Studentradion i Sverige STYRELSEMÖTE 2015-10-15 Närvarande: Sangeeta Chauhan, Lisa Grettve, Eva Gustvfsson, Julia Lindström, Alexander Ljungqvist, Madeleine Ruuth Adjungerade: Sara Andrersson, Mary Atim, Nadine Ghawi DAGORDNING 1. Mötet öppnas 2. Val av mötespresidium a. Mötet beslutar att välja Eva Gustavfsson till mötesordförande. b. Mötet beslutar att välja Lisa Grettve till mötessekreterare. c. Mötet beslutar att välja Madeleine Ruuth till justerare. 3. Beslut om adjungeringar Sara Andrersson och Mary Atim från DUR adjungeras till mötet. Även Nadine Ghawi som är ständigt adjungerad närvarar. 4. Fastställande av dagordning a. Mötet beslutar att godkänna dagordningen. 5. Genomgång av föregående mötesprotokoll 6. Rapport från Kansliet På kansliet har fokus legat på ekonomi. Nadine har tagit över arbetsuppgifter som under sommaren skötts av Pwc. Kostnaden för arbetet som Pwc gjort under sommaren ligger på ungefär 16000. Det är en rimlig summa för den hjälpen vi har fått från dem. Nadine håller på att samla ihop underlag till kvartalsrapport två. Hemsidan har fått lite kärlek. Den har varit i mycket dåligt skick och inte fungerat på lämpligt sätt. Problemen är lösta och Nadine har uppdaterat sidan. Nyhetsbrevet är i princip klart.
Nadine har haft kontakt både med valberedningen och revisorer inför stormötet i oktober. Revisorernas handlingar måste in i tid. Erik Adell har lämnat och Emanuel Leander ska lämna sin revisionsberättelse. Alla saker som fanns kvar i Uppsala är nu flyttat till Stockholm vilket innebär att hela kansliet är på plats. 7. Rapport från presidiet a. Ordförande överlämning Michaela har inte hunnit skriva något om överlämning. Styrelsen diskuterar om det är något speciellt som vi behöver överlämnat från henne och uppmanas fundera på saken. Hon får lämna in sin bankdosa till Swedbank så skrivs den av. Nadine meddelar detta. b. Vice ordförande Eva har varit i kontakt med Stefan som flyttade saker åt oss i Uppsala. Vi får fortfarande post till Uppsala föreningsråd. Han kommer att hjälpa eftersändningen på traven. c. Kassör Kvartalsrapport två är inte färdig ännu. Den kommer att vara klar till nästa styrelsemöte. Rapporten från M&A on tour är påbörjad men inte klar eftersom deadline är satt till 21 september, kommer tas upp under nästa möte. 8. Rapport från valberedningen Valberedningen är inte närvarande men har meddelat Eva de inte har så mycket att rapportera. De behöver just nu ingenting från styrelsen. De vill dock gärna ha svar på mail de har skickat ut till styrelsen om ifall styrelsemedlemmar vill kandidera om. Eva påminner om att sprida ordet i medlemsföreningarna. I nyhetsbrevet kommer det att finnas med info om valberedningen men också om att vi behöver en ny valberedning samt revisorer. 9. Rapport från eventkoordinatorer Sara Andersson och Mary Atim berättar. Boende är bokat, Fängelset som är ett hotell centralt i Falun. Det går att boka av tills en månad före, vi hoppas att det går att få lite dispens så att vi kan boka av några rum om det blir färre anmälda. Mat finns fixat till fredag kväll. Maten för lördagen är än så länge inte beslutad. Mötesordförande och mötessekreterare är tillfrågade men ännu inte beslutade. Själva mötet beräknas ta max åtta timmar. 10. Rapport från arbetsgrupper a. Rapport från hemsidegruppen Vår hemsida ligger på ett webhotell. Den är skapad i Worldpress. Nadine har fått några råd från webhotellet och uppdaterat det som går att uppdatera. Det finns olika teman och plugins för worldpress. Vi behöver köpa/ladda ner ett nytt tema. Beroende på kvalitet så varierar säkerheten och risken att hemsidan ska krascha.
11. Nätverksträffar 12. Firmatecknare Den kostnaden Nadine ser för hemsidan är ett nytt tema det kostar mellan 500-600 kronor och är en engångskostnad. Vi vill ha en responsiv hemsida och ha ett tema där vi får support. b. Rapport från riskanalysgruppen Lisa har gjort otroligt lite på sista tiden och har därmed inte kommit någonstans. Hon ska kolla med Michaela vad det är som gjort och inte. Julia kommer fortsättningsvis hjälpa Lisa med riskanalysen. c. Samarbetsansvarig Madeleine håller på att beta av sin lista, men har inte kommit så långt. Responsen har varit hyfsat positiv från de hon har pratat med. De verkar som att de är positiva till att ha ett samarbete med varandra. Madeleine har uppmuntrat medlemmarna till att använda våra fonder i samband med projektet. Det finns ännu inget underlag. Alexander har varit på kansliet och pratat med Nadine om vad som krävs för nätverksträffarna. Det som är viktigast är möteslokal och datum. Vi behöver två rum och vid vårt kontor finns bara ett. Särskilt datum är viktigt att spika nu. Innehåll går att vänta med till senare. Mötet kommer att gå av stapeln i Stockholm. Sangeeta och Alexander kommer att prata ihop sig och bestämma en helg som passar dem. Eventuellt 21-22 november. SRS kommer att informera medlemmarna om detta. Stadgarna säger att SRS har två firmatecknare (ordförande och kassör, var och en för sig). Då ordförande har lämnat sin post så behöver styrelsen välja en ny firmatecknare, förlagsvis vice ordförande. Mötet beslutar att återkalla Michaela Esseens (871005-3904) tidigare firmatäckningsrätt med omedelbar verkan. att Studentradion i Sveriges (802430-1395) firma istället tecknas av Eva Gustavsson (760421-5967) och Alexander Lucas Ljungqvist, kassör och därför firmatecknare enligt stadgarna. De tecknar firman var och en för sig. att förklara paragrafen omedelbart justerad. 13. Arbetsfördelning efter ordförandes avgång Nadine har tittat på om vi behöver utse en tillförordnad ordförande. Då det bara är en månad kvar till årsmötet så är det inte aktuellt att kalla till ett extrainsatt årsmöte innan dess. Eva kommer att ta på sig att skicka ut kallelser inför kommande möten och skicka ut protokoll. Styrelsen kommer överens om att vi löpande ska fördela uppgifter som faller på ordförande mellan styrelseledamöterna under den kvarvarande perioden.
Mötet beslutar att inte utser en tillförordnad ordförande. 14. Avtackning av Michaela 15. Tygväskor 16. Årsmöte LSU 17. Uppdatera to-do-list 18. Övriga frågor Styrelsen kommer fundera på vad som skulle kunna vara lämpligt och hur avtackning ska ske. Vi skjuter punkten till nästa styrelsemöte. Alexander har gjort lite efterforskningar. Förslaget är att utforma en design med högupplöst bild av SRS logga samt stilistiskt lägga till våra medlemsföreningars orter. Nadine erbjuder sig att hjälpa till med tygväskorna. Hon kommer att ta fram förslag för hur de kan se ut. Om någon annan har ett designförslag så skickas dessa till Nadine. Lisa, Eva och Madeleine kommer att fungera som bollplank. Nadine skickar ut förslag 25 september och vi sätter deadline för att välja ett av dem till måndag 28 september. Mötet är den 14-15 november i Stockholm. Vi har rätt att skicka en representant. Vi får skicka ett gratis ombud och extra ombud kostar 100 kronor. Nadine har mailat LSU och frågat när sista anmälningsdag för årsmötet är och kommer meddela styrelsen när hon får besked. Inget beslut om representant tas. Eva har tittat på listan och funnit oklarheter. Undersöka hur medlemsstationer använder sina pengar. Det finns med i verksamhetsberättelsen men behöver möjligen förtydligas. Eva kommer att sätta ihop ett förslag på hur den här ekonomiska kontrollen ska gå till. Alexander kommer att vara behjälplig om det behövs. Eva skickar ut ett förslag till den 28 september. a. Årsmötet Kallelsen skulle egentligen gå ut snart men den är redan skickad. Handlingar och dagordning ska gå ut. Troligen har de flesta i styrelsen inte ha möjlighet att komma så tidigt på fredagen men det finns kanske inte något behov av det. Nadine kommer att finnas på plats tidigare under dagen och hjälpa möteskoordinatorerna med det som behövs. Eventuellt ska vi ha ett kort styrelsemöte i Falun om behov finns. Vi behöver presentera SRS lite kort på årsmötet i Falun då en del av ombuden troligen inte har så bra koll på vad SRS är. b. Brandbook Alexander lyfter upp att Sveriges elevkårer har en brandbook. Han föreslår att det skulle kunna vara något som vi också kan ha nytta av. Han kommer att göra den tillgänglig för styrelsen. c. Utlandsresa
19. Nästa möte 20. Mötet avslutas Sangeeta kommer att vara borta från Sverige från 28 september till 8 oktober och är därmed inte tillgänglig under den perioden. d. Omkandidaturer Alexander Lucas tillkännager att han kommer att kandidera till ordförandeposten nästa år. Eva kommer också att kandidera om, antingen till kassör eller vice ordförande. Nästa styrelsemöte blir 6 oktober, klockan 18.00. Mötesordförande Mötessekreterare Justerare