KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2016-11-22 Riktlinjer för introduktion medarbetare BAKGRUND För att fungera och utvecklas behöver kommunen välutbildade och motiverade anställda. Rätt bemötande är viktigt för att det första intrycket av Kils kommun som arbetsgivare ska bli positivt. Den nyanställde ska därför få ett bra bemötande och en bra och genomtänkt introduktion. Kils kommuns syn på medarbetarskap och ledarskap ska prägla introduktionen. MÅL Målet med introduktionen är i första hand att: sätta in den nyanställde i sina arbetsuppgifter informera om verksamhetens målsättning, innehåll och omfattning skapa förutsättningar för goda relationer till arbetskamraterna informera om arbetsmiljön KIL1000, v1.0, 2013-05-17 Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon 0554-191 00 Bankgiro 109-6510 Box 88 Kommunhuset Fax 0554-129 74 Plusgiro 12 21 10-0 665 23 Kil Östra Torggatan 2D E-post kommun@kil.se Org.nr 212000-1751 Sida 1 av 7
GENOMFÖRANDE ANSVAR FÖR INTRODUKTIONEN Huvudansvarig för introduktionens utformning, tidplan och genomförande är närmaste chef. Den grundsyn som skall prägla introduktionen på arbetsplatsen är att medarbetarna bryr sig om den som är ny på arbetsplatsen. Den återspeglar också kommunens syn på sin personal, hur viktig man tycker personalen är och hur man på bästa sätt vill ta tillvara den tillgängliga resursen. Alla nyanställda skall ha introduktion. Dessutom skall introduktion i tillämpliga delar ges till anställda som omplacerats eller som återgår till arbetet efter en längre tids frånvaro. Det är av stor vikt att även korttidsanställda får del av introduktionen. Introduktionen skall påbörjas under den nyanställdes första arbetsdag. För chefer/arbetsledare finns en utökad introduktion, se bilaga. UPPFÖLJNING Efter en introduktionsperiod är det viktigt att under första halvåret med jämna mellanrum följa upp utvecklingen för den nyanställde. CHECKLISTA Till denna riktlinje finns en checklista som anpassas av närmaste chef till den arbetsplats introduktionen avser. Hur den nyanställde blir mottagen och bemött på arbetsplatsen är av stor betydelse. Programmet skall vara allmänt till sitt innehåll men också läggas upp utifrån den nyanställdes specifika och individuella behov. Sida 2 av 7
CHECKLISTA INTRODUKTION FÖRBEREDELSER INNAN FÖRSTA ARBETSDAGEN Påskrivet anställningsavtal lämnas till personalenheten senast 14 dagar innan första arbetsdagen. Personalenheten beställer användarnamn i samband med registrering av avtalet. Efter några dagar får du mejl från IT-servicedesk med den anställdes inloggningsuppgifter till dator och e-post. Berörda funktioner/medarbetare informerade Eventuell fadder utsedd Arbetsplatsen iordningsställs Telefon Postfack Tag/bricka för inpassering/kopiator Nycklar Annat BESTÄLLNINGAR VIA INTRANET Under Dokument/Styrning IT - klicka på Beställningar (Nyanstalld kontobestallning) och gör de beställningar/behörigheter till övriga IT-system som behövs. FÖRSTA ARBETSDAGEN Den nyanställde tas emot och hälsas välkommen. Chefen informerar den nyanställde om upplägget av introduktionen. Presentera medarbetare. Visa lokaler. Gå igenom praktiska detaljer som nycklar, post, telefon, datoruppkopplingar. Arbetstider, schema, rast, flex, semester, försäkringar, etc. Sekretessblankett Frågeformulär bisyssla Säkerhetsrutiner, larm, förbandslåda, brandskydd. Sida 3 av 7
Ordningsregler på arbetsplatsen. Sjukanmälan/sjukförsäkran Informera om vem som är löneadministratör samt dennes telefonnummer. Informera om vem som är facklig kontaktperson. Uppgift om närmaste anhörig, läggs in i självservice. Visa hemsida och intranet. Ge en första inblick i de aktuella arbetsuppgifterna. Låt den nyanställde få tillfälle att bekanta sig med sin arbetsplats. Närmsta chef ansvara för att den nyanställde har sällskap under lunchen. FÖRSTA VECKAN Ge successivt mer introduktion av arbetsuppgifterna Genomgång av självservice, hänvisa till resp. löneadministratör Genomgång i hänvisningssystemet TRIO för telefon (och kopplingen Outlook Web kalender/trio) Genomgång av enhetens/avdelningens LEAN-arbete Presentation av Kils kommun och förvaltningar Informera om arbetsmiljöarbetet på kommunen. Berätta vilka som är skyddsombud på arbetsplatsen, vem som är huvudskyddsombud och hur man anmäler en eventuell arbetsskada/tillbud Ge en närmare information kring kommunens IT-system. Ge närmare information om hur vi kommunicerar (Verktyg och stöd för kommunikation) och dela ut Lilla medieskolan Film "Lilla medieskolan" (finns på kommunikationsenheten) FÖRSTA MÅNADEN Informera om allmän handling, offentlighetsprincipen. Informera om kommunens samverkansavtal, arbetsplatsträffar, medarbetarsamtal mm. Företagshälsovård Informera om aktuella riktlinjer och policys. Sida 4 av 7
Boka in uppföljningssamtal. UTVÄRDERING AV INTRODUKTIONEN (genomförs efter ca 2 månaders anställning) Namn: Arbetsplats (förvaltning, enhet): Hur upplevde du introduktionen på din arbetsplats? mycket dåligt dåligt godkänt bra mycket bra Motivera: Fick du tillräcklig information om dina arbetsuppgifter? ja nej delvis Motivera: Sida 5 av 7
Sida 6 av 7
Fick du tillräcklig information om din arbetsplats? ja nej delvis Motivera: Vilken ytterligare information eller hjälp skulle du önskat? Sida 7 av 7