Toppledarforum Halland - Minnesanteckningar Kommunberedningens internat 2017-01-25--26, Tylebäck i Halmstad Laholms kommun: Elisabet Babic (M), Kjell Henriksson (S), Peter Andreasson deltog dag 1 Halmstads kommun: Carl Fredrik Graf (M), Anders Rosén (S), Henry Bengtsson Falkenbergs kommun: Mari-Louise Wernersson (C), Per Svensson (S) deltog dag 2, Charlotte Johansson Hylte kommun: Ronny Löfquist (S) deltog dag 2, Anna Roos (C), Per Borg Varbergs kommun: Ann-Charlotte Stenkil (M), Jana Nilsson (S), Carl Bartler Kungsbacka kommun: Hans Forsberg (M), Eva Borg (S), Ann-Charlotte Järnström Region Halland: Mats Eriksson (M), Dag Hultefors (M), Stefan Bengtsson (C), Lise-Lotte Bensköld Olsson (S), Per Stané Persson (S), Catarina Dahlöf, Jörgen Preuss Övriga deltagare: Martin Sande (samtalsledare från Dialogues), Nina Mårtensson, Måns Arnrup, Pia Wiberg från Region Halland samt Anders Boustedt, Varbergs kommun Syftet med Kommunberedningens tvådagarsinternat var att under ledning av Martin Sande, grundare och samtalsledare från Dialogues, diskutera KBs gemensamma sätt att möta komplexa frågor (hur ser det ut, vad krävs det av oss för att klara det) nu och framöver samt vad som behövs för att KB tillsammans ska driva ett regionalt ledarskap. Fokus för internatet låg därmed inte ligga på sakfrågor, utan mer på hurfrågor, men det handlar även om hur vi ska hantera en komplex framtid och om både tillit och om förtroende. Bilagor till minnesanteckningarna: - Bildspel, Martin Sande - Bildspel, Jörgen Preuss och Måns Arnrup - Bilaga minnesanteckningar KB 2017-01-25--26 Incheckning Internatet inleddes med en incheckning där samtliga deltagare fick besvara fyra frågor: 1. Vad tänkte du på vägen hit? 2. Vad brukar du tänka och känna efter dessa möten i KB? 3. Vad vill du tänka och känna när du lämnar imorgon? 4. Vill du vara här? Svaren på incheckningsfrågorna finns i bilaga minnesanteckningar KB 2017-01-25--6. Sammanfattning - Svaren på incheckningsfrågor: Vi vill vara här. Det är inget alternativ att inte vara här. Vi förstår att vi kan vara både hoppfulla och frustrerade när vi lämnar dessa möten. Vi är ett toppledarforum mer än en introvert samling. Vi är trevliga, snälla och kloka människor och det är trevligt att träffas. Men det är jäkligt mjäkigt och vi kommer inte loss. Det ytliga och trevliga är trevligt, men det är någonting som ligger där och väntar på att komma fram. 1 (9)
Starkt tema som handlar om ordningsönskemål. Vi vill ha en dagordning men vi gillar inte den dagordning som vi har. Släpp tanken på att detta är ett forum för beslut. Vi ser att vi måste möta det komplexa ihop, men vi måste finna arbetsforumer för att göra detta. Det borde gå att på något sätt finna en form för tydlighet, ställningstagande och ta i hand utan att vi måste vara mjäkigt överens. Det finns massor med ledtrådar att börja nysta i. Vad händer runt omkring oss? Därefter gav Jörgen Preuss och Måns Arnrup en bild av vad det är som händer runt omkring oss och de satte även Halland i ett större sammanhang. Bildspelet finns i sin helhet bilagt till minnesanteckningarna, men det fokuserade i korthet kring nedanstående teman: Halland Western Scandinavia - Fakta i en större geografi. Befolkningsförändring. Färre behöver försörja fler. Hög attraktivitet-. Flyttningsöverskott. Flyttmotiv. Bostadsbyggande. Tillväxt. Hållbar samhällsutveckling. Tillit Stor skillnad beroende på ålder. Stark konkurrenskraft. Fler i arbete. Skolavhopp. Andel förvärvsarbetande. Rekryteringsbehov. Utmaningar: kommunikationer (hållbara transporter), kompetensförsörjning (matchning, utbildning) och bostäder (samhällsbygge av hela regionen). 1) Governance - Hur agera i våra forum med större geografi? - Hur är man systemhållare i en nätverks- och delningsekonomi? 2) Innovation av det offentliga systemet - Hur är man en systemhållare i en nätverks- och delningsekonomi? Hur är man det i en demokrati och vad är en demokrati? Digitalisering och delningsekonomi gör värdenätverken mer dynamiska och förändrar maktförhållanden. Hur agerar en systemhållare? Vad händer med de politiska partierna i en demokrati ur ett kulturellt perspektiv? - Ska samhällets grundpelare vara dynamiska? S-kurvan. Det finns robusta strukturer som vi kan och som vi är duktiga på att bygga. Vi kan förflytta dem, men sättet vi flyttar dem går långsamt. Räcker dessa robusta strukturer till? Vi behöver kanske något annat också. - Stabilitet kontra dynamik. Dynamiken utmanar oss och vi måste förhålla oss till detta. - Rollen att befinna sig mitt emellan de som vill förändra och de som inte vill förändra alls. - KB som toppledarforum för att diskutera just den här typen av frågor. - Har det inte alltid varit en dragkamp mellan stabilitet och dynamik? - Nja, det tar sig helt andra former och går med mycket snabbare hastighet idag jämfört med förr. - Maktförskjutning - Facebookgrupper jämfört med val vart fjärde år. - Det finns en legitimitet i den stabila strukturen. - Vi kan inte bara förhålla oss till det vi ser. Vi måste fundera på hur vi ska behålla legitimiteten (i förhållande till våra väljare) och hur ska vi ta det steget i exempelvis KB. - Är vi lagspelare eller lagledare? 2 (9)
Sammanfattning Vad händer runt omkring oss? Kommunberedningens utmaning är att hantera de spänningar som finns idag. Hur behöver vi jobba för att klara av det? Vad ska vi göra annorlunda? Det är ganska mycket makt koncentrerat i KB-rummet. Workshop - Att förverkliga ett effektivt hur Fokus: Vårt gemensamma sätt att möta komplexa frågor - Hur ser det ut och vad krävs av oss för att klara det, nu och framåt? Därefter beskrev Martin hur störningar stänger dörrar: Och hur man kan använda störningen för att utforma en arbetsform som innebär att man sitter i elden och för en dialog: 3 (9)
För att få till förändring är det dialogen som måste förändras/förbättras. Vi behöver lära oss att se skillnad på problemen: enkla, komplicerade och komplexa. KBs frågor är av typen komplexa. Genom att arbeta med problemet skapar man hanterbarhet. Dialogen behöver föras sittandes i elden och inte sittandes runt elden! Inte fastna i tankeställningen att det bara finns ett ja eller ett nej. Ju svårare frågan är desto mer benägna är vi att höja vattenytan (isberget). Vi behöver lyfta fram både ja- och nejsidan inom oss i dialogen med andra och varandra. Vi är både ja och nej. Vad behövs för att vi tillsammans ska kunna driva ett regionalt ledarskap? Efter lunch dag ett diskuterades det regionala ledarskapet utifrån ovanstående fråga. KBs diskussioner finns i bilagan till minnesanteckningarna. Efter varje diskussionspass sammanfattade Martin det som hade sagts Sammanfattning - Diskussion 1 om regionalt ledarskap Vi menar med ett regionalt ledarskap hittills, någonting som vi skulle kunna kalla att komma fram till en gemensam bild om någonting. Den gemensamma bilden ska innefatta ett antal prioriteringar som vi tillsammans arbetar fram i en process. Den processen behöver börja tidigt för alla inblandade parter. Den processen behöver tillåta att vi kan gå fram och tillbaka till våra respektive organisationer för att testa och provköra det vi har kommit fram till. Den processen ska få flera effekter bl.a. ett tydligare ägarskap. Därmed inte sagt att alla de prioriteringarna vi gör där kommer vi fullt ut att kunna vara lojala mot i alla situationer. Vi har flera lösa förbindelser med vår omgivning, men när vi behöver göra avsteg från den gemensamma prioriteringen behöver vi göra det öppet i den här sammanslutningen. 1) vi behöver starta en process där vi tillsammans prioriterar. 2) allt det vi prioriterar kommer inte kunna ske i full skala 3) men vi behöver prata öppet om när vi inte kan följa de gemensamma prioriteringarna Därefter fick KB ge reflektioner på ovanstående sammanfattning (reflektionerna finns i bilagan) och Martin gjorde en ny sammanfattning: Sammanfattning - Diskussion 2 om regionalt ledarskap För att vi ska kunna ta ett regionalt ledarskap behöver vi göra tydliga gemensamma prioriteringar där vår ledstjärna som vi jämför oss mot är att maximera nyttan för helheten dvs. Halland/hallänningen. Med den ledstjärnan i fokus behöver vi, i den process vi skapar, klara av att brottas med våra organisatoriska vinna vinna. Den processen har vi redan delvis varit inne i men den behöver göras igen. Ett förslag kopplat till det är en årligt återkommande process (iterativt arbetssätt). I det mötet tar vi in våra respektive bilder där olika sanningar möts. Tidigare i vårt resonemang har vi sagt att den process vi skapar måste vara iterativ med våra egna processer (förankra och processa hemma). Det som fortfarande ligger och skaver är när vi inte är överens. Vad gör vi då? Ska vi låta prioriteringar tvinga 4 (9)
fram den tydligheten eller göra en gemensam prioritering men som det är okej att göra avsteg från om vi öppet redovisar våra avsteg? Gemensam bild och gemensamma prioriteringar Sedan beskrev Martin inledningen till den bild, som KB kom att arbeta kring återstoden av internatet, som beskriver behovet av en gemensam bild av någonting kopplat till ett regionalt ledarskap. Vi behöver en gemensam bild av riktning eller målbild (ex maxnytta för helheten eller Hallänningen). Bilden föranleds av någon form av process. Processen behöver ske tidigt och från början ha någon form av interaktion på hemmaplan. Vi behöver finna en form för hur vi besjälas av och förankrar. Processen i sig ska vara förankrande och prioriterande. Processen som sådan prioriterar. Prioritera något som vi faktiskt är beredda att hålla oss till. Fokusområdena ska vara frågor som vi tjänar på att göra tillsammans. Om vi kan skapa en sådan process (det tar tid, har vi tid, vill vi ta den tiden) kan vi då göra det på årlig basis (iterativt)? Därefter reflekterade KB kring nedanstående två eldar (reflektionerna finns i bilagan): - Hur ska vi hantera om det inte är möjligt att hålla gemensamma prioriteringar? - Hur ska vi visa att vi backar upp eller inte motarbetar gemensamma prioriteringar? Sammanfattning Gemensam bild och gemensamma prioriteringar Det finns åtta befintliga strategier. Medskapandeprocessen har många bieffekter förutom att komma fram till gemensamma prioriteringar. Den årliga processen ska också återkoppla och lära. Vi säger också att all oenighet behöver bli tydlig och förklaras redan i processen. Processen är både lojalitets- och spänningsskapande. Vi måste klara av att hantera detta löpande i vårt arbetssätt. Vi behöver förflytta det in i KB-rummet. Har vi väl valt den specifika prioriteringen är vi beredda att stå för den. Medskapandeprocess som avgör vad som är prioriterat gemensamt det är att arbeta i spänningsfälten. Processen kopplat till det regionala ledarskapet För att KB tillsammans ska kunna driva ett regionalt ledarskap måste vi sätta igång ett rejält och reellt arbete. Vi måste designa och genomföra. Det arbetet skulle kunna vara en prototyp för att träna på den här arbetsformen. Den process vi ska pröva oss på ska ha som målbild att: 1) involvera våra organisationer på hemmaplan (förankra och jobba hemma) 2) vi ska tillsammans i det här rummet brottas med vad vi är beredda att tillsammans prioritera, och om vi inte kan prioritera ska vi tydligt berätta för varandra om detta och varför. 5 (9)
3) detta ska vara ett årligt återkommande arbetssätt för att sakta men säkert utmejsla en gemensam bild som vi kan hålla oss till med det överordnade målet att det ska vara till nytta för Halland som helhet. Vi behöver säkerställa informationsflödet. Och hur ska vi klara av balansen mellan ett regionalt ledarskap en gemensam målbild en process för att nå fram till målbilden och vad vi kan vara överens om? Vilka ben ska vi stå på? Vilka frågor skulle detta ha ett mervärde för? Om vi skulle driva en process på det här sättet, vem skulle driva ledarskapet för den processen? KB fick därefter reflektera kring processen kopplat till det regionala ledarskapet (se bilaga) Sammanfattning - Processen kopplat till det regionala ledarskapet I morse tyckte vi att vi är för mjäkiga, vad leder vårt arbete till, vi förstår poängen med att samverka etc. Det är svårt att stå upp för gemensamma frågor men vi måste göra det. Där vi står nu. Om vi vill pröva ett annat arbetssätt som gör att vi kan ta och driva ett regionalt ledarskap kan vi inte göra som alltid har gjort (då hade vi inte varit här). Det verkar finnas grogrund för att ja vi vill fullfölja en sådan process med fokus på RIP (regional infrastrukturplan). Den vill vi pröva i det formatet. Är det där vi står nu? Ja! Då är det detta vi ska planera för imorgon. Hur kan vi inleda ett arbete kring detta? Vem gör vad? Hur hantera oenighet? Förslag till mikrobeslut: - Vi är överens om att vi ser att en medskapandeprocess, som leder fram till gemensamma bilder, är nödvändig att sätta igång. - Vi ser att den här medskapandeprocessen, tidigt och tydligt, måste vara interaktiv med vår hemmaplan. Syftet med den är både att knåda resultatet och innehållet och skapa besjälningen. - Vi inser att världen inte är så snygg som vi hade önskat, så vi behöver medvetet och aktivt synliggöra oenighet och markera varför och respektera svårigheten. Avslutning dag ett Dag ett avslutades med att alla fick sammanfatta dagen med ett ord: Konstruktivt, hoppfullt, nyttigt, lite värme, framåt, viktigt, modigt, öppet, rörigt, intressant, på riktigt, ärligt, på gång. 6 (9)
Dag 2 ToppledarForum Halland Martin gjorde en snabbrepetition av gårdagen för att sätta alla på banan: Den verklighet vi ska applicera vårt arbete på förändras (tillit, skolavhopp, digitalisering etc.). Vårt uppdrag är att driva ett regionalt ledarskap. Vi behöver förändra vårt arbetssätt om vi ska matcha den verklighet vi har. Vad måste vi börja med? Behovet av en gemensam bild. Vi behöver säkerställa en process där människor är med och är delaktiga (tillför känslor och tankar). Vi måste börja tidigt annars får vi bara motstånd. Dilemmat är om vi kan komma överens om vissa saker här som vi sedan är lojala mot på hemmaplan. Kan vi det, vill vi det, får vi det? Vacklade därefter emellan detta. När och hur ska vi berätta när vi inte är eniga? Hur förarbetar vi? Förarbetet måste göras i den här gruppen. Under dag ett valde vi att arbete med frågan Vad behövs för att vi tillsammans skall driva ett regionalt ledarskap? Under dag två ska vi fördjupa oss i om vi tror på detta (se bild nedan). Bilden nedan ska sammanfatta vad KB har sagt till sig själva under dag ett. Tar detta oss till nästa nivå? Är alla ok med bilden nedan? Om vi säger ja ska vi alla vara beredda att kliva in i processen och göra jobbet. 7 (9)
Kan vi ha en gemensam målbild för Halland? Utifrån frågeställningen ovan fick samtliga i KB symboliskt argumentera från samma sida. Inga repliker gavs utan först bara (överdrivna) ja-argument och därefter bara (överdrivna) nej-argument. Ja- och nej-argumenten finns i bilagan. Sammanfattning Kan vi ha en gemensam målbild för Halland? Vi har perspektiv som handlar om att vi är besvikna och frustrerade över saker som inte har gjorts. Vi har inte förmåga att sätta oss in i den andres verklighet. Detta behöver vi ändra på. Utifrån denna process kan vi inte gå tillbaka till det som har varit. Vi förstår alla värdet av samverkan och samarbete. Vi får inte bli protektionistiska utan alla våra samarbeten (inom och utom Halland) ska stärka Halland. Vi behöver vara medvetna om att Halland inte är en norr och sydlig upplevelse utan även en västlig och östlig. Vi behöver hitta någon form av gemenensamma prioriteringasområden. Vi behöver hitta den ytan men hur gör vi det (vilken takt och på vilket sätt)? När det inte gagnar oss har vi en tendens att göra på vårt eget sätt. Samtidigt säger vi att det vi gör de här dagarna är ett regionalt ledarskap. Vi bygger ett lag på ärlighet, öppenhet och viljan att förstå och att bli förstådd. Vi har heller inga protektionistiska ambitioner ser det ut så, så är det inte vår mening. Vi får inte låtsas om att det är lätt, för när vi kommer överens om en målbild som ska mynna ut i prioriteringar blir det svårt. Vad vill ni göra nu? Därefter fick varje organisation berätta hur de såg på fortsättningen på samarbetet i KB och kring arbetet med gemensam målbild. Respektive organisations inspel finns i bilagan. Sammanfattning Vad vill ni göra nu? Vi måste greja med målbilden på något vänster. Målbilden är angelägen men processbeskrivningen så som vi diskuterade idag kan vara för komplex och omfattande. Vi kommer inte hinna till den 15 februari, men vi ska börja med att exponera nuläge och exponera styrkor och svagheter för varandra. Ur detta ska vi mejsla fram gemensamma prios inom ramen för de tre fokusområdena (infrastruktur, bostäder och kompetens). Vad har vi gjort utifrån VP Halland? Vad vill vi göra? Vad är onödigt? Vad behöver vi göra? 1:a steget vad behöver göras: 1. Var och en redovisar vad man jobba med på hemmaplan. 2. Hur ser vi framåt, på framtiden? 3. Vilka samarbeten har vi som stärker oss tillsammans? Börja med 1:a steget. Upptäck gemenskap och olikhet. Sen ta oss an VP Halland. 8 (9)
Avslutning Fortsatt arbete Kommunberedningens möte den 15 februari ställs in. Framöver ska alla Kommunberedningens möten äga rum i Falkenberg, förutom mötet den 29 mars (Integrationsråd Halland på förmiddagen) och den 10 maj (workshop avseende Strategi för hälsa) då vi är i Halmstad. Den 29 mars träffas vi i Kommunberedningen och ger vår bild av Halland samt berättar om våra samarbeten. Var och en får ca 10 min till sin bild av Halland. Var och en gör på sitt sätt! Var relationsskapande och förvirrande! Steget efter är att fortsätta att arbeta med VP Halland. En början på en fortsättning. CGH får uppdraget att ta fram tidsplanen för det längre perspektivet det vill säga processen kopplat till styrdokumenten. Mats och Ronny tittar tillsammans på Kommunberedningens agenda framöver. Hur hanterar vi frågor som spelas in till Kommunberedningens möten från omvärlden? Vi kan inte lösa ut den frågan nu men vi behöver hantera den framöver. Utcheckningsfråga - Hur känns det nu? Avslutningsvis fick samtliga deltagare checka ut sig genom att besvara frågan Hur känns det nu? Reflektionerna finns i bilagan. 9 (9)