KALLELSE 1 Datum VIADIDAKT 2013-04-15 Sammanträdande organ VIADIDAKTNÄMNDEN Tid Måndag 22 april 2013 kl. 14.00 Plats- OBS Sida Information Uppföljning projekt Ekusia Uppföljning projekt Egenkraft Uppföljning Ungdomstorget Ekonomisk rapport Aktuellt från Viadidakt utbildning Aktuellt från Viadidakt arbetsmarknad Aktuellt från förvaltningschefen Information om Nya Nyhemslyftet Viadidakt arbetsmarknad/ Ungdomstorget Friggagatan 1, Katrineholm Rapport från ägarsamråd Viadidakt, Katrineholms och Vingåkers kommuner Anmälan av inkomna motioner och remisser Inkomna skrivelser och protokoll Övriga frågor: 10 juni 2013 Ärenden Rapport av delegationsbeslut: Besvarande av remiss om statsbidrag inom flyktingmottagandet Ansökan om medel för yrkesutbildning under förutsättning att det kommer pengar i vårpropositionen Redovisning av Yttrande över utvidgad målgrupp Delegationsbeslut Gunilla Magnusson Ordförande Välkommen till Viadidaktnämnden. Förhinder till nämndsammanträdet meddelas Gunilla Porsvant per telefon eller e-post senast torsdag den 18 april kl.12.00. Ersättare förväntas närvara vid nämndsammanträdet även om ersättaren inte kallats att tjänstgöra. Gunilla Porsvant nås på: 0150-568 73 och gunilla.porsvant@viadidakt.se VIADIDAKT Besöksadress: Bievägen 1B Org.nummer 212000-0340 Telefon: 0150-48 80 90 64180 Viadidakt www.katrineholm.se E-post: info@viadidakt.se
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29 Inkomna skrivelser och protokoll Kommunstyrelsen Delegationsprotokoll 4 Dnr KS/2013:160-009. Uppdatering av riktlinjer för Katrineholms kommuns externa webbplatser. Protokoll 2013-03-27 64 Dnr KS/2013:121-009. Redovisning av intern kontroll 2012. Protokoll 2013-03-27 65 Dnr KS/2013:167-009. Grafisk skyltmanual. Protokoll 2013-03-27 67 Dnr KS/2013:163-609. Sommarjobb 2013 för ungdomar bosatta i Katrineholms kommun. Kommunledningsförvaltningen Begäran om yttrande över revisionsrapporten Hantering och ansökning av statsbidrag inom flyktingmottagandet. Länk till Ny rapport om bedömning och betygssättning från Skolinspektionen. Bildningsförvaltningen Information om lärplattformen PingPong. Service- och teknikförvaltningen Inbjudan till föreläsning och frågestund med Livsmedelsverket med anledning av det nya Kostpolitiska programmet. Regeringskansliet Utdrag ur vårpropositionen 2013. Ansvar för jobb och trygghet. Sveriges kommuner och landsting, SKL Veckobrev v 8. Veckobrev v 9. Veckobrev v 10. Veckobrev v11. Veckobrev v12. Veckobrev v13. (inget v 14) Veckobrev v15. Cirkulär 13:7; Feriejobb sommaren 2013. Cirkulär 13:9; Kulturarvslyftet. Specialpedagogiska skolmyndigheten Information om bidrag till utvecklingsprojekt. Universitets- och högskolerådet Nyhetsbrev mars 2013:1. Skolinspektionen Rapport om arbetsplatsförlagt lärande för vuxna. Språkrådet Inbjudan till Språkrådsdagen 2013. Länsstyrelsen i Värmland Önskemål om deltagande i en dag för kommuner i Värmland kring nyanlända. Samhällsorienteringens svar.
30 Länsstyrelserna, Migrationsverket och Arbetsförmedlingen Informations- och prognosbrev. Länsstyrelserna Länsstyrelserna nyhetsbrev om integrationsfrågor. Jordbruksverket Rapport från konferens Miljonprogram Landsbygd. Ja tack! Miklo: Jobb på Sveriges landsbygder? Suntliv.nu och AFA försäkring Nyhetsbrev 2013-03-12. Posom, landsting och studieförbund Inbjudan till POSOM-konferens Kris och beredskap 2013-10-07. NCK- Nationellt centrum för kvinnofrid Aktuellt från NCK nr 1-2013. Metodicum Nyhetsbrev nr 1-2013. YH-myndigheten Tweet från seminariet den 13 mars på Safiren. Skoldialogen Inbjudan till kurs: Årshjul för aktiviteter och systematik. Nitus Inbjudan till erfarenhetsseminarium. Inbjudan till årsstämma 23-24 april 2013. EVS Inbjudan till seminarium EVS-non formal added value in formal context that will be held in Tallin (Estonia ) from 12.15. June 2013. Landskrona stad Inbjudan till idékonferens om arbetsmarknadsfrågor. Skoopi Nyhetsbrev 2013 04-04. Viadidakt Svar till Skolinspektionen. Rutinbesakrivning: Användarkonton inom IT avslutas när anställningen upphör. Epost till Katrineholms och Vingåkers kommuner om kommuninformation på andra språk. LO-distrikt i Mellansverige Inbjudan till konferens kring social upphandling.
31 ADHD-Coachning Inbjudan till föreläsning Comaea Inbjudan till webbinar om Koll lärarkompetensen. Gothia fortbildning Inbjudan till konferens Sfi med språkutveckling och bedömning på Malmö högskola. Stärkande ledarskap för lärande- från vetenskap till praktik. Konferens för vuxenutbildningen. Exponytt Intelligens i produktion: EMO Hannover 2013. Wittingföreningen Inbjudan till en presentation av Wittingmetoden för läs- och skrivundervisning. Regionförbundet Södra Småland Inbjudan till studiedag om bedömning inom utbildning i svenska för invandrare, sfi. Dammsdal, Landstinget i Sörmland Påminnelse om konferens: Jag har förmågan att läsa in betyg men jag kan inte konsten att leva. CSN Nyhetsbrev nr 2-2013. Enskild Önskemål om sommarjobb från underårig. Enskild Klagomålsanmälan Viadidaktkortet. Enskild Brev om Fas3. Svar från chefen för Viadidakt arbetsmarknad.
32 Dnr VIAN/2013:4-659 Handläggare: Jan Berthelsen Yttrande över revisionsrapport- återrapportering av delegationsbeslut Förslag till beslut Yttrandet över revisionsrapporten Hantering och ansökan av statsbidrag inom flyktingmottagandet fastställs. Ärendebeskrivning Viadidaktnämnden uppdrog den 25 februari 2013 åt förvaltningschef Jan Berthelsen att skriva svar på revisionsrapporten i nämndens namn. Revisionsfirman PwC har på uppdrag av kommunens valda revisorer granskat kommunens hantering av statliga ersättningar inom flyktingmottagandet. PwC bedömer att ansvariga nämnder inte fullt ut säkerställer att kommunen får del av de statliga ersättningar man har rätt till. Viadidakt instämmer i Socialförvaltningens bedömning att tydligare fördelning av schablonersättningar mellan berörda förvaltningar bör fastställas på politisk nivå. Viadidakt har infört statsbidrag för flyktingmottagandet som en kontrollpunkt på Internkontrollplan 2013. Ärendets handlingar Viadidaktnämndens beslut 2013-02-25 6. Yttrande över revisionsrapporten ställt till kommunledningsförvaltningen 2013-03- 20. Remiss Revisionsrapport Hantering och ansökan av statsbidrag inom flyktingmottagandet. VIAN:s handling nr 4-2013.
33
34 YTTRANDE 1 (4) Datum Vår beteckning VIADIDAKT 2013-03-20 VIAN/2013:4-659 Vår handläggare Ert datum Er beteckning Jan Berthelsen 2013-01-10 KS/2012:622-007 Till Kommunledningsförvaltningen Yttrande över revisionsrapport hantering och ansökan av statsbidrag inom flyktingmottagandet På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Karineholms kommun, har PwC genomfört en granskning av hantering och ansökan av statsbidrag inom flyktingmottagandet. Revisorernas utlåtande, revisionsrapporten och anvisningar för remisssvar/yttranden/initierade ärenden har överlämnats till Socialnämnden, Bildningsnämnden, Viadidaktnämnden samt Vård och omsorgsnämnden för yttrande. Ärendebeskrivning revisionsrapport Revisorerna i Katrineholms kommun har gett PwC i uppdrag att granska kommunens hantering av statliga ersättningar inom flyktingmottagandet. Granskningen ska besvara frågan om huruvida ansvariga nämnder säkerställer att kommunen får del av de statliga ersättningar inom flyktingmottagandet som man har rätt till. Granskningen har avgränsats till nämnder som nämns ovan och arbetet har genomförts via intervjuer, dokumentgranskning av rutiner för hantering och ansökning av statsbidrag samt utdrag ur ekonomisystemet. Granskningen visar att Katrineholms kommun inte erhåller årlig grundersättning för ordinarie flyktingmottagande eller mottagande av ensamkommande flyktingbarn eftersom kommunen inte har några överenskommelser med Migrationsverket/länsstyrelsen på området. Kommunen är däremot berättigad till schablonersättning för nyanlända flyktingar som bosätter sig i kommunen samt deras anhöriga som sökt uppehållstillstånd inom två år. På motsvarande sätt får kommunen även schablonersättning för ensamkommande barn som beviljas uppehållstillstånd. PwC bedömer att ansvariga nämnder inte fullt ut säkerställer att kommunen får del av de statliga ersättningar som man har rätt till. Däremot finns ändamålsenliga rutiner inom Viadidaktförvaltningen för att kontrollera att kommunen får schablonersättning för nyanlända flyktingar såväl före som efter 1 december 2010. Det framgår också utifrån fullmäktiges beslut 2008 att det finns tydlig ansvarsfördelning för hantering och fördelning av schablonersättningar inom flyktingsmottagandet i enlighet med introduktionssystemet som avser mottagna före 1 december 2010. Motsvarande ansvarsfördelning som avser mottagna efter 1 december 2010 är inte politiskt fastställd och fördelningen hanteras istället på tjänstemannanivå inom Viadidaktförvaltningen utifrån deras bedömning om vilka ersättningar som avser insatser inom respektive nämnds verksamhetsområde. VIADIDAKT Besöksadress: Bievägen 1B Organisationsnummer: 212000-0340 Telefon: 0150-48 80 90 641 80 Katrineholm www.katrineholm.se/viadidakt E-post: info@viadidakt.se
35 YTTRANDE 2 (4) Datum Vår beteckning VIADIDAKT 2013-03-20 VIAN/2013:4-659 Enligt kommunfullmäktiges beslut från 2008 framgår det att VIAN samordnar och stödjer förvaltningarna med ansökningar om övriga ersättningar. Utifrån genomförda intervjuer har det visat sig att så är inte fallet vara sig före eller efter reformen. Viadidakt-, Bildnings-, Social-, Vård- och omsorgsförvaltningen hanterar alla ansökningar på egen hand utan någon samordning mellan verksamheterna. Inom Viadidakt finns det ändamålsenliga, om än bristfälligt dokumenterade, rutiner för ansökning av statliga ersättning för återsökningsbara kostnader inom såväl Viadidakt-som Bildningsförvaltningen. Det är positivt att handläggarna inom Viadidakt har ett uttalat ansvar för, samt kunskap om, återsökningar och det finns en tydlig samordnande funktion. Uppföljning av beviljade medel förefaller också fungera väl. Migrationsverkets information om återsökningar har spridits till handläggarna och återsökningsfrågor berörs under veckovisa avstämningar av individärenden. Samordnaren bedömer om det är möjligt att söka ersättning i aktuella fall. Ekonomen underrättas om beviljade belopp och det sker en uppföljning tillsammans med samordnare att medlen inkommit. Inom Bildningsförvaltningen, interkulturella enheten, har rektorn ansvar för återsökningar och utifrån egna skapade rutiner som inte är dokumenterade. Uppföljning av sökta och erhållna ersättningar sker på individnivå genom en Ecxel-fil som rektorn har upprättat. Rektorn och/eller ekonom på förvaltningen informerar Ekonomikontoret om medel som är på ingång, varpå medlen överförs till Bildningsförvaltningen. Inom Socialförvaltningen finns det idag ingen rutin som tydliggör ansvarsfördelning och ansökning av ersättning från Migrationsverket. Av intervjuerna framgår det att administratör samordnar ansökningarna avseende ensamkommande barn i samarbete med ekonomen och Myndighetsgruppen. När det gäller Försörjningsstöd och administrativa enheten hanteras ansökningarna av enhetschefen. Inom Myndighetsgruppen är alla handläggare inte lika väl insatta i möjligheterna att söka ersättning för olika målgrupper däremot känner de flesta till att ärenden som rör ensamkommande barn kan ge upphov till återsökningsbara kostnader. Det finns ingen dokumenterad rutin för ansökning av vissa försörjningsstödskostnader inom Försörjningsstöd och administrativa enheten. Enhetschefen frågar årligen handläggare om nya försörjningsstödsärenden som innefattar utländska medborgare som är äldre, har funktionshinder eller dylik. De ärenden som lyfts fram återsöker enhetschefen ersättning för. Granskningen visar också att handläggarna har begränsad kunskap om olika ersättningsformer och att en enkel översikt i verksamhetssystem inte går att få då uppgift om utländskt medborgarskap inte får registreras. VIADIDAKT Besöksadress: Bievägen 1B Organisationsnummer: 212000-0340 Telefon: 0150-48 80 90 641 80 Katrineholm www.katrineholm.se/viadidakt E-post: info@viadidakt.se
36 YTTRANDE 3 (4) Datum Vår beteckning VIADIDAKT 2013-03-20 VIAN/2013:4-659 Inom Vård- och omsorgsförvaltningen finns det ingen uttalad ansvarig för återsökning av kostnader från Migrationsverket utan detta hanteras av ekonomiassistent tillsammans med ekonomen. Av genomförda intervjuer framgår det att kunskapen om statsbidrag inte är spridd bland handläggare som ansvarar för myndighetsutövning inom äldre- och handikappsomsorgen och det finns en farhåga hos förvaltningen att man inte lyckas fånga upp alla ärenden med återsökningsbara kostnader. Revisorernas sammanfattande bedömning Revisorerna bedömer att det saknas ett helhetsgrepp och fullt ändamålsenliga rutiner inom kommunen för ansökning av statlig ersättning för återsökningsbara kostnader kopplat till flyktingsmottagandet. Man anser att det är en brist att Viadidaktnämndens uppdrag från kommunfullmäktige, om att stödja och samordna övriga förvaltningars ansökningar, inte är känt inom organisationen eller fått praktiskt genomslag. Revisorerna bedömer att det finns ändamålsenliga, men bristfälligt dokumenterade, rutiner för ansökning av statlig ersättning för återsökningsbara kostnader inom såväl Viadidakt- som Bildningsförvaltningen. Däremot gör man bedömning att rutinerna inte är fullt ändamålsenliga inom Social- samt Vård- och omsorgsförvaltningen. Inom de sistnämnda förvaltningarna finns stor risk att alla ärenden med återsökningsbara kostnader inte har fångats upp. Kunskapen om ersättningsformer är begränsad bland handläggare som arbetar med myndighetsutövning. Revisorerna anser vidare att det är en brist att statliga ersättningar inom flyktingsmottagandet inte omfattas av nämndernas arbete med internkontroll samt allvarligt att Viadidakt- och Bildningsnämnden inte fastställt några planer för intern kontroll. Viadidakts förslag till yttrande Viadidakt konstaterar att det fortfarande finns otydligheter kring vilken förvaltning som ska få vilken ersättning och vilka kostnader ska ersättningarna täcka inom respektive förvaltning. Förvaltningen instämmer i Socialförvaltningens bedömning att tydligare fördelning av schablonersättningar bör fastställas på politisk nivå mellan VIAN, SN och BN. Det bör också tydliggöras att Viadidakt har uppdraget att samordna hantering och ansökningar av statsbidrag inom flyktingområdet, även i fortsättningen. Inom förvaltningen finns bara en liten grupp handläggare kvar från Introduktionslagens tid, varför medel måste säkerställas för uppdraget. VIADIDAKT Besöksadress: Bievägen 1B Organisationsnummer: 212000-0340 Telefon: 0150-48 80 90 641 80 Katrineholm www.katrineholm.se/viadidakt E-post: info@viadidakt.se
37 YTTRANDE 4 (4) Datum Vår beteckning VIADIDAKT 2013-03-20 VIAN/2013:4-659 Viadidakt har i samarbete med Socialförvaltningen kunnat säkerställa korrekt fördelning av initieringskostnaden. Vidare har handläggare på Viadidakt och Socialförvaltningens ekonom under hösten kunnat tydliggöra Migrationsverkets regelverk kring återsökningar, exempelvis återsökningar för personer under 25% deltagarförmåga. Viadidakt föreslår att tillsammans med Socialförvaltningen hålla kvartalsvisa avstämningar när det gäller schablonersättningar och fördelning av dessa. Viadidakt instämmer i revisorernas påpekande att det är en brist att förvaltningen inte har fastställt planer för internkontroll av statliga ersättningar inom flyktingsmottagandet. Denna kontrollpunkt kommer att ingå i internkontrollplanen för 2013. I övrigt instämmer Viadidakt med revisorernas påpekanden. Jan Berthelsen Förvaltningschef VIADIDAKT Besöksadress: Bievägen 1B Organisationsnummer: 212000-0340 Telefon: 0150-48 80 90 641 80 Katrineholm www.katrineholm.se/viadidakt E-post: info@viadidakt.se
38 I\atrineholms kommun KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Staben Vårhandlåggere Karin Rytter Datum 2013-01-10 Ert datum VAr beteckning KS/2012:622-007 Er beteckning 1 (1) Bildningsnämnden Socialnämnden Viadidaktnämnden Vård- och omsorgsnämnden Revisionsrapport Hantering och ansökning av statsbidrag inom flyktingmottagandet På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Katrineholms kommun, har PwC genomfört en granskning som berör bildningsnämnden, socialnämnden, viadidaktnämnden samt vård- och omsorgsnämnden i samband med ersättning för flyktingmottagande. Revisionsfrågan avser om nämnderna säkerställer att kommunen får del av de statliga ersättningar som man har rätt till. Granskningen visar att nämnderna inte fullt ut säkerställer detta. Kommunledningsförvaltningen översänder rapporten till berörda nämnder för yttrande och åtgärder. Då revisorerna önskar svar senast den 30 apri12013, ska svar ha inkommit till kommunledningsförvaltningen den 25 mars 2013. Med vänl' a hälsningar l C~~ ~ G-~ a 'n Rytter Bilagor: Revisionsrapport "Hantering och ansökning av statsbidrag inom flyktingrnottagandet, Katrineholms kommun" Anvisningar för remissvar/yttranden/initierade ärenden I~nkumenT9 KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Org.nummer 212000-0340 Telefon: Telefvc: www.katrineholm.se E-post:
39 <~-,._._ Katrineholms kommun ~L: Revisorerna 2012-12-18 Bildningsnämnden Socialnämnden Viadidaktnämnden Vård- och omsorgsnämnden Granskning av Hantering och ansökning av statsbidrag inom flyktingmottagandet På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Katrineholms kommun har PwC genomfört en granskning som berör Bildningsnämnden, Socialnämnden, Viadidaktnämnden samt Vård- och omsorgsnämnden i samband med ersättning för flyktingmottagande. Revisionsfrågan avser om nämnderna säkerställer att kommunen får del av de statliga ersättningar som man har rätt till: Granskningen visar att nämnderna inte fullt ut säkerställer detta och vi vill uppmärksamma nämnderna på följande: Behov av ett politiskt fastställande angående ansvarsfördelning för hantering och fördelning mellan Viadidaktnämnd, Bildningsnämnd och Socialnämnd avseende schablonersättningar) Viadidaktnämndens uppdrag att stödja och samordna övriga förvaltningars ansökningar behöver göras känd i organisationen Viadidaktnämnden och Bildningsnämnden har ändamålsenliga rutiner, men som kan behöva dokumenteras. Socialnämnden och Vård- och omsorgsnämnden behöver upprätta tydliga rutiner samt se till att kunskapen om möjligheterna att erhålla statsbidrag sprids inom organisationen för att inte riskera att gå miste om ersättning Socialnämnden behöver säkerställa en adekvat uppföljning så att uppbokningar av flyktingmedel iårs-/delårsrapport kommer in. Ingen av nämnderna har uppmärksammat statsbidrag inom flyktingmottagandet isin interna kontroll. Vid granskningen gjorda iakttagelser redovisas i bilagda rapport, som härmed överlämnas för yttrande och åtgärder. Svar önskas senast 2013-04-30. REVISORERNA Karl Källunder Ordförande i ~ f---,~'~ Marita Berg isson Vice ordfo7' ande 1 Avser mottagna efter 1 december 2010
40 ~: 1\atrineholms kommun..revisorerna Distribution av rapport Hantering och ansökning av flyktingmottagandet Bildningsnämnden Socialnämnden Viadidaktnämnden Vård- och omsorgsnämnden För kännedom till: Kommunfullmäktiges presidium Kommunstyrelsen Kommunchefen Ekonomichefen 2
41 Revisionsrapport f a;~- i Hantl6in~gn~,~1m~r M Diarianumm~r Q Hantering och ~~~~~~~~Å~ ~~ ansökning av statsbidra 9inom fl~ktingmottagandet ~r ~ ~ ~ Jukka Törrö Annika Hansson Cerhfierad kommunal revisor November aoi2 i~~'s~~, a,:; pwc
r, 42 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning 2. Inledning 2.i. Uppdrag och revisionsfråga 2.2. Avgränsning och metod 2.3. Bakgrund statliga ersättningar g. Resultat av granskningen 3.i. Övergripande ansvarsfördelning 3.z. Rutiner för hantering av grund- och schablonersättning 3.2.i. Viadidaktnämnden ansvarar för flyktingmedel 3.2.2. Fördelning till övriga nämnder/verksamheter 3.2.3. Kontrollrutiner 3.2.4 Vår analys och bedömning 3.3 Rutiner för ansökning av ersättning för återsökningsbara kostnader 3.3.1. Viadidaktförvaltningen 3.3.2 Bildningsförvaltningen 3.3.3 Socialförvaltningen 3.3.4 Vård- och omsorgsförvaltningen (VON) 3.3.5 Vår analys och bedömning 3.4 Nämndernas interna kontroll 3.4.1. Vår analys och bedömning BILAGA. Ersättningsförordningar 2 4 4 4 5 6 6 7 7 8 9 9 9 9 io ii 12 i3 i4 i4 November 2012 Katrineholms kommun 1 av 15 PwC
43 Y. Sammanfattning och reuisionell bedömning Revisorerna i Katrineholms kommun har gett PwC i uppdrag att granska kommunenshantering aystatliga ersättningar inom flyktingmottagandet. Granskningen avser Viadidakt-, Social-, Bildnings-, samt Vård- och omsorgsnämnden. Vår samlade bedömning är att ansvariga nämnder inte fullt ut säkerställer att- kommunen får del av de statliga ersättningar som man har rätt till. Finns ändamålsenliga rutiner för hantering av statlig grund- och schablonersättning inom flyktingmottagandet? Katrineholms kommun erhåller inte statlig grundersättning dåkommunen inte har någon överenskommelse om flyktingmottagande med Migrationsverket/Länsstyrelsen. Avseende schablonersättning för nyanlända flyktingar finns ändamålsenliga rutiner inom Viadidaktförvaltningen för att kontrollera att kommunen får ersättning för mottagna såväl före som efter i december 2oio (etableringsreformen). Av ett fullmäktigbeslut från 2008 framgår en tydlig ansvarsfördelning för hantering och fördelning av schablonersättningar inom flyktingmottagandet som avser mottagna före i december 2oio (introduktionssystemet). Fördelningen av schablonersättningar som avser mottagna efter i december enligt etableringsreformen ärinte politiskt fastställd på motsvarande sätt. Vi föreslår att berörda nämnder VIAN, SN och BN beslutar om hur ersättningarna ska fördelas för att åstadkomma en tydligare styrning på området. Finns ändamålsenliga rutinerför ansökning av återsökningsbara statiiga ersättningarinom flyktingmottagandet? Ansökning av ersättning för återsökningsbara kostnader sker inom samtliga verksamhetsområden, men rutinerna kan förbättras. Det inte känt inom övriga förvaltningar att Viadidaktnämnden/ - förvaltningenhar Tuppdrag från kommunfullmäktige att stödja och samordna övriga förvaltningars ansökningar. Det finns ändamålsenliga, om än bristfälligt dokumenterade, rutiner för ansökning av statlig ersättning för återsökningsbara kostnader inom såväl Viadidakt-som Bildningsförvaltningen. Det saknas fullt ändamålsenliga rutiner för ansökning av statlig ersättning för återsökningsbara kostnader inom Social- respektive Vård och omsorgs- November 2012 Katrineholms kommun 2 av 15 PwC
44 förvaltningen. Ansvarsfördelningen ärotydlig och kunskapen om ersättningsformerbehöver förbättras bland handläggare. Vissa ansökningar ha avslagits på grund av att de gjorts för sent. Exempelvis har vi inte kunnat verifiera huruvida Socialförvaltningen sökt ersättning för eventuella utredningskostnaderför asylsökande ensamkommande barn. Vidare är det en brist att Socialförvaltningen inte kunnat visa upp fullständiga underlag för uppbokade intäkter från Migrationsverket fär år 2o1i. Omfattas statliga ersättningar av nämndernas interna kontroll? Det är en brist att statliga ersättningar inom flyktingmottagandet inte omfattas av nämndernas arbete med intern kontroll, samt allvarligt att vissa nämnder inte fastställt några planer för intern kontroll. Enligt vår bedömningbehöver nämnderna stärka sin interna kontroll för att se till att det finns rutiner som säkerställer att kommunen får del av de ersättningar som man har rätt till inom respektive verksamhetsområde. November 2012 Katrineholms kommun 3 av 15 PwC
45 2. Inledning Det kommunala flyktingmottagandet baseras på överenskommelser med Migrationsverket/Länsstyrelsen och finansieras av statsbidrag. Sedan 2oii har Katrineholms kommun ingen överenskommelse om flyktingmottagande. Men det är alltjämt många nyanlända flyktingar som väljer att bosätta sig i kommunen. Det förekommer även att ensamkommande flyktingbarn söker sig till kommunen för att bo hos släktingar eller bekanta även om kommunen inte har någon överenskommelse om organiserat mottagande. Därutöver finns asylsökande som bor i eget boende i kommunen.l Den statliga ersättning som kommunen har rätt till regleras i ett antal förordningar. Kommuner som saknar överenskommelser om mottagande har rätt till ersättning med undantag för årlig grundersättning. Olika bestämmelser gäller för mottagna före respektive efter i december 2oio, samt för asylsökande. Vissa ersättningar, såsom grundersättning och schablonersättning, utbetalas per automatik enligt folkbokföringsuppgifter. Andra ersättningar behöver kommunen ansöka om särskilt. 2.x, Uppdrag oc)i revisionsfråga Revisorerna i Katrineholms kommun har gett PwC i uppdrag att granska kommunens hantering av statliga ersättningar inom flyktingmottagandet. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Säkerställer ansvariga nämnder att kommunen får del av de statliga ersättningar inom flyktingmottagandet som man har rätt till? Följande kontroll-/granskningsmål har varit vägledande för granskningen: Finns ändamålsenliga rutiner för hantering av stadig grund- och schablonersättning inom flyktingmottagandet? Finns ändamålsenliga rutiner för ansökning av återsökningsbara statliga ersättningar inom flyktingmottagandet? Omfattas statliga ersättningar inom flyktingmottagandet av nämndernas internakontroll? ~.~. Avc~rän~rti~a~ och metod Granskningen avgränsas till Viadidaktnämnden, Socialnämnden, Bildningsnämnden samt Vård- och omsorgsnämnden. Granskningen omfattar även statlig ersättning för asylsökande barn och ungdomar. Arbetet har genomförts genom intervjuer, dokumentgranskning av rutiner för hantering och ansökning av statsbidrag, samt utdrag ur ekonomisystem. Följande funktionerhar intervjuats: ~ 2012-09-01 fanns totalt 109 asylsökande varav 23 barn inskrivna hos Migrationsverket bosatta i Katrineholms kommun. www.migrationsverket.se 2012-09-28. November 2012 Katrineholms kommun 4 av 15 PwC
46 Förvaltningschef, ekonom, samt samordnande flyktinghandläggarevid Viadidaktförvaltningen. Förvaltningschef, ekonom, samt rektor för Interkulturella enheten vid Bildningsförvaltningen. Enhetschef för Myndighetsgruppen, enhetschef för Administration och försörjningsstöd, samt ekonom vid Socialförvaltningen. Enhetschef Ledning och verksamhetsstöd, samt ekonom vid Vård- och omsorgsförvaltningen. Samtliga intervjuade har fått ta del av rapportutkast för sakavstämning. 2.,~. ~alcgrund -stadiga ersättningar Samtliga statliga ersättningar inom flyktingmottagandet handläggs och utbetalas av Migrationsverket ienlighet med följande förordningar som gäller för olika målgrupper: Förordning (1990:92) om statlig ersättning för flyktingmottagande m.m. (ErsF) avser personer med uppehållstillstånd mottagna före i december 2010. Förordning (2oio:ii22) om statlig ersättning för insatser förvissa utlänningar (NyErsF) avser personer med uppehållstillstånd mottagna efter i december 2oio. Förordning (2oo2:iii8) om statlig ersättning för asylsökande m.fl. (asylersättningsförordningen) avser asylsökande. Därutöver finns i vissa fall även andra tidsbegränsade förordningar såsom stimulansbidrag för arbetsmarknadsetablering under år 2oio.2 En översikt över ersättningarsom tillfaller kommunen automatiskt eller efter ansökan återfinns i bilaga. Vissa ersättningar ges schablonmässigt, medan andra motsvarar faktiska kostnader eller andel av kostnader. En del ersättningar innehåller tröskelvärden som behöver uppnås för att ersättning ska beviljas. Av bilagan framgår också underlag som behöverbifogas ansökan. Kommunen kan också i viss mån enligt förordningarna ovan söka ersättning för andra målgrupper, såsom personer som sökt uppehållstillstånd av andra skäl än asyl eller beviljats tidsbegränsat uppehållstillstånd av medicinska skäl eller i egenskap av bevisperson i rättegång. I denna granskning bortses dock från sådana ersättningsformer. 2 Förordning (2009:1561) om extra ersättning till kommuner 2010 för att påskynda utlänningars etablering på arbetsmarknaden. November 2012 Katrineholms kommun 5 av 15 PwC
47 3. Resultat av granskningen,~.y.övergr~ipande ansvarsfördelning I Katrineholms kommun berörs ett flertal nämnder av statliga ersättningar inom flyktingmottagandet. Medan vissa nämnder har ett uttalat ansvar inom själva mottagandet, tillhandahåller andra nämnder t.ex. skola.och välfärdsinsatser som kan omfatta asylsökande och nyanlända med uppehållstillstånd. Det innebär att alla nämnder i denna granskning på ett eller annat sätt har möjlighet att få del av statliga ersättningar förvissa kostnader. Viadidaktnämnden (NIAN) utgör en gemensam nämnd mellan Katrineholms och Vingåkers kommuner för vuxenutbildning inklusive sfi, integration och arbetsmarknad. För Katrineholms del har nämnden ansvar för flykting- och invandrarintroduktionen3 isamverkan med berörda aktörer.4 Verksamheten bedrivs på uppdrag av nämnden av Viadidaktförvaltningen. Schablonersättningar som avser att täcka kommunens kostnader för insatser inom introduktion/etablering tillfaller Viadidaktnämnden.5Inomverksamheten kan det även uppstå återsökningsbara kostnader. Socialnämnden (SN) ansvarar för myndighetsutövning/insatser bl a inom socialtjänstlagens område med undantag för äldre och funktionshindrade, samt LVLT/LVM.6 Verksamheten bedrivs av Socialförvaltningen på uppdrag av nämnden. Kostnader möjliga att återsöka ersättning för finns inom exempelvis ekonomiskt bistånd, stödinsatser för barn- och unga samt för ensamkommande flyktingbarn. Till Bildningsnämndens (SN) ansvar hör förskola, grund- och gymnasieskola inkl. särskola, där det är möjligt att återsöka statliga ersättningar för asylsökande barns skolgång. Verksamheten bedrivs inom Bildningsförvaltningen påuppdrag av nämnden. Vård- och omsorgsnänuidens (VON) uppdrag omfattar kommunal hälso-och sjukvård samt myndighetsutövning/insatser avseende äldre och funktionshindrade enligt socialtjänstlagen samt LSS.$ Vård- och omsorgsförvaltningen arbetar på uppdrag av nämnden. Kostnader som uppstår hos nämnden förvissa målgrupper är möjliga att söka ersättning för. 3 Sedan dec 2010 överlappar det tidigare introduktionssystemet där kommunerna bar ett huvudansvar för insatser till nyanlända med det nya etableringssystemet där Arbetsförmedlingen tagit över arbetsmarknadsinriktade insatser. Kommunerna ska fortfarande sköta det praktiska mottagandet och tillhandahålla sfi och samhällsorientering för vuxna samt förskola och skola för barn- och ungdomar. 4 Reglemente för ~adidaktnämnden, Katrineholms kommuns författningssamling nr 1.11. 5 Kommunfullmäktige "Hantering av statsbidrag för flyktingar i Katrineholms kommun", 42, 2008-03-17. 6 Reglemente för Socialnämnden, Katrineholms författningssamling nr 1.10. ~ Reglemente för Bildningsnämnden, Katrineholms författningssamling nr. 1.03. 8 Reglemente för Vård- och omsorgsnämnden, Katrineholms författningssamling nr 1.18. November 2012 Katrineholms kommun 6 av 15 PwC
48,.~. Rutiner för hantering az~ grund- och schablonersättning Katrineholms kommun erhåller inte årlig grundersättning för ordinarie flyktingmottagande eller mottagande av ensamkommande flyktingbarn eftersom kommunen inte har några överenskommelser med Migrationsverket/Länsstyrelsen på området.9 Kommunen är därför heller inte berättigad att söka medel för utveckling av beredskap, mottagningskapacitet och samverkan inom flyktingmottagandet snm fördelas regionalt. l~ Kommunen är emellertid berättigad till schablonersättning för nyanlända flyktingar som bosätter sig i kommunen samt deras anhöriga som sökt uppehållstillstånd inom två år (ErsF, NyErsfl. På motsvarande sätt får kommunen även schablonersättning för ensamkommande barn som beviljats uppehållstillstånd (se bilaga för belopp).,3.2.z. Viadidaktnärnnden ansvarar för flyktingmedel Enligt beslut från kommunfullmäktige från mars 2008 ska VIAN förfoga över samtliga medel avseende flyktingintroduktion.11 Schablonersättningen för kommunmottagna flyktingar utbetalas automatiskt av Migrationsverket kvartalwisunder en tvåårsperiod. Ersättningen sätts in centralt hos kommunen varefter Ekonomikontoret gör en överföring till två olika balanskonton hos VIAN. Kontona avser schablonersättning för mottagna före respektive efter i december 2oio. Ersättningarna avser att täcka kommunens kostnader för ordinarie flyktingmottagande. För mottagna före i december 2oio gäller en högre schablon för att kommunen ska bedriva ett introduktionsprogram med ersättning till deltagare i upp ti113,5 år. Den genomsnittliga introduktionstiden ska enligt kommunfullmäktige vara 3~5 år. I dagsläget finns enligt Viadidaktförvaltningen ca i4o vuxna i denna målgrupp, som successivt kommer att fasas ut t.o.m. mitten av 2oi4. För mottagna efter i december 2oio är schablonen lägre, eftersom Arbetsförmedlingen inch med den s.k. etableringsreformen tagit över ansvaret för etableringsinsatserunder de första 24 månaderna. Schablonen ska dock finansiera kommunens insatser för praktiskt mottagande, introduktion i skolan, sfi och samhällsorientering samt kvarstående kostnader för ekonomiskt bistånd m.m. Det är inte politiskt fastställt hur länge medlen ska räcka. Enligt Viadidaktförvaltningen har entolkning gjorts att medlen avser etableringstiden, det vill säga de två första åren. Enligt Viadidaktförvaltningenfinns ca i5o vuxna i denna målgrupp. Då kommunens åtagande har minskat liksom den statliga ersättningen har förvaltningen dragit ner från g till 2,5 handläggartjänster inom flyktingmottagandet. 9 Grundersättning uppgår till 440 000 kr för ord. flyktingmottagande, samt 500 000 kr för ensamkommande flyktingbarn under 2012 (NyErsF; Asylersättningsförordningen) ~o 37 NyErsF (tidigare 26 medel). Länsstyrelsen i Södermanland har beviljat Vingåkers kommun 250 tkr under 2011 och tagit emot en ansökan om ytterligare 1,6 mnkr under 2012 för utveckling av samhällsorientering. Enligt ~ ~pgift kommer medlen dock även Katrineholms kommun till del via Viadidaktnämnden. Kommunfullmäktige "Hantering av statsbidrag förflyktingar i Katrineholms kommun", 42, 2008-03-17. November 2012 Katrineholms kommun 7 av 15 PwC
49 Enligt Viadidaktförvaltningen sker ingen uppföljning av förbrukade schablonmedel per individ eller periodisering av intäkter/utgifter över tid. Istället görs löpande axstämningar av kvarvarande medel och beräknade kostnader fören uppskattning av hur länge medlen kommer att räcka. Bedömningen baseras på antaganden av tidigare verksamhetsutfall. Förvaltningen framhåller att det är svårt att göra säkra prognoser eftersom flera externa variabler påverkar utfallet, såsom andel nyanlända i egenförsörjning, arbetsmarknadsläget osv. Vi har verifierat de schablonersättningar som bokförts inom Viadidaktnämnden under 2oli och t o m september 2oi2.12 Viä delårsbokslutet 2012 var saldot på balanskontot avseende mottagna före i december 20~o ca 24 mnkr samt ca 4,~ mnkr för mottagna därefter. 3.2.2. FÖrdelning till övriga nämnder/verksamheter Det framgår av intervjuer att VIAN förfogar över flyktingmedlen i sin helhet, men att det även sker en viss fördelning till andra nämnder/verksamheter. Enligt beslut från kommunfullmäktige ska i5 tkr per flyktingbarn (mottagna före 1 december 2oio) utbetalas från VIAN till Bildningsförvaltningen för att täcka extra kostnader i samband med barn och ungdomars skolgång/introduktion. Något motsvarandebeslut om hur fördelningen av schablonersättning för flyktingbarn mottagnaefter idecember 2010 har inte fattats. Vi har emellertid uppfattat enpraxis som innebär att Viadidaktförvaltningen överför alla schablonersättningar för barn och ungdomar iför-, grund- och gymnasieskolålder till Bildningsnämnden/ - förvaltningenför insatser inom skolan. Bildningsförvaltningen har även fått Migrationsverkets riktade ersättning för förebyggande insatser för asylsökande barn överförtfrån Viadidakt. På motsvarande sätt överförs schablonersättningar till Socialnämnden/- förvaltningenför ensamkommande flyktingbarn som beviljats uppehållstillstånd, samt för initiala kostnader för ekonomiskt bistånd för mottagna efter i december 2oio innan etableringsersättning kommit igång. Socialförvaltningen ifrågasätter dock varför schablonmedlen måste ta omvägen via Viadidaktförvaltningen. Det framhålls att det ibland ger upphov till felöverföringar. Exempelvis fick Socialförvaltningen medel från Viadidakt som sedan fickvidarebefordras till Bildningsförvaltningen avseende förebyggande insatser för asylsökande barn. Socialförvaltningen framhåller att det inte finns något tydligt beslut hur denna typ av medel ska fördelas mellan nämnder/verksamheter. Kommunfullmäktiges beslut från 2008 att Viadidaktnämnden förfogar över flyktingmedel i sin helhet är heller inte känt i verksamheten. Bildningsförvaltningen är medveten om den politiskt fastställda fördelningen ayseende mottagna före i december 2010, och att alla schabloner för barn mottagna därefter överförs till Bildningsnämnden/-förvaltningen. Enligt Bildningsförvalt- ~~ Detta omfattar ordinarie schablonersättning för nyanlända mottagna före respektive efter 1 december 2010; schabloniserad ersättning för initials kostnader för ekonomiskt bistånd mottagna efter 1 december 2010; engångsschablonför ensamkommande barn som beviljats uppehållstillstånd; samt tillfällig s k stimulansersättning. November 2012 Katrineholms kommun 8 av 15 PwC
50 ningen finns ingen formellt beslut att dessa medel som avser mottagna efter i december 2oio ska tillfalla Bildningsförvaltningen/-nämnden.,3.2.3. I.'ontrollrutiner Av intervjuer framgår att det finns tydliga rutiner inom Viadidaktförvaltningen fär att kontrollera att kommunen får schablonersättning för samtliga kommunmottagna. Handläggare ansvarar för detta i samarbete med ekonom. I praktiken går kontrollen till genom att listor med nyanlända flyktingar från Migrationsverket respektive Arbetsförmedlingen stäms av gentemot utbetalningslistor från Migrationsverket. Enligt förvaltningen fungerar informationsflödet mellan myndigheterna bra. Inkommen schablonersättning per individ registreras vidare i ärendehanteringssystemet Accorda. Det är ovanligt att ersättning uteblir och i dessa fall kontaktas Migrationsverket. 3.2.4. Vår analys och bedömning När det gäller schablonersättning för nyanlända flyktingar bedömer vi att det finns ändamålsenliga rutiner för att kontrollera att kommunen får ersättning för mottagnasåväl före som efter i december 2oio. Av fullmäktiges beslut från 2008 framgår en tydlig ansvarsfördelning för hantering och fördelning av schablonersättningar inom flyktingmottagandet i enlighet med introduktionssystemet som avser mottagna före 1 december 2010. Fördelningen av schablonersättningar som avser mottagna efter i december enligt etableringsreformen är inte politiskt fastställd på motsvarande sätt. Fördelningen hanteras istället på tjänstemannanivå inom Viadidaktförvaltningen utifrån enbedömning om vilka schablonersättningar som avser insatser inom respektive nämnds/förvaltnings verksamhetsområde. Vi föreslår att berörda nämnder VIAN, SN och BN beslutar om hur ersättningarna ska fördelas för att åstadkomma en tydligare styrning på området. o,~e l~~ritiner för an~ölc,iing av erscrttning för åter- ~öknir~gsbara kaststader Som inledningsvis nämnts kan det uppstå återsökningsbara kostnader inom alla de nämnders verksamhetsområden som ingår i granskningen. Av fullmäktigebeslutet från 2008 framgår att "NIAN samordnar och stödjer förvaltningarna med ansökningar om övriga ersättningar"~3. Enligt Viadidaktförvaltningen avsåg samordningsuppdragettiden före etableringsreformen. Våra intervjuer visar dock att så inte varit fallet vare sig före eller efter reformen. Viadidakt-, Bildnings-, Social-, Vård- och omsorgsförvaltningen hanterar alla ansökningar på egen hand utan någon samordning verksamheterna emellan. Det finns ingen samlad beskrivning över ansvarsfördelningen och arbetsrutinerna mellan nämnder/verksamheter beträffande återsökning. Det sker heller inget erfarenhetsutbyte inom detta område. 3.3 x Vindidaktf~~~valtningen Som ovan nämnts finansieras Viadidaktförvaltningens kärnverksamhet för nyanlända iform av introduktionsprogram, sfi, samhällsorientering mm av schabloner- 13 Kommunfullmäktige "Hantering av statsbidrag för flyktingar i Katrineholms kommun", 42, 2008-03-17. November 2012 Katrineholms kommun 9 av 15 PwC
51 sättningar. I vissa fall finns även möjlighet att söka ersättning för andra återsökningsbara kostnader. Av intervjuer framgår att sådana kostnader uppstått exempelvis för introduktionsersättning till äldre efter 20 mån, innan ärenden överlämnats till Socialförvaltningen. Det finns inga dokumenterade rutiner för ansökning av ersättning för återsökningsbara kostnader inom Viadidaktförvaltningen. Det framhålls dock att handläggarna ansvarar för att beakta detta och att enhandläggare har en samordnande roll. Återsökningsfrågorberörs under veckovila axstämningar av individärenden. Samordnarenbedömer om det är möjligt att söka ersättning i aktuella fall. Migrationsverkets information om återsökningar har enligt uppgift spridits inom handläggargruppen som även fått information från Migrationsverket om återsökningar. Ansökningar samlas i en pärm, men registreras inte i Accorda såsom schablonersättningar. Ekonomenunderrättas om beviljade belopp och det sker en uppföljning tillsammans med samordnare att medlen inkommit. Det finns lokala samverkansforum inom flyktingmottagandet som omfattar representanterfrånvissa förvaltningar och berörda myndigheter. Dessa forum tar inte upp kommuninterns processer och det finns inget motsvarande forum internt inom kommunen för att lyfta frågor om t.ex. återsökning från Migrationsverket. För;Viadidaktnämnden har defi början av 2oii bokförts`ca 82 tkr för år 2010 i er-,sättning för ekonomiskt bistånd för äldre/sjuka/funktionshindrade fr om 20 måna- ;'der efter mottagandet. Enligt uppgift inväntas beslut från Migrationsverket ayseen- 'de 2011 års ansökningar om motsvarande ersättning, medan ansökningar för 2oi2 ännu inte gjorts. 3.3.2. Bildningsförvaltningen Det är Interkulturella enheten inom Bildningsförvaltningen som tar emot asylsökande och nyanlända barn och ungdomar med uppehållstillstånd iförskola och skola. Medan barn och ungdomar i åldern 6 ti1116 år går i skolan på enheten, slussas förskolebarn och gymnasieungdomar vidare till andra enheter. De insatser som Bildningsförvaltningen kan återsöka rör ersättning per läsår för asylsökande barn iför-, grund- och gymnasieskola. Därutöver finns möjlighet att söka ersättning för extraordinära kostnader för asylsökande barns skolgång, såsom särskilda stödinsatser på individnivå eller extra skollokaler. Rektor för Interkulturella enheten ansvarar för detta och har skapat egna rutiner för arbetet. Rutinerna är inte dokumenterade, men det finns enligt uppgift ytterligare entjänsteman inom förvaltningen som är insatt i hanteringen och som kan fungera som backup. Interkulturella enheten får underlag från Migrationsverket om asylsökande barn och ungdomar i kommunen som önskar att gå i skolan.14 Vid granskningstillfället fanns drygt i5 aktuella ärenden fördelat på olika skolformerna. Enligt Interkulturella enheten utgör de asylsökande endast en liten andel av nyanlända barn och ungdomar iverksamheten, medan nyanlända barn med uppehållstillstånd är i klar majoritet. Såsom för övriga barn sker registrering av asylsökande i verksamhetssyste- ~4 Asylsökande barn har möjlighet att gå i skolan, men omfattas inte av skolplikten. November 2012 Katrineholms kommun 10 av 15 PwC
52 met Extens. Vilka som är asylsökande framgår av att de saknar fullständigt personnummer. Det finns enpärm med alla inskrivna barn och ungdomar aktuella att söka läsårsersättning för, där ansökan och beslut om ersättning från Migrationsverket sparas. Uppföljning avsökta och erhållna ersättningar sker på individnivå i en Excel-fil som rektorn upprättat. Rektor och/eller ekonom på Bildningsförvaltningen informerar Ekonomikontoret om medel som är på ingång, varpå medlen överförs till Bildningsförvaltningen. De läsårsersättningar som bokförts för Bildningsnämnden uppgår inom för-, grund-' och gymnasieskolan till ca 1,3 mnkr under 2o~i och ca o,5 mnkr t o rri september ;202. Det finns inga intäkter bokförda avseende extraordinära kostnader för asylsökande barns skölgång. Det framgår av intervjuer att Interkulturella enheten är medveten om möjligheten att, utöver ersättning för läsår, även söka ersättning för extraordinära kostnader för asylsökande barns skolgång såsom särskilda stödinsatser på individnivå eller extra skollokaler. Några sådana ansökningar har dock inte gjort på senare år. Detta eftersom det enligt uppgift inte funnits några sådana fall. Enligt rektor för Interkulturella enheten finns en god översikt över elever med behov av särskilt stöd som innebär eventuella fall kommer att fångas upp. 3.3.3 SOC1Q f07 valtningen Socialförvaltningen är indelad i enheterna Ledning och verksamhetsstöd, Försörjningsstödoch administrativa enheten, Myndighetsgruppen och Behandlingsgruppen. Kostnader som Socialförvaltningen har möjlighet att återsöka ersättning för handlar främst om ekonomiskt bistånd för äldre och funktionshindrade och vissa s.k. extraordinära kostnader för stöd och vårdinsatser exempelvis för barn, samt kostnader bl.a. för utredning och placering av ensamkommande flyktingbarn. Det finns ingen rutin som tydliggör ansvarsfördelning och ansökning av ersättningarfrån Migrationsverket fnom Socialförvaltningen. Av intervjuer framgår emellertid att administratör samordnar ansökningar i första hand avseende ensamkommande barn, i samarbete med ekonom och Myndighetsgrupp. När det gäller försörjningsstöd är det istället chef för Försörjningsstöd och administrativa enheten som hanteraransökningar. När det gäller ensamkommande barn har ekonom och administratör nyligen påbörjat arbetet med att ta fram en ny rutin för återsökningar. I dagsläget fungerar den främst som ett verktyg för den egna uppföljningen av ansökningar. Tanken är att rutinen ska vidareutvecklas så att den kan stödja även andra berörda funktioner, i första hand inom Myndighetsgruppen. Enligt Myndighetsgruppen tillämpas ingen dokumenterad rutin för återsökning. Däremot finns enpraxis att enhandläggare som ansvarar för ärenden som rör ensamkommande barn lämnar underlag till ekonom och administratör inför kvartalsvis återsökning. Ansökningar för verksamhetsåret 2oi2 har enligt uppgift ännu inte gjorts p.g.a. att ekonomtjänsten varit vakant. Dessa ansökningar planeras dock att ske inom kort och förväntas uppgå till ca i mnkr. Det rör sig om drygt 10 ärenden. Vi har inte kunnat verifiera att Myndighetsgruppen sökt ersättning för utredningskostnader för asylsökande ensamkommande barn. November 2012 Katrineholms kommun 11 av 15 PwC
53 Vi har därutöver tagit del av några beslut från Migrationsverket beträffande ansökan om ersättning för extraordinära kostnader under 2oi1, varav ett gynnande beslut om ersättning för institutionsplacering. Dessa ansökningar har kommit till stånd då handläggare flaggat för eventuella återsökningsbara kostnader. Enligt Myndighetsgruppen är alla handläggare inte lika vä1 insatta i möjligheterna att söka ersättning för olika målgrupper. De flesta känner dock till att ärenden som rör ensamkommandebarn kan ge upphov till återsökningsbara kostnader. För Socialnämnden har det i slutet av 2oio och början av 2oi1 bokförts ca i,5 mnkr för placeringskostnader av ensamkommande barn under 2010. Under 201 har det bokats upp intäkter avseende placeringskostnader för ensamkommandebarn på motsvarande 2,2 mnkr. Vi har verifierat ersättningsbeslut från Migrationsverket om ca 225 tkr, medan vi inte kunnat verifiera ansökan/ beslut för rövriga uppbokade belopp. Såsom framgår ovan räknar Socialförvaltningen att söka `ersättning för verksamhetsåret 202 om ca i mnkr. Det finns ingen dokumenterad rutin för ansökning av vissa försörjningsstödskostnaderinom Försörjningsstöd och administrativa enheten. I praktiken frågar enhetschefen årligen handläggare om nya försörjningsstödsärenden som innefattar utländska medborgare som är äldre, har funktionshinder eller dylikt. De ärenden som lyfts fram återsöker enhetschefen ersättning för. Det framhålls vidare att handläggarna har begränsad kunskap om olika ersättningsformer. Det går enligt uppgift inte att få en enkel översikt i verksamhetssystem då uppgift om utländskt medborgarskap inte får registreras. Det har enligt uppgift inte ansökts för några ersättningar avseende ekonomiskt biståndunder 2oii utifrån enbedömning att inga sådana ärenden uppkommit under året. Vi har inte fått del av om någon bedömning ännu har gjorts för 2oi2. Det har emellertid ansökts för ersättning för ett antal ärenden från år 2oio som avslagits p g a att ansökan inte gjorts inom tre år från mottagningsdatum. Ekonomen på förvaltningen får underlag om beviljade ersättningar både från Myndighetsgruppenoch Försörjningsstöd och administrativa enheten och följer upp inkomna ersättningar månadsvis. Enligt uppgift informerar ekonomen Viadidaktförvaltningen om vilka ersättningar som ska tillfalla Socialförvaltningen. Således överförs medlen, enligt vad vi erfar, från Ekonomikontoret till Viadidakt och vidare till Socialförvaltningen. 'Under 2oi1 har det för Socialnämnden boförts ca 82 tkr åvseende e~raordinära kostnader för ekonomiskt bistånd som avser tidigare år. Såsom framgår ovan har 'inga intäkter bokförts under 2oii eller 2oi2. 3.3.4 Vård- och omsorgsförvaltningen (VON) Vård- och omsorgsförvaltningen är indelad i en avdelning för äldreomsorg och en avdelning för handikappomsorg. De kostnader som är möjliga att söka ersättning för handlar främst om varaktig vård, hemtjänst och särskilt boende, insatser enligt LSS/LASS för äldre, sjuka och funktionshindrade. November 2012 Katrineholms kommun 12 av 15 PwC
54 Enligt förvaltningen finns det ingen uttalad ansvarig för återsökning av kostnader från Migrationsverket. Ipraktiken hanteras detta dock av en ekonomiassistent tillsammans med ekonom. Ekonomiassistenten har upprättat en egen rutin för arbetet. Denna omfattar dock inte övriga funktioner inom förvaltningen. Vidare framgår av intervjuer att kunskapen om statsbidrag inte är spridd bland handläggare som ansvararför myndighetsutövning inom äldre- och handikappomsorgen. Ekonomiassistentenfrågar handläggare om de under året inkommit nya ärenden för aktuella målgrupper. I vissa fall har förvaltningen fått information från Viadidakt angående nyanlända med särskilda behov. Det finns alltjämt enfarhåga hos förvaltningen att man inte lyckas fånga upp alla ärenden med återsökningsbara kostroder. Nuvarandesätt att inventera ärenden uppfattas inte som fullt ändamålsenlig. Man lyfter fram att aktuella målgrupper inte kan eller får särskiljas i verksamhetssystem, vilket försvårar bevakningen. Det har även hänt att förvaltningen fått avslag på avsökta medel från Migrationsverket på grund av att första ansökan inte inkommit inom tre år från mottagningsdatum. Ekonomiassistenten ansöker om ersättningar, samt bevakar tillsammans med ekonom att beviljade ersättningar inbetalas. Alla underlag samlas i en pärm. Ett underlag skickas till Ekonomikontoret omhur medlen ska bokföras. Under 2oi1 har ca ii9 #kr bokförts som ersättningar från Migrationsverket inom Vård- och omsorgsnämnden för insatser inom hemtjänst, medan besked väntas enligt uppgift för ansökningar om totalt loo tkr under 2012. När det gäller intäkter 'inom särskilt boende finns inget bokfört under 2011 eller 2012. Det har boförts ca 2,2 mnlcr för 2o1i samt ca 1,4 mnl r för 2012 inom Vård- och omsorgsnämnden i form av ersättningar från Migrationsverket fär insatser inom `handikappomsorgen. 3.3.5 Vm~ analys och bedömning Vi bedömer att det saknas ett helhetsgrepp och fullt ändamålsenliga rutiner inom kommunen för ansökning av statlig ersättning för återsökningsbara kostnader kopplat till flyktingmottagandet. Det är enbrist att Viadidaktnämnden/-förvaltningens uppdrag från kommunfullmäktige att stödja och samordna övriga förvaltningars ansökningar inte är känt inom organisationen eller fått praktiskt genomslag. Vi bedömer att det finns ändamålsenliga, om än bristfälligt dokumenterade, rutiner för ansökning av statlig ersättning för återsökningsbara kostnader inom såväl Viadidakt-som Bildningsförvaltningen. Det är positivt att handläggare inom Viadidakt har ett uttalat ansvar för, samt kunskap om, återsökningar och det finns en tydlig samordnande funktion. Uppföljning av beviljade medel förefaller också fungera vä1. Inom Bildningsförvaltningen har rektor för Interkulturella enheten ett uttalat ansvar för och kunskap om återsökningar. Det finns fungerande rutiner för att fånga upp, söka och följa upp beviljade läsårsersättningar för asylsökande barn och möjligheten att söka ersättning för e~rtraordinära kostnader har uppmärksammats. Vi bedömer att rutinerna för ansökning av statlig ersättning för återsökningsbara kostnader inte är fullt ändamålsenliga inom Social- respektive Vård och omsorgs- November 2012 Katrineholms kommun 13 av 15 PwC