PROTOKOLL STYRELSEMÖTE FÖR ALBIN 25 KLUBBEN (ORG.NR 87001-9727) Tid: 11 januari kl 19.5 Plats: Skype-konferens Närvarande: Ordförande Carl-Olov Filipsson () Kassör Börje Andersson () IT-ansvarig Morgan Fredberg () Ledamot / v ordförande Tommy Malmgren (TM) Ledamot Kenneth Selander (KS) Ledamot Bert Törnblom (BT) Sekreterare Göran Hellberg (GH) DAGORDNING & PROTOKOLL 1. Mötets öppnande Ordförande öppnade årets första och vi kunde konstatera att alla styrelsens medlemmar den här gången fanns på plats. 2. Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. 3. Närvarolista Närvaro enligt ovan.. Protokoll och åtgärdslista från föregående Protokollet godkändes och den uppdaterade åtgärdslistan finns i slutet av protokollet. 5. Ordföranden rapporterar Ordföranden hade firat jul och också skickat ett utkast till verksamhetsberättelse för 20 till övriga styrelsen. Sida 1 av 7
6. Kassören rapporterar hade i förväg skickat balans- och resultaträkningar till styrelsen. Kassabehållningen är f n ca 11.000:- efter att 15 medlemmar redan betalt årets medlemsavgift (förfallodatum är 31/1). Antalet betalande medlemmar motsvarar ungefär vad vi hade vid motsvarande tidpunkt förra året. Samtidigt har ca 20 medlemmar meddelat att man önskar avsluta medlemskapet. Även detta antal motsvarar ungefär vad vi såg förra året. En anledning till att avsluta medlemskap är att man sålt båten och förhoppningsvis kommer nya medlemmar till istället. Liksom tidigare år kommer vi att annonsera på hemsidan att obetald medlemsavgift innebär att den inre delen av hemsidan stängs vecka 5 (första veckan i februari). har skickat in kontrolluppgift för 20 års arvoden till Skatteverket. Vi ägnade några minuter åt att diskutera om någon liten klubbartikel kan skickas med nästa års utskick. Under några år har vi skickat klubbdekaler men det vore roligt med något nytt. Vi enades om att fundera vidare på detta. 7. IT-ansvarig rapporterar har på ett mycket förtjänstfullt sätt fortsatt dialogen med sin tänkta efterträdare på ITposten och det förefaller nu som vi kan räkna med att Johan Nieminen är beredd att låta sig väljas in i styrelsen vid kommande årsmöte. Vi övriga i styrelsen är mycket nöjda och ser det som ett viktigt steg i arbetet med att säkra klubbens fortlevnad. Det upplevs som vi f n har en ganska låg frekvens av besökare på hemsidan vilket samtidigt är relativt vanligt under vinterhalvåret. Det brukar ta fart under våren och nå sin kulmen under perioden april till juli. trodde sig veta att man via Google Analytics kan logga in och se antalet besökare på hemsidan. Han lovade att titta mer på detta. 8. Sekreteraren rapporterar GH har sedan senaste mötet skickat ut inbetalningskorten för till alla medlemmar. Ett tiotal har behövt skickas på nytt efter att de först kommit i retur p g a att medlemmar bytt adress utan att meddela klubben. Som vanligt är det kassör som enträget och envist utför detektivarbetet att spåra upp medlemmars nya adresser. GH har också försökt hitta lokal för årsmötet i Göteborg men till slut visade det sig att ordförande hade möjlighet att hitta det mest prisvärda alternativet. Mer om det längre fram. 9. er från övriga ledamöter Tommy Malmgren TM skickade julhälsningar till några utländska Albinklubbar och vi fick åtminstone någon hälsning tillbaks. Trevligt. TM påpekade också att det förekommer kommentarer från intresserade i utlandet att vår sida på svenska är svår att förstå. Vi skulle kunna lägga ett tips på hemsidan om att Google Translate kan hjälpa till att översätta. Att helt eller delvis översätta sidan till engelska betraktar vi som för omfattande (har diskuterats tidigare). Sida 2 av 7
Kenneth Selander KS har tänkt att fortsätta spåra mailadresser till Albinägare som ännu ej är medlemmar i klubben men sedan förra t hade han ägnat mer tid ägnats åt julfirande mm. Säkert en helt riktig prioritering. Bert Törnblom BT hade firat jul i Umeå och är just nu också på väg att byta bostad vilket kräver tid och engagemang.. Övriga frågor hade i förväg anmält några underhandtagna beslut för konfirmering i protokollet. Johan Nieminen Som tidigare nämnts är inriktningen att Johan Nieminen vid kommande årsmöte väljs in i styrelsen som IT-ansvarig efter avgående Morgan Fredberg. Mötet beslutade att redan nu ge JN ansvaret som huvudkontakt gentemot Hello Clarice som är tänkt leverantör av den uppdaterade hemsidan. Mötet beslutade också att erbjuda JN täckning för kostnader i samband med resa till årsmötet. Nieminen Consulting Styrelsen har godkänt att Johan Nieminen genom sitt företag Nieminen Consulting fakturerar klubben 000:- + moms för initiala insatser i samband med upphandlingen av ny hemsida från Hello Clarice. skall formulera ett avtal med JN för detta uppdrag. Balans & Resultaträkning + Årets resultat 20 har inför kommande årsmöte (och innan överlämnande till klubbens revisorer) remissat Balans & Resultaträkning samt förslag till disposition av 20 års resultat till styrelsen för utlåtande. Samtliga styrelseledamöter har godkänt B&R samt förslaget till disposition av resultat. har överlämnat handlingarna till klubbens revisorer. Årsmötet (Vem gör vad)? Ett antal aktiviteter behöver utföras för att årsmötet skall kunna genomföras. skall genom lokala kontakter i Göteborg föreslå att lämpligt hotell för de som skall övernatta. Förslaget är också att vi träffas på kvällen fredagen 11/2 kl 19 och äter middag ihop. GH undersöker hur beställningen av förtäring (smörgåstårtor) och tillbehör till mötet kan ske. har med sig en pc-projektor och kommer dessutom i förväg att skylta upp vägen till Räddningstjänstens stuga nr 20 i Skatås. kommer på sedvanligt sätt att ställa samman ett komplett ppt-underlag inför mötet i sin dator. Följande dokument skall tas fram där sekreterare GH sammanställer och finslipar. Dagordning () Balans & Resultaträkning () Revisionsberättelse () Verksamhetsplan & Budget () Verksamhetsberättelse () Valberedningens förslag (BL) Sida 3 av 7
Städning på hemsidan En tidigare medlem med affärsverksamhet runt Albinbåtar har meddelat att han vill avsluta sitt medlemskap. Länkar och information skall städas bort från hemsidan. 11. Nästa Nästa bestämdes till onsdagen 2 februari kl 19.5. 12. Mötet avslutas tackade för allas medverkan och avslutade mötet... Ordförande Carl-Olov Filipsson.. Sekreterare Göran Hellberg Sida av 7
Paragraf Åtgärd Vem Kommentar 6 Annonsera på hemsidan att den stängs vecka 5 för den medlem som inte betalt års medlemsavgift. 6 7 20-11-23 Förslag till lämplig klubbartikel att eventuellt skicka med nästa års medlemsutskick. Undersöka att via Google Analytics få fram besöksfrekvens på hemsidan. Delegera ansvar för fortsatta kontakter med Hello Clarice till Johan Nieminen. Kontakta Johan Nieminen och föreslå samåkning till årsmötet i Göteborg. Upprätta avtal med Nieminen Consulting för initialt arbete med nya hemsidan. skall återkomma med förslag på lämpligt hotell i Göteborg i samband md årsmötet. Sammanställa antalet övernattande och meddela Hotell Örgryte. Alla BT Hösten Nästa (Hotell Örgryte) GH Beställa förtäring och tillbehör till årsmötet. GH PC-projektor till årsmötet samt skylta vägen dit. Sammanställa årsmötet som pptpresentation. Färdigställa dagordning, B & R, revisionsberättelse och verksamhetsplan med budget. Färdigställa verksamhetsberättelse. / GH Färdigställa förslag från valberedningen. Städa bort länkar och information på hemsidan rörande tidigare medlem med verksamhet kring Albinbåtar. Skicka bokslutsunderlag på remiss till styrelsen innan det skickas vidare till klubbens revisorer. BL via Början av januari Sida 5 av 7
20-11-23 20-11-23 20-11-23 20-11-23 20-11-23 20-11-23 20--23 20--23 20--23 20--23 20--23 20--23 20-08-31 20-08-31 Budget & verksamhetsplan för. Början av januari Utkast till verksamhetsberättelse för 20 som remissas till övriga styrelsen. Lägga ut kallelse på hemsidan samt skicka nyhetsbrev om årsmöte. / Början av januari Nästa Lägga ut julkort på hemsidan. TM Början av december Skicka slutlig (snabb)remiss av underlag för beställning av ny hemsida till styrelsen. Kontakta Hello Clarice för att utverka extra tid innan beställning görs samt justera tid för andra betalning från leverans till slutlig leverans. Säkerställa genom kontrollfrågor till Hello Clarice att beställningen blir korrekt. fokuserar ekonomiska delen och den tekniska. Tillse att tidigare lista med brister och önskemål rörande befintlig hemsida inkluderas i beställningen till Hello Clarice. Bekräfta att Hello Clarice offert fortfarande gäller. Fortsatt dialog med JN om hans engagemang beträffande ny hemsida och klubben. Arbeta med listan med kandidater som framkom under punkten rörande styrelse och förtroendevalda. Undersöka möjligheter till lokal för kommande årsmöte i Göteborg 12 februari. pratar mer med JN om eventuellt intresse att vara behjälplig med ny hemsida och eventuellt mer kring kring rollen som IT-ansvarig. KS undersöker möjligheten att få uppgift om e-mailadresser till Albinägare i SXK. Ej klart / nästa / BL BL / GH GH KS nästa nästa nästa nästa Sida 6 av 7
20-08-31 17 Årsmöte 20-03-27 17 Årsmöte 20-03-27 BT undersöker kostnaden för en "Albin 25- klubb Banner" på "blocket.se". BT har fått beskedet att en Banner som visas 20% av tiden koster 9000;-/mån. Förslaget är istället att lägga ut en vanlig annons för ca 0:- / 2 mån. Alla uppmanas att göra ett förslag till mötet i. Undersöka möjligheten att hitta valberedare på västkusten. Undersöka möjligheten att hitta valberedare i Vänerområdet. BT / GH nästa nästa. BT får i uppdrag att formulera en annons. Skall vara klart till våren. Sida 7 av 7