Intern kommunikation. inom HSB Östergötland. Calle Skillsäter Manuela Tesanovic Daniel Zaulich Linköpings universitet Linköping 2007-02-28

Intern kommunikation inom HSB Östergötland Calle Skillsäter Manuela Tesanovic Daniel Zaulich Linköpings universitet Linköping 2007-02-28

Omslagsbild: Hämtad från HSB Östergötlands intranät. Hämtad 2007-02-23.

Sammanfattning Rapporten är en studie i kursen Människa och teknik på arbetsplatsen och handlar om hur kommunikationen fungerar på arbetsplatsen. I dagens samhälle är det ytterst viktigt att information är lättillgänglig och att man enkelt kan nå ut med den. På ett företag som HSB Östergötland är det viktigt att ha ständigt uppdaterad information. Deras lösning var att utforma ett intranät där anställda kunde få tillgång till all information. Rapporten utreder bland annat hur de anställda ser på intranätet, tjänsten synpunkten och införandet av handdatorerna. Studien ska belysa såväl bra som dåliga egenskaper med intranätet som helhet. Vi använde oss av enkätundersökning med syfte att få en allmän bild av den interna kommunikationen. Vi hade kombinerat enkäten med konkreta frågor och frågor med utrymme för mer uttömmande svar och dessutom förslag på förbättringar. Som resultat kom vi fram till att e-post är ett bra sätt att få aktuell information oavsett var man befinner sig. Man kunde se tydligt att en policy för tjänsten Synpunkten saknades och att synpunkter borde följas upp och diskuteras vidare. När det gällde handdatorerna var mer än hälften nöjda med dem och det som ska förbättras är uppdateringen av uppgifter samt att det finns brister i programvaran.

Förord Denna rapport är skriven av studenter från IT-programmets andra termin på Linköpings universitet i kursen Människa och teknik på arbetsplatsen. Vi vill tacka HSB Östergötland och speciellt Annika Christiansson och Peder Ahlgren för att vi fick komma till kontoret i Linköping och undersöka kommunikationen på arbetsplatsen. Vi vill även tacka vår handledare Ann- Sofie Kall på Tema T som assisterat oss i arbetet med undersökningen och rapporten.

Innehållsförteckning 1 Inledning... 1 1.1 Bakgrund... 1 1.2 Syfte... 1 1.3 Metod... 1 1.3.1 Metodval...2 1.3.2 Skapande av enkäten...2 1.3.3 Utskick av enkäten...2 1.3.4 Tankar kring enkäten...3 2 Bakgrund... 4 2.1 HSB... 4 2.2 HSB Östergötland... 4 2.2.1 Värderingar...5 2.3 Intranät... 5 2.3.1 Intranätet på HSB Östergötland...5 3 Resultat och analys... 7 3.1 Enkäten... 7 3.1.1 Användningen av intranätet...7 3.1.2 Frågor rörande Synpunkten...8 3.1.3 Användningen av handdatorer...10 4 Slutsats... 12 4.1 De anställdas syn på intranätet... 12 4.2 De anställdas syn på Synpunkten... 12 4.3 De anställdas syn på handdatorerna... 13 Referenslista... 15 Bilaga 1 Enkät... 16 Bilaga 2 Statistik... 21

1 Inledning I dagens samhälle är det viktigt att ha ständigt ha tillgång till uppdaterad information. Dessvärre är tid en bristvara och därför är det av yttersta vikt att informationen är lättillgänglig. En lösning är intranät. Det gör att företag på ett enkelt och lättillgängligt sätt kan nå ut med information som uppdateras kontinuerligt. I denna rapport kommer en undersökning presenteras om användningen av HSB Östergötlands intranät. 1.1 Bakgrund HSB Östergötland har ett välutvecklat intranät och ligger i framkant när det gäller intern kommunikation. Idag har till exempel alla fastighetsskötare tillgång till handdatorer med tillgång till bland annat e-post och tidsrapportering. I kursen Människa och teknik på arbetsplatsen fick vi i uppdrag att studera hur kommunikation på arbetsplatsen fungerar och i detta fall inriktades undersökningen på intranät och handdatorer. På uppdrag av HSB Östergötland ska användningen av intranätet undersökas ur personalens synvinkel. 1.2 Syfte Den här rapporten ska utreda hur den interna kommunikationen fungerar inom HSB Östergötland och hur den kan förbättras. Fokus kommer vara på det nya intranät och de handdatorer som införts under hösten 2006. Rapporten ska belysa såväl bra som dåliga delar hos de system som undersöks. Ur resultaten av undersökningen ska exempel på förbättringar tas fram som underlättar den interna kommunikationen hos HSB Östergötland. Avsikten med rapporten är i första hand att ge svar på följande frågor som arbetades fram med HSB Östergötland. Hur ser de anställda på intranätet? Vad kan göras för att öka intresset och användningen av intranätstjänsten Synpunkten? Hur ser användarna på sina handdatorer? Har användarna en annan attityd till handdatorerna idag jämfört med före införandet av handdatorer? 1.3 Metod När vi genom Annika Christiansson och Ahlgren fick en introduktion till organisationen och den verksamhet som HSB Östergötland bedriver kom vi fram till att en enkät var det bästa sättet att nå ut till de nära 100 anställda. 1

1.3.1 Metodval Valet att göra en enkät var att HSB Östergötland har många anställda och att de anställda inte är koncentrerade i ett kontor. En enkätundersökning ger en övergripande bild av hur de olika delarna tar del av den interna kommunikationen och dessutom får alla anställda chansen att delta i undersökningen och därmed bidra till förbättringar. För att få belägg för våra teorier valde vi att fördjupa oss inom de samhällsvetenskapliga metoder som vara lämpliga för oss vid den här typen av undersökningar. Metodboken av Conny Svenning lade grunden till varför vi till slut valde enkäter som undersökningsmetod. I kapitlet skillnader mellan kvalitativa och kvantitativa data (Svenning, 2003) presenteras vilken typ av data som en enkätundersökning samlar in och vilken typ av frågor en sådan undersökning kan besvarar tillskillnad från interjuver. 1.3.2 Skapande av enkäten När vi satte oss ner och skapade enkäten började vi med en diskussion om hur vi själva ser på enkäter och vad vi hade för mål med undersökningen. Vår egen uppfattning var att enkäten ska vara enkel att fylla i, samtidigt som den ska ge chans för personen i fråga att kunna påverka med sin åsikt. När vi skapade enkäten så följde vi Metodbokens tumregler för konstruktion av intervjuformulär för att få en bra och enkel enkät som ger svar på de frågor vi vill. De vanligaste fallgroparna med enkätfrågor är frågor som kräver två svar istället för ett och frågor som är ledande eller frågor med onödiga negationer. Detta undveks genom att ha Metodbokens tumregler tillhands. Att skapa en bra enkät är mycket viktigt eftersom med en bra enkät är svaren enklare och tydligare att sammanställa, samtidigt som bra svar enklare leder till tydliga slutsatser. Vi konsulterade först vårt enkätutkast med vår handledare Ann-Sofie Kall och sist med vår kontaktperson på HSB Östergötland Annika Christiansson och gjorde de förändringar som påpekades innan enkäten skickades ut (se bilaga 1). 1.3.3 Utskick av enkäten Vi valde att skicka ut enkäten i pappersform då vi ansåg att det borde ge störst svarsfrekvens. Ett alternativ hade varit att skicka ut enkäten via e-post eller lägga upp den på intranätet. Det primära med enkäten var dock att nå de personer som inte använder intranätet i så hög grad, så därför ansåg vi att det bästa sättet att nå dessa personer var via ett pappersutskick. Tack vare hjälp från Annika Christiansson kunde enkäten snabbt komma ut till de anställda, något som var en förutsättning för att vi skulle hinna gå igenom enkätsvaren inom tidsramen för rapporten. Antalet (50 personer utav 96 tillfrågade) som svarade på enkäten tyder på att det var lyckat att skicka ut enkäten i pappersform. 2

1.3.4 Tankar kring enkäten Ingen metod är helt optimal, men vi anser att det var mycket lyckat att använda oss av en enkät. Från början hade vi tankar på att komplettera enkäten med intervjuer för att på så vis kunna fördjupa oss i områden som eventuellt inte täcks upp av enkäten. I vårt fall visade det sig att enkäten var mycket lyckad. Den höga svarsfrekvensen gjorde att vi täckte in alla delar av verksamheten. Likaså hade vi lyckats med utformningen av frågorna. Vi hade kombinerat konkreta frågor med färdiga svarsalternativ med frågor med utrymme för mer uttömmande svar och förslag på förbättringar. 3

2 Bakgrund För att kunna ta till sig och förstå resultaten av denna rapport bör en viss kunskap om företaget i fråga finnas samt att förstå hur tekniken och idén bakom intranät fungerar. 2.1 HSB HSB är en av Sveriges största byggare och förvaltare av bostäder och finns på de flesta platser runt om i Sverige. HSB är en federation med själständiga organisationer och som ägs av sina medlemmar. Organisationen är uppdelad i tre led (se bild 1), först är det bostadsrättsinnehavarna som är medlemmar i sin bostadsrättsförening, sen är det de 33 regionala föreningarna och till sist HSB Riksförbund som är på den nationella nivån. (Om HSB, 2005) Bild 1. HSBs organisation. Källa: HSB 2.2 HSB Östergötland HSB Östergötland är en regional förening i västra Östergötland med mer än 12 800 medlemmar och 96 anställda, kontor finns i Linköping, Mjölby och Motala. Föreningen är uppdelad i huvudprocesser där Boservice är den största med cirka 60 anställda och av dessa är merparten fastighetsskötare. De andra huvudprocesserna är Administrativ service, Teknikkonsult, Hyresfastigheter och de fyra stödprocesserna är Tjänster, Marknad och Information, Internt stöd och Ledning.(Christiansson, 2007) 4

2.2.1 Värderingar HSB är medlemsstyrt och på så sätt förespråkas demokrati hos alla medlemmar, alla ska få vara med att bestämma och alla medlemmar har full insyn i organisationen. Detta avspeglas givetvis på arbetsplatsen där man har samma linje, alla anställdas röster och åsikter ska höras. HSB har en organisation som styrs underifrån av sina medlemmar och så vill man även på HSB Östergötland och där låter man de anställda vara med att påverka på alla vis. Den klassiska triangeln med chefen högst upp och de anställda längst ned ska plattas ut och bli mer horisontell. De anställda ska kunna påverka hela organisationen (Demokrati och inflytande i arbetslivet 1990). 2.3 Intranät Ett intranät är ett slutet nätverk för datorer där alla inom organisationen har tillgång till intranätet. Ett intranät är tänkt att förenkla kommunikationen mellan de anställda till exempel om många anställda ska nås samtidigt av informationen så är det enkelt att publicera det på intranätet. Det är även möjligt att de anställda har olika behörighet och inte kan ta del av all information. Kunder kan kopplas upp mot intranätet och då endast ta del av specifik information. Det som är viktigt för organisationen är att bestämma sig för vilka informationskanaler som ska användas så att inte intranätet kommer i andra hand, ett bristfälligt uppdaterat, ej komplett eller föråldrat intranät undergräver användandet av tekniken. Ett intranät ska underlätta och effektivisera informationsspridningen och spara in pengar för organisationen eftersom andra ineffektivare informationskanaler inte används längre. (Hedemalm, 1997) 2.3.1 Intranätet på HSB Östergötland Under hösten 2006 uppdaterade HSB Östergötland sitt intranät till ett enklare och modernare system. Detta intranät ska som kortast finnas fram till 2010 och om inget radikalt måste ändras till nästa uppdatering så kommer det finnas en tid till, givetvis uppdateras mindre saker på intranätet kontinuerligt. Alla anställda har tillgång till intranätet, antingen genom egen dator på kontoret eller en gemensam dator. De cirka 60 anställda på Boservice har sedan vintern 2006 fått en ny arbetstelefon med handdatoregenskaper. Med dessa kan användarna stämpla in via telefonen och vid dockning med PC överföra nya arbetsordrar, fakturering görs fortfarande vid datorn på områdeskontoren. På startsidan finns HSB-huset som är en symbol för hur organisationen ska fungera. Huset har en kategoriuppdelning för att man ska hitta till den information som söks. Här finns kund, medarbetare, processer, ekonomi och utveckling. Under finns all information som berör eller tillhör den kategorin. Till höger finns till exempel värdeorden engagemang, samverkan och trygghet m.m. för att symbolisera HSB:s varumärke och vad de står för (se omslag). 5

En viktig tjänst på intranätet är Synpunkten som finns på huvudsidan. Synpunkten använder alla de anställda när de vill påpeka något fel eller lägga ett förslag på förbättringar. Tjänsten fungerar så att den anställde fyller i ett webbformulär med sin synpunkt och väljer sedan vilken avdelning som ska ta emot synpunkten. Den anställde blir sedan kontaktad via e-post när den mottagande avdelningen börjar behandla synpunkten. 6

3 Resultat och analys Resultatet som presenteras är dels en sammanfattning av svaren från enkätutskicket samt en analys de svaren. 3.1 Enkäten Enkäten skickades ut till 96 anställda i pappersform och de 50 svarande får ses som en hög svarsfrekvens. Deltagarna fick fem dagar på sig att svara på enkäten. Det är möjligt att svarsfrekvensen hade varit ännu högre om deltagarna fått mer tid på sig, men på grund av tidsramen för rapporten kortades svarstiden på enkäten ned. Vi anser att svarsfrekvensen är fullt tillräcklig för att kunna dra slutsatser utifrån materialet. De flesta svaren var från Boservice, men det var väntat då Boservice har flest anställda inom HSB Östergötland. I övrigt fick vi in svar från alla delar utom stödprocessen Ledningen (se bilaga 2). Vi anser inte att svarsfördelningen har någon större påverkan på materialet, då enkäten mest syftade till att skapa en allmän bild av intranätet och den interna kommunikationen. 3.1.1 Användningen av intranätet Den inledande delen av enkäten handlade om deltagarnas datorvana i allmänhet och hur ofta de använder intranätet. Hela 47 av de 50 svarande uppgav att de hade dator i hemmet och av dessa var det 36 stycken som använde datorn 1 gång i veckan eller oftare. Det var endast en svarande som inte använde datorn i hemmet alls. På frågan om hur de bedömde sin egen datorvana ansåg sig de flesta ha stor datorvana och endast 12 personer svarade att sin datorvana var bristfällig. Därmed har de anställda tillräckligt god datorvana för att klara av att använda intranätet. Vi ser också att de anställda använder intranätet i stor utsträckning då hela 88 procent av de anställda svarade att de använder intranätet en gång i veckan eller oftare. Av de resterande var det bara en person som aldrig använde intranätet och det får ses som en mycket bra siffra, då majoriteten av de svarande arbetar inom Boservice och arbetar på fältet, utan ständig tillgång till intranätet (se bilaga 2). När det gäller frågor om intranätets användning är det endast är 8 som inte tycker att intranätet är lättnavigerat, har stor användning av det eller som anser att det inte är en fungerande informationskanal. Därmed kan vi konstatera att intranätet fungerar bra idag, men ett intranät är aldrig fulländat och måste ständigt förbättras. Stora delar av intranätet uppdaterades i början av 2007 och man får räkna med att det tar en viss tid att vänja sig vid det nya upplägget. Vi kan inte jämföra med hur det tidigare intranätet fungerade, men vi kan konstatera att de nya uppdateringarna får godkänt av användarna. Ett flertal konkreta förslag till vad som saknas på intranätet påpekades. Det handlade om saker som att medarbetarlistan inte uppdateras, att det ska vara mer nyheter och att uppgifter om hyresrätter och bostadsrättsföreningar inte är kompletta. Enligt Hedemalm (1997) är det viktigt att till exempel telefonlistor hålls aktuella, likaså är ett inaktuellt intranät både störande och opraktiskt. 7

Vi kan således konstatera att det finns sidor som behöver en genomgång så att felaktig information kan uppdateras och ändras. Användare önskar en anslagstavla någonstans att lägga upp rolig information som till exempel bilder från födelsedagsfirande eller andra personalaktiviteter. Det tror vi är en mycket bra idé för att skapa en positivare inställning till intranätet då det förutom en frekventare användning också skulle kunna bidra till starkare sammanhållning bland personalen. Om användare går in på intranätet på rasten för att titta på bilder från senaste personalfesten ser de automatiskt vilka nyheter som presenteras på startsidan och på så vis har syftet med intranätet automatiskt uppfyllts. Fråga 10 och 11 (se bilaga 1) kartlägger hur de anställda får sin information idag och hur de vill ha den i framtiden. De flesta svarar att de idag får mest information via intranät, e-post och annat. Alternativet annat täcker exempelvis in möten och samtal. Flera påpekar vikten av att få information via både e-post och intranätet. Endast ett fåtal angav att de får sin information i pappersform eller via en anslagstavla. Därmed kan man konstatera att informationen inom HSB Östergötland sprids på ett modern sätt och att det är så som de anställda vill ha det. HSB bör således fortsätta att förbättra och utveckla sitt intranät eftersom det utgör en viktig del i den interna kommunikationen. Anledningen till att e-post får så pass hög svarsfrekvens kan bero på att de anställda inom Boservice som har tillgång till e-post i handdatorerna. Det är ett bra sätt att få aktuell information när de anställda är ute på fältet. 3.1.2 Frågor rörande Synpunkten Ett av de redan kända problemen med intranätet är tjänsten Synpunkten. På frågan om de anställda kände till tjänsten svarade 96 procent att de gjorde det och därmed kan vi konstatera att det inte är där felet ligger. Användning är väldigt låg, precis som vi fick veta från HSB innan studien genomfördes. Det var 20 personer som angivit att de inte använt den överhuvudtaget under det senaste året. Flera tycker dock att Synpunkten är ett bra sätt att lämna synpunkter. Endast 5 personer svarade att det var ett dåligt sätt och 7 angav att det var ganska dåligt. Fråga 15 handlade just om vad som kunde få deltagarna att lämna fler synpunkter. Där framkom att många ville se resultatet av sina synpunkter. De tyckte att det skulle vara bättre uppföljning så man kan få veta vad som händer med en lämnad synpunkt. Ett förslag som inkom som skulle göra det tydligare vilka synpunkter som lämnats och vad som händer med dem var att publicera dem på hemsidan (utan avsändare). Det tycker vi låter som en mycket bra idé då de anställda på så vis skulle få möjlighet att se att någonting verkligen händer. Ett problem är också att hanteringen tar för lång tid. Flera anger att de skulle använda tjänsten oftare om synpunkterna hanterades snabbare och att de på så vis fick snabbare besked om eventuella åtgärder, alternativt varför inget kan göras. Idag känner många att det går betydligt snabbare att gå att prata med berörd person och på så sätt kunna få besked direkt. En del menar att det inte går att diskutera med Synpunkten, vilket naturligtvis är sant då det bara är ett formulär för att skicka in synpunkter. 8

Vi tror att det är viktigt att man ser på Synpunkten som en möjlighet att skicka in åsikter, men att man naturligtvis ska få möjlighet att diskutera dem vidare. Där återkommer vikten av att inlämnade synpunkter följs upp. Enligt Wallenberg (1992) är medbestämmande viktigt av flera skäl, till exempel för att trivas bättre på arbetet. En person som inte trivs och som inte är engagerad i sitt arbete gör enligt Wallenberg förmodligen sämre prestationer. Ett flertal anger också att känns lustigt att det finns ett krav på att lämna minst tre synpunkter per år och menar att de lämnar synpunkter då det finns behov och inte för sakens skull. De anställda ger bilden av att kravet bidrar till den negativa inställningen till Synpunkten. Överlag fanns önskan om en policy angående Synpunkten, vilken typ av synpunkter som skulle lämnas där och hur de sedan skulle hanteras. Dagens avsaknad av policy gör att en del synpunkter kan uppfattas som skvaller och skapa dålig gemenskap mellan de anställda. Vi tror att det skulle vara en mycket bra idé att utarbeta en policy för att förtydliga hur Synpunkten ska fungera. Det skulle räta ut många frågetecken hos de anställda och aktiviteten skulle säkerligen öka. Flera angav att det finns behov av att ändra känslan för tjänsten från klagomur till förbättringsförslag. Förslag som inkom var att ändra namn till något positivt och att belöna bra förslag. Det tycker vi är två mycket bra förslag som säkerligen skulle bidra mer till ökad användning än att än att ha krav på de anställda att lämna minst tre synpunkter per år. De anställda är trots bristerna med dagens tjänst positiva till tjänsten. På frågan om vad som är positivt med tjänsten framkommer det att flera tycker att det är ett enkelt sätt att lämna synpunkter samt att det är bra att synpunkterna dokumenteras och på så vis inte glöms bort. Det fanns övervägande en positiv inställning till att få säga sin åsikt och kunna lämna idéer. Dessutom är det ett bra sätt att lämna kritik/förslag som man själv inte vill diskutera. Det är också positivt att man lätt kan lämna synpunkter till personer som man inte träffar så ofta. Sammanfattar man de inkomna förslagen på förbättringar ser man att det mest handlar om de saker som nämnts ovan och kan förkortas: Synpunkten ska vara frivillig. Öppna för att kunna kryssa i fler avdelningar som mottagare. Bra förslag ska belönas. En process måste till för att besvara och hantera synpunkter. Hanteringen måste gå snabbare än idag. Möjlighet att läsa alla synpunkter (utan avsändare) och på så vis slippa att samma synpunkt lämnas flera gånger. Byt namn till något positivt. 9

3.1.3 Användningen av handdatorer På frågan om handdatorn underlättar arbetet svarade två tredjedelar att den underlättar arbetet och resterande tredjedelen att den inte gör det. Det får ses som en hög siffra med tanke på att det inte är länge sedan de infördes. Orsaker som nämns till att de inte underlättar är bland annat att det är stressigt och att det tar tid att komma in och trycka olika moment, som till exempel att stämpla in. Det framkommer också att det finns brister i programvaran. Dessa saker är exempel på sådant som blir bättre i takt med uppdateringar och att användarna vänjer sig vid programvaran. En del konkreta brister nämns, till exempel en uppdaterad telefonlista. Det bör vara lätt att åtgärda genom att göra en översyn. Eventuellt kanske man bör lägga in någon slags rutin för att uppdatera listan fortlöpande. Övriga brister i programvaran har vi svårt att sätta oss in i som utomstående. Det kommer fram att en del har en känsla av att de är övervakade. Exempel på en sådan åsikt är Man blir styrd och kontrollerad på ett mycket obehagligt sätt. Det är något som blir ett allt större problem i dagens ITsamhälle och är en baksida av den nya tekniken. Det är viktigt att man tar det här på allvar, se nedan (Ström, 2003, s. 270). Det är viktigt att slå fast att integritet är en rättighet som inte behöver motiveras. Det är den som vill göra intrång i integriteten som måste motivera sig och bevisa det nödvändiga i detta (för vissa intrång är nödvändiga). Det förekommer att den som värnar om sin integritet får höra Vad har du att dölja? /---/Den som vill vara lite drastisk kan kontra med en motfråga: Varför låser du om dig på toaletten. Det är en bra parallell och vi håller med. Han menar att ett sätt att undvika oro kring det här är att ha en enkel och tydlig policy om vad som får lagras och hur det får användas. Det är till exempel viktigt för en anställd att veta hur information om arbetstider hanteras. Ett exempel på när det skulle kunna vara aktuellt är om en anställd sökt ett annat jobb och den nya arbetsgivaren efterfrågar uppgifter om hur den anställde skött sina arbetstider. Då kan en policy om vad som får utlämnas utan den anställdes medgivande vara viktig. Flera menar också att de hann med mer när de inte behövde använda datorn. Dessutom anser några att den är krånglig att ringa ifrån och har dålig mottagning och sändning. När det gäller användarvänligheten svarade 11 stycken med en etta eller två på en femgradig skala, där 1 är svår att använda. Det tror vi kommer bli bättre vartefter de anställda vänjer sig vid handdatorerna. Ett mycket bra förslag som framkom var att ha små kartor i handdatorerna där uppgifterna är markerade med en prick. Idag finns ju flera exempel på karttjänster som kan användas i mobilen, så tekniken för att göra det möjligt finns absolut idag. Det nämns att dagvattenpumpar och liknande är svåra att hitta. Sådana saker skulle absolut kunna läggas in på bilder som går att nå via handdatorn. Vi vet inte hur stort minne handdatorerna är utrustade med idag, men ser man till framtiden bör det vara ett övergående problem då tekniken ständigt förbättras. Önskemålet om radio är väldigt konkret och även det är något som borde kunna rättas till ganska enkelt. Det finns alltså inte radio inbyggt idag, men 10

det är troligt att det kommer finnas inbyggt i framtida modeller. Det är nog tekniskt möjligt att lyssna på radio redan idag, via internet, men det är nog både krångligt för användarna och dyrt i längden. När det gäller inställningen till handdatorerna idag jämfört med före införandet är det intressant att se att trots att flera anser att det finns brister i systemet är det fler vars inställning har blivit positivare jämfört med de som blivit negativare. Det är fortfarande så att under en tredjedel av de anställda är negativa till handdatorerna i arbetet och det är viktigt att de inte glöms bort. En ständig utveckling av tekniken och tjänsterna är en förutsättning för att göra handdatorerna populärare och bättre för användarna. 11

4 Slutsats Efter att ha studerat användningen av intranätet på HSB Östergötland via en enkätundersökning har vi analyserat fram olika teorier och dragit slutsatser utifrån det. Enkäten gav mycket bra information och vi kunde se tydliga tendenser på hur de anställda uppfattar intranät, Synpunkten och handdatorerna. 4.1 De anställdas syn på intranätet Datoranvändningen är mycket god hos de anställda och i stort sett alla använder intranätet i stor utsträckning. Användarnas datorkunskaper är mycket god och de kan ta till sig tekniken. Ytterst få bedömer sin datorvana som låg och det kan åtgärdas genom till exempel internutbildning. Intranätet hos HSB är modernt och enkelt att använda och 88 % använder intranätet minst en gång i veckan. De brister som påpekas i enkäten handlar om att intranätet inte uppdateras i tillräckligt hög grad. Exempel på det är medarbetarlistor och information om hyres- och bostadsrätter. Likaså önskas mer nyheter och sidor som riktar sig till de anställda på ett mer privat plan, exempelvis för att lägga upp bilder från födelsedagar och personalaktiviteter. Uppdateringsnivån på intranätet är enkelt att åtgärda. Däremot kräver personalsidorna mer arbete och planering. Eftersom vi ser att de anställda vill använda en kombination av e-post och intranät som kommunikationskanal är HSB Östergötland på rätt spår när de satsat på ett modernt intranät och möjligheten att läsa e-post ute på fältet. 4.2 De anställdas syn på Synpunkten Vi ser att de anställda är mycket positiva till möjligheten att påverka via Synpunkten, men för att öka användningen måste tjänsten förändras till det bättre. För att skapa en positivare attityd tror vi att kravet på att lämna synpunkter ska tas bort och ersättas med någon form av belöning för bra förslag/synpunkter. Reglerna för vad en synpunkt är och hur de ska hanteras måste bli tydligare, en policy måste därför tas fram i samråd med de anställda. Det största problemet med Synpunkten är att de anställda upplever att ingenting händer med de synpunkter som lämnats. Rutinerna måste ses över för att öka effektiviteten runt tjänsten och de anställda måste få mer insyn i vad som händer med inlämnade synpunkter. Vi föreslår att synpunkter blir tillgängliga för alla (anonym avsändare) via intranätet, samt att avsändaren får kontinuerlig information via e-post om statusen hos synpunkter som lämnats. I samband med att åtgärder för att förbättra Synpunkten genomförs tycker vi att det är lämpligt med ett namnbyte för att få bort klagomursstämpeln från tjänsten. 12

4.3 De anställdas syn på handdatorerna Majoriteten av de anställda på Boservice tycker att handdatorn underlättar arbetet, men det finns flera som inte är bekväma med den. Vi tycker att det är viktigt att dessa individer tas på allvar, då arbetet istället kan försvåras om tekniken krånglar. De förslag på förbättringar som kom in var exempelvis önskemål om uppdatering av telefonlistor och detaljrika kartor på var arbeten ska utföras. Det är något som är enkelt att genomföra och det skulle säkerligen underlätta för de anställda. Digitalisering av kartor tar tid en gång men sedan behöver de endast uppdateras vid behov. Då det inte är länge sedan handdatorerna infördes bland de anställda är det svårt att bedöma om det finns behov av utbildning. Tendensen att en del känner obehag över att kunna bli kontrollerade tror vi kan lösas genom att tydligare visa vad informationen används till. Ett förslag är att alla de anställda får de riktlinjer HSB Östergötland har kring användningen av handdatorerna och informationen som går att utläsa. Redan nu ser vi att majoriteten är positivt inställda till handdatorerna och att flera är positivare idag än vid införandet. Vi tror att de anställda kommer bli ännu mer positiva med tiden så länge HSB Östergötland lyssnar på de anställda och utvecklar tjänsterna ytterligare, då kommer även de negativa att se fördelarna med tekniken. 13

14

Referenslista Tryckta källor Demokrati och inflytande i arbetslivet (1990). Tidens förlag. Hedemalm, Gunvald (1997). Intranät i praktiken. Pagina AB. Ström, Pär (2003). Övervakad: Elektroniska fotspår och snokarsamhället. Liber. Svenning, Conny (2003). Metodboken. Lorentz Förlag. Wallenberg, Jan (1992). Nya former för medbestämmande. PUBLICA. Elektroniska källor Om HSB (www.hsb.se) (2005). Hämtat 070226 Personliga kontakter Christiansson, Annika (070214). 15

Bilaga 1 Enkät Vad tycker du om intranätet? Vi är tre IT-studenter från Linköpings universitet som läser en kurs om kommunikation och samarbetar med HSB Östergötland. Vårt ändamål är att undersöka intranätet och dess för- och nackdelar. Enkäten behandlas av oss och resultatet publiceras i en rapport vid Linköpings universitet och ligga till grund för förbättringar på intranätet hos HSB Östergötland. Det vore värdefullt om du ville svara på denna korta enkät. Vid eventuella frågor kontakta: Daniel Zaulich på tel. 073-7025731 alt. E-post: danza037@student.liu.se 1. Vilken avdelning arbetar du på? Administrativ service Boservice Teknikkonsult Hyresfastigheter Marknad och information Internt stöd Ledning 2. Har du dator i hemmet? Ja Nej Om nej, fortsätt till fråga 4. 3. Hur ofta använder du din dator i hemmet? Dagligen Varje vecka Mer sällan Aldrig 4. Hur bedömer du din datorvana på en skala 1-5? (1 är liten och 5 är stor). Ringa in mest passande alternativ. 1 2 3 4 5 16

5. Hur ofta använder du intranätet? Dagligen Varje vecka Mer sällan Inte alls 6. Hur lätt är det att hitta på intranätet? (1 är svårt att hitta, 5 är lätt att hitta ) Ringa in mest passande alternativ. 1 2 3 4 5 7. Hur stor användning har du av intranätet? (1 är stor användning, 5 är liten användning ). Ringa in mest passande alternativ. 1 2 3 4 5 8. Om du gör en helhetsbedömning, anser du att intranätet är en fungerande informationskanal? (1 är inte fungerande, 5 är fungerande ) Ringa in mest passande alternativ. 1 2 3 4 5 9. Är det någonting du saknar på intranätet? Nej Ja, detta saknas: 10. Vilken är din främsta källa till intern information? Intranätet E-post Pappersutskick Anslagstavla Annat: 11. På vilket sätt vill du få intern information? Via intranätet Via e-post 17

Pappersutskick Anslagstavla Annat: 12. Känner du till tjänsten Synpunkten på intranätet? Ja Nej 13. Hur många gånger har du lämnat synpunkter via Synpunkten det senaste året? 0 gånger 1-3 gånger 4-10 gånger Fler än 10 gånger 14. Anser du att Synpunkten är ett bra sätt att lämna synpunkter? (1 är dåligt, 5 är bra) Ringa in mest passande alternativ. 1 2 3 4 5 15. Vad skulle få dig att lämna fler synpunkter? 16. Vad är bra med Synpunkten? 17. Vad är mindre bra med Synpunkten? 18

Förslag på förbättringar: Övriga kommentarer: Om du inte har handdator på jobbet kan du bortse från den sista delen i enkäten. Tack för din medverkan! 18. Anser du handdatorn underlättar ditt arbete? Ja Nej Om nej, varför? 19. Anser du att handdatorn är lätt att använda? (1 är lätt, 5 är svår) Ringa in mest passande alternativ. 1 2 3 4 5 20. Har du något förslag på tjänster i handdatorn som kan underlätta ditt arbete ytterligare? 19

21. Hur var din inställning till införandet av handdatorer? (1 negativ, 5 positiv) Ringa in mest passande alternativ. 1 2 3 4 5 22. Hur är din inställning till handdatorn idag? (1 negativ, 5 positiv) Ringa in mest passande alternativ. 1 2 3 4 5 23. Vad mer skulle du vilja ha tillgång till via handdatorn? Tack för din medverkan! 20

Bilaga 2 Statistik 21

22