Svensboda den 7 maj 2016

Transkript

1 Svensboda den 7 maj 2016 Välkommen till föreningsstämman i Svensboda samfällighetsförening SSF och medlemsmötet i Svensboda natur- och fritidsförening SNF. Vid stämman och mötet den 28 maj ser vi tillbaka på förvaltningsåret 2015 och utvärderar styrelsens arbete med utgångspunkt från föreningarnas stadgar samt förvaltningsplaner och budgetar, som föreningsstämman och medlemsmötet fastställde den 26 september På medlemmarnas uppdrag granskar revisorerna styrelsens arbete och deras revisionsberättelser finns med i detta utskick. I pausen mellan mötena bjuds det på kaffe, smörgås och kaka, serverat av medlemmar, som genom sina insatser bidrar till en positiv stämning i Svensboda. Låt er väl smaka! SNF:s skogsansvarige har utlyst en tävling, för att namnge våra stigar. Gå in på hemsidan eller se våra anslagstavlor för mer information. Skicka dina förslag till ake.pettersson@svensboda.se Namnförslagen kommer att läggas ut på hemsidan och på medlemsmötet den 28 maj utses vinnarna. Uppdragen som ordförande och styrelseledamöter med kassör-, sekreterare-, blockledar- och webbansvaruppdrag löper ut den 28 maj. Valberedningen har sedan i maj 2015 träffats 10 gånger och kontaktat mellan medlemmar, för att finna ersättare. De har även sökt ersättare via hemsidan och i mars gjordes ett utskick till samtliga medlemmar i föreningarna. Trots detta är uppdragen som ordförande och styrelseledamot med kassörsuppdrag fortfarande vakanta. Utan ordförande och styrelseledamot med kassörsuppdrag kan inte styrelserna konstituera sig och teckna firma, vilket medför att alla in- och utbetalningar ställs in och föreningarnas ekonomiska verksamheter och beslutsfunktioner upphör. Som vägledning har sökprofilerna för styrelseuppdragen skickats till samtliga medlemmar och de finns även på vår hemsida Arvodena har inte höjts sedan I dag delar 20 personer i SSF och SNF på kronor. Nuvarande och tidigare valberedningar ha föreslagit en höjning av arvodet, för att underlätta rekryteringen. En motion, som föreslår högre arvoden har inkommit och den finns med på vår hemsida. Medlemmarna kan den 28 maj ge sina synpunkter på arvodeshöjningarna inför budgetbeslutet på stämman och mötet den 24 september. På styrelsens uppdrag Jan Carlsson Ordförande Svensboda samfällighetsförening SSF Svensboda natur- och fritidsförening SNF

2 Art Kallelse till föreningsstämma i Svensboda samfällighetsförening Tid Lördagen den 28 maj 2016 kl Plats Föreningshuset vid fotbollsplanen Dagordning 1 Föreningsstämmans öppnande 2 Fråga om föreningsstämman är behörigt utlyst 3 Val av ordförande för föreningsstämman 4 Val av sekreterare för föreningsstämman 5 Val av två justerare tillika rösträknare 6 Godkännande av dagordningen 7 Fastställande av röstlängd 8 Fastställande av förvaltningsberättelse för Fastställande av balans- och resultaträkning för Revisorernas berättelse 11 Fråga om ansvarsfrihet för styrelserna 12 Val av ordförande 13 Val av styrelseledamöter 14 Val av styrelsesuppleanter 15 Val av revisor 16 Val av revisorssuppleanter 17 Val av valberedning 18 Motioner 19 Övriga frågor 20 Avslutning

3 Förvaltningsberättelse Förvaltningsåret 1 januari 31 december 2015 Styrelserepresentanter, revisorer och valberedning Styrelse 1 januari 30 maj 30 maj 31 december Ordförande Jan Carlsson Jan Carlsson Sekreterare Eva Karlsson Eva Karlsson Kassör Per-Arne Lundin Per-Arne Lundin Vägansvarig Eilert Nordensson Eilert Nordensson Webbansvarig Jan Brinck Jan Brinck Blockledaransvarig Anders Lindberg Anders Lindberg Ledamot Åke Pettersson Åke Pettersson Suppleanter Gunnel Hernegran Gunnel Hernegran Anders Hammar Sture Holmström Anläggningsansvarig PO Bergman PO Bergman t o m 31 augusti Revisorer Karin Roberts Peter Hummerhielm Thérèse Oxfält Thérèse Oxfält Revisorssuppleanter Elisabeth Karlsson Elisabeth Karlsson Peter Hummerhielm Charlotte Lillieroth Valberedning Marie Grönmark Carlsson Marie Grönmark Carlsson Annika Ahlstedt Monika Bylund Holmström Berit Staaf Bertil Svensson

4 Styrelsens möten Styrelsen har under 2015 sammanträtt 6 gånger; 21 februari, 28 mars, 9 maj, 13 juni, 15 augusti och den 21 november. Två möten med blockledare har hållits, dels den 28 mars och dels den 15 augusti. Föreningsstämmor hölls den 30 maj och den 26 september. Vägunderhåll Dikesröjning, dikesklippning och dammbindning utfördes under sommaren av STOFAR AB. Ett nytt avtal om vintervägunderhåll tecknades med Bröderna Eriksson Entreprenad Singö AB för perioden 1 november september Nya vägskyltar har satts upp vid infarterna. Östanå Gods AB har betalat slitageersättning på kronor för skogstransporter på Stensjövägen. Rutiner och regler samt krisplan för samfällighetsföreningen har setts över och reviderats. Sökprofiler för styrelseledamöter har utarbetats som stöd för valberedningen i sökandet efter lämpliga kandidater. Sökprofilerna anger även styrelseledamöternas uppdrag. Samfälligheten är försäkrad genom medlemskapet i REV, Riksförbundet Enskilda Vägar. Arbetsdagar Vid arbetsdagen den 25 april röjdes sly i diken och vägkorsningar. Vägtrummor rensades. Väggropar fylldes med grus och snökäppar togs ner. Arbetsdagen den 26 september ägnades åt att sätta ut snökäppar inför vintern och slyröjning. Uppdraget som anläggningsansvarig utförs fr o m den 1 september av blockledaransvarig. Ekonomi Resultat- och balansräkningen för 2015 redovisas på särskild bilaga. Föreningsstämmor Två föreningsstämmor hölls under Den 30 maj deltog medlemmar från 31 andelsfastigheter. Styrelsen beviljades ansvarsfrihet för Omval och nyval av styrelseledamöter, revisor, suppleanter och valberedning gjordes. Avgående ledamöter och suppleanter avtackades. Vid föreningsstämman den 26 september deltog medlemmar från 33 andelsfastigheter. På stämman beslutades om förvaltningsplan och budget för 2016 och debiteringslängden för 2016 fastställdes. Vid vårstämman bjöds medlemmarna på kaffe, smörgås och kaka och på höststämman serverades sopplunch, kaffe och kaka.

5 Resultaträkning 2015 Intäkter Utfall Budget Kommentarer Medlemsavgifter medlemsfastigheter Vägbidrag TV kr Östanå 6000 kr Påminnelseavgifter 200 Summa Kostnader Vinterväg Vägunderhåll Delsumma Administration Arkivskåp, projektor Medlemsinformation Arvoden Bankkostnader Föreningsavgifter Delsumma Summa kostnader Ränta sparkonto 616 Resultat Balansräkning 2015 Ingående Utgående Tillgångar Fordring medlemmar Fordran SNF Betald 2016 Plusgiro Enligt kontoutdrag Sparkonto Enligt kontoutdrag Summa tillgångar Skulder och eget kapital Eget kapital Skuld SNF medlemsavgifter Avgifter för 2016 Förutbetalda medlemsavgifter Avgifter för 2016 Upplupna jouravgifter Jouravgifter nov och dec Summa skulder och eget kapital

6 Revisionsberättelse för Svensboda Samfällighetsförening 2015 För räkenskapsåret till och med har vi granskat årets redovisning för Svensboda Samfällighetsförenings Vi har granskat föreningens bokföring, styrelseprotokoll, avtal, väsentliga beslut, löpande arbete och andra förhållanden. Detta har gett oss en bild av styrelsens förvaltning. Vi anser att de revisionsbevis vi har inhämtat är tillräckliga och ändamålsenliga som grund för vårt uttalande. Det är vår uppfattning att redovisningen ger en rättvisande bild av föreningens resultat och ställning. Styrelsens ledamöter har enligt vår uppfattning handlat i enlighet med föreningens stadgar. Vi tillstyrker: att föreningens årsmöte beviljar styrelsens ledamöter ansvarsfrihet för räkenskapsåret 2015, och att resultat-och balansräkningen per 2O fastställs. Solna den 26 april 2015 Thérèse Oxfält Peter Hummerhielm Undertecknat original förvaras av Jan Carlsson ordförande Svensboda samfällighetsförening

7 Motion till SSF årsstämman 2016 Förslag att höja SSF årsavgift Avgiften till SSF, samt arvodena till styrelseledamöterna har inte justerats på över 20 år. Vi anser att det är viktigt att höja dessa arvoden så att vi fortsättningsvis kan erbjuda en mer marknadsanpassad ersättning till de personer som engageras i styrelsearbetet för SSF. Vi tycker det är viktigt att rätt kompetens med lokal förankring får en skälig ersättning för sitt arbete, så att SSF i framtiden inte tvingas köpa dessa tjänster externt. Därför yrkar vi att stämman beslutar: - att ändra årsavgiften till SSF till kronor, att gälla från år att styrelsen ges uppdraget att justera samtliga arvoden, särskilt posterna som ordförande och kassör - att styrelsen ges mandat att verkställa dessa beslut med omedelbar verkan. Svensboda Linda Lilliestrand Svensboda 1:70 Per & Johanna Sjöberg Svensboda 1:69 Conny & Anne-Lie Källström Svensboda 1:68 Jan Karlsson Svensboda 1:66 Jörgen & Reidun Sköld Svensboda 1:61

8 Art Tid Plats Kallelse till medlemsmöte i Svensboda natur- och fritidsförening Lördagen den 28 maj 2016 efter stämman i Svensboda samfällighetsförening Föreningshuset vid fotbollsplanen Dagordning 1 Medlemsmötets öppnande 2 Fråga om medlemsmötet är behörigt utlyst 3 Val av ordförande för medlemsmötet 4 Val av sekreterare för medlemsmötet 5 Val av två justerare tillika rösträknare 6 Godkännande av dagordningen 7 Fastställande av röstlängd 8 Fastställande av förvaltningsberättelse för Fastställande av resultat-och balansräkning för Revisorernas berättelse 11 Fråga om ansvarsfrihet för styrelserna 12 Val av ordförande 13 Val av styrelseledamöter 14 Val av styrelsesuppleanter 15 Val av revisor 16 Val av revisorssuppleanter 17 Val av valberedning 18 Motioner 19 Midsommarfirandet Övriga frågor 21 Avslutning

9 Förvaltningsberättelse Förvaltningsåret 1 januari 31 december 2015 Styrelserepresentanter, revisorer och valberedning Styrelse 1 januari 30 maj 30 maj 31 december Ordförande Jan Carlsson Jan Carlsson Sekreterare Eva Karlsson Eva Karlsson Kassör Per-Arne Lundin Per-Arne Lundin Skogsansvarig Åka Pettersson Åke Pettersson Blockledaransvarig Anders Lindberg Anders Lindberg Webbansvarig Jan Brinck Jan Brinck Ledamot Eilert Nordensson Eilert Nordensson Suppleanter Gunnel Hernegran Gunnel Hernegran Anders Hammar Sture Holmström Anläggningsansvarig PO Bergman PO Bergman t o m 31 augusti Revisorer Thérèse Oxfält Thérèse Oxfält Karin Roberts Peter Hummerhielm Revisorssuppleanter Elisabeth Karlsson Elisabeth Karlsson Peter Hummerhielm Charlotte Lillieroth Valberedning Marie Grönmark Carlsson Marie Grönmark Carlsson Annika Ahlstedt Monika Bylund Holmström Berit Staaf Bertil Svensson

10 Styrelsens möten Styrelsen har under 2015 sammanträtt 6 gånger; 21 februari, 28 mars, 9 maj, 13 juni, 15 augusti och den 21 november. Möten med blockledarna hölls den 28 mars och den 15 augusti. Medlemsmöten hölls den 30 maj och den 26 september. Skog och allmänningar På arbetsdagen den 25 april planterades ca 700 tallplantor vid Eskils backa. Röjningsarbeten på Kvarnkärret och Kyrkkärret har utförts av skogsansvarig. På arbetsdagarna i april, juli och september röjdes stigarna i Kvarnkärret och Sjöhägnaden. Badplatser En ny badflotte från Marinflytbryggan i Norrtälje AB lades ut vid Östra badet den 26 juni. Den gamla flotten sågades upp och fraktades till Görla. På arbetsdagen den 25 april krattades det ut 8,5 ton sand vid Östra badet och den 11 juli 8,7 ton vid Norra badet. Fiskeföreningen har mot ett föreningsarvode skött gräsklippningen vid Norra badet. Fotbollsplanen Gräsklippningen vid fotbollsplanen och bouleplanen har mot ett arvode skötts av medlemmar i SNF, eftersom föreningens gräsklippare under en stor del av sommaren varit inlämnad för motorbyte. Föreningar Styrelsen har under 2015 tecknat avtal och lämnat föreningsbidrag till Svensbodaloppet, Bevara Kvarnängen, Fiskeföreningen och Svensboule. Svensboule upphörde som förening den 1 augusti och kassabehållningen förvaltas av SNF för underhåll av bouleplanen. SvensbodaNytt 2015 Tidigare år har SvensbodaNytt delats ut i brevlådorna, vilket medfört att alla inte har fått tagit del av tidningen. För första gången har SvensbodaNytt skickats till samtliga medlemmar via Posten i Office. Inköp Ett arkivskåp för förvaring av protokoll och föreningshandlingar inköptes i maj och samma månad inköptes en projektor, för att användas vid stämmor och medlemsmöten. Övrigt Styrelsen har under 2015 utarbetat ett välkomstmaterial till nyinflyttande i Svensboda. En översyn och revidering har gjorts av SNF:s rutiner och regler samt krisplan. Sökprofiler för styrelseledamöter har utarbetats. En policy för hur styrelsen ska förhålla sig till kommunens begäran om yttrande angående bygglov har utarbetats. För medlemmarnas trygghet meddelas att SNF är försäkrad i if. Midsommarfirandet Trots kyla och regnskurar lyckades block 5 ordna ett trevligt och välarrangerat midsommarfirande.

11 Resultaträkning 2015 Utfall Budget Kommentarer Antal medlemsfastigheter Intäkter Medlemsavgifter á 350 kr Försäljning skog Arrende Jaktarrende Övriga intäkter 2257 Svensboules kassabehållning Summa Kostnader Skog Lagstadgad förvaltning Fritidsförvaltning Fotbollsplan, lokaler, stigar Badplatser Inventarier Reparation gräsklippare Lämnade bidrag Föreningar i Svensboda Administration Styrelse- och föreningsmöten Medlemsinformation Arvoden Bankkostnader Försäkring Summa Resultat före avskrivning Avskrivningar Resultat efter avskrivningar

12 Balansräkning 2015 Ingående Utgående Tillgångar Inventarier Inköp badflotte kr Avskrivningar Moms Att återfå Fordran SSF avgifter Fordran SSF gemensamma kostnader Betald 2016 Postgiro Enligt kontoutdrag Summa tillgångar Skulder och eget kapital Eget kapital Förutbetalda intäkter 1000 Summa skulder och eget kapital

13 Revisionsberättelse för Svensboda Natur- och Fritidsförening 2015 För räkenskapsåret till och med har vi granskat årets redovisning för Svensboda Natur- och fritidsförening Vi har granskat föreningens bokföring, styrelseprotokoll, avtal, väsentliga beslut, löpande arbete och andra förhållanden. Detta har gett oss en bild av styrelsens förvaltning. Vi anser att de revisionsbevis vi har inhämtat är tillräckliga och ändamålsenliga som grund för vårt uttalande. Det är vår uppfattning att redovisningen ger en rättvisande bild av föreningens resultat och ställning. Styrelsens ledamöter har enligt vår uppfattning handlat i enlighet med föreningens stadgar. Vi tillstyrker: att föreningens årsmöte beviljar styrelsens ledamöter ansvarsfrihet för räkenskapsåret 2015, och att resultat-och balansräkningen per 2O fastställs. Solna den 26 april 2016 Thérèse Oxfält Peter Hummerhielm Undertecknat original förvaras av Jan Carlsson ordförande Svensboda natur- och fritidsförening