2014-03-19 1 (18) Plats och tid Kommunkontoret, sammanträdesrum A, onsdag den 19 mars, kl. 9.00-12.30 Beslutande Ledamöter Tjänstgörande ersättare Jan-Åke Lindgren (S), ordförande Carina Nordqvist (S), vice ordförande Anna-Greta Söderlund (S) Eilert Isaksson (M) Lars Jingåker (S) Deisy Hellsén (C) Monica Hansson (C)ersättare för Lena Westling (C) Övriga närvarande Ersättare Siver Karlsson (S) Gunnar Mering (FP) Anita Wallin (MP) Isa Wallmyr (KD) Ingrid Olsson (C) Tjänstemän Anette Forsblom Socialchef Johan Brodin Ekonom 27-28 Maj Eklund Enhetschef 29 Carina Uppegård Enhetschef 29, 34-37 Torun Eliasson Projektsamordnare 30 Magdalena Hansson Projektarbetare 30 Gerd Larsson Anhörigsamordnare 31 Christian Olars Metod-och kvalitetsutvecklare 34-37 Maria Hedström Sekreterare Övriga Justering Justerare Plats och tid Monica Hansson Kommunkontoret måndag den 24 mars 2014, kl.16.00 Justerade paragrafer 26-40
2014-03-19 2 (18) Underskrifter Sekreterare Maria Hedström Ordförande Jan-Åke Lindgren Justerare Monica Hansson Anslag på kommunens officiella anslagstavla i Ovanåkers kommun har haft sammanträde den 19 mars 2014. Protokollet har justerats, d v s godkänts. Protokollet finns på socialförvaltningen och på kommunens webbplats www.ovanaker.se. Överklagande Anslaget sätts upp på anslagstavlan den 24 mars 2014 och tas ned den 14 april 2014. Under den tiden har du möjlighet att överklaga besluten. Hur man överklagar, se särskild information på anslagstavlan och på kommunens webbplats www.ovanaker.se. Behöver du hjälp, kontakta socialnämndens sekreterare... Maria Hedström s sekreterare Tfn 0271-571 15 maria.hedstrom@ovanaker.se
2014-03-19 3 (18) Sn 26 Godkännande av dagordningen Beslut godkänner dagordningen. Beslutsunderlag Kallelse med föredragningslista 11 mars.
2014-03-19 4 (18) Sn 27 Dnr 2014. 034 040 Ekonomisk rapport Beslut mottar den ekonomiska rapporten. Bakgrund Ekonom Johan Brodin redogör för den ekonomiska rapporten där utfallet till och med februari är ca 3,3 miljoner kronor, vilket motsvarar 16,8 % av den totala budgeten på ca 221,8 miljoner kronor, riktpunkten är 17 %. Utbetalt försörjningsstöd för februari är 911 000 kronor. Handlingar Budgetuppföljning för februari 2014, ekonomiavdelningen
2014-03-19 5 (18) Sn 28 Dnr 2014. 003 041 s budget 2015-2017- kostnadsökningar och äskanden Beslut s förslag till kommunstyrelsen 1. Kommunfullmäktige beviljar socialnämnden 5814 tkr, år 2015, för att kompensera för kostnadsökningar. 2. Kommunfullmäktige beviljar 4767 tkr, år 2015, för att kompensera för volymförändringar. Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige ska besluta om nämndernas ramar 28 april 2014. Detta ska föregås av en budgetberedning som äger rum fredag den 23 mars. Inför budgetberedningen behöver respektive nämnd fatta beslut om hur mycket beräknas som kostnadsökningar för 2015, samt om det finns beräkningar om tilläggsyrkanden äskanden. Gällande kostnadsökningar hänvisas till den princip som kommunfullmäktige har fastställt. En vägledande princip är att kostnadsökningar som sker i den befintliga verksamheten ska beräknas med den nya nivån på kostnaden. Ökade volymförändringar i verksamheten ska bedömas som tilläggsyrkanden. Kostnadsökningar som genererar lägre kostnader i andra delar av den kommunala verksamheten skall samordnas med dessa förändringar innan bedömning om kostnadsökning har skett. Ramarna 2014 är fastställd för respektive nämnd och avser den volym som respektive nämnd ska bedriva verksamhet för 2014. Äskanden ska därför endast framläggas om det finns betydande volymförändringar eller ny verksamhet mellan 2014 och 2015. Ny verksamhet får äskas om den nya verksamheten beslutats av annan part än nämnd. Glöm inte bort att volymminskningar ska lyftas på samma sätt som volymökningar. Ärendet begär 5814 tkr i kompensation för kostnadsökningar enligt specifikation nedan; Löneökningar: 4 961 tkr. En uppräkning med 2,6 % för de första 3 månaderna och 2,5 % för de resterande 9 månaderna. Hyresökningar: 171 tkr. En uppräkning med 2 %. Bilar (drivmedel, skatt och försäkring): 149 tkr. 42 bilar á 3,5/bil. Fortsättning
2014-03-19 6 (18) Sn 28, forts. Verksamhetsresor: 18 tkr. En uppräkning med 2,5 % El, städ, förbrukningsmaterial: 109 tkr. En uppräkning med 2,1 %. Äldremat: 113 tkr. 113 000 portioner á 1 kr/portion. Försörjningsstöd: 197 tkr. En uppräkning med 1,5 % (riksnorm) Kontaktperson/kontaktfamilj/ledsagare: 63 tkr. En uppräkning med 1,5 %. Placeringar (handikappomsorg): 33 tkr. En uppräkning med 2 %. begär 4767 tkr i kompensation för utökad verksamhet (äskande) enligt specifikation nedan; Försörjningsstöd: 4367 tkr. Volymen utbetalt försörjningsstöd har de senaste åren ökat med 322 tkr till följd av fler försörjningsstödstagare. Volymen ökar också till följd av flyktingmottagande. Den förväntade volymökningen mellan 2014 och 2015 är 4045 tkr, uträknat som 383 månadsutbetalningar á ca.10,5 tkr. Mottagandet var 24 hushåll 2012 och 39 hushåll 2013 och dessa kommer efter två år över i försörjningsstöd. Försörjningsstöd (resursjobb): -900 tkr. 2014 görs en satsning på resursjobb som innebär att försörjningsstödstagare erbjuds tjänster. Satsningen innebär att utbetalt försörjningsstöd minskar 2015. 10 plaster á -7,5 tkr. Fortsätter satsningen även 2015 innebär det ytterligare minskat tryck på försörjningsstöd 2015. I vilken omfattning beror på när under året försörjningsstödstagare börjar sina tjänster. Servicebostad 1 tjänst + personallägenhet: 500 tkr. Arbetskläder: 800 tkr. Leasing av arbetskläder 400 anställda á 2 tkr/anställd. Idag håller kommunen med arbetskläder men dessa börjar bli slitna. Arbetskläderna tvättas av personalen på egen hand. Ökad smittorisk/bakterier innebär att behovet av att leasa kläder ökat. Servicen innebär att ett företag håller med arbetskläder och tvätt till en kostnad av 2 tkr/anställd och år. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelseskrivelse 2014-03-07, socialchef Anette Forsblom SKICKAS TILL För handläggning: Kommunstyrelsen, Ekonomiavdelningen
2014-03-19 7 (18) Sn 29 Dnr 2011. 066 700 Lokala värdighetsgarantier för särskilda boende/ korttidsvistelse inom äldreomsorgen Beslut beslutar att införa lokala värdighetsgarantier för särskilda boende/ korttidsvistelse inom äldreomsorgen Sammanfattning av ärendet Den 1 januari 2011 infördes en bestämmelse i socialtjänstlagen (2001:453) om en nationell värdegrund för äldreomsorgen. Den nya bestämmelsen innebär att socialtjänstens omsorg om äldre ska inriktas på att äldre personer får leva ett värdigt liv och känna välbefinnande. För att höja kvaliteten i äldreomsorgen och tydliggöra för målgruppen vad de kan förvänta sig av kommunernas äldreomsorg kan kommunerna införa lokala värdighetsgarantier. Värdighetsgarantierna ska baseras på den nationella värdegrunden och tydliggöra aspekter som tillexempel, privatliv, kroppslig integritet, självbestämmande, invid anpassning och delaktighet. För att stimulera kommunerna att införa lokala värdighetsgarantier har Regeringen gett socialstyrelsen i uppdrag att besluta om och utbetala medel till de kommuner som förbereder och utvecklar lokala värdighetsgarantier. Prestationsersättningen betalas ut i två omgångar. Vid första ansökningstillfället kunde kommunerna söka om ett fast bidrag på 100 000 kronor, dessa skulle användas För att stimulera kommunerna att införa lokala värdighetsgarantier. För att ta del av medel i andra sökomgången skulle kommunen skicka in en plan för hur kommunen skall arbeta med sina lokala värdighetsgarantier denna skall skickas in senast den 15 oktober 2011. Ärendet Ärendet har handlagts av ansvarig verksamhetschef och enhetschefer i omvårdnadsenheten. Dessa har tillsammans med representanter från pensionärsorganisationerna tagit fram förslag på lokala värdighetsgarantier. Beslutsunderlag Förslag på Lokala värdighetsgarantier Tjänsteskrivelse 2014-03-11, enhetschef Maj Eklund
2014-03-19 8 (18) Sn 30 Dnr 2014. 019 730 Redovisning av 2012 års statsbidrag för att implementera nationella riktlinjer för vård och omsorg för personer med demenssjukdom information Sammanfattning av ärende Projektsamordnare Torun Eliasson och Magdalena Hansson informerar vad man har arbetat med i projektet under 2013: Fortsätta arbetet med att utveckla ett individanpassat och strukturerat arbetssätt i mötet med demenssjuka personer i ordinärt boende. Ge mer kunskap om demenssjukdom och vad de nationella riktlinjerna innebär till anhöriggrupper och pensionärsorganisationer. Utveckla kommunens biståndsbedömda dagverksamhet för att möta demenssjuka personers behov Individanpassat och strukturerat arbetssätt; Arbetat aktivt med att införa vårt handlingsprogram 7- punktsprogrammet i hemtjänsten, primärvården (privat och landsting) och HSV. Rekryterat 3-4 demensombud på varje hemtjänstområde som fått spetskompetens Utarbetat ett arbetssätt/rutiner som fungerar tillsammans med planeringssystemet Laps Care Kurs i grundläggande demenskunskap till anhöriggrupper och pensionärsorganisationer; Samtliga pensionärsorganisationer har deltagit i fortbildningssatsningen Anhörigkurs i 6 steg i samarbete med primärvård Anhörigsamordnaren kommer i fortsättningen organisera anhörigkurserna och det implementeras därmed i ordinarie verksamhet Dagverksamhet med inriktning demens; Biståndsbedömd dagverksamhet. Tre dagar i veckan. Personalen har strukturerat dagens arbete för att kunna skapa mer tid till individuella aktiviteter och behov Använder måltiden och hushållsaktiviteter som en aktivitet i verksamheten Sammanföll med ombyggnationen så miljön har också anpassats Detta projekt är nu slutfört och har slutredovisats till Socialstyrelsen (2 050 000kr). Nu är implementeringen klar och ingår i ordinarie verksamhet
2014-03-19 9 (18) Sn 31 Dnr 2014. 035 700 Statistik för uppsökande och anhörigverksamhet 2013 - information Sammanfattning av ärende Anhörigsamordnare Gerd Larsson redovisar den sammanställda statistiken för 2013. Anhörigverksamhetens redovisning innehåller dessa insatser: Äldreomsorg Avlösning i bostaden och avlösning utanför hemmet (dagverksamhet) Trygghetsplats Enskilda samtal Anhöriggrupper Handikappomsorgen Korttids LSS barn/unga Fritids Individ- och familjeomsorgen Familjeverkstan PREP Föräldrastegen Stödgrupp för barn BIG Läxverkstan Pappagrupp Enskilda stödsamtal Delningsgrupp personlig utveckling Kvinnogrupp Uppsökandeverksamheten; Den uppsökande verksamheten är en förebyggande verksamhet. Kommunen har enligt socialtjänstlagen ansvaret att bedriva uppsökande verksamhet. Alla som är 75 år och äldre och inte redan har insatser av socialtjänsten i Ovanåkers kommun erbjuds ett hembesök från kommunen. Besöken är kostnadsfria. Syftet med besöket och informationen är att främja din hälsa och livskvalitet. Även samtala med dig om vardagsliv, hälsa, trygghet och säkerhet utifrån ett frågeformulär och erbjuda information, råd och stöd. Under 2013 skickades det ut 1366st brev varav 867st tackade ja till ett besök, 423st tackade nej och 86st svarade inte på brevet.
2014-03-19 10 (18) Sn 32 Information från socialförvaltningen Förvaltningschef Anette Forsblom informerar: Att det är i dagsläget 7 personer som väntar på särskilt boende och det finns 2 lediga lägenheter. Resultatet från en DOM angående en brukare i hemtjänsten och dennes matsituation. Att man på chefsforumet diskuterat och inventerat inför Ovanåker 2020 och även med blick på 2030. tackar för denna information
2014-03-19 11 (18) Sn 33 Dnr 2014. 016 700 Övergripande handlingsplan 2014 Ärende Inget för dagen
2014-03-19 12 (18) Sn 34 Dnr 2014. 023 007 Uppföljning av internkontrollplan 2013 Beslut 1. godkänner uppföljning av internkontrollplan 2013 2. Uppföljning av internkontrollplan 2013 överlämnas till kommunens revisorer och kommunstyrelsen. Sammanfattning av ärendet Uppföljning av internkontrollplan för 2013 har berört olika områden. Under året har uppföljningar gällande delegation och attestordning genomförts. Kontroll om introduktion av nyanställd förvaltningspersonal fungerar bra har gjorts via en ny enkät som tagits fram. Kontroll att rutiner finns för ersättare för personal med särskild kompetens, samt att sammanställning finns för bisysslor och att bisyssleförteckning uppdateras har gjorts. Rutiner för att IT- säkerhet fungerar har säkerställts. Slutligen har kvalitets- och utvecklingsarbetet följts regelbundet via ledningsgrupp, SAM, socialnämnd och stormöten genom regelbunden rapportering. Uppföljningar gällande delegationsbeslut samt attester har gjorts via stickprov. Internkontrollplan 2013 med uppföljning redovisas enligt medföljande skrivelse. Beslutsunderlag Uppföljning av internkontrollplan 2013 Tjänsteskrivelse 2014-03-05, metod-och kvalitetsutvecklare Christian Olars SKICKAS TILL För kännedom: kommunrevisionen, kommunstyrelsen
2014-03-19 13 (18) Sn 35 Dnr 2014. 020 007 Plan för internkontroll 2014 Beslut 1. antar plan för internkontroll 2014. 2. Planen överlämnas till kommunstyrelsen och kommun revisorerna. Sammanfattning av ärendet Internkontrollplanen omfattar samma områden som tidigare gjorda internkontrollplaner för 2009-2013. Ekonomiavdelningen har att göra stickprov samt uppföljningar inom flera av kontrollområdena. Socialförvaltningen har dessutom valt att granska följande egna kontrollområden utöver de områden som samtliga förvaltningar omfattas av, nämligen delegationsordning samt kvalitetsledningssystemets områden. Till ekonomiområdet har tidigare år en uppföljning av den sökandes finansiella och ekonomiska förmåga när det gäller uppdrag som aktualiseras enligt LOV funnits med. Då LOV för tillfället inte existerar inom kommunen kommer detta område att vara vilande under 2014 års interkontroll. Socialförvaltningen föreslår också en utökning av internkontrollen till att 2014 även inbegripa punkterna som finns definierade under punkten 7. Övrig internkontroll, d.v.s. Kontroll av hur många hemsjukvårdspatienter är inskrivna i hemsjukvården. Kontroll av genomförandeplaner. Kontroll av utredningstiden för biståndsbedömare Kontroll av hur många anmälningar leder till utredning IFO. Beslutsunderlag Förslag på interkontrollplan för verksamhetsåret 2014 Tjänsteskrivelse 2014-02-06, metod-och kvalitetsutvecklare Christian Olars SKICKAS TILL För handläggning: kontrollanter För kännedom: kommunrevisionen, kommunstyrelsen
2014-03-19 14 (18) Sn 36 Dnr 2014. 022 700 Socialförvaltningens kvalitetsplan 2014 Beslut beslutar att anta förslaget till kvalitetsplan för 2014 Sammanfattning av ärendet 2008 antog ett kvalitetsledningssystem som innefattar 10 olika kvalitetsområden med huvudsaklig utgångspunkt i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. Fr.o.m. 2012-01-01 trädde Socialstyrelsens nya föreskrifter och allmänna råd gällande ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) i kraft varvid kvalitetsledningssystemets disposition behövde omarbetas för att tillgodose de nya riktlinjer som Socialstyrelsen beslutat om. Med utgångspunkt i de områden som SOSFS 2011:9 fastslagit, samt de områden som tidigare beslutat om, har en plan för kvalitetsarbetet upprättats som innefattar de kvalitetsinsatser som ska genomföras under 2014. 2014 års upplaga av socialförvaltningens kvalitetsplan är ett levande dokument som fortlöpande kommer att revideras och uppdatetras allt eftersom nya ålägganden, uppdrag och kvalitetsinsatser tillkommer. Dessa justeringar i kvalitetsplanen kommer att redovisas för nämnden i samband med uppföljningarna av kvalitetsplanen. Uppföljning av det årliga kvalitetsarbetet sker i samband med socialförvaltningens bokslutsperioder. Under 2014 kommer kvalitetsarbetet huvudsakligen fokusera på att fortsätta med arbetet med processbeskrivningar, riskanalys och rutinupprättande. Utöver detta kommer tyngdpunkten att läggas på att skapa ett fungerande system för avvikelsehantering samt social egenkontroll/internkontroll där bl.a. intern granskning av genomförandeplaner och dokumentation kommer att ingå. Beslutsunderlag Skrivelse förslag på kvalitetsplan för 2014 Tjänsteskrivelse 2014-3-05, metod-och kvalitetsutvecklare Christian Olars
2014-03-19 15 (18) Sn 37 Dnr 2014. 018 730 Socialstyrelsens resultat av brukarundersökning för äldre 2013 information Sammanfattning av ärendet Metod-och kvalitetsutvecklare Christian Olars redovisar resultatet från brukarundersökningen för äldre år 2013. Totalt svarade 39 919 personer på årets enkät för brukare inom särskilt boende, vilket är 56,7% av de tillfrågade respondenterna. Andelen svarande för Ovanåker var mellan 40 och 60%. Totalt svarade 99 469 personer på årets enkät för äldre inom hemtjänsten, vilket är 70% av de tillfrågade. Andelen svarande för Ovanåker var mellan 60 och 80%. Resultatet av denna undersökning finns att läsa på Ovanåkers kommuns hemsida och på denna länk: http://www.socialstyrelsen.se/oppnajamforelser/aldreomsorg
2014-03-19 16 (18) Sn 38 Dnr 2014. 017 700 IVO Rapportering av ej verkställda beslut och avbrott enligt 9 och rapportering enligt 28 F g Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS samt enl. 16 kap. 6 f och 6g SoL - sekretess Beslut lämnar rapporter till IVO, revisionen och kommunfullmäktige. Bakgrund har att var tredje månad rapportera ej verkställda, bifallsbeslut inom SoL/ LSS till IVO, kommunfullmäktige och kommunrevisionen. IVO- Inspektionen för Vård och Omsorg har möjlighet att initiera beslut om sanktionsavgift hos Förvaltningsrätten om kommunen inte verkställer besluten inom skälig tid. Inget rapporteringstillfälle idag. SKICKAS TILL För handläggning: IVO, revisionen, kommunfullmäktige För kännedom: Kaisa Nilsson
2014-03-19 17 (18) Sn 39 Delegeringsbeslut har överlåtit sin beslutanderätt till ordförande och tjänstemän enligt en av socialnämnden antagen delegeringsordning. Besluten skall redovisas till socialnämnden. Redovisningen innebär inte att socialnämnden får ompröva eller fastställa delegeringsbesluten. Däremot står det socialnämnden fritt att återkalla lämnad delegering. Handlingar Delegeringsbeslut: Beslut om försörjningsstöd (sekretess) Beslut enligt Socialtjänstlagen och Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (sekretess) Tillsvidareanställningar Ledighetsansökningar
2014-03-19 18 (18) Sn 40 Meddelanden Handlingar A. Protokoll samverkansträff, Socialtjänsten, daterad 2014-03-12 B. Protokoll samverkansträff, Handikappomsorgen, daterad 2014-02-13 C. Protokoll samverkansträff, Gyllengården och Resursen, daterad 2014-02-13 D. Protokoll samverkansträff, Öppenvården, daterad 2014-03-12 E. Protokoll Kommunala Tillgänglighetsrådet, daterad 2014-02-25 F. Protokoll Kommunala Pensionärsrådet, daterad 2014-02-25