Malmö stad Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen 1 (1) Datum 2014-06-05 Handläggare Ann Andersson Ekonomichef ann.andersson@malmo.se Tjänsteskrivelse av intern kontroll GYVF-2014-834 Sammanfattning Intern kontroll syftar till att nämnder och styrelser med rimlig grad av säkerhet ska fastställa att mål inom följande kategorier uppnås: Verksamhetsstyrning Tillförlitlig finansiell rapportering Efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter Ovanstående framgår av Reglemente för intern kontroll, där det också framgår att det är nämnderna som har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina verksamhetsområden. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll med regler och anvisningar. Förslag till beslut Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden föreslås besluta att godkänna föreliggande rapport avseende uppföljning av intern kontroll vt 2014. Beslutsunderlag Intern kontroll 2014 vt GyVN G-Tjänsteskrivelse Gymnasie- och vuxenutbildningens AU 140612 av intern kontroll vt 2014 Beslutsplanering Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden arbetsutskott 2014-06-12 Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden 2014-06-27 Ärendet Se separat handling. Ansvariga Lars Silverberg Biträdande gymnasie- och vuxenutbildningsdirektör SIGNERAD 2014-06-05
1 av Intern kontroll 2014 Kontrollmål Sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning av självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning. Syftet med granskningen är att kontrollera att rutinerna för att medarbetare har registrerat sin frånvaro såväl i HRutan som att anmälan har gjorts till arbetsplats följs. En plan för stickprovskontroller enligt nedanstående tabell har tagits fram i början på 2014. Samma plan användes även under 2013. Stickproven är indelade i fyra perioder och omfattar samtliga skolor/enheter. Antalet stickprov per enhet (i parentes) avspeglar enhetens storlek. Antalet stickprov för respektive period är begränsat till 20. Begränsningen är kopplad till HR-service som för varje stickprov måste kontrollera attesteringen i HRutan. 1 jan 31 mars 1 apr 30 juni 1 juli 30 okt 1 okt 31 dec AFG (5) BVG(3) SP (5) UH (utom bygg (7) KMS (10) FJG (10) MB (10) ML (9) UH/BYGG (5) PAG (7) FKansli (5) VGL (4) Stickprovskontroller för perioden 1 jan 31 mars som redovisas här genomfördes enligt planen. Metoden som användes var att jämföra skolans noteringar om inrapporterad sjukfrånvaro eller tillfällig föräldrapenning med den registrering som finns i HRutan samt vem som har attesterat frånvaron i HRutan. Av totalt 20 stickprov tagna under den aktuella perioden noterades 3 avvikelser (15 %) motsvarande 6 oregistrerade frånvarodagar. Därutöver finns det två avvikelser i tidsnoteringar som inte föranleder någon förlust för arbetsgivaren, men kan uppfattas som en signal om att enhetens interna kontroll inte är fullt tillförlitlig. De två skolor där avvikelser konstaterats har fått information om detta och uppmanats att rätta felaktigheterna i registreringen och förbättra sina kontrollrutiner vid registrering av frånvaron. HR konsult ansvarig för respektive enhet kommer att följa upp att så sker. I övrigt visar stickprovskontrollen att all frånvaro registrerad i HRutan är korrekt ifylld och korrekt attesterad av behörig chef.
2 Med anledning av den mängd avvikelser som konstaterats under 2013 har HRavdelningen tagit fram en modell för enheternas självkontroll avseende registrering av frånvaro i HRutan. Kansliets HR konsulter ska under året, enligt förvaltningsledningens beslut, aktivt följa upp enheternas självkontrollsystem avseende frånvaroregistrering. Kompetensregistrering (nytt) Kontroll av rutiner för registrering och uppdatering av kompetens i HRutan följs. Kraven på lärarlegitimation gör det mycket viktigt att alla lärare registrerar sin kompetens i HRutan. Dessutom får rektor en bra överblick över arbetsplatsens samlade kompetens och hur den används, vilket är viktigt vid planering av bemanningen. Syftet med granskningen är att kontrollera att rutinerna följs. På de enheter som har många Kompetenser att verifiera är det ofta så att rektor har verifierat så långt det är möjligt, men av olika skäl har inte allt som lagts in kunnat verifieras. Det vanligaste skälet är att beslut om legitimation fortfarande dröjer och det finns även fall då lärare har överklagat beslut. På några enheter har rektor uppmärksammats på att de har arbete att göra, för att få medarbetare att lägga in sin kompetens och/eller att själv verifiera. Det är månadsavlönade lärare, förskollärare, fritidspedagoger samt pedagoger som ska lägga in sin kompetens i HRutan. Tyvärr är det många medarbetare som inte tillhör dessa grupper som finns i kompetensmodulen. Att utföra internkontroll på det sätt som nu gjorts medför så pass mycket arbete på olika nivåer i organisationen, att förvaltningen avser att i slutet av året göra en avvägning om det är motiverat att utföra internkontrollen på detta vis. Förvaltningen avser att via linjeorganisationen utifrån det framtagna materialet, fortsätta arbetet för att säkra att de medarbetare som ska lägga in kompetens gör så och att rektor verifierar densamma. Förvaltningen fortsätter också dialogen med systemägaren för att säkra underlaget i kompetensmodulen. Enhet Alla kompetenser verifierade % SP 54 90 PA 101 88 MB 111 78 VH 152 75 NSG 45 62 AFG 23 61 ML 74 63 BVG 7 47 UH 24 28 KMS 39 24 Totalt 630 62
3 Utbytesplan avseende datorer Kontroll av att respektive verksamhetsområde följer upprättad utbytesplan. Under de senaste åren har det genomförts en betydande IT-satsning avseende datorer. Under 2014 kommer en översyn att göras av rutiner kring inköp av datorer. Utbytesplanerna följs. Rutin för införskaffning och avyttring av 1-1 datorer är framtagen. Redovisning av förskott och utlägg Förskott beviljas vid särskilda händelser när betalning av planerad aktivitet måste ske med kontanta medel. Det används när kontantbehovet bedöms vara kortvarigt eller när behovet är av mindre omfattning. Rutiner för redovisning av förskott och utlägg följs. Av 9 st granskade förskott var 1 st ej korrekt ifylld. Efter granskning har berörda parter informerats samt rättelser vidtagits. Representation (nytt) Kontroll av att reglerna för representation följs. Efterlevnad av gällande lagstiftning, skatteverkets regler och beslutade policydokument. Av totalt antal granskade scannade betalda leverantörsfakturor 637 st var 82 st ej korrekt ifyllda. Exempel på fel är kontering, moms, deltagare. Efter granskning har berörda parter informerats samt rättelser vidtagits. Inköp via handkassor För att samordna rutinerna kring inköp via handkassor har Malmö stad tagit fram nytt dokument (lathund) för handkassor som behandlar typ av inköp, som gäller från 1 januari 2013. Detta kommer att vara ett komplement till redan befintliga processbeskrivningar för handkassor som finns på respektive förvaltning. av att handkassorna används i enlighet med Malmö stads nya lathund. Under perioden har 4 st kontrollerats, varav 1st innehöll fel. Exempel på fel är felaktigt konto, fel summerat och deltagare saknas. Efter granskning har berörda parter informerats samt rättelser vidtagits. Elevskyddsombud av skolornas elevskyddsombud.
4 Elevskyddsombuden är representanter för elever och ska tillsammans med andra på skolan arbeta för att bättre arbetsmiljö ur ett elevperspektiv. Elevskyddsombuden väljs av eleverna för att på bästa sätt representera dem i skolans arbete för att förbättra arbetsmiljön. En insamling av skolornas uppgifter om elevskyddsombud genomfördes av förvaltningen i december 2013 och redovisades i förvaltningens Årsanalys för 2013. Samtliga gymnasieskolor redovisade till förvaltningen sina elevskyddsombud med namn, program, årskurs, ansvarig rektor samt uppgifter om arbetsmiljöutbildning och delaktighet i skolans arbetsmiljöarbete. Eftersom elevskyddsombud utses läsårsvis och bara mindre ändringar görs under pågående läsår har inte någon ny insamling av uppgifter gjorts under våren 2014. Förvaltningskansliet genomförde läsårets andra utbildningsomgång för elevskyddsombud i början på februari. 44 elevskyddsombud från olika skolor deltog i utbildningsdagen. Tilläggsbelopp För en elev som har ett omfattande behov av särskilt stöd kan skolan utöver grundbeloppet ansöka om ett tilläggsbelopp. Tilläggsbeloppet ska endast avse ersättning för extraordinära stödåtgärder som inte har koppling till den vanliga undervisningen. av att beviljade tilläggsbelopp används enligt ansökan. Vid ansökningsförfarandet gällande tilläggsbelopp har två rutiner använts inför våren 2014. För nya ansökningar används en blankett som ska kompletteras med fullständiga underlag kring pedagogisk bedömning, åtgärdsprogram mm. Vid ansökan om fortsatt tilläggsbelopp har en annan blankett använts där det ska redovisas hur den tidigare resursen använts och vilka resultat detta givit för eleven. Utifrån detta äskas nya medel för fortsatta behov. har hittills enbart gjorts via denna blankett och via möten mellan utredare på förvaltningen och ansökande skolor kring deras ansökningar. För en av de skolor som söker tilläggsbelopp för ett stort antal elever utreds just nu koppling mellan grundresurs, behov av stöd och äskat tilläggsbelopp. Utredningen är inte klar än så någon slutsats kan inte redovisas. Inför ansökningsperioden hösten 2014 har ny ansökningsblankett tagits fram tillsammans med nya rutiner. Den nya blanketten ger ett bättre underlag för att följa upp de insatser som avses genomföras med hjälp av tilläggsbeloppet. Sökande skola ska ange: - Personalinsats, timmar per vecka och utformning samt kostnad för detta - Strukturell insats, utformning och kostnad
5 - Kompensatoriska hjälpmedel, kostnad Utifrån detta ska utvärdering av insatser enklare kunna göras för varje område under hösten 2014. Utvärdering kommer för de enheter som har många elever med särskilda behov att göras via besök minst en gång per läsår. Enheter med enstaka elever kan fortsättningsvis besökas vid något tillfälle, i övrigt görs uppföljning via fortsatt ansökan. Ny rutin och blankett för fortsatt ansökan inför vårterminen kommer att tas fram i september. Den ska följa samma mönster men med tydligare uppdrag för skolan att skriftligt redovisa genomförda åtgärder och eventuellt även redovisa kostnad för dessa. Säkerställa inventarieförteckningen i samband med flyttningar Under år 2013 genomfördes ett flertal flyttningar, vilket innebar att inventarier kommer att flyttas och vissa fall utrangeras. Det är viktigt att inventarieförteckningen uppdateras med anledning av dessa förändringar. Ingen rapport lämnad. Likabehandling Alla skolor måste ha ett målinriktat arbete för att aktivt främja elevers lika rättigheter och möjligheter. Skolorna måste också arbeta förebyggande dels mot kränkande behandling, dels mot diskriminering och trakasserier som har samband med kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning eller funktionsnedsättning. av att Likabehandlingsplaner finns samt att dessa uppfyller de lagstadgade kraven. Samtliga skolor har likabehandlingsplaner. Skolorna har tillgång till en mall som följer den plan som tidigare upprättades av Heleneholms gymnasium, vilken fick godkännande av diskrimineringsombudsmannen. Under våren har Malmö mot diskriminering och Unga mot rasism slumpmässigt valt ut 21 likabehandlingsplaner från grund- och gymnasieskolan. Dessa har granskats utifrån lagens krav och en rapport blir klar till den 1 juli. Det samarbete vi inlett med dessa organisationer medför att vårt Likabehandlingsnätverk den 17 september bjuder in dem för en genomgång av denna rapport. Syftet är att skolorna ska få en sista input innan deras planer fastställs. Planerna ska vara klara till den 1 oktober. Klagomålshantering (nytt) Kontroll av klagomålshanteringen är funktionell och uppfyller gällande krav. Alla som driver en skola ska ha rutiner för att ta emot klagomål från elever, föräldrar och andra. Syftet är att den som driver verksamheten, huvudmannen, ska få reda på eventuella brister och kunna rätta till dem snabbt.
6 När ett klagomål kommer till gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden/förvaltningen ansvarar förvaltningen för att en utredning genomförs. Detta hanteras enligt fastställda rutiner som finns publicerade på KomIn. I anvisningarna finns policy, hänvisning till aktuellt lagrum, handläggningsrutin, förslag till ärendegång samt en rollbeskrivning för samtliga parter som hanterar klagomål i någon del. Rapportering till GyVN sker tre gånger per år där aktuella ärenden redovisas. Ärenden som avslutas återkommer inte i rapporteringen medan pågående ärenden kan rapporteras vid flera nämndsmöten om ärendet drar ut på tiden genom till exempel överklaganden till rättsinstanser. Under läsåret 2013-14 har 75 ärenden inkommit fram till och med 1 april då senaste redovisningen till nämnden gjordes. Av dessa ärenden var vid rapporteringen två pågående då svar inväntas från Skolinspektionen. Frånvaro (nytt) Enligt Skolverkets allmänna råd ska rektor se till att det finns rutiner för rapportering av ogiltig frånvaro till vårdnadshavaren som säkerställer att informationen når vårdnadshavaren samma dag samt se till att orsaker till frånvaro utreds skyndsamt. Kontroll av att rutiner för rapportering av närvaro följs så att eventuell frånvaro rapporteras och utreds. Augusti 2013 infördes frånvarorapportering inom gymnasieskolan via nytt system, Dexter. Utbildningar erbjöds till skolledningarna och all personal. Från de flesta enheter deltog merparten av personalen, men från någon enhet var deltagandet mindre i omfattning. Riktlinjer togs fram i förvaltningens beredningsgrupp avseende inom vilken tid lärare respektive mentor kan registrera frånvaro och korrigera poster som blivit fel. Frånvaro ska enligt skollagen meddelas vårdnadshavare för omyndig elev skyndsamt. Av denna anledning ska frånvaro som regel registreras samma dag, men kan även registreras dagen efter så länge all teknik inte kan garantera omedelbar åtkomst till systemet i alla lägen. Mentor kan justera upp till 14 dagar. Oavsett vilken tidsfrist som sätts är rektor ansvarig för att frånvaro rapporteras skyndsamt. Vid rapportering går meddelande inom en timme via sms eller mail till vårdnadshavare. Under hösten har en utvärdering av systemet gjorts och förändringar efter lärares önskemål har genomförts både genom interna inställningar i systemet, rutiner och beställd utveckling av systemet hos leverantören. Under våren 2014 har en genomgång
7 gjorts av rektors roll i systemet och justeringar för en mer rationell hantering kommer att inledas under hösten 2014 Vid kontroll av frånvarorapportering för årets fyra första månader kan följande konstateras: Enligt schema är det inom gymnasieskolan utlagt 129 949 timmar under januari-april. Utav dessa timmar är det enligt rapporteringen genomfört 76,7%, dvs 99 665 timmar. 2,25 % av timmarna är inställda vilket motsvarar 2 919 timmar. Under perioden är 27 354 timmar ej kvitterad, dvs läraren har inte närvaro- eller frånvarorapporterat lektionen. Detta motsvarar 21,05% av utlagda timmar. Av kvitterade lektioner är närvaron 83,51%. Frånvaron består av anmäld och ej anmäld frånvaro. Anmäld frånvaro motsvarar 10,33% och ej anmäld frånvaro 6,16%. Det ska uppmärksammas att anmäld frånvaro inte är detsamma som giltig frånvaro. Ej kvitterade lektioner finns till övervägande del inom skolor med yrkesprogram där eleverna i perioder har arbetsplatsförlagt lärande vilket kan påverka hur skolan hanterar registreringen. Rutiner för att även hantera dessa lektoner bör säkerställas då det är lika viktigt att vårdnadshavare får information om frånvaro under praktikperioder. Det är möjligt att det finns manuella rutiner men dessa kommer att granskas inför nästa redovisning. Det kan också förekomma att skolorna lägger ut extra timmar i schemat vilket ger felaktigt resultat i rapporteringen. Rutiner måste även tas fram för detta då de lektionerna efter hand måste ställas in. Varje skola får del av sitt resultat och ska inkomma med förslag till åtgärder och rutiner för att säkerställa en fullständig rapportering inför höstterminen 2014. spunkter under maj-augusti: - Förklaring till ej kvitterade lektioner - Rutiner för inställda extrautlagda lektioner - Rutiner för närvaroregistrering under APL - Framtagande av underlag för att förenkla rektors arbete i Dexter Tillsyn Det är viktigt med en kontinuerlig uppföljning och utvärdering som säkrar att systemet hålls aktivt och förbättras. Regelbunden rapportering behövs för att ledningen ska kunna anpassa styrningen till uppkomna situationer. bör ske kontinuerligt, som ett naturligt led i den dagliga verksamheten och vid behov genom särskilda utvärderingar eller granskningar. Om brister av väsentlig
8 karaktär upptäcks ska dessa rapporteras med omedelbar verkan så att åtgärder kan sättas in för att komma till rätta med de uppkomna problemen. Under 2014 kommer rapportering till nämnden av intern kontroll att ske halvårsvis. Vid väsentliga avvikelser kommer rapportering att ske omedelbart. HRut tillämpning av flextidsavtal Brister i registrering av arbetstid i HRut vid tillämpning av flextidsavtal I samband med internkontroll av frånvaroregistrering i HRut upptäcktes betydande brister i registrering av arbetstid i HRut hos medarbetare som omfattas av flextidsavtal. Den tekniska plattformen för arbetstidsregistrering, HRut, är utformad så att lön utan löneavdrag utgår oavsett om arbetstid i HRut är korrekt registrerad, inte alls registrerad eller om det finns andra felaktigheter i registreringar. Detta gäller oavsett om arbetstidsregistreringar saknas för en hel arbetsdag eller delar av arbetsdag. HRut har brister avseende tillgänglighet. Ett par exempel. En medarbetare stämplar in som vanligt vid arbetsdagens början men slutar tidigt utan att stämpla ut. En avvikelse loggas i HRut och visas för medarbetaren dagen efter. Om medarbetaren inte korrigerar för den missade utstämplingen får medarbetaren inget avdrag på sitt flextidssaldo och lön utgår för en hel arbetsdag. En medarbetare tar en flexledig dag, men begär inte flexledigt i HRut. En avvikelse om att stämplingar saknas loggas i HRut och visas för medarbetaren dagen efter. Om medarbetaren inte begär flexledigt i efterhand får medarbetaren inget avdrag på sitt flextidssaldo och lön utgår för denna arbetsdag. Systemet bygger således helt på förtroende och självkontroll. Utgångspunkten är att medarbetaren själv ska korrigera de avvikelser i arbetstidsredovisning som systemet ger besked om och att medarbetarens chef följer upp att så sker. Verktyg för uppföljning finns i systemet. En översiktlig genomgång av fellistor för alla förvaltningens enheter (utom Jobb Malmö) genomfördes för innevarande läsår. Fellistorna innehåller loggar på alla avvikelser i arbetstidsrapportering i HRut. Genomgången visar att självkontrollen och uppföljningen av arbetstidsregistreringar i stort antal fall inte fungerar som avsett. Följande två typfall har noterats. Dessa typfall är spridda över enheter och yrkeskategorier, inklusive chefer på olika nivåer i organisationen. Det finns ett antal medarbetare som inte alls registrerar sin arbetstid i HRut. Frågan är om dessa medarbetare alls bör ligga i flextidssystemet. Det finns ett antal medarbetare som registerar sin arbetstid endast sporadiskt och uppvisar högt antal okorrigerade avvikelser.
9 Även om bortfallet av arbetstids-registreringar inte per automatik medför missbruk av flextidssystemet, så finns det betydande risk att en sporadisk registrering av arbetstiden och stort antal avvikelser, döljer ledigheter som borde generera löne- eller flextidsavdrag, men inte gör det. Belägg för detta finns i vissa fall. Arbetsgivarens kostnader för detta kan vara höga. Sammanfattningsvis konstateras att det finns behov av fördjupad analys och allsidig uppföljning av flextidssystemets tillämpning. Detta bör ske i extern, oberoende regi, då alla delar och nivåer av förvaltningens organisation berörs.