Vårdcentralen Oxie Bra mottagning Projektgruppen: Verksamhetschef Gunnel Wahlgren Distriktssköterska Kristina Hofvander Distriktsläkare Regina Feierberg Distriktsläkare Henrik Sieradzki Läkarsekreterare Gull-May Souaré
Innehållsförteckning Verksamhetsområde sid 3 Bakgrund till Bra Mottagning sid 4 Mål och mätningar sid 5-7 Resultat sid 8 Planeringsdagar sid 9-10 2
Verksamhetsområde Oxie vårdcentral har ett befolkningsunderlag på 10. 822 personer med en förhållandevis ung befolkning. 0-9 år 1312 personer 10-69 8716 personer 70-79 571 personer 80> 223 personer Vårdcentralen består av läkarmottagning, distriktssköterskemottagning, sjukgymnastik, Bvc, kurator och vi har också samarbete med arbetsterapeut och barnpsykolog. Tjänster Antal Tjänst Läkare 6,0 Fn 4,7 heltidstjänster pga. av besparingar 2004 Mott ssk/dsk 4,5 Usk 2.0 Bvcssk/Dsk 1,80 Läkarsekr 2,75 Kurator 0,75 Sjukgymnast 2,5 Verksamchef/avd förest 1,0 Vårdcentralen ansvarar för läkarkontakten med Oxie vårdhem med 120 platser varav 48 är korttidsplatser och upptar ca 37,5% av en läkartjänst. Blomstergården med 28 platser har läkarkonsult 4timmar/vecka. För närvarande är 38% av Oxiebefolkningen listad på vårdcentralen. 3
Bakgrund till Bra Mottagning Akut personalbrist på läkare och sjuksköterskor december 2002. Åtgärd Planeringsdag- brainstorming för hela personalgruppen inkl. nyanställd personal som ännu inte börjat (jan 2003) Resulterat i Start av daglig Distriktssköterskebaserad infektionsmottagning mellan 8-9 för att bibehålla tillgängligheten och öka kunskapen i egenvård. Vi tar dagligen emot ca 10 patienter och ger i genomsnitt 4 patienter tid till läkare(febr 2003). Start av diabetesmottagning (maj 2003) Inga väntelistor ( patienten får själv ringa och beställa tid) Daglig Öppen Distriktssköterskemottagning avslutas. Start av bokad distriktssköterskemottagning startar(okt 2003) Mottagningssköterskor som ansvarar för rådgivning och tidbokning har egna patientmottagningar på eftermiddagen. Varje anställd har ett eget ansvarsområde som medfört ökat ansvar och delaktighet i det dagliga arbetet. 4
Bra Mottagning startade den 1 oktober 2003. Målet är att ge patienter läkartid inom 1-3 dagar. Avancerad tillgänglighet Skall vara uppnått den 1 november 2004. Mätningar Efterfrågan på läkartider mättes under en 14-dagars period med pinnstatistik. Läkarkapacitet mättes under en 14-dagars period med pinnstatistik. Tredje tillgängliga tid har mätts på samtliga läkare och ett medelvärde har registrerats. Efterfrågan under tiden 8/10-21/10 2003 Oxie Vårdcentral Team Läkarkapacitet under perioden 8/10-21/10 2003 (Standard Project 5
Measure) Oxie vårdcentral Team Tredje tillgängliga tid Oxie Vårdcentral 6
Analys av verksamheten Detta har vi upptäckt: Efterfrågan på läkartider är störst på måndagar, onsdagar och fredagar. Tillgången på läkartider är störst på måndagar och lägst på onsdagar. Tillgång och efterfrågan på läkartider är i obalans. Viss justering måsta göras av läkarscheman för att få bättre balans under veckan. Vi ser att tredje tillgängliga tid är nere på tre dagar men vi inser att den inte alltid kommer att vara så Mycket tid lägges på diabetesmottagningen att kalla patienter per brev. Resultat: Diabetesmottagningen har slutat kalla sina patienter (april 2004)nu får patienten själv ringa och boka tid. Vi har blivit uppmärksamma på betydelsen av att anpassa läkarschemat efter efterfrågan. Vi lägger läkarscheman en månad framåt och har spärrade eller tomma scheman på en eller två läkare dagligen. Schemat skall förbättras ytterligare. 7
Sjukgymnaster har två akuttider dagligen. Ökad tillgänglighet för patienter med akuta problem i rörelseapparaten. Patienter är helnöjda med den tidsbokade distriktssköterskemottagningen. Personalen har fått en mycket lugnare arbetsmiljö. Då mottagningen också har daglig telefontid är tillgängligheten uppnådd till 0-3 dagar. Sköterskemottagning på eftermiddagen med tidsbokade patienter har medfört att arbetet har blivit mera omväxlande med ca 4-5 patienter per dag. Vi upplever att vi har fått nöjdare patienter och personal. Hur går vi vidare: Ny planeringsdag med hela personalgruppen 15-16 april -2004. Vi planerar att testa avancerad tillgänglighet i liten skala på en läkare som börjar dagen med ett tomt schema och bokningsbara tider tre dagar framåt. Test planeras i maj med en snabb utvärdering. Vi kommer att utöka med en ingående VCC linje till from v v18.(sammanlagt 3). Distriktssköterskebaserade infektionsmottagningen kommer att ligga nere under sommarmånaderna då vi har upptäckt att ca hälften av de som söker på infektions mottagningen kommer av andra orsaker. Den resursen kommer att förflyttas till rådgivning/tidsbokning. Vi startar med inkontinensmottagning i slutat av april. Astmamottagning planeras att starta till hösten. Tredje tillgängliga tid kommer att mätas kontinuerligt. Mätning på efterfrågan och tillgång 2ggr /år. Utarbeta reservplaner vid sjukdom. Översyn av smårutiner. Förändrade arbetsuppgifter för undersköterskorna (tex. assistera vid op., bltr, ekg, tidsbokning för att avlasta sköterskorna). Bättre arbetsmiljö för sköterskor vid teleforådgivning/bokning. Planeringsdagarna 15-16 april. Det var intensiva dagar med en mycket engagerad personalgrupp. Tyvärr gick tiden alltför fort och vi hann inte avsluta och sammanfatta dagarna på ett bra sätt. Vi började med att Vårdcentralen Planteringen från Helsingborg kom till oss för att berätta om hur de arbetar. De bokar läkartider samma dag och prioriterar telefonbokningen mellan 8-9 på morgonen. Läkarna har daglig telefontid. Patienten får tid samma dag och då till sin 8
läkare. Personalen upplever en lugnare arbetsmiljö då patienterna nu inte har möjlighet eller behöver komma till sin vc för att boka tid. Det var en inspirerande och spännande information vi fick. Sedan informerade projektgruppen om hur vi har arbetat och hur långt vi har kommit. Sedan var det dags för oss att arbeta i grupper. Vad kom vi fram till: Två läkare vill prova annat schema som ger möjlighet för patienterna att träffa sin läkare. Halva dagen kommer att öppnas dagligen och halva kommer att bokas tre dagar framåt. De läkarna utökar också sina telefontider, med telefontid på morgonen, för att undvika alla lappar och för att patienten skall få en personlig kontakt med sin läkare. Läkaren har då också möjlighet att boka in patienten för ett besök. Vi har tänkt prova 20min moduler som ligger med 10 min intervall för att möjlighet skall finnas att boka 30 minuter. Schemat kommer att provas under maj månad. Vår förhoppning är att vi på sjuksköterskesidan skall kunna möta detta initiativ från läkarnas sida. Det skulle innebära att vi prioriterar telefonbokning till läkarna mellan 8-9. Det finns en tradition i Oxie att kommer man inte fram på telefon så kommer man ner till vc. Detta vill vi arbeta bort då det är mycket slitsamt för de sjuksköterskor som sitter i telefon att bli avbrutna för att prata med patienten i luckan. Vi ser det som en stor brist i sköterskornas arbetsmiljö att ha denna belastning. Undersköterskorna kommer att få ett mera flexibelt ansvarsområde som innebär att förutom huvudansvar för lab., att ta hand om patienter som kommer ner till vc för diverse problem som de vill ha hjälp med, tex. bokning av återbesökstider, provsvar, hänvisa till rätt vårdnivå. Vid behov kommer undersköterskorna att assistera läkarna vid småoperationer, gyn och Ekg tagning. Vi kommer att installera en ny VCC vilket innebär att vi då har tre ingående telefonlinjer. Problemet är att vi fattas en sköterska nu under sommaren för att bemanna upp med tre sköterskor i telefon dagligen. Men vi tror att det kommer att hjälpa upp om två sköterskor får sitta koncentrerat och bara ta samtal under en timmas tid på morgonen. Verksamhetschefen kommer att befinna sig ute på vårdcentralen mellan 8-9 på morgonen för att informera patienterna och ge dem läkartider då vi inte kommer att be patienterna gå hem för att ringa oss. Vi kommer att informera våra patienter om prioriterad telefonbokning på morgonen mellan 8-9 med informationsblad och allmän information på vårdcentralen och i Oxiebladet. Vi kommer att förändra och tydliggöra VCC-meddelandet. Vi kommer att mäta Tredje tillgängliga tid varje vecka. 9
Den dagliga infektionsmottagningen mellan 8-9 måste styras upp på ett annat sätt Det är en distriktssköterska som är ansvarig. Vid en mätning under årets tre först månader var hälften av besöken inte infektioner utan de patienterna sökte för allt möjliga tänkbara besvär. Vi måste informera patienterna vilka infektioner som är tänkt till infektionsmottagningen. Övriga patienter får ringa sin doktor eller tidbokningen. Förslaget har också varit att göra ett uppehåll av mottagningen under sommarmånaderna för att prioritera telefonbokningen på morgonen. De patienter som ringer och har ont i halsen skulle kunna komma ner till sköterskan på eftermiddagen för en bedömning och ev. läkarbesök. Sjukgymnasterna var också med på planeringsdagarna och där är vårt önskemål att få mera tider till dem som vi kan utnyttja till patienterna som ringer och kommer på läkarbesök. Vi har för tillfället två akuttider dagligen som vi kan utnyttja men det räcker inte till. De har också en timmas dalig telefontid. Kuratorn var också med på planeringsdagarna. Hon upplevde att hon hade för hög tillgänglighet med telefonsvararen på dygnet runt och patienter som måste ringas upp. Önskemålet är att hon bokar sina patienter i Pasis, då vi också får möjlighet att boka. Vi ser med spänning fram emot ändrade läkarschema i maj och hur det kommer att påverka vårdcentralen gällande både patienter och personal. Det har varit en spännande och intensiv resa med både medgång och motgång och svårigheter att få alla med på samma resa. Men nu känner vi att alla är på gång 10