Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare

Transkript

1 Kalmar kommun Barn- och ungdomsförvaltningen Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare År 2013 Datum och ansvarig för innehållet Karin Linge Verksamhetschef Elevhälsans medicinska del

2 2

3 Innehållsförteckning Sammanfattning 4 Övergripande mål och strategier 5 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 5 Struktur för uppföljning/utvärdering 6 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 6 Uppföljning genom egenkontroll 7 Samverkan för att förebygga vårdskador 8 Riskanalys 8 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 8 Hantering av klagomål och synpunkter 9 Sammanställning och analys 9 Samverkan med patienter och närstående 10 Resultat 10 Övergripande mål och strategier för kommande år 11 Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. SOSFS 2011:9 7 kap. 3 3

4 Sammanfattning Enligt 3 kap 10, Patientsäkerhetslagen(2010:659) skall vårdgivaren senast den 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse. I denna skall vårdgivaren beskriva hur arbetet för att öka patientsäkerheten inom organisationen har bedrivits under föregående år genom att beskriva de viktigaste åtgärderna som vidtagits för att öka patientsäkerheten, hur patientsäkerheten har följts upp och hur risker för vårdskador identifieras och hanteras. Under verksamhetsåret 2013 har följande åtgärder vidtagits för att öka patientsäkerheten: Verksamhetschef och samordnande skolsköterska har genomgått tre dagars utbildning i Nya skollagen-ledning, styrning, utveckling, egenkontroll och patientsäkerhet samt deltagit nationella ledningsdagar för skolläkare och skolsköterskor med ledningsfunktion Yrkesnätverksmöten för samtliga skolsköterskor med utbildningsinsatser för kompetensutveckling och kvalitetsdiskussioner samt löpande utvärdering av verksamheten innefattande avvikelserapportering, hantering av inkomna synpunkter från elever, målsmän och andra intressenter Fullgjord utbildning i motiverande samtalsteknik(mi) för samtliga skolsköterskor Fortbildning i användande av journalsystem för samtliga skolsköterskor och skolläkare Deltagande vid nationell skolsköterskekongress med fortbildning och kompetensutveckling för samtliga skolsköterskor och deltagande i Skolläkarföreningens årliga kongress med utbildningsprogram för skolläkaren Påbörjat arbete med systematiskt kvalitetsarbete under utvecklingsdagar för alla skolsköterskor Ständigt pågående aktivt arbete för att ta fram och utveckla säkra rutiner i det medicinska arbetet involverande både skolsköterskor och skolläkare/verksamhetschef. Inventering av journalskåp på samtliga skolor Inrapportering av risker, tillbud och händelser enligt gällande avvikelserutin 4

5 Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Elevhälsans uppdrag är att arbeta förebyggande och hälsofrämjande och att stödja elevernas utveckling mot utbildningens mål. Skolhälsovården i Kalmar kommun arbetar fortlöpande för att upprätthålla en så hög grad av patientsäkerhet som möjligt. Målet är att bedriva en god och säker vård där risker elimineras genom tidig identifiering och förebyggande arbete. För att minimera risken för vårdskada är det viktigt att bemanningen är fullgod och att personalen har den kompetens som krävs för att bedriva en säker vård. Arbetsmiljön måste vara tillfredställande och det måste finnas tid för planering och kvalitetsarbete. Strategier för att uppnå dessa mål är att skolsköterska finns tillgänglig på alla skolor och att dessa har ansvar för ett rimligt antal elever personalen har den kompetens som krävs och ges möjlighet till utbildning och kompetensutveckling riktlinjer och rutiner följs genom systematisk egenkontroll ha en fungerande avvikelserapportering och att den leder till åtgärder som sedan följs upp Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Vårdgivare Barn- och ungdomsnämnden, Kalmar kommun är vårdgivare för den hälsooch sjukvård som bedrivs inom elevhälsan och ansvarar för att verksamhetschef för elevhälsans medicinska del utses. Verksamhetschef Verksamhetschefen för elevhälsans medicinska del är ansvarig för att verksamheten bedrivs på ett säkert och ändamålsenligt sätt. Verksamhetschefen ansvarar för att alla medarbetare har rätt kompetens och för att de får kontinuerlig fortbildning för att upprätthålla denna. Verksamhetschefen har i detta arbete stöd av samordnande skolsköterska. Legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal Legitimerad sjukvårdspersonal har ett eget ansvar för att arbetet de gör utförs med god kvalité, enligt vetenskap och beprövad erfarenhet, och med hög patientsäkerhet. Varje medarbetare är skyldig att identifiera avvikelser och risker i verksamheten och att rapportera dessa. 5

6 Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Systematiskt kvalitetsarbete Ett nytt ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete anpassat efter socialstyrelsens riktlinjer (SOSFS 2011:9) har skapats. Skolsköterskorna och skolläkaren har under två utvecklingsdagar arbetat med strategier för att implementera ledningssystemet och för att systematiskt öka kvaliteten i verksamheten. Barn- och ungdomsförvaltningen är ISO-certifierad och elevhälsans medicinska del omfattas därmed av interna och externa revisioner inom ramen för denna kvalitetscertifiering. Datajournalsystemet PMO genomgår fortlöpande kvalitetsförbättringar i syfte att förenkla arbetet och öka säkerheten. En gång per månad görs även loggkontroller då man kontrollerar öppnade journaler och samkör dessa med behörighet på de aktuella enheterna. Det finns en utarbetad rutin för avvikelserapportering. Avvikelser rapporteras till verksamhetschefen som sammanställer dessa en gång per månad och fattar beslut om eventuell åtgärd. En gång per månad träffas samtliga skolsköterskor och skolläkaren på ett gemensamt yrkesnätverksmöte. Vid detta möte sker fortbildning och erfarenhetsutbyte i syfte att öka kvalitet och säkerhet i verksamheten. Yrkesnätverksmötet har en stående punkt för information om inkomna avvikelserapporter. I anslutning till denna punkt förs diskussion kring åtgärder för ökad patientsäkerhet. Det finns en utarbetad rutin för anmälan av skada/olycksfall/tillbud barn/elev och dessa uppgifter sammanställs årligen. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Under 2013 har en rad insatser gjorts för att öka patientsäkerheten. Utveckling av datajournalsystemet Under året har det fortlöpande arbetet med att utveckla och förbättra datajournalsystemet fortsatt. Inkomna synpunkter används för att öka användarvänligheten och därmed säkerheten i journalsystemet. Samtliga användare av syste- 6

7 met har under året fått fortbildning i och information om hur systemet skall användas för att öka säkerheten och minimera riskerna. Förbättrad och strukturerad samtalsteknik Skolsköterskor och skolläkare har fullgjort utbildning i motiverande samtalsteknik(mi) för att de på ett strukturerat och enkelt sätt skall kunna samtala med elever och vid behov motivera dem till förändringar Yrkesnätverksmöten Yrkesnätverksmöten för samtliga skolsköterskor har anordnats med utbildningsinsatser för kompetensutveckling och kvalitetsdiskussioner samt löpande utvärdering av verksamheten innefattande avvikelserapportering, hantering av inkomna synpunkter från elever, målsmän och andra intressenter Utbildning inom följande områden: Hörselnedsättning Hantering av elever med skyddad identitet Barnendokrinologi Buller och tinnitus Kvinnlig omskärelse Deltagande i skolsköterskekongress Samtliga skolsköterskor inom organisationen har deltagit i skolsköterskeföreningens årliga skolsköterskekongress. Syftet med detta är att säkerställa att skolsköterskorna bibehåller och utvecklar sin kompetens då detta är en mycket viktig faktor för att kunna bedriva ett patientsäkert arbete Inventering av journalskåp En inventering av journalskåpen har gjorts på samtliga skolor. Det visade sig att många av skåpen inte uppfyllde de krav som kommunens arkiveringsplan ställer på dem då det gäller flyttbarhet och brandsäkerhet. Rektorerna på samtliga enheter har uppmanats att kontrollera sina journalskåp och att införskaffa nya om de inte motsvara kraven. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Egenkontroll har av medicinskteknisk utrustning enligt gällande rutin. Inrapportering till vaccinationsregister Kontroll av hur stor andel elever som utnyttjar möjligheten att ha ett hälsosamtal med skolsköterska 7

8 Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Intern samverkan EHT-möten där skolans personal och elevhälsans personal gemensamt identifierar elever som är i behov av elevhälsans insatser Samordning av insatser inom elevhälsan Information om nya elever på skolorna så att dessa får ta del av elevhälsans rutinmässiga insatser som görs i hälsofrämjande och förebyggande syfte Extern samverkan Fungerande rutin för remittering till annan vårdgivare när behov av detta finns Regelbundna möten med externa samverkansparter såsom BHV, BUP, ungdomsmottagning, socialtjänst, primärvård, barnklinik och andra sjukhuskliniker m fl. Ett samverkansavtal har under året slutits mellan kommunen och BUP vilket inneburit kraftigt försämrade möjligheter till samarbete mellan elevhälsa och barnpsykiatrisk expertis. Remisser som skrivits till BUP efter önskemål från föräldrar har avvisats med hänvisning till detta avtal utan ytterligare förklaring. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet och Riskanalys SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 p 5 SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Rapportering av risker och händelser Det finns rutiner för hur elevhälsans medicinska personal går till väga för att rapportera risker och avvikelser som sker inom verksamheten. Genomgång av inkomna avvikelserapporter sker veckovis så att akuta åtgärder kan vidtas vid behov. Avvikelserna analyseras och sammanställs av verksamhetschefen tillsammans med samordnande skolsköterska. Genomgång av de aktuella avvikelserapporterna sker också vid regelbundna yrkesnätverksmöten en gång per månad. Verksamhetschefen vidtar lämplig åtgärd beroende på avvikelsens karaktär och gör vid behov anmälan enligt Lex Maria. Under året har 11 avvikelserapporter inkommit till verksamhetschefen. Dessa har hanterats enligt den rutin för avvikelserapportering som gäller. Hälften av rapporterna rör journalsystem och IT och information om dessa 8

9 har vidarebefordrats till journalsystemets systemförvaltare och till driftsansvariga. Åtgärder för att förbättra systemet och för att göra det mer driftsäkert har vidtagits. Två av rapporterna berör vaccinationsarbetet. Den ena rapporten handlar om kvaliteten på vaccinationsmaterialet. Detta har rapporterats till vaccinationstillverkaren och även till upphandlingsansvarig. Den andra handlar om en felvaccinering. Arbetet med att säkerställa rutiner och säkerhet i samband med vaccination har påbörjats. Ingen av dessa avvikelser har lett till patientskada. En rapport rör remissförfarande och vårdkedja. En remiss till ögonklinik för en nyanländ elev med nedsatt syn har fördröjts på grund av oklara rutiner kring nyanlända elever. Arbetet för att förbättra dessa har påbörjats. Eleven har ej drabbats av vårdskada på grund av misstaget. En rapport gäller bemanning. De återstående två rapporterna är händelser som kan sägas bero på den mänskliga faktorn där ett journalskåp varit olåst under natten och där man i samband med hörselundersökning stängt av ett surrande läkemedelskylskåp och sedan glömt att starta det igen. Inga elever har drabbats av vårdskada i samband med dessa händelser. Hantering av klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Vårdgivaren har ett system för att ta till vara klagomål, beröm och synpunkter. Inkomna klagomål och synpunkter gällande verksamheten sammanställs och behandlas löpande en gång i månaden vid Ledningens genomgång. Inga klagomål har under året nått verksamhetschefen. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Avvikelserapporteringen omfattar både risker och händelser. Det finns en strukturerad plan för hur dessa hanteras och följs upp. Sammanställning av avvikelserapporterna sker i patientsäkerhetsberättelsen. Under året har inga synpunkter eller klagomål framkommit via det system som finns för detta. Detta beror delvis på att verksamheten är välfungerande och håller hög kvalitet. Det finns dock en risk för att rapporteringssystemet ej fungerar fullt ut eller uppfattas som krångligt. För att säkerställa att klagomål och synpunkter framkommer har elevhälsan påbörjat arbetet med att utarbeta ett nytt system för att på ett effektivare sätt samla in synpunkter från alla som kommer i kontakt med elevhälsan. Tanken är att synpunkter från elever, vårdnadshavare och andra anhöriga, skolpersonal, elevhälsapersonal samt externa samarbetsparter skall samlas in och analyseras. Dessa analyser skall sedan ligga till grund för det fortsatta utvecklingsarbetet. 9

10 Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Elevhälsans bedriver frivillig vård och samtycke från elev och vårdnadshavare är en förutsättning för insatser. Elever har rätt att själva söka elevhälsans personal och kontakt tas med vårdnadshavare i de fall där man bedömer att detta är lämpligt eller nödvändigt. Eleverna informeras om att skolsköterskor, skolläkare och skolpsykologer har tystnadsplikt och om vad detta innebär. De får också information om att tystnadsplikten kan brytas i vissa situationer t ex vid misstanke om att barn far illa. Information till och samverkan med elever och vårdnadshavare är en viktig del av elevhälsans arbete. Information skall vara anpassad efter elevens behov, ålder, kunskap och situation och kan t ex beröra följande områden: Beskrivning av elevhälsans medicinska del(roll och uppdrag) Information inför vaccinering Information inför hälsobesök och inför eventuell uppföljning av hälsobesök Information om vidtagna åtgärder vid symtom eller skada Det är viktigt att elevhälsans personal uppmärksammar faktorer som kan medföra svårigheter i informationsöverföringen t ex behov av tolk. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Strukturmått Ett nytt ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete har skapats för satt säkerställa verksamhetens kvalitet. Yrkesnätverksmöten för samtliga skolsköterskor har genomförts enligt planering med verksamhetsutveckling och utbildningsinsatser för kompetensökning. Utvecklingsdagar med systematiskt kvalitetsarbete som tema har genomförts. Utbildning i motiverande samtalsteknik för skolsköterskor och skolläkare har genomförts. Fortbildning i användandet av aktuellt datajournalsystem har genomförts. Samtliga skolsköterskor har deltagit i nationell skolsköterskekongress. Skolläkaren har deltagit i Skolläkarföreningens årliga kongress. Verksamhetschef och samordnande skolsköterska har genomgått utbildning i Nya skollagen-ledning, styrning, utveckling, egenkontroll och patientsäkerhet samt deltagit i Skolläkarföreningens och Riksföreningen för skolsköterskors gemensamma ledningskonferens. 10

11 Processmått Avvikelserapportering har skett enligt gällande rutin och rapporteringen har följts av analys och åtgärd i syfte att minimera risk för vårdskada och för att förbättra verksamhetens kvalitet. Resultatmått 10 avvikelserapporter har inkommit. De rapporterade händelserna har analyserats, bedömts och relevanta åtgärder har vidtagits. Inga av händelserna har lett till vårdskada. Måluppfyllelse Skolsköterska har inte funnits tillgänglig på alla skolor under verksamhetsåret. Under ca två månader har det på en enhet saknats skolsköterska pga. en planerad sjukskrivning och vikarie har ej rekryterats. Antalet elever per skolsköterska avviker inte i alltför stor utsträckning från de riktlinjer som finns. Elevhälsans medicinska personal har deltagit utbildningsinsatser och utvecklingsarbete i planerad utsträckning. Avvikelserapportering har fungerat tillfredsställande och har lett till adekvata åtgärder. Övergripande mål och strategier för kommande år Elevhälsans uppdrag är att arbeta förebyggande och hälsofrämjande och att stödja elevernas utveckling mot utbildningens mål. Under kommande år kommer kvalitetsarbetet att fortsätta med fokus på följande punkter: Egenkontroll-journalgranskning och auskultation hos kollegor för att utveckla och kvalitetssäkra sitt arbete Klagomål och synpunkter-säkerställa att synpunkter och klagomål når verksamheten och kan användas i kvalitetsarbetet Vaccinationsrutiner-färdigställa och implementera nya ännu tydligare rutiner vid vaccination för att minimera riskerna Väntelista i datajournal-införa användande av väntelista i datajournal på samtliga enheter Intern samverkan-förbättrad samverkan internt t ex genom ökad närvaro av elevhälsans olika professioner vid elevhälsateam på enheterna Extern samverkan-förbättrat samverkan externt med fokus på samarbetet med Barn- och ungdomspsykiatriska kliniken där behov av revidering av samverkansavtal finns 11

12 12