Art Kallelse till föreningsstämma i Svensboda samfällighetsförening Tid Lördagen den 31 maj 2014 kl 10.00-11.30 Plats Föreningshuset vid fotbollsplanen Dagordning 1 Föreningsstämmans öppnande 2 Fråga om föreningsstämman är behörigt utlyst 3 Val av ordförande för föreningsstämman 4 Val av sekreterare för föreningsstämman 5 Val av två justerare tillika rösträknare 6 Godkännande av dagordningen 7 Fastställande av röstlängd 8 Fastställande av förvaltningsberättelse för 2013 9 Fastställande av resultat- och balansräkning för 2013 10 Revisorernas berättelse 11 Fråga om ansvarsfrihet för styrelserna 12 Val av ordförande och styrelseledamöter. Förslag finns till vakanser 13 Val av styrelsesuppleanter. Förslag finns till vakanser 14 Val av revisor. Förslag finns till vakans 15 Val av revisorssuppleanter. Förslag finns till vakanser 16 Val av valberedning 17 Motioner 18 Övriga frågor 19 Avslutning
Förvaltningsberättelse Verksamhetsåret januari december 2013 Styrelserepresentanter, revisorer och valberedning. 1 januari 25 maj 25 maj 31 december Styrelse Ordförande Jan Carlsson Jan Carlsson Sekreterare Anne-Lie Källström Anne-Lie Källström Kassör Kent Skillbrant Per-Arne Lundin Vägansvarig Conny Källström Eilert Nordensson Ledamot Åke Pettersson Åke Pettersson Webbansvarig Jan Brinck Jan Brinck Blockledaransvarig Jan Karlsson Jan Karlsson Suppleant Gunilla Halldén Gunilla Halldén Suppleant Anders Hammar Anders Hammar Anläggningsansvarig PO Bergman PO Bergman Revision Revisorer Lena Holmberg Karin Roberts Göran Rengart Therese Oxfält from 2013-11-09 Suppleanter Elisabeth Karlsson Elisabeth Karlsson Therese Oxfält Valberedning Marie Grönmark Carlsson Marie Grönmark Carlsson Emrika Larsson Annika Ahlstedt Håkan Larsson Agneta Karlsson
Styrelsens arbete Under 2013 har styrelsen sammanträtt 7 gånger; 16 februari, 9 mars, 6 april, 18 maj, 29 juni, 24 augusti och 9 november. Förutom föreningsstämman den 25 maj hölls en extra föreningsstämma den 28 september. Två möten med blockledarna har hållits, dels den 6 april och dels den 31 augusti. Vägunderhåll Enligt beslut på föreningsstämman i september 2012 genomfördes grusning av våra vägar under 2013. Dock blev inte alla vägar grusade pga av brist på lämplig grusstorlek från leverantören. Budget finns för fortsatta förbättringsåtgärder under 2014. Vägtrummor har lagts ner på Svensboda Kvarnväg, Aspvändan samt Ängsjövägen. Avtal om vägunderhåll tecknades med entreprenören Ts Shipping line för perioden 1 oktober 2013 31 augusti 2014. Senare delen av 2013 var relativt snöfattig vilket ledde till en lägre vintervägkostnad än beräknat. Se ekonomiskt utfall SSF 2013. Samfälligheten är medlem i Riksförbundet Enskilda Vägar REV, där en förmånlig försäkring för vår väghållning ingår. Arbetsdagar Vid arbetsdagarna i april och september har medlemmarna röjt diken och vägkorsningar från sly. Blockledarna har tillsammans med medlemmarna sett till att snökäppar funnits uppsatta under vintersäsongen. Ekonomi Resultaträkningen för 2013 redovisas på särskild bilaga. Föreningens intäkter för 2013 kommer från obligatoriska medlemsavgifter, vägbidrag och ersättning från Vattenfall för kabeldragning. Vattenfalls planerade kabeldragning under senare delen av 2013 blev inte av, men de betalade ändå in ersättningen. Styrelsen har i uppdrag att enligt lag se till att medlemmarna betalar de vägavgifter som beslutats på föreningsstämman. Alla medlemmar fullgör inte sina skyldigheter. Arbetet med att driva in vägavgifterna har varit tidskrävande och ökat arbetsbelastningen för styrelsen. Föreningsstämmor Två föreningsstämmor hölls under 2013. Den 25 maj var 47 personer närvarande. Styrelserna beviljades ansvarsfrihet för 2012. Ledamöter i den gamla styrelsen avtackades och nya ledamöter valdes in. Vid höstens föreningsstämma den 28 september var 59 personer närvarande. Stämman beslutade att godkänna styrelsens förslag till förvaltningsplan och budget för 2014 och stämman fastställde därmed debiteringslängden för 2014. Vid vårstämman bjöds de närvarande på kaffe och kaka och vid höststämman serverades en sopplunch.
Resultaträkning 2013 Utfall Budget Kommentarer Volym Antal betalda avgifter 2013 169 170 1 obetald 2012 8 12 4 obetalda Intäkter Medlemsavgifter 2013 346450 348500 Vägbidrag 11828 11597 Från Trafikverket Vägersättning 8707 Kabeldragning Vattenfall Övrigt 250 Påminnelseavgifter Summa 367235 360097 Kostnader Vinterväg 99622 130000 Vägsaltning 78000 kr Vägunderhåll 1976 58000 genomförs 2014 Diken och trummor 0 19500 Förbrukningsmaterial 0 1000 Vägförbättringar 135769 136000 Användning av extraanslag Delsumma 237367 344500 Representation 500 Administration 6947 5000 Styrelse o föreningsmöten Medlemsinformation 3864 Hemsidan, utskick Föreningsavgifter 1370 1370 REV + försäkring Bankkostnader 702 600 Avgifter Nordea Styrelsearvoden 7800 8050 Delsumma 20683 15520 Summa 258050 360020 Resultat 109185 77 Balansräkning 2013-01-01 2013-12-31 Kommentarer Tillgångar Plusgiro 39383 131319 Enligt kontoutdrag Sparkonto 100000 3 mån fast ränta Fordran medlemmar 15000 7050 1 obetald 2013, 4 2012 Summa 54383 238369 Skulder och Skuld till SNF 3500 Medlemsavgifter SNF 2014 Eget kapital Lån SNF 746 Förutbetalda kostnader SSF 703 Medlemsavgifter bet 2013 70000 Medlemsavgifter SSF 2014 Eget kapital 52934 164869 Summa 54383 238369
Art Tid Plats Kallelse till medlemsmöte i Svensboda natur- och fritidsförening Lördagen den 31 maj 2014 efter stämman i Svensboda samfällighetsförening Föreningshuset vid fotbollsplanen Dagordning 1 Medlemsmötets öppnande 2 Fråga om medlemsmötet är behörigt utlyst 3 Val av ordförande för medlemsmötet 4 Val av sekreterare för medlemsmötet 5 Val av två justerar tillika rösträknare 6 Godkännande av dagordningen 7 Fastställande av röstlängd 8 Fastställande av förvaltningsberättelse för 2013 9 Fastställande av resultat- och balansräkning för 2013 10 Revisorernas berättelse 11 Fråga om ansvarsfrihet för styrelserna 12 Val av ordförande och styrelseledamöter. Förslag finns till vakanser 13 Val av styrelsesuppleanter. Förslag finns till vakanser 14 Val av revisor. Förslag finns till vakans 15 Val av revisorssuppleanter. Förslag finns till vakanser 16 Val av valberedning 17 Stadgeändringar 18 Motioner 19 Midsommarfirandet 2014 20 Övriga frågor 21 Avslutning
Förvaltningsberättelse Verksamhetsåret januari-december 2013 Styrelserepresentanter, revisorer och valberedning. 1 januari 25 maj 25 maj 31 december Styrelse Ordförande Jan Carlsson Jan Carlsson Sekreterare Anne-Lie Källström Anne-Lie Källström Kassör Kent Skillbrant Per-Arne Lundin Ledamot Conny Källström Eilert Nordensson Skogsvårdare Åke Pettersson Åke Pettersson Webbansvarig Jan Brinck Jan Brinck Blockledaransvarig Jan Karlsson Jan Karlsson Suppleant Gunilla Halldén Gunilla Halldén Suppleant Anders Hammar Anders Hammar Anläggningsansvarig PO Bergman PO Bergman Revision Revisorer Lena Holmberg Karin Roberts Göran Rengart Therese Oxfält from 2013-11-09 Suppleanter Elisabeth Karlsson Elisabeth Karlsson Therese Oxfält Valberedning Marie Grönmark Carlsson Marie Grönmark Carlsson Emrika Larsson Annika Ahlstedt Håkan Larsson Agneta Karlsson
Styrelsens arbete Under 2013 har styrelsen sammanträtt 7 gånger; 16 februari, 9 mars, 6 april, 18 maj, 29 juni, 24 augusti och 9 november. Förutom medlemsmötet den 25 maj hölls ännu ett den 28 september. Två möten har hållits med blockledarna, dels den 6 april och dels den 31 augusti. Skog och allmänningar Slåtter av våra ängar gjordes under sommaren. Nya broar har lagts i Kvarnängen, Sjöhägnaden och Kvarnkärret. En restaurering av miljön i Kyrkkärret har gjorts av skogsvårdaren. En datorisering av skogsbruksplanen har påbörjats. Svensboda natur- och fritidsförening har tidigare saknat försäkring för skog, byggnader, bryggor och inventarier. En försäkring har under 2013 tecknats med försäkringsbolaget if. Föreningens skogsvårdare har under 2013 genomgått en utbildning i skogsvård vid Ladvik. Badplatser Vägen ner till Norra badet har grusats och jord har fyllts ut vid sidorna av vägen. En ny badbrygga har installerats och invigts vid Östra badet. Fotbollsplanen Under sommaren har planen klippts och underhållits av medlemmar i föreningen. Boyta Styrelsen har varit i kontakt med Norrtälje kommun angående boytorna i Svensboda. Olika detaljplaner medger olika boytor. I Svensboda finns enligt kommunen 4 detaljplaner. Kommunen har inte för avsikt att ändra detaljplanerna med utökad boyta förrän kommunalt vatten och avlopp har installerats. Någon tidplan för kommunalt vatten och avlopp i Svensboda finns inte från kommunens sida. Underhåll av byggnader Under sommaren målades förråd och latrinbyggnad vid fotbollsplanen. Stadgar En översyn har gjorts av stadgarna för SNF, för att göra dem överensstämmande med SSF:s vad beträffar medlemsmöten, val av ledamöter samt tid för revision. Svensboda Nytt Det årliga numret av Svensboda Nytt delades ut i juli. Midsommarfirandet Block 3 ansvarade för ett soligt, trevligt och välarrangerat midsommarfirande i Svensboda.
Resultaträkning 2013 Utfall Budget Kommentarer Volym Antal betalda avgifter 156 155 Intäkter Medlemsavgifter 2013 54600 54250 2012 1750 5 avgifter för 2012 Arrende 1000 1000 Enligt avtal Jaktarrende 4080 4590 Enligt avtal Övrigt 3641 2800 Kabeldragning, ränta SSF Försäljning skog 1400 5000 Summa 66471 67640 Kostnader Skog exklusive moms 13024 10000 Kurs samt dataprogram Underhåll fotbollsplan 78 2000 Underhåll föreningshus 0 2000 Underhåll badplatser 4595 2000 Ny brygga Östra badet 11996 10000 Installation ny brygga Underhåll stigar o broar 2568 6500 Reparation underhåll inventarier 740 2000 Slåtter ängar 4478 3000 Latrin- och sophämtning 375 1500 Svensbodaloppet 360 500 Delsumma 38214 39500 Representation 475 500 Administration 12415 5000 Arbetsdagar, möten, utskick Styrelsearvoden 7800 8050 Bankkostnader 651 600 Föreningsavgifter 4417 2100 Boule, Fiske, försäkring Delsumma 25758 16250 Avskrivning inventarier 10945 12000 3465 kr + 7480 kr Summa 74917 67750 Resultat -8446-110
Balansräkning 2013 2013-01-01 2013-12-31 Kommentarer Tillgångar Kassa 757 Plusgiro 42479 27109 Enligt kontoutdrag Fordran moms 9406 3850 Att återfå 2014 Fordran SSF 746 3500 Medlemsavgifter 2014 betalda till SSF Inventarier 17323 54723 Ny brygga 37400 kr Avskrivningar -3465-14410 Avskrivning ny brygga 7480 kr Summa 67246 74772 Skulder och Eget kapital Medlemsavgifter inbetalda 2013 17850 Medlemsavgifter SNF 2014 Eget kapital 66068 56922 Förutbetalda intäkter 1178 Summa 67246 74772