Husbok för Bilprovningens huvudkontor Så fungerar vårt flexkontor
Med ansvarskänsla, närhet och kunden i fokus är Bilprovningen din trygghet för säkra fordon och bättre miljö.
Välkommen till Bilprovningens huvudkontor i Kista Entré Samarbete, spontana möten och informella kontakter kännetecknar ett flexkontor. Du har inte en fast arbetsplats utan använder hela kontoret som arbetsyta utifrån dina behov. Var du väljer att arbeta beror på hur dagen ser ut. Arbetssätt Ett flexibelt arbetssätt ska vara effektivt, utvecklande och stimulerande. Det ska stödja verksamhetens mål och leda till goda resultat. Arbetet kan göras på olika sätt, både på och utanför kontoret alternativt i hemmet eller på någon av våra stationer. Vilka arbetsuppgifter som kan skötas utanför kontoret och i vilken omfattning behöver du och din chef komma överens om utifrån verksamhetens behov. Möten I det flexibla kontoret finns möjligheter till planerade, men även spontana, mindre möten. Planerade möten bokas med eftertanke och omsorg. Läs och använd gärna våra mötesriktlinjer på intranätet under HK.
Trivsel & hänsyn För att vi ska trivas, ha roligt ihop och göra ett bra jobb är det några områden du behöver känna till och respektera. Öppenhet π Jag visar tillit till mina arbetskamrater och är öppen för att vi är olika. π Jag är öppen för att prova nya arbetssätt. π Jag ger konstruktiv feedback och gör det på ett respektfullt sätt. Ansvarstagande π Jag bidrar till en bra stämning. π Jag samarbetar och hjälper mina arbetskamrater. π Jag tar upp problem direkt med den det berör. π Jag kommer med förslag till förbättringar. π Jag anger var jag arbetar och hur jag kan nås. Arbetsro π Jag ger andra arbetsro genom att själv gå undan när jag bedömer att det behövs. π Jag markerar på ett vänligt sätt för andra när jag behöver arbeta ostört. π Jag respekterar andras behov av att jobba vid sitt skrivbord.
Jag skriver inte ut i onödan och sorterar avfall enligt angivna riktlinjer.
Trivsel & hänsyn Ljudmiljö π Jag tänker på att hålla en låg/normal samtalston. π Jag har låg volym på telefonen, gärna ljudlöst/vibration. Hänsyn π Jag planerar min arbetsdag med hänsyn. π Jag lämnar min arbetsplats ren och fräsch. π Jag undviker starka parfymer och annat som är allergiframkallande. Sekretess π Jag använder samtalsrummen för känsliga samtal och telefonsamtal. π Jag använder sekretessfilter till datorn när jag arbetar med känsliga uppgifter. π Jag plockar undan känsliga handlingar när jag lämnar skrivbordet. Gemensam ordning π Jag plockar undan efter mig och återställer ordningen. Papperssnålt och miljövänligt π Jag skriver inte ut i onödan och sorterar avfall enligt angivna riktlinjer.
Livlig Normal Lugn
Kontorsguiden Här kan du läsa mer om hur våra olika kontorsutrymmen och arbetsplatser är tänkta att fungera. I gröna zoner kan ljudnivån vara högre, t.ex. till följd av många samtidigt pågående telefonsamtal. I zoner som är blå är ljudnivån normal. Här förekommer vanligt arbete i normal samtalston. I orangemarkerade zoner är det lugnare. Där ska du kunna arbeta mer ostört.
Pentryt är vårt gemensamma pausutrymme. Här kan vi fika, sitta och jobba samt samla hela personalstyrkan.
Gemensamma utrymmen Lobbyn (blå zon) I lobbyn går det bra att ha informella möten med besökare eller kollegor. Besökare hämtas, efter avisering, i receptionen i huvudentrén. Alla får en besöksbricka med texten Besökare. Efter besöket eskorterar du din gäst till hissen. Pentryt (grön zon) Pentryt är vårt gemensamma pausutrymme. Här kan vi fika, sitta och jobba samt samla hela personalstyrkan. I pentryt kan du äta kalla medhavda rätter. Du bidrar till trivseln genom att plocka undan på bordet, torka efter dig och ställa in i diskmaskinen. Mat som behöver värmas äter du i restaurangen på entréplan där det finns mikrovågsugnar. Standardarbetsplats (blå zon) Du tar en plats som är ledig och placerar dig utifrån vilka du behöver samarbeta med för dagen. Skrivborden är utrustade med dockningsstation för bärbar dator, skärm, tangentbord och mus. Korttidsarbetsplats (blå zon) Här finns inga dockningsstationer. Du jobbar i din bärbara dator. Denna plats används som gästarbetsplats eller om du bara är inne på kontoret ett par timmar och inte behöver ett skrivbord.
Rum för bokade möten Bokningsbara mötesrum (blå zon) Bokningsbara mötesrum bokas via outlook. Mötesrum Beslutsam (20 platser) Rummet är utrustat med kanon, hörslinga, whiteboard och konferenstelefon. Mötesrum Nyfiken (8 platser) Rummet är utrustat med kanon, whiteboard och konferenstelefon. Mötesrum Fiffig (8 platser) Rummet är utrustat med kanon, whiteboard och konferenstelefon. Mötesrum Modig (6 platser) Rummet är utrustat med kanon, whiteboard och konferenstelefon. Inställda möten bokas av i god tid. Se också till att avsluta mötet på utsatt tid så att nästa användare får tillgång till rummet i tid. Om ett rum inte har tagits i bruk 15 minuter efter bokad tid är det ledigt för andra. Vid behov av större konferensrum eller om det är fullbokat på kontoret finns möjlighet att, enligt prislista, boka konferenslokaler i huset: www.kistakonferens.se
Ange på tavlan utanför rummet hur länge mötet pågår så att de som behöver ett rum vet när det förväntas bli ledigt.
Rum för obokade möten Ange på tavlan utanför rummet hur länge mötet pågår så att de som behöver ett rum vet när det förväntas bli ledigt. Mötesrum Väddö (6 platser, blå zon) Rummet är utrustat med en soffa för tre personer samt tre fåtöljer. Mötesrum Grinda, Möja och Utö (4 platser, blå zon) Rummen är utrustade med monitor, whiteboard och konferenstelefon. Samtalsrum (orange zon) Det finns åtta mindre samtalsrum med 2-3 platser i varje. Rummen används till mindre, ostörda möten, när du behöver tala ostört i telefon eller om du behöver sitta och jobba en stund i avskildhet. De åtta samtalsrummen är: Alfa, Beta, Gamma, Delta, Epsilon, Zeta, Iota och Sigma. Biblioteket (orange zon) I biblioteket kan du sitta om du behöver samarbeta, stämma av frågor utan att boka möten eller jobba utan skrivbord. Tänk på att hålla ljudnivån nere då det är arbetsplatser runt omkring.
Kontorsstöd & post Skrivare och kontorsmaterial Det finns ett gemensamt rum utrustat med kontorsmaterial och två kombinerade skrivare/skannare/kopiatorer. För att skriva ut behövs en personlig kod. Post Utanför skrivarrummet finns personliga postfack där du även lägger avgående post. Fax Faxar gör du via funktionen i Outlook. Källsortering Källsortering finns i skrivarrummet, i pentryt och i närheten av de obokningsbara mötesrummen. Vid varje källsorteringsstation finns en karta som visar i vilket kärl avfallet ska kastas. Felanmälan Felanmälan av kontorsutrustning (t.ex kaffemaskin, kopiatorer och möbler) görs till kontorsservice@bilprovningen.se. Övrig service i Kista Entré: http://serviceportal.coor.com/kista
Kista Entré erbjuder bland annat restaurang, café, gym, cykelrum och parkering.
Nycklar, larm och faciliteter Alla HK-medarbetare får en personlig inpasseringsbricka som går till huvudentrén, hissarna och kontoret. Kommer du först är lokalen larmad. Då trycker du # och håller brickan mot läsaren, därefter din kod. Övrig tid räcker det att hålla upp kortet mot läsaren. Larm Larmet slås på automatiskt. Avisering sker i god tid innan. För att larma av och köpa tid håller du upp brickan mot kortläsaren innanför entrédörren i lobbyn. Arbete efter kontorstid Efter kontorstid och på helgerna använder du inpasseringsbrickan för att komma in i huvudentrén, hissarna och kontoret. Övriga faciliteter Kista Entré erbjuder en mängd olika faciliteter som till exempel restaurang, café, gym, cykelrum och parkering. Mer information finner du på webben: www.vasakronan.se/hyresgastinfo
Våra kärnvärden Kundkvalitet Affärsmässighet Ansvarsfull företagskultur