Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse 1(12) Johanna Knuthson HR-enheten Arbetsmiljöverket Skrivelse till Arbetsmiljöverket angående föreläggande om vite. Beteckning: 2016/015953 Dnr SO 2016/0116 Sammanfattning I denna skrivelse kommer vi presentera de åtgärder vi vidtagit förenat till varje krav i föreläggandet. Förutom enskilda aktiviteter som genomförts, har förvaltningen genomgått en förändringsprocess där det är en märkbar skillnad i hur organisationen arbetar och för dialog om arbetsmiljön. Organisationen har blivit tydligare i arbetet med arbetsmiljöfrågor och vi upplever nu att vi har en aktiv och levande dialog. Vi vill poängtera att arbetet för en god arbetsmiljö är en pågående process. Genom ett systematiskt tillvägagångssätt strävar vi ständigt efter att utveckla och förbättra oss inom området. Genom arbetet som har genomförts hos oss efter inspektionen våren 2016 har vi kommit en lång väg och har utvecklat grunden och strukturen i vårt systematiska arbetsmiljöarbete. Under 2018 har vi även tillsatt resurser inom ett specifikt uppdrag för att fortsätta arbetet och implementera våra nya rutiner och processer. Vi har genom hela processen prioriterat delaktigheten från såväl skyddsombud och medarbetare. Barnets bästa Barnets bästa är inte relevant i ärendet. Beslutsunderlag Socialförvaltningens beslut 2017-11-15 250 Socialförvaltningens tjänsteskrivelse med bilagor den 29 november 2017 (denna skrivelse). Bilagor Rutin för vårt systematiska arbetsmiljöarbete Årshjul för det systematiska arbetsmiljöarbetet Enkätformulär OSA socialsekreterare SKLs checklista för chefens arbetsmiljö Riskbedömning och handlingsplan OSA - Vuxen Riskbedömning och handlingsplan OSA - Flykting Riskbedömning och handlingsplan OSA BUF Postadress Besöksadress Telefon växel Internetadress e-post Box 1255 Brotorget 1 046-359 50 00 www.lund.se socialforvaltingen@lund.se 221 05 Lund
2(12) Månadsuppföljning Riskbedömning OSA Handlingsplan Månadsuppföljning-riskbedömning OSA enhetsnivå Handlingsplan Månadsuppföljning-riskbedömning OSA individnivå Introduktion socialsekreterare Checklista introduktion Enkätfrågor Hot och våld Riskbedömning och handlingsplan Hot och våld Vuxen Riskbedömning och handlingsplan Hot och våld - BUF Riskbedömning och handlingsplan Hot och våld Flykting Hot och våld rutin för arbete utanför ordinarie arbetsplats Checklista riskbedömning Bild entréplan Kristallen Deltagarlistor Riskbedömningar Förteckning av chefer Workshop återhämtning psykiskt påfrestande arbetsuppgifter Bilagor till Rutin för vårt systematiska arbetsmiljöarbete Riktlinjer för mångfaldsfrämjande arbete och likabehandling Kränkande särbehandling AFS 2015:4 Organisatorisk och social arbetsmiljö Arbetsmiljöprocessen Riktlinjer för hälsofrämjande arbete, arbetsmiljö och rehabilitering Förvaltningens uppgiftsfördelning Lunds kommuns samverkansavtal Socialförvaltningens tillämpning av samverkansavtalet AFS 2001:1 Systematisk arbetsmiljöarbete SKLs checklista för chefens arbetsmiljö Kommungemensam mall medarbetarsamtal Rutin årlig SAM-uppföljning 2017 1. Ni ska se till att ni har rutiner, som innebär att ni fortlöpande undersöker både socialsekreterarnas och chefer/arbetsledares arbetsförhållanden med avseende på organisatoriska och sociala faktorer i er verksamhet. Svar: Utifrån detta krav har vi vidtagit följande åtgärder: 1. Vi har utformat en undersökning, en så kallad månadsuppföljning inkl. riskbedömning avseende organisatoriska och sociala faktorer. Syftet med denna undersökning är att varje månad följa upp medarbetares och chefers arbetsbelastning och andra faktorer gällande den organisatoriska
3(12) och sociala arbetsmiljön. Genom denna undersökning ska vi riskbedöma och konkretisera lämpliga åtgärder i form av en handlingsplan. Respektive chef ansvarar för att denna undersökning skickas ut till medarbetare på samtliga nivåer, en gång i månaden i anslutning till ett APT alternativt enhetsmöte. Svaret på undersökning med medarbetarens namn skickas sedan tillbaka till ansvarig chef. Undersökningen är inte anonym då chefen ska ha en möjlighet att förutom på det organisatoriska planet även på det individuella planet kunna sätta in lämpliga åtgärder. Därmed kan chefen säkerställa att ingen medarbetare riskerar ohälsa i förhållande till dessa faktorer. Undersökningen inkluderar en riskbedömning där varje medarbetare får svara på sex frågor utifrån skalan grön, gul och röd. Det finns även en ruta för anteckningar där medarbetaren har möjlighet att utveckla och motivera sina svar. Vi vill att denna undersökning ska inbegripa så mycket som möjligt men även vara relativt kort, sex frågor, för att kunna utgöra ett enkelt verktyg som kan användas varje månad. Vi har utvecklat två stöddokument som ska användas av respektive chef vid enskilda samtal med de medarbetare som svarat gult eller rött på någon eller några utav frågorna. Dessa gäller även vid APT/enhetsmöte då flertalet medarbetare svarat gult eller rött på samma frågor. Frågorna ska då diskuteras i gruppen för att senare komma fram till lämpliga åtgärder på rätt nivå, se exempel på åtgärd i stöddokumenten. Stöddokumenten som är en del av månadsuppföljningen innehåller fördjupningsfrågor inom varje fråga/område. Dokumenten ska kunna användas av cheferna för att få en fördjupad analys av svaren. Frågorna ska även täcka in aspekter utifrån AFS 2015:4. Frågorna är breda för att vi ska få in så många perspektiv som möjligt som sedan fördjupas utifrån specifika frågor och områden i stöddokumentet. Stöddokumentens viktigaste del är handlingsplanen med tidsatta åtgärder och med en tydlig ansvarig samt uppföljningsdatum. Meningen är att riskbedömningen som görs i samband med undersökningen/månadsuppföljningen ska leda till en handlingsplan i de fall då det anses finnas en riskkälla/risk för ohälsa. 2. I samband med detta har vi även utvecklat ett verktyg som kan mäta den kvantitativa arbetsbelastningen i form av antal individer och ärenden som varje socialsekreterare och enhet har. Detta ger gruppen och chefen ett bra verktyg för att se över arbetsbelastningen och kan även användas utifrån ärendefördelning. Verktyget är ett komplement till vår månadsuppföljning och ger tillsammans en komplett helhetsbild av arbetsbelastningen. Detta betyder inte att antalet individer/ärenden kommer att vara samma för alla inom enheten, det beror på erfarenhet, kompetens, kunskap, kapacitet och individuella faktorer så som upplevd belastning med mera. Ärenden är även av olika karaktär och kräver olika mycket insatser och arbete, vilket tas i beaktan vid ärendefördelning.
4(12) Verktyget har även syfte att kunna följa arbetsbelastningen i form av ärenden/individer över tid och ge chefen en samlad bild av ärendefördelningen inom gruppen. En av de viktigaste delarna i verktyget är att det visar ett genomsnittsvärde för den kvantitativa arbetsbelastningen på en enhet/arbetsgrupp. Detta hjälper även till i att bedöma om enheten har tillräckligt med resurser eller om en resursförstärkning behövs. 3. När det gäller våra chefers arbetsmiljö använder vi förutom ovanstående beskrivna stödmaterial även ett material som SKL har tagit fram - SKLS checklista för chefens arbetsmiljö. Detta är fördjupande material som är utformat efter chefers arbetsmiljö. Den är till hjälp för att se till att chefen har rätt förutsättningar och stöd för att sitt uppdrag. 4. Utöver detta har vi utformat en rutin för vårt systematiska arbetsmiljöarbete som beskriver hur vi arbetar systematiskt. Till exempel vilka undersökningsmetoder vi har, vem som är ansvarig, vilken kunskap som ska finnas i organisationen samt våra mål. Till denna hör ett årshjul som även finns beskrivet mer utförligt i en tabell i vår rutin. Där beskriver vi vilka rutiner vi har för att säkerställa att vi fortlöpande undersöker, riskbedömer och åtgärdar socialsekreterarnas och chefernas/arbetsledarnas arbetsmiljö. Detta utifrån organisatoriska och sociala faktorer samt andra arbetsmiljöfaktorer som ingår i det systematiska arbetsmiljöarbetet, så som hot och våld och den fysiska arbetsmiljön. 5. Vi har genomfört en större enkätundersökning kring de organisatoriska och sociala faktorerna för alla socialsekreterare. Denna process kommer beskrivas nedan under 2a och b. Denna undersökning kommer fortsättningsvis att genomföras en gång om året för att vi ska få möjlighet att följa utveckling samt för att få en systematik och ett bra uppföljningsinstrument. Vi anser även att det är en bra undersökningsmetod som bidrar till att vi utvecklar vårt arbetsmiljöarbete. Det fungerar även som ett bra komplement till månadsuppföljningen som är en kortare variant. Vår intention är att på sikt även använda samma enkätformulär till våra övriga yrkesgrupper inom socialförvaltningen. 6. En ny punkt kommer tillföras dagordningen för våra APT i syfte att förbättra delaktigheten och inflytandet från våra medarbetare. Denna punkt kommer att kallas förbättringsförslag och med detta vill vi uppmuntra medarbetare till att lyfta förslag på förbättring och utveckling av vår verksamhet och våra metoder och processer. Bilagor till detta avsnitt: Månadsuppföljning riskbedömning OSA, Handlingsplan utifrån månadsuppföljning-riskbedömning individnivå, Handlingsplan utifrån månadsuppföljning-riskbedömning individnivå Rutin för vårt systematiska arbetsmiljöarbete, Årshjul SAM, SKLS checklista för chefens arbetsmiljö
5(12) 2a och b. Ni ska genomföra en undersökning av socialsekreterarnas arbetsförhållanden med avseende på organisatoriska och sociala faktorer i er verksamhet. Med utgångspunkt från identifierade orsaker till riskförhållanden som framkommit vid undersökningen och riskbedömningen ska ni i en handlingsplan dokumentera de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsosam arbetsbelastning. Svar: I slutet av maj och i början av juni i år genomförde vi en enkätundersökning som skickades ut till alla socialsekreterare inom förvaltningen. Denna undersökning hänvisade vi till i vårt senaste yttrande (synpunkter på underrättelse) till er i maj. Enkäten består av 24 frågor och är framtagna utifrån AFS 2015:4, vad som står i inspektionsmeddelandet, utifrån egna behov samt tips från andra aktörers liknande undersökningar, exempelvis Prevent och Suntarbetsliv. Utifrån svarsresultatet gjorde projektledaren för detta arbete och en resurs från HR-enheten Kristallen, tillsammans med de två huvudskyddsombuden från Vision (Anders Söderberg) och Akademikerförbundet SSR (Björn Hultenberg) en riskprioritering. För att kunna fokusera på de risker som bedöms som mest angelägna utifrån resultatet valde vi ut åtta frågor inom sex områden. De områden som blev utvalda och som vi sedan arbetade vidare med i de riskbedömningarna som genomfördes ute i verksamheterna var: Rimlig arbetsbelastning/hinna med arbetsuppgifter inom ordinarie arbetstid Arbetsbelastningen ökar av nyrekryteringar/personalomsättning Beredskap/kunskap i organisationen för att hantera ohälsosam arbetsbelastning Beredskap/kunskap i organisationen för att hantera de arbetsuppgifter som inte hinns med eller behöver prioriteras bort Arbetsuppgifter som är starkt psykiskt påfrestande Möjlighet till återhämtning under arbetsdagen vid behov. Se bilaga, Enkätformulär OSA faktorer. Vi samlade verksamhetsområdena där samtliga socialsekreterare arbetar, vilka är verksamhetsområde Vuxen, verksamhetsområde Flykting och verksamhetsområde Barn, unga och familjestöd (BUF). Vi bjöd in ansvariga chefer inom områdena, medarbetarerepresentanter från alla enheter samt de två huvudskyddsombuden för en så kallad riskbedömningsworkshop. Vid dessa tillfällen diskuterades risker/riskkällor och orsakerna till dessa risker. Vi riskgraderade dem och kom sedan fram till lämpliga åtgärder i en handlingsplan med ansvarig och tidsplan. Riskbedömningsworkshopparna gjordes i flera omgångar för att vi skulle hinna diskutera frågorna ordentligt. Vi genomförde de första i juni, de andra i augusti och september samt en slutlig genomgång med chefer och huvudskyddsombud i november i år. Se bilagor, riskbedömning och handlingsplan OSA inom respektive verksamhetsområde.
6(12) Två av frågorna, den gällande återhämtning under arbetsdagen och den gällande starkt psykiskt påfrestande arbetsuppgifter valde vi att hantera i annan ordning. Anledningen till detta var att vi ansåg att det fanns en svårighet i att hantera frågorna i ovanstående workshopformat och med denna sammansättning. Frågan kring återhämtning kom vi fram till att vi definierade mycket olika och att svaret ligger hos medarbetarna och ute i arbetsgrupperna. Då frågan även är mångfacetterad behövs en definition och en djupare diskussion innan vi kan komma fram till konkreta åtgärder. Vi anser även att åtgärderna behöver se olika ut beroende på arbetsgrupp och gruppen behöver tillsammans med chef/chefer definiera sitt behov av återhämtning och vilka åtgärder som passar för denna grupp och arbetets karaktär, vid ett tillfälle då alla medarbetare medverkar och får bidra med sitt perspektiv. Frågan gällande starkt psykiskt påfrestande arbetsuppgifter insåg vi i efterhand skulle ha haft en annan formulering och vi bestämde oss därför för att utreda frågan i varje arbetsgrupp tillsammans med frågan kring återhämtning i en workshop som HR och projektledaren håller i på enhetsnivå på APT/enhetsmöte. Se material i bilaga, Workshop återhämtning och psykiskt påfrestande arbetsuppgifter. Flertalet svarade i enkäten att de har starkt psykiskt påfrestande arbetsuppgifter. Detta anser vi i sig inte är förvånande då våra medarbetare varje dag möter människor i nöd och som befinner sig i utsatta situationer. Vad som upplevs som starkt psykiskt påfrestande eller bara påfrestande är också en definitionsfråga som kräver en djupare diskussion. Vi vill istället fråga våra medarbetare vilket stöd de behöver från organisationen för att kunna hantera dessa arbetsuppgifter samt om det är något vi skulle kunna göra annorlunda för att minska eller hantera dessa typer av arbetsuppgifter på ett annat sätt. Denna workshop har genomförts på ett antal enheter och kommer att fortsätta under vintern och våren. Efter workshopen har chefen ett ansvar att gå vidare till en handlingsplan där lämpliga åtgärder sätts in tillsammans med arbetsgruppen. Detta tillvägagångssätt var alla i grupperna överens om, chefer, medarbetare och skyddsombud. Vi har genom ovanstående riskbedömningar kommit fram till ett antal åtgärder som kommer att genomföras, se respektive riskbedömning. Nedan beskrivs några av de som är gemensamma över förvaltningen. Månadsuppföljningen inklusive riskbedömning av OSA-faktorer är en förvaltningsövergripande åtgärd, se beskrivning ovan. Denna åtgärd ska hjälpa cheferna att fånga upp signaler på ohälsa hos medarbetare kopplat till organisatoriska och sociala förhållanden, för att kunna utforma handlingsplaner där åtgärder sätts in. Vi har även tagit fram ett nytt introduktionsprogram. Introduktionen har syftet att öka tryggheten hos våra nyanställda och medarbetare som haft en längre frånvaro. Det är även till hjälp då flertalet av våra socialsekreterare anser att nyrekryteringar och personalomsättningen
7(12) ökar arbetsbelastningen eftersom detta tar tid från den ordinarie personalen. I introduktionsprogrammet finns en samordnare samt en introduktionsansvarig på varje enhet för att minska denna arbetsbelastning hos resten av personalgruppen. Se längre beskrivning under krav 4. En annan åtgärd som är gemensam över verksamhetsgränserna är en utbildning i hot och våld med praktiskt innehåll där medarbetarna ska få öva och träna sig i att möta olika typer av klienter och i olika typer av situationer som kan uppstå. Denna utbildning ska hållas under våren 2018 och är i första hand en åtgärd utifrån våra hot- och våldsrisker. Den är även gällande när det kommer till arbetsbelastning då syftet med utbildningen är att skapa en trygghet hos medarbetarna vilket skapar bättre förutsättningar för att hantera ärenden och klienter. Upplevelsen är att denna otrygghet annars ökar arbetsbelastningen då utförandet av arbetet kan bli svårhanterligt och belastande. Denna utbildning kan alltså hjälpa till att tydliggöra hanteringen och utförandet av arbetsuppgifterna samt öka känslan av kontroll över sin arbetssituation som i sin tur påverkar arbetsbelastningen i positiv bemärkelse. Åtgärder som tagits fram på verksamhetsnivå är bland annat utökning av tjänster, införandet av ett chefsstöd i form av en senior tidigare chef i organisationen, mentorskap samt en annan indelning av arbetsuppgifter för att skapa en tydlighet i uppdraget och sänka arbetsbelastningen. Se fler åtgärder i respektive riskbedömning Bilagor till detta avsnitt: Enkätformulär OSA - socialsekreterare, Riskbedömning och handlingsplan OSA - BUF, Riskbedömning och handlingsplan OSA - Vuxen, Riskbedömning och handlingsplan OSA - Flykting 2c. Ni ska anlita sakkunnig hjälp med erfarenhet att undersöka, identifiera samt riskbedöma arbetsorganisatoriska och sociala arbetsförhållanden i arbetet med att uppfylla kravpunkten 2a-b ovan. Svar: Vi har tagit hjälp av två utomstående sakkunniga konsulter inom området för att utforma processen kring undersökningen och riskbedömningarna gällande de organisatoriska och sociala faktorerna för våra socialsekreterare. Kontaktuppgifter till dessa kan lämnas på begäran. 3a och b samt 9. Ni ska se till att arbetsledare och chefer har kunskaper om hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning. Ni ska se till att arbetsledare och chefer har förutsättningar att omsätta kunskaperna enligt ovan i praktiken. Ni ska se till att de som har uppgifter att utföra i det systematiska arbetsmiljöarbetet har de kunskaper som krävs för att utföra sina uppgifter.
8(12) Svar: Skräddarsydd utbildning gällande systematiskt arbetsmiljöarbete samt organisatorisk och social arbetsmiljö genomfördes av utomstående expertkonsult för samtliga chefer och arbetsledare inom socialförvaltningen den 25 september 2017. Utbildningen bestod av såväl teori som praktiskt arbete och diskussioner för att cheferna skulle kunna applicera det i sin vardag och få möjlighet att omsätta kunskaperna i praktiken. Alla nya chefer inom socialförvaltningen går kommunens arbetsmiljöutbildning (BAM) som pågår under tre dagar där SAM och OSA är i fokus. Redan befintliga chefers behov inventeras årligen vid medarbetarsamtal och om kunskapspåfyllning behövs eller om nya arbetsmiljöregler publicerats anmäls även dessa chefer till BAM. För att ytterligare säkerställa att våra chefer har kunskaper om hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning samt i övrigt har de kunskaper som krävs för att kunna ta ansvar och utföra sina uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet, håller HR varje år i en arbetsmiljöworkshop. Denna hölls senast den 27 februari 2017 och kommer att hållas i mars 2018. Under denna workshop får cheferna uppdaterna sina kunskaper inom arbetsmiljö samt dela erfarenheter och arbeta med praktiska case. Materialet SKLS checklista för chefens arbetsmiljö som vi använder kommer även hjälpa oss i att säkerställa att chefen har möjligheter att utföra sitt arbete, med rätt förutsättningar och kunskaper. 4. Introduktion socialsekreterare Svar: Vi har genom ett projekt som ingår i vår Personal- och kompetensförsörjningsplan arbetat fram ett yrkesintroduktionsprogram för socialsekreterare som är ett komplement till den allmänna introduktionen på socialförvaltningen. I detta program ingår en förvaltningsövergripande tjänst som samordnare och varje enhet ska ha en introduktionsansvarig för att avlasta övrig personal samt säkerställa kvaliteten och ansvaret. Biträdande enhetschefer kommer att vara introduktionsansvariga på de enheter där denna tjänst finns, exempelvis Utredning Barn och unga och Utredning Vuxen. Se mer utförlig beskrivning av programmet i bilagorna. Förvaltningarna inom Kristallen har även infört övergripande obligatoriska introduktionsmöten för nyanställda där bland annat reglerna för huset, lokalerna, besöksrummen och larmanvändning gås igenom. Bilagor till detta avsnitt: Introduktion socialsekreterare, checklista introduktion
9(12) 5a och b. Ni ska utifrån den undersökning ni gjort av faktorerna nedan, bedöma vilka risker för hot och våld som finns i er verksamhet. Riskbedömningen ska omfatta arbete som era arbetstagare utför såväl i som utanför lokalerna. Med utgångspunkt från resultatet av undersökningen och riskbedömningen, ska ni i en handlingsplan dokumentera de åtgärder som behövs för att förebygga hot- och våldsrisker i arbetsmiljön. Av handlingsplanen ska också framgå när åtgärderna ska vara genomförda, vem inom organisationen som ansvarar för att åtgärderna genomförs samt tidpunkt för kontroll att åtgärderna fått avsedd effekt. Svar: Under hösten har vi genomfört riskbedömningar med efterföljande handlingsplaner inom våra tre verksamhetsområden med socialsekreterare. Detta gjorde vi likt OSA-faktorerna i workshopformat. Vid dessa tillfällen medverkade förutom ansvariga chefer, medarbetarrepresentanter och skyddsombud även en säkerhetsexpert från säkerhetsföretaget 2Secure. Denne var med som extern sakkunnig i förslagen kring åtgärderna men även för att svara på frågor och ge råd. För att få en djupare undersökning, ett bättre underlag och möjliggöra alla medarbetares delaktighet valde vi att skicka ut ett enkätformulär till alla socialsekreterare inför riskbedömningarna. Frågorna vi ställde i formuläret samverkades med referensgruppen och säkerhetsexperten. Vi valde att ta med de områden som nämns i inspektionsmeddelandet men även andra områden som vi anser är viktiga att undersöka utifrån vår vardag och arbetsmiljö. I samråd med styrgrupp och referensgrupp valde vi att ta bort frågorna kring skyddsärende och hedersrelaterade ärenden i enkätformuläret. Detta för att det i vår organisation inte finns en enhetlig definition av skyddsärenden och då vi anser att hedersrelaterade ärenden per automatik inte innebär en högre risk för hot och våld. Vi valde istället att ta med frågorna i diskussionerna vid riskbedömningarna för att inte missa eventuella riskkällor och ta med alla aspekter. Det finns flera likheter mellan verksamhetsområdena och därför är de flesta åtgärder gemensamma över verksamhetsgränserna. Åtgärderna kommer även gälla medarbetare på socialförvaltningen som inte är socialsekreterare. En åtgärd är utbildning i hot och våld som kommer att ges alla medarbetare under våren 2018. Denna utbildning kommer i stor utsträckning bestå av praktiska inslag. Detta för att öka kunskapen och förebygga otrygghet i situationer då medarbetare kan uppleva eller utsättas för hot- och våld och speciellt i situationer som inte kunnat förutses. Utbildningen ska hjälpa medarbetarna att känna sig trygga i mötet med klienten, hur de kan avdramatisera och lugna ner uppkomna situationer för att minska risken för att utsättas för hot och våld. En förvaltningsövergripande larmgrupp har startats. Gruppens uppdrag är att identifiera våra behov av larm, förbättra våra larmrutiner samt få ett bättre helhetsgrepp över förvaltningens larmanvändande. Gruppen kommer under våren 2018 att övergå till en säkerhetsgrupp som kommer ansvara för att säkerställa våra hot- och våldsrutiner (inkl. larm) samt ta
10(12) hand om incidentrapporteringen av tillbud och arbetsskador gällande hot och våld. Syftet är att skapa en samordnad hantering som kan ge oss en samlad bild av läget och sätta in lämpliga åtgärder på en organisatorisk nivå för att vara en hjälp i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Gruppen kommer även ansvara för kommunikationen kring uppkomna incidenter till förvaltningen. En tredje åtgärd är att enhetscheferna har fått i uppdrag att under december säkerställa att respektive enhet har en fungerande gemensam kalender för att säkerställa att chefen alltid vet vart medarbetarna har besök och när de förväntas komma tillbaka. Enheterna kommer att utse ansvarig för att säkerställa att kalendern är uppdaterad och ifylld av samtliga medarbetare samt att dokumentera när medarbetare återkommer efter besök eller meddelar att besöket är klart. Vid en avvikelse är det alltid chefens ansvar att gå vidare och eftersöka medarbetaren, se även uppdaterad version av Hot och våld rutin för arbete utanför ordinarie arbetsplats. Vi har utvecklat vår gemensamma checklista för riskbedömning inför besök. Denna ska användas inför varje besök för att säkerställa att medarbetaren har tänkt igenom alla potentiella risker samt vidtagit de säkerhetsåtgärder som behövs. Vid förhöjd risk och vid särskilda möten, exempelvis på andra ställen så som institutioner ska enhetschefen skriva under medarbetarens riskbedömning och en dialog ska ske kring vidtagna säkerhetsåtgärder och om mötet överhuvudtaget ska äga rum. Vid hög risk ska aldrig möten hållas. Den 21 november 2017 blev det även beslutat att alla dörrar till besöksrummen på plan 1 ska vara utåtgående istället som de är idag, inåtgående. Detta ökar säkerheten för våra medarbetare vid uppkomna hot- och våldssituationer. Utöver detta har glaspartier satts upp vid receptionen för att säkerställa att obehöriga ej kan ta sig in. Högre glaspartier har även satts in vid inpasseringen på entréplan för att säkerställa att obehöriga inte kan komma innanför spärrarna. Spärren i dörrarna är även starkare för att dörrarna ej ska gå att trycka upp. En rutin har upprättats för användningen av den så kallade gruppdörren, se bild på inpasseringen. Dörren ska endast gå att använda från insidan för att säkerställa att obehöriga inte kan följa med in då medarbetare eller andra besök passerar genom dörren. Förutom de riskbedömningar som har gjorts och följs upp samt de som görs i verksamheterna utifrån uppkomna situationer har vi i vår rutin för vårt systematiska arbetsmiljöarbete samt årshjul lagt in en årlig aktivitet. I denna aktivitet följer vi upp våra riskbedömningar och bedömer om riskerna har ändrats, nya har tillkommit eller om justeringar behövs gällande hot och våld. Detta för att säkerställa att vi får en kontinuitet och ser till att vi undersöker riskerna på ett systematiskt sätt.
11(12) Bilagor till detta avsnitt: Enkätfrågor Hot och våld, Riskbedömning och handlingsplan hot och våld Vuxen, Riskbedömning och handlingsplan hot och våld BUF, Riskbedömning och handlingsplan hot och våld Flykting, Hot och våld rutin för arbete utanför ordinarie arbetsplats, Checklista för riskbedömning, Bild på glasparti receptionsdisken, Bild på inpasseringen på entréplan. 6. Ni ska anlita sakkunnig hjälp med kompetens inom området hot- och våldsrisker i arbetsmiljön och med erfarenhet av säkerhetsförebyggande åtgärder, i ert arbete med att uppfylla kravpunkten 5 ovan. Svar: Vi har tagit in sakkunniga experter inom säkerhetsfrågor från säkerhetsföretaget 2Secure som har hjälpt oss i arbetet med hot- och våldsfrågorna. Konsulterna har gått igenom alla våra säkerhetsrutiner, varit med riskbedömningsprocesserna och hjälpt oss med att komma fram till lämpliga åtgärder. Kontaktuppgifter kan lämnas på begäran. 7. Ni ska vidta åtgärder för att se till att ni på sektionerna regelbundet; - Genomför undersökningar och riskbedömer arbetsmiljöförhållanden som kan innebär risker för ohälsa och olycksfall i arbete, och med detta som underlag, - Genomför de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet, i vilket ingår att upprätta handlingsplaner över åtgärder som inte kan vidtas omedelbart. Svar: Utifrån detta krav har vi utformat en ny rutin för vårt systematiska arbetsmiljöarbete samt ett tillhörande årshjul. Rutinen beskriver vilka undersökningsmetoder vi har, på vilket sätt de ska användas, vad de undersöker samt när de ska göras och vem som är ansvarig. Årshjulet är en översikt av de insatser vi har under året och som sker årligen. Se mer i dokumenten. I år har den kommungemensamma uppföljningen av vårt systematiska arbetsmiljöarbete skett på enhetsnivå för att sedan sammanfogas i en förvaltningsgemensam rapport. Som en åtgärd utifrån de brister som uppkommit beslutades att vi under 2018 kommer att ha tema på våra APT gällande de olika områden som ingår i uppföljningen. Detta för att öka kunskapen på alla nivåer samt uppmärksamma och förbättra arbetsmiljöarbetet i syfte att förebygga risker för ohälsa i arbetet. Bilagor till detta avsnitt: Rutin för vårt systematiska arbetsmiljöarbete, Årshjul SAM. 10. Ni ska se till att berörda arbetstagare och skyddsombud får möjlighet att medverka i arbetet med att uppfylla kravpunkterna som anges i denna skrivelse.
12(12) Svar: et har följts genom hela arbetet och kommer att fortsätta att följas i vårt fortsatta arbete med arbetsmiljöfrågor. Skyddsombuden/fackliga parter har utöver medverkan i enlighet med vårt samverkansavtal även ingått i detta specifika arbete. Huvudskyddsombuden ingår i referensgruppen som leds av projektledaren. Denna grupp har träffats minst en gång i månaden och de fackliga har varit delaktiga i framtagandet av material, samt i beslutande åtgärder utifrån inspektionen Medarbetare har i hög grad varit delaktiga, genom olika former av workshops, enkäter och samtal. Socialförvaltningens förslag till beslut att översända tjänsteskrivelse den 29 november 2017 med bilagor som sitt svar till Arbetsmiljöverket SOCIALFÖRVALTNINGEN Annika Pettersson Socialdirektör Annika Jonasson HR-chef Beslut expedieras till: Arbetsmiljöverket Akten