EXAMENSARBETE -05-22 Ann-Helene Sahlin Emelie Ringdahl Medicinsk Sekreterare, 400 yh-poäng Administrativa uppgifter som utförs av andra yrkeskategorier än sekreterare Geriatriska rehabiliteringskliniken, NLN Neurorehabiliteringsmottagningen team 2 22 maj Stora torget 7 611 83 Nyköping Tfn 0155-24 87 85 info@campusnykoping.se www.campusnykoping.se
Sammanfattning Vi har valt att titta på Geriatriska rehabiliteringskliniken Nyköping s ena neurorehabteam för att se hur de arbetar och hur mycket tid som går åt till administrativt arbete. Vårt mål är att se om man kan omfördela de administrativa uppgifterna för att lösgöra patienttid. Genom att följa de olika yrkeskategorierna har vi fått en uppfattning om hur mycket tid som läggs på administrativt arbete samt vad de har för arbetsuppgifter. Det visade sig att en ganska stor del av arbetsdagen går åt till uppgifter som har med administration att göra. Personerna i teamet fick även svara på en enkät för att vi skulle få deras syn på sin arbetsfördelning. Vi har även intervjuat en arbetsterapeut, som inte ingår i teamet, som genomgått en administrativ förändring för att se hur den personen upplever ett liknande förändringsarbete. Resultatet av intervjun var positivt vilket gör att vi känner oss mer motiverade till att hitta förslag och lösningar på hur man kan genomföra en förändring. Utifrån detta har vi funderat på några eventuella lösningar som vi kommer att presentera i vår rapport. Vi har tagit fram statistik på hur mycket de olika kategorierna producerar i dagsläget för att ha något att jämföra med efter en eventuell förändring.
Innehållsförteckning BAKGRUND... 1 PROBLEMFORMULERING... 2 MÅL/ÖNSKAT LÄGE... 3 METOD... 4 RESULTAT... 5 Arbetsterapeut 1... 6 Arbetsterapeut 2... 6 Sjukgymnast... 7 Logoped... 7 Undersköterska 1 (USK 1)... 8 Undersköterska 2 (USK 2)... 8 Vårddatarapport... 9 Intervju med arbetsterapeut som genomgått administrativa förändringar... 10 Sammanfattning av intervjun... 11 SLUTSATSER... 12 FÖRSLAG... 13 IMPLEMENTERING... 14 UPPFÖLJNING... 15 BILAGA... 1 ENKÄT... 1
Bakgrund Geriatriska rehabiliteringskliniken, "ger/rehabkliniken", i Nyköping består av geriatriska rehabiliteringsmottagningen, neurorehabmottagningen, smärtmottagningen och minnesmottagningen. Samtliga mottagningar har sekreterare som sköter administrationen men neurorehabmottagningens organisation ser lite annorlunda ut. Därför har vi valt att fokusera på den mottagningen. På neurorehabmottagningen tränar patienter som drabbats av stroke eller annan hjärnskada, neurologisk sjukdom eller skada samt patienter som benamputerats. På kliniken arbetar tre olika team som består av läkare, sjukgymnaster, arbetsterapeuter, undersköterskor, logopeder och en kurator. De tre teamen arbetar lite olika när det gäller administrativt arbete och vårt examensarbete går ut på att följa ett av teamen för att se hur de har lagt upp sitt arbete och hur mycket tid som går åt till det administrativa arbetet. I nuläget har alla olika yrkeskategorier mer eller mindre administrativt arbete att göra. Alla yrkeskategorierna i team 2 skriver sina journalanteckningar och det mesta av allt administrativt arbete själva. Annelie Kjellberg som är administrativ chef på kliniken kom med idén att vi ska se över hur mycket av de olika yrkeskategoriernas tid som egentligen går åt till det och om man eventuellt skulle kunna minska ner på den tiden. Teamet har en sekreterare som i dagsläget sköter bokning av patienter och skriver teamets läkaranteckningar. I enkätundersökningen framkom det att en av orsakerna till att de har svårt att tänka sig att lämna ifrån sig de administrativa uppgifterna var just brist på sekreterare. Detta medför att de känner att de inte har något annat val än att sköta det administrativa arbetet på egen hand. I dagsläget är det långa väntetider för att få en körkortsbedömning. Om man kan lösgöra tid skulle det gynna både personal och patienter. Väntetiderna skulle på så vis minska och personalen får mer tid för patienter. Man skulle även få en mindre stressad personal som kan fokusera på det de är utbildade för. De skulle på så vis slippa de uppgifter som de utför idag men ej är kvalificerade för. 1
Problemformulering Vår frågeställning är: Hur stor del av neurorehab team 2:s arbetstid går åt till administrativt arbete och hur kan man göra för att minska den tiden? Vi har valt att undersöka det här problemet eftersom många patienter idag får vänta väldigt länge på att få vård. Genom att varje yrkeskategori lägger fokus på det man är bra på kan man effektivisera vården och minska väntetider för patienterna. Vårdpersonal ska inte behöva lägga tid och energi på administration när det finns andra som är utbildade för det. Vi har bestämt oss för att fokusera på just den administrativa delen och kommer inte att lägga något större fokus på hur mycket tid som går åt till patientbesök. Patientbesökstiderna använder vi endast i syfte för att kunna jämföra resultatet före och efter en eventuell omstrukturering av arbetet. Vi kommer inte att titta på den administrativa del som läggs på möten, med andra ord den tid som inte är patientrelaterad. Teamet har en sekreterare som skriver läkaranteckningar, därför kommer vi inte titta på läkarnas administrativa tid. För att på bästa sätt se hur stort problemet är ville vi med egna ögon se hur en arbetsdag ser ut samt höra personalens egna tankar och uppfattningar om hur deras arbete är upplagt. Genom att prata med en som redan har genomgått en liknande förändring hoppades vi få tips och inspiration för att kunna motivera andra till en förändring. 2
Mål/önskat läge Det önskvärda är att varje yrkeskategori ska ägna sig åt det de är utbildade till för att få en så effektiv arbetsgrupp som möjligt. För att detta ska fungera är det viktigt att man utnyttjar de resurser som finns tillgängliga. Ett önskat läge är att utnyttja den sekreterare som är kopplad till teamet mer. Genom att omfördela arbetet så att en del av det administrativa arbetet ligger på sekreteraren istället så kan man få mer tid över till patienter, vilket är ett av målen som man skulle kunna få ut av det här förändringsarbetet. En övervägande del av arbetsdagen utgörs av administrativ tid och kringarbete hos några av personalen i teamet. Ett mål är att ändra utseendet på diagrammet (som vi kommer att redovisa i resultatet) så att den övervägande delen av stapeln utgör patientrelaterad tid. Det främsta målet är ökad tillgänglighet och bättre patientsäkerhet. Genom att minska det administrativa arbetet ges möjlighet att minska väntetider vilket leder till en ökad patientsäkerhet. 3
Metod Vi började med att dela ut en enkät till alla i teamet som vi har undersökt. Eftersom det är ett ganska litet team fick alla i teamet fylla i den för att få en bra överblick över hur de uppfattar att det administrativa arbetet påverkar dem. Vi ville även se hur intresserade de är av en förändring. Eftersom att alla i teamet svarade på vår enkät fick vi en realistisk bild av hur teamet upplever sin arbetssituation. Därefter har vi skuggat de olika yrkeskategorierna, en hel dag per person, för att mer exakt se hur tiden är fördelad på de olika arbetsuppgifterna. Genom att analysera det vi har sett sammanställer vi vad det är som tar tid för respektive yrkeskategori och utifrån det komma på lösningar på hur man kan göra tiden så effektiv som möjligt. Detta har vi ställt upp i ett diagram för att man klart och tydligt ska kunna se vad man gör och hur mycket tid som går åt till varje uppgift. Genom de här två olika metoderna fick vi både personalens och vår bild av hur arbetsfördelningen är uppdelad. Vi tyckte att det kunde vara intressant att jämföra vår uppfattning med personalens upplevelser. Vi har även valt att intervjua en person som inte ingår i teamet men som redan har genomgått en förändring där hon har fått avlastning med sina administrativa arbetsuppgifter. Anledningen till att vi valde att intervjua henne var att hon genomgått en liknande förändring och därför vet hur arbetet skiljer sig före och efter. Hon gav oss en tydlig bild av fördelarna med en förändring, vilket gör det lättare för oss att motivera en förändring i arbetsgruppen. 4
Resultat Efter att ha genomfört våra skuggningar av de olika yrkeskategorierna har vi sammanställt resultatet i ett diagram enligt nedan. Varje stapel i diagrammet visar en arbetsdag för varje teammedlem mätt i timmar. Vi har valt att dela upp de olika uppgifterna i olika färgblock där blå visar hur stor tid som går åt till patientförberedelser, svart är ren patienttid, rosa är administrativ tid och grön är övrig tid. Vi såg ganska snabbt att arbetsfördelningen skiljer sig en del mellan de olika yrkeskategorierna. Efter att ha jämfört enkätsvaret med det resultat vi kommit fram till så tycker vi att det ser ut att stämma ganska bra med verkligheten (se bilaga Enkätsvar). Vi kommer även visa vår intervju för att ge en bild av hur man som personal upplever arbetet efter att man varit med om en förändring av det administrativa arbetssättet. I diagrammet visar vi hur den dag vi skuggade respektive yrkeskategori ser ut. Arbetet kan skilja sig lite från dag till dag både i tid och arbetsuppgifter. 10 9 T I M M A R 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Övrigt, tex möten, raster avbokade patienter Dokumentation Telefon Mejl Patienttid Diskutera patient med kollega Patientförberedelse 5
Här följer en beskrivning av vad varje yrkeskategori i teamet berättar att de har för administrativa uppgifter samt vad vi har sett under skuggningarna: Arbetsterapeut 1 Arbetsterapeut 1 ingår i två team och har därigenom mer administrativt arbete. Det administrativa arbetet tar cirka 3,5 timme av en arbetsdag och i den tiden ingår följande arbetsuppgifter: Journalskrivning Boka i vårdadmin/koppla besök/drg-registrera Föra statistik (manuell) Skriva intyg Bostadsanpassningsbidrag ADL-intyg för ansökan om LSS-insatser Intyg till Försäkringskassan Förskriva hjälpmedel i Web-Sesam Läsa och skicka mejl Fylla i olika typer av status som ibland ska förvaras i journalarkiv Vara uppdaterad på landstingets hemsida Skriva ansökningar till Kosmos Skriva ansökningar om t.ex. elrullstolar Skriva särskilda ansökningar om hjälpmedel Fylla i hjälpmedelsspecifikationer (gäller t.ex. rullstolar och sängar) Rehabplaner som ska skrivas in i journalen Telefonsamtal (merparten av samtalen hör till team 3) Tre timmar går åt till patientförberedelse och patienttid där två timmar är ren patienttid. Två timmar av dagen går åt till övrigt (se diagram). Som ni ser i diagrammet så utgör 1/4 av arbetstiden enbart ren dokumentation. Arbetsterapeuten säger själv att det varierar från dag till dag med hur mycket administration det finns att göra. Hon bokar alla sina patienter själv, vilket tar mycket tid. Ofta måste hon pussla ihop tider som ska passa både för patienten, en konsulent och henne själv. Mycket tid går åt till detta. Arbetsterapeut 2 Arbetsuppgifterna är ungefär de samma för arbetsterapeut 1 och 2. Det administrativa arbetet tar lite drygt 1,5 timme medan patientförberedelse och patienttid tar tre timmar varav nästan två timmar är ren patienttid. Även för arbetsterapeut 2 går cirka två timmar av dagen åt till övrigt. 6
Sjukgymnast Sjukgymnasten lägger en timme av sin arbetsdag på administrativt arbete och det innefattar: Journalskrivning Läser och svarar på mejl Rapportera över patienter Nästan 5,5 timmar läggs på patientförberedelse och patienttid varav nästan fem timmar är ren patienttid. Övrig tid tar runt 1,5 timme. Sjukgymnasten berättar att han i regel tar en halvtimme varje morgon på att läsa in sig på dagens patienter. Han har oftast tre patienter på förmiddagen och har då 15 min mellan varje patient som han ägnar åt dokumentation för att slippa skriva på alla patienter på eftermiddagen. Han tycker det är ganska skönt med administrativt arbete då man får en variation i arbetet. Vi pratade även med en sjukgymnast i ett annat team som tycker att det har ökat med administrativ tid under de nio år som han har arbetat. Systemet tar tid med många moment. Han tycker att många uppgifter känns som de inte fyller något värde. Man har fortfarande lika många patienter som tidigare men mer administrativt arbete. Han tror man skulle kunna lära sig att diktera och bli snabbare efter ett tag och att det skulle gå fortare än om han skulle skriva själv. Logoped Det administrativa arbetet tar cirka två timmar av en arbetsdag och i den tiden ingår följande arbetsuppgifter: Journalskrivning Planering före och efter besök Schemaplanering Konsultativt arbete Läser och svarar på mejl Telefonsamtal Mer än 1/3 (3,5 timmar) av dagen går åt till patientförberedelse och nästan tre timmar är ren patienttid. Övrig tid tar cirka en timme. Logopeden är på neurorehab några dagar i veckan, resten av tiden ägnar hon på logopedmottagingen. Hon berättar att varje dag kan se väldigt olika ut och arbetsbelastningen kan variera väldigt mycket. Eftersom de inte endast har bokade besök utan även får akutremisser där en logopedbedömning behöver göras på en patient på avdelningen samma dag eller senast dagen efter. Det kan bli mycket spring 7
mellan olika avdelningar. Ibland kan det hända att patienten inte är kvar på avdelningen när hon kommer dit. Mycket tid går därför åt till att hålla reda på patienter och att ringa runt så att ingen patient faller mellan stolarna. Om dagen är lugn försöker hon använda tiden till att läsa artiklar osv för att hålla sig uppdaterad. Undersköterska 1 (USK 1) Det administrativa arbetet tar nästan två timmar och i följande arbetsuppgifter ingår: Skriva in labsvar Telefonanteckningar Såranteckning Bokar/avbokar patienter Telefonrecept Läser och svarar på mejl Telefonsamtal Denna tjänst har mer administrativt ansvar än USK 2 vilket medför att hon sköter det mesta av telefonsamtalen med medföljande kringarbete som t.ex. telefonrecept, skriver in labsvar, mm. Ungefär 3,5 timmar går åt till patientförberedelse och patienttid varav nästan 1,5 timme är ren patienttid. Övrig tid tar cirka 2,5 timmar. Hon berättar att hennes arbete varierar mycket från dag till dag beroende på hur mycket patienter de har. Det blir mer administrativt arbete när patienter ringer och vill prata av sig med henne. Hon måste då skriva ner en anteckning om samtalet och ibland behöver hon även ta kontakt med en läkare efter telefonsamtalet om det t.ex. är en patient som behöver en dosändring. Undersköterska 2 (USK 2) Eftersom USK 1 har hand om den administrativa delen ägnar sig USK 2 mer åt patienter. Cirka 20 minuter av arbetsdagen gick åt till administrativt arbete. Boka/avboka patienter. Telefonanteckning Skriva in labsvar Boka resor Telefonsamtal Läser och svarar på mejl Cirka tre timmar av dagen går åt till patientförberedelse och patienttid, varav en timme i ren patienttid. Just den här dagen uppgår övrig tid till nästan fem timmar då eftermiddagens aktiviteter var inställda. 8
Hon hade inte några patienter på eftermiddagen så då ägnade hon sig åt sådant som man inte hinner göra annars som t.ex. stryka dukar och göra det hemtrevligt. Vårddatarapport Följande data har tagits fram av verksamheten och visar hur mycket varje person i teamet har producerat mätt i patientbesök under mars. Anledningen till att vi har med dessa siffror är för att ha något att jämföra med efter en omorganisation. Arbetsterapeut 1 Nybesök 3 Återbesök 35 Arbetsterapeut 2 Nybesök 1 Återbesök 39 Sjukgymnast* Nybesök (1) Återbesök 4 (77) Logoped Nybesök Återbesök 13 * Då sjukgymnasten är ny på kliniken räknar vi även med vad hans företrädare har producerat under mars vars siffror sitter inom parentes. 9
Intervju med arbetsterapeut som varit med om en förändring av det administrativa arbetssättet Vems idé var det att du skulle lämna ifrån dig vissa administrativa arbetsuppgifter? Jag själv eftersom det tar sådan tid och jag fick mer att göra. Vilka administrativa uppgifter har du lämnat över till sekreterarna? Bedömning, redovisning av resultat, patientkallelser, bokningar, kallelse till information (anhöriga), powerpoints, renskriva broschyrer och registrera telefonsamtal. Är det några administrativa uppgifter du har kvar? Skriver alla telefonsamtal och uppföljningssamtal. Känner du att du har fått mer tid över till dina huvudsakliga arbetsuppgifter? Ungefär hur mycket tid? Ja, ganska mycket tid. En bedömning går cirka 20 min snabbare. När jag skrev själv skrev en journalanteckning tog det cirka 30 min att skriva men när jag dikterar tar det cirka 7-10 minuter. Man måste tänka mycket på grammatik, felstavning och syftning. Det är ganska skönt att slippa skriva. Finns det fler uppgifter du känner att du skulle kunna lämna ifrån dig? Nej. Hur tycker du att det fungerar att diktera? Det går bättre med diktat än band. Det är enkelt, man har chans att tänka efter. Det är bra att kunna ändra i efterhand innan man signerar. Var det svårt att lära sig diktera? Ja det var det, men man lär sig efterhand. Har skrivit själv tills för två-tre år sedan. Vilka är de största fördelarna med att diktera? Det går snabbare, man sparar tid och man får mer tid över till det man ska göra och det man är bra på. Det är bra att ha samma sekreterare som skriver åt en, som kan verksamheten. Om jag gör något tokigt så vet sekreteraren det och kan påpeka det. Finns det några nackdelar med att diktera? Det är att man får vänta tills det blivit skrivet. Just nu dröjer det innan diktaten skrivs, det är den enda nackdelen. Skriver jag själv kan man skicka remissvar samma dag, men nu får man vänta tills det blir klart. Men om det finns gott om folk så blir det skrivet inom en vecka. Kändes det svårt att lämna över det administrativa arbetet till någon annan? Nej, det tycker jag man ska göra. Alla yrkesgrupper ska göra det man är bra på. 10
Känns det som att man tappar kontrollen lite när man inte gör allt själv? Tyvärr är jag en kontrollfreak, men det får man släppa på. Jag tycker det är jättebra att vi hittat ett bra system genom att jag inte bokar själv. Sekreterarna sköter kallelserna så jag får mer tid över till annat. Jag känner att jag fortfarande har kontroll eftersom jag kan gå in och läsa och eventuellt ändra i journalerna i efterhand, det är tiden jag inte har kontroll över. Jag skulle kunna göra en powerpoint själv, men jag tycker det går mycket snabbare för sekreterarna. Jag krånglar till det ibland och det blir fel. Det är bättre om man kan tala om vad man vill ha och man kan titta på det tillsammans. Känner du att du har mer tid över till patienterna nu? Absolut, och till annat som jag jobbar med. Jag är ju handledare och utbildare i grupper, det är den tiden man måste ha så det känns jättebra. Jag får tid till det jag är här för. Vad är vinsterna med att lämna ifrån sig administrativt arbete? Det är ju tiden, att man får hålla på med det man ska göra. Finns det några nackdelar med att lämna ifrån sig administrativt arbete? Det är ju det att det inte blir skrivet när jag egentligen vill ha det. Skulle du rekommendera andra att lämna ifrån sig administrativt arbete? Det tycker jag. Om man kan ska man göra det, man ska lära sig det här, det tycker jag absolut. Men sen vet jag många som sitter alldeles för mycket med dokumentation och det är slöseri med tiden när vi skulle kunna ta in mer patienter. Det är därför vi är här. Man ska göra det man är bra på. Arbetsmiljön när man skriver är viktig och man fokuserar inte på den när man inte skriver regelbundet. Korta anteckningar kan man skriva själv, men de längre är bättre att låta sekreterarna skriva. Sammanfattning av intervjun Vi hade ett mycket intressant och givande samtal som gav oss en väldigt positiv bild på en administrativ omorganisation. Personen var väldigt positivt inställd och såg nästan bara vinster med förändringen. Det hon såg som den största vinsten var att hon nu får mer tid över till patienterna. Enligt henne går det nästan dubbelt så snabbt att diktera som mot att skriva själv. Hon är noga med att poängtera att trots att hon är ett kontrollfreak så känner hon att hon inte tappat kontrollen sedan hon lämnade ifrån sig vissa uppgifter, eftersom hon fortfarande kan ändra eller skriva dit saker innan hon signerar. Den enda nackdel hon kan se med att lämna ifrån sig vissa uppgifter är att de inte blir gjorda omgående utan att man ibland får vänta lite på dem. Men i det stora hela ser hon det inte som något stort problem. Till en början var det lite svårt att diktera men hon kom fort in i det och rekommenderar andra att göra samma sak. Tyvärr gjordes det inte någon mätning före och efter omorganisationen. Vi kan därför inte jämföra antalet patientbesök. Däremot poängterar hennes chef att kvalitén har blivit bättre och att hon nu för tiden gör det hon är utbildad för. 11
Slutsatser Efter att vi har skuggat personalen och gått igenom enkäterna tycker vi att för mycket av personalens tid läggs på administrativt arbete. I diagrammet ser man klart och tydligt att större delen av arbetsdagen går åt till förberedelser och administrativa uppgifter. Många av de uppgifterna skulle kunna läggas över på en sekreterare som är specialist på det området. Man ser även tydligt i diagrammet att sjukgymnasten har planerat sin arbetsdag bra, med tanke på att större delen av hans arbetsdag går åt till ren patienttid. Det visar sig även i vårddatarapporten att sjukgymnasten har haft bra mycket fler patienter än de andra. En anledning till att han får mer tid över till patienter är för att han har mycket färre administrativa uppgifter, t.ex. bokar han inte sina patienter själv. Självklart måste man ta hänsyn till att patientbesöken kan ta olika lång tid, men i detta fall framgår det ganska tydligt både i diagrammet och i vårddatarapporten att han har mycket mer patienttid. I enkäterna visade personalen inget större intresse av att få avlastning med sitt arbete. Flera stycken i personalen anser att arbetet kräver att de utför dessa uppgifter själva. Vi tror att det beror på rädsla för förändringar och att man inte litar på att någon annan gör det lika bra som en själv. De har alltid gjort på det här sättet och känner att de har mer kontroll när de utför det själva. Vi tror att genom att testa några av förslagen nedan kan man ge personalen en chans att se att det går att förändra arbetet utan att försämra kvalitén för dem själva och patienterna. De uppgifter vi har sett som personalen skulle kunna börja med att lämna ifrån sig är: Genom diktering lämna ifrån sig journalskrivning till sekreterare. Telefonsamtal. Detta är något som USK:orna skulle kunna ta över eftersom de redan nu har hand om de flesta telefonsamtalen. Rehabplanen. Då denna skrivs av direkt från papper till dator är det en uppgift lämpad för sekreterare. Även arbetsterapeuterna såg detta som en onödig uppgift för dem. Skriva körkortsbedömning. Skulle kunna vara lämpligt för en sekreterare. Boka/registrera/koppla besök. Lämpligt för sekreteraren att göra då denna skriver journalanteckningen från besöket. 12
Förslag Våra förslag till förändringar är: Intern utbildning i diktering för att personalen ska lära sig hur man gör och att de inte ska känna sig stressade över att de inte klarar av det. Informera teamet om att det redan idag finns en sekreterare knuten till teamet som man borde kunna använda sig av, något som personalen idag inte verkar vara medvetna om. Lära sig att använda den sekreterare som finns knuten till teamet. Se över hur stor del av sekreterarens tid som är kopplad till teamet för att se om hennes tid behöver utökas. Eventuellt fundera över om fler sekreterare behövs för att kunna tillgodose teamets behov. Jämföra inom teamet hur man lägger upp sitt arbete för att lära sig och få tips av varandra, då vi under skuggningen såg att alla arbetar väldigt olika. Se på hur sjukgymnasten lägger upp sitt administrativa arbete eftersom att han ser ut att ha en bra balans i sitt arbete. 13
Implementering Man får börja med att visa resultatet av rapporten på en arbetsplatsträff och därefter gå vidare med förslaget till ledningsgrupp, basenhetsråd och chefer för att sedan låta högsta chefen ta beslutet på om en förändring ska införas. Därefter meddelas beslutet på en arbetsplatsträff. När man beslutat sig för att genomföra en förändring kan man välja ut en person som inte är allt för negativt inställd till det hela och börja med att låta denna person testa under en period. Därefter utvärderar man om det blir några vinster i tid samt hur personen upplevde förändringen innan man tar ett beslut om att gå vidare med hela gruppen. Både testpersonen och sekreteraren har då möjlighet att påverka förändringsarbetets utveckling. Det är viktigt att personen har bra stöd av någon under denna period, för att känna sig trygg med de nya rutinerna. Man bör inte införa för många förändringar på en gång, utan ta det stegvis och låta personalen vänja sig vid varje förändring innan man går vidare till nästa. På så sätt får personalen en chans att lära sig en sak i taget och känna sig trygg med det innan man går vidare till nästa förändring. Det är viktigt att inte stressa in i de nya arbetsrutinerna utan låta personalen växa in i sina nya arbetsuppgifter, t.ex. genom att börja med utbildning och sedan ha en inkörningsperiod för att vänja sig vid det nya arbetssättet. För snabba förändringar skapar lätt motstånd och förvirring hos personalen. Det kan vara lämpligt att vänta till efter sommaren med att påbörja en förändring. Då blir det inte lika rörigt för alla inblandade med tanke på att semestrar är avslutade, sommarvikarier har slutat och man kan fokusera i lugn och ro på det nya arbetssättet. Ofta är personalen mer motiverad när den är pigg och utvilad efter en sommarsemester. När man ska genomföra en förändring är det viktigt att motivera personalen och låta dem komma med förslag på hur man ska gå till väga, för att de ska känna sig så delaktiga som möjligt. Man kan låta den arbetsterapeut som vi intervjuat informera om de positiva effekterna av att diktera för att försöka ändra personalens inställning så de blir mer positiva till det. Eftersom många känner att de förlorar kontrollen genom att inte skriva journalerna själva är det viktigt att poängtera att det alltid är de som har det slutgiltiga ansvaret för det som står i anteckningen. Även om de dikterar så kan de fortfarande ändra eller lägga till saker i sina anteckningar i efterhand. 14
Uppföljning Uppföljning av en förändring kan ske genom: att jämföra vårddatarapportresultatet före och efter en förändring, man ser då om produktionen har ökat. att se hur länge patienter får vänta från det att remissen inkommer tills det att de får komma på ett besök, t.ex. vid körkortsbedömningar där väntetiden kan vara lite längre. att lämna ut en ny enkät efter ett år för att se hur personalen upplever förändringen och hur det har påverkat deras arbete. 15
ENKÄT BILAGA Tycker du att mycket av din arbetstid läggs på administrativt arbete? 5 Antal svar 4 3 2 1 0 JA KANSKE NEJ Om ja, hur mycket tid om dagen? Antal svar 3 2 1 0 Mindre än 1 timme 1-2 timmar 2-3 timmar mer än 3 timmar ej svarat 1
Vilka administrativa uppgifter har du? Arbetsterapeut: Journalläsning Journalskrivning Telefonsamtal, Hjälpmedelsförskrivning i Web-Sesam, Kontakter med hjälpmedelscentral, boka i vårdadmin(utom nybesök), skriva intyg bostadsanpassningsbidrag, ADL-intyg för ansökan om LSS-insatser, intyg till FK vid enstaka tillfällen Läsa och skicka mejl. Fylla i olika typer av status som ibland ska bevaras i journalarkiv. Hålla sig uppdaterad på landstingets hemsida. Skriva ansökningar till Kosmos. Ansökan om elrullstolar. Fylla i hjälpmedelsspecifikationer(tex rullstolar och sängar). Rehabplaner som ska skrivas in i journalen. Sjukgymnast: Journalskrivning Läsa och svara på mejl Rapportera över patienter Logoped: Journalskrivning Planering före och efter besök Schemaplanering Konsultativt arbete USK: Skriver in labsvar Telefonanteckningar Såranteckningar Avbokar/ombokar patienter Bokar resor 2
Skulle du kunna tänka dig avlastning med dina administrativa uppgifter? Antal svar 6 5 4 3 2 1 0 JA NEJ Om ja, vilka uppgifter kan du tänka dig att släppa ifrån dig? Arbetsterapeut: Registreringsanteckningen Kopiera bedömningsblanketter Skrivning av rehabplan Om nej, varför? Arbetsterapeut: Det jag gör är svårt att lämna över till någon annan Sjukgymnasten: Tycker det är en lagom mix Logoped: Det går inte Arbetsuppgifterna(praktiskt) kräver att det är jag som administrerar USK: Har inte så mycket att skriva Roligt med variation 3
Skulle du kunna tänka dig genom att diktera minska på det administrativa arbetet? Antal svar 4 3 2 1 0 JA VET EJ NEJ Om nej, varför? Arbetsterapeut: Paramedicin har inte någon sekreterare så diktaten skulle inte bli skrivna Har arbetat i 30 år och aldrig blivit erbjuden den möjligheten Har ingen som helst vana att diktera, antar att det är en träningssak. Skulle troligen inte gå fortare än att skriva till en början Skulle behöva prova för att kunna svara på om det är något för mig Logoped: Tidsmässigt går det snabbare att skriva för mig Jag kan direkt se felaktigheter och utan problem strukturera i journalen USK: Har inte så mycket att skriva så det som är hinner jag med Det behövs inte 4