidimerat protokollsutdrag och/eller delegationsbeslut i original till Nacka Partner Ekonomi. 1.5 Namnunderskrifter Ekonom/controller ansvarar för att det finns giltiga namnunderskrifter i original för samtliga beslutade attestanter hos Nacka Partner Ekonomi samt en kopia hos verksamheten/nämnden. (Bilaga 3). Det ska finnas ett blad för varje ansvarskod med uppgift om enhet, namn på ordinarie beslutsattestant, namn på ersättare, befattningar samt namnunderskrifter. 1.6 Kompletterande information till Nacka Partner Personal Nacka Partner Personal fyller i kompletterande information till beslutet (bilaga 5). Nacka Partner Personal tar kontakt med ekonom/controller om uppgift saknas. Nacka Partner lägger upp attestanter i ekonomi- och personalsystem enligt inkomna beslut. Nacka Partner, Ekonomi uppdaterar attestlistan (excel) under mappen G:\Projekt\Ekonomer_jobi\Attestanter\aktuellt år enligt inkomna beslut och sparar listan med nytt datum i filnamnet (t ex Attestlista_2008_080101). På detta sätt vet alla vilken attestlista som är aktuell. Det finns även möjlighet att se tidigare gällande attestantlistor på samma ställe. 1.7 Bekräftelse på upplagda attestanter Nacka Partner, Ekonomi och Personal skickar ut listor på upplagda attestanter till respektive ekonom/controller som kontrollerar och bekräftar riktigheten till Nacka Partner. Listan från Nacka Partner, Ekonomi heter Konteringsregler för fakturaattest. Listan från Nacka Partner, Personal heter Attestanter personalsystemet. 2. Utbetalningsorder Vid utbetalningsorder ska bilagorna 6-7 användas. Bilaga 6 Utbetalningsorder med instruktion Bilaga 7 Mall underlag för redovisning av kvitton 2.1 Utlägg 1. Alla utlägg ska redovisas med utbetalningsorder och betalas ut via ekonomisystemet. (Bilaga 6). Utbetalningsorder med räkenskapsunderlag förvaras centralt på kommunens ekonomifunktion. 2. Utbetalningsordern konteras samt mottagnings- och beslutsattesteras med fullständiga namnteckningar och namnförtydliganden. Mervärdesskatten särredovisas och det är viktigt att korrekt avdrag för mervärdesskatt görs och att rätt konto används för varje typ av kostnad. Gränser för avdrag måste beaktas t.ex. vid representation, leasing av bilar.
Nacka kommun 2008-12-15 4 (19) 3. Originalkvitton ska biläggas utbetalningsordern. De ska häftas fast på A4- papper. Varje kvitto ska vara väl synligt. Kvittona får inte buntas ihop! Varje bilagt A4-papper ska dessutom mottagningsattesteras. (Bilaga 7). Utbetalningar ska alltid ske mot originalkvitton. Gäller kvittot friskvårdsaktiviteter ska det på kvittot framgå namn på den anställde samt vilken typ av friskvård som avses. Se personalhandboken för gällande friskvårdsregler. 4. I avsnittet om representation framgår vilka konton som ska användas vid utlägg för representation. 3. Representation Representationen ska vara av sådan art att den inte är en skattepliktig förmån. Representationen kan antingen vara extern eller intern. All representation ska ske med omdöme och måttfullhet. Egen representation ska attesteras av högre chef. Kommunfullmäktige beslutade den 26 maj 1987, 133, att den vägledande principen vid kommunal representation skall vara att återhållsamhet med alkoholhaltiga drycker alltid ska iakttas. Det bör inte ses som helt avgörande om det är spritdrycker eller vin, som serveras i ett visst fall. Det väsentliga är att alkoholkonsumtionen är måttfull och inte går utöver vad gästfriheten kräver. Alkoholfria drycker bör alltid erbjudas som ett naturligt alternativ. Ordföranden i respektive kommunala organ avgör i tveksamma fall om och i vilken utsträckning alkoholhaltiga drycker skall förekomma. 3.1 Extern representation Extern representation riktar sig till utomstående organisationer, företag och enskilda personer. Extern representation kan förekomma i samband med affärsförhandlingar, samarbete med konsulter och experter, i marknadsföringssyfte eller interkommunala sammankomster. Representationen ska ha ett direkt samband med och värde för verksamheten. Särskild restriktivitet ska iakttas i samband med upphandlingar. För att en representation i form av måltider ska räknas som extern bör antalet utomstående gäster vara fler än antalet personer från den egna verksamheten. Försiktighet bör iakttas vid återkommande representation med samma person eller grupp av personer. Mervärdesskatt får bara dras av för de personer som har direkt anknytning till syftet med representationen. Anknytningen ska antecknas för varje deltagare. Vid ofta återkommande representation kan det finnas inslag av personlig gästfrihet som innebär att mervärdesskatt inte får dras av. Varje chef beslutar om externa gåvor. Dessa ska företrädesvis tas ur kommunens interna sortiment. 3.2 Intern representation Personalförmåner ska rikta sig till alla anställda för att avdrag för mervärdesskatt ska kunna göras. Den interna representationen måste vara arbetsrelaterad, utom vid personalfester som ingår i normal personalvård. Om annan intern representation förekommer ska den anställde betala skatt på förmånen och arbetsgivaren betala arbetsgivaravgift. Om den anställde bjuds på en måltid av arbetsgivaren är det normalt en skattepliktig förmån och mervärdesskatt kan inte dras av därför att det betraktas som en privat lev-
Nacka kommun 2008-12-15 5 (19) nadsomkostnad som den anställde själv ska stå för. Måltid i samband med övertidsarbete är alltid en skattepliktig förmån. Arbetsgivaren kan bjuda på en måltid eller smörgås utan att det blir en skattepliktig förmån för den anställde om det sker vid informationsmöten, personalfester, arbetsplatsträffar, interna kurser, planeringskonferenser etc. Vid heldagskonferens bör antal konferenstimmar uppgå till minst sex timmar/dag med verksamhetsrelaterade aktiviteter. Konferensprogram ska finnas. Det ska vara gemensamma måltidsarrangemang. Avdrag för mervärdesskatt kan då också göras. I den interna representationen ingår även gåvor till personalen. Gåvor till anställda i form av pengar och presentkort som kan bytas till pengar ska inte ges. Däremot kan presentkort som inte kan bytas till pengar ges som gåva. Det är alltid dyrare för arbetsgivaren att ge presentkort eftersom det inte finns någon mervärdesskatt att dra av. Den anges inte på fakturan därför att leverantörens skattskyldighet för mervärdesskatt inträder först när presentkortet utnyttjas. Julgåva kan ges som presentkort till ett värde om högst 400 kronor. En gåva är skattefri så länge gåvans värde (=marknadsvärde inklusive moms) inte överskrider skatteverkets beloppsgränser. Om värdet överstiger gränsbeloppen är gåvan skattepliktig från första kronan. En julgåva är t.ex. skattefri om värdet inte överstiger 400 kronor. För jubileumsgåvor och minnesgåvor se Skatteverkets hemsida. Mervärdesskatt för högst två personalfester per år är får dras av. Mervärdesskatt får inte dras av för lyxbetonad representation t.ex. specialarrangerad underhållning, fiskeresor, jaktutflykter. Förfriskningar och annan enklare förtäring som t.ex. kaffe, te, fruktkorg är alltid skattefria och definieras inte som intern representation utan som övrig personalkostnad (konto 58900). Om förmånen är skattepliktig ska en kopia på verifikatet med anteckning om deltagarnas personnummer skickas till Nacka Partner/AO PA som registrerar förmånen. Beslutsattestanten ansvarar för att detta görs. Om värdet av en julgåva till anställd överskrids ska förmånsbeskattning ske från första kronan och arbetsgivaravgift betalas. 3.3 Samband med verksamheten Sambandet mellan de personer som deltar i representationen och den skattskyldiges verksamhet visas genom anteckning på restaurangnota eller liknande verifikat. Vid extern representation ska antecknas datum för representationen, namn, yrke eller funktion för samtliga personer som deltar i representationen och företag/ kommun/ organisation som de företräder samt syftet med representationen. Uppgiften bör antecknas på varaktigt sätt. Vid intern representation anges enhet, antal deltagare och syftet med representationen. I ekonomisystemet under den valda fakturabilden, del B finns en portlett Anteckningar där sambandet med verksamheten kan anges. Numrerad hänvisning kan ske till räkenskapsinformation som förvaras lokalt som t.ex. konferensprogram, deltagarförteckning, kontokortskvitton.
Nacka kommun 2008-12-15 6 (19) 3.4 Konton vid representation Konton som ska användas vid representation Tabell 2 Representation som riktar sig till kommunens anställda 58700 Personalrepresentation; informationsmöten, personalfester, arbetsplatsträffar, interna kurser, planeringskonferenser t.ex. diskussioner om budgetering, personalfrågor, inköps- och försäljningspolitik. Gåvor, övriga kringkostnader. 58710 Trivselåtgärder av mindre värde som riktar sig till hela personalen. 58900 Uppvaktningar, övrig personalkostnad. Extern representation 71100 Uppvaktningar 71200 Representation i samband med affärsförhandlingar 71300 Vin och sprit 71900 Övriga kostnader (gåvor) 3.5 Avdrag för mervärdesskatt Tabell 3 Maximalt avdrag för mervärdesskatt (moms) vid olika former av representation Max momsavdrag % Lunch, middag, supé Frukost, kafémöte, styrelsesammanträde, revision, bolagsstämma Övrigt För företagets kringkostnader t.ex. vid personalfest 90:- exkl. moms 25 % 22,50 max momsavdrag/person = 112,50 brutto -servering 12 % 10:80 max momsavdrag/person = 100:80 brutto 60:- exkl. moms 15:- max momsavdrag/person = 75: - brutto -servering 7,20 max momsavdrag/person = 67:20 brutto 180:- exkl. moms 45:- max momsavdrag/person = 225: - brutto - gåva representation t.ex. blommor - go-cart, minigolf 21,60 max momsavdrag/person = 201:60 brutto Julgåva till anställd Gåvan beskattas från första kronan om varuvärdet överstiger 400 kr inkl moms. 80: - max momsavdrag/person = 400: - brutto -avhämtning utan servering -avhämtning utan servering - lokalhyra 6 % 10,80 max momsavdrag/person = 190:80 brutto -teaterbiljetter, transport, lokal, musikunderhållning, uppträdande, idrott (vht ansluten till Sveriges riksidrottsförbund som, bowling, boule, biljard) Som framgår av tabellen ovan finns ett tak för hur stort avdrag för mervärdesskatt som kan göras oavsett om representationen är intern eller extern. Det maximala avdraget för mervärdesskatt för lunch, middag eller supé uppgår till 22:50 per person. Det innebär en bruttokostnad om 112:50 kr vid 25 % moms. Om middagen är dyrare är det ändå inte tillåtet att dra av mer i mervärdesskatt. Det maximala avdraget för mervärdesskatt för totala kringkostnader uppgår till 45:- per person. Det innebär en bruttokostnad om 225:- vid 25 % mervärdesskatt. Avdragen för mervärdesskatt varierar mellan 7:20 till 45 :- per person beroende på skattesats.
Nacka kommun 2008-12-15 7 (19) Mervärdesskatten måste redovisas på fakturan för att avdrag ska kunna göras. Fakturor eller redovisning av utlägg där mervärdesskatten inte har redovisats innebär att avdrag inte kan göras. Beslutsattestanten måste kontrollera att rätt mervärdesskattesats belastar fakturan. Varje skattesats ska särredovisas. En billig representation vid ett tillfälle får inte kvittas mot en dyrare representation vid ett annat tillfälle. Om kostnaden överskrider angivet varuvärde enligt tabellen får avdrag för mervärdesskatt inte ske för överskjutande kostnad. Kostnaden belastar beslutsattestantens konto. Fakturans uppgift om mervärdesskatt skannas in i ekonomisystemet. På vissa kontokortsfakturor som avser restaurangbesök redovisas mervärdesskatten dock sporadiskt. För att avdrag för mervärdesskatt ska kunna göras måste mervärdesskatten redovisas på kvittot. Då kan anteckning om detta med hänvisning till numrerade kvitton göras i ekonomisystemet. All räkenskapsinformation som under året förvaras lokalt ska snarast efter bokslutsåret skickas in till kommunens ekonomifunktion för förvaring. Observera att vid lokal förvaring ska räkenskapsinformationen vara skyddad för brand, stöld och fukt. Det är beslutsattestanten som ansvarar för att reglerna om avdrag för mervärdesskatt följs. Om mervärdesskatten på fakturan är högre per person än vad som maximalt får dras av enligt tabellen måste en ändring av momsbeloppet göras. Ring Helpdesk 9250 som hjälper till med ändringen av elektroniska fakturor i ekonomiportalen. Ekonom/controller kan också upprätta en bokföringsorder för ändring av momsbeloppet. Den ska skickas till NPA/AO EU, redovisningsgruppen för beslutsattest och registrering. En anteckning om rättelsen måste ske i ekonomisystemet för att åstadkomma ett samband mellan ursprungsverifikationen och bokföringsordern. I textfältet på bokföringsordern ska följande stå: Momsändring belopp fakturanummer xxx xxxx.
Nacka kommun 2008-12-15 8 (19)
Nacka kommun 2008-12-15 9 (19) Bilaga 1 Mall nämndbeslut med attestantlista Nämnden X NPA AO Ekonomi Beslutsattestanter för år 200X för nämnden XXX Förslag till beslut 1. Nämnden X utser ordinarie beslutsattestanter och ersättare för X nämnden, ansvar XXXXX, enligt bilaga X. Ordinarie beslutsattestant har rätt att vidaredelegera beslutanderätten inom sitt ansvarsområde. Delegationsbesluten skall anmälas till nämnden. Ärendet Enligt kommunens redovisningsreglemente ska nämnderna varje år fatta beslut om ordinarie beslutsattestanter samt vid behov om ersättare för dessa. Nämnden X föreslås besluta att utse ordinarie beslutsattestanter och ersättare för nämnden enligt bilaga X. Det är endast den ordinarie beslutsattestant som har rätt att vidaredelegera beslutanderätten inom sitt ansvarsområde, dvs. rätt att besluta om alla lägre nivåers attesträtt. Delegationsbesluten ska anmälas till nämnden. Underskrift direktör X Underskrift ekonom/controller Namnförtydligande Namnförtydligande Bilaga X Beslutsattestanter 20XX för nämnden X
Nacka kommun 10 (19) Ansvar Beskrivning Gäller PA Gäller EK Namn Ordinarie Befattning Ordinarie 12100 Nämndkostnader X X Lena Dahlstedt Direktör LENDAH Björn Jacobsson Inger Bäcklund Jill Salander Håkan Sundblad Patricia Zeiloth 12300 Likvärdighetsgarantin X X Lena Dahlstedt Direktör LENDAH Jill Salander 12100 12200 12300 12900 Nämndkostnader Checksystem Likvärdighetsgarantin Periodiseringar X X X X X X X X Lilian Lagerström Lena Dahlstedt Direktör LENDAH Björn Jacobsson Inger Bäcklund Jill Salander AnvId Ord Namn Ersättare Befattning Ersättare AnvId Ersätt. Chef för K&U-enheten Utredningssekreterare Controller Nämndsekreterare Assistent Controller Resurssamordnare Chef för K&U-enheten Utredningssekreterare Controller BJJA IBD JSM HSD PATZEI JSM LLLA BJJA IBD JSM AnvID fakt.mott AJT, EHE AJT, EHE AJT, EHE AJT, EHE AJT, EHE AJT, EHE
Nacka kommun 11 (19) Bilaga 2 Mall delegationsbeslut med attestantlista Nämnden X (anmälan) NPA AO Ekonomi Beslutsattestanter år 20XX inom nämnden/verksamheten X Beslut Undertecknad, Direktör/Verksamhetschef X, beslutar härmed att delegera till tjänstemän (ordinarie respektive ersättare) att under perioden 20XX-01-01 20XX-12-31 beslutsattestera angivna ansvar enligt bilaga X. Ärendet Enligt kommunens redovisningsreglemente ska nämnderna varje år fatta beslut om ordinarie beslutsattestanter samt vid behov ersättare för dessa. X nämnden beslutade 20XX-XX-XX ( XX), att utse direktör/verksamhetschef X till ordinarie beslutsattestant med rätt att beslutsattestera alla ansvar inom X nämnden/verksamheten under perioden 20XX-01-01 20XX-12-31. Direktör/verksamhetschef X fick i samma beslut rätt att besluta om alla lägre nivåers attesträtt. Utsedd beslutsattestant kan i sin tur inte uppdra åt annan anställd att vara beslutsattestant. Delegationsbesluten ska anmälas till nämnden. Vid förändringar ska ett nytt delegationsbeslut fattas. Hela attestantlistan inklusive förändringar finns i bilaga X. Förändringarna har rödmarkerats. Underskrift direktör/verksamhetschef X Namnförtydligande Bilaga X Beslutsattestanter 20XX inom nämnden/verksamheten X
Nacka kommun 12 (19) Ansvar Beskrivning Gäller PA Gäller EK Namn Ordinarie Befattning Ordinarie AnvId Ord Namn Ersättare Befattning Ersättare 20031 Ekonomistrategi PA EK Mats Bohman Administrativ direktör MBN Elisabeth Carle, Annelie Personaldirektör ECE IGKR Hedman 20040 IT EK Lars Öhman IT-strateg LSO Mats Bohman Administrativ MBN MOR direktör 20041 Systemansvarig PA EK Lars Öhman IT-strateg LSO Mats Bohman Administrativ MBN MISV direktör 20050 Internationell samordning EK Ingegerd Ångström EU-samordnare IAM Mats Bohman Administrativ direktör MBN MOR AnvId Ersätt. AnvID Fakt.mott.
Nacka kommun 13 (19) Bilaga 3 Mall namnunderskrifter Ansvarskod Verksamhet/Nämnd Enhet: Namn ordinarie beslutsatttestant Befattning Namnteckning Namn ersättare Befattning Namnteckning Instruktion 1. Ansvarskod: Fyll i den ansvarskod du är ansvarig för. 2. Enhet: Fyll i namnet på enheten. 3. Fyll i namn och befattning på ordinarie beslutsattestant och dess ersättare, samt fyll i respektive namnunderskrifter. 4. Spara kopia i pärm centralt på verksamheten/nämnden. 5. Skicka original till Nacka Partner AO Ekonomi, Kenneth Strand.
Nacka kommun 14 (19) Bilaga 4 Mall tillfälligt beslut ersättare Nämnden X (anmälan) NPA AO Ekonomi Ersättare vid semester eller annan frånvaro inom nämnd/verksamhet X Beslut Undertecknad, Direktör/Verksamhetschef X, beslutar om tidsbegränsad ersättare enligt nedanstående tabell. Namn ordinarie beslutsattestant Befattning AnvId Frånvaro under perioden Gäller Från datum Till datum EK Gäller PA Namn Ersättare Befattning AnvId Ersättare under perioden Gäller Från datum Till datum EK Gäller PA Underskrift direktör X Namnförtydligande
Nacka kommun 15 (19) Bilaga 5 Mall kompletterande information NPA Personal NPA AO Personal Kompletterande information till Nacka Partner Personal I personalsystemet hanteras behörighet attestera i systemet via Positioner. Namn på attestansvarig Anst nr Position Attestansvar gäller för följande Ansvar 1. Vilken typ av Befattning/Position innehar attestansvarig? o Direktör o Verksamhetschef o Resultatenhetschef o Gruppchef o Annat: 2. Vem attesterar attestansvarig, dvs. innehar överordnad Position? Namn på överordnad chef Anst nr Position 3. Hur ska attestansvarigs lön konteras eventuell förkontering utöver Ansvar och Verksamhet? Ansvar Verksamhet Aktivitet Projekt Objekt Motpart
Nacka kommun 16 (19) 4. Om fler än en attestansvarig finns på ett och samma Ansvar vilka anställda ska attesteras av aktuell attestansvarig? Anst nr Namn Anst nr Namn 5. Övrig information; Ersättare samt Expertanvändare Namn på ev. ersättare för ordinarie attestansvarig Anst nr Position Namn på ev. expertanvändare Anst nr Position Datum Underskrift ansvarig chef Namnförtydligande
Nacka kommun 17 (19) Bilaga 6 Utbetalningsorder Se nästa sida med information!
Nacka kommun 18 (19) Information till numreringar bilaga 6 Utbetalningsorder 1. ID-nr; Vissa handkasseinnehavare har egna id-nr, som är unika. I annat fall behövs inte denna ruta fyllas i. 2. Betalningsmottagarens personnummer eller betalningsmottagarens organisationsnummer 3. Betalningsmottagare; Efternamn och förnamn 4. Utbetalningsadress; Gatuadress och nummer ska alltid vara med 5. Postnummer och ort 6. Postgironummer eller Bankgironummer 7. Clearingnummer till banken 8. Bankkontonummer/personkonto 9. Bank/ Bankkontor t ex SE-banken, Swedbank 10. Utskriftsdatum är viktigt 11. Specifikation: Här specificeras vad utlägget avser. Utlägg för representation ska specificeras med syfte och deltagare. 12. Kontering; konto, ansvar, verksamhet och motpart är de koddelar som är obligatoriskt att fylla i. 13. Moms; moms ska redovisas om det finns på kvittot. Vid representation är inte all moms avdragsgill. Se tabell 2 nedan. 14. Mottagningsattest; kontroll att vara eller tjänst har mottagits eller levererats. Mottagningsattestant får inte vara beslutsattestant. Mottagningsattest skrivs med hela namnet (signatur godkänns inte). 15. Granskningsattest; kontroll av uträkning 16. Beslutsattest; kontroll att pris överensstämmer med avtal eller beställning samt att kontering är korrekt och korrekt moms har avdragits mm. 17. Behörighetsattest; kontroll att behöriga personer har beslutsattesterat. Behörighetsattest görs av Nacka Partner Ekonomi/Upphandling före utbetalning. 18. Kvittens med namnteckning endast vid kontant utbetalning.
Nacka kommun 19 (19) Bilaga 7 Mall underlag för redovisning av kvitton Ersättning för utlägg Datum. Syfte/deltagare:. Plats för kvitton i original: Namn:. Namnförtydligande: Personnummer:.. Bankkonto..Bank. (Clearingnummer + kontonummer)