Slutrapport 1(14) Slutrapport Breddinförande av videokonferens vid samordnad vård- och omsorgsplanering i Östergötland Del 2
Slutrapport 2(14) Dokumenthistorik Version Datum Kommentar Handläggare
Slutrapport 3(14) INNEHÅLL 1 UPPFATTAT RESULTAT I FÖRHÅLLANDE TILL FÖRVÄNTNINGAR PÅ PROJEKTET... 4 2 SAMMANFATTNING... 5 3 BAKGRUND... 5 4 SYFTE, EFFEKTMÅL, PROJEKTMÅL... 6 4.1 SYFTE... 6 4.2 EFFEKTMÅL... 6 4.3 PROJEKTMÅL... 7 5 PROJEKTORGANISATION... 8 5.1 STYRGRUPP... 8 6 ANVÄNDA METODER... 8 7 PROJEKTETS RESULTAT KONTRA PROJEKTMÅL... 9 7.1 EFFEKTMÅL... 9 8 PROJEKTRESULTATET... 10 8.1 TILLGÅNG TILL TEKNIK INOM REGION ÖSTERGÖTLAND OCH LÄNETS KOMMUNER... 10 8.2 TEKNIK, IT SUPPORT OCH RIKTLINJER FÖR DISTANSMÖTE... 11 8.3 INFORMATIONSFILM OCH MÖJLIGHET ATT PRAKTISKT TRÄNA PÅ DISTANSMÖTE... 11 9 TIDPLAN KONTRA UTFALL... 11 9.1 TIDSPLAN... 11 9.2 KOSTNADER... 12 10 ERFARENHETER AV PROJEKTARBETET... 12 11 FÖRSLAG TILL FÖRBÄTTRINGAR OCH REKOMMENDATIONER... 13 11.1 SAMMARBETE MELLAN VERKSAMHETER... 14 12 UPPFÖLJNING AV EFFEKTMÅL... 14
Slutrapport 4(14) 1 Uppfattat resultat i förhållande till förväntningar på projektet Måluppfyllnad av projektresultatet? Höll tidplanen? Höll ekonomin? Höll kvaliteten? Rätt resurser i tillräcklig mängd? Projektorganisation Projektstyrning Kommunikation inom och externt projektet Din bedömning av framgång i projektet
Slutrapport 5(14) 2 Sammanfattning Inom ramen för Nätverket för ehälsa och i ett nära sammarbete med Centrum för medicinsk teknik och IT (CMIT) i Region Östergötland har projektet pågått sedan 2014-03-01 med syfte att skapa förutsättningar för att kunna genomföra samordnad vård- och omsorgsplanering via distans. Detta för att underlätta för effektivare vårdplaneringsmöten där fler aktörer ges möjlighet att delta samt minska restid för medarbetare utanför sjukhuset. Projektresultatet har påvisat att ett effektivare möte skapar bättre resursutnyttjande av personal inom Region Östergötland och för medarbetare i länets kommuner. Projektet har arbetat fram en samsyn mellan medarbetare inom region Östergötland och medarbetare inom den kommunala verksamheten gällande verksamhetsnära rutiner i västra länsdelen. Detta har visat sig vara mycket viktigt för att kvalitetsäkra och effektivisera en trygg samordnad vård- och omsorgsplanering via distans. Inom projektiden har riktlinjer för distansmöte tagits fram för medarbetare inom Region Östergötland för att tydliggöra vad som gäller till exempel angående sekretess. Vidare har två olika videosystem testats och kvalitetsäkrats med fokus på samordnad vård- och omsorgsplanering via distans mellan Region Östergötland och länets kommuner. I dag kan även medarbetare inom regionen få snabb support gällande Skype/Lync via IT akuten. Styrgruppen för detta projekt beslutade i ett senare skede av projektet att överlåta de verksamhetsnära frågorna till verksamheterna. I och med detta beslut ändrades projektdirektiv till att fokusera på att göra tekniken tillgänglig för länets 13 kommuner och aktuella enheter i Region Östergötland. Projektet avslutas den 31 januari 2016 och överlämnas därmed till förvaltning. 3 Bakgrund Samordnad vård- och omsorgsplanering ska ske när patienten bedöms vara i behov av fortsatta insatser från hälso- och sjukvård och/eller omsorg och rehabilitering efter utskrivningen från slutenvård till andra vård- och omsorgsformer. Samordnad vård- och omsorgsplanering ska utgå från patientens behov, förutsättningar och önskemål om insatser. För insatser enligt Socialtjänstlagen (SFS 2001:453) och Lagen om stöd och service (SFS 1993:387) fordras en ansökan från patienten. För att säkerställa och tydliggöra ansvar för patientens fortsatta vård efter utskrivningen ska en samordnad plan vid utskrivning sammanställas. Enligt (SOSFS 2005:27) ska personal med relevant kompetens för att kunna tillgodos patientens behov av insatser efter utskrivningen från berörda enheter delta. Deltagare behöver inte enligt författningen vara fysiskt närvarande. Deltagande i samordnad vård- och omsorgsplanering kan således ske via telefon eller videokonferens. Mötesform beslutas utifrån patientens förmåga och parternas möjlighet att fysiskt delta. Nätverket för ehälsa i Östergötland initierade till ett pilotprojekt gällande användning av videokonferens vid samordnad vård- och omsorgsplanering som genomfördes mellan år 2013-2014.
Slutrapport 6(14) Utvärdering av pilotprojektet I väster visade på att samordnad vårdplanering via distans kunde ses som ett alternativ eller komplement till fysiskt möte på sjukhus. Patienterna upplevde distansmötet som positivt. Vidare visade resultatet på att mötestiden kortades ner till i snitt 40 minuter per vårdplanering och att biståndshandläggares verksamma arbetstid ökade genom minskad restid och ett kortare möte. Med utgångspunkt i det positiva utfallet av pilotprojektet fattades beslut 2013-10-25 om ett breddinförande av videokonferens för samordnad vård- och omsorgsplanering i Östergötland. Vid möte i Nätverket för ehälsa 2014-03-21 beslutades att breddinföra i två steg. Först skulle samordnad vård- och omsorgsplanering via distans implementeras fullt ut i västra länsdelen. I steg två skulle det prövade konceptet införas i hela Region Östergötland och länets kommuner. Det visade sig vara svårt att införa videosystemet Jabber Cisco i övriga kommuner i väster. Tekniken fungerade inte optimalt. Flera kommuner saknade även möjligheten till direkt IT stöd vid strul. Detta gjorde att införandeprocessen försvårades i väster. Under hösten 2014 presenterade representanter från styrgruppen Lync/Skype som ett alternativt videosystem för videokonferens. Detta skulle innebära en enklare lösning än Jabber Cisco och möjliggöra att även externa parter som till exempel kommunsjuksköterska och eller anhörig kunde delta i mötet via distans. Beslut fattades i styrgruppen att ersätta Jabber Cisco med videosystemet Lync. I december 2014 påbörjade arbetet med att installera, säkra och implementera nya rutiner för distansmöte med Lync/Skype. Ett koncept för införande skapades. I slutet av Maj 2015 var projektet redo för att övergå i steg två och införas i östra och centrala länsdelarna. Först ut var GAVA och avd. 1 på ViN tillsammans med Valdemarsvik och Söderköpings kommun. 4 Syfte, effektmål, projektmål 4.1 Syfte Syftet var att utifrån framtaget koncept för samordnad vård- och omsorgsplanering via distans göra tekniken tillgänglig för länets 13 kommuner och aktuella enheter i Region Östergötland. Uppdragsgivare är Nätverket för ehälsa i Östergötland. 4.2 Effektmål Att 70 % av berörda kliniker inom Region Östergötland har tillgång till teknisk utrustning som möjliggör att samordnad vård- och omsorgsplanering via distans kan genomföras år 2016. Att samtliga 13 kommuner har tillgång till teknisk utrustning som möjliggör att samordnad vård- och omsorgsplanering via distans kan genomföras år 2016. Att 90 % av felanmälningar till IT akuten gällande teknisksupport vid distansmöte inom Region Östergötlands åtgärdas inom 10 min genom rådgivning.
Slutrapport 7(14) Att support för kommunerna framtagen, Säkerställd och dokumenterad vid halvårsskiftet 2016 4.3 Projektmål Mottagare är säkerställd till projektet i Region Östergötland och inom de kommunala verksamheterna enligt förvaltningsförslag. Utsedd projektgrupp i varje länsdel som innefattar berörda representanter, en samordnare för verksamhetsnära arbete och en samordnare för IT. Samtliga ansvariga chefer vid Region Östergötlands 36 vårdcentraler har fått kunskap om vilken teknisk utrustning som rekommenderas för att deras medarbetare ska kunna delta vid en samordnad vård- och omsorgsplanering via distans senast 2016. Att berörda klinikers ansvariga chefer inom Region Östergötland har fått information om vilken teknisk utrustning som rekommenderas för att deras medarbetare ska kunna genomföra samordnad vård- och omsorgsplanering via distans. Att samtliga ansvariga socialchefer inom länets 13 angränsade kommuner har fått information om vilken teknisk utrustning som rekommenderas för att dennes medarbetare ska kunna delta vid samordnad vård- och omsorgsplanering via distans. Att projektledare skapar en e-utbildning gällande samordnad vård- och omsorgsplanering via distans med möjlighet för medarbetare att träna på att förbereda och genomföra ett distansmöte i neutral miljö. Att projektledare ger ett förslag till förvaltning och uppföljning av effektmål.
Slutrapport 8(14) 5 Projektorganisation 5.1 Styrgrupp Beställare E-hälsonätverket i Östergötland Mottagare Strategisk samverkan Öster Strategisk samplan i Centrala Styrgrupp Väster Resursägare Anne Gustavsson E-hälsosamordnare Projektledare Anette Grahn Clinicum, Region Östergötland Delprojektledare Peter Lampert CMIT, Region Östergötland Styrgruppsdeltagare Siv Andersson NSC, Region Östergötland Styrgruppsdeltagare Lina Fahlén Norrköping kommun Styrgruppsdeltagare Gerd Sandgren Lundström NSV, Region Östergötland Styrgruppsdeltagare Lars Gunnar Almen Ödeshögs kommun Styrgruppsdeltagare Lotta Saleteg CHV, Region Östergötland Styrgruppsdeltagare Lena Törnfeldt NSÖ, Region Östergötland Styrgruppsdeltagare Maria Svensson Linköpings kommun 6 Använda metoder Inom projektet har ett koncept för införande av samordnad vård och omsorgsplanering via distans utarbetats. Detta koncept består av att skapa samsyn, förståelse och kunskap gällande riktlinjer, rutiner och att använda teknisk utrustning i vården. Projektet har främst fokuserat på att få medarbetare från slutenvård, primärvård, IT och kommunal verksamhet att mötas och praktiskt träna på att genomföra en vård och omsorgsplanering via distans utifrån gällande riktlinjer och rutiner. Projektledare, delprojektledare och representanter från CMIT har tillsammans besökt medarbetare på deras arbetsplats och där hjälpt till att införa konceptet och den tekniska utrustningen. För att nå ut med information om projektet har projektledare tillsammans med styrgruppens representanter och Nätverket för ehälsas representanter informerat berörda personer och
Slutrapport 9(14) verksamheter. Vidare har projektledare och delprojektledare skickat ut information via mail och informerat på olika möten t ex vårdenhetschefsmöte i samtliga länsdelar. Upplysningar om projektet har också presenterats via föreläsningar eller anordnade seminarier t ex ehälsodagen, informationsseminarier på ViN och Lite bättre helatiden-dagen. År 2014 fick projektet Region Östergötlands miljöpris vilket bidrog till att information om projektet spreds till exempel på Region Östergötlands intranät LISA. 7 Projektets resultat kontra projektmål 7.1 Effektmål Utifrån organisationens mognad vad gäller teknik i vården så är det troligtvis svårt att nå de formulerade effektmålen redan efter 1 år i samtliga länsdelar efter det att projektet är avslutat. Denna bedömning styrks av den mätning av nuläge som genomförts av effektmålen som visar att det är ett stort gap mellan nuläget och det önskade resultatet i östra och centrala länsdelarna. I västra länsdelen har projektet pågått under betydligt längre tid och där ses ett helt annat resultat. I januari år 2016 genomfördes 27 % av Medicinska specialistklinikens samordnade vård och omsorgsvårdplaneringar via distans och i februari 31 % (tabell 1). I väster har också konceptet utvecklats och inom en snar framtid kommer även hemsjukvårdens medarbetare delta via distans. I östra och centrala länsdelen är en mer realistisk målsättning att effektmålen ska nås cirka 2 år efter det att projektet är avslutat vilket innebär år 2018. Effektmålen bör följas upp på årsbasis utifrån förvaltningsmodellens förslag. Det som försvårar införande och därmed möjligheten att nå projektets effektmål är att det finns ett motstånd till att införa samordnad vård och omsorgsplanering via distans inom flera verksamheter. De uttrycker att distansmöte inte kommer att vara aktuellt inom en snar framtid när det gäller samordnad vård och omsorgsplanering, och ifrågasätter därav införande. Tabell 1.
Slutrapport 10(14) Tabell: Visar antal genomförda vårdplaneringar per avdelning uppdelade utifrån fysiskt möte, telefon och via distansmöte på Medicinska specialistkliniken LIM under 2016. 8 Projektresultatet Mottagare till projektet är fastställt genom förvaltningsförslag som godkänts av styrgrupp för projektet. Förslag till beslutsunderlag gällande samordnad vård och omsorgsplanering via distans har skickats till Strategisk samverkan Öster, Strategisk samplan i Centrala och Styrgrupp Väster. 8.1 Tillgång till teknik inom Region Östergötland och länets kommuner I västra länsdelen har alla slutenvårdsenheter, Mjölby kommun, Motala kommun, Ödeshögs kommun, Boxholms kommun, Vadstena kommun samt rättpsykiatriska kliniken tillgång till tekniskutrustning som möjliggör samordnad vård och omsorgsplanering via distans. Samtliga vårdcentraler har fått information via mail eller via fysiska möten på vårdcentralen angående teknik. Samordnad vård och omsorgsplanering via distans är i dag en naturlig del i utskrivningsprocessen i väster. I Östra länsdelen har samtliga enheter på Vrinnevisjukhuset tillgång till teknik genom att en transportabel videoutrustning finns att låna i huvudreceptionen. Vidare har två vårdplaneringsrum utrustats med videoteknik. Inom den kommunala verksamheten har Valdemarsviks kommun, Finspångs kommun och Söderköpings kommun installerat tekniskutrustning som möjliggör samordnad vård och omsorgsplanering via distans. Norrköpings kommun och samtliga vårdcentraler i öster har fått information och kännedom om tekniken. I dag finns ett vårdplaneringsteam placerade på Vrinnevisjukhuset vilket gör att behovet av distansmöte minskar.
Slutrapport 11(14) Flera avdelningar har genomfört distansmöte och uttrycker att det fungerat bra. Andra är precis i starten och känner sig osäkra på tekniken och vågar inte lita fullt ut på att det finns en fungerande support. Inom Centrala länsdelen har två vårdplaneringsrum utrustats med tekniskutrustning som möjliggör samordnad vård och omsorgsplanering via distans. Dessa rum finns på Urologen avd. 1 och KAVA. Urologen avd. 1 genomför idag samordnad vård- och omsorgsplanering via distans och KAVA är på gång att starta upp. Projektledare har informerat flertalet av de verksamheter som genomför samordnad vård och omsorgsplaneringar angående konceptet. Flera enheter uttrycker att de önskar samordna tillgängligheten till tekniskutrustning med andra enheter. Vidare har Kinda kommun, Linköpings kommun och Åtvidabergs kommun tillgång till teknisk. Ydre kommun har valt att inte införa samordnad vård och omsorgsplanering via distans. 8.2 Teknik, IT support och riktlinjer för distansmöte I ett nära sammarbete med CMIT har teknik, IT support och policy för distansmöte skapats för Region Östergötland. Delprojektledare har inom projekttiden säkrat att samtliga kommuner har fått information gällande teknik. Inom kommunen har vikten av IT stöd påtalats till verksamheterna. 8.3 Informationsfilm och möjlighet att praktiskt träna på distansmöte En informationsfilm har planerats och ska spelas in i slutet av april. Diskussioner har förts gällande att skapa en neutral utbildningsmiljö för att ge medarbetare möjlighet att träna på distansmöte. Detta är dock inte klart ännu. 9 Tidplan kontra utfall Den ursprungliga tidsplanen var att projektet skulle vara avslutat 2015 06 01. Utfallet blev 2016 01 30. Projektet förlängdes för att ge verksamheter som precis startat upp i östra och centrala länsdelen en möjlighet att få hjälp av projektledare att understödja införandet. Vidare efterfrågade medarbetare i västra länsdelen fortsatt stöd i att kunna bibehålla och vidareutveckla konceptet. Konsekvenserna av att förlänga tidsplanen för projektet har bedömts som ringa och ej medfört ökad kostnad utöver tidigare fastställd budget. 9.1 Tidsplan Projektledare har arbetat 20 % i projektet under perioden 2014-03-01 t o m 2016-01-31, dock med uppehåll under sommarens månader juni, juli och augusti relaterat till att projektledare då arbetat inom slutenvården. Delprojektledare har arbetat 20 % i projektet under perioden 2015-01-01 t o m 2015-08-01 och sedan 10 % 2015-08-01 till och med 2015-12-31.
Slutrapport 12(14) 9.2 Kostnader Projektet budgeterades 600 000kr för tiden 2014-03-01 till och med 2015-06-01. Vid avstämning 2015-06-01 hade 425 481 kr betalats ut. Således fanns ett ekonomiskt utrymme att förlänga projektet till och med 2015-01-31 inom befintlig budget. Slutlig kostnad för projektet utföll till 570 369 kr. Ekonomi Projektledare lön Del projektledare lön Vårdplaneringsrum Lync/Skype, programvara/driftkostnad Informationsmöte ViN Summa projekt kostnad 242 166 kr 303 188 kr 22 905 kr 199 kr 1911 kr 570 369 kr 10 Erfarenheter av projektarbetet En erfarenhet som har uppmärksammats i projektet är svårigheten att nå ut med information i organisationen på rätt sätt. Kanske beror detta på att det inte förekommit en klar bild kring hur förankringen av beslutet att breddinföra pilotprojektet samordnad vård och omsorgsplacering via distans har fastställts, ansatts och spridits i organisationen. Projektledare borde ha efterfrågat ett skriftligt beslut av beställare och kontrollerat att beslutet var förankrat innan verksamheter tillfrågades att införa tekniken. Vidare borde projektledare ha kontrollerat att riktlinjen När den ena handen vet vad den andra gör var implementerad och förankrad i verksamheterna. Olika förutsättningar för implementering i de olika länsdelarna Genom att pilotprojektet genomfördes i västra länsdelen var beslutet att breddinföra väl förankrat i organisationen i väster. Projektet hade pågått under en längre tid och visat på goda resultat som påverkade både regions och kommunens verksamheter positivt. Kanske uppstod det positiva resultatet genom att projektet skapade samsyn kring de verksamhetsnära rutinerna samtidigt som möjligheten till distansmöte infördes. I västra länsdelen arbetade projektledare tillsammans med ansvariga chefer och nyckelpersoner med målet att alla medarbetare skulle känna till gällande styrdokument. Genom att möjligheten till distansmöte infördes ökade också förståelsen för att nyttja varandras tid på rätt sätt. Vidare utvecklades förmågan att bedöma patientens behov utifrån differentieringsanvisningar hos medarbetare både inom regionen och i den kommunala verksamheten. När projektet var redo för att införas i östra och centrala delarna beslutade styrgruppen för projektet att inte involvera de verksamhetsnära delarna i detta projekt. De verksamhetsnära
Slutrapport 13(14) delarna skulle således andra projekt gällande samordnad vård och omsorgsplanering ansvara för. Resultatet blev att tekniken endast sågs som ett separat redskap som kunde användas vid behov. För att kvalitetsäkra samordnad vård och omsorgsplanering via distans har projektledare erbjudit alla framtagna dokument i pilotprojekt till övriga projektledare eller andra centrala personer som ansvarat eller ansvarar för de verksamhetsnära rutinerna i samtliga länsdelar. Detta för att kvalitetsäkra att rutinerna för distansmöte anpassas och införas som en viktig del i de verksamhetsnära rutinerna. De tre länsdelarna har olika förutsättningar när det gäller införandeprocessen. I centrala länsdelen visade det sig vara mer komplicerat att införa konceptet. Troligtvis behövs ett annat sätt att genomföra projektet på i central länsdelen än för övriga länsdelar. I centrala länsdelen har implementeringsarbetet ändå påbörjats. Där har en första workshop genomförts med representanter från regionen, IT och kommunen. Vidare har konceptet införts på två avdelningar och flera har fått information. I östra länsdelen har flera verksamheter efterfrågat och fått specifik information på sin arbetsplats eller via distans utifrån framtaget koncept. Flera avdelningar genomför i dag samordnad vård och omsorgsplanering via distans i östra länsdelen. Implementeringsarbetet är i gång, men behöver struktureras och anslutas till de verksamhetsnära rutinerna som är på gång att införas. I samtliga länsdelar finns eldsjälar som brinner för att utveckla och kvalitetsäkra utskrivningsprocessen och därmed också samordnad vård och omsorgsplanering via distans. I vissa fall har medarbetare efterfrågat att få införa konceptet men ansvarig chef har sagt nej. I andra fall har chefer efterfrågat införande men medarbetare ställer sig tveksamma. Det finns också en stor okunskap gällande att såväl Region Östergötland som kommunerna tjänar på att införa distansmöte i verksamheterna. Flera chefer ifrågasätter införande och vissa väljer att inte ens ta emot information. Det saknas ett helikopterperspektiv. 11 Förslag till förbättringar och rekommendationer Under projektets gång har flera förbättringsområden gällande kommunikation identifierats. En av svårigheterna som upplevts är en otydlighet kring vilka beslutsvägar som måste passeras innan information får spridas i de olika länsdelarna. Projektledare har flertalet gånger fått frågan från chefer, verksamhetsutvecklare och projektledare om vilken instans som äger rätten att fatta beslut om att ett projekt ska breddinföras i regionen. Många frågar också vilka krav som verkligen ställs efter fattat beslut på att just deras verksamhet aktivt ska delta i att möjliggöra projekt. För att kvalitetsäkra och underlätta en korrekt informationsspridning, föreslås att denna process standardiseras och tydliggörs i en övergripande kommunikationsplan för regionsövergripande projekt som ska införas.
Slutrapport 14(14) 11.1 Sammarbete mellan verksamheter Konceptet införs idag framförallt avdelningsvis i öster och i centrala länsdelen. I väster har ett sammarbete mellan avdelningar utvecklats som innebär att vissa social samordnare som är väl förtrogna med distansmöte även genomför dessa vårdplaneringar på andra avdelningar. Detta möjliggör att avdelningar som har få vårdplaneringar också kan erbjuda vårdplanering via distans utan att deras personal behöver uppehålla kompetensen i att använda teknik. Om flera verksamheter samverkade över sina gränser skulle det troligtvis leda till ett bättre resursutnyttjande och påverka ekonomin positivt. 12 Uppföljning av effektmål Förslag på uppföljning har presenterats i förvaltningsförslaget vidare har en förfrågan ställts gällande en extern uppföljning med fokus på följande område; Projektets genomförande utifrån; o o o Hur genomfördes information och förankring i kommunerna och Region Östergötland, bra exempel och lärdomar Vilken betydelse har samsyn kring gällande riktlinjer för den här typen av projekt Betydelsen av närhet till teknisk support Uppföljning av projektets effektmål Uppföljning av förvaltningsmodell Patient/brukarperspektivet