Intern kontrollplan 2014, FK deluppföljning 2 De övergripande granskningsområdena har identifierats i en riskanalys, framtagen av den utökade ledningsgruppen den 20 januari 2014. Områdena kommer troligen att vara föremål för behov av granskning ur olika perspektiv under lång tid. För att effektivt kunna angripa dessa områden, bör den interna kontrollen när så är möjligt - fokusera på om områdenas respektive befintliga processer, rutiner och regler fungerar och efterlevs. I planen för 2014 har även de kontrollmål från 2013 som visade behov av fortsatt uppföljning tagits med. Avvikelser i samtliga fall rapporteras till direktören efter att kontroll gjorts. Granskningsområde 1. Samarbetet mellan förvaltningarna i planoch exploateringsprocessen 2. Efterfrågan på mark för näringslivet är större än tillgången 3. Försäljning av byggklar tomtmark i lågkonjunktur Föremål för intern kontroll 2014 Om gemensamma målbilder formulerats vid detaljplanearbetenas startmöten Omfattning på nya särskilda verksamhetsområden enligt ÖP 2012 Om 200 mkr i exploateringsvinster inbringas Kontrollansvar Metod Resultat av kontroll Rapporteras till tekniska nämnden Kontroll av samtliga Vid startmöten under 2014 genom intervjuer med projektledarna Kontroll av omfattning Vid på nya särskilda verksamhetsområden i (förslag till) ÖP 2012 Kontinuerlig uppföljning och Vid DR1, DR 2 och kontinuerlig uppföljning information om prognoser för och information om försäljningar och exploateringsvinster prognoser för sker enligt plan till tekniska försäljningar och nämnden, stadskontoret och exploateringsvinster till kommunstyrelsen. tekniska nämnden, stadskontoret och DR2 uppvisar ett utfall om 65 Mkr. kommunstyrelsen Prognosen pekar på en exploateringsvinst om 210 Mkr för 2014. Rutinen kontinuerlig uppföljning
och information om prognoser etc - har följts. 4. Lokalanskaffning i nyexploateringsområden Rutin - inför detaljplanering av nya exploateringsområden, ska LiMa, expl, SBK gå igenom behov av kommunal service, beslut om äga/hyra uppföljning av rutinen i nya bostadsdetaljplaner under 2014 Vad gäller behov av kommunal service fungerar rutinerna bra. Beträffande äga/hyra, avgörs det för närvarande från projekt till projekt. Det finns ett utredningsuppdrag avseende strategi äga/hyra. Stadskontoret ansvarar. 5. Lokalanskaffning externa objekt Rutin för anskaffning av externa objekt Uppföljning av lokalsökningar och genom två stickprov kontrollera genomförda upphyrningar med prioritering av ev försenade projekt Vid 6. Lokalanskaffning Samarbete mellan förvaltningar Rutin/processkarta för lokalanskaffningsprocessen Uppföljning av om processkartan följts i ett förskoleprojekt och i ett skolprojekt som startat efter 2014-04-01 Uppföljning av projekt har visat att processkartan följs till vissa delar. Konstaterad avvikelse från rutinen. Åtgärd: Fortsatt implementering av rutinen sker genom PLASMAarbetet. 7. Befolkningsprognosen (risk för att förbygga sig - förskolor och skolor) Genomförd topp- och basbehovsutredning ska kopplas till befintliga förskolor Kontroll av att topp- och basbehovsutredning kopplats till befintliga förskolor Vid
8. Befintliga markföroreningar Om exploateringshandbokens rutiner avseende utredningar om markförorening följs en stickprov av tre projekt Kontrollerat tre projekt (Gyllins etapp 2, Segepark och Stadionområdet). Vid DR 2 9. Hot och våld mot medarbetare Om Lägenhetsenhetens rutiner för hembesök följs Lägenhet fyra stickprov av hembesök Kontroll utförd efter sex hembesök, vid samtliga närvarade minst två personal från staden. Vid DR 1 och 10. Det ökade behovet av sociala lägenheter Om frågan om övertagsprocessen har behandlats av berörda förvaltningar Lägenhet Kontroll av att frågan om övertagsprocessen har behandlats vid varje bochefsmöte Diskussioner om övertag har förts vid varje bochefsmöte samt vid ett flertal övriga möten med företrädare för berörda förvaltningar. Vid DR 1 och 11. Ekonomisk styrning Nya redovisnings- och styrprinciper för exploatering Ekonomi stickprov av att exploateringsvinster resultatförs till likviddag. Av årets 33 försäljningar/köpeskillingar i exploateringsprojekt är 11 köpeskillingar resultatförda. Resultatföring har skett med viss eftersläpning i tiden. Ej resultatförda försäljningar beror på att återstående utgifter inte kan beräknas tillförlitligt. Under året kommer bilden att klarna och bedömningen är att köpeskillingarna kommer kunna resultatföras i år. Vid DR 1, DR 2 och Konstaterad mindre avvikelse från rutinen. Bedöms ej vara av sådan vikt att åtgärd behövs göras.
stickprov av att anskaffningsvärdet för såld mark beräknas efter areal. Anskaffningsvärdet för såld mark har beräknats enligt projektets areal i samtliga fall förutom försäljningar inom Hyllie centrumområde, vilka resultatförs enligt BTA efter överenskommelse med stadskontoret. stickprov av att det finns tillräckliga beräkningsunderlag för resultatföring av köpeskilling, anskaffningsvärde för såld mark samt avsättning till gatukostnadsersättning. Beräkningsunderlag för att säkerställa anskaffningsvärdet för såld mark baseras på upparbetade utgifter för kvartersmark. Beräkningsunderlag för avsättning till gatukostnadsersättning är projektledarens registrerade prognoser i Raindance. Vid avsättning till gatukostnadsersättning har avstämning med projektledaren skett för att kvalitetsäkra den registrerade prognosen i Raindance. För några projekt saknas beräkningsunderlag som styrker registrerad prognos i Raindance. Arbete med att inhämta dessa underlag pågår. Rutin att i samband med resultatföring av köpeskilling inhämta beräkningsunderlag som
styrker registrerad prognos i Raindance är framtagen. Konstaterad mindre avvikelse från rutinen. Bedöms ej vara av sådan vikt att åtgärd behövs göras. 12. Upphandling enligt LOU Lokalanskaffningsprojekt som LOUupphandlas 13. Allmänt Rutin för att involvera de förtroendevalda i riskanalysen Utvecklingssekreteraren utvärdering av ett pilotprojekt som LOUupphandlas med fokus på tid och kostnad Kontroll av att riskanalysen behandlats i enlighet med tekniska nämndens beslut 2014-02-26 Något beslut eller uttalande om önskad rutin för att involvera förtroendevalda i riskanalysen togs inte den 2014-02-26. Efterfrågad rutin föreligger således inte i nuläget. Vid Konstaterad avvikelse. Åtgärd: Förslag läggs om att FK:s riskanalys behandlas som en diskussionspunkt i Delegation 1 vid helårs- och halvårskifte.