Anvisningar för Kvalitet i individ- och familjeomsorg 2012 Bakgrund och syfte Nyckeltalen i denna undersökning är framtagna i nätverk med ett stort antal deltagande kommuner. Detta är tredje året som undersökningen genomförs på nationell nivå. Syftet med undersökningen är att ge landets kommuner möjlighet att jämföra sin verksamhet med andras samt att följa utvecklingen över tid. Målsättningen är att fånga in brukarnära objektiva kvalitetsindikatorer som kan komplettera andra kvalitetsmätningar inom individ- och familjeomsorgen som t.ex. Socialstyrelsens och SKL:s Öppna jämförelser. Nyckeltalen Samtliga nyckeltal för individ- och familjeomsorgen baseras på uppgifter från kommunens interna statistik. Nyckeltal 1-4 baseras på en registerkörning och visar på i vilken utsträckning personer med olika insatser/utredningar återkommer till socialtjänsten. Nyckeltal 5-7 visar på kostnaden per utredning inom försörjningsstöd, barn- och ungdom samt missbrukarvård för vuxna. Nyckeltalen 8-13 är olika mått på väntetid inom samma områden. I tabell 1 listas samtliga nyckeltal och definitioner i sin helhet. Hjälp för att ta fram nyckeltalen finns i filen Beräkningsstöd - Individ- och familjeomsorg 2012.xls. Har du inte fått beräkningsstödet, kontakta RKA. Nyckeltal 3 och 12 ingår i Kommunens kvalitet i korthet (Kkik). Avgränsningar I nyckeltalen för barn- och ungdom ska ensamkommande flyktingbarn exkluderas. Missbrukare avser vuxna 21 eller äldre. Övrigt anges vid respektive nyckeltal på sidorna 3-7. Förändringar från föregående år Förändringarna är gjorda på rekommendation av Användarrådet för individ- och familjeomsorg och därefter bekräftade av RKA:s expertgrupp. Nyckeltal 1 och 2 är nya för årets mätning och bygger på samma grundmodell som nyckeltal 3 och 4. Mätperioden för nyckeltal 3-4 är förändrad till att avse avslutade utredningar/insatser under första halvåret mot för den tidigare helårsmätningen. Mätperioden för nyckeltal 5-7 är förändrad till att avse första halvåret, mot tidigare helårsmätning. För nyckeltalen har också en del förtydliganden gjorts, t.ex. att ensamkommande flyktingbarn inte ingår i nyckeltal på barn- och ungdomssidan. I området vuxna missbrukare har den övre åldergränsen 64 år strukits, nu avses samtliga 21+. Övriga förtydliganden anges vid respektive nyckeltal på sidorna 3-7. 1 (10)
Publicering av uppgifter Publicera de framtagna nyckeltalsvärdena i Kommun- och landstingsdatabasen (www.kolada.se), via Publicera nyckeltal. Primär publiceringsperiod är t.o.m. 23 november 2012. Det är dock möjligt att publicera uppgifterna även efter detta datum. Tänk på att lägga in värden under rätt år. För 2012 års mätning av individ- och familjeomsorg avser nyckeltal 1-4 år 2011 medan nyckeltal 5-13 avser år 2012. Lathund för publicering i Kolada hittar du längst ned i detta dokument. Publicerad data hittar du i Kommun- och landstingsdatabasen via fri sökning eller färdiga presentationer. Frågor? Kontakta oss via: E-post: inmatning@kolada.se Tfn: Johan Gjersvold (08-452 71 51) eller Marie Stoltz (08-452 72 50) 2
Nyckeltal 1-4: Resultatuppföljning återaktualisering Resultatet hämtas ur en registerkörning där man sammanställt en lista på alla i målgruppen för vilka personens samtliga utredningar/insatser avslutats under första halvåret 2011, med uppföljning av vilka som återaktualiserats inom ett år. Avgränsningar Nyckeltal 1 avser insatser och utredningar för barn 0-12 år. Nyckeltal 2 avser insatser och utredningar för personer med försörjningsstöd Nyckeltal 3 avser insatser och utredningar för ungdomar 13-20 år. Nyckeltal 4 avser insatser och utredningar för vuxna missbrukare 21+ år. Med avslutad menar vi person vars samtliga utredningar och/eller insatser är avslutade. Med andra ord ska personen vara helt utskriven från socialtjänsten. Vid kontroll av återaktualisering i nyckeltal 1, 3 och 4 ska försörjningsstöd/ekonomiskt bistånd exkluderas. För nyckeltal 2 avser återaktualiseringen endast försörjningsstöd/ekonomiskt bistånd. Som återaktualisering avses endast formella utredningar på nyckeltal 1, 3 och 4 och formell ansökan om försörjningsstöd/ekonomiskt bistånd på nyckeltal 2. Omfattar underlaget avslutade insatser/utredningar under första halvåret 2011 mindre än fyra personer för något nyckeltal kan även avslutade insatser/utredningar från hösten 2010 räknas med. Omfattar underlaget fortfarande mindre än 4 personer ska av sekretesskäl inget resultat lämnas på detta nyckeltal. Gör så här (utgår från nyckeltal 1 motsvarande gäller även för nyckeltal 2-4) 1. Använd filen för beräkningsstöd 2. Notera det totala antalet barn 0-12 år vars insatser/utredningar avslutats under de 6 första månaderna 2011 under tabellrubrik (A). Utöka mätperioden till hösten 2010 om underlaget omfattar mindre än 4 personer. 3. Alla barn som ingår i gruppen avslutade kontrolleras om de återkommit inom ett år efter avslutade insatser/utredningar. Kontrollen görs i socialregistret och diariet. Antalet noteras i (B). Nyckeltalet redovisas som andel barn 0-12 år som ej återkommit, vilket beräknas automatiskt i den gröna cellen (C). 4. Återupprepa steg 2 och 3 för nyckeltal 2, 3 och 4, med utgång i de avgränsningar som anges ovan. 5. Logga in på Koladas inmatningsfunktion. 6. Knappa manuellt in resultaten från de gröna cellerna i excelfilen till inmatningsfunktionen i Kolada, under Nytt värde 2011. Spara och publicera! 3
Nyckeltal 5-7: Kostnad per utredning Resultatet hämtas ur kommunens interna statistik avseende utredningar och den totala lönekostnaden inklusive PO för kommunens handläggare inom respektive barn och ungdom 0-20 år, försörjningsstöd, samt missbrukarvård för vuxna 21+ år under första halvåret 2012. Samma mätmetod används för samtliga tre områden. Avgränsningar Avser utredningar och kostnader under första halvåret innevarande år. Avser total lönekostnad, inklusive personalomkostnader (PO). Samtliga personer som i någon utsträckning varit med i utredningsarbetet ska ingå, oavsett befattning. För varje person uppskattas hur stor andel av arbetstiden som gått åt till utredningsarbetet och den andelen av personens lön tas med vid beräkningen av den totala lönekostnaden. Omfattar underlaget mindre än 4 utredningar på något område ska av sekretesskäl inget resultat lämnas på detta område. Gör så här (utgår från nyckeltal 5 motsvarande gäller även för nyckeltal 6-7) 1. Använd filen för beräkningsstöd 2. Notera antal avslutade utredningar under årets 6 första månader inom barn- och ungdom 0-20 år under tabellrubrik (A). 3. Registrera den totala lönekostnaden i kronor, inklusive PO, som gått åt för berörda utredningar i (B). I den gröna cellen (C) beräknas den genomsnittliga kostnaden per utredning. 4. Upprepa steg 2 och 3 för försörjningsstöd respektive missbrukarvård för vuxna. 5. Logga in på Koladas inmatningsfunktion. 6. Knappa manuellt in resultaten från de gröna cellerna i excelfilen till inmatningsfunktionen i Kolada, under Nytt värde 2012. Spara och publicera! 4
Nyckeltal 8-9: Utredningstid inom missbrukarvård för vuxna 21+ år Med väntetid avses här det antal dagar som förflyter från att utredningen påbörjas till att utredningen avslutas. Avgränsningar Med utredningen påbörjas menas det datum då utredningen faktiskt har inletts. Undersökningen omfattar alla utredningar avseende missbrukarvård för vuxna 21 år eller äldre som avslutats under första halvåret innevarande år. Samtliga utredningar inom både SoL och LVM avses. Utredningar som leder till yttranden ingår. Förhandsbedömningar ska exkluderas. Omfattar underlaget mindre än 4 utredningar ska av sekretesskäl inget resultat lämnas. Gör så här 1. Använd filen för beräkningsstöd 2. Ta fram alla utredningar inom vuxna missbrukare som avslutats under årets 6 första månader. Notera datum när utredningen avslutades i kolumn C. 3. Notera när utredningen påbörjades i kolumn B. Antal dagar från det att utredningen påbörjades till att utredningen avslutades beräknas nu automatiskt i kolumn D. I de gröna cellerna beräknas medelvärde och median baserat på de datum som är inmatade i tabellen. 4. Logga in på Koladas inmatningsfunktion. 5. Knappa manuellt in resultaten från de gröna cellerna i excelfilen till inmatningsfunktionen i Kolada, under Nytt värde 2012. Spara och publicera! 5
Nyckeltal 10-11: Utredningstid inom barn och ungdom 0-20 år Med väntetid avses här det antal dagar som förflyter från att utredningen påbörjas till att utredningen avslutas. Avgränsningar Med utredningen påbörjas menas det datum då utredningen faktiskt har inletts. Undersökningen omfattar alla utredningar avseende barn och ungdom 0-20 år som avslutats under första halvåret innevarande år. Samtliga utredningar inom både SoL och LVU avses. Utredningar som leder till yttranden ingår. Förhandsbedömningar ska exkluderas. Omfattar detta underlag mindre än 4 utredningar ska av sekretesskäl inget resultat lämnas. Gör så här 1. Använd filen för beräkningsstöd 2. Ta fram alla utredningar inom barn och ungdom som avslutats under årets 6 första månader. Notera datum när utredningen avslutades i kolumn C. 3. Notera när utredningen påbörjades i kolumn B. Antal dagar från det att utredningen påbörjades till att utredningen avslutades beräknas nu automatiskt i kolumn D. I de gröna cellerna beräknas medelvärde och median baserat på de datum som är inmatade i tabellen. 4. Logga in på Koladas inmatningsfunktion. 5. Knappa manuellt in resultaten från de gröna cellerna i excelfilen till inmatningsfunktionen i Kolada, under Nytt värde 2012. Spara och publicera! 6
Nyckeltal 12-13: Väntetid inom försörjningsstöd Med väntetid avses här det antal dagar som förflyter från första kontakt till att beslut fattas. *) Första kontakt är det datum då ansökan om försörjningsstöd kommer in till kommunen, oavsett om ansökan görs skriftligt eller muntligt. Även om det kan vara svårt att få fram datum för första kontakt så anser vi att det är av vikt att försöka undersöka denna handläggningstid. **) Beslutsdatum är det datum då beslut om försörjningsstöd togs. Begränsningar Undersökningen omfattar alla nybesök där beslut om försörjningsstöd togs under första halvåret innevarande år. Omfattar detta underlag mindre än 4 utredningar ska inget resultat lämnas, av sekretesskäl. Ingen kommun behöver ta med fler än 300 utredningar. Är antalet större än så kan ett representativt urval av utredningarna göras. Gör så här 1. Använd filen för beräkningsstöd 2. Ta fram alla utredningar om försörjningsstöd (nybesök) där beslut om försörjningsstöd togs under årets 6 första månader. Notera beslutsdatum** i kolumn C. 3. Notera datum för första kontakt* för varje utredning i kolumn B. Antal dagar från första kontakt till beslut beräknas nu automatiskt i kolumn D. I de gröna cellerna beräknas medelvärde och median baserat på de datum som är inmatade i tabellen. 4. Logga in på Koladas inmatningsfunktion. 5. Knappa manuellt in resultaten från de gröna cellerna i excelfilen till inmatningsfunktionen i Kolada, under Nytt värde 2012. Spara och publicera! 7
Tabell 1: Nyckeltal och definitioner för Individ- och familjeomsorg (Nyckeltalen är sorterade i samma ordning som i Koladas inmatningsfunktion) Nr Kortnamn 1 Ej återaktualiserade barn 0-12 år ett år efter avslutad utredning eller insats, andel (%) 2 Ej återaktualiserade personer med försörjningsstöd ett år efter avslutat försörjningsstöd, andel (%) 3 Ej återaktualiserade ungdomar 13-20 år ett år efter avslutad utredning eller insats, andel (%) 4 Ej återaktualiserade vuxna med missbruksproblem 21+ år ett år efter avslutad utredning eller insats, andel (%) 5 Kostnad barn och ungdom 0-20 år, kr/utredning Definition Andel (%) barn i åldern 0-12 år som inte återaktualiserats i socialtjänsten inom ett år efter avslut av samtliga utredningar och/eller insatser. Återaktualisering avser endast formell utredning. Gäller ej ekonomiskt bistånd. Ensamkommande flyktingbarn ingår inte. Mätperiod är första halvåret. Källa: Egen undersökning i kommunen. Andel (%) personer med försörjningsstöd som inte återaktualiserats inom försörjningsstöd inom ett år efter avslutat försörjningsstöd. Återaktualisering avser endast formell ansökan. Mätperiod är första halvåret. Källa: Egen undersökning i kommunen. Andel (%) ungdomar i åldern 13-20 år som inte återaktualiserats i socialtjänsten inom ett år efter avslut av samtliga utredningar och/eller insats/insatser. Återaktualisering avser endast formell utredning. Gäller ej ekonomiskt bistånd. Ensamkommande flyktingbarn ingår inte. Mätperiod är första halvåret. Källa: Egen undersökning i kommunen. Andel (%) vuxna med missbruk 21+ år som inte återaktualiserats i socialtjänsten inom ett år efter avslut av samtliga utredningar och/eller insats/insatser. Återaktualisering avser endast formell utredning. Gäller ej ekonomiskt bistånd. Mätperiod är första halvåret. Källa: Egen undersökning i kommunen. Genomsnittlig kostnad per utredning inom barn- och ungdom 0-20 år. Resultatet bygger på den totala lönekostnaden inklusive PO för kommunens handläggare. Ensamkommande flyktingbarn ingår inte. Mätperiod är första halvåret. Källa: Egen undersökning i kommunen. 6 Kostnad försörjningsstöd, kr/utredning Genomsnittlig kostnad per utredning inom försörjningsstöd. Resultatet bygger på den totala lönekostnaden inklusive PO för kommunens handläggare. Mätperiod är första halvåret. Källa: Egen undersökning i kommunen. 7 Kostnad insatser för vuxna med missbruksproblem 21+ år, kr/utredning 8 Utredningstid i antal dagar från påbörjad utredning till avslutad utredning för vuxna med missbruksproblem 21+ år, medelvärde Genomsnittlig kostnad per utredning om insats för vuxna med missbruksproblem 21+ år. Resultatet bygger på den totala lönekostnaden inklusive PO för kommunens handläggare. Mätperiod är första halvåret. Källa: Egen undersökning i kommunen. Genomsnittligt antal dagar från att utredningen påbörjats av socialtjänsten till dess att utredningen avslutats. Avser vuxna med missbruksproblem 21+ år. Mätperiod är första halvåret. Källa: Egen undersökning i kommunen. 8
9 Utredningstid i antal dagar från påbörjad utredning till avslutad utredning för vuxna med missbruksproblem 21+ år, median Medianvärdet av väntetiden i antal dagar från att utredningen påbörjats av socialtjänsten till dess att utredningen avslutats. Avser vuxna med missbruksproblem 21+ år. Mätperiod är första halvåret. Källa: Egen undersökning i kommunen. 10 Utredningstid i antal dagar från påbörjad utredning till avslutad utredning inom barn och ungdom 0-20 år, medelvärde 11 Utredningstid i antal dagar från påbörjad utredning till avslutad utredning inom barn och ungdom 0-20 år, median 12 Väntetid i antal dagar från första kontakttillfället vid nybesök till beslut inom försörjningsstöd, medelvärde 13 Väntetid i antal dagar från första kontakttillfället vid nybesök till beslut inom försörjningsstöd, median Genomsnittligt antal dagar från att utredningen påbörjats av socialtjänsten till dess att utredningen avslutats. Avser barn- och ungdom 0-20 år. Ensamkommande flyktingbarn ingår inte. Mätperiod är första halvåret. Källa: Egen undersökning i kommunen. Medianvärdet av väntetiden i antal dagar från att utredningen påbörjats av socialtjänsten till dess att utredningen avslutats. Avser barn och unga 0-20 år. Ensamkommande flyktingbarn ingår inte. Mätperiod är första halvåret. Källa: Egen undersökning i kommunen. Genomsnittligt antal dagar från första kontakten vid nybesök, med socialtjänsten till dess att beslut om försörjningsstöd har fattats. Mätperiod är första halvåret. Källa: Egen undersökning i kommunen. Medianvärdet av väntetiden i antal dagar från första kontakten med socialtjänsten till dess att beslut om försörjningsstöd har fattats. Mätperiod är första halvåret. Källa: Egen undersökning i kommunen. 9
Så här gör du för att publicera era nyckeltalsvärden på www.kolada.se 1. Gå till www.kolada.se. Klicka på Publicera nyckeltal i den grå menyraden högst upp på sidan. 2. Klicka på Gå till Kolada inmatningsfunktion. Använd ditt användarnamn och lösenord. 3. Klicka på DI-Inmatning. Välj det webbformulär som du vill publicera nyckeltalsvärden för genom att klicka på formulärets namn. Nyckeltalen visas nu längst ned på sidan. 4. Fyll i uppgifterna för respektive nyckeltal under Nytt värde för det år uppgiften avser. Tre år visas i taget, vill du lägga in data för ett annat år än de som visas byter du årtal i rullmenyn längst upp till vänster. 5. Klicka först på Spara-knappen uppe till höger om inmatningstabellen för att spara uppgifterna internt på din inloggning. Klicka sedan på Publicera data uppe till vänster för att publicera uppgifterna i Kolada. Börja om på steg 3 eller 4 för att publicera värden för ett annat år eller formulär. Obs! Du ändrar publicerade värden genom att ange det nya värdet under Nytt värde och sedan Spara följt av Publicera data. För att helt ta bort ett publicerat värde suddar du bort siffran under Nytt värde och klickar på Spara följt av Publicera. Publicerad data hittar du i Kommun- och landstingsdatabasen på www.kolada.se via fri sökning eller färdiga presentationer under rubriken Kvalitet i verksamheten (egen inmatning). 10