Manual Kontering av IT-kostnader
Innehåll Bakgrund 3 IT-utrustning 3 Ex. Datorer och kringutrustning 3 Ex. Servrar och IT-infrastruktur 3 Ex. AV/kringutrustning 3 Ex. Skrivare och kringutrustning 3 Redovisning av IT-utrustning 4 IT-tjänst 5 Serviceavtal 5 Övriga IT-tjänster 5 IT-konsultjänst 5 Licens 5 Övriga IT-relaterade kostnader 6 2 (6)
Bakgrund IT-kostnader utgör en betydande del av Linnéuniversitetets leverantörskostnader och en konsekvent och korrekt bokföring är nödvändig för kontroll och uppföljning. Ambitionen med denna struktur är att möjliggöra tydlig och enkel redovisning av IT-kostnader utan för stora korrigeringar i kontoplanen. Vad som räknas som en IT-kostnad och inte är en definitionsfråga och till hjälp finns bland annat Kammarkollegiets ramavtalsområden. IT-utrustning Här redovisas inköp av IT-utrustning och kostnader kopplade till inköpet och som tecknas i samband med exempelvis ett datorinköp. Support- och underhållsavtal samt programlicenser redovisas under IT-tjänster. En gränsdragningslista har tagits fram med exempel på när utrustning klassificeras som ITutrustning respektive ej IT-utrustning och konteringsanvisning till dessa. Ex. Datorer och kringutrustning Datorer Bildskärmar Tangentbord Möss Nätverkskablar Smartphones Surfplattor USB-minnen, externa hårddiskar Ex. Servrar och IT-infrastruktur Servrar, appliance-lösningar och lagringsutrustning Nätverksutrustning (switchar, kablage) Datorhallar, UPS Ex. AV/kringutrustning Videokonferensutrustning, mikrofoner, dokumentkameror Videokameror och stillbildskameror Förstärkare, högtalare och styrsystem Projektorer, interaktiva skrivtavlor/smartboards TV Ex. Skrivare och kringutrustning Linnéuniversitetet har avtal med Ricoh kring utskriftstjänsten. I de fall inköp av skrivare och kringutrustning ändå görs ska dessa bokföras under detta baskonto. Multifunktionsmaskiner (MFP) Sidskrivare (både nätverksanslutna och USB-kopplade) Skannrar Faxar Kringutrustning (toner mm) 3 (6)
Redovisning av IT-utrustning Anskaffningsvärdet (inköpspriset) för utrustningen bestämmer hur redovisningen ska ske (se även anvisningar kring redovisning av anläggningstillgång). Inköpsvärde > 20 000 kr bokförs som anläggningstillgång, konto 12XXX Inköpsvärde > 5 000 kr - < 20 000 kr bokförs som korttidsinventarier, konto 5613X Inköpsvärde < 5 000 kr bokförs som förbrukningsutrustning/it-utrustning 564X 4 (6)
IT-tjänst Tjänster kopplade till IT-system och IT-utrustning. En gränsdragningslista har tagits fram med exempel på när en tjänst klassificeras som IT-tjänst respektive ej IT-tjänst och konteringsanvisning till dessa. Serviceavtal Fasta och rörliga kostnader kring tjänster kopplade till IT-system och IT-utrustning exv.: Drift (säkerställa att system/applikationer/webbplatser är tillgängliga, säkerhetskopierade och övervakade, s.k. hosting) Uppgraderingar och underhåll (säkerställa att systemet/applikationen/utrustningen hålls uppdaterad med nya versioner eller tekniska funktioner) Användarsupport och applikationssupport (fel, frågor och beställningar kring systemets/utrustningens funktion, behörighetshantering, installation, handledning) Utskriftsfunktionen (debiteras efter mätarställning) Observera: Garantier som köps i samband med inköp av exempelvis en dator bokförs som ITutrustning. Övriga IT-tjänster Övriga kostnader samt kostnader som inte omfattas av befintliga support- och underhållsavtal, definierade konsultuppdrag, eller licenskostnader. Underhåll/reparation/service av IT-utrustning Återställning av data på trasig hårddisk IT-konsultjänst När en leverantör anlitas under avgränsad tid, på specificerat uppdrag för att exv. åtgärda tekniska fel, utveckla funktioner, installera utrustning, vara rådgivande kring användbarhet; utvärdera IT-säkerhet; testa; teknisk projektledning mm kring IT-system/-utrustning. Observera: Ibland anlitar vi leverantörer för både teknisk konsultation och verksamhetskonsultation en bedömning får göras från fall till fall och det finns ofta ingen knivskarp gräns mellan teknik och kärnverksamhet. Konsultkostnader kring ledning; övergripande arbetssätt, metoder, processer, som inte är kopplat till ett särskilt IT-system/-utrustning, är inte en IT-kostnad, utan bokförs under 5781 Konsulttjänster övrigt. Utbildningskonsulttjänster, d.v.s. köpta utbildningstjänster för att kunna tillhandahålla utbildningen bokförs under konto 5731 Utbildningskonsulttjänster. Licens Kostnaden för anskaffning av operativsystem, programvara, mjukvarulicens, applikation, domännamn, appar. Både engångskostnader och återkommande kostnader för att få tillgång till och rättighet att använda programmet. Observera: Kostnader för tillstånd (exv. för kameraövervakning), avgift för arbetsplatsmusik är inte IT-tjänster, utan bokförs under 5793 övriga tjänster. Kostnader rörande rättigheter att söka i externa databaser är ingen IT-tjänst utan bokförs under konto 5795 databaser. 5 (6)
Övriga IT-relaterade kostnader Förbruknings- och trafikavgifter för telefoni, bokförs på konto 5753 Telefonkostander mobil telefoni Kostnader för mobilt bredband, bryggtjänster, hyra av infrastruktur och anslutningsavgifter (exv. fiber, SUNET) bokförs på konto 5754 Bredband datakommunikation IT-utbildning bokförs i kontoklass 48* - utbildning för egen personal. 6 (6)