Patientsäkerhetsberättelse för elevhälsans medicinska insats

Transkript

1 Patientsäkerhetsberättelse för elevhälsans medicinska insats Systematiskt arbete för kvalitet och säkerhet ÅR 2017 Åsa Vidänge, Verksamhetschef för de medicinska insatserna inom Järfällas kommuns kommunala grund- och gymnasieskolor 1

2 1. Sammanfattning Hälso- och sjukvården ska enligt lag bedrivas så att den uppfyller kraven på god vård. Målet är god hälsa och vård på lika villkor, och detta gäller också för oss i elevhälsans medicinska insatser ( EMI ). Det kan handla om tillgänglighet, kompetens, tid per elev, dokumentation, sekretess, hälsobesök, säkra vaccinationer, olycksfallsstatistik, rätt insatser och stöd för elever med särskilda behov, kommunikation, samverkan, fysisk/psykisk miljö samt om bemötande. Den nya lagen som infördes 1 januari 2011 innebär ökade krav på vårdgivaren att bedriva ett systematiskt patientsäkerhetsarbete för att minimera och förebygga vårdskador inom verksamheten. Av detta följer att personalen inom EMI har skyldighet att rapportera tillbud, risk för tillbud och avvikelser. I metodboken finns blanketter och skrivna rutiner för rapportering av tillbud och avvikelser. Ledningssystem och kvalitetsdokument för verksamheten finns och ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och höja kvalitén på verksamheten. Där finns beskrivet rutiner för patientsäkerhetsarbetet. Ledningssystemets processer och rutiner används för att uppnå samverkan där det behövs för att förebygga att patienter drabbas av vårdskada. Ledningen av verksamheten ska organiseras så att den tillgodoser kraven på hög patientsäkerhet och god kvalitet. Den ska även främja kostnadseffektivitet. Samverkan och samarbete med interna och externa enheter sker kontinuerligt. Fortbildning sker fortlöpande. Elevhälsans medicinska insatser omfattas av flera regelverk. Förutom skollagen och övriga styrdokument för skolan innefattar lagar som hälso- och sjukvårdslagen (1982:768), patientsäkerhetslagen (2010:659), patientdatalagen (2008:355), offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), personuppgiftslagen (1998:204), förvaltningslagen (1986:223) Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2001:9). Egenkontroll sker kontinuerligt och systematiskt genom att utvärdera verksamheten. Verksamhetschefen besöker varje läsår alla skolsköterskemottagningarna i samtliga skolor för att säkerställa att rutiner efterföljs samt att förutsättningar finns för att utföra sitt uppdrag i form av rätt utrustning och en god arbetsmiljö, allt för att minimera vårdskador och bedriva säker och god vård. Verksamhetschefen ska även se till att rutiner finns för journalföring och journalhantering, utifrån patientjournallagen och datajournallagen vad gäller skyldighet att föra journal, säkerställa att grundkrav på dokumentation, förvaring och bevaranderegler följs samt säkerställa vem som har tillgång till journalerna. Syftet med att föra journal är att trygga en god och säker vård. Journalen är ett underlag för att bedöma eventuella åtgärder utifrån tidigare undersökningsfynd och ett underlag för verksam- 2

3 hetsuppföljning och kvalitetssäkring. Enligt patientdatalagen ska personuppgifter utformas och i övrigt behandlas så att elevens integritet respekteras. Rutiner finns för att säkerställa hur uppgifter dokumenteras i den medicinska journalen. Stickprov görs årligen i journalsystemet PMO för att granska journaldokumentationen. Med den nya GDPR-lagen som träder i kraft maj-2018 så ställs höga krav på dokumentation och IT-säkerhet. Utifrån det har man tillsammans med IT gjort en förvaltningsplan för 2018 kring PMO med fokus på patientsäkerhet. Säkerhetsklassificering har gjorts enligt PM3, kallad KLASSA som är ett verktyg som säkerställer att vi har en god säkerhet gällande journalsystemet PMO. Utifrån det dokumentet kommer vi att säkerställa att skriftliga rutiner finns och blir allmänt kända för användarna. Arbetet kring detta har redan påbörjats. Vi kommer även ha som mål att ha intern fortbildning gällande dokumentation i PMO. Verksamhetschefen ansvarar även för introduktion av nyanställda skolsköterskor/skolläkare för att upprätthålla säkerhet och god kvalitet. Möten för EMI har hållits regelbundet. Där diskuteras avvikelser samt vilka arbetssätt och metoder som skulle ha kunnat leda till att dessa inte hade inträffat. Genom att ständigt hålla patientsäkerhetsarbetet aktuellt kommer vi under 2018 fortsätta ha metodgenomgångar på våra EMI-möten för att ytterligare säkerställa patientsäkerheten. Verksamhetschefen sammanställer och återför resultatet från avvikelsehanteringen till verksamheten samt redovisar detta årligen i patientsäkerhetsberättelsen. Vårdskador och risker för vårdskador identifieras och hanteras av personal inom verksamheten enligt upparbetade riktlinjer inom enheten med hänvisning till lokal metodbok och enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om anmälningsskyldighet enligt Lex Maria (SOFS 2008:25). Vårdgivaren ska anmäla händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en allvarlig vårdskada till inspektionen för vård och omsorg (IVO). Avvikelser rapporteras till Verksamhetschefen som gör en risk- och händelseanalys och vid behov diskuteras händelser med medicinskt ansvarig skolläkare och med berörda personer. Åtgärder tas vid behov och syftar till att skapa nya rutiner för att undvika vårdskador. De medicinska insatserna inom elevhälsan strävar alltid efter ett samarbete med vårdnadshavarna och eleven kring elevens hälsa utifrån elevens ålder och mognad. 3

4 2. Övergripande mål och strategier SFS 2010:659, 3 kap Målsättningar 2017 Säkerställa snabb information om nyheter som berör verksamheten till alla inom EMI genom utskick med e-post. Fortsatt uppdatering och revidering samt strukturering av metodboken. Fortsätta arbeta för att dokumentationen utförs likartat i alla elevhälsojournaler. Åstadkomma kvalitet och säkerhet i EMI genom en uppdaterad, evidensbaserad verksamhet där rutiner kontinuerligt analyseras och omprövas. Fortsatt metodgenomgång. 2.2 Strategier Via journalgranskning identifiera behov av kompetensutveckling inom dokumentation av det kommungemensamma journalhanteringssystemet PMO. 2.3 Fördelning av organisatoriskt ansvar Enligt patientsäkerhetslagen (2010:659) 3 kap. 9 ska vårdgivaren dokumentera hur det organisatoriska ansvaret är fördelat inom elevhälsan. Detta finns dokumenterat i ledningsdokument. Inom Järfälla kommun ser fördelningen ut enligt följande. Elevhälsans medicinska insatser (EMI) Skolsköterskor och skolläkare på grundskolorna är anställda centralt inom Järfälla Barn- och elevhälsa (JBE). Skolsköterskorna på Järfälla kommuns kommunala gymnasieskolor är anställda av rektor och skolläkartjänst köps av JBE. Enhetschef på JBE Har personalansvar för elevhälsans medicinska insatser på Järfälla kommuns kommunala grundskolor. Verksamhetschef för elevhälsans medicinska insatser Verksamhetschefen har det odelade ledningsansvaret för elevhälsans medicinska insatser inom de kommunala grund- och gymnasieskolorna. Verksamhetschefen har uppdraget att samordna personalmöten, fortbildning och handledning för skolsköterskor och skolläkare. Samordning sker även kring arbetsuppgifter t ex. insamling av statistik för kvalitetssäkring. I uppdraget ingår även ansvar, bedömning och sammanställning av avvikelser. 4

5 2.4 Struktur för uppföljning och utvärdering Uppföljning av egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2 och 7 kap. 2 p2 Alla elever erbjuds hälsobesök enligt Socialstyrelsen riktlinjer för de medicinska insatserna. I grundskolan ska varje elev erbjudas minst tre hälsobesök som även ska innefatta allmänna hälsokontroller. I gymnasieskolan ska varje elev erbjudas minst ett hälsobesök, som även här ska innefatta en allmän hälsokontroll. Insamling av data sker vid varje läsårsslut och presenteras i en verksamhetsrapport. Där framkommer antal hälsobesök samt planerade och oplanerade besök. Vaccinationer dokumenteras direkt via länk från det digitala journalsystemet PMO till det nationella vaccinationsregistret SVEVAC. Elever med ofullständigt personnummer registreras i vaccinationsregistret. Rapportering om biverkningar sker till läkemedelsverket enligt gällande rutiner. Egenkontroll av läkemedel sker enligt rutin ett antal gånger per termin och även kollegial kontroll en gång per läsår. EMI har regelbundna möten där patientsäkerhetsfrågor tas upp utifrån avvikelser som inkommit. På möten diskuteras: Kompetensutvecklingsbehov Tjänstefördelning Planering och genomförande av basprogram Kvalitetsarbete - och att alla ska vara aktiva i kvalitetsutveckling Dokumentationsskyldighet De medicinska insatserna inom elevhälsan dokumenterar i ett digitalt journalsystem som är uppbyggd av flera moduler. Från dessa moduler kan statistik bearbetas. Loggar sker enligt rutiner i det digitala journalsystemet PMO Medicinskteknisk utrustning Kalibreras årligen och byts ut vid behov Besök på skolor Vid besök ute på skolsköterskornas mottagningar ser man över att rutiner efterföljs samt att aktuella läkemedel och vaccin finns och förvaras på ett säkert sätt. Vid varje besök går man igenom en föreskrift med punkter på olika moment som Verksamhetschefen går igenom med respektive skolsköterska. Förutom aktuella läkemedel tittar vi på dokumentation, metodgenomgång, hur man hinner med sitt uppdrag samt om man har en bra arbetsplats med utrustning för att eftersträva god och 5

6 säker vård. Trivsel och god arbetsmiljö är en förutsättning för en bra och säkert utförande av sitt arbete. 2.5 Målsättningar 2018 Fortsatt uppdatering och revidering samt strukturering av metodboken. Åstadkomma kvalitet och säkerhet i EMI genom en uppdaterad, evidensbaserad verksamhet där rutiner kontinuerligt analyseras och omprövas. Fortsatta metodgenomgångar och utveckling av kvalitetsarbetet i EMI. Framtagande, utprovning och vidareutveckling av rutiner och metoder. Risk och avvikelsehantering. Fortsatt kvalitetsarbete för att förhindra avvikelser. Medarbetarnas delaktighet i det systematiska kvalitetsarbetet är en förutsättning Uppföljning av mål och resultat Personalen inom EMI behöver ha rätt kompetens för sitt uppdrag och adekvat vidareutbildning. 3. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 2 p 3 En av de viktigaste och mest grundläggande exempel på samverkan är att skolsköterskan får kännedom om att en ny elev börjat på skolan. Extern samverkan: Samverkansavtal för kalibrering av medicinskteknisk utrustning. Samverkan med barnhälsovården för överrapportering av elever före skolstart. Samverkan med Socialtjänst, BUP, BUMM och ungdomsmottagningen sker kontinuerligt. 3.1 Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Skolsköterska och skolläkare ansvarar för att identifiera och rapportera till verksamhetschef vid väsentliga förändringar i verksamheten som kan innebära risk för negativa händelser eller tillbud. Verksamhetschefen ansvarar för att tillsammans med berörda professioner göra en bedömning/riskanalys och informera rektor för åtgärder och återförande till verksamheten lokalt. 3.2 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 p Avvikelser Avvikelsehantering ska inte enbart ses som en funktion att hitta och hantera fel. Det handlar mer om att systematiskt samla kunskaper och få en ökad förståelse som hjälper elevhälsans medicinska insatser att förbättra metoder och handläggning samt skapa nya rutiner. 6

7 En avvikelse är en händelse som vi inte förväntar oss och som kan innebära en risk för patienten eller orsaka en skada. För att förebygga misstag på grund av bristande kunskap, organisation, rutiner, personella resurser så ska alla avvikelser rapporteras. Avvikelser som inte orsakat skada på enskilda personer ska också anmälas. Exempel på detta kan vara vaccin som förstörts på grund av felaktig hantering under transport eller på grund av att kylskåpet inte fungerat. Vårdnadshavare, elever, skolledning och skolpersonal hör ibland av sig med klagomål. Detta kan bero på missförstånd, otydlighet i kontakten/mötet eller på faktiska omständigheter och förhållanden som bör åtgärdas. Orimliga eller felaktiga förväntningar på verksamheten kan också leda till klagomål. 3.4 Anmälan enligt Lex Maria Anmälan görs av verksamhetschef i samråd med medicinsk ansvarig skolläkare till inspektionen för vård och omsorg (IVO). Exempel på sådant som bör anmälas enligt Lex Maria Förväxlingar av identitet, felaktiga förskrivningar, feldoseringar Avvikelser där läkemedel är inblandade Utebliven eller fördröjd vård eller behandling Felaktigt utförd undersökning, vård eller behandling Otillräcklig eller felaktig information till patienten och anhöriga Brister i arbetsrutiner, i vårdens organisation eller i samarbetet mellan olika vårdenheter Återkommande likartade avvikelser Lokala rutiner Rutiner kring avvikelsehantering finns i den lokala metodboken. Skolsköterska och skolläkare rapporterar till Verksamhetschefen händelser som har medfört skada eller hade kunnat medföra skada för elev i samband med vård och omhändertagande. Verksamhetschefen ansvarar för händelseanalys och utser analysteam vid behov. Verksamhetschefen ansvarar för åtgärder och tidsplan. Verksamhetschefen sammanställer och återför resultat och åtgärder från avvikelsehanteringen till verksamheten. 7

8 4. Analys av avvikelser Sammanställning och analys Totalt har 64 avvikelser inkommit under 2017, vilket är 15 fler jämfört med avvikelser som inkommit under 2017 gäller IT-brister på arbetsplatsen. Det har handlat om att nätverksuppkopplingen ute på skolorna har varit undermålig, vilket har försenat arbetet för skolsköterskor och skolläkare. Nätverket har inte haft kapacitet att klara av två IT-arbetsplatser på mottagningen så man har varit tvungen att dokumentera vaccinationer i efterhand, vilket strider mot gällande rutiner och föreskrifter och hotar patientsäkerheten. Användarna har blivit utslängda ur journalsystemet flera ggr/dag och viktig dokumentation har gått förlorad. På en skola har nätverket legat nere i flera månader. Scanner har på flera skolor inte fungerat, vilket är ett viktigt arbetsredskap då man scannar in dokument till den medicinska journalen. Skrivare har saknats ute på mottagningarna. En del av skrivarna är inte nätverksanslutna pga. att det saknas nätverksuttag på mottagningen. Många elever med TF-nummer är felregistrerade i PMO. Under hösten 2017 har det saknas systemansvarig för PMO som har skött den dagliga driften kring PMO. Enstaka avvikelser avser missade vaccinationer, vilket har åtgärdats. Flera avvikelser där elever med TF-nummer får dubbla journaler i PMO. En stickskada Avsaknad av dokumentation kring givna vaccinationer i PMO. Hälsokontroller och vaccinationer som inte är utförda på tidigare skola/vårdgivare är ett återkommande problem och ökar arbetsbelastningen för skolsköterskor och skolläkare. Förekomst av avvikelser där man missat hälsounderökningar och omkontroller, exempelvis hörselundersökningar, ryggkontroller mm. Avsaknad av rutiner på vissa skolor då skolsköterskan inte får kännedom om att en elev på skolan börjat. Strömavbrott kassera en stor mängd vaccin Läkemedelsbiverkan En Lex Maria-anmälan upprättad på gymnasiet som kunnat medföra en allvarlig vårdskada (SOFS2008:25). 8

9 Antal rapporterade avvikelser För att minska att fler avvikelser som ovan krävs nya rutiner Verksamhetschef har tillsammans med enhetschef på JBE haft möte med IT-chef där man har sett över behovet kring hur PMO ska fungera. Förvaltningsplan för 2018 har skrivits för PMO och man kommer utse en verksamhetsansvarig (systemadministratör) som är skolsköterska samt en person från IT som arbetar som förvaltningsledare och tar hand om den tekniska biten kring PMO. Idag är tjänsten tillsatt av en skolsköterska som arbetar som systemadministratör på 20 %. Under hösten 2018 kommer tjänsten att utökas. Verksamhetschefen har tillsammans med systemadministratören börjat utforma skriftliga rutiner för att minska avvikelser kring PMO. Rutiner kring uppföljning av kontrollelever- Dokumentera under väntelista och hälsouppföljning i PMO. Genomgång av journaler efter varje läsår, samt åk 5 och åk 9 innan man skickar till nästa skola. Sortera journalen enligt sorteringsordning innan överlämning till nästa skola. Rutin för detta finns i metodboken Genomgång av elevernas vaccinationstäckning Avvikelser som skett på annan vårdinstans som påverkar skolsköterskans fortsatta arbete ska anmälas All personal inom EMI ska bli mer delaktig i kvalitetsarbetet. Verksamhetschef kommer närvara på möte med alla skolors intendenter/skolassistenter för att påvisa vikten av att skolsköterskan får kännedom om att ny elev börjat på skolan. 9

10 5. Hantering av klagomål och synpunkter 5.1 Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Inget klagomål har inkommit under Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Verksamhetschefen går regelbundet igenom aktuella negativa händelser, sammanställer och återför resultat till verksamheten. Inkomna rapporter, klagomål och synpunkter ska sammanställas och analyseras för att kunna se mönster eller trender som indikerar brister i verksamhetens kvalitet. Efter genomgång av avvikelser från 2017 konstateras att det ofta är likadana orsaker till avvikelserna som tidigare år. Ofta är orsaken bristande journaldokumentation i PMO eller att man inte har lagt upp kontrollelever på väntelistan eller under hälsouppföljning. Målet är att få en mer enhetlig dokumentation samt att rutiner efterföljs för att minimera risken att kontrollelever glöms bort. 5.3 Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Skolsköterskor och skolläkare strävar alltid efter ett samarbete med vårdnadshavarna. Utifrån elevens ålder och mognad involveras alltid eleven. Vid skolstarten lämnas skriftligen en information om EMI och kontaktuppgifter till vårdnadshavare i förskoleklassen lämnas till EMI. Vid inskrivning av elev i grundskolan under läsåret erbjuds ett samtal med eleven. Inför all vaccinering krävs ett skriftligt godkännande från vårdnadshavarna. Inför hälsobesöken i förskoleklass, år 4, år och 7. Vid sjukdom, skada eller symtom strävar skolsköterska efter att lämna information utifrån ålder och mognad till eleven och kontaktar vårdnadshavare vid behov. Tolk används vid behov. Det är frivilligt att ta del av elevhälsans medicinska hälsoprogram. 10

11 6. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p Måluppfyllelse bemanning Bemanning grundskolan Under året har vi i stort sett haft full bemanning av skolsköterskor. Vi har pga. föräldraledighet och sjukskrivning tagit in skolsköterskor från bemanningsföretag som FirstMed och Adecco. Vi har också använt oss av tidigare anställd skolsköterska som timvikarie. Bemanning gymnasiet Full bemanning på gymnasiet samt språkintroduktion. Det har tyvärr varit mindre täckning av andra yrkeskategorier i elevhälsan vilket har skapat mer arbetsbelastning på befintliga skolsköterskor på gymnasiet. 6.2 Måluppfyllelse övergripande mål 2017 Verksamhetschefen har beräknat arbetsbelastningen på alla skolor och man har utifrån den statistiken rättat till olikheter och ökat på skolsköterskebemanningen där det behövs. Metodgenomgång genomgång kring uppdraget, både teoretisk- och praktisk övning. Fortsatt översyn och revidering av metodboken Ny handledare för skolsköterskor börjat i januari Övergripande mål och strategier för kommande år Vidareutveckla kvalitetsarbetet kring PMO. Skriftliga rutiner behövs och bättre utbildning för användarna. Utöka tjänsten för systemadministratören för att säkerhetsställa rutiner i journaldokumentationen samt vidareutveckla och hålla i internutbildningar. Förbättra rutiner utifrån analys av de avvikelser som inkommit Metodboken uppdateras och revideras kontinuerligt Kontinuerlig utbildning och kompetensutveckling inom det medicinska uppdraget är en förutsättning för att uppnå en hög kvalitet. Samtliga skolsköterskor har möjlighet att närvara på skolsköterskekonferensen april -18 Skolläkarna är på skolläkarkonferens två dagar i Malmö. 11

12 RAPPORT, komplettering Kompetensnämnden Komplettering till Patientsäkerhetsberättelse för elevhälsans medicinska insatser 2017 avvikelser på Järfälla gymnasium När det gäller IT-bristerna så har många elever på språkcentrum med TF-nummer blivit fel registrerade i journalsystemet PMO. Det kan bli problem när eleven byter namn och/eller personnummer. Under höstterminen 2017 har det saknats systemansvarig för PMO som har skött den dagliga driften. Flera avvikelser där elever med TF-nummer får dubbla journaler i PMO (Språkcentrum) Två avvikelser av missade vaccinationer (en annan skola) men upptäcktes av skolsköterska på gymnasiet. Flera avvikelser där skolsköterskan inte fått vetskap om att ny elev börjat på skolan. En Lex Maria-anmälan som kunnat medföra en allvarlig vårdskada (SOFS2008:25). Åsa Vidänge Verksamhetschef elevhälsans medicinska insatser