Krislednings- och informationsplan vid extraordinär händelse Antagen av kommunfullmäktige den 28 maj 2007, 48
Sammanfattning Denna krisledningsplan är ett resultat av statsmakternas beslut om ett nytt krishanteringssystem. Ett krishanteringssystem där krigshotet tonas ned och större vikt läggs vid kommunernas förmåga att i fred hantera kriser, svåra påfrestningar och extraordinära händelser. Kommunen har ansvar för den egna verksamheten men har även ett geografiskt områdesansvar och skall verka för att samordning sker mellan både offentliga- och privata aktörer. Detta gäller både före, under och efter krissituationer. I detta dokument framgår hur kommunens ledningsfunktion ser ut under sådana förhållanden och hur den för ändamålet inrättade krisledningsnämnd, med dess stödfunktioner, är organiserad. Den ger också ett antal exempel på vilka typer av händelser som kan leda till svåra påfrestningar och definierar vad som menas med en extraordinär händelse. 2
Innehållsförteckning 1 Inledning...4 1.1 Krisledningsplanens giltighet.....4 1.2 Bakgrund 4 1.3 Syfte... 5 2 Mål 5 2.1 Övergripande mål..5 3 Ansvar...6 3.1 Kommunens geografiska ansvar 6 4 Organisation.6 4.1 Kommunens krisledningsorganisation...6 4.2 Krisledningsnämnd 7 4.2.1 Krisledningsnämndens ansvar och uppgifter.7 4.2.2 Delegation..7 4.3 Ledningsgrupp... 7 4.3.1 Ledningsgruppens ansvar och uppgifter 8 4.4 Larmning 8 4.5 Lokaler...8 5 Avslutning och redovisning.9 5.1 Krisledningsnämndens avveckling.... 9 5.2 Redovisning...9 6 Informationsplan vid extraordinär händelse....9 6.1 Mål.....9 6.1.1 Extern information. 9 6.1.2 Intern information..9 6.1.3 Målgrupper 9 6.4 Ledning....10 6.4.1 Krisinformationsenhet.10 6.5 Intern och extern information..10 6.5.1 Intern information och mediaservice... 10 6.5.2 Extern informationscentral... 11 6.5.3 Service och stöd...12 6.6 Åtgärdslista för Krisinformationsenheten 12 6.7 Viktigt meddelande till allmänheten (VMA)... 13 6.8 Uppföljning och redovisning...13 Bilagor enligt särskild förteckning. 3
1. Inledning 1.1 Krisledningsplanens giltighet Krisledningsplanen gäller när ordförande eller vice ordförande i Krisledningsnämnden gjort bedömningen att en extraordinär händelse föreligger enligt definitionen i Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. 1.2 Bakgrund Kommunens ordinarie verksamhet regleras bland annat i Kommunallagen (1991:900) och Lag (2003:778) om skydd mot olyckor. Den 1 september 2006 trädde Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, i kraft. Denna lag tillsammans med Lag (1992:1403) om totalförsvar och höjd beredskap, reglerar kommunens verksamhet inför och under höjd beredskap, vid svåra påfrestningar och extraordinära händelser. Med extraordinär händelse menas en sådan händelse som: - avviker från det normala - innebär en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner - innebär överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner - kräver skyndsamma insatser De dominerande riskerna i kommunen som kan leda till en extraordinär händelse är: - skogsbrand - industribrand - brand i vårdanläggning - översvämning - giftutsläpp - trafikolycka med farligt gods - långvarigt elavbrott - långvarigt avbrott i dricksvattenförsörjningen - långvarigt avbrott i teleförbindelserna - långvarigt avbrott i IT- och datasystemen - smitta, epizooti Dessa typer av händelser kan leda till svåra påfrestningar för viktiga samhällsfunktioner, och beröra många enskilda och företag. Utsläpp av farliga ämnen kan leda till att marken och grundvattnet förgiftas och att kommunens vattentäkter slås ut, samt att vistelse i den ordinarie bostaden eller arbetsplatsen omöjliggörs. Kommunala verksamheter såsom skola/barnomsorg och äldreomsorg kan komma behöva evakuera till alternativa lokaler. Översvämning kan ställa till omfattande problem för såväl den enskilde medborgaren som för näringsliv och kommunens olika verksamheter. Det är av stor vikt att de boende och verksamma inom riskområdena erhåller information i tidigt skede och därmed i möjligaste mån kan förebygga eventuella skador. 4
Brand i vårdanläggning utgör en mycket stor risk. Särskilda svårigheter kan föreligga om den inträffar i särskilt boende för äldre och personer med funktionshinder. Då kommunens yta till största delen består av stora skogsområden, är skogsbrand en annan händelse som kan innebära stora problem. Bebyggelse kan hotas och utrymning av människor och djur kan bli nödvändigt. Omfattande långvariga elavbrott eller avbrott i vatten- och värmeförsörjningen kan beroende på årstid, omfattning och art, innebära mycket stora problem. Äldre och personer med olika funktionshinder, i eget eller särskilt boende, kan behöva snabb hjälp. Kommunen skall kunna erbjuda stöd och olika alternativa lösningar för dem som själva inte kan klara av sina basala behov som mat, dricksvatten och värme. Långa avbrott i tele- och datakommunikationerna ställer kommunen inför stora problem, särskilt i kombination med andra extraordinära händelser såsom kraftigt snöväder och/eller svår storm. Vid risk för smittspridning och pandemier krävs att kommunen har en planering dels för tredje man men också för den egna personalen som kan bli drabbade. Informationsarbetet vid en extraordinär händelse är en av nyckelfunktionerna. Stora krav kommer att ställas på kommunens förmåga att hantera intern och extern information. Kommunfullmäktige ska för varje ny mandatperiod anta en plan för kommunens hantering av extraordinära händelser. 1.3 Syfte Denna krisledningsplan syftar till att kommunen skall ha en god förmåga att hantera krissituationer i fred och under höjd beredskap. 2. Mål 2.1 Övergripande mål Kommunen skall under extraordinära händelser och höjd beredskap: - ha en god förmåga att upprätthålla de viktigaste samhällsfunktionerna, samt tillse att livsnödvändig försörjning tryggas. - ha en god förmåga att leda och samordna verksamheten. - ha en god förmåga att informera allmänhet, myndigheter och övriga berörda enligt upprättad informationsplan. - i största möjliga utsträckning bedriva verksamheten enligt ordinarie rutiner och i ordinarie lokaler. - ha en god förmåga att samverka med myndigheter, organisationer och övriga berörda inom kommunens geografiska område. 5
- ha förmåga att med kort varsel sammankalla krisledningsnämnden och upprätta en krisledningsgrupp. Kommunens krisledningsnämnd med stabsfunktioner skall öva minst vartannat år. Kommunens förvaltningschefer ansvarar för att respektive förvaltning övar i erforderlig utsträckning. 3. Ansvar 3.1 Kommunens geografiska ansvar Kommunen skall inom sitt geografiska område i fråga om extraordinära händelser i fredstid verka för att: 1. olika aktörer i kommunen samverkar och uppnår samordning i planerings- och förberedelsearbetet. 2. de krishanteringsåtgärder som vidtas av olika aktörer under sådan händelse samordnas. 3. informationen till allmänheten under sådana förhållanden samordnas. Kommunen skall dessutom fortlöpande hålla länsstyrelsen informerad om läget inom kommunens geografiska område vad gäller risker och sårbarhet samt de lokala aktörernas förberedelser inför, under och efter en extraordinär händelse. 4. Organisation 4.1 Kommunens krisledningsorganisation Krisledningsnämnd Kommunstyrelsens arbetsutskott Adjungerade ordföranden för berörda nämnder Ledningsgrupp Ks ordf., Kommunchef, Räddningschef, Teknisk chef, Informationsansvarig Berörda kommunala befattningshavare Resurspersoner Representanter från myndigheter, näringsliv och berörda organisationer Stödfunktioner Serviceavdelning Krisinformationsenhet KS-förvaltning Räddningstjänst Teknisk förvaltning Miljö- och Byggförvaltning Barn- och Utbildningsförvaltning Socialförvaltning Kultur- och Fritidsförvaltning 6
4.2 Krisledningsnämnd Vid en extraordinär händelse skall kommunens Krisledningsnämnd sammankallas. Kommunens krisledningsnämnd utgörs av Kommunstyrelsens arbetsutskotts ordinarie ledamöter och dess ersättare. Nämndens ordförande eller vid dennes förfall, vice ordförande, beslutar när nämnden skall träda i funktion. Till Krisledningsnämnden kan ytterligare ledamöter adjungeras såsom ordförandena för berörda kommunala nämnder och bolag. Krisledningsnämnden skall träda i tjänst senast två timmar efter beslut därom. 4.2.1 Krisledningsnämndens ansvar och uppgifter: - Företräda kommunen - Tolka kommunens roll - Besluta om mer omfattande prioriteringar - Besluta i principiella frågor - Besluta om omfördelning av kommunens resurser samt ändrade ansvarsförhållande för kommunens förvaltningar - Samordna informationsinsatserna - Begära bistånd utifrån vid behov - Besluta i ärenden som rör enskild I övrigt regleras nämndens verksamhet i reglementet för Krisledningsnämnden. Se bilaga. 4.2.2 Delegation Krisledningsnämnden får fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen, i den utsträckning som är nödvändig, med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. När förhållande medger skall Krisledningsnämnden besluta att de uppgifter som nämnden övertagit från andra nämnder, återgår till ordinarie nämnd. Krisledningsnämndens ordförande, eller vid dennes förfall vice ordförande, får fatta beslut på nämndens vägnar i ärenden som är brådskande och inte kan vänta på nämndens beslut. Sådana beslut skall därefter snarast anmälas till nämnden. 4.3 Ledningsgrupp Krisledningsnämnden skall bistås av en ledningsgrupp bestående av: - Kommunstyrelsens ordförande - Kommunchef - Räddningschefen - Tekniska chefen - Informationsansvarig 7
Ledningsgruppen kan utökas vid behov av ytterliggare kommunala befattningshavare. Vid behov kan representanter från myndigheter, näringslivet och övriga organisationer knytas till ledningsgruppen. För att upprätthålla uthållighet över tiden fungerar befattningshavarnas ordinarie ställföreträdare eller ersättare, även som ställföreträdare eller ersättare under dessa förhållanden. Skiftbyte bör ej ske vid samma tidpunkt som skiftbyte vid Krisledningsnämnden, utan en överlappning avseende de båda arbetslagen bör eftersträvas. Ledningsgruppen har det operativa ansvaret och är beredande organ för Krisledningsnämnden. 4.3.1 Ledningsgruppens ansvar och uppgifter - Organisera en samordnad krishantering i kommunen - Organisera informationsverksamheten - Verkställa Krisledningsnämndens fattade beslut - Följa upp beslut - Planera för åtgärder på kort och på lång sikt - Bereda ärenden - Utarbeta förslag till åtgärder för skydd av liv, egendom och miljö - Ajourhålla lägesbilden i kommunen - Kontinuerligt följa pågående verksamhet i kommunen - Ansvara för samordningen av förvaltningsövergripande insatser - Bedöma behovet av samordnade insatser mellan kommunen och statliga myndigheter samt övriga aktörer inom kommunens geografiska område - Etablera nödvändiga kontakter med myndigheter och organisationer - Dokumentera 4.4 Larmning Följande tjänstemän skall underrätta krisledningsnämndens ordförande, eller vid dennes förfall, vice ordförande, vid omfattande- eller risk för omfattande störning av den kommunala verksamheten eller vitala samhällsfunktioner: - Räddningschefen - Jourhavande räddningsledare - Kommunchefen - Kommunens förvaltningschefer 4.5 Lokaler Krisledningsnämnden och ledningsgruppen samlas i särskild ledningslokal i huvudbrandstationen i Edsbyn, intill dess att sammanträdesrum A i Kommunhuset, Långgatan 24 i Edsbyn, iordningställts. (Beräknas vara klart under 2008) Räddningschefen meddelar berörda när lokalerna är klara att tas i drift. Krisledningsnämndens ordförande eller Kommunchefen kan vid varje enskild händelse besluta om samling på annan ledningsplats. 8
5. Avslutning och redovisning 5.1 Krisledningsnämndens avveckling Krisledningsnämnden beslutar att nämndens verksamhet upphör, när krisledningsverksamheten som är föranledd av den extraordinära händelsen ej längre anses nödvändig. Kommunstyrelsen samt Kommunfullmäktige kan även fatta ett sådant beslut om krisledningsorganisationen ej längre bedöms som nödvändig. 5.2 Redovisning Krisledningsnämndens beslut om avveckling skall anmälas vid närmast följande kommunfullmäktigesammanträde. Kommunfullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för denna. 6. Informationsplan vid extraordinär händelse 6.1 Mål 6.1.1 Extern information Målet är att de som bor eller vistas i Ovanåkers kommun ska få en korrekt och tydlig bild av det inträffade. De skall också veta hur de ska agera och var de skall vända sig i olika situationer. Informationen skall vara lättillgänglig för alla grupper oavsett språk eller funktionshinder. Mediernas arbete skall underlättas genom en öppen, informationsvillig inställning och snabba, korrekta upplysningar. Krisinformationsenheten ska inte ikläda sig rollen som nyhetsredaktion och konkurrera med andra medier om att leverera nyheter. 6.1.2 Intern information Målet är att de anställda snabbt skall få en så korrekt bild som möjligt av händelser och beslut i kommunen. Personalen blir direkt eller indirekt berörd av en extraordinär händelse och måste vara väl informerad för att kunna lösa sina arbetsuppgifter. Genom sina direkta kontakter med kommuninvånarna är också personalen en viktig kanal för att föra ut kommunens information. Ansvaret för att personalen nås av informationen ligger på förvaltningscheferna. Informationen skall förenkla, underlätta och effektivisera arbetet, motverka osäkerhet och missförstånd, underlätta genomförandet av beslut samt ge underlag för vidare kommunikation. 6.1.3 Målgrupper - Medborgare och besökare i Ovanåkers kommun. - Direkt och indirekt berörda behöver fortlöpande information om vad som hänt samt råd och anvisningar för sitt fortsatta handlande. - Anställda behöver information för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. - Media har särskilda behov, allt från ren pressinformation till intervjuer etc. - Samverkande parter, myndigheter, företag m fl. 9
6.4 Ledning Krisledningsnämnden har det övergripande ansvaret för kommunens informationsverksamhet. Kommunens informationsansvarige leder det operativa informationsarbetet. 6.4.1 Krisinformationsenhet En krisinformationsenhet skall inrättas vid en extraordinär händelse och är kommunledningens instrument för information till och från allmänheten, massmedia, myndigheter, organisationer och egen personal. Krisinformationsenheten svarar för all informationsverksamhet utom den räddningstjänstrelaterade. Kommunens informationsansvarige leder Krisinformationsenheten. Det är också den informationsansvarige som efter samråd med räddningsledare och/eller ledningsgruppen sammankallar Krisinformationsenheten. Personal från Serviceavdelningen och kommunens FRG-organisation är exempel på vilka som kan ingå i enheten. Varje förvaltningschef ansvarar för informationen till sina specifika målgrupper och den egna personalen. Detta efter samråd med kommunens informationsansvarige. Följande huvudområden är Krisinformationsenhetens ansvar: - intern information - upplysningscentral - extern information - analys och dokumentation - press- och mediainformation 6.5 Intern och extern information Kommunens informations- och upplysningsverksamhet skall vid behov kunna arbeta i treskift dygnet runt under minst en vecka. Skiftbyte skall ske med en timmas överlappning. En överenskommelse finns mellan landskapets kommuner att bistå varandra vid behov. Informationsarbetet ska - Beskriva krisens eller händelsens bakgrund och utveckling. - Varna människor i akut livsfara. - Skapa förutsättningar för att samhällets åtgärder kan förstås och beaktas. - Nå alla med upplysningar om vidtagna åtgärder, oavsett språkhinder, bostadsort eller handikapp. - Underlätta så att alla berörda kan hantera de regleringsåtgärder som kan bli följden av ett krisläge. 6.5.1 Intern information och mediaservice Bemannas av: Kommunens informationsansvarige samt KS- serviceavdelning.. Ansvarig: Kommunens informationsansvarige. Personal: Ledningsgruppen beslutar om vilka personer/kompetenser i övrigt som ska ingå. Det gäller i första hand personal med mediavana eller frilansjournalister. Även experter utifrån händelsen eller olyckans art kan komma ifråga. 10
Vid behov kan företrädare för samverkande myndigheter knytas till gruppen för att underlätta samordningen av service till massmedierna. Lokaler: Ordinarie lokaler i anslutning till sammanträdesrum A i Kommunhuset. Uppgifter: - Presentera aktuellt läge i samverkan med den informationsansvarige och utarbeta förslag till informationsinsatser. - Producera intern och extern information. - Presentera/lämna ut aktuella telefonnummer och informationsställen. - Ansvara för massmediabevakningen, sammanställa och distribuera utdrag ur massmediaflödet samt redovisa informationsläget för ledningsgruppen. - Skriva/distribuera pressmeddelanden och anordna presskonferenser. - Sammanställa bakgrund- och informationsmaterial. - Vara kontaktperson gentemot press, radio och TV. - Boka enskilda intervjuer med företrädare för kommunen och i övrigt underlätta det journalistiska arbetet. - Föra loggbok över gruppens arbete. Massmediabevakningen gör det möjligt att kontrollera om informationen nått ut och att den är entydig och korrekt. Informationen mellan funktionerna bör hanteras via WIS ( Webbaserat Informationsstöd) med syfte att alla berörda ska ha tillgång till rätt information samtidigt. Genom systemet kan flera aktörer/organisationer/myndigheter dela information. 6.5.2 Extern informationscentral (Upplysningscentral) Bemannas av: Personal från Serviceenheten. Ansvarig: Enhetschef Serviceenheten. Lokaler: Reception/växel i Kommunhuset samt angränsande lokaler. Personal: Ledningsgruppen beslutar om vilka personer/kompetenser i övrigt som skall ingå i upplysningsfunktionen. För upplysningar på främmande språk kan språklärare eller tolkar komma ifråga. Kommunens FRG-organisation kan vid behov förstärka upplysningsfunktionen. Uppgifter: - Informationsservice till anhöriga, drabbade och allmänhet i övrigt gäller även riktad information till grupper med särskilda behov. - Vidarebefordra upplysningar från allmänheten till ledningsgrupp - Vidarebefordran av centrala och regionala direktiv - Kunna upprätta informationsplats på annat ställe i kommunen - Föra loggbok över upplysningscentralens arbete Upplysningscentralen ska svara för hela kommunens upplysningsverksamhet till allmänheten och direktkontakter med allmänheten. Telefonnummer till upplysningsfunktionen meddelas till SOS-Alarm, polisen, landstinget (för vidarebefordran till sjukhusens akutmottagningar och vårdcentraler) samt de centrala myndigheternas informationsenheter. 11
Allmänheten informeras om telefonnummer via exempelvis lokalradion, närradion, TV, kommunens webbplatser (kriswebb), lokalpress, e-post, annonser, affischer, flygblad, upplysningscentral, högtalare/högtalarbilar, informationsplatser (bibliotek, anslagstavlor) och företagsinterna kanaler. Informationen mellan funktionerna bör hanteras via WIS. 6.5.3 Service och stöd Bemannas av: Personal från Repro/Vaktmästeriet och IT. Kan vid behov förstärkas av kommunens FRG-organisation. Ansvarig: Enhetschef Serviceenheten Lokaler: Repro/Vaktmästeri Uppgifter: - Bistå med att iordningställa lokaler. - Sätta upp skyltar till och vid informationsplatser mm. - Svara för kopiering/framställning av trycksaker, flygblad etc. - Bistå med transporter, bud, serva med material och eventuell förplägnad. - Ställa i ordning lokaler för information, upplysning och media. Om arbetet förläggs utanför ordinarie lokaler, kontroll av tillgången till telefon, fax, datoruppkoppling. 6.6 Åtgärdslista för Krisinformationsenheten Informationsansvarig: - Sammankalla hela eller delar av Krisinformationsenheten. - Orientera om läget och den fortsatta verksamheten. - Informera kommunens växel om var krisinformationsenhetens olika delar upprättats. - Fastställa riktlinjer för fortsatt informationsverksamhet. - Följa upp verksamheten och vidta nödvändiga förändringar. När något har hänt glöm inte - Att skicka meddelande om att kommunens ledningsorganisation är samlad. - Att meddela övriga kommunala verksamheter att Krisinformationsenheten har övertagit informationsansvaret. - Att meddela samtliga samarbetspartner om vidtagna informationsåtgärder. - Att underrätta massmedia om hur man når informationsansvarig/pressansvarig. 12
6.7 Viktigt meddelande till allmänheten (VMA) Enligt avtal mellan staten och Sveriges Radios olika programbolag kan pågående sändning avbrytas för varningsmeddelande vid större nödlägen. Kommunen har rätt att via jourhavande brandbefäl använda systemet vid särskild händelse. Av meddelandet till allmänheten bör följande förhållande framgå: - VEM står bakom meddelandet. - VAD har inträffat. - VAR har det inträffade skett. - NÄR uppstod/inträffade olyckan etc. - KONSEKVENSERNA av det inträffade. - VILKA meddelandet riktar sig till. - FÖRHÅLLNINGSORDER till allmänheten. Före radiomeddelandet (VMA) är det möjligt att via Räddningstjänsten utlösa signalen VIKTIGT MEDDELANDE. 6.8 Uppföljning och redovisning För att kunna bedöma om informationsinsatserna uppnått sitt syfte och för att ta tillvara på erfarenheter för framtiden ansvarar Kommunchefen för att insatserna utvärderas. 13