IT-Board #2 2010 Anturadagen 2010-03-04 2012-11-28 Effektivare Projektledning och Portföljhantering Anders Borgström Projektledare & Ansvarig för Projektverktyg ASSA ABLOY Entrance Systems
ASSA ABLOY AB 1
ASSA ABLOY AB är en multinationell koncern och världsledande inom lås-, säkerhets- och dörrlösningar. Den bildades i november 1994 genom sammanslagning av svenska säkerhetskoncernen Securitas låsverksamhet Assa och finländska Metras låsdel Abloy. 1
Viktiga händelser i ASSA ABLOYs historia 1994 2011 5
ASSA ABLOY i korthet Egen verksamhet i över 60 länder Auktoriserad distribution över hela världen Omkring 42 000 anställda Omsättning på cirka 42 miljarder SEK 3
ASSA ABLOY i korthet EMEA ASSA ABLOY Tillverkar och säljer mekaniska, Tillverkar och säljer mekaniska och Global leverantör av elektromekaniska och elektromekaniska lås i Nord- elektroniska säkerhets elektroniska lås i Europa, och Sydamerika lösningar Mellan Östern och Afrika Varumärken: Varumärken: Varumärken: ABLOY ASSA Yale IKON Mul-T-Lock TESA Union Yale Vachette 10.000 Anställda HQ London Americas Ceco Corbin Russwin Curries Emtec Medeco Phillips La Fonte 6.600 Anställda HQ New Haven, USA Global Technologies VingCard Elsafe 2.800 Anställda HQ Stockholm Har implementerat Antura Projects Asia Pacific Tillverkar och säljer mekaniska och elektromekaniska lås på den Asiatiska marknaden. Kina står för 50%. Varumärken: Lockwood Pan Pan Guli HQ Stockholm 15.800 Anställda HQ Hong Kong Entrance Systems Tillverkar och säljer entré lösningar, industriportar, Docknings lösningar, garageportar Varumärken: Besam Crawford Albany Normstahl Henderson 7.000 Anställda HQ Landskrona 3
Vilka behov och utmaningar står ASSA ABLOY generellt inför? Expansiva och växande divisioner som står inför stora IT-systemförändringar samtidigt som förvärvade företag ska växa in i respektive division. Koordineringsbehoven är fortfarande i hög grad inom repektive division. Kostnadsfokusering 3
Utmaningar ASSA ABLOY EMEA Infört Centralt Projektkontor inom divisionen Delegerat ansvar dvs IT-chefer regionalt Olika företags- och projektkulturer Byte av både ERP- och Front End-system initieras Ansvar centralt men resurser lokalt Koordinering med ASSA ABLOY HQ 3
Utmaningar ASSA ABLOY Entrance Systems Divisionen har växt från 2.000 anställda till ca 7.000 anställda på 2 år Omsättningen stigit från ca 3 miljarder till ca 11 miljarder under samma tid Olika företags- och projektkulturer Byte av både ERP- och Front End-system initieras Effektiviseringar/samordning inom produktion, logistik, säljkanaler... 3
ASSA ABLOY Entrance Systems - hur har vi tagit oss an utmaningen? 10
Utmaningar ASSA ABLOY Entrance Systems Försöka utgå från samma fundament, dvs ha samma bild av utgångsläget Skapa gemensam process och projektmodell Likrikta arbetsmetodiken med Antura Projects Skaffa oss vetskap om nuläget med rapportering, för att kunna planera bättre för framtiden, men samtidigt få en överblick NU 3
Utgångsläge Defined Common projectmodel Organised Integrated Integration in Business planning Prioritisation of resources Responsible for common project processes Optimized Measurements Improvement process Ad hoc Informal Dependent on individuals 12
Gemensam process IT Change IT Operation Change Request (business requirement) Business Requirement Meeting IT Change, Business Change or Project Business Change TG2 Back Plan TG3 Break Through TG4 After Action Review TG-1 Road Map 4 times/year Operational Review Road Map Priority TG0 Pre Study IT Board Project TG1 Requirement TG2 TG3 TG4 TG5 Specification Development Validation Implementation Meeting Decision Process
Gemensam projektmodell Prestudie Scope Requirements Specification Design Development Validation Pilot/Test Implementation Benefit tracking Gate 0 Decsision to start project Gate 1 Agreement on scope Gate 2 Agreement on requirements Gate 3 Agreement on design Gate 4 Agreement on readiness for piloting Gate 5 Agreement on release to production Gate 6 Agreement on hand-over to operation Gate 7 Business case follow-up 14
Verkyg för att likrikta arbetsmetodiken, få nuläget och överblicka arbetsprocessen Antura Projects fanns i divisionen utvärderat och klart via förvärvet av Cardo Systemet uppfyller kraven på ett lättanvänt och transparent verktyg för att snabbt få ut metodiken och har modellstöd för projekt & change management. Vi kunde sätta portföljer och program i syfte att bla få in tidsredovisning (inkl. intern tid och support) för att prognosera projekt bättre i framtiden. Antura Projects produktionssattes 1/1 2012 på ASSA ABLOY Entrance Systems, IT avdelningen. 15
Uppsättning av Program och Portfölj på IS/IT Portfolio Program Portfölj = Typ av aktivitet Program = Verksamhetsområde Vi har definierat 4 huvudaktiviter som IT arbetar med Support, Change Management, Projekt och Intern Tid. 16
All tid redovisas i Antura (Nuläge) 17
Time Objectivesess reported/portfolio Input Jan 2 Vilket ger oss vad vi gör idag (Nuläge) Team Members Oct 2012 - Sales/CRM 22% 45% 26% 7% Administration Change Management Projects Maintenace Operations Visar hur Team Members i Sales/CRM fördelar sin tid fördelat på Aktivitet i en given Månad 18
Antura ger oss överblick på Change Management 19
Antura ger IT och övriga intressenter en överblick över olika Projektkataloger 20
Användningsområden av Antura Projects inom AAES Installationsplanering av Megadoor Använder olika templates beroende på produkttyp. För att få ett estimat för när installationen kan vara klar 21
Användningsområden av Antura Projects inom AAES Supply Chain Använder Antura för sina Manufacturing Footprint Project 22
Användningsområden av Antura Projects inom AAES R&D av Entrédörrar Portfölj Program 23
Vilka Funktioner i Antura används mest idag? Projekt- och Portföljhantering - För uppföljning och överblick samt att likrikta processerna Tidrapportering - För att få nulägesstatus och för att skapa förutsättningar för bättre framtida planering 3
Antura på ASSA ABLOY framöver ASSA ABLOY Vill starta upp EMEA Fortsatt utveckling av projektportföljerna. Koordinering Americas Har fått demo av systemet Global Technologies Har fått demo av systemet Asia Pacific Vill starta upp Entrance Systems Fortsatt utveckling av projekt- och portföljhantering 3
Q&A 26