PIC registreringen i deltagarportalens (Participant Portal) URF databas PIC = Participant Identification Code URF = Unique Registration Facility CIMO 26.2. Hur förbereder jag mig på att mata in uppgifterna? 1) Kontrollera först om din organisation redan har en PIC kod. (Se sid. 3) 2) Läs vilka uppgifter som ska matas in i fälten. (Se sid. 11 16) 3) Fyll färdigt i dokumenten som ska laddas upp i URF och skaffa underskrifterna till dem. Skanna dem sedan med bilagorna som krävs. Längst ner på varje blankett anges vilka bilagor krävs. Vissa uppgifter som ska matas in i URF finns i dessa dokument. A. Rättssubjektsblankett (Legal Entity form) a) Fysisk person b) Offentligt organ, c) Privat företag http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm B. Blankett för kontouppgifter (Financial Identification form) http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_en.cfm 2
Hur vet jag om vi redan har en PIC kod? (Alternativ A) Du kan söka och kontrollera PIC koderna för registrerade organisationer på adressen: http://ec.europa.eu/education/participants/portal/ Sökningen kan göras även utan att logga in i ECAS systemet. 3 Hur vet jag om vi redan har en PIC kod? (Alternativ B) Du kan logga in i URF databsen och efter att du matat in uppgifterna på den första fliken identifierar systemet organisationen. Obs! Denna sökning kräver att du loggar in i ECAS systemet. Anvisningarna finns på s. 6 13. 4
PIC registreringen steg för steg Alla uppgifter behöver inte matas in på en gång, utan du kan också spara uppgifterna som ett utkast (Save Draft). Utkastet sparas i 12 månader. För ansökan till ett EU-program måste stegen 1 4 göras. 1) Logga in i systemet med ECAS användarnamn 3) Ge uppgifter om programmet som ansöks 4) Ladda upp filer som krävs 2) Mata in organisationens basuppgifter Registrering av organisationen i URF systemet 5) Ändra och uppdatera befintliga uppgifter 5 1. Logga in i systemet med ECAS användarnamn 6
Så här börjar du PIC registreringen Adressen är http://ec.europa.eu/education/participants/portal/ Välj LOGIN, därefter öppnas ECAS identifieringen Klicka på LOGIN Kontrollera att du är i deltagarportalen Education, Audivisual, Culture, Citizenship and Volunteering, inte t.ex. i deltagarportalen Research&Innovation. 7 ECAS = European Commission Authentication Service Man loggar in i URF systemet via ECAS systemet. Tre alternativ: A. Om du inte har ECAS användarnamn, registrera dig först i ECAS systemet. B. Om du har ECAS användarnamn, kan du använda det. C. Om ditt ECAS lösenord har kommit bort, kan du få ett nytt användarnamn till din e post. A. B. C. 8
Registreringssida för ECAS användarnamn Efter registreringen i ECAS får du ett e postmeddelande där du ombes bekräfta ECASregistreringen inom 90 minuter. Du måste byta lösenord i samband med bekräftelsen. Spara användarnamnet och lösenordet på ett säkert ställe! 9 Efter ECAS registrering öppnas Participant Portal: http://ec.europa.eu/education/participants/portal/ Här borde ditt namn synas = samma namn som i ECAS. Om inte, välj LOGIN. 10
2. Mata in basuppgifterna om organisationen 11 Mata in uppgifter på sidan Welcome Frågor What is the Legal Name of your organisation? What is the Country of registration? Does your organisation have a Value Added Tax (VAT) number? Yes / No Does it have a Business Registration Number? Yes / No Organisationens officiella namn (på finska/svenska) Organisationens hemland MOMS nummer. T.ex. FI12345678 FO nummer (företags /organisationsnummer). T.ex. 1234567 8 Does it have a website? Yes / No Addressen till organisationens webbplats. 12
Om organisationen redan är registrerad i URF, får du följande meddelande More details knappen för dig till närmare uppgifter. Om du vill mata in nya uppgifter, välj Next> Via Contact knappen kan du skicka ett meddelande till den som matar in/administrerar PIC uppgifterna inom din organisation. 13 Mata in uppgifter på sidan Organisation Is the organisation a Legal Person? Yes = Legal person =. Juridisk person, t.ex. kommun, företag, universitet. No, I m a natural person = Fysisk person, privatperson Public body = offentligt samfund NGO = non govermental body = medborgarorganisation Business name = t.ex. Organisationens officiella förkortning Registration date = Organisationens registreringsdag/ dag för grundande", t.ex. samma som i PRS:s register eller i stiftelseurkunden. Registration authority = t.ex. förordning, handelsregistret. Finns vanligen i organisationens stiftelseurkund. 14
Mata in uppgifter på sidan Address Legal Address = organisationens officiella adress 15 Mata in uppgifter på sidan Contact Contact = Uppgifter för organisationens PICkontaktperson. Dvs. samma person med vars ECASanvändarnamn PICregistreringen görs och som är den som uppdaterar organisationens PICuppgifter. Obs! Kontaktpersonen som anges på Erasmus+ansökningsblanketten (Contact person) betyder projektets kontaktperson, som kan vara någon annan än PIC registreringens kontaktperson (Contact). 16
3. Mata in uppgifter om programmet som ansöks Kom ihåg att fylla i Organisation type! 17 Mata in uppgifter på sidan Programme Sluta inte ännu här inmatningen av uppgifter, för på nästa flik finns Organisation type som är obligatorisk på ansökningsblanketten. x Välj EU programmet som ansökan gäller 18
EAC sida: Tilläggsfrågor om EU programmet Obs! Organisation type är obligatorisk på ansökningsblanketten, utan den går det inte att kontrollera (validera) ansökningsblanketten eller sända (submit) den! Spara uppgifterna som du har registrerat.!!! Organisation type: Välj typ och storlek på din organisation i förteckningen. Om inget alternativ passar din organisation, välj OTHER och skriv in en kort beskrivning av organisationen. SME = Litet eller medelstort företag, med under 250 anställda. 19 Avsluta registreringen av organisationens basuppgifter 20
Kontrollera och bekräfta de inmatade uppgifterna Confirm: Berkräfta uppgifterna som du matat in. Därefter får du en bekräftelse av PIC koden via e post. Nu kan du använda PIC koden som du fått, t.ex. på ansökningsblanketten i Erasmus+. 21 Avsluta registreringen av organisationens basuppgifter Välj Close, uppgifterna sparas som ett utkast (draft version). Därefter ska du logga in på nytt i URF systemet och lägga till filerna som ska laddas upp i URF systemet. Det går inte att ladda upp filerna under samma session, utan man måste först logga ut ur systemet. Om du väljer Back to organisatione page, kommer du tillbaka till att ändra organisationens basuppgifter.
4. Ladda upp filer som krävs Lägg till dokument i URF 23 URF dokument Varje organisation måste lägga till följande dokument i URF systemet: A. Rättssubjektsblankett (Legal Entity form) a) Fysisk person b) Offentligt organ, c) Privat företag http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm B. Blankett för kontouppgifter (Financial Identification form) http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_en.cfm Finländska organisationer kan använda blanketter på finska eller svenska. Fyll i blanketterna som ska laddas upp, bifoga de bilagor som krävs, skaffa underskrifterna och skanna dokumenten. Längst ner på varje blankett anges vilka bilagor krävs. 24
Hitta utkastet eller sparade uppgifter... Du kommer till Draft versionen genom att logga in på adressen http://ec.europa.eu/education/participants/portal/ Sparade registreringar Utkast 25 Förteckning över dina organisationer Välj knappen MO dvs. Modify organisations (Ändra organisationen). 26
Uppdatering av organisationens uppgifter Choose your Framework Programme: här får du fram fliken EAC där det finns tilläggsfrågor om EUprogrammet, bl.a. det obligatoriska fältet Organisation type som överförs till ansökningsblanketten. Kontrollera att uppgiften är inmatad! Lägg till eller uppdatera uppgifter som saknas på flikarna Organisation, Legal Address och Contact Person. Update your data: Uppdatera uppgifterna Fliken LEAR fylls i bara för centraliserade projekt inte för projekt som administreras nationellt. När du är klar med uppdateringen, gå till fliken Documents. 27 Ladda upp dokument 1/4 Klicka på Add a new document (Lägg till nytt dokument). 28
Ladda upp dokument 2/4 Kontrollera alltid dokumentets typ och riktighet innan du laddar upp det. En fil kan innehålla flera sidor. Det går att ladda upp filer på högst 6Mb. Filformatet som rekommenderas är pdf. Document type: Välj dokumentets filtyp. 29 Ladda upp dokument 3/4 Submit for processing: Skicka till slut den uppladdade filen för behandling. Uppdateringarna syns genast. 30
Ladda upp dokument 4/4 Add a new document: Lägg till nytt dokument Förteckning över uppladdade filer Här ser du filerna som du har laddat upp Om du vill ersätta en fil som du har sparat, får du fram funktionen Replace genom att klicka på rutan med dokumentets information. 31 PIC registreringen steg för steg Alla uppgifter som behövs för ansökan (steg 2 4) har matats in i URF-systemet. 1) Logga in i systemet med ECAS användarnamn 3) Ge uppgifter om programmet som ansöks 4) Ladda upp filer som krävs 2)Mata in organisationens basuppgifter Registrering av organisationen i URF systemet 5) Ändra och uppdatera befintliga uppgifter 32
5. Ändring och uppdatering av uppgifter Under projektets gång uppdaterar organisationens PIC kontaktperson organisationens basuppgifter i URF databasen. Ändring och uppdatering av uppgifter görs på samma sätt som beskrivs på s. 25 31. 33 Andra anvisningar för URF/PIC och ECASregistrering På CIMOs Erasmus+-sida www.cimo.fi/erasmusplus Ansökningsprocessen User s Guide of the Unique Registration Facility (URF) and Participant Portal for Education, Audio-visual, Culture, Citizenship and Volunteering (User s Guide of the URF) http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus URF/PIC-anvisningar finns också på andra länders nationella kontors webbplatser. http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/national-agencies_en.htm ECAS-anvisningar (CIMOs anvisningar på finska) http://www.cimo.fi/instancedata/prime_product_julkaisu/cimo/embeds/cimowwwstructure/31369_ecasohje_tunnuksen_luominen_fi_kuvat_eng.pdf ECAS User Manual (Komissionens anvisningar på engelska) http://eeas.europa.eu/media/subscribe/ecas-user-manual.pdf 34