Pilotmodell: Samordningsteam Västerås

Pilotmodell: Samordningsteam Västerås 2014-08-27 Bente Eriksson Hollås och Catrin Nilsson

Sammanfattning Pilotmodell: Samordningsteam Västerås är ett resultat av samverkan på organisationsnivå. Projektet startade i november 2013 och är en sammanslagning och en fortsättning av tidigare projekt Gröna Arenor och Vägen in. Basen är på Malma gård där personalen och två av de tre grupperna håller till. Den tredje gruppen har basen i Rytterne. Projektet Gröna Arenor hade 11 deltagare med sig in i den nya Pilotmodellen och Vägen in hade 5 deltagare som fortsatt sin praktikdel under 2014. Snittåldern i projektet är 40 år. 67 deltagare har hittills skrivits in, 31 män och 36 kvinnor. Av dem har 7,5 % gått till anställning eller studier, 16,5 % har gått till Förstärkt samarbete, 9 % har gått till annan planering eller praktik och 16,5 % har avbrutit insatsen. För närvarande är 31 personer inskrivna i projektet. 25 % av deltagarna remitteras från Försäkringskassan, 46 % från Arbetsförmedlingen och 29 % från Västerås stad, Socialkontor Ekonomi. 36 % av deltagarna får sin försörjning från sjuk- eller rehabiliteringspenning, 5 % har aktivitets- eller sjukersättning, 22 % har aktivitetsstöd, 38 % uppbär försörjningsstöd och 2 % har ingen offentlig försörjning. Deltagarna kan erhålla olika ersättningar parallellt (utfyllnad). En styrka med projektet är den samlade kompetensen i personalen som nu är samlokaliserad på Malma gård. När det gäller organisation ser vi att myndigheternas regelverk i vissa fall är ett hinder för passande rehabiliterande insats för deltagarna. 1

Innehåll 1.1 För deltagare Projektets förutsättningar... 3 1.2 För deltagarna Genomförandeprocess... 4 1.3 För deltagarna - Resultat och effekter... 5 1.4 För personalen Projektets förutsättningar... 6 1.5 För personalen Genomförande och process... 6 1.6 För personalen Resultat och effekter... 6 1.7 För organisationen Projektets förutsättningar... 6 1.8 För organisationen Genomförande och process... 7 1.9 För organisationen Resultat och effekter... 8 2

1.1 För deltagare Projektets förutsättningar Två naturunderstödda projekt har slagits samman och blivit Pilotmodell: Samordningsteam Västerås. Projektet består av tre grupper; Upplevelsegruppen, som är en fortsättning av Vägen in, Odlingsgruppen som är en fortsättning av Gröna Arenor och en ny grupp; Salix, som är till för deltagare i behov av motiverande insatser, utan större yrkeserfarenhet och som är upp till 29 år. Gemensamt för samtliga deltagare är att de arbetslösa eller sjukskrivna före start i projektet. Diagnoser som förekommer hos deltagarna är social fobi, Asberger, ADHD, ADD, utmattningssyndrom, ångest och eller missbruk men också diffus problematik som inte diagnostiserats. Andra hinder som förekommer är sociala problem, språkproblem och skulder. Ett visst intresse för att vistas utomhus och en nyfikenhet för natur och trädgård kännetecknar också målgruppen. Av de 67 personer som hittills deltagit i projektet är 36 kvinnor och 31 män. Snittåldern är 40 år. Tid i offentlig försörjning före projektet: 1 år 12 personer 2 år 9 personer 3 år 9 personer 6 år 2 personer 7 år 1 personer 8 år 2 personer 9 år 4 personer 10 år 15 personer Ej tillämpligt 2 personer 36 % av deltagarna får sin försörjning från sjuk- eller rehabiliteringspenning, 5 % har aktivitets- eller sjukersättning, 22 % har aktivitetsstöd, 38 % uppbär försörjningsstöd och 2 % har ingen offentlig försörjning. Deltagarna kan uppbära olika ersättningar parallellt (utfyllnad). En person som sökt till teamet, antogs inte p.g.a. pågående behandling vid beroendeenheten samt att vederbörande redan deltagit i Vägen in och Gröna Arenor. Ett flertal ansökningar har dragits tillbaka av remitterande handläggare då annan planering uppkommit, exempelvis anställning. Urvalsgruppen, med personal från alla de fyra ingående myndigheterna, avgör vilken grupp respektive deltagare börjar i, samt om det är aktuellt med byte av grupp. För att matcha deltagarna mot bäst lämpad grupp, kan det förekomma ett gruppbyte, där deltagaren börjat i exempelvis Salixgruppen men efter en tid och om plats funnits har deltagaren gått över till Upplevelsegruppen, då det visat sig att det är grupprocessen som behövs för att komma vidare. Deltagarna har identifierats och valts ut till projektet av anvisande handläggare på Socialkontor Ekonomi, Försäkringskassan och eller Arbetsförmedlingen. Nytt är att det är möjligt att söka själv till projektet, utan att komma via myndigheternas handläggare, så har dock hittills inte skett. Alla deltagare registreras i SUS vid start och avslut. De följs även upp med enkäter som mäter depression, ångest, smärta och upplevd hälsa. Enkättillfällena för Upplevelsegruppen är under startveckan och sista 3

veckan för praktikdelen. Odlings- och Salixgruppens deltagare fyller i enkäterna vid start och sedan varannan månad. Enkäterna ligger till grund för forskningen av den naturunderstödda rehabiliteringen. Tiden i Upplevelsegruppen är 8 veckor Grön Rehab och 8 veckor arbetsplatsförlagd praktik. Odlings- och Salixgruppen har en rekommenderad inskrivningsperiod på 6 månader. Deltagare i Salixgruppen behöver ofta längre tid än 6 månader och i vissa fall har det visat sig att det finns ett behov av andra insatser. I de fallen sker avbrott efter relativt kort tid. 1.2 För deltagarna Genomförandeprocess Deltagaren i Odling och Salix kommer till projektet med sin handläggare för inskrivning, där möts de av arbetsledare och en av koordinatorerna för en presentation av projektet och en introduktion. Här beskrivs verksamheten och arbetsuppgifter. Startdatum och tider bestäms gemensamt. På mötet ges också möjlighet för deltagaren att beskriva individuella önskemål och förmågor. Vid start möter en annan deltagare upp som tillfrågats om att vara fadder. Faddern blir ett stöd de första veckorna eller så länge behovet finns. Arbetskläder hämtas, därefter börjar introduktionen av de uppgifter som är aktuella på gården. Salixdeltagarna blir vid behov hämtade med buss av arbetsledaren ut till Malma gård med målet att efter en tid kunna ta sig ut på egen hand. Fokus både i mötet och i introduktionen är att skapa trygghet, så fort som möjligt, då lugnet sätter igång rehabiliteringsprocessen hos deltagaren. Daglig uppföljning av arbetsledarna sker när det gäller individuellt mående och närvaro. Kontakt tas omgående om inte deltagaren kommer eller hör av sig enligt uppgjord planering. Arbetsuppgifter tilldelas med hänsyn till om deltagaren vill ingå i en grupp eller behöver vara för sig själv den dagen. En planering påbörjas vid inskrivningen för vad som ska hända efter tiden i projektet. I enstaka fall då planen inte varit möjlig att följa och perioden närmar sig sitt slut, uppstår stress och oro hos deltagaren. Uppföljningsmöte med anvisande handläggare och arbetsledare hålls regelbundet med deltagarna, där läget stäms av. Inför avslut i projektet träffas gruppen igen och stämmer av planeringen. Vid avslut tar anvisande handläggare över ansvaret för deltagaren. Ett processchema över flödet med möten och avstämningar för alla enskilda deltagare är under upparbetning, vilket är viktigt för att inte tappa tid. Här finns ett behov av en gräddfil till fortsatt ordinarie rehabiliteringsverksamhet. Det är viktigt att hålla ihop rehabiliteringsprocessen för att deltagaren inte ska hamna hemma igen utan aktivitet, den röda tråden är betydelsefull. När det gäller Upplevelsegruppen är metoden den samma som för det tidigare projektet - Vägen in. Inbjudan skickas för gruppinformation veckan innan start. Handläggarna får besked om start och period samt om deltagaren inte följer uppgjord planering. Deltagarna uppvisar stress under början av insatsen, oro för det nya, för att i mitten av perioden komma till ett lugn. Under slutfasen åter igen oro för det nya som tar vid efter de sexton veckorna, därefter inskrivning i Förstärkt samarbete. Deltagarens ekonomiska förutsättningar påverkar motivationen. När deltagaren byter typ av ersättning kan det förekomma att det blir otakt med utbetalningarna, vilket leder till onödig stress för individen. 4

Under det första halvåret har det varit en liten integration mellan Upplevelse gruppen och Salix- och Odlingsgruppen. Planen framöver är att utöka dessa tillfällen, då alla grupper möts. Viktigt att använda de resurser som finns i alla grupper samt att det gör eventuella gruppbyten mindre skrämmande. Fem deltagare har bytt grupp för att få bättre förutsättningar för arbetslivsinriktad rehabilitering, i syfte att uppnå arbetsförmåga. Odlings- och Salixgruppen har deltagit i utbildning i privat ekonomi, Grönkvist, mindfullnes och kroppskännedom, gruppsamtal samt enskilda samtal på kognitiv grund. Aktivitet, team- och samarbetsövning i Fågelbacken har genomförts, fortsatt utveckling av dessa aktiviteter pågår. Planering av supported employment pågår och kommer att komma igång under hösten för deltagarna. Deltagare i Salixgruppen kommer under hösten också att få del av djuraktivitet på gård en förmiddag per vecka. Arbetsledaren åker tillsammans med delatagarna ut till en gård som projektet slutit avtal med. Fallbeskrivning, se bilaga 1. Deltagare som får en egen odlingslott behöver få tydlig information om att odlingssäsongen inte alltid överensstämmer med inskrivningsperioden. Diskussion förs om att erbjuda krukodling eller liknande under vintersäsongen. 1.3 För deltagarna - Resultat och effekter Projektet har pågått i drygt ett halvår och det är svårt att se resultat och effekter ännu. En av våra deltagare har efter avslut gått till MAC, ett coachningsprojekt som Arbetsförmedlingen äger och finansieras av Samordningsförbundet Västerås. Något som deltagarna beskriver efter en tid i projektet är att promenaden till och från bussen till Malma gård och aktiviteterna har lett till godare matvanor, ökat flås och bättre sömn. Den naturunderstödda rehabiliteringen har mycket positiv påverkan på deltagarna i deras mående. En framgångsfaktor som identifierats i det tidigare projektet, har varit att blanda de olika kategorierna i grupperna, d.v.s. ålder, diagnoser, förmågor och oförmågor. Något vi ser även här. Kunskapsöverföring sker vid blandning från deltagare med tidigare yrkeserfarenheter till de som ingen eller liten erfarenhet har. Dock har vi upptäckt att en grupp inte mår bra av att ingå i en blandad grupp. Människor som har utmattningssyndrom blir mer stressade av att vara i samma grupp som de som arbetstränar. Här planeras nu en egen grupp, med start på eftermiddagarna och med tillgång till egen terapeut och arbetsledare. Resultat för de 67 deltagare som startat i Pilotmodell: Samordningsteam Västerås under perioden: 34 deltagare är i verksamheten 3 deltagare har gått ut i anställning 1 deltagare har gått till högskolestudier 1 deltagare har anställning inom AMA 11 deltagare har fortsatt arbetslivsinriktad rehabilitering inom det försärkta samarbetet 6 deltagare har gått till annan praktik eller planering 11 deltagare har avbrutit av olika anledningar, oftast försämrade p.g.a. sjukdom 5

Deltagarna skrivs löpande in i Odlings- och Salixgruppen och för närvarande är det: 7 personer i Odlingsgruppen och 5 på väg in 9 personer i Salixgruppen och 3 på väg in 16 personer i Upplevelsegruppen 1.4 För personalen Projektets förutsättningar Personalen i projektet är i stort sett sammansatt enligt projektbeskrivningen och består av 8 personer. Tre arbetsledare, en sjukgymnast, en arbetsförmedlare, en terapeut och två koordinatorer. Nytt är att AMAkonsulent kommit in redan under år 2014 i både urvalsgruppen och teamarbetet. 1.5 För personalen Genomförande och process Hela personalgruppen är nu samlokaliserad ute på Malma gård sedan årsskiftet. Tre planeringsdagar har genomförts, där allas syn på projektet, yrkesroller och organisationsschema diskuterats. Fokus har varit att teambilda med utgångspunkt i respektive myndighet och dess kultur. Hur drar vi på bästa sätt nytta av den stora kompetens som nu är samlad i samma projekt? Vem gör vad? Kalibrering av teamet är pågående. Teamet möts i olika grupper; Urvalsgrupp för intag och planering i projektet, Teamgrupp där deltagarnas situation och planering stäms av, Personalgrupp en gång i veckan där personalens situation diskuteras och veckoplanering görs, enhetschef från AMA är oftast med. Hela personalgruppen har extern handledning en gång i månaden. Utbildning i existentiell hälsa samtalskort, klart ledarskap har under våren genomförts för delar av gruppen. 1.6 För personalen Resultat och effekter De resultat och effekter vi ser efter projektet för personalen är att vi kalibrerat samarbetet både internt och externt. Teamet har delgett sin kunskap i gruppen, om trädgård och i arbetet med deltagarna. Personalen har under perioden börjat hitta sina roller i teamet och vi-känslan blir allt mer tydlig. Det faktum att delar av personalen har sin grundanställning på Försäkringskassan och Arbetsförmedling innebär ett tydligare samarbete. I mötet med samverkande handläggare på andra myndigheter har kännedom och kunskap för personalen ökat om gällande regelverk, de rutiner som finns på respektive myndighet, hur handläggarna arbetar och vilka vägar för deltagarna som är möjliga. Det har inneburit snabbare beslut och kortare väntetid för deltagarna. 1.7 För organisationen Projektets förutsättningar Enligt projektbeskrivningen är AMA-arbetsmarknad projektägare. Utsedd styrgrupp har beslutsfattande representanter från Samordningsförbundets alla ingående myndigheter. Fyra styrgruppsmöten har genomförts under första halvåret. Projektledningen består av två koordinatorer som delar på arbetsuppgifterna. 6

Urvalsgruppen fyller en mycket viktig funktion i gruppindelning av nya deltagare, samt lämplig planering för varje individ, utifrån den specialistkunskap var och en i gruppen innehar eller har tillgång till. Ekonomin har fått omfördelas till viss del, då igångsättningen av projektet har kostat mer än det 2014 års budget tillåtit. När det gäller befintliga lokaler är personalen trångbodd, alla har inte egen arbetsplats på Malma gård. Kontorsbyggnaden är fördelad på tre små rum med tre arbetsplatser i varje, kök och konferensrum. Vilket innebär att personalen har svårt att arbeta ostört samt att ventilationen inte är anpassad för så många personer. Ett problem har varit att hitta lediga rum där möten med deltagare behöver ske ostört. Tidsplanen följs enligt projektbeskrivningen. Under år 2014 har Skogsstyrelsen erbjudit kompetens i Naturupplevelser, som deltagarna i de tre grupperna kan få ta del av. 1.8 För organisationen Genomförande och process Fyra styrgruppsmöten har genomförts under första halvåret, där har lägesrapport, deltagarfrågor, statistik, ekonomi, roller och implementering behandlats. Västerås stad som är projektägare har verksamhetsansvaret för hela teamet. Arbetsförmedlaren och en av koordinatorerna har kvar sina tjänster på respektive myndighet. Att ha kvar den tillhörigheten har bedömts som viktigt utifrån att projektet är ett samverkansprojekt. Koordinatorerna fungerar som länk mellan samverkande myndigheter och ansvarar för nätverkande och marknadsföring av projektet. Tillgång till Självhjälpsgrupp och Hälsocenter har tidigare används av Vägen in, nu har alla tre grupper i Pilotmodell: Samordningsteam Västerås fått en inbjudan från Landstinget Västmanland att ta del denna resurs. Ett samarbete har inletts mellan Pilotmodell: Samordningsteam Västerås och MAC-projektet. Det innebär att deltagare från respektive projekt ska kunna ansöka om övergång då det visar sig mest lämpligt. Teamet arbetar med att ta fram ett flödesschema, för att effektivare planera deltagarnas tid i och efter projektet. Planering pågår också av att övergången av deltagare från Samordningsteamet till det Förstärka samarbetet mellan Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen ska ske så smidigt som möjligt. Viktigt är att det inte blir uppehåll mellan insatserna, då rehabilitering är färskvara. Beskrivning av övergång från Samordningsteamet till det Förstärkta samarbetet, se bilaga 2. Uppdragsavtalet, vad innebär det för respektive myndighet? Önskvärt vore att några få handläggare på respektive myndighet var knutna till Samordningsteamet och det Försärkta samarbetet. Ska andra projekt inom Samordningsförbundet ha förtur till plats? 7

1.9 För organisationen Resultat och effekter Pilotmodell: Samordningsteam Västerås har ännu inte sett några direkta resultat vad gäller organisation men personalen har uppmärksammat vissa förbättringsområden vad gäller metoder i förhållande till respektive myndighets regelverk. Ett exempel är att det ibland är svårt att få tillgång till den mest lämpliga insatsen utifrån att deltagaren är aktuell på viss myndighet. Deltagarens ersättning avgör ofta vad som är möjligt att genomföra. Arbetet i teamet visar tydligt på behovet av samarbete mellan myndigheterna för bästa resultat. Personalen i teamet är ambassadörer till och från sina hemorganisationer. Organisationsschema, se bilaga 3. Tid i projektet för deltagarna är i vissa fall för kort, även om det finns visst utrymme till förlängning. Detta uppkommer ofta då deltagaren står långt ifrån arbetesmarknaden vid start eller då sjukdom drabbar deltagaren under inskrivningstiden. Bente Eriksson Hollås och Catrin Nilsson 8

Pilotmodell: Samordningsteam Västerås Urvalsgrupp Forskning Koordinatorer Bente Hollås och Catrin Nilsson Koordinatorer A-förmedlare Terapeut AMA-coach Handläggare Upplevelse Gruppen Salix Gruppen Odlings Gruppen Arbetsrehabgrupp A-förmedlare AMA-coach Handläggare 50 deltagare/år 16 veckor/grupp Gret-Lis Hegyi 20 deltagare/år 6 månader /deltagare Peter Johansson 30 deltagare/år 6 månader/deltagare Per Axell Beteendemedicinsk grupp Terapeut Sjukgymnast 9