Elevhälsans patientsäkerhetsberättelse 2017 KS2018/143/01

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Sida (2) Kommunstyrelsen Elevhälsans patientsäkerhetsberättelse 2017 KS2018/143/01 Förslag till beslut Patientsäkerhetsberättelse 2017 för elevhälsans medicinska del godkänns. Sammanfattning av ärendet Elevhälsans medicinska del tillhör kategorin små vårdgivare. Huvudman för verksamheten är kommunstyrelsen och i Sunne finns en enhetschef och en delegerad medicinskt ledningsansvarig (MLA) som ansvarar för patientsäkerhetsarbetet. De delar av Den samlade elevhälsan som innebär vårdgivning omfattas av IVO:s (Inspektionen för Vård och Omsorg) tillsyn. Enligt Patientsäkerhetslagen, SFS 2010:659 och SOSFS 2011:9, ska vårdgivaren upprätta en patientsäkerhetsberättelse för föregående verksamhetsår senast den första mars varje år. Patientsäkerhetsberättelse ska upprättas även för små vårdgivare men utförs enligt en mall som tillhandahålls för små vårdgivare. Patientsäkerhetsberättelsen beskriver rutiner, hur patientsäkerhetsarbetet bedrivits, hur avvikelser hanterats och hur detta använts för att förbättra patientsäkerheten. Under 2017 har åtta avvikelser hanterats. Sju av dem består i fel adresserade remissvar från landstinget som kunnat äventyra patientsäkerheten. Svaret ska gå direkt till remitterande sköterska, vilket har påtalats. En avvikelse rör skyddad identitet, där tydliga rutiner saknats i skolan. Detta har meddelats verksamhetscheferna. Rutin för dokumentation i PMO vid skyddad identitet finns och har repeterats i sköterskegruppen. Beslutsunderlag Enhetschefens tjänsteskrivelse Patientsäkerhetsberättelse 2017 Postadress Besöksadress Telefon Internet och fax Giro och org.nr Sunne kommun Individstöd växel bankgiro 1. Individstöd Kvarngatan direkt felicia.weinberg@sunne.se org.nr Sunne Sunne mobil

2 Sida 2 (2) Felicia Weinberg Verksamhetschef Ulf S Olsson Enhetschef Beslutet skickas till: Enhetschef elevhälsa Medicinskt ledningsansvarig

3 Elevhälsans Medicinska insatser Patientsäkerhetsberättelse för små vårdgivare År 2017 Datum och ansvarig för innehållet Ulf S Olsson Ann-Charlotte Larsson Verksamhetschef Medicinskt ledningsansvarig Mallen är framtagen av Sveriges Kommuner och Landsting

4 Verksamhetens mål för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659, 3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Bedriva en god och säker vård där risker och händelser identifieras tidigt och förebyggs. Patientsäkerheten ska vara hög utan vårdskador. Främja säkra rutiner för kvalitetsarbetet, bedriva en jämlik skolhälsovård för alla elever och samverka med vårdnadshavare och skolans personal. Alla elever ska ha tillgång till en säker och lättillgänglig skolhälsovård av god kvalitet där både elev och vårdnadshavare ska känna sig trygga och välinformerade. För att uppnå målen ska det finnas den bemanning och den kompetens som krävs för arbetet. I Sunne kommun är alla skolsköterskor distriktssköterskor och skolläkaren är barnläkare. Ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Elevhälsans medicinska insatser är ett eget verksamhetsområde inom skolan. Kommunstyrelsen har vårdgivaransvar och har ansvar för att utse verksamhetschef för de medicinska insatserna. Enligt HSL 29 ska verksamhetschefen säkerställa att patientens behov av trygghet, kontinuitet, samordning och säkerhet i vården tillgodoses. I Sunne kommun är enhetschefen för elevhälsan, Ulf S Olsson, verksamhetschef för den medicinska delen av elevhälsan. Det medicinska ledningsansvaret finns med 20 % inom ramen för befintliga skolskötersketjänster. Skolläkare är anställd på konsultbasis. Till verksamhetschefen ska elever, vårdnadshavare, personal samt tillsynsmyndighet kunna vända sig rörande frågor kring verksamheten. Skolsköterska och skolläkare följer både skolans handlingsplaner och ledningssystem för hälso- och sjukvårdsuppgifterna, vilket ger verktyg för kvalitetsutveckling och kvalitetssäkring. Alla medarbetare ska aktivt medverka i det systematiska kvalitetsarbetet. Det är allas ansvar att medverka i risk- och avvikelsehantering, och delta i arbetet med uppföljning av mål och resultat. Skolsköterskan och skolläkaren utför sina arbetsuppgifter under eget yrkesansvar på sina skolor. Medicinskt ledningsansvarig skolsköterska, Ann-Charlotte Larsson, ansvarar, förutom att verka som skolsköterska, även för att utarbeta rutiner och riktlinjer för kvalitetsarbetet inom elevhälsans medicinska insatser tillsammans med skolläkare och verksamhetschef. Skolsköterskan med medicinskt ledningsansvar har skyldighet att utreda risk/händelser samt anmäla händelser som har medfört eller kunnat medföra en allvarlig vårdskada (lex Maria) till IVO, Inspektionen för vård och omsorg (HSLF-FS 2017:41) Medicinskt ledningsansvarig skolsköterska skall också, tillsammans med verksamhetschefen, skriva Kvalitets- och utvecklingsplanen för elevhälsans medicinska del och sammanställa kvalitetsredovisningen. 2

5 Rutiner för egenkontroll samt vilken egenkontroll som genomförts under året SOSFS 2011:9 5 kap. 2 Egenkontroll är systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem. Det finns idag inga nationella kvalitetsregister för verksamheten inom elevhälsans medicinska del. Eleverna erbjuds hälsobesök och hälsosamtal i enlighet med beslutat basprogram. Uppföljning av resultaten systematiseras och analyseras med hjälp av elevhälsodatabasen ELSA. Egenkontroll avseende vaccinationstäckning, antal hälsobesök, antal kontakter till elevhälsans medicinska del samt hälsofrämjande och förebyggande arbete finns redovisat i den årliga kvalitetsredovisningen. Data för vaccinationstäckning finns både genom egen statistik och nationella register. Loggkontroll i journalsystemet PMO sker varje månad och redovisas av systemansvarig skolsköterska till verksamhetschefen. Varje år sker egenkontroll av läkemedelshantering, lokaler och utrustning, Alla skolor har nu den tekniska utrustning som behövs. Under året har inventering gjorts avseende behov av nya inventarier i elevhälsans lokaler samt köpts in. Elevhälsans lokaler i Lysvik och Bäckalund är iordningsställda. I Prästbol är den tillfälliga lokalen förbättrad ur hygiensynpunkt då varmt och kallt vatten finns i lokalen. Svensby är inte åtgärdat än. Under våren 2017 genomfördes en länsövergripande enkät om patientsäkerhetskultur där frågor som rörde patientsäkerheten togs upp. Frågorna som besvarades rör bemanning inom vår verksamhet, om vi arbetar aktivt med att förbättra patientsäkerheten, hur vi ser på anmälan om risk/händelse och om vi samarbetar. Vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Regelbundna skolsköterskemöten hålls en gång per månad tillsammans med verksamhetschefen. På mötena ges information som rör verksamheten, genomgång av arbetsrutiner, journaldokumentation, risk-och händelseanalys. Årshjul för den medicinska delen finns. 3

6 Nätverksmöten med medicinskt ledningsansvariga i Värmland tre gånger per termin, där man kontinuerligt arbetar med att ta fram gemensamma rutiner för elevhälsans medicinska del i Värmland. Riktlinjer och rutiner utarbetas, revideras och uppdateras kontinuerligt. Nätverksmötena för medicinskt ledningsansvariga är också en arena för övrig hälso-och sjukvård eller annan extern verksamhet som vill nå ut med information till länets skolsköterskor, i syfte att alla kommuner ska nås av samma information. Vaccinationer dokumenteras i både elevhälsojournalen, PMO, och i Svevac. Riktlinjer och rutiner vid vaccination inom den medicinska elevhälsan revideras kontinuerligt genom länsnätverket i samarbete med Smittskydd. Hälsobesöken dokumenteras i PMO och hälsosamtalet avidentifieras och sammanställs i elevhälsodatabasen ELSA (gemensamma enkäter i länets samtliga kommuner), vilket ger underlag till insatser för elever och möjliggör kontinuerliga uppföljningar inom elevhälsan, på skolan, i kommunen och i länet. Elektronisk överföring av journaler via PMO till annan skola utanför hemkommunen Rutiner för att identifiera risker i verksamheten SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Övergripande risk-och händelseanalys görs vid ett tillfälle per läsår enligt särskild modell. Identifierade riskområden är vaccination, vaccination av nyanlända utrikesfödda barn och ungdomar, ryggkontroller, sårskador, stickskador, dokumentation, läkemedel under skoltid, egenvård, remisshantering, samverkan mellan aktörer både internt och externt, kontrollelever och uppföljningar. Under året har tillkommit personnummer på nyanlända, t.ex. förväxling eller att nyanlända får uppgraderat personnummer av migrationsverket vilket leder till hotad patientsäkerhet. Ytterligare ett riskområde är barn/ungdomar med skyddad identitet där kommunen saknar skriftliga rutiner. Inom medicinska elevhälsan har under året tillkommit rutin avseende dokumentation i PMO gällande skyddad identitet. Inträffade händelser som har eller kunnat medföra vårdskada rapporteras till medicinskt ledningsansvarig skolsköterska samt verksamhetschef. I skolsköterskegruppen analyseras och diskuteras risker och hur de kan förebyggas. Kartläggning och analys av händelseförloppet ger underlag till förbättringar. Länsövergripande rutiner och riktlinjer arbetas fram kontinuerligt i länsnätverket för den medicinska delen av elevhälsan. 4

7 Rutiner för händelseanalyser SFS 2010:659, 3 kap. 3 Alla skolsköterskor/skolläkare arbetar under eget yrkesansvar och vid händelser som medfört eller kunnat medföra vårdskada ska en händelserapport skrivas. Händelsen dokumenteras i elevhälsojournalen. Medicinskt ledningsansvarig skolsköterska avgör tillsammans med verksamhetschefen, efter en intern utredning, om händelsen är av den art att den ska anmälas till IVO. Erfarenheterna från händelsehanteringen tas tillvara i det förebyggande kvalitetsarbetet och rutiner arbetas fram/ ses över/revideras. Olycksfall/tillbud registreras i elevhälsovårdsjournalen och om det finns brister i elevernas fysiska eller psykiska arbetsmiljö meddelas detta till rektor och verksamhetschef för skolverksamheten. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6 Samverkan sker i länsnätverket för medicinskt ledningsansvariga för att utveckla rutiner för att förebygga vårdskada. Rutin finns på länsnivå för barn och ungdomar som är familjehemsplacerade. Riktlinjer för vaccination inom elevhälsans medicinska del finns och revideras kontinuerligt i samverkan mellan länsnätverket och Smittskydd. Riktlinjer och rutiner för mottagande av nyanlända utrikesfödda barn och ungdomar finns Riktlinjer och rutiner kring hälsobesökets olika moment och kontroller finns Rutin för särskoleinskrivning finns Rutin för remisshantering till och från övrig hälso-och sjukvård finns Rutin för egenvård finns avseende läkemedelshantering samt riktlinjer för all typ av egenvård Rutin för överlämnande mellan BVC och skola finns Rutin för överlämnande vid stadiebyte eller till ny skola finns Frånvarorutin i samverkan med hela elevhälsoteamet finns Länsövergripande riktlinjer för barn som far illa eller riskerar att fara illa finns Länsövergripande riktlinjer för utlämnande av journalhandlingar finns Elektronisk överföring av journaler via PMO Dokumenthanteringsplan för elevhälsan finns Rutin för tillfällig arkivering av elevhälsojournal finns (e-journal arkiveras i PMO). Samverkansrutin för kontakter mellan BUP, första linjen och elevhälsan Värmland finns Regelbundna möten med den samlade elevhälsan för samverkan kring elever i behov av särskilt stöd. 5

8 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet/klagomål och synpunkter SFS 2010:659, 6 kap. 4, SOSFS 2011:9, 5 kap. 3 Risker för vårdskada, händelser som medfört eller kunnat medföra vårdskada, klagomål och synpunkter rapporteras till verksamhetschef och medicinskt ledningsansvarig skolsköterska vilka utreder det inträffade enligt den rutin som finns. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Inkomna synpunkter och klagomål sammanställs och dokumenteras av verksamhetschef/medicinskt ledningsansvarig för att upptäcka eventuella brister i verksamhetens kvalitet. Verksamhetschef beslutar om åtgärder. Sammanställs på samma sätt som händelser. Resultatet diskuteras i skolsköterskegruppen för att utveckla och förbättra verksamheten. Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Inför hälsobesöken i förskoleklass, åk 4 och åk 7 skickas en hälsoenkät hem till vårdnadshavare, vilken ska besvaras och lämnas till skolsköterskan inför elevens besök. Där framkommer att hälsobesök erbjuds och vilka moment som ingår. Önskvärt att vårdnadshavare deltar vid besöket i förskoleklass. Även erbjudande om besök till skolläkaren vid samtliga hälsobesök. Inför vaccination inhämtas samtycke från vårdnadshavare samt en förnyad hälsodeklaration. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Strukturmått Kommunstyrelsen har vårdgivaransvar. Enhetschefen för kommunens samlade elevhälsa är verksamhetschef. Det medicinska ledningsansvaret ligger på skolsköterskenivå. Skolsköterskorna är 5 till antal och genomsnittligt antal elever ligger på cirka 400 per heltid. Varierar mellan cirka 352 och upp till 500 per heltid. Under läsåret har ytterligare en skolsköterska arbetat cirka 20 %. Hennes uppdrag har varit att delta på inledande inskrivningssamtal för nyanlända samt vid behov förstärkt som resurs på övriga skolor för de nyanlända barn-och ungdomarna. Tillsammans med övriga sköterskors utökade tjänstgöring utgör den samlade resursen för nyanlända en dryg halvtid. 6

9 Processmått Hälsosamtal, hälsobesök och vaccinationer genomförs enligt nationella och länsövergripande riktlinjer. Länsövergripande hälsoenkäter används och sammanställs och analyseras i elevhälsodatabasen ELSA. Rutiner och riktlinjer finns tillgängliga i handboken Rutiner och riktlinjer skrivs och revideras. Samverkan avseende detta sker på länsnivå i länsnätverket för medicinskt ledningsansvariga. Alla elevkontakter dokumenteras i elevhälsojournalen PMO. Resultatmått Åtta avvikelser har inkommit under året, ingen anmälan till IVO eller Lex Maria har gjorts. Avvikelse 1-7 Remissvar skickade från landstinget till fel mottagare. Antingen har breven varit adresserade till skolhälsovården Sunne kommun, elevhälsan Sunne kommun eller enbart skolans namn. Post till den medicinska delen har också kommit till kommunhuset. De enheter på landstinget där post inkommit från är vidtalade av respektive ansvarig skolsköterska. I skolsköterskegruppen har tagits beslut att remittenten förtydligar på remissen att svaret ska ställas direkt till remitterande skolsköterska. Avvikelse 8 Skolsköterskan kände inte till att en elev fått skyddad identitet vilket resulterade i att remiss skickades per post direkt till annan verksamhet. Verksamhetscheferna för barns lärande samt unga och vuxnas lärande har gjorts uppmärksammade på att ingen klar rutin finns för handhavande vid skyddad identitet i skolan. Inom elevhälsans medicinska del finns uppdaterad rutin avseende dokumentation i PMO för elever med skyddad identitet 7