Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från Socialnämnd till förvaltningschef 10 SN 2017.115 131
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämndens arbetsutskott 2017-10-03 121 Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från Socialnämnd till förvaltningschef (SN 2017.115) Beslut Arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Socialnämnden beslutar att: - fördela arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschefen enligt förvaltningens förslag. - förvaltningschefen har rätt att fördela arbetsmiljöuppgifter vidare ut i organisationen. Ärendebeskrivning Huvudansvaret för arbetsmiljön vilar enligt Arbetsmiljölagen (1977:1160) på arbetsgivaren. Kommunfullmäktige är kommunens högsta beslutande organ och har det övergripande ansvaret för kommunens egna verksamheter. Kommunfullmäktige har den 12 juni 2016 131 beslutat att ge nämnden följande uppdrag; 1. se till att verksamheten drivs i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljön 2. verkställa fullmäktiges beslut och bland annat se till att konkreta mål och riktlinjer för arbetsmiljön tas fram för nämndens verksamhet 3. se till att förvaltningschefen får uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet 4. se till att förvaltningschefen har befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens för att kunna driva arbetsmiljöarbetet 5. ge förvaltningschefen rätt att fördela arbetsmiljöuppgifter så långt ut i organisationen att systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) kan bedrivas ute på arbetsplatserna och att tillräckliga befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens följer med 6. se till att konsekvenserna för arbetsmiljön bedöms vid förändringar 7. se till att förebyggande åtgärder i arbetsmiljön kan vidtas genom att föreslå arbetsmiljöinvesteringar i det årliga budgetarbetet 8. se till att SAM följs upp och fungerar både på förvaltningen och ute på arbetsplatserna. Socialnämnden är som arbetsgivare för socialförvaltningen huvudansvarig för en god arbetsmiljö. Nämnden har det yttersta arbetsgivaransvaret för arbetsmiljön, och måste därför regelbundet följa upp hur den ser ut. Ansvaret är kollektivt för alla ledamöter i nämnden. Arbetsmiljöansvaret kan inte delegeras. Är arbetsmiljön otillfredsställande är det nämndens ansvar att vidta nödvändiga åtgärder. Nämnden ska fördela arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschef. Nämnden ska också se till att förvaltningschefen får rätt att fördela ut uppgifter i organisationen så att det systematiska arbetsmiljöarbetet kan bedrivas på arbetsplatserna. Det är viktigt att uppgiftsfördelningen är tydlig. Genom en skriftlig bekräftelse på att arbetsmiljöuppgifterna är mottagna, bekräftar också mottagaren att man förstår ansvaret och uppgifterna. Uppgiftsfördelningen ska åtföljas av tillräckliga beslutsbefogenheter, resurser i form av tid, pengar, lokaler och personal och kunskap och kompetens. Om det skulle uppstå en situation där förvaltningschef eller någon annan som har fått arbetsmiljöuppgifter tilldelat sig anser att man inte kan utföra sina arbetsmiljö-uppgifterna på ett sätt som säkerställer en god arbetsmiljö ska detta meddelas den som man har fått Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 132
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämndens arbetsutskott 2017-10-03 uppgifterna ifrån. I förvaltningschefens fall meddelas detta till Socialnämnden. Innan returnering sker ska samråd äga rum med den som fördelat arbetsmiljö-uppgifterna. Eventuellt kan då en lösning hittas för att möjliggöra att arbetsmiljöuppgiften löses utan returnering. Det kan till exempel handla om att ekonomiska resurser ökas eller att ökade beslutsbefogenheter, mer tid, eller mer kompetensutveckling ges. Returnering ska ske skriftligen och innehålla beskrivning av orsaken till returneringen. Nämnden och andra chefer som har gett ut arbetsmiljöuppgifter till nivån under, måste löpande och vid organisationseller personalförändringar följa upp den beslutade fördelningen. Vid semester eller annan frånvaro ska tf. chef godkänna och skriva på en arbetsmiljöfördelning. Yrkanden Anna Frisell (M) yrkar att arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Socialnämnden beslutar att: - fördela arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschefen enligt förvaltningens förslag. - förvaltningschefen har rätt att fördela arbetsmiljöuppgifter vidare ut i organisationen. Beslutsgång Anna Frisell (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse 2017-09-05, Fördelning av arbetsmiljöuppgifter 2. Fördelningen av arbetsmiljöuppgifter från Socialnämnd till Förvaltningschef-förslag Cameron Expedieras till Akten, Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 2133
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTINGEN 2017-09-05 DNR SN 2017.115 MARIA CAMERON SID 1/2 MARIA.CAMERON@VALLENTUNA.SE SOCIALNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från Socialnämnd till förvaltningschef Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att: - fördela arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschefen enligt förvaltningens förslag. - förvaltningschefen har rätt att fördela arbetsmiljöuppgifter vidare ut i organisationen. Ärendet i korthet Huvudansvaret för arbetsmiljön vilar enligt Arbetsmiljölagen (1977:1160) på arbetsgivaren. Kommunfullmäktige är kommunens högsta beslutande organ och har det övergripande ansvaret för kommunens egna verksamheter. Kommunfullmäktige har den 12 juni 2016 131 beslutat att ge nämnden följande uppdrag; 1. se till att verksamheten drivs i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljön 2. verkställa fullmäktiges beslut och bland annat se till att konkreta mål och riktlinjer för arbetsmiljön tas fram för nämndens verksamhet 3. se till att förvaltningschefen får uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet 4. se till att förvaltningschefen har befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens för att kunna driva arbetsmiljöarbetet 5. ge förvaltningschefen rätt att fördela arbetsmiljöuppgifter så långt ut i organisationen att systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) kan bedrivas ute på arbetsplatserna och att tillräckliga befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens följer med 6. se till att konsekvenserna för arbetsmiljön bedöms vid förändringar 7. se till att förebyggande åtgärder i arbetsmiljön kan vidtas genom att föreslå arbetsmiljöinvesteringar i det årliga budgetarbetet 8. se till att SAM följs upp och fungerar både på förvaltningen och ute på arbetsplatserna. Socialnämnden är som arbetsgivare för socialförvaltningen huvudansvarig för en god arbetsmiljö. Nämnden har det yttersta arbetsgivaransvaret för arbetsmiljön, och måste därför regelbundet följa upp hur den ser ut. Ansvaret är kollektivt för alla ledamöter i nämnden. Arbetsmiljöansvaret kan inte delegeras. Är arbetsmiljön SOCIALFÖRVALTNINGEN TORGGATAN 11 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 SF@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE 134
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTINGEN 2017-09-05 DNR SN 2017.115 SID 2/2 otillfredsställande är det nämndens ansvar att vidta nödvändiga åtgärder. Nämnden ska fördela arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschef. Nämnden ska också se till att förvaltningschefen får rätt att fördela ut uppgifter i organisationen så att det systematiska arbetsmiljöarbetet kan bedrivas på arbetsplatserna. Det är viktigt att uppgiftsfördelningen är tydlig. Genom en skriftlig bekräftelse på att arbetsmiljöuppgifterna är mottagna, bekräftar också mottagaren att man förstår ansvaret och uppgifterna. Uppgiftsfördelningen ska åtföljas av tillräckliga beslutsbefogenheter, resurser i form av tid, pengar, lokaler och personal och kunskap och kompetens. Om det skulle uppstå en situation där förvaltningschef eller någon annan som har fått arbetsmiljöuppgifter tilldelat sig anser att man inte kan utföra sina arbetsmiljöuppgifterna på ett sätt som säkerställer en god arbetsmiljö ska detta meddelas den som man har fått uppgifterna ifrån. I förvaltningschefens fall meddelas detta till Socialnämnden. Innan returnering sker ska samråd äga rum med den som fördelat arbetsmiljöuppgifterna. Eventuellt kan då en lösning hittas för att möjliggöra att arbetsmiljöuppgiften löses utan returnering. Det kan till exempel handla om att ekonomiska resurser ökas eller att ökade beslutsbefogenheter, mer tid, eller mer kompetensutveckling ges. Returnering ska ske skriftligen och innehålla beskrivning av orsaken till returneringen. Nämnden och andra chefer som har gett ut arbetsmiljöuppgifter till nivån under, måste löpande och vid organisations- eller personalförändringar följa upp den beslutade fördelningen. Vid semester eller annan frånvaro ska tf. chef godkänna och skriva på en arbetsmiljöfördelning. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse 2017-09-05 2. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från Socialnämnd till förvaltningschef. Mojgan Alimadad Josephine Härdin - Socialchef Avdelningschef Ska expedieras till Akten, avdelningschef Myndighetsavdelningen. 135
VALLENTUNA KOMMUN 2017-09-05 SID 1/4 Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från Socialnämnd till förvaltningschef Bakgrund Socialnämnden är i egenskap av arbetsgivare huvudansvarig för socialförvaltningens arbetsmiljö. Arbetsmiljöansvaret kan inte delegeras, men nämnden fördelar arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschefen, som i sin tur fördelar arbetsmiljöuppgifter vidare i organisationen. Arbetsmiljöuppgifter kan vid behov fördelas till lämpliga medarbetare som inte är chefer, exempelvis till samordnare eller vaktmästare. Generellt gäller att den som mottar en arbetsuppgift ska ha kompetens inom området och resurser att agera. Den största delen av arbetsmiljöarbetet bedrivs av chef tillsammans med medarbetarna som en naturlig del i den dagliga verksamheten. Ansvarig chef ska ha kunskap om Vallentuna kommuns styrdokument och övriga lagar och regler som har betydelse för arbetsmiljön. Syftet med uppgiftsfördelningen är att det ska vara tydligt vem som gör vad. Genom en skriftlig bekräftelse tydliggörs detta. Uppgiftsfördelningen ska åtföljas av tillräckliga: beslutsbefogenheter resurser i form av tid, pengar, lokaler och personal kunskap och kompetens Befogenheter och resurser Socialnämnden ger följande förtydligande avseende befogenheter och resurser till förvaltningschef: Med befogenhet avses rätt att fatta beslut och att vidta åtgärder. Med resurser avses ekonomiska medel, tillgång till personal, utrustning, lokaler, tid och kunskaper. Befogenheter, tid, ekonomiska resurser och kunskaper ska svara mot uppgifterna så att det är möjligt att utföra tilldelade uppgifter. Förvaltningschefens resurser och befogenheter styrs av de budgetbeslut och andra beslut som fattas av nämnden. Om det skulle uppstå en situation där du som förvaltningschef inte kan utföra dina arbetsmiljöuppgifter på ett sätt som säkerställer en god arbetsmiljö för verksamheten ska detta meddelas socialnämnden. Om du har uttömt dina möjligheter ska returnering ske av den aktuella arbetsmiljöuppgiften. Innan returnering sker ska samråd äga rum med nämnden. Eventuellt kan då en lösning hittas genom eventuella ökade ekonomiska resurser, beslutsbefogenheter, mer tid, eller kompetensutveckling. Returnering ska ske skriftligt och innehålla beskrivning av orsaken till returneringen. TFN: 136
VALLENTUNA KOMMUN SID 2/4 Socialnämndens fördelning av arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschef Följande arbetsmiljöuppgifter fördelas till förvaltningschef Mojgan Alimadad, personnummer XXXXXX-XXXX: Förvaltningschefens uppgifter 1. ha nödvändiga kunskaper om och se till att verksamheten drivs i enlighet med arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen, arbetsmiljöföreskrifter och kommunens styrdokument på området. 2. se till att det finns förvaltningsövergripande styrdokument och riktlinjer för arbetsmiljöarbetet 3. se till att förvaltningen har en aktuell och dokumenterad arbetsmiljöuppgiftsfördelning och att den följs upp löpande. 4. se till att chefer ges förutsättningar i form av tid och resurser för att cheferna ska ha möjlighet att skaffa sig kunskaper och kompetens, befogenheter och resurser för att kunna driva arbetsmiljöarbetet inom sina verksamheter 5. se till att förebyggande åtgärder i arbetsmiljön kan vidtas genom att föreslå arbetsmiljöinvesteringar i det årliga budgetarbetet. 6. ansvara för att det övergripande systematiska arbetsmiljöarbetet undersöks avseende såväl fysisk som social och organisatorisk arbetsmiljö. Att det, planeras och följs upp och fungerar på förvaltningen på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Uppföljningen ska genomföras systematiskt och årligen och dokumenteras. 7. ansvarar för att den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet återkopplas till nämnden. 8. Säkerställa att kontroller av att vidtagna åtgärder genomförs och medför avsett resultat 9. övergripande ansvara för förvaltningens löpande arbetsanpassnings- och rehabiliteringsarbete samt för företagshälsovården. 10. ansvara för att de förvaltningsövergripande arbetsmiljöfrågorna tas upp, undersöks och arbetas med i den förvaltningsövergripande arbetsmiljögruppen, VAG (skyddskommittén). 11. återrapportera information kring inspektionsmeddelande, föreläggande och förbud från Arbetsmiljöverket till nämnden. 12. säkerställ att det inom förvaltningen finns riktlinjer för introduktion och se till att de efterlevs. 13. se till att förvaltningen har riktlinjer för det systematiska arbetsmiljöarbetet när arbetskraft hyrs in. 14. se till att det finns instruktioner för hantering av de arbetsmiljömässiga samordningsskyldigheterna när flera arbetsgivare bedriver verksamhet vid arbetsstället, samt att ansvara för uppföljning av hanteringen. 137
VALLENTUNA KOMMUN SID 3/4 Förvaltningschefs ansvar som chef 15. genomföra medarbetarsamtal med underställda chefer och direkt underställd personal för att undersöka individers upplevda hälsa och för att ev. risker, signaler kan fångas upp och åtgärdas i ett tidigt skede. 16. då behov föreligger aktivt arbeta med arbetsanpassning och rehabiliteringsinsatser samt följa upp och kontrollera dessa insatser löpande samt följa upp friskfaktorer, ohälsotal och personalomsättning. 17. vid behov ta hjälp av företagshälsovård eller annan extern expertis. 18. genomför utredande hälsosamtal med den medarbetare som varit sjuk 4 gånger på ett kalenderår 19. anmäla arbetsskada och olycksfall till Försäkringskassan och informera den drabbade medarbetaren om försäkringen hos AFA. 20. omedelbart anmäla allvarlig olycka och allvarligare tillbud till Arbetsmiljöverket (inom 24 timmar) och överordnad chef, skyddsombud samt KIA. 21. se till att underställda chefer får skriftliga uppgifter fördelat till sig i det systematiska arbetsmiljöarbetet och följ upp att fördelningen fungerar och efterlevs. 22. se till att Arbetsmiljöverkets författningar samt normer och standard för utrustning och arbetsmetoder följs av medarbetare och att informationen om reglerna ges systematiskt. 23. se till att direkt underställd personal vid nyanställning och omplacering ges nödvändig introduktion och utbildning 24. förvissa sig om att direkt underställd personal har den utbildning som behövs och vet vad han/hon har att iaktta för att skydda sig mot risker i arbetet. 25. se till att direkt underställd personal fortlöpande får den information och de instruktioner som är nödvändiga utifrån arbetsmiljölagens krav, för att förebygga ohälsa och olycksfall. 26. skapa skriftliga instruktioner när riskerna betraktas som allvarliga, säkerställa att instruktionerna följs och är kända samt revideras vid behov. 27. då arbetskraft hyrs in följa föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete. Informera inhyrd personal om säkerhetsföreskrifter etc. och se till att dessa personer kan arbeta under säkra och betryggande förhållanden. 28. se till att samverkan sker med skyddsombud, fackliga organisationer, andra delar av kommunens verksamheter och externa aktörer. 29. löpande undersöka och uppmärksamma signaler och brister inom den organisatoriska och sociala arbetsmiljön och vidta åtgärder vid behov. 30. se till att ha en stående arbetsmiljöpunkt på agendan på ledningsgruppsmötena, i syfte att förebygga ohälsa och olycksfall. 31. se till att fysiska, sociala och organisatoriska arbetsmiljörisker och konsekvenser undersöks löpande och inför förändringar i verksamheten (riskbedömning och konsekvensanalys) tillsammans med arbetstagare och skyddsombud och se till att handlingsplaner upprättas. 32. undersöka, planera, åtgärda förvaltningens arbetsmiljöarbete vad gäller främjande och förebyggande insatser, friskfaktorer, ohälsotal, tillbud, 138
VALLENTUNA KOMMUN SID 4/4 arbetsskador, olyckor, hot och våld, kränkande särbehandling och trakasserier, mobbning, diskriminering, ohälsosam arbetsbelastning etc. 33. se till att skyddsronder genomförs på den egna arbetsplatsen tillsammans med skyddsombud och adjungerad personal, minst en gång per år. 34. Se till att det finns rutiner i verksamheten för att motverka kränkande särbehandling, trakasserier och diskriminering. 35. arbeta med ett aktivt inkluderande förhållningssätt i verksamheten, utifrån likabehandling och mångfald. Undersök och dokumentera aktiviteterna systematiskt. 36. fortlöpande tillse att befintliga hjälpmedel, personlig skyddsutrustning samt vedertaget arbets- och förflyttningsteknik är kända och används. 37. tillse att anskaffning och användning av kemikalier överensstämmer med gällande lagar och föreskrifter 38. bevaka att arbetsmiljöaspekter blir beaktade på vid planering av ny, om- och tillbyggnad av lokaler samt vid organisationsförändringar. Ansvara för att risk och konsekvensanalyser görs. Vallentuna, datum xx-xx-xx För Socialnämnden Mottagare Anna Frisell Socialnämndens ordförande Mojgan Alimadad, Förvaltningschef 139