Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare 2016 UTBILDNING

Transkript

1 Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare 2016 UTBILDNING 1

2 Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 4 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 5 Struktur för uppföljning/utvärdering 6 Uppföljning genom egenkontroll 7 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 8 Samverkan för att förebygga vårdskador 9 Riskanalys 10 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 11 Klagomål och synpunkter 12 Sammanställning och analys 12 Samverkan med patienter och närstående 13 Resultat 14 Övergripande mål och strategier för kommande år Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. SOSFS 2011:9 7 kap. 3 UTBILDNING, Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare 2(15)

3 1 Sammanfattning Årets mål inom den medicinska insatsen av elevhälsan har uppnåtts. Den gemensamma elevhälsopotten i stadsdelen som innehåller medel för skolsköterska, skolläkare och övriga professioner inom elevhälsan, är en viktig förutsättning för att målet med en adekvat och likvärdig elevhälsa nås. Verksamhetschefen för elevhälsan fördelar dessa medel på skolorna utifrån elevunderlag och behov i samråd med medicinskt ledningsansvarig skolsköterska vilket har inneburit att ännu en skolsköterska anställts på heltid Under 2016 granskades att skolsköterskor och skolläkare vaccinerar och dokumenterar enligt de riktlinjer som finns i Metodhandboken för elevhälsans medicinska insats i Göteborgs Stad och i PMO handboken för skolsköterskor och skolläkare. Resultatet belyste hur man håller sig uppdaterad på gällande riktlinjer och lagstiftning, det praktiska genomförandet samt hur man ser att patientsäkerhetsarbetet kan utvecklas i processen. Utifrån svaren har sedan professionerna arbetat med att utveckla det praktiska arbetet så att likvärdigheten i stadsdelen ökar. Skolan har ett ansvar för att alla elever erbjuds det hälsoarbete som utförs av elevhälsans medicinska insats och för att kunna genomföra det måste man veta vilka elever som går på skolan. En handlingsplan för hur informationen ska nå fram har implementerats och kommer att följas upp kontinuerligt. För att säkerställa att enbart de som arbetar på skolorna har tillgång till de digitala journalerna görs en internkontroll två gånger per år av vilka som har tillgång till dokumentationssystemet på varje enhet. Dessutom sammanställer Intraservice loggar varje månad över dem som obehörigt varit inne i det digitala journalhanteringssystemet. Detta skickas sedan ut till rektorerna som tar hjälp av elevhälsan för att utreda och bedöma händelserna, vilka ofta visar sig vara legitima. Medicinskt ansvarigas sammanfattning 2016 har varit ett bra år där patientsäkerhetsarbetet genomsyrat verksamheten i vardagen. UTBILDNING, Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare 3(15)

4 2 Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 MÅL 2016 Att skolsköterske- och skolläkarbemanningen fortsatt ligger på en adekvat och likvärdig nivå i förhållande till elevantal och ohälsotal på stadsdelens alla kommunala skolor Att alla skolsköterskor och skolläkare vaccinerar och dokumenterar enligt de riktlinjer som finns i Metodhandboken för den medicinska delen av elevhälsan i Göteborgs Stad och PMO handboken för skolsköterskor och skolläkare i Östra Göteborg & Angered. Att den lokala samverkan och informationen angående elever som kommer eller slutar på de olika skolorna utvecklas och säkras. STRATEGIER 2016 Fortsatt arbete tillsammans med verksamhetschef och ledningsgrupp för att säkerställa att elevunderlaget är rimligt för skolsköterskorna och att eleverna därigenom får den hälsovård de har rätt till. Egenkontroll av vaccinationsmomentet hos både skolsköterskor och skolläkare för att säkerställa en hög kvalité och patientsäkerhet. Genom arbete lokalt på skolorna och övergripande i stadsdelen skapa hållbara rutiner för hur informationen om elever som börjar på skolan eller slutar når elevhälsans medicinska insatser. UTBILDNING, Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare 4(15)

5 3 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Vårdgivare Stadsdelsnämnden är vårdgivare för den hälso- och sjukvårdsverksamhet som bedrivs inom elevhälsan. Vårdgivaren ansvarar för att verksamhetschef för de medicinska insatserna i elevhälsan utses. Vårdgivaren har skyldighet att dokumentera hur det organisatoriska ansvaret för patientsäkerhetsarbetet är fördelat inom verksamheten. Verksamhetschef enligt HSL(Hälso- och Sjukvårds Lagen) Verksamhetschef enligt HSL är den som har ansvar för att alla medarbetare som arbetar enligt HSL har rätt kompetens, får fortbildning, ansvar och befogenheter för att kunna bedriva en vård av god kvalitet. I det konkreta arbetet delegeras vissa organisatoriska uppgifter till rektorerna. Verksamhetschef är den person som såväl tillsynsmyndigheten, Inspektionen för Vård och Omsorg, som elever, föräldrar och personal ska kunna vända sig till när det gäller frågor som rör verksamheten. Verksamhetschefen planerar, engagerar medarbetare, leder, kontrollerar, dokumenterar och redovisar resultatet i samverkan med medicinskt ledningsansvarig skolsköterska. Medicinskt ledningsansvarig skolsköterska (MLA) I Östra Göteborg har verksamhetschefen för elevhälsan, Laila Svensson, uppdragit åt Åsa Olander att ha det medicinska ledningsansvaret i skolhälsovården. Stadens MLA nätverk träffas varje månad för att arbeta med patientsäkerhet, verksamhetsutveckling och omvärldsbevakning. En gång i månaden har MLA möte med skolsköterskegruppen med samma syfte, där man arbetar mer implementerande för att få nya rutiner och riktlinjer att slå igenom i verksamheten. Göteborgs Stads Metodhandbok för Elevhälsans medicinska insats är det praktiska instrumentet för skolsköterskor och skolläkare i det dagliga arbetet och en viktig del av kvalitetsledningssystemet. Skolhälsan som är en del av Center för skolutveckling, ansvarar för uppdatering och revidering av Göteborgs Stads Metodhandbok för Elevhälsans medicinska insats, till sin hjälp har de MLA-nätverket. UTBILDNING, Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare 5(15)

6 4 Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Vårdskador och tillbud mäts kontinuerligt via rapporter och avvikelsehantering för att upptäcka strukturfel och åtgärda detta. Skolsköterskor och skolläkare rapporterar till MLA som sedan utreder och rapporterar till verksamhetschef enligt HSL, till MLA nätverket och till skolsköterskegruppen för gemensamt lärande. Rapportör och dennes chef får återkoppling gällande bedömning och åtgärder utifrån händelsen. Regelbunden uppföljning av arbetet mot patientsäkerhetsmålen tas upp på mötena med verksamhetschef enligt HSL, MLA-nätverket och i skolsköterskegruppen. Medicinskt ansvariga Arbetet har fortsatt med att återföra negativa händelser till verksamheten för att utveckla patientsäkerheten. Metodhandboken för elevhälsans medicinska insats har varit och är i stort behov av revidering och MLA har varit mycket delaktig i det arbetet även om det är skolhälsan på center för skolutveckling som har det yttersta ansvaret för detta. PMO handboken för skolsköterskor och skolläkare i Göteborgs stad har uppdaterats vid två tillfällen under året i samarbete med MLA på Norra Hisingen. Under året har verksamhetschef enligt HSL, skolsköterskegruppen och MLA börjat använda kvalitetsmåtten för elevhälsans medicinska insats (EMQ) som ett verktyg för utveckling och struktur. Det övergripande syftet med kvalitetsregistret är att följa och utvärdera barn och ungdomars hälsa och utveckling i skolåldrarna. EMQ möjliggör öppna jämförelser av elevhälsan för att utvärdera om det föreligger en likvärdig elevhälsa nationellt. Kvalitetsregistrets vägledande målnivåer skapar delaktighet och motivation för ett aktivt förbättringsarbete på flera nivåer till nytta för elevernas hälsoutveckling och välbefinnande. UTBILDNING, Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare 6(15)

7 5 Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Under 2016 har följande delar granskats avseende egenkontroll. Vaccinationsprocessen inklusive dokumentation, samverkan inom skolan för att elevhälsans medicinska insats ska få uppgifter om elever som flyttat samt fortsatt utvärdering av att elevunderlaget är rimligt i förhållande till skolsköterskans tjänstgöringsgrad. Granskning av vaccinationsprocessen I början av 2016 besöktes alla skolsköterskor av MLA för en intervju av hur man arbetar med vaccinationsprocessen. Skolläkarna i sin tur svarade på en enkät angående vaccinationsprocessen. Frågorna gällde hur man håller sig uppdaterad på gällande riktlinjer och lagstiftning, det praktiska genomförandet samt hur man ser att patientsäkerhetsarbetet kan utvecklas i processen. Utifrån svaren har sedan professionerna arbetat med att utveckla det praktiska arbetet så att likvärdigheten i stadsdelen ökar. Granskning av samverkan internt Uppgifter om elever som flyttat in eller ut på skolorna har inte alltid nått elevhälsans medicinska insats. På några skolor har det fungerat utmärkt medan det på andra fungerat mycket dåligt. Eftersom skolan har ett ansvar för att alla elever erbjuds det hälsoarbete som utförs av skolsköterskor och skolläkare har detta varit en varit en allvarlig brist. I augusti presenterades en handlingsplan för ledningsgruppen om hur information skall nå elevhälsans medicinska insats och i november utvärderades implementeringen. Det fungerade på nio av de tretton enheterna och på de fyra enheter som inte hade kommit igång lovade rektorerna att se till att det fungerar framöver. En ny uppföljning planeras våren Granskning av behörigheter i det digitala journaldokumentationssystemet Två gånger varje år görs en internkontroll av vilka som har tillgång till dokumentationssystemet för att säkerställa att endast de som har behörighet till journalerna kan nå dem. Varje månad sammanställer Intraservice loggar över dem som obehörigt varit inne i det digitala journalhanteringssystemet. Detta skickas sedan ut till rektorerna som tar hjälp av elevhälsan för att utreda och bedöma händelserna. UTBILDNING, Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare 7(15)

8 6 Hur patientsäkerhetsarbetet har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659,3 kap. 10 p 1-2 Skolsköterskan är oftast ensam i sin profession på skolan. Detta innebär att det är viktigt att det finns tydliga rutiner och riktlinjer för att man ska arbeta på ett likvärdigt och patientsäkert sätt på de olika skolorna. Till sin hjälp finns Metodhandboken för den medicinska insatsen av elevhälsan i Göteborgs stad och PMO handboken för skolsköterskor och skolläkare. Nyheter implementeras genom information via mejl men framförallt via regelbundna möten. Skolsköterskorna i stadsdelen träffas en gång i månaden för att arbeta med verksamhetsutveckling, samverka och implementera nya rutiner och riktlinjer. Skolläkarna träffar skolhälsovårdsöverläkaren tre gånger per termin för att arbeta med liknande frågor ur ett skolläkarperspektiv. Skolsköterskorna erbjuds kollegial handledning sedan flera år tillbaka. Under 2016 har fem skolsköterskor valt att delta. De är mycket nöjda med handledningen och önskar fortsätta under Som medicinskt ledningsansvarig skolsköterska ingår man i ett nätverk i Göteborgs Stad tillsammans med andra medicinskt ledningsansvariga skolsköterskor, skolhälsovårdsöverläkaren och utvecklingsledaren för elevhälsan på center för skolutveckling. I nätverket diskuteras, revideras och tas rutiner samt riktlinjer fram. Avvikelser diskuteras fyra gånger per år och återförs till verksamheten på skolsköterskemötena för gemensamt lärande. Egenkontrollplaner för den medicinska delen av elevhälsan utformas och genomförs gemensamt över staden för en ökad likvärdighet och patientsäkerhet. Verksamhetsberättelse för läsåret som gått och ett årshjul för kommande läsår skrivs av skolsköterskan på varje skola i juni. Denna får ansvarig rektor och MLA ta del av för att kunna följa upp och stödja verksamheten samt det lokala arbetet med patientsäkerhet. Medicinskt ansvarigas bedömning och kommentar Strukturen för patientsäkerhetsarbetet är tydlig och välkänd av skolsköterskor och skolläkare, vilket borgar för en hög följsamhet. UTBILDNING, Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare 8(15)

9 7 Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Samverkan i skolan sker i första hand med elevhälsoteamen och pedagogerna men även i hög utsträckning med administrativ personal, skolvärdar/värdinnor och annan personal som möter elever. Samverkan sker även med aktörer utanför skolan. Elevhälsans medicinska insats samverkar med olika vårdinrättningar vad gäller remisser och konsultationer. Men även med måltid, fritid och socialtjänst sker samverkan för att säkerställa att eleverna får det stöd de behöver. Västbus är ett samverkansorgan som arbetar för att underlätta samverkan och medicinskt ledningsansvarig är aktiv i den lokala västbusgruppen. Verksamhetschefen för elevhälsan har under året varit sammankallande i samverkansgruppen NOSAM för barn och unga. UTBILDNING, Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare 9(15)

10 8 Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Rektor, skolsköterska och skolläkare ansvarar för att identifiera och rapportera till medicinskt ledningsansvarig skolsköterska vid väsentliga förändringar i verksamheten som kan innebära risk för negativa händelser eller tillbud. Medicinskt ledningsansvarig skolsköterska ansvarar för att tillsammans med berörda professioner göra en bedömning/riskanalys och informera rektor och verksamhetschef som sedan vidtar åtgärder och ansvarar för återförande till verksamheten lokalt. Medicinskt ansvarigas bedömning och kommentar Under 2016 har MLA-nätverket gjort en gemensam riskanalys utifrån att det digitala journalhanteringssystemet inte kan internarkivera elever utan ett fysiskt handhavande som skolsköterskorna ska utföra. MLA-nätverket var bekymrat över att detta skulle innebära mycket merarbete i administrativ form för skolsköterskorna och att detta då skulle leda till sämre patientsäkerhet. Efter riskanalysen har systemet utvecklats något och kommer inte att innebära lika mycket merarbete för skolsköterskorna. UTBILDNING, Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare 10(15)

11 9 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 p 5 Skolsköterska och skolläkare rapporterar till rektor och medicinskt ledningsansvarig skolsköterska händelser som har medfört skada eller hade kunnat medföra skada för elev i samband med vård och omhändertagande. Medicinskt ledningsansvarig skolsköterska ansvarar för händelseanalys och utser analysteam vid behov. Verksamhetschef och medicinskt ledningsansvarig skolsköterska ansvarar för åtgärder och tidsplan. Medicinskt ledningsansvarig skolsköterska sammanställer och återför resultat och åtgärder från avvikelsehanteringen till verksamheten. Under 2016 har 15 avvikelser inkommit varav hälften handlar om andra vårdgivare som brustit i patientsäkerheten gällande remissvar, utförande av arbetsuppgifter och dokumentation. Resterande avvikelser handlar om att man inte följt gällande rutin eller att arbetsbelastningen varit för hög. UTBILDNING, Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare 11(15)

12 10 Hantering av klagomål och synpunkter 10.1 Klagomål och synpunkter SFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap. p 6 Verksamhetschef enligt HSL och rektor tar emot och utreder klagomål och synpunkter. I frågor som rör patientsäkerhet är medicinskt ledningsansvarig skolsköterska en stödjande funktion. Inga klagomål och synpunkter har registrerats 2016 gällande den medicinska delen av elevhälsan Sammanställning och analys SFS 2011:9, 5 kap. 6, 7 kap. 2 Verksamhetschef enligt HSL och medicinskt ledningsansvarig skolsköterska går regelbundet igenom aktuella negativa händelser, sammanställer och återför resultat till verksamheten samt till vårdgivaren i samband med att patientsäkerhetsberättelse upprättas. UTBILDNING, Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare 12(15)

13 11 Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Skolsköterskor och skolläkare strävar alltid efter ett samarbete med elever och vårdnadshavarna. Med hänsyn till elevens ålder och mognad sker samverkan med både elev och vårdnadshavare. UTBILDNING, Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare 13(15)

14 12 Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Strukturmått Den gemensamma elevhälsopotten i stadsdelen som innehåller medel för skolsköterska, skolläkare och övriga professioner inom elevhälsan, är en viktig förutsättning för att målet med en adekvat och likvärdig elevhälsa nås. Verksamhetschefen för elevhälsan fördelar dessa medel på skolorna utifrån elevunderlag och behov i samråd med medicinskt ledningsansvarig skolsköterska. Skolsköterskeresursen har under året förstärkts med en nyanställning på heltid. Processmått Under året har inga avvikelser gällande vaccinationer registrerats i stadsdelen. Detta tolkas som att arbetet med att uppmärksamma och utveckla vaccinationsprocessen varit framgångsrik. Resultatmått En hög andel av skolorna har utvecklat sitt system för att meddela elevhälsans medicinska insats att elever flyttar in och ut, i enlighet med handlingsplanen som tagits fram av verksamhetschef enligt HSL och MLA. Måluppfyllelse Årets mål har uppnåtts. Medicinskt ansvarigas bedömning och kommentar Trots det goda resultatet måste vi inom elevhälsans medicinska insats ständigt arbeta vidare för att hålla patientsäkerhetsarbetet levande och aktuellt. Att arbeta strukturerat och systematiskt i alla möten gör att detta är möjligt. Kommande år satsar stadsdelen på att ha en medicinskt ledningsansvarig på heltid för att stödja patientsäkerhetsarbetet. UTBILDNING, Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare 14(15)

15 13 Övergripande mål och strategier för kommande år MÅL Att alla skolsköterskor och skolläkare ordinerar, vaccinerar och dokumenterar enligt de riktlinjer som finns. Under 2016 kom nya föreskrifter gällande skolsköterskornas möjlighet att självständigt ordinera kompletterande vaccinationer och detta kommer att följas under Att hälsosamtalet som sker i skolår fyra och åtta utförs enligt de riktlinjer som finns och att elevhälsans medicinska insats utvecklar samtalets möjligheter ytterligare för att på så sätt arbeta mer hälsofrämjande och förebyggande i enlighet med intentionerna i skollagen. Att medicintekniska produkterna sköts i enlighet med de riktlinjer som finns i Göteborgs stad. STRATEGIER Egenkontroll av vaccinationsprocessen hos både skolsköterskor och skolläkare för att säkerställa en fortsatt hög kvalité och patientsäkerhet. Egenkontroll av hälsosamtalet i skolår fyra och åtta för att säkerställa en hög kvalité, patientsäkerhet och utveckling på både individnivå och gruppnivå. Egenkontroll för att kartlägga hur medicintekniska produkter inom elevhälsans medicinska insats sköts i stadsdelen. UTBILDNING, Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare 15(15)