Patientsäkerhetsberättelse för elevhälsans psykologiska insatser DE LA GARDIEGYMNASIET, LIDKÖPINGS KOMMUN UTBILDNINGSNÄMNDEN ÅR 2016 2017-01-10 Magnus Thilén 1
Verksamhetschef för elevhälsan Innehåll Sammanfattning...3 Inledning...4 Styrdokument...4 Övergripande mål och strategier...4 Övergripande mål och strategier inom förvaltningen...5 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet...5 Vårdgivare...5 Verksamhetschef...5 Medicinskt ledningsansvarig (MLA)...5 Struktur för uppföljning/utvärdering...5 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet....6 Lokala rutiner...6 Uppföljning genom egenkontroll...6 Samverkan för att förebygga vårdskador...6 Riskanalys...7 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet...7 Hantering av klagomål och synpunkter...8 Sammanställning och analys...8 Samverkan med patienter och närstående (elever och vårdnadshavare)...8 Resultat...8 Resultat som speglar arbetet med patientsäkerhet:...9 Övergripande mål och strategier för 2017...9 2
Sammanfattning De åtgärder som vidtagits för att öka patientsäkerheten är att skolpsykologen deltar i olika mötesforum med övrig personal inom elevhälsan och/eller övrig personal på skolan. Dokumentation i form av journalhantering och journalanteckningar sker i datasystemet PMO 1. Dokumentation är basen för uppföljnings- och utvecklingsarbetet inom verksamheten. Patientsäkerhet i form av egenkontroll har skett genom det fortlöpande arbetet med att effektivisera olika psykologiska processer när det gäller t ex utredningar och bedömningar. Journalföringssystemet PMO uppdateras regelbundet under året. Risker för vårdskador har identifierats genom att rutiner följts och risker diskuterats tillsammans med kuratorer och skolsköterskor. Dessa dokumenteras och hanteras utifrån sin karaktär av skolpsykolog, tillsammans med verksamhetschef och medicinskt ledningsansvarig. Skolpsykologen har bidragit till ökad patientsäkerhet genom att rapportera misstag etc. till medicinskt ledningsansvarig och verksamhetschef. Åtgärder vidtas för att det inträffade inte ska ske igen. Om det inträffade medför en allvarlig skada eller risk för en sådan, anmäls det till IVO. Det har under året inte inkommit några synpunkter och klagomål från patienter eller närstående. Patienter, i det här fallet elever, och närstående har involverats i patientsäkerhetsarbetet genom att en samverkan alltid eftersträvas med elever och vårdnadshavare. Eleverna har ett medbestämmande upp till 18 års ålder och i de fall som en bedömning görs att kontakt ska tas med vårdnadshavare, sker det. De viktigaste resultaten som uppnåtts under året är att rutiner och dokumentationsunderlag setts över, att skolpsykologen deltagit i nätverk med andra skolpsykologer, att en arbetsplan upprättats liksom att kompetensutveckling av olika slag har genomförts. 1 Datajournalföringsprogrammet PMO används för elever med fullständigt personnummer. För andra elever förs pappersjournaler. 3
Inledning De psykologiska insatserna i skolans elevhälsa utförs av skolpsykolog och är en egen verksamhetsgren inom elevhälsan. Skolpsykologen står under Socialstyrelsens tillsyn och ses som en hälso- och sjukvårdsverksamhet och dennes insatser ska därför bedrivas i enlighet med hälso- och sjukvårdslagen (HSL 1982:763). Utbildningsnämnden i Lidköpings kommun är vårdgivare för de psykologiska insatser som utförs av elevhälsan på De la Gardiegymnasiet i Lidköping. Enligt patientsäkerhetslagen (SFS 2010:659) 3 kap 9-10 ska vårdgivare dokumentera hur det organisatoriska ansvaret för patientsäkerhetsarbetet är fördelat inom verksamheten. Vårdgivaren ska senast den 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse av vilken det ska framgå 1. hur patientsäkerhetsarbetet har bedrivits under föregående kalenderår 2. vilka åtgärder som vidtagits för att öka patientsäkerheten 3. vilka resultat som uppnåtts Patientsäkerhetsberättelsen ska hållas tillgänglig för den som önskar ta del av den. Av socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) framgår att alla verksamheter ska arbeta systematiskt med egenkontroll inklusive avvikelsehantering samt fortlöpande dokumentera patientsäkerhetsarbetet. Arbetet ska vara förebyggande och förhindra vårdskador. Denna patientsäkerhetsberättelse är upprättad enligt Sveriges Kommuners och Landstings (SKL) anvisningar. Styrdokument Följande lagar finns för elevhälsans medicinska insatser och elevhälsan: Hälso- och sjukvårdslagen HSL (SFS 1982:763) Patientdatalagen PDL (SFS 2008:355) Patientsäkerhetslagen PSL (SFS 2010:659) Skollagen SL (SFS 2010:800) Socialtjänstlagen SoL (SFS 2001:453, 14 kap. 1 ) Följande föreskrifter finns för elevhälsans medicinska insatser: Ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvård (SOSFS 2011:9) Socialstyrelsens allmänna råd om verksamhetschefens ansvar inom hälso- och sjukvård (SOSFS 1997:8) Övergripande mål och strategier Vårdgivaren skall planera, leda och kontrollera verksamheten så att den leder till att kravet på en god vård upprätthålls (3 kap 1 PSL). Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet (3 kap 1 SOSFS 2011:9). 4
Elevhälsans uppdrag enligt skollagen (SFS 2010:800) 2 kap. 25 : Elevhälsan ska främst vara förebyggande och hälsofrämjande. Elevernas utveckling mot utbildningens mål ska stödjas. Övergripande mål och strategier inom förvaltningen Att bedriva en god och säker vård där risker och händelser identifieras tidigt och kan förbyggas. Att det finns säkra rutiner och lokala riktlinjer för arbetet som är kända för all personal inom elevhälsan och skolledningen. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet Vårdgivaren skall dokumentera hur ansvaret är organiserat och fördelat i verksamheten (3 kap. 9 PSL och 7 kap. 2, p 1 SOSFS 2011:9). Vårdgivare Vårdgivaren ansvarar för att ledning av verksamheten organiseras så att den tillgodoser kraven på hög patientsäkerhet och god kvalitet (28 HSL). Utbildningsnämnden i Lidköpings kommun är vårdgivare och ytterst ansvarig för den hälso- och sjukvård som bedrivs inom elevhälsan. Verksamhetschef Enligt 29 i hälso-och sjukvårdslagen ska det finnas någon som svarar för verksamheten (verksamhetschef). Magnus Thilén, chef för elevhälsan, är av utbildningsnämnden utsedd till verksamhetschef. Verksamhetschefen ansvarar för ledning, planering och utveckling av verksamheten. Medicinskt ledningsansvarig (MLA) Verksamhetschefen får endast bestämma över diagnostik eller vård och behandling av enskilda patienter om han eller hon ha tillräcklig kompetens och erfarenhet av detta (29 HSL). Verksamhetschefen får uppdra åt sådana befattningshavare inom verksamheten som har tillräcklig kompetens och erfarenhet att fullgöra enskilda ledningsuppgifter (30 HSL). Skolläkare Mikael Knutsson fullgör uppgiften som medicinskt ledningsansvarig (MLA) och ansvarar därmed för att god vård bedrivs inom elevhälsan. Struktur för uppföljning/utvärdering Vårdgivaren ska med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten (SOSFS 2011:9, 3 kap 2 ). Avvikelser och vårdskador hanteras och mäts via rapportering i avvikelsehantering. Vid allvarlig händelse ska avvikelser snarast rapporteras till nämnden. Andra avvikelser rapporteras årligen i patientsäkerhetsberättelsen. Avvikelserna följs upp av MLA tillsammans med verksamhetschef. Dokumentation ska göras i befintligt journalföringssystem, PMO 2. Uppföljning och utvärdering av verksamheten sker via elevhälsans kvalitetsarbete. 2 Datajournalföringsprogrammet PMO används för elever som är folkbokförda i Sverige. För andra elever förs pappersjournaler. 5
Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet. Vårdgivaren skall senast den 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse där arbetet med patientsäkerhet skall beskrivas och vilka åtgärder som har vidtagits och vilka resultat som har uppnåtts (3 kap. 10 PSL). Skolpsykologen träffar kontinuerligt övriga professioner inom elevhälsan för att hantera frågor som rör det främjande, förebyggande och åtgärdande elevhälsoarbetet. Träffarna leds av arbetslagsledaren för elevhälsan. Vid behov samarbetar skolpsykologen även med övrig personal på skolan. Skolpsykolog och kuratorer har tillsammans regelbundet handledning med extern resurs. Skolpsykologen deltar regelbundet i nätverksträffar med andra skolpsykologer i Skaraborg och angränsande län där patientsäkerhet diskuteras. I patientdatalagen (SFS 2008:355) regleras journalföring och hantering av journalanteckningar. Dessa bestämmelser gäller också för elevhälsans psykologiska insatser. Dessa krav uppfylls väl i journalhanteringssystemet (PMO) som används av skolsköterskor, skolläkare och skolpsykolog. Grundläggande för patientsäkerhet och kvalitet inom all hälso- och sjukvård är dokumentationen av elevernas besvär och symtom samt professionens bedömning och åtgärder. Dokumentationen i patientjournalen är också basen för uppföljning och utvärdering av verksamheten. Lokala rutiner Lokala rutiner tas fram fortlöpande inom det psykologiska området. Rutiner finns och dessa revideras fortlöpande för bland annat utredningsinsatser som görs inom skolan. Arbete pågår gällande process- och rutinkartläggningar över samtliga psykologiska processer och rutiner. Uppföljning genom egenkontroll Vårdgivaren skall utföra egenkontroll i syfte att säkra verksamhetens kvalité (5 kap. 2 och 7 kap. 2 SOSFS 2011:9). Elektronisk journalöverföring används och inkommande journalhandlingar scannas in för att öka patientsäkerheten. Journalhanteringssystemet (PMO) uppdateras regelbundet under året. Arbete pågår fortlöpande med att effektivisera olika psykologiska processer, t ex när det gäller utredningar och bedömningar, för att på så sätt öka patientsäkerheten genom att patienters psykiska hälsa och fungerande upptäcks och bedöms skyndsamt och att patienten förmedlas till rätt vårdgivare vid behov så snabbt som möjligt. Samverkan för att förebygga vårdskador Vårdgivaren skall identifiera processer där samverkan behövs för att förebygga vårdskador (4 kap. 6 och 7 kap. 2-3 SOSFS 2011:9). Genom att skolpsykologen fått kännedom om nya elever på skolan samt utflyttningar har journaler kunnat inhämtas så att insatser inte fördröjts eller uteblivit. En god samverkan inom skolan vid programbyte liksom med avlämnande grundskolor är förutsättningar för detta. 6
Rutiner för utredningar. Här har samverkan skett med bl a vårdcentraler och psykiatri för att tydliggöra vem som ska göra vad. Rutiner för bedömningar. Samverkan har skett med vårdcentraler och psykiatri för remisser och uppföljningar. Remissrutiner är framtagna, kända samt har följts inom verksamheten. Samverkan i det dagliga arbetet har skett med vårdcentraler, socialtjänsten, psykiatrin och ungdomsmottagningen. Elevhälsans professioner inom de medicinska, psykologiska, sociala och specialpedagogiska insatserna har samverkat i hög grad. Med god samverkan blir det lättare att tidigt upptäcka elever som behöver stöd. Riskanalys Vårdgivaren ska fortlöpande bedöma om det finns risk för att händelse skall kunna inträffa som ska medföra brister i verksamhetens kvalitet. För varje sådan händelse skall vårdgivaren - Uppskatta sannolikheten för att händelsen inträffar och - Bedöma vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden av händelsen (5 kap. 1 SOSFS 2011:9) All personal inom elevhälsans medicinska och psykologiska del ansvarar för att identifiera och rapportera risker som kan medföra negativa händelser eller tillbud i verksamheten för elever. Detta görs på blankett för avvikelser och händelser samt noteras i elevens journal. MLA och verksamhetschefen ansvarar tillsammans med berörda för att göra en riskanalys och återföra information och kunskap till verksamheten. Likaså ansvarar verksamhetschefen för att uppmärksamma risker för vårdgivaren. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet Hälso- och sjukvårdspersonalen är skyldig att bidra till att hög patientsäkerhet upprätthålls. Personalen skall rapportera till vårdgivaren risker och händelser som skulle kunna medföra en vårdskada (6 kap. 4 PSL och 7 kap. 2 p 5 SOSFS 2011:9). Avvikelsehanteringen avser den del av kvalitetssystemet som rör rutiner kring identifiering, rapportering, analys och återföring av erfarenheter av avvikelser i form av misstag, förbiseenden och felgrepp i vården. Avsikten är att i den egna organisationen ges möjlighet att ta lärdom av erfarenheter av gjorda misstag för att kunna vidta förebyggande åtgärder och därmed höja säkerheten i det dagliga arbetet. 1. Skolpsykolog som upptäcker att ett misstag, förbiseende eller felaktighet inträffat i verksamheten rapporterar det till medicinskt ledningsansvarig och verksamhetschef. 2. Den medicinskt ledningsansvarige bedömer det inträffade och vidtar de åtgärder som är möjliga för att minska risken för att det inträffade ska hända igen. 3. Om den medicinskt ledningsansvarige bedömer att det inträffade medfört allvarlig skada eller risk för sådan, görs en anmälan till IVO. Under 2016 har inga avvikelser eller tillbud rapporterats. 7
Hantering av klagomål och synpunkter Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet ( ). Enligt 3 kap. 10 i patientsäkerhetslagen ska vårdgivaren senast den 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse. Utöver vad som framgår av 3 kap. 10 patientsäkerhetslagen ska patientsäkerhetsberättelsen innehålla uppgifter om hur ( ) inkomna klagomål och synpunkter enligt 5 kap. 3 som har betydelse för patientsäkerheten har hanterats (5 kap. 3 och 7 kap. 2 SOSFS 2011:9). Klagomål och synpunkter rörande elevhälsans psykologiska delar kan framföras direkt till berörd skolpsykolog. Möjligheten finns också att göra elektronisk anmälan genom att använda De la Gardiegymnasiets klagomålsrutin. Synpunkter inom elevhälsans psykologiska insatser ska alltid tas om hand och vidarebefordras till verksamhetschef. I frågor som rör patientsäkerhet har medicinskt ledningsansvarige en stödjande funktion. Sammanställning och analys Inkomna klagomål och synpunkter skall sammanställas och analyseras för att vårdgivaren skall kunna se mönster och trender (5 kap. 6 SOSFS 2011:9). Verksamheten har under året inte haft några inkomna synpunkter eller klagomål. Samverkan med patienter och närstående (elever och vårdnadshavare) Vårdgivare skall ge patienter och närstående möjlighet att delta i patientsäkerhetsarbetet (3 kap. 4 PSL). All hälso- och sjukvård är med några få undantag frivillig. Det är den som har hälsoproblem som avgör om hen skall söka vård. Samtycke till bedömning och kontakt med skolpsykolog är i de flesta fall muntlig och efterfrågas från eleven själv med hänsyn till ålder och mognad. Vid utredning efterfrågas samtycke från vårdnadshavare om eleven är under 18 år. Skolpsykolog skall alltid sträva efter samarbete med elev och vårdnadshavare för bästa möjliga resultat av vård och behandling. Elev bör alltid informeras i det som rör hen och informationen skall vara anpassad efter elevens ålder och mognad. Vårdnadshavare kontaktas när man så bedömer det. Eleven ska ha ett medinflytande som med tiden och under vissa omständigheter övergår i ett självbestämmande. Under gymnasietiden fyller eleverna 18 år och de blir därmed myndiga. Resultat Vilka resultat som har uppnåtts i verksamheten av genomförda åtgärder (3 kap. 10 p 3 PSL). Åtgärder som gjorts för att öka säkerheten: - Blankett för avvikelserapportering. - Skolpsykolog upprättar och reviderar rutiner och blanketter. - Regelbundna yrkesträffar med övriga skolpsykologer inom Skaraborg. - Nätverksträffar med skolpsykologer verksamma inom gymnasiet i Skaraborgs, Värmlands och Örebro län. - Upprättande av arbetsplan inför varje läsårsstart. - Kompetensutveckling för skolpsykologer, t.ex. föreningen Psykologer i Förskola och Skola (PSIFOS) kompetensutvecklingsdagar, specialpedagogiska skolmyndighetens dialogkonferens, Särskolans rikskonferens, utbildning om hedersrelaterat våld, kompetensutveckling inom testmetodik. 8
Resultat som speglar arbetet med patientsäkerhet: Adekvat fortbildning har genomförts för att möjliggöra hög kvalitet på arbetet inom skolpsykologens yrkesroll. Lokaler och utrustning har anpassats under de senaste åren för psykologverksamhet då denna profession inte tidigare har funnits på skolan. Rutiner och egenkontroll har upprättats och följs. Varje legitimerad hälso- sjukvårdspersonal har haft ett eget ansvar för att arbetet skall utförs med god kvalitet och hög patientsäkerhet samt medverkat och bidragit till att en hög patientsäkerhet upprätthållits. Skolpsykolog har ansvarat för att avvikelser och risker identifierats och rapporterats. Övergripande mål och strategier för 2017 Mål: Säkerställa god och tidseffektiv kontakt med elever i behov av stöd inom ramen för skolpsykologens uppdrag inom elevhälsan. God struktur och planering för kommande läsårs arbete med bedömningar och utredningar. Bidra till att skapa miljöer som främjar lärande, utveckling och hälsa. Strategier: Införande av blankett för ansökan om kontakt med skolpsykolog. Samverkan med övriga skolpsykologer i framtagande av ansökningsblankett. Tid avsätts i slutet och början av varje termin för planering av arbetet under kommande termin. Fortsätta arbetet med att ta fram en arbetsplan, årsplanering, verksamhetsberättelse och processkartläggningar. 9