Referenshantering med EndNote X8 PC Studentguide Bibliotek & IKT Medicinska fakulteten Lunds universitet 2017
Referenshantering med EndNote X8 PC Innehåll Vad är EndNote?... 2 Hur får jag tillgång till programmet?... 2 Tekniska krav... 2 Skapa ett EndNote bibliotek... 2 Importera referenser via PDF-filer... 3 Importera referenser... 3 PubMed... 3 Web of Science... 4 Embase... 5 Cochrane Library... 6 CINAHL/LUBsearch/PsycINFO/SocINDEX... 7 Libris/SwePub... 9 Google Scholar... 10 Lägg till referenser manuellt... 10 Lägg till artiklar i fulltext... 11 Ordna och sortera dina referenser... 11 Backup fil av ditt EndNote bibliotek... 12 Synka dina referenser med EndNote Online... 12 Att samarbeta med EndNote... 13 EndNote Online... 13 Använda EndNote i Word... 14 Infoga referenser... 14 Ändra referenser... 14 Referensstilar output style... 14 Upphöjd siffra i Vancouver... 15 Ändra indraget i referenslistan i Vancouver... 15 Infoga referenslista... 15 Avkoda dokumentet... 15 Frågor... 15 Bilaga Översikt över export, import och filter... 16 1
Vad är EndNote? Med referenshanteringsprogrammet EndNote kan du samla referenser och använda programmet för att infoga dem i ett examensarbete eller manuskript. Programmet formaterar referenserna enligt den referensstil du väljer, och en referenslista kan skapas med hjälp av programmet. Här beskrivs ett antal funktioner i programmet, men det kan finnas fler sätt att göra samma sak i EndNote. Denna manual är tänkt som komma-igång-hjälp. Hur får jag tillgång till programmet? Du kan ladda ner programmet via Studentportalen på www.student.lu.se genom att logga in med ditt studentkonto. Läs installationsmanualen noggrant för att kunna installera utan att behöva fylla i en produktkod. Du kan välja om du vill ha programmet för PC eller Mac. Den här manualen riktar sig till PC-miljön. OBS! För att hämta programmen måste du vara ansluten till universitetet antingen direkt eller via en VPN-klient. Information om hur du installerar VPN-klienten hittar du på Studentportalen där du hämtar program. Tekniska krav Du behöver ha Word installerat för att kunna jobba med EndNote. Open office-varianter fungerar oftast inte. Du kan få tag på Word via Studentportalen. Se till att ha en uppdaterad version av Word så att EndNotes plug-in fungerar. Skapa ett EndNote bibliotek Det går att öppna EndNote via startmenyn på datorn eller via Word under fliken EndNote Go to EndNote. Via File New kan du välja att öppna ett nytt bibliotek och namnge det. Spara biblioteket på ett säkert ställe, förslagsvis i din hemkatalog. OBS! Det rekommenderas att du endast har ett EndNote-bibliotek för dina referenser. I biblioteket kan du sedan gruppera referenserna så att du lätt hittar dem. 2
Importera referenser via PDF-filer Om du har ett antal artiklar i PDF-format, kan du använda dessa för att extrahera referensdata och importera dem till EndNote. En i taget: I EndNote väljer du File Import File och välj Import option PDF. Med Chooseknappen väljer du din fil. Klicka sedan på Import. Det går även att importera filer med hjälp av knappen som ser ut som en pil som pekar nedåt. Om du har samtliga artiklar i en mapp: Välj File Import Folder, hämta din mapp med Choosekappen. Klicka sedan på Import. Detta gäller förlagsproducerade PDF-filer som innehåller rätt typ av referensdata. PDF-filer du själv skapat eller skannade dokument fungerar inte på detta sätt. Importera referenser Här beskrivs olika sätt att importera referenser från några databaser, sökmotorer och kataloger som är vanliga vid Medicinska fakulteten. Om du använder någon annan databas än de som beskrivs här, så ska du komma ihåg att RIS-formatet fungerar med klientversionen av EndNote. PubMed När du sökt fram artiklar i PubMed kan du importera referensdata från din träfflista eller från en enskild artikelpost. I träfflistan, eller om du klickar på en artikeltitel för att se abstract, kan du se en funktion som heter Send to. Bocka för de träffar i träfflistan som du vill importera och klicka på Send to Citation manager Create file. En ny ruta dyker upp. Referenserna importeras direkt till EndNote om du väljer förvalda Open with ResearchSoft Direct Export Helper. Alternativt så går det att spara filen och att sedan dubbelklicka på den sparade filen för att den ska importera referenserna till EndNote. Om ditt EndNote-bibliotek är öppet så kommer referenserna att automatiskt läggas in där. 3
Web of Science Efter att ha sökt fram artiklar så markerar du de du vill ha och väljer sedan Save to EndNote desktop. Det kommer dyka upp en ruta där du får välja Record Content, välj nivå Send. 4
Referenserna importeras direkt till EndNote om du väljer förvalda Open with ResearchSoft Direct Export Helper. Alternativt så går det att spara filen och att sedan dubbelklicka på den sparade filen för att den ska importera referenserna till EndNote. Referenserna ser du sedan i ditt EndNote-bibliotek. Embase Sök fram artiklar i Embase och bocka för de artiklar du vill importera, klicka därefter på Export-länken i mitten ovanför träfflistan. OBS! Välj Export-länken som finns vid resultatlistan och inte Exportlänken som finns ovanför historiken. I rutan som dyker upp så väljer du RIS-format och klickar på Export-knappen, sedan Download och referenserna ska då importeras till ditt bibliotek i EndNote om du väljer förvalda Open with ResearchSoft Direct Export Helper i den nya rutan som öppnas. 5
Cochrane Library Sök fram de dokument du vill ha referenser till. I träfflistan bockar du för de du vill ha och klickar på Export selected. Välj sedan PC eller Mac. Citation Only räcker som filtyp. Tryck på Export Citation. Öppna filen genom Open with och välj EndNote bland programmen. 6
Ett importfilter kan behöva väljas till, välj då Cochrane Library och klicka på Choose. Sedan förs referenserna över direkt till EndNote. CINAHL/LUBsearch/PsycINFO/SocINDEX Sök upp de artiklar du vill ha referenser till. Gå in på varje enskild artikel i referenslistan och välj Export i högermarginalen och Direct Export in RIS Format (e.g. CITAVI, EasyBib, EndNote, ProCite, Reference Manager, Zotero) Save Open with ResearchSoft Direct Export Helper och därefter ska referensen föras över direkt i EndNote. 7
Du kan även exportera referenser till flera artiklar samtidigt. Sök upp de artiklar som du är intresserad av och markera den blå mappsymbolen med ett plus på, så att den blir gul. Gå därefter in i Folder högst upp på sidan. Därinne bockar du för de artiklar som du är intresserad av eller väljer Select all och sen väljer du Export i högermarginalen och Direct Export in RIS Format (e.g. CITAVI, EasyBib, EndNote, ProCite, Reference Manager, Zotero) Save Open with ResearchSoft Direct Export Helper och därefter ska referensen föras över direkt i EndNote. 8
Libris/SwePub Om du vill referera till böcker kan du söka fram dem i den nationella bibliotekskatalogen Libris på http://libris.kb.se. Forskningspublikationer från svenska lärosäten finns i SwePub som fungerar likadant som Libris http://swepub.kb.se/. I träfflistan klickar du på den titel du vill ha, och klickar sedan du på Skapa referens. Välj sedan filtret.ris som visas på bilden. Välj inte Vancouver eller någon annan referensstil i listan. Klicka på Spara som fil. Med hjälp av hjälpprogrammet som startar bör referensen importeras direkt till EndNote om du väljer Open with ResearchSoft Direct Export Helper. 9
Google Scholar Leta fram en artikel i Google Scholar och välj Citera bland länkarna under träffen. En ruta med förslag på några olika referensstilar kommer dyka upp. Ignorera dem och välj EndNote. Ett hjälpprogram startar som kan direktimportera referensen om du väljer Open with EndNote OK. Lägg till referenser manuellt I EndNote väljer du References New Reference eller klicka på knappen med ett dokument och ett plustecken. Välj referenstyp i rullgardinsmenyn (webbplats, bokkapitel, intervjuer, personlig kommunikation eller annat). Standardalternativet är Journal Article. Fyll sedan i de fält du har referensdata för, som författare, titel, utgivningsår m.m. Om du inte har data för alla fälten, exempelvis när en webbsida senast blev uppdaterad, så kan fältet lämnas tomt. Skriv ett författarnamn per rad, som Berggren, Christian eller Christian Berggren. EndNote tolkar allt före kommatecknet som ett efternamn. Om det ska vara en organisation som står som författare kan du behöva skriva dit ett kommatecken på slutet, t.ex. World Health Organization, för att det inte ska bli misstolkat som ett personnamn. 10
Ange sidor genom att skriva ut hela talen med ett bindestreck emellan 125-128 eller 18-25, 36-46. Spara referensen med File Save. Sedan kan du stänga ner referensen genom att trycka på det inre krysset. Du kan även spara genom att trycka på det inre kryssa och svara på frågan om du vill spara. Om du skriver enligt Vancouver kan Citing Medicine vara ett stöd för hur referenstyper ska utformas och vilken data som ska vara med. http://www.ncbi.nlm.nih.gov/books/nbk7256/ Lägg till artiklar i fulltext Om du vill ha artiklar i fulltext kopplade till dina referenser kan EndNote söka fram många av dem automatisk och bifoga dem som en bilaga. Välj References Find full text Find Full text eller använd ikonen med ett förstoringsglas över Adobe PDF-symbolen. Då startas en sökning efter artiklar i fulltext. Godkänn informationsrutan om upphovsrättsliga villkor. Det kan ta en stund för EndNote att genomföra sökningen, så ha tålamod. OBS! Du behöver vara uppkopplad på universitetets nätverk för att det ska fungera bra. Om du inte är det så kan du behöva gå via VPN, som finns på Studentportalen. Du kan även lägga till filer manuellt i din referens. Högerklicka på referensen, välj File attachment och leta reda på dokumentet på din dator. Det går att läsa en bifogad PDF i EndNote-gränssnittet eller genom att öppna den i ett nytt fönster. Du kan även göra understrykningar och skriva kommentarer i PDF:en och spara dessa. Ordna och sortera dina referenser Det kan vara en fördel att gruppera referenserna om de är många, eller om du vill dela in dem i teman. Markera de referenser du vill ha i en grupp. Använd Ctrl-tangenten för att markera flera på en gång. Välj sedan i menyn Groups Add references to Create custom groups. Du kan sedan namnge din grupp. Din grupp syns sedan I vänsterkanten under My Groups. När du grupperar referenser så flyttas de alltså inte från ditt huvudbibliotek, de visas bara under ytterligare ett ställe. Om du tar bort referenser från EndNote-biblioteket så försvinner de även från grupperna. Om du vill ta bort en referens från en grupp men ha kvar den i EndNote-biblioteket så markerar du dem och trycker på Delete eller väljer Groups Remove reference from group. Referenser som inte lagts till i någon grupp finns i gruppen Unfiled. Denna grupp går inte att ta bort. Dubbletter tas bort genom att gå till References Find Duplicates. 11
Backup fil av ditt EndNote bibliotek Om du gör ett större arbete så kan det vara bra att skapa en säkerhetskopia av ditt EndNotebibliotek. När du fyllt biblioteket med den mängd referenser du avser arbeta med, så kan du göra en backup. Ett sätt att göra det är att skapa ett Compressed library. Välj File Compressed library(.enlx) Create. Därifrån väljer du vilka data du vill ha med i din backup, och spara sedan på exempelvis ett USB-minne eller en katalog på en server. Om något skulle hända med ditt originalbibliotek eller din dator har du en säkerhetskopia. Du kan också använda din kopia för att flytta ditt EndNote-bibliotek till en annan dator. Synka dina referenser med EndNote Online Ett annat sätt att säkerhetskopiera sitt EndNote-bibliotek är att synkronisera det med webbversionen av EndNote, men gör en backup enligt instruktionen ovan innan du synkroniserar det för första gången. Under Edit Preferences Sync kan du styra synkroniserandet. EndNote har en inbyggd synkfunktion mellan EndNote och EndNote Online. Det ger dig möjlighet att få tillgång till dina referenser från alla datorer. Det krävs ett konto till webbversionen som du skaffar genom att trycka på synkikonen som föreställer två pilar. Om du har många referenser kan det ta lite tid när du synkar för första gången, men ha tålamod. Logga in på http://www.myendnoteweb.com eller gå via databasen Web of Science för att komma till kontot med dina referenser. Onlineversionen kan vara bra för att samla in referenser och för att synka eller samarbeta, men vi rekommenderar klientversionen när du ska skriva och arbeta med ditt manuskript. 12
Att samarbeta med EndNote Det finns ett par saker man bör tänka på om man ska arbeta med en gemensam text och använda EndNote. Obs! Det är viktigt att alla inblandade har samma version av EndNote. Det går att uppdatera via Help Check for Updates. En lösning kring att samarbeta med EndNote är att låta en person administrera referenshanteringen. Detta innebär att om ni skriver på en text men inte är ansvarig för EndNote-delen så kan ni istället göra notiser i texten där ni vill infoga referenser med tydlig information om vilken eller vilka referenser det handlar om så att den utsedda personen i efterhand kan infoga korrekta referenser. Den här varianten rekommenderas främst! Det kan vara problematiskt och inte helt kompatibelt att använda Google Docs. Ett alternativ är att använda Word Online och öppna dokumentet i Microsoft Word på din dator när du ska lägga till referenser, för att sedan ladda upp dokumentet till Word Online igen. Du kan lägga till fler referenser om du laddar ner dokumentet igen till klientversionen av Word. Det viktiga är att det är en person i taget som lägger in referenser. Ett annat alternativ är att man har ett gemensamt Word-dokument på ett ställe som båda kommer åt. Är det något som man ska undvika så är det att använda flera Word-dokument. Däremot kan det vara bra att skapa säkerhetskopior emellanåt. EndNote Online En lösning kan vara att skapa ett nytt konto i EndNote Online som man delar på. EndNote Online är webbversionen av EndNote. Det bibliotek med referenser som man skapar lagras på en server, vilket innebär att du alltid måste vara uppkopplad på Internet när du vill använda det. Det är lätt att dela referenser med andra EndNote Online-användare. Programmet saknar en del av EndNotes funktioner, så det är en fördel att använda klientversionen också. För att komma till EndNote Online så kan du utgå från klientversionen. Gå till Edit Preferences i EndNote. Välj Sync Enable Sync. Har du inget konto sedan tidigare så väljer du Sign Up i nästa steg. Läs mer om EndNote Online under rubriken Synka dina referenser med EndNote Online. Använder man flera EndNote Online-konton är det viktigt att de referenser ni använder i texten också finns i samtliga konton. Man kan dela på mappen med referenser, vilket sker via EndNote Online. Om du vill dela med dig av en grupp så behöver du synka din klientversion av EndNote med webbversionen och därmed skapa ett konto. Dela en grupp genom att gå till Organize Manage My Groups. Bocka för rätt grupp, välj Manage Sharing och fyll i rätt e- postadress. Bocka för Read & Write Apply. Om du blivit tilldelad en grupp som någon annan har skapat så måste du bara bocka i en ruta först för att referenserna ska komma in i Word. Gå till Organize Other's Groups. Där hittar du rutan som heter Use for Cite While You Write, bocka i den. Sen kan du behöva logga ur ditt EndNote-bibliotek för att det ska fungera. Alternativt kan man dela med sig av hela sitt bibliotek. Under File hittar du dels Open Shared Library där du kan öppna de bibliotek som andra har bjudit in dig till att dela, dels Share där du själv kan bjuda in andra att dela ditt bibliotek. Inbjudningarna görs genom angivande av de e-postadresser ni skapat era EndNote Online-konton med. Alla du delar med kan ändra i biblioteket. 13
Använda EndNote i Word När du har EndNote installerat så syns programmet som en flik i Word. Saknas fliken så kan du gå till Help Download EndNote Plug-in i EndNote. Om du använt webbversionen av EndNote så rekommenderas att du synkar med klientversion och utgår från klienten när du arbetar i Word. Innan du börjar infoga referenser i dokumentet kan det vara bra att i Preferences bocka ur Enable instant formatting on new Word documents. Om du har många referenser i ditt bibliotek kan det ta längre tid att jobba i Word om du inte kryssar ur funktionen, då programmet hela tiden uppdaterar. Undvik att använda formatmallar, t.ex. automatisk innehållsförteckning medan du arbetar med EndNote. Det går bra att använda formatmallarna i ett senare skede efter att EndNote blivit bortkopplat. Infoga referenser Placera markören där du vill infoga referensen. Klicka på Go to EndNote, och markera den referens du vill infoga. Sedan kan du klicka på ikonen med citationstecken i EndNote så infogas referensen. Vill du infoga flera referenser på samma plats, markera referenserna i EndNote med Ctrl-tangenten. Ändra referenser I EndNote kan man arbeta i oformaterat eller formaterat läge. Vi rekommenderar att man arbetar i det oformaterade läget. Oformaterat läge: referenserna visas inom klamrar. I detta läge är det bättre att flytta eller ta bort referenser då formatet är mindre känsligt. Formaterat läge: referenserna har vald referensstil, t ex Vancouver. Referenserna kan vid flytt eller radering skapa problem. Välj hellre att flytta/ta bort i oformaterat läge. Växla mellan oformaterat/ formaterat läget: Convert citations and bibliography Convert to unformatted citations alternativt Update citations and bibliography. Referensstilar output style Vill du välja referensstil kan du göra det i fältet Style. Som standard visas Annotated, du kan istället välja en annan med Select another Style. I listan kan du t ex välja Vancouver. Ofta visas den nya referensstilen du valt direkt i ditt dokument. Om inte kan du välja Update citations and bibliography för att se hur stilen ser ut. 14
Upphöjd siffra i Vancouver Det går att justera en referensstil. Standarden för Vancouver i EndNote är att referensen visas inom parentes, men det går att ändra så att den istället visas som en upphöjd siffra. Detta ändras i EndNote genom att gå till Edit Output Style Edit Vancouver Citations Templates. Där tar du bort parentesen runt (Bibliography-Number) och markerar A¹ Superscrift. Välj File Save. Den nya stilen kommer heta Vancouver Copy. Ändra till den nya stilen i Word. Ändra indraget i referenslistan i Vancouver Det går att ändra layout på Vancouver så att indraget blir lika stort på alla rader i referenslistan. I EndNote välj Edit Output styles Edit "Vancouver" Bibliography Layout. Längst ned i högra hörnet vid Hanging indent ändrar du till All paragraphs. Välj File Save. Den nya stilen kommer heta Vancouver Copy. Ändra till den nya stilen i Word. Infoga referenslista Referenslistan brukar infogas automatiskt, men växlar du mellan oformaterat och formaterat läge så kan listan försvinna. Infoga den igen med Update citations and bibliography om du vill se den. Avkoda dokumentet Innan du skickar ditt dokument till någon annan, t ex handledaren, eller för slutlig inlämning, så ska du alltid skapa en avkodad kopia dokumentet. Då bryter du kopplingen till ditt EndNote-bibliotek i kopian, men du behåller kopplingarna i ditt originalmanus. Detta görs för att undvika att problem uppstår om du t ex får tillbaka ett reviderat dokument där referenser flyttats, då ditt EndNotebibliotek i värsta fall kan krascha. För att skapa en avkodad kopia, klicka på knappen Convert citations and bibliography Convert to plain text. En informationsruta visas som talar om att en kopia av dokumentet skapas, klicka OK. Kopian är nu avkodad och säker att skicka till någon annan. Behåll alltid ditt originalmanuskript intakt med EndNote-kopplingarna. Frågor För en del specifika frågor kan man få hjälp av från EndNotes FAQ: http://endnote.com/support/faqs Ramona Mattisson 2017-03-21. 15
Bilaga Översikt över export, import och filter Här finns en översikt över de vanligaste databaserna, kataloger och söktjänsterna vid Lunds universitet med en kort beskrivning om hur man exporterar från dem. Om man har problem med direktimporten så kan man importera manuellt genom att först spara referensen och därefter importera med hjälp av olika filter. Tillverkare Databas Ladda ner från databasen Importera till EndNote EBSCO CINAHL Lägg referenser i en mapp Rätt importfilter är valt LUBsearch Gå till Folder view automatiskt. PsycINFO Bocka för ditt val Vid manuell import, SocINDEX Klicka på Export välj filtret CINAHL Välj Direct Export in RIS (EBSCO) eller PsycINFO Format (EBSCO). Klicka på Save Klicka på Open with och Elsevier Embase Klicka på Export Rätt importfilter är valt SCOPUS Välj RIS Format automatiskt. Välj den nivå av information som du önskar Vid manuell import, välj filtret EMBASE Klicka på Export eller Scopus. Klicka på Open with och Google Google Klicka på Citera Rätt importfilter är valt Scholar Välj EndNote automatiskt. Klicka på Open with och Vid manuell import, välj filtret EndNote Kungliga Biblioteket Lunds universitet Libris SwePub LUP Student papers Klicka på Skapa referens Välj.RIS i rullgardinsmenyn och Spara som fil Klicka på Open with och Klicka på Mark Gå till Marked list Klicka på Export Välj RIS (EndNote) i rullgardinmenyn Klicka på Export Klicka på Open with och Import. Rätt importfilter är valt automatiskt. Vid manuell import, välj filtret Reference Manager (RIS). Rätt importfilter är valt automatiskt. Vid manuell import, välj filtret Reference Manager (RIS). NLM PubMed Markera referenser Klicka på Send To Välj Citation manager Klicka på Create file Klicka på Open with och Rätt importfilter är valt automatiskt. Vid manuell import, välj filtret PubMed (NLM). 16
The Centre of Evidence-Based PEDro Markera referenser genom att trycka på Select Physiotherapy Klicka på Display the selected records Klicka på Save results Klicka på Open with och Thomson Reuters Web of Markera referenser Science Klicka på Send to Endnote desktop (välj från rullgardinsmenyn) Välj nivå av Record Content Klicka på Send Klicka på Open with och Wiley Cochrane Det finns två alternativ. Från abstract: Välj View/Save Citation Välj EndNote och Citation Klicka på Open with och Från träfflistan: Välj Export selected Välj Export Citation Klicka på Open with och Klicka på OK Rätt importfilter är valt automatiskt. Vid manuell import, välj filtret PEDro. Rätt importfilter är valt automatiskt. Vid manuell import, välj filtret Web of Science Core Collection (TR). Första gången kan man behöva välja ett filter. Välj Cochrane Library (Wiley). 17