1. ACROBAT DISTILLER. A. Acrobat Distiller

Transkript

1 1. ACROBAT DISTILLER A. Acrobat Distiller Acrobat Distiller är ett fristående program som installeras tillsammans med övriga delar i Adobe Acrobat programpaket. Du kan starta programmet genom att använda Windows Start-meny, men det går också att starta Distiller från Acrobat. Gör så här: 1 Öppna Avancerat-menyn och välj Acrobat Distiller (Advanced, Acrobat Distiller). En startbild visas medan programmet laddas. Acrobat Distiller är hjärtat i programpaketet Acrobat det är här som dokumentfiler konverteras till PDF-format. Konverteringen sker i två steg: först skrivs dokumentet ut som en PostScript-fil (Distiller uppträder som skrivare) och i nästa steg konverteras PostScript-filen till PDF-format. I de fall det redan finns en PostScript-fil (utskriftsfil) används denna som underlag för konverteringen till PDF-format. I det här kapitlet ska vi titta på en del av de möjligheter som erbjuds för att styra hur konverteringen till PDFformat sker. Övning 1 Starta Acrobat Distiller Starta Acrobat Distiller från Acrobat. Stäng Acrobat, men låt Distiller vara öppet till nästa övning. 1

2 B. Programfönstret Programfönstret i Acrobat Distiller ser mer ut som en dialogruta än ett program. Standardinställningar Aktuell filinformation Förlopp När du startar Distiller ser du tre menyer, listrutan Standardinställningar: (Default Settings:) som visar den inställningsfil som används för närvarande, rutan Aktuell filinformation (Current File Information) som visar information om den fil som bearbetas och rutan Förlopp (Progress) som visar bearbetningens status och loggfil. 2

3 C. Inställningar Du kan själv välja hur Distiller ska fungera under konverteringsprocessen från PostScript till PDF. Gör så här: 1 Öppna Arkiv-menyn och välj Inställningar... (File, Preferences...). Då visas dialogrutan Acrobat Distiller-inställningar (Preferences - Acrobat Distiller): 2 2 Rutan Varningar vid start (Startup Alerts). Markera kryssrutan Varna när bevakade mappar är otillgängliga (Notify when Watched Folders are unavailable) om du vill få ett meddelande när en bevakad mapp blir otillgänglig. Markera kryssrutan Meddela när mappen TEMP i Windows nästan är full (Notify when Windows TEMP folder is nearly full) om du vill få en varning om utrymmet på den hårddisk som Distiller installerats på har mindre än 1 MB ledigt utrymme. Rutan Utvärdesalternativ (Output Options). Här kan du markera Fråga efter PDF-filens destination (Ask for PDF file destination) för att få möjlighet att vid varje konvertering bestämma den blivande PDF-filens namn och plats. Rutan Loggfiler (Log Files). Markerar du Ta bort loggfiler för avklarade jobb (Delete Log Files for successful jobs) sparas bara loggfilen som Distiller alltid skapar vid en konvertering om det har uppstått något fel vid konverteringen. Klicka på OK för att aktivera de nya inställningarna och stänga dialogrutan. 3

4 D. Använda fördefinierade inställningsfiler Obs! Acrobat Distiller behåller dina senast valda inställningar. Det är viktigt att du kommer ihåg att kontrollera inställningarna i Distiller med jämna mellanrum eftersom inställningarna inte återställs automatiskt. Om du tillfälligt vill välja alternativet Minsta filstorlek (Smallest File Size) måste du alltså komma ihåg att därefter åter välja en annan inställningsfil. När du skapar ett PDF-dokument för ett bestämt ändamål kan du använda en av de fördefinierade inställningsfilerna som finns i Distiller för att konvertera filen. Öppnar du listrutan Standardinställningar: (Default Settings:) i Acrobat Distillers programfönster, ser du de olika fördefinierade inställningar som du kan välja mellan. Du väljer önskad fil i listan och stänger Distiller om det är den filen som ska användas. Följande inställningsfiler finns med vid en installation: Tryckningskvalitet (Press Quality) använder du för att skapa PDF-filer för tryck med hög kvalitet. Läs mer om det här alternativet längre fram. Minsta filstorlek (Smallest File Size) skapar i stället PDF-dokument med lägsta möjliga bildupplösning och utan inkludering av teckensnitt. Alternativet är lämpligt för PDF-filer som ska publiceras elektroniskt, till exempel på webben. Läs mer om det här alternativet längre fram. Alternativet Standard är det alternativ som används om du inte anger annat. Det är lämpligt då du skapar PDF-filer som ska skrivas ut på vanliga skrivare eller digitala kopieringsmaskiner. Läs mer om det här alternativet längre fram. Alternativet Hög kvalitet (High Quality) som du använder för att skapa högkvalitativa utdatafiler som är kompatibla med Adobe Acrobat/Reader 5.0 eller senare. Läs mer om det här alternativet i Acrobats hjälpfunktion. PDF/X1-a används för att skapa PDF-filer som är kompatibla med motsvarande ISO-standard. Läs mer om det här i Acrobats hjälpfunktion. PDF/X-3 används för att skapa PDF-filer som är kompatibla med motsvarande ISO-standard. Läs mer om det här i Acrobats hjälpfunktion. Minsta filstorlek Inställningsfilen Minsta filstorlek (Smallest File Size) är alltså tänkt att användas när filer ska skickas med e-post, läsas på skärmen, publiceras på en webbsida eller liknande. Installationsfilen balanserar förhållandet mellan filstorlek och bildupplösning för att producera en liten fil. Alla färgrymder konverteras till srgb. Teckensnitt inkluderas inte i filen om det inte är absolut nödvändigt. Bilder komprimeras och filen optimeras för snabb webbvisning. PDF-filer som skapas med inställningsfilen Minsta filstorlek (Smallest File Size) är kompatibla med Acrobat 5.0 samt Reader 5.0 (och senare). 4

5 Standard Inställningsfilen Standard är avsedd för PDF-filer som ska skrivas ut på skrivare, digital kopiator, som ska publiceras på cd-rom eller skickas som provtryck till en kund. Filstorleken är fortfarande viktig, men även andra aspekter tas med i beräkningen. Komprimering och nedsampling används för att minska filstorleken. Delmängder av alla teckensnitt i filen inkluderas. Alla färger konverteras till srgb och utskriften har normal upplösning för en medelgod återgivning av originaldokumentet. PDF-filer som skapas med inställningsfilen Standard är kompatibla med Acrobat 5.0 samt Reader 5.0 (och senare). Tryckningskvalitet Inställningsfilen Tryckningskvalitet (Press Quality) är lämplig att välja för högkvalitativa utskrifter på bild- eller fotosättare, där det krävs att PDF-filen är optimerad för tryck. I detta fall har storleken på PDF-filen ingen betydelse. Huvudsaken är att all information finns i en PDF-fil som ger korrekt underlag för tryckerier och servicebyråer. Med den här inställningsfilen ändras färg- och gråtonsbilder till 300 dpi och monokroma bilder till 1200 dpi. Delmängder av alla teckensnitt i filen inkluderas och utskriften har hög upplösning. Ytterligare inställningar används för att bevara maximal informationsmängd för originaldokumentet. PDF-filer som skapas med inställningsfilen Tryckningskvalitet (Press Quality) är kompatibla med Acrobat 5.0 samt Reader 5.0 (och senare). Obs! Kontrollera med ditt tryckeri vilken upplösning och andra inställningar som ska användas, eller be tryckeriet att ge dig en.joboptions-fil med de rekommenderade inställningarna. 5

6 2. SKAPA INSTÄLLNINGSFILER Du kan också skapa egna inställningsfiler där du skräddarsyr inställningarna för PDF-filen. Sådana filer sparas med filnamnstillägget.joboptions och ska placeras i mappen Settings för att den ska kunna hittas av Distiller. Om du skapar egna inställningsfiler och sparar dem i mappen Settings kommer filen att finnas med som ett alternativ i listan över tillgängliga uppsättningar. A. Skapa en egen inställningsfil Det bästa sättet att skapa en egen inställningsfil är att börja med att välja den av de fördefinierade filerna som stämmer bäst överens med dina önskemål i listrutan Standardinställningar: (Default Settings:). Därefter gör du så här: 1 Öppna Inställningar-menyn och välj Redigera Adobe PDF-inställningar... (Settings, Edit Adobe PDF Settings...). Tips! Notera att namnet på den inställningsfil som du valde att utgå ifrån är angiven i namnlisten på dialogrutan. Tips! Du får strax veta mer om vad du kan göra för olika typer av inställningar Gör önskade inställningar. Klicka på Spara som... (Save As...) för att spara inställningsfilen. 6

7 Se till att mappen Settings visas i listrutan Spara i: (Save in:). Se till att det i listrutan vid Filformat: (Save as type:) står Adobe PDF inställningsfiler (*.joboptions) (Adobe PDF Settings Files (*.joboptions)). Skriv filnamnet vid Filnamn: (File name:). Klicka på Spara (Save). 7

8 B. Fliken Allmänt På fliken Allmänt (General) kan du bland annat styra vilka versioner av Acrobat som PDF-filen ska vara kompatibel med. Standardinställningen är att filerna ska vara kompatibla med Acrobat 5.0 eller senare. Du kan också exempelvis styra hur sidrotering ska fungera, vilka sidor som ska tas med till PDF-filen, hur sidorna ska bindas (vänster- eller högerkant) och vilken upplösning PDF-filen ska ha. För de flesta filer gäller att en högre upplösning resulterar i större PDF-filer med högre kvalitet, medan lägre upplösningar resulterar i mindre PDFfiler med sämre kvalitet. Du kan ange ett värde mellan 72 och Om du inte planerar att skriva ut PDF-filen på en specifik skrivare och vill att Distiller ska emulera upplösningen som är definierad i den ursprungliga PostScript-filen, bör du dock normalt sett behålla standardinställningen. I rutan Standardinställningar för sidstorlek (Default Page Size) anger du höjd och bredd och väljer måttenhet för att definiera en standardsidstorlek. C. Fliken Bilder På fliken Bilder (Images) ställer du in om och i så fall hur grafik av olika slag ska komprimeras. De tre samplingsmetoderna, Normal nedsampling till, Delsampling till och Bikubisk nedsampling till (Average Downsampling to, Subsampling to, Bicubic Downsampling to) ger olika resultat. Oftast blir det bäst med Bikubisk nedsampling till (Bicubic Downsampling to), vilket också är det förinställda valet i Distiller. Obs! När Acrobat Distiller komprimerar bilder kommer de också normalt att nedsamplas, det vill säga pixlar i bilden tas bort eller slås samman för att minska informationsmängden i bilden. Obs! Tryckerier ser helst att färg- och gråtonsbilder inte komprimeras. Du kan snabbt zooma ut genom att trycka på Ctrl+-. 8

9 D. Fliken Teckensnitt På fliken Teckensnitt (Fonts) bestämmer du om teckensnitt ska inkluderas i PDF-filen eller inte. Ju fler bifogade teckensnitt desto större PDF-fil. Ett PDF-dokument som enbart ska användas i ett intranät behöver normalt inga bifogade teckensnitt förutsatt att man kan anta att samtliga användare i intranätet har samma teckensnitt i sina system. Markera kryssrutan Inkludera alla teckensnitt (Embed all fonts) för att bifoga samtliga teckensnitt som använts för att skapa dokumentet. Varje bifogat teckensnitt kommer att öka PDF-filen med kb i storlek. Markerar du Skapa delmängder av inkluderade teckensnitt när andelen använda tecken är mindre än: (Subset embedded fonts when percent of characters used is less than:) och skriver en siffra, till exempel 50 i procentrutan, kommer endast de tecken som har använts i dokumentet (om de understiger 50% av totala antalet tecken i teckensnittsfilen) att bifogas. I listrutan Om inkludering misslyckas: (When embedding fails:) kan du välja mellan tre alternativ, Ignorera, Varna och fortsätt och Avbryt jobbet (Ignore, Warn and continue, Cancel job). Varna och fortsätt (Warn and continue) är normalinställningen. I rutan Inkludering (Embedding) styr du om du alltid vill bifoga ett eller flera teckensnitt till PDF-filer som konverterats med den här inställningsfilen. I listrutan Teckensnittskälla: (Font Source:) letas alla mappar med teckensnitt upp och listas vid installationen av Distiller. Om det i listrutan står Base 14- teckensnitt (Base 14 Fonts) visas de 14 teckensnittsfiler som ingår i standarduppsättningen för PostScript. Eftersom dessa finns inbyggda i varje PostScript-skrivare behöver de aldrig bifogas i PDF-filen. Väljer du alternativet C:\WINDOWS\FONTS i listrutan Teckensnittskälla: (Font Source:) visas samtliga teckensnitt som är installerade i Windows, bland annat alla TrueType-teckensnitt. För att bifoga ett eller flera teckensnitt, markerar du teckensnittet i listan (markera flera samtidigt med Ctrl nedtryckt) och klickar på knappen Lägg till--> (Add-->). Teckensnittet läggs till i listan under Inkludera alltid: (Always Embed:) och teckensnittet kommer alltid att inkluderas när den här inställningsfilen används. Tips! Skapar du delmängder av de använda teckensnitten kan det medföra begränsningar vid textredigering i Acrobat. Tips! Om du installerar nya teckensnitt i en ny mapp efter det att Distiller installerats måste du uppdatera Distillers sökvägar för teckensnitt. Öppna Inställningar-menyn och välj Sökvägar för teckensnitt... (Settings, Font Locations...). Klicka på Lägg till... (Add...) och leta reda på den nya teckensnittsmappen. Klicka på OK för att spara inställningen och stänga dialogrutan. 9

10 E. Fliken Färg På fliken Färg (Color) ställer du in hur Distiller ska hantera färg vid konverteringen till PDF-format. Obs! Felaktiga inställningar för färghantering kan påverka slutresultatet i negativ riktning. Undvik därför att ändra något på denna flik, om du inte är helt säker på vad du gör. Behåller du de förinställda värdena i den inställningsfil som du utgår ifrån, får du oftast bäst resultat. 10

11 F. Fliken Avancerat och PDF/X Även inställningarna på flikarna Avancerat (Advanced) och PDF/X bör du inte ändra, såvida du inte är helt säker på vad du gör. Fliken PDF/X innehåller inställningsalternativ för att skapa en ISO-kompatibel fil. Vill du stänga dialogrutan utan att spara eventuellt ändrade inställningar, klickar du på Avbryt (Cancel). För att spara dina inställningar klickar du på OK (om du ändrar en egen inställningsfil) eller på Spara som... (Save As...) för att spara ändringarna med ett nytt namn. Övning 2 Skapa en egen inställningsfil Utgå från inställningsfilen Minsta filstorlek (Smallest File Size) och skapa en egen uppsättning som du kallar INTRANÄT.JOBOPTIONS där inga teckensnitt utom Verdana bifogas. G. Installera en.joboptions-fil När du sparar en inställningsfil för Distiller, sparas den som en.joboptions-fil. Det är en liten textfil (2 3 kb) som innehåller alla inställningar för Distiller och eftersom den är så liten kan den med fördel skickas med e-post. Får du en sådan.joboptions-fil från ditt tryckeri installerar du den i ditt system genom att kopiera den till mappen PROGRAM\ADOBE\ACROBAT 6.0\DISTILLR \SETTINGS på din hårddisk. I den mappen är dina.joboptions-filer installerade. Kopiera tryckeriets.joboptions-fil hit så visas den i listan över inställingsfiler i Acrobat Distiller. 11

12 3. LÖSNINGSFÖRSLAG I detta avsnitt presenteras förslag på lösningar till övningarna i kapitlet. Tänk på att det oftast finns flera sätt att lösa samma övning. Lösning 1 Starta Acrobat Distiller 1 Se till att Adobe Acrobat visas. 2 Öppna Avancerat-menyn och välj Acrobat Distiller (Advanced, Acrobat Distiller). 3 Avsluta Acrobat i bakgrunden, men låt Distiller vara öppet till nästa övning. Lösning 2 Skapa en egen inställningsfil 1 Välj Minsta filstorlek i listrutan Standardinställningar: (Smallest File Size, Default Settings:). 2 Öppna Inställningar-menyn och välj Redigera Adobe PDF-inställningar (Settings, Edit Adobe PDF settings...). 3 Klicka på Spara som... (Save As...). 4 Se till att mappen SETTINGS visas i listrutan vid Spara i: (Save in:). 5 Se till att det i listrutan vid Filformat: står Adobe PDF inställningsfiler (*.joboptions) (Save as type:, Adobe PDF settings files (*.joboptions)). 6 Vid Filnamn: (File name:) skriver du: Intranät 7 Klicka på Spara (Save). 8 Klicka på fliken Teckensnitt (Fonts). 9 Se till att kryssrutan Inkludera alla teckensnitt (Embed All Fonts) inte är markerad. 10 Avmarkera också kryssrutan Skapa delmängder av inkluderade teckensnitt när andelen använda tecken är mindre än: (Subset embedded fonts when percent of characters used is less than:). 11 Klicka på pilen vid listrutan Teckensnittskälla: (Font Source:) och välj den mapp där Windows lagrar teckensnitt, normalt C:\WINDOWS\FONTS. 12 Markera teckensnittet Verdana i listan. 13 Klicka på Lägg till --> för att kopiera namnet till Inkludera alltid: (Add -- >, Always Embed:). 14 Klicka på OK. 12