PDF-flöde och PDF-hantering i grafisk produktion

PDF-flöde och PDF-hantering i grafisk produktion EMMA BJÖRKENSTAM Examensarbete Stockholm, Sverige 2005 TRITA-NA-E05070

Numerisk analys och datalogi Department of Numerical Analysis KTH and Computer Science 100 44 Stockholm Royal Institute of Technology SE-100 44 Stockholm, Sweden PDF-flöde och PDF-hantering i grafisk produktion EMMA BJÖRKENSTAM TRITA-NA-E05070 Examensarbete i medieteknik om 10 poäng vid Högskoleingenjörsprogrammet för medieteknik, Kungliga Tekniska Högskolan år 2005 Handledare på Nada var Christer Lie Examinator var Roger Wallis

SAMMANFATTNING Titel: PDF-flöde och PDF-hantering i grafisk produktion PDF (Portable Document Format) lanserades 1993 av Adobe. Tanken var att skapa ett filformat som är oberoende av vilket program som skapat filen eller vilken datorplattform som används. PDF-filer används för flera ändamål, bland annat för grafisk produktion, korrekturhantering och digital publicering. Ett av de största användningsområdena är möjligheten att skicka mer eller mindre färdiga original till tryckerier. I den här studien har syftet varit att undersöka PDF-flödet och PDF-hanteringen på Nockeby tryckeri för en säkrare filhantering. Nockeby tryckeri är en totalleverantör av trycksaker och grafiska tjänster. Företaget trycker i rull- och arkoffset, digitalt och i storformat. Som en del i studien har intervjuer även gjorts hos andra grafiska företag. Syftet med dessa intervjuer var att få en mera generell bild av hur hanteringen ser ut och vilka problem som kan förekomma samt att se om andra tryckerier arbetar på liknande sätt som Nockeby tryckeri. Sammanlagt gjordes besök på sju företag. Inledningsvis gjordes en nulägesanalys på Nockeby tryckeri. Under denna analys upptäcktes bland annat att företaget har problem med felaktiga filer i korrekturflödet. Det fanns även behov av att strukturera lagring, sökning och arkivering av filer. Av intervjuerna på andra grafiska företag att döma arbetar många tryckerier på liknande sätt som Nockeby tryckeri. Främst kan kommunikationen mellan företag och kund bli bättre. Det är tydligt att de stora problemen med PDF-filer är att många av kunderna inte är kompetenta att leverera tryckfärdiga PDF-filer. Studien resulterade i rekommendationer till Nockeby tryckeri. Det som främst bör göras är att utforma en checklista med klara direktiv på hur filer ska lämnas. Genom att ha en bra checklista för öppna dokument minskas riskerna för att PDF-filerna blir fel. Vidare kan företaget effektivisera hanteringen av PDF-filer i korrektur genom att omfördela arbetsgången och låta prepresspersonalen arbeta direkt mot kunden. Man kan effektivisera lagring, sökning och arkivering av filer genom att namnge materialet på ett konsekvent sätt.

ABSTRACT Title: PDF workflow and PDF management in print production PDF (Portable Document Format) was introduced in 1993 by Adobe. The idea was to create a file format which was fully program and platform independent. Multiplatform compliance is one of the great values of PDF documents. PDF files can be used for several purposes, for instance in print production, in proofing and in digital publishing. One of the great advantages with PDFs is the possibility to send originals directly to the printers. The purpose of this study was to examine the PDF workflow and the PDF management at Nockeby tryckeri. Nockeby tryckeri is a supplier of complete solutions for both print and graphical services. As a part of the study interviews with other companies in the printing industry also took place. The purpose of these interviews was to get an overall picture of PDF management in general and to map out any problems that follow, and also to see if other companies have similiar ways of working to Nockeby tryckeri. In total seven companies were interviewed. To begin with the present situation at Nockeby Tryckeri was analysed. During this analysis a number of problems were found one of which was erroneous files in the correction workflow. There was also a need for the structuring of storage, search and filing methods. An assessment of the interviews conducted at other print companies showed that many of them work in a similar way to Nockeby Tryckeri. Above all communications with their clients need to be improved. It is clear that many major problems are due to the clients inability to deliver correct print ready PDF files. As a result of the study the following recommendations were made to Nockeby Tryckeri. Their most immediate need is for a checklist with clear descriptions of how to create and deliver PDF files. Use of a well made checklist for open documents would greatly reduce the risk of erroneous files. The company can also improve file-handling efficiency by redistributing workflow and allowing prepress staff direct access to clients. Storage, search and filing methods could be much improved through consistency in file naming.

INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Inledning...1 1.1 Bakgrund...1 1.2 Företaget...1 1.3 Uppgiften...1 1.4 Målformulering och syfte...2 2. Litteraturstudie och metod...3 2.1 Faktainsamling...3 2.2 Lösningsmetod...3 2.3 Intervjuer...3 3. Introduktion till PDF...4 3.1 Generellt produktionsflöde...4 3.2 Postscript...7 3.3 PDF...7 3.4 JDF...10 4. Nulägesanalys...11 4.1 Produktionsflöde på Nockeby tryckeri...11 4.2 PDF-flöde och PDF-hantering på Nockeby tryckeri...12 5. PDF-flöde och PDF-hantering hos andra grafiska företag...15 5.1 Intervjuer...15 5.2 Sammanfattning av intervjuer...15 5.3 Slutsatser av intervjuerna...18 6. Slutsatser och rekommendationer...19 6.1 Generella rekommendationer - checklista...19 6.2 Specifika rekommendationer...20 6.3 Framtiden...22 7. Ordlista...23 8. Litteraturförteckning...25 9. Bilaga...27

INLEDNING 1. INLEDNING 1.1 Bakgrund Uppdragsgivare till det här examensarbetet är Nockeby tryckeri. Bakgrunden till arbetet är att det finns behov av att lösa problem som finns på företaget gällande arbetsflödet. Nockeby tryckeri är ett civiltryckeri där kunskapsnivån hos kunderna har stor spridning. Problemen gäller främst hur olika filer hanteras och hur kommunikationen mellan företaget och kunderna sker. Bristfällig kommunikation leder till problem med felaktiga dokument vilket i sin tur leder till onödiga merkostnader. 1.2 Företaget Nockeby tryckeri är en totalleverantör av trycksaker och grafiska tjänster. Företaget trycker i rull- och arkoffset, digitalt och i storformat. Man arbetar dels med blanketter och dels med reklam- och informationstryck. När det gäller blankettryck gör kunden sällan sättningen själv utan tryckeriet utför arbetet enligt kundens önskemål. Dessa arbeten är till större delen återkommande, vilket innebär att sättningen återanvänds med mycket små förändringar. På Nockeby tryckeri arbetar 37 personer. Större delen av antalet anställda finns i Trosa och fyra personer arbetar på e-mediaavdelningen i Kalmar. På e-mediaavdelningen arbetar man bland annat med webbdesign och e-handelslösningar. Produktionen sker i Trosa, där företaget har en egen prepressavdelning. Här hjälper man även till med originalarbeten. Utrustningen i Trosa består av tre arkoffsetpressar, en enfärgspress i A3-format, en enfärgspress i A2-format och en femfärgspress i A3-format. Man har fyra rulloffsetpressar med 4-8 tryckverk. Senaste investeringen är en digitalpress, en HP Indigo 3050. Man har sedan tidigare tryckt digitalt med en svartvit Canon IR110. Till stansning används två boktryckspressar. För att hantera storformat har Nockeby tryckeri två plottrar. För att kunna erbjuda kunden den bästa lösningen har man kompletterat den egna produktionen med partners som är specialiserade inom vissa områden. När det gäller beställning och hantering av trycksaker har Nockeby tryckeri ett webbaserat beställningssystem, NockebyOnline, där man som kund direkt kan beställa exempelvis visitkort. Nockeby tryckeri har ett eget bokbinderi där trycksakerna efterbehandlas. Det senaste på agendan är att man planerar att skaffa en CTP-utrustning under 2005. 1.3 Uppgiften Genom Mona Eriksson på KTH skapades kontakt med Anders Broberg som är produktionschef på Nockeby tryckeri. Efter ett första möte med Anders Broberg och Tommy Andersson, VD på tryckeriet, presenterade företaget ett förslag på ett antal punkter de ville ha kartlagda gällande PDF-flöde och PDF-hantering. För att vidga studien kom jag tillsammans med min handledare fram till att även undersöka hur andra grafiska företag arbetar med hantering av PDF-filer. Detta gjorde jag för att få en mera generell bild av hur hanteringen ser ut och vilka problem som kan förekomma samt att se om andra tryckerier arbetar på liknande sätt som Nockeby tryckeri. 1

INLEDNING 1.4 Målformulering och syfte Syftet med studien var att komma med rekommendationer till Nockeby tryckeri om hur det kan få ett effektivare PDF-flöde och hur det kan förbättra sin hantering av filer. Följande punkter önskade Nockeby tryckeri få kartlagda: - Lagring, sökning och arkivering av filer. - Användning av PDF-filer i korrekturflödet. - Kontroll av kunders PDF-filer. 2

LITTERATURSTUDIE OCH METOD 2. LITTERATURSTUDIE OCH METOD 2.1 Faktainsamling För att kartlägga vad som tidigare gjorts genomförde jag en grundlig litteraturstudie. Till min hjälp har jag utnyttjat KTHB och andra bibliotek samt Instutitionen för Medieteknik och Grafisk Produktion vid KTH. Mycket information har även funnits på Internet. Nulägesanalysen av Nockeby tryckeri gjordes i början av studien under ett par besök på företaget där jag träffade prepresspersonal och säljare. Då företaget är beläget i Trosa har en stor del av kontakten efter de första besöken skötts via mejl. 2.2 Lösningsmetod Det här examensarbetet skulle resultera i rekommendationer till Nockeby tryckeri med avseende på ett antal parametrar som tas upp i 1.4. För att ta reda på hur andra företag arbetar med PDFfiler har jag undersökt detta närmare med hjälp av intervjuer. Metoden har varit att genom intervjuer och diskussioner samt litteraturstudier ta fram rekommendationerna. Intervjuerna har utförts på grafiska företag. Utöver intervjuer på grafiska företag har även besök gjorts hos specialister inom den grafiska branschen, däribland Grafiska Företagens Förbund (GFF) och Grafiska utbildningsfonden (GU). 2.3 Intervjuer När det gäller datainsamling med hjälp av intervjuer kan en sådan ske på två olika sätt. Den kan antingen vara kvantitativ eller kvalitativ (Lantz, 1997). En kvantitativ undersökning grundas på statistiska bearbetnings- och analysmetoder och ger svar som är kvantifierbara, det vill säga svar som man lätt kan koda. Denna typ av intervju används främst när respondenterna är många och till exempel då man vill kunna dra slutsatser om totalpopulationen. I en kvalitativ undersökning däremot fås svar som respondenten får formulera på egen hand. Den typen av undersökning grundas således på en sammanställning av textmaterial (Patel & Davidsson, 2000). En kvalitativ undersökning kännetecknas ofta av ett begränsat antal respondenter samt att man vill undersöka ett fenomen mer på djupet. Vid kvalitativa undersökningar är det sällsynt att man vill kunna uttala sig om andra än de aktuella respondenterna. Vid val av intervjutyp som metod bör man ta ställning till dess grad av standardisering och strukturering. En standardiserad intervju karaktäriseras av att frågorna vid samtliga intervjuer är formulerade på samma sätt och ställda i samma ordning. I en ickestandardiserad intervju är frågorna inte formulerade i förväg utan förändras beroende på vilka svar man får. Vid en strukturerad intervju kan svarsalternativen vara strukturerade eller ostrukturerade. Om svaren är öppna, det vill säga utan svarsalternativ talar man om ostrukturerade svar. I de intervjuer som gjorts i examensarbetet har frågorna utformats för att ge svar av kvalitativ karaktär. Den öppna intervjun karaktäriseras alltså av att det inte finns några fasta svarsalternativ utan respondenten kan tala fritt. Intervjuformen är ostrukturerad och ostandardiserad och lämpar sig således för kvalitativa undersökningar (Lantz, 1997). 3

INTRODUKTION TILL PDF 3. INTRODUKTION TILL PDF PDF är en förkortning för Portable Document Format. PDF är ett sidbeskrivningsspråk, det vill säga ett grafiskt programspråk som beskriver en sidas uppbyggnad och utseende. Den första versionen av PDF släpptes av Adobe 1993 (Padova, 2005). Tanken var att skapa ett filformat som är oberoende av vilket program som skapat filen eller vilken datorplattform som används (se vidare under 3.3). IDÉ TEXTHANTERING BILDHANTERING ILLUSTRATIONER SIDOMBRYTNING UTMATNING/RIP SERVER FÖRPROVTRYCK CTP FILMFRAMSTÄLLNING PLÅTFRAMSTÄLLNING TRYCKNING 3.1 Generellt produktionsflöde Figur 3:1.Typiskt flöde i grafisk produktion. Den grafiska produktionsprocessen inleds med en idé och resulterar i en färdiglevererad trycksak (se Figur 3:1). Här sker en generell beskrivning av flödet genom produktionskedjan, där diverse problem och svårigheter tas upp. Fokus ligger på de moment som är av betydelse för PDF-hantering i flödet och övriga moment berörs inte på djupet (Johansson, Lundberg och Ryberg, 2001). Idé På idéstadiet diskuteras olika önskemål vad gäller trycksaken. Man ställer sig frågor om vad man vill göra, vad man vill uppnå, och vilken målgrupp man önskar nå. På ett tryckeri kan det här stadiet motsvaras av kunden, där man som tryckeri tar emot de önskemål och de krav som kunden har. Originalframställning I originalframställningen produceras texter, bilder och illustrationer för att sedan sättas samman i ett layoutprogram. När det gäller bildhantering är det viktigt att hantera kulörer rätt för att få 4

INTRODUKTION TILL PDF ett tillfredställande resultat. Genom att stabilisera och kalibrera enheterna i sina system skapar man bättre möjligheter för att nå bra resultat. Att stabilisera innebär att man ser till att alla enheter ger samma resultat hela tiden. När man kalibrerar ställer man in utrustningen mot givna riktvärden (Johansson, Lundberg och Ryberg, 2001). Originalet som framställts måste färgmässigt anpassas till den tryckmetod det ska tryckas i. Med ett kulörhanteringssystem får man bättre kontroll över kulörerna och deras reproduktion genom hela kedjan. Man skapar profiler som kompenserar så att resultatet överensstämmer med originalet oavsett enhet. En gemensam standard för kulörhanteringssystem är International Color Consortium (ICC). I ICC-systemet ingår bl a ICC-profiler som finns för olika enheter som till exempel skärmprofil, skannerprofil och tryckprofil. I program som Adobe Photoshop och Adobe Illustrator finns stöd för kulörhanteringssystem. Med hjälp av ICC-profiler kan man ställa in simulering av de tonförändringar som sker i tryckprocessen (Bourgoin, 2003). Tryckanpassning Med tryckanpassning menas att en bild anpassas för tryckning. Den ska fyrfärgssepareras (se nedan) och även anpassas när det gäller faktorer som färgmängd och punktförstoring. Redan i bildbehandlingen är det viktigt att bilden anpassas för det tänkta ändamålet. Eftersom datorn arbetar i RGB-läge är det viktigt att en digital bild fyrfärgssepareras, vilket innebär att man överför bilden från de tre färger man läst in den aktuella bilden i till de fyra färgerna cyan, magenta, gul och svart (CMYK) som man använder för att trycka den med. Fyrfärgsseparationer kan ske i skannerprogrammet vid inläsningen, vid RIP-ningen eller i ett separat bildbehandlingsprogram. Vissa tryckerier väljer att arbeta med ett RGB-flöde genom hela processen och utföra fyrfärgsseparationen vid RIP-ningen. Detta kan vara användbart för att undvika att filer konverteras flera gånger mellan RGB och CMYK. Faktorer som man bör ta hänsyn till vid separation är papperstyp, tryckprocess och tryckfärg samt raster (Johansson, Lundberg och Ryberg, 2001). När man separerar en bild måste man bland annat ställa in värden för färgmängd, akromatik, gråbalans, punktförstoring och färgstandard. När man ställer in värden för färgmängd justerar man med hur stor andel av varje delfärg som motivet ska tryckas. Beroende på papperstyp och tryckprocess brukar man ligga på mellan 240 och 340 procent maximal färgmängd. Akromatik är en speciell separationsmetod som innebär att man i digitala bilder ersätter lika mängd av kulörfärger med svart. Metoden kallas för Grey Component Replacement (GCR). Syftet är att minska den totala mängden färg utan att förändra kulören. Inställning av gråbalans har att göra med hur kulörfärgerna CMY ska blandas för att ge en neutralt grå ton. Felaktig gråbalans medför kulörstick. Punktförstoring innebär att rasterpunkternas storlek ökar. En bild som inte anpassas för punktförstoringen kommer att bli för mörk i trycket. Den totala punktförstoringen på pappret utgörs av summan av punktförstoringen/förminskningen vid tryckplåtsframställningen, tryckningen och den optiska punktförstoringen. När man ska separera en bild måste man även ta hänsyn till tryckfärgsstandard. Numera finns det en ISO-standard för tryckfärg i arkoffset, ISO 2846-1:1997. Under tryckfärgsstandarder finns det olika valmöjligheter när det gäller papper och tryckmetod. Ett sätt att tillhandahålla separationsvärden är att ta fram ICC-profiler. En korrekt framtagen ICC-profil innehåller inställningar för alla nödvändiga separationsvärden. 5

INTRODUKTION TILL PDF Sidombrytning När texter, illustrationer och bilder är klara monteras allt i ett layout-program. Idag används oftast Adobe Indesign, Quark Xpress eller Adobe Pagemaker. Materialet länkas till layoutprogrammet. Bilder och dokument finns ofta lagrade på en server i ett nätverk. För att minska nätverksbelastningen och skynda på utskriftshanteringen kan man utrusta sin server med ett OPI-program. OPI står för Open Prepress Interface. Till alla högupplösta bilder som sparas på servern skapas automatiskt små lågupplösta kopior med samma filnamn. I layoutprogrammet monteras ofta lågupplösta kopior av bilden i dokumentet. När dokumentet ska skrivas ut skickas utskriften med lågupplösta bilder till servern. Där byts de lågupplösta bilderna ut mot de högupplösta och skickas sedan vidare till RIP-en. I och med att man mer och mer övergår till att arbeta med PDF-filer minskar behovet av OPI-system eftersom PDF-filer är betydligt mindre storleksmässigt. OPI lämpar sig främst för hantering av stora filer. Kontroll av dokument Innan man skapar en PDF-fil är det viktigt att man gör ytterligare kontroller av dokumentet. I Indesign finns det en funktion där man kan packa dokumentet. Det innebär att man samlar ihop alla filer som hör till dokumentet. När man använder den funktionen görs först en så kallad preflight, vilket innebär en kontroll av att dokumentet är korrekt. Man kan använda särskilda preflightprogram som steg för steg kontrollerar dokumentet efter en speciell checklista. Preflightprogram delas upp i två typer. Den ena typen kontrollerar filer från layoutprogram och den andra typen kontrollerar Postscriptfiler. Hur filer kontrolleras avser jag närmare beröra senare. Utmatning Utmatning är ett begrepp som används för olika typer av utskrifter. Det digitala dokumentet måste översättas till ett filformat som kan skrivas ut eller visas på skärm, ett sidbeskrivningsspråk. Postscript från Adobe är ett sidbeskrivningsspråk som länge varit standard för utskrifter. PDF är numera ett allt vanligare filformat för både utskrift och visning på skärm. Formaten beskrivs mer ingående i 3.2 respektive 3.3. Grunden för all utskrifts- och tryckteknik är rastrering. Det innebär att en sida delas upp i små punkter. En tryckpress kan inte trycka kontinuerliga toner utan antingen i färg eller i icke färg. Därför använder man sig av raster i tryck som simulerar en gråskala. Rasterpunkterna räknas fram i en Raster Image Processor (RIP). Förprovtryck Innan plåten tas fram skapas ett förprovtryck. Förprovtrycket är precis som det låter ett prov på hur den färdiga trycksaken kommer att se ut. Det fungerar som en sista korrektionsmöjlighet innan tryckplåten framställs. Förprovtryck framställs i speciella system, idag är det vanligast med digitala förprovtryck. Ett sådant kan framställas med färgskrivare av mycket hög kvalitet. För att få god kontroll på bildkvaliteten och kulörerna kan man även här lägga på någon slags profil, vanligtvis en modifierad ICC-profil som kan vara olika för olika papperstyper. För att tryckeriet ska kunna efterlikna förprovtrycket är det mycket viktigt att det är väl anpassat efter tryckeriets förutsättningar. 6

INTRODUKTION TILL PDF Plåt och tryckning /CTP När förprovtrycket är godkänt ska film och plåt framställas. Grafisk film framställs i en sättare. Med hjälp av den grafiska filmen framställs sedan tryckplåt. Idag är det allt vanligare att man har en så kallad Computer to plate-utrustning (CTP). Det digitala originalet exponeras då direkt på plåten i en speciell plåtsättare och man slipper på så sätt filmförfarandet. 3.2 Postscript Innan PDF-formatet introducerades använde tryckerier Postscript som indataformat till sin RIP. När en fil är klar för utskrift skapas en Postscriptfil som sedan skickas till en RIP. Postscript är precis som PDF ett sidbeskrivningsspråk. Det utvecklades av Adobe i mitten av 1980-talet. Postscript har varit defacto standard för nästan all utskriftshantering inom den grafiska industrin, från skrivare till plåtsättare. Postscripts styrka har varit dess plattformsoberoende, vilket innebär att samma Postscript-fil kan skrivas ut på olika utskiftsenheter med olika upplösning (Mirell, Svensson, 2000). För att skapa en Postscriptfil kan man använda sig av Postscriptbaserade program som exempelvis Indesign och Quark Xpress. Programmen översätter själva filen till Postscript i samband med utskriften. Innan man skriver ut måste man välja en skrivardrivrutin och sedan en Postscript Printer Description (PPD). PPD:n lägger till information vid utskrift så att Postscriptfilen anpassas efter den utskriftsenhet som används (Johansson, Lundberg och Ryberg, 2001). RIPen, som fungerar som en slags kompilator, tar emot Postscriptfilen och tolkar koden för att sedan skapa en bitmappsbild (Mirell, Svensson, 2000). RIP-en är ofta en separat komponent, antingen hårdvara eller mjukvara, som arbetar mot en specifik dator (Padova, 2005). Postscript finns i tre olika nivåer. Det grundläggande formatet i Postscript är Nivå 1, ett ganska enkelt sidbeskrivningsspråk som inte stödjer kulörhantering. De två senare, Nivå 2 och 3 är mera utvecklade för tryck. Nivå 2 stödjer exempelvis bilder i RGB och CMYK och kan hantera komprimering av bilddata. I Postscript 3 har man bland annat fokuserat på optimering av RIPningen av Postscriptfiler (Tidningsutgivarna, 2004). Det stora problemet med Postscriptbaserade arbetsflöden har varit kommunikationsproblemen. Främst har detta gällt bristen i förståelse mellan den som skapat filen och tryckeriet. Det senare har misslyckats med att kommunicera sina krav på utkörning till kunden medan denna i allmänhet inte kommunicerat sina förväntningar med tryckeri och prepressföretag. Postscripts felmeddelanden varierar från att vara otydliga till att vara helt omöjliga att tolka (Camps). Ett annat problem med Postscript är alla olika dialekter. Om man exempelvis har en Quark Xpress-fil och importerar en Illustrator EPS-fil med en Macromedia EPS-fil, så har man tre olika typer av Postscript, vilka alla kodas på olika sätt. Detta gör att Postscript kräver att hela koden måste tolkas innan en bitmappsbild skapas vilket tar tid (Padova, 2005). 3.3 PDF PDF, som står för Portable Document Format, lanserades 1993 av Adobe. PDF-filer används för flera ändamål, bl a för grafisk produktion, korrekturhantering och digital publicering. Ett av de största användningsområdena är möjligheten att skicka mer eller mindre färdiga original till tryckerier. 7

INTRODUKTION TILL PDF Runt filformatet PDF finns en hel programfamilj från Adobe. Av dessa kan nämnas Adobe Acrobat som används för redigering och korrekturhantering av PDF-filer och Acrobat Distiller som används för att skapa PDF-filer. PDF-formatet är närbesläktat med Postscript men är bättre standardiserat. Där man i Postscript kan beskriva en och samma sida på flera olika sätt kan samma sida i PDF bara beskrivas på ett sätt. En annan skillnad är att i Postscript är alla sidor i dokumentet beroende av varandra medan sidorna i en PDF-fil är oberoende av varandra. PDF är, till skillnad från Postscript, ett minnessnålt format (Johansson, Lundberg och Ryberg, 2001). PDF-filen har strukturen av en databas som eliminerar redundans. PDF konverterar alla olika dialekter i Postscript till en enda dialekt, vilket gör den mycket effektiv (Padova, 2005). Det finns olika sätt att skapa PDF-filer på. PDF-filer för grafisk produktion kan skapas från en Postscriptfil i Acrobat Distiller. I layoutprogrammet skapar man en Postscriptfil som sedan öppnas i programmet Acrobat Distiller, där den konverteras till en PDF-fil. Ett annat alternativ är att direkt i layoutprogrammet exportera filen till en PDF-fil. Även här skapas en Postscriptfil men detta syns inte för användaren. I Acrobat 7 kan man även skapa en PDF-fil direkt i programmet (Padova, 2005). Vissa företag anser att det lättare kan uppstå problem om man direkt exporterar till en PDF-fil (Lindström, 2005). Vid konvertering från Postscript till PDF tolkas de olika Postscriptdialekterna på ett standardiserat sätt. Informationen struktureras sida för sida, där all överflödig och onödig Postscriptkod rensas bort. Det som återstår är för RIP-en att rastrera PDF-filen till en bitmappsbild (Mirell, Svensson, 2000). PDF-versioner I tidiga versioner av PDF (PDF 1.0, PDF 1.1 och PDF 1.2) saknas väsentlig information för att användas i grafisk produktion. Därför användes PDF-formatet inom den grafiska branschen bara för informationsutbyte och granskning. Sedan dess har stora förbättringar skett. I skrivande stund är PDF 1.6 och Acrobat 7 de senaste versionerna. Versionerna är skapade så att en PDFfil skapad i Acrobat 7 kallas PDF 1.6 ty 1+6=7. På motsvarande sätt har en PDF-fil skapad i Acrobat 6 versionen 1.5. PDF/x, som står för PDF Exchange är en ISO-standard som reglerar vad som får ingå i en PDFfil avsedd för tryckproduktion. Ghent PDF Workgroup, som administrerar mycket av arbetet med PDF/x, har tagit fram regler och anvisningar för hur PDF/x-kompatibla dokument skapas och hanteras (Lindström, 2005). Standarden togs fram just för att definiera hur en PDF-fil ska vara skapad för att säkert vara tryckbar. I och med Acrobat 6 finns möjlighet att skapa PDF/xdokument. Ursprungligen föreslog man tre möjliga varianter, kallade PDF/x-1, 2 och 3. PDF/ x-1 och PDF/x-3 har tagits i bruk. För en kort sammanfattning av de två versionerna kan man säga att PDF/x-1 förutsätter att bilder är i CMYK-läge medan PDF/x-3 accepterar bilder som RGB om det finns en ICC-profil som beskriver vari denna RGB består. För både PDF/x-1 och PDF/x-3 ska teckensnitt vara inkluderade (Dättermark m.fl., 2004). Enligt Lindström (2005) kännetecknar PDF/x en perfekt, tryckbar PDF-fil. Allt fler grafiska företag börjar kräva in PDFfiler enligt PDF/x-standard. Dock förutsätter detta att kunderna vet vad PDF/x är och hur den används. PDF-flöde När man talar om PDF-flöde syftar man ofta till processen från det att PDF-filen skapas till dess att en tryckfärdig plåt är klar (se Figur 3:2). Poängen med ett sådant arbetsflöde är att man 8

INTRODUKTION TILL PDF Figur 3:2. Exempel på PDF-flöde. kan transportera PDF-data från en process till nästa utan en mänsklig mellanhand. Man kan koppla ihop så kallade hot folders vilket innebär att när man lägger en fil i en mapp genereras automatiskt den önskade filen. När filen är skapad hamnar den i en ny mapp där också nästa process påbörjas automatiskt. Flera flödessystem har utvecklats, exempelvis AGFA:s Apogee och Heidelbergs Prinect Printready (Zipper, 2003). Ett första steg är att PDF-filen genereras vilket sker med Acrobat Distiller. För specifika arbeten finns ofta specifika krav på hur PDF-filen ska genereras. Därför är arbetet knutet till en viss profil. När väl PDF-filen skapats körs en preflight, en kontroll av filen. Man kan givetvis titta på filen på skärmen för att se att den ser korrekt ut. Det finns dock parametrar som inte syns som måste kontrolleras. Också här görs noggranna inställningar på vad som ska undersökas i filen. Man kan exempelvis kontrollera att färger är separerade, att teckensnitt är inbakade och att bilder har korrekt upplösning. Ett vanligt preflightverktyg, som är en plug-in till Acrobat, är Enfocus Pitstop (Pitstop) men det finns många andra. I Pitstop kan filen modifieras. Så gott som allt i PDF-filen är ändringsbart. Därefter görs en uppdatering av filen. Färgkorrigeringar och svällning hanteras (http://www.enfocus.com/products/overview.php?nr=2). Om PDF-filen godkänns i preflighten görs den redo för utskjutning. Utskjutning av PDF-filer går snabbare än Postscript eftersom PDF-filerna är mindre. Innan PDF-filen är redo att matas ut på film eller plåt måste den separeras. Detta kan exempelvis ske i RIP-en. 9

INTRODUKTION TILL PDF PDF LÄMNAS FRÅN KUND TILLBAKA TILL KUND FÖR KORRIGERING PITSTOPKLIENT KONTROLLERAR FILEN FEL GENERERAS PDF KLAR FÖR RIP-NING PERSONALEN KORRIGERAR FELEN Figur 3:3. Förenklad beskrivning av PDF-flöde med Pitstopklienter. I ett mindre automatiserat PDF-flöde gör man manuella kontroller av filerna, exempelvis med hjälp av Pitstopklienter (se Figur 3.3). Man flyttar själv över filerna från folder till folder. Här krävs betydligt större insats av den som hanterar filerna. PDF LÄMNAS FRÅN KUND PITSTOPSERVER KONTROLLERAR FILEN FEL KORRIGERAS AUTOMATISKT PDF KLAR FÖR RIP-NING Figur 3:4. Förenklad beskrivning av PDF-flöde med Pitstopserver. Ett något mer automatiserat PDF-flöde bygger på att man har en Pitstopserver (se Figur 3.4). En Pitstopserver är mycket användbar för att hantera stora volymer av PDF-filer för automatisk korrigering. Den bygger på hot-folders med förinställda justerings- eller kontrollåtgärder. 3.4 JDF När man idag talar om PDF-flöde dyker ofta begreppet JDF upp. JDF, som står för Job Definition Format, är ett system för alla system, från administration till distribution. JDF överför data på ett bestämt sätt. Det togs fram av Adobe, Agfa, Heidelberg och Man Roland. I bakgrunden finns The International Cooperation for the Integration of Processes in the Prepress, Press and Postpress Organization (CIP4), en internationell organisation vars syfte är att standardisera dataformat för tryckning. All information läggs in i en fil som sedan följer arbetet genom hela tryckeriet. Fördelen med JDF är att minska administrationen och ge ett mera digitaliserat flöde. Alla medverkande i den grafiska kedjan lämnar och får sin information via JDF. Arbetet med JDF bygger på elektroniska arbetssedlar i form av Portable Job Ticket Format (PJTF) som är en del av PDF-formatet. Systemet är egentligen inte tänkt att vara synligt för den vanlige användaren. Det är mer ett transportmedel för olika typer av information mellan aktörer i ett arbetsflöde, både människor och maskiner. JDF använder XML (extensible Markup Language) som bärare av informationen. I ett JDF-flöde finns det två typer av information, dels den övergripande strukturen avseende vilka processer och resurser som finns i arbetsflödet, dels en informationsbärare, Job Messaging Format (JMF) som transporterar alla små meddelanden mellan människor och maskiner (Lindström, 2003). Automatisk rapportering från maskiner inom prepress och tryck existerar redan i stor utsträckning. Det gäller bara för ett JDF-baserat system att samla ihop den här informationen på ett systematiskt sätt. 10

NULÄGESANALYS 4. NULÄGESANALYS 4.1 Produktionsflöde på Nockeby tryckeri Produktionsflödet på Nockeby tryckeri (se Figur 4:1) liknar det som beskrivs i föregående kapitel. Materialet från kunden kan lämnas på flera olika sätt, via FTP, via mejl eller postledes. Materialet tas även emot via NockebyOnline som är ett webbaserat system. På Nockeby tryckeri arbetar man med ordersystemet Filemaker Pro, där alla uppgifter om en order läggs upp efter ordernummer. Arbetet får ett ordernummer och en ordersedel följer detta hela vägen genom processen. IDÉ TEXTHANTERING BILDHANTERING SIDOMBRYTNING UTMATNING/RIP LAGRING FÖRPROVTRYCK FILMFRAMSTÄLLNING PLÅTFRAMSTÄLLNING TRYCKNING EFTERBEHANDLING Figur 4:1. Produktionsflöde på Nockeby tryckeri. Man tar emot såväl färdigt material, som exempelvis kan vara en klar PDF-fil eller ett öppet dokument, som material som inte är färdigt och som man då gör klart på prepressavdelningen. Som tidigare nämnts arbetar man dels med blanketter, dels med reklam- och informationstryck. I reklam- och informationstryck är det ofta fråga om engångstryck. Mer än 50% av originalarbetet kommer från kunden vilket innebär att mindre än 50% görs på Nockeby tryckeri. Materialet som kommer in kan vara allt ifrån klara PDF-filer till öppna dokument, skapade i Indesign eller Quark Xpress. Den bildhantering man har på Nockeby tryckeri är inskanning av bilder eller retuschering av det som lämnats från kunden. När sättningen är klar skapas en PDF-fil. För korrektur till kunden skapas ofta en lågupplöst PDF-fil som mejlas. Idag anser man att det skickas lite för mycket PDF-korrektur. Vid sådan korrekturhantering frånsäger sig Nockeby tryckeri allt ansvar vad gäller färghantering eftersom man inte vet hur kundens skärm är kalibrerad. När det gäller reklam- och informationstryck 11

NULÄGESANALYS skickas förprovtryck på cirka 20% av allt arbete. Till förprovtryck används en Canon W2200. Det finns ingen anpassad profil för provtryckskrivaren vilket gör att färgerna inte blir exakt återgivna. Nockeby tryckeri har inga egna ICC-profiler. I offset är det största formatet som kan tryckas 50 70 cm vilket gör att en del av arbetena, när det är fråga om bilder i fyrfärg, läggs ut på underleverantörer. När det gäller bildbehandling arbetar man med de profiler som finns inbyggda i Photoshop. Här ställer man exempelvis in värden för färgmängd och gråbalans. Beträffande säkerställning av tryckkvalitet är det främst två av tryckpressarna man behöver kalibrera, dels 8-färgsrotationspressen, dels 5-färgsarkoffsetpressen. I rotationspressen utfördes en kalibrering för cirka fem år sedan, då man bland annat gjorde inställningar för underfärgsborttagning och kompensation för punktförstoring. I arkpressen har man inte haft lika många problem med punktförstoring. Om man exempelvis haft 40% punktförstoring i rotationspressen har man haft 10% i arkpressen. Eftersom man trycker fyrfärgsbilder i dessa två pressar är det främst här man behöver kalibrera. Som tidigare nämnts planerar man att under år 2005 att skaffa en CTP-utrustning. Detta kommer givetvis att innebära att produktionsflödet effektiviseras i hög grad och att man får ett mer digitalt flöde. Den RIP man har idag är relativt gammal, vilket innebär och har inneburit en del problem gällande tolkning av PDF-filer. 4.2 PDF-flöde och PDF-hantering på Nockeby tryckeri På Nockeby tryckeri sköts det mesta av PDF-hanteringen manuellt, det vill säga det finns inget system för automatiskt skapande av filer enligt förutbestämda regler. Jag har tittat närmare på hantering av PDF-filer i ett antal led i processen som beskrivs nedan. PDF-filer skapas Mycket av materialet som kommer in till tryckeriet är inte helt färdigt. Man tar emot en hel del öppna dokument, till exempel dokument från Word, Indesign, Quark Xpress m.fl. Det första som sker är diverse kontroller av dokumentet som att teckensnitt finns med och att bilderna har korrekt upplösning. Vanligen uppstår inga problem i teckensnittshanteringen. När dokumentet är klart skapas en PDF. Idag görs ingen preflight innan PDF-filen skapas, något som man anser att man kanske borde göra men som inte blir av. Vanligtvis exporterar man till PDF från Indesign. Om det av någon anledning inte fungerar skapar man först en Postscriptfil och sedan en PDF med hjälp av Acrobat Distiller. Oavsett vilket sätt man skapar en PDF-fil på använder man en färdig profil för tryck med högsta upplösning, där man ser till att skärmärken och utfall finns med. Om PDF-filen blir alltför tung storleksmässigt skapar man även en lågupplöst version av den högupplösta i Pitstop. Lagring, sökning och arkivering av filer I dagsläget har man på Nockeby tryckeri inga generella rutiner för lagring och sökning av filer. Alla sparar filerna på sitt sätt, vilket kan leda till problem när andra ska söka (se Figur 4:2). Vanligtvis sparas filer med ordernummer, men det händer att filerna även sparas med kundnamn. 12

NULÄGESANALYS PREPRESS ORDER TRE FÖRSTA SIFFROR I ORDER-NR ORDER-NR[KUNDNAMN] TRE FÖRSTA SIFFROR I ORDER-NR ORDER-NR KUNDNAMN Figur 4:2. Bild över dagens lagringssystem. Ett annat problem man har är att filer sparas på egen hårddisk istället för på servrar vilket kan få förödande konsekvenser om datorerna havererar. Även detta problem bör kunna minimeras på ett rationellt sätt genom klara rutiner. Frågor som bör diskuteras är huruvida man ska spara både originalfiler och PDF-filer samt hur detta kan göras på bästa sätt. Ska bilder sparas lågeller högupplösta? När det gäller fel i PDF-filer har man vid några enstaka tillfällen fått tacka nej till uppdrag på grund av att man inte har fått ut en PDF-fil. Totalt är det fel på cirka 20% av de PDF-filer som lämnas in. Användning av PDF-filer i korrekturflödet När prepresspersonalen ska skicka filer som korrektur till kunden sänds de via projektledarna. Dessa får en lågupplöst PDF-fil av prepressavdelningen. Filen skickas sedan som korrektur till kunden. På liknande sätt hanterar projektledaren PDF-filen när den kommer tillbaka. Projektledaren kontrollerar filen genom att ta upp den på skärmen och skickar den sedan vidare till prepress. De ändringar som kunden vill ha utförda skriver hon eller han ner i ett mejl. Vissa kunder skickar med ändringarna som kommentarer i själva filen. På så sätt har projektledarna inte så mycket att göra med själva kontrollen av PDF-filen i korrekturflödet. Efter att ha diskuterat hanteringen med en av projektledarna framgår det att det ur deras synvinkel inte finns några större problem i det här ledet. Det som enligt produktionschefen däremot kan medföra problem är hanteringen av flera olika PDF-filer för korrektur. Som exempel kan nämnas när en kund vill ha ett korrektur utan skäroch passmärken. Prepressavdelningen skapar då två olika PDF-filer, en för kunden och en för tryckningen. När kunden har godkänt och skickat tillbaka filen har det hänt att PDF-filen utan skärmärken gått till tryck eftersom man har olika versioner. Här måste man skapa någon rutin för vilka versioner som lagras var. Ytterligare ett exempel som gavs var de problem som kan uppstå när kunden själv kan korrigera filen som kommer från tryckeriet som korrektur. Det som kan hända är att kunden inte meddelar tryckeriet om de ändringar som hon/han har gjort vilket åter kan resultera i att fel PDF-fil går till tryck. Även här bör man finna en rutin för hur man ska hantera flödet. Kontroll av kunders PDF-filer När man på prepressavdelningen får en PDF-fil från kunden kontrollerar man filen genom att granska den på skärmen för att se att den ser bra ut. Med hjälp av en Pitstopklient kontrollerar 13

NULÄGESANALYS man att filen är separerad för tryck samt att bilderna har korrekt upplösning. Utöver Pitstop använder man ytterligare en plug-in till Acrobat som heter Quite-a-box-of-tricks. Om arbetet ska tryckas i offset skrivs filen sedan ut. Om den ska tryckas med digitaltryck skickas den vidare till digitaltryck utan utskrift. Man har ingen reprospecifikation och inga krav på hur kunder ska skapa sina PDF-filer. Problem med PDF-filer Vanliga problem med PDF-filer som lämnas till tryckeriet är att teckensnitt inte finns inbakade eller att det är fel färgrymd, det vill säga RGB istället för CMYK. Dessutom är det vanligt att kunden inte tagit hänsyn till utfall och skärmärken. När det är fråga om enkla problem löser man dem ofta på tryckeriet men ibland ber man kunden korrigera. När det gäller tryckeriets hantering har man haft en del problem med PDF-filer. Ett problem som man har haft när det gäller Acrobat 5 är att efter ändringar i en PDF-fil har man inte kunnat spara om filen i samma program. Alternativen Spara och Spara som... har inte längre varit tillgängliga. Ett annat problem har varit att man inte kunnat skriva ut korrekta filer där man använt skuggor i Indesign. RIP-en har inte kunnat hantera PDF-filen korrekt. Man har inte något systematiskt sätt att lösa problemen på utan man prövar sig fram. 14

PDF-FLÖDE OCH PDF-HANTERING HOS ANDRA GRAFISKA FÖRETAG 5. PDF-FLÖDE OCH PDF-HANTERING HOS ANDRA GRAFISKA FÖRETAG 5.1 Intervjuer Efter att ha kartlagt PDF-flödet och PDF-hanteringen på Nockeby tryckeri var det dags att undersöka hur andra grafiska företag hanterar sina PDF-filer i produktionen. Genom Hans Johansson, utbildningsansvarig på Grafiska Företagens Förbund (GFF), fick jag förslag på tio grafiska företag av vilka största andelen utgjordes av arkoffsettryckerier. Den första kontakten med företagen togs via mejl, där jag gav en kort beskrivning av examensarbetet. Därefter besöktes företagen och intervjuer av prepressansvariga utfördes. Av de tio företag som kontaktades svarade sju stycken. De företag som inte hade tid att ta emot mig fick intervjufrågorna mejlade och på så sätt kunde även deras åsikter fångas upp. Syftet med dessa intervjuer var att få en mera generell bild av hur hanteringen ser ut och vilka problem som kan förekomma samt att se om andra tryckerier arbetar på liknande sätt som Nockeby tryckeri. Inför intervjuerna sammanställdes 44 frågor (se Bilaga). Frågorna formulerades efter det att kartläggningen gjorts på Nockeby tryckeri för att ta reda på vilka frågor som skulle vara relevanta. Som tidigare nämnts utformades frågorna för att ge svar av kvalitativ karaktär. På så sätt skulle problemen bättre kunna fångas upp eftersom det inte finns klara beskrivningar av vilka problem som förekommer i hanteringen av PDF-filer. 5.2 Sammanfattning av intervjuer Av de företag som intervjuades utgjordes den största delen av arkoffsettryckerier med egen prepress. Ett mindre antal var reklambyråer. I Figur 5:1 visas hur stor andel av företagen som var små (mindre än tio anställda), medelstora (10-40 anställda) och stora (över 40 anställda). Samtliga som intervjuades är ansvariga för företagens prepress. Prepressavdelningarnas storlek varierade också. På byråernas prepress arbetar betydligt färre än på tryckeriernas. Företagen producerar allt från visitkort och broschyrer till magasin, kundtidningar och hårdböcker. På de tryckerier som intervjuades arbetar alla med CTP-utrustning, många sedan flera år tillbaka. Generellt kan konstateras att hanteringen av PDF-filer inte skiljer sig så mycket åt på de företag där intervjuer gjordes. Småföretag Storföretag Medelstora företag Figur 5:1. Storleksfördelning på de företag som besöktes. 15

PDF-FLÖDE OCH PDF-HANTERING HOS ANDRA GRAFISKA FÖRETAG Programvaror När det gäller programvaror arbetar de flesta med Acrobat 6. Något enstaka företag har implementerat Acrobat 7 utan att uppleva någon större skillnad. I övrigt arbetar man på alla företag med senaste versioner av program och man uppdaterar sig så snart nya versioner finns att tillgå. Kunskapsmässigt uppdaterar man sig genom att läsa och testa nya versioner av program. Generellt finns det normalt sett inte tid till att grundligt sätta sig in i nya versioner utan man installerar och prövar sig sedan fram. Självklart skiljer sig intresset för detta från företag till företag. Kommunikation När det gäller kommunikationen mellan företag och kund är det viktigt att kunderna lämnar in sitt material på ett korrekt sätt. Det råder stor spridning på kundernas kunskaper i alla företag. Filer som lämnas till ett tryckeri från byråer är ofta korrekta, medan de som lämnas från enskilda personer tenderar att vara felaktiga. Många av företagen har på sina hemsidor rekommendationer och reprospecifikation för hur man önskar få in materialet. Dock följs sällan dessa rekommendationer utan man får in en hel del filer med diverse felaktigheter. För att få korrekt skapade PDF-filer har många av tryckerierna även lagt ut inställningsfiler för Acrobat Distiller på respektive hemsida. Materialet När materialet väl når ett företag är det vanligast att det lämnats via FTP. På samtliga företag tar man emot alla slags filer. När det gäller vilka filer man föredrar varierar det från företag till företag. Vissa vill helst ha tryckfärdiga PDF-filer medan andra föredrar öppna Quark Xpresseller Indesignfiler. För dem som helst tar emot öppna dokument är anledningen härtill att kunderna inte klarar av att skapa tryckfärdiga PDF-filer och att det blir mera arbete att justera PDF-filerna än att själva skapa dem. Hos ett av de mindre tryckerierna är så många som 50% av de PDF-filer som lämnas från kunder felaktiga. Parametrar som kontrolleras i en fil Teckensnitt ska vara inbakade. Hänsyn till utfall bör tas. Bilder ska vara färgseparerade. Bildens upplösning får inte vara för låg. Den totala färgmängdens storlek ska vara korrekt. Figur 5:2. Sammanställning av vad som kontrolleras i en fil. Kontroll av kunders öppna filer och PDF-filer Öppna dokument som lämnas från kunder kontrolleras på så sätt att man ser till att teckensnitt finns med och att bilder har korrekt upplösning (se Figur 5:2). Man kontrollerar att allt är placerat på rätt plats i dokumentet. När sedan PDF-filen skapas skiljer sig hanteringen från företag till företag. Många av företagen arbetar med flöden där man har hot folders som skapar PDF-filer automatiskt medan ett färre antal företag skapar PDF-filer helt manuellt. Få av företagen skapar PDF-filer från program. Alla företag som intervjuades har tagit fram egna inställningsfiler för Acrobat Distiller. När det gäller kontroll av kunders PDF-filer arbetar samtliga företag med diverse program som kontrollerar filer. Vanligast är att man har Pitstopklienter som kontrollerar filen. Vissa 16

PDF-FLÖDE OCH PDF-HANTERING HOS ANDRA GRAFISKA FÖRETAG företag har även en Pitstopserver. Det vanligaste som kontrolleras med hjälp av Pitstop är att teckensnitt är inbakade, att bilderna har korrekt upplösning samt att färgerna är separerade. En del företag kontrollerar att den totala färgmängden inte är för hög. Om det är fel i en PDF-fil kontaktar vissa företag kunden direkt utan att själva ändra medan andra gör ändringar utan att informera. Här råder vissa olikheter. Beroende på hur mycket tid man har agerar man på olika sätt. Somliga mindre tryckerier ringer helst kunden och guidar henne eller honom tillrätta för att minska felen inför nästa tillfälle. Antal företag 10 5 Teckensnitt saknas Missade utfall Lågupplösta bilder Fel färgrymd Layoutmissar Problem Figur 5:3. Sammanställning över vanliga fel i PDF-filer. Problem och problemlösning Problemen med PDF-filer skiljer sig inte så mycket åt mellan de företag som intervjuades (se Figur 5:3). Bland de vanligaste felen nämns att teckensnitt inte är inbakade och att utfall saknas. De flesta av företagen arbetar med CMYK-flöde. Här är ett vanligt fel att bilderna inte är separerade. När det gäller teckensnittshantering har man generellt inga större problem med detta i PDFhanteringen. Det vanligaste felet är som nämnts att teckensnitten inte finns inbakade, vilket man åtgärdar genom att kontakta kunden och be henne eller honom att skicka en ny fil. Tryckanpassning Av de tryckerier som tillfrågades arbetar samtliga med ICC-profiler. Majoriteten arbetar i huvudsak med två olika profiler, en för bestruket och en för obestruket papper. Även de byråer som tillfrågades arbetar med ICC-profiler från de tryckerier som de arbetar med. Ett av företagen håller även på att arbeta fram profiler för medelbestruket papper. Ett annat företag kan ta fram profiler för speciella papperssorter. Med hjälp av ICC-profilerna har företagen god kontroll på värden för exempelvis punktförstoring och gråbalans. ICC-profilerna läggs dock på i olika led för olika företag. Hos vissa företag läggs profilen på i Photoshop medan andra lägger på sina profiler i separationen. Lagring, sökning och arkivering av filer När det gäller lagring och arkivering av arbeten sparar samtliga tryckerier allt material, både öppna dokument och PDF-filer. På byråerna sparar man alltid öppna dokument men sällan PDFfiler. På samtliga ställen finns backup servrar och olika typer av band för lagring. Vissa företag använder sig av DVD-skivor för lagring. Inga företag har någon tidsbegränsning för hur länge 17

PDF-FLÖDE OCH PDF-HANTERING HOS ANDRA GRAFISKA FÖRETAG filerna sparas. Flera av de tillfrågade anser att det vore lämpligt att, för återkommande arbeten, bara behöva behålla PDF-filerna för att spara på lagringsutrymmet och få en bättre ordning. Användning av PDF-filer i korrekturflödet Samtliga företag använder sig av PDF-filer i korrekturflödet. Det vanligaste är att lågupplösta PDF-filer skickas via mejl som korrektur. I vissa fall, främst för byråernas del, skickas även högupplösta PDF-filer som skärmkorrektur. När det gäller förprovtryck finns en bred variation på hur stor del av arbetena som skickas som korrektur till kunden som utskrivna förprovtryck. Ofta beror det på vad kunden har för önskemål. På alla de företag som undersöktes har man en god kontroll på färgöverensstämmelse mellan förprovtryck och tryck i och med att man använder modifierade ICC-profiler även på utskriftsenheterna till förprovtrycken. Ofta kan man även välja mellan bestruket och obestruket papper. 5.3 Slutsatser av intervjuerna Intervjuer genomfördes på sju grafiska företag. Många tryckerier arbetar på liknande sätt som Nockeby tryckeri. Dock har alla tryckerier som granskades CTP-utrustning, vilket skiljer dem från Nockeby tryckeri. De företag där mycket av PDF-hanteringen sker automatiskt har en mycket god kontroll på filerna. Man lägger en klar arbetsfil i en mapp och får tillbaka en tryckfärdig PDF-fil som är kontrollerad och godkänd. Det krävs givetvis resurser i form av arbete och pengar för att bygga upp ett sådant flödessystem men när det väl finns sparar man mycket tid. Företag som inte arbetar med något flödessystem måste följa filerna genom hela kedjan och se till att det som slutligen hamnar i RIP-en är en tryckfärdig PDF-fil. Det är som sagt en kostnadsfråga om man ska skaffa ett PDF-flödes-system. Många av de mindre företagen ser inte så mycket problem med att arbeta mera manuellt utan tycker att det fungerar smidigt. Ofta sitter man då närmare varandra rent fysiskt och kan på så sätt upprätthålla en god kommunikation jämfört med stora företag där prepressen är mera utspridd. Kommunikationen mellan företag och kund kan bli bättre på flera företag. De stora problemen med PDF-filer är att många av kunderna inte är kompetenta att leverera tryckfärdiga PDF-filer. Många av företagen har reprospecifikationer fullt tillgängliga för kunderna. Ändå är det många fel i de PDF-filer som lämnas till företagen. Om kunderna lär sig att leverera korrekta filer sparas mycket tid och pengar för båda parter. Eftersom många företag tar emot filer oavsett hur de är skapade ger det signaler till kunderna att det är möjligt att skicka vilka filer som helst. Det finns enkla åtgärder för att minska och undvika fel. Om kunden skickar öppna dokument såsom filer skapade i Indesign eller Quark Xpress, som är de vanligaste layoutprogrammen, och företaget alltid kräver att kunden packar en fil undviker man problem med bland annat teckensnitt. Det finns goda möjligheter att packa filer i båda programmen. Många företag har även färdiga inställningsfiler till Acrobat Distiller på sin hemsida. Om man kräver att kunden använder sig av dem undviker man att teckensnitt inte finns inbakade i PDFfilen. Det är fråga om relativt enkla förändringar som ändå i längden bör ge kunden bättre förståelse för filhanteringen. En av dem som intervjuades ansåg att om man idag tar betalt för själva arbetet med att skapa PDF-filer kommer man i framtiden troligen att ta betalt för att göra ändringar i PDF-filer. Ifall utvecklingen går åt det hållet är det bättre att man redan nu lär ut till kunderna hur man vill att PDF-filerna ska se ut. Det är klokare att vara övertydlig än att räkna med att kunden troligtvis förstår vad man menar. 18