PLAN FÖR EGENKONTROLL INOM SOCIALSERVICEN 1. UPPGIFTER OM SERVICEPRODUCENTEN Serviceproducent Privat serviceproducent Serviceproducentens namn Folkhälsan Välfärd Ab Serviceform och klientgrupp för vilken servicen produceras Långtidsboende Förläggningskommunens kontaktuppgifter Pirjo Knif 044-7877240 Kommun Kommunens namn Jakobstad Förläggningskommun Jakobstad Serviceproducentens officiella namn Folkhälsan Välfärd Ab Verksamhetsenhetens namn Vårdhem Victor och Vårdhem Elise Verksamhetsenhetens postadress Östanpåvägen 32 Postnummer 68660 Namnet på den som ansvarar för verksamheten Katarina Bredbacka Postadress Östanpåvägen 32 Postnummer 68660 E-post katarina.bredbacka@folkhalsan.fi Postort Jakobstad Postort Jakobstad Serviceproducentens FO-nummer 1644085-2 Telefon 044-7886006 Datum för beviljande av regionförvaltningsverkets/valviras tillstånd (privata enheter som bedriver verksamhet dygnet runt) 1.7.2003 (Victor), 1.1.2004 (Elise) Datum för kommunens beslut om mottagande av anmälan Uppgifter om verksamhetstillstånd (privat socialservice) Datum för beviljande av ändringstillstånd Anmälningspliktig verksamhet (privat socialservice) Datum för regionförvaltningsverkets registreringsbeslut Ansvarsförsäkringens giltighetstid (ska styrkas på begäran) 2. VERKSAMHETSIDÉ, VÄRDERINGAR OCH VERKSAMHETSPRINCIPER Verksamhetsidé Målsättningen för Folkhälsans äldreomsorg är att utgående från den äldres resurser och behov erbjuda en god helhetsvård på eget modersmål och med respekt för människans värde. Folkhälsan står för trovärdighet och långsiktighet och överträffar den äldres förväntningar om Folkhälsan som serviceproducent. Vård och omsorgsarbetet utgår från ett hälsofrämjande synsätt, där vardagen känns meningsfull, hanterbar och begriplig. Målsättningen är att de äldre skall kunna Bo hemma på Folkhälsan och ha möjligheter till ett gott liv. avi21u1 1/15
Värderingar och verksamhetsprinciper Folkhälsans värden: Kompetens, Engagemang och omsorg Folkhälsans mångsidiga verksamhet förenas av följande gemensamma värden; Kompetens, vår kompetens inger förtroende. Vi visar vår kompetens genom att arbeta målmedvetet och kostnadseffektivt. Vi är nyskapande och empatiska i vår vardag. Engagemang, vårt engagemang påverkar samhället. Vi bidrar alla till att Folkhälsan är en föregångare. Vi tar ansvar för människor och tror på framtiden. Omsorg innebär att vi respekterar människovärdet. Vi ser människan som en helhet och bemöter alla individuellt. Vi samarbetar och uppmuntrar till aktiv växelverkan. Folkhälsans vision: Folkhälsan verkar för ett samhälle som främjar hälsa och livskvalitet. För att uppnå detta och möta förändringar i samhället arbetar vi tillsammans målmedvetet, innovativt och handlingskraftigt. Vi skapar nya verksamhetskoncept och arbetsmetoder genom att kombinera forskning, serviceproduktion och medborgarverksamhet. Uppdateringsplan Handboken har senast uppdaterats 2014 och uppdateras kontinuerligt. 3. ORGANISERING OCH LEDNING AV SAMT ANSVARIGA PERSONER FÖR EGENKONTROLLEN Representant/er för ledningen som svarar för egenkontrollen samt dennes/deras uppgifter Regionchef Joacim Sandbacka Kontaktuppgifter till den ansvariga personen för egenkontrollen samt dennes uppgifter Enhetschef Katarina Bredbacka De medlemmar i gruppen för planering och verkställande av egenkontrollen som ingår i enheten (yrkesbeteckningar) Vårdansvarig sjukskötare Carola Nyman Personalens medverkan i genomförandet av egenkontrollen: (kan ingå som del i verksamhetsenhetens inskolningsplan) Plan för inskolning och utbildning av personal och studerande i planering och genomförande av egenkontrollen En utsedd grupp i personalen går igenom egenkontrollen årligen och ser till att ny personal introduceras i egenkontrollen, kontinuerliga skolningsdagar ordnas. 4. DELAKTIGHET FÖR KLIENTER OCH ANHÖRIGA SAMT KLIENTRESPONS Beskrivning av insamlingen av klientrespons (i planen för egenkontroll införs förfaranden för insamling av respons från klienterna och deras anhöriga, behandling av klientresponsen och användning av responsen vid utvecklandet av verksamheten) Respons och avvikelser rapporteras och samlas in för att systematiskt upptäcka, dokumentera och åtgärda händelser och förhållanden som avviker från en kvalitativt god verksamhet, och därmed kunna utveckla samt förbättra verksamheten och bibehålla goda relationer till kunder. Alla medarbetare är uppmärksamma på att det är viktigt att reagera på och föra vidare respons och avvikelser, vi bär alla ett ansvar gällande rapporteringen och åtgärderna föranledda av responsen och avvikelsen. avi21u1 2/15
Beskrivning av behandlingen av klientrespons i enheten/inom serviceverksamheten Vårdansvariga sjukskötaren på avdelningen rapporterar respons och avvikelser varje kvartal skriftligen till utvecklingschef Christina Söderberg som i sin tur koordinerar bolagets behandling av respons och avvikelser och rapporterar den riktade och spontana responsen samt avvikelserna till ledningsgruppen via en sammanställningsblankett. Blanketten förmedlas vidare till Samfundets kontakt personl. Avvikelserna tillsammans med riktade och den spontana responsen rapporteras 1x/ år till samfundet. Klient- och anhörigenkät genomförs årligen. Alla enkäter gås igenom kvartalsvis och rapporteras till den avdelning som berörs. Ev. åtgärder genomförs och bokförs. Beskrivning av användningen av klientresponsen vid utvecklandet av verksamheten Respons och avvikelser dokumenteras på enhetliga blanketter och behandlas i enlighet med fastställd handlingsplan med utgångspunkt i att responsen behandlas inom 3 dagar och att kunden som önskar svar, även kontaktas inom 3 dagar. För varje verksamhetsenhet finns fastställd responsprocess. Avvikelserna beroende på karaktär, behandlas i enlighet med samma rutiner. Den viktigaste delen i hanteringen av inkommen respons (spec. negativ)/ avvikelse är orsaksanalysen. För att vi i fortsättningen skall kunna förhindra liknande händelse, behöver en grundlig orsaksanalys göras inom den berörda verksamheten Plan för utvecklandet av klientresponssystemet 5. IDENTIFIERING AV RISKER OCH MISSFÖRHÅLLANDEN SAMT KORRIGERANDE ÅTGÄRDER För verksamhetsenhetens interna bruk ska dokument gällande olika delar i denna helhet utarbetas, där planer och tidtabeller avtalas för korrigerande åtgärder angående konstaterade brister och skadliga händelser. I planen för egenkontroll införs en beskrivning av förfarandet för förebyggande av skadliga händelser och en beskrivning av registreringen, hanteringen och informationen om skadliga händelser och tillbud. Beskrivning av förfarandet för föregripande identifiering av risker, kritiska arbetsmoment och farliga situationer Genom en välfungerande riskhantering kan konsekvenserna av oönskade risker undvikas eller minimeras. Eftersom många risker inom vården drabbar tredje part, dvs. klienterna, är det inom vården extra viktigt att kunna undvika eller minimera risker. Genom en systematisk riskhantering blir personalen medveten om vilka risker som finns i Folkhälsans verksamhet, bättre på att bedöma hur stora och allvarliga riskerna är, att fatta rätt beslut om hur riskerna skall hanteras och att lära av varandra inom hela organisationen. Målsättningen är också att bredda förståelsen för riskhanteringen så att alla uppfattar den som en integrerad del av den vanliga verksamheten och det dagliga arbetet. En systematisk riskhantering ger klara principer för risktagningen och en klar arbets- och ansvarsfördelning för detta. Genom att följa upp och bli uppmärksam på olika oönskade avvikelser eller nära ögat situationer i verksamheterna och lära av dem kan allvarliga olyckor eller händelser undvikas. Genom att vara medveten om riskerna kan många av dem förebyggas. Beskrivning av förfarandet för behandling av tillbud och observerade missförhållanden Samfundets styrelse övervakar och har ansvar för att Folkhälsans riskhanteringsprinciper är tillräckligt omfattande. Samfundets styrelse fastställer också risktoleransen på övergripande nivå. Uppföljning och bedömning sker årligen. Den operativa ledningens ansvar är att uppnå de uppställda målen och att hantera de risker som ev. hotar detta. Den operativa ledningen är ansvarig för att verkställa riskhanteringsprocessen inom sin egen organisation/sitt eget ansvarsområde. Samfundets utvecklingsenhet ansvarar för den övergripande utvecklingen av riskhanteringen och koordinerar processen som helhet. Utvecklingsenheten ansvarar även för sammanställningen av riskrapporteringen. Enhetsansvariga ansvarar för att på enhetsnivå följa de riskhanteringsprinciper som fastslagits samt att identifiera risker i den egna verksamheten samt komma med förslag på hur riskerna skall hanteras. Enhetsansvariga ansvarar även för att personalen får tillräcklig handledning och kunskap i riskhanteringen. avi21u1 3/15
Varje anställd har ansvar för att bidra till en kultur där man är medveten om vilka risker som finns och där alla gör sitt yttersta för att undvika eller minimera oönskade effekter av riskerna. Varje anställd har också ansvar för att rapportera om avvikelser/nära ögat situationer för att oönskade situationer bättre skall kunna förebyggas. Beskrivning av förfarandet för åtgärdande av konstaterade missförhållanden Utarbetade blanketter för avvikelser finns tillgängliga Beskrivning av hur personal och vid behov samarbetsparter informeras om korrigerande åtgärder Ev risker genomgås kontinuerligt på personalmöten där man tar upp vad som hänt och hur man ska hantera ev risker. Mer information om detta i bland annat SHM:s publikation 2011:15: Riskhantering och säkerhetsplanering. Handbok för ledningen och säkerhetsexperterna inom social- och hälsovården: http://www.stm.fi/julkaisut/nayta/_julkaisu/1571326 (på finska) 6. PERSONAL Beskrivning av antalet anställda och av personalens dimensionering och struktur; yrkesutbildad och assisterande personal (bestämmelserna i dagvårds- och barnskyddslagen, lagen om behörighetsvillkoren för yrkesutbildad personal inom socialvården samt i tillsynsprogrammen) Victor och Elise: enhetschef 1 st, vårdansvarig sjukskötare 1 st, sjukskötare 5 st, närvårdare 16 st ordinarie, samt ett antal långtidsvikarier samt 2 st vårdbiträden Beskrivning av principerna för rekrytering av personal (transparens vid ansökningsförfarandet, säkerställande av behörigheten, kontroll av straffregistret inom barnskyddet, förfaranden för anskaffning av vikarier osv.) Betydelsen av en mångsidig och täckande introduktion aktualiseras när vi utökar vårt arbetsteam med nya medarbetare. Enligt lagen om skydd i arbetet bör man undervisa och informera om sådant som förutsätts av arbetets art och arbetsförhållandena för att olyckor i arbetet och sjukdom pga. arbetet skall kunna undvikas. För att nya medarbetare dessutom skall känna sig välkomna och delaktiga i vår verksamhet från start, är det viktigt att vi genom vårt bemötande, visar omsorg och engagemang för våra nya medarbetare. Vi är alla delaktiga i och ansvariga för att introduktionen förverkligas på bästa sätt. Allas vår kompetens är viktig i vår strävan att jobba för att upprätthålla en attraktiv arbetsplats. Beskrivning av inskolningen av personalen: (det rekommenderas att en inskolningsplan utarbetas för personalen, se även punkt 3) För att underlätta introduktionen har vi sammanställt en checklista som ges till den nyanställda. Denna lista möjliggör att introduktionen sker på ett strukturerat och enhetligt sätt. Checklistan består av en detaljerad beskrivning av vilka frågor som bör tas upp, när de skall behandlas och av vem. En öppen och interaktiv atmosfär mellan den nyanställda - förman/arbetsteamet, skapar goda förutsättningar för en framgångsrik introduktion. När alla vet vad som förväntas och de olika delarna i arbetet blir klarlagda, klarnar så småningom arbetsbilden till en helhet. Beskrivning av upprätthållandet av personalens kompetens och arbetshälsa och av kompetensledningen (t.ex. förfaranden för planering och uppföljning av fortbildningen, uppföljning av frånvarodagar till följd av sjukdom, uppföljning av kompetensen, yrkesskickligheten och dess utveckling, utvecklingssamtal) (det rekommenderas att en fortbildningsplan utarbetas för personalen) Vi gör upp fortbildningsplan, håller utvecklingssamtal, Ta till Tals-blankett, används tex vid långvarig sjukfrånvaro, All sjukfrånvaro registreras bla för att kontrollera om sjukfrånvaron kan ha arbetsrelaterade orsaker. avi21u1 4/15
Utvecklingsplan för personalfrågor Folkhälsan är en hälsofrämjande arbetsplats. Att skapa en välmående arbetsplats kräver ett målinriktat samarbete. En hälsofrämjande arbetsplats ska ge medarbetarna trygghet, trivsel och arbetsglädje. Viktiga samarbetsparter i det hälsofrämjande arbetet är företagshälsovården och arbetarskyddet. Alla medarbetare har en viktig betydelse för organisationens utveckling. På Folkhälsan förväntar vi oss att var och en aktivt bidrar till en god arbetsmiljö. Vi utvecklar aktivt den psykiska, fysiska och social arbetsmiljön, så att varje medarbetare upplever sitt arbete hanterbart och meningsfullt. Alla de satsningar som görs inom ramen för Folkhälsan som en hälsofrämjande organisation säkerställer ett jämlikt och rättvist bemötande, kunskap om vilka som är de mål vi eftersträvar och en känsla av gemenskap. På Folkhälsan görs personalenkäter och resultaten av dem är en viktig del i utvecklandet av organisationens arbetssätt, ledarskap och välmående på arbetsplatsen. Det ständigt pågående utvecklingsarbetet, de gemensamma målsättningarna och konsekvent ledarskap skapar tillsammans en hälsofrämjande arbetsmiljö och en positiv gemenskap. Det hälsofrämjande och salutogena angreppssättet är en del av allt som görs inom Folkhälsan. Var och ens arbete bör upplevas begripligt, meningsfullt och hanterbart. Det innebär, att vi känner att saker och ting passar ihop och har en tydlig bild av arbetssituationen vad som förväntas av oss. Vi bör också kunna känna och uppleva stolthet över det jobb som utförs och känna att vår insats har betydelse för enheten och organisationen. Att vårt bidrag är viktigt. Vi bör också ges möjligheten och verktygen för att klara av arbetet och jämvikten mellan arbete och fritid. Eftersom vi på Folkhälsan betonar vikten av det hälsofrämjande angreppssättet i våra processer, så utgår även våra interna ledarskapsutbildningar, introduktionstillfället Vi på Folkhälsan och övriga interna fortbildningar från den salutogena ramen. Vi följer kontinuerligt upp utvecklingssamtal, arbetsvärderingar, deltagarprocenter och resultat i enkäter om personalvälbefinnande, samt sjukfrånvaron för att kunna erbjuda stöd och utveckla verktyg för att vi alla ska orka med vårt arbete och ha en känsla av sammanhang. HR, ledningen, företagshälsovården och arbetarskyddet samarbetar i personalutvecklingsfrågor. Riktlinjerna för Folkhälsans personalpolitik beskrivs i Folkhälsans personalpolicy och ledarskapspolicy. Personalpolicyn betonar förväntningarna och skyldigheterna för Folkhälsans medarbetare beträffande bl.a. eget ansvarstagande och initiativförmåga, intresse för kompetens och verksamhetsutveckling och egen roll i arbetsmiljön. Ur ledarskapspolicyn framgår riktlinjerna för ett Folkhälsan ledarskap, som är närvaranda, stöder och utvecklar samt uppmuntrar till deltaktighet och aktiv medverkan. Policyerna uppdateras varje år. Samfundet Folkhälsan tillämpar kollektivavtalet för den privata socialservicebranschen. 7. LOKALER, PRODUKTER OCH UTRUSTNING I planen för egenkontroll ska finnas en beskrivning av de lokaler som används för verksamheten och av principerna för hur de används. I principerna för hur lokalerna används beskrivs bl.a. förfarandena för placering av klienter: bl.a. hur klienterna fördelas på olika rum, hur man sköter om att klienternas integritetsskydd förverkligas e.d. Beskrivning av lokalerna som är i klienternas personliga bruk (eget rum, rummets storlek, möbler osv.) Avdelningarna består av enkelrum och dubbelrum. Alla har tillgång till WC och dusch. Rummens storlek är från 13,4 m2-23,4 m2. Gemensamma allmänna utrymmen finns på avdelningarna. Beskrivning av lokalerna som är i klienternas gemensamma bruk (matsalens funktionalitet, hobby-, rehabiliterings- och aktivitetslokaler, hygienutrymmenas funktionalitet, tillgången till bastu osv.) På avdelningen finns en matsal och ett dagrum. Vi har även en delvis inglasad stor balkong för utevistelse sommartid. Matsal och dagrum används även till hobby verksamhet. avi21u1 5/15
Beskrivning av hur klienternas gemenskap tillgodoses i enheten med avseende på lokalerna Kök inkl matsal och stor dagsal för gemensam samvaro finns på avdelningen Beskrivning av förfaranden i anslutning till städning, avfalls- och tvätthantering Folkhälsan Välfärd / Östanlid använder kommunens sopsortering och soporna kastas direkt i soprummet via rör i väggen. Beskrivning av förfarandet för kvalitetssäkring av inomhusluften (förfaranden för konstaterande av fuktskador, mätning av inomhusluften, samarbete med fastighetsskötaren och hälsoskyddsmyndigheterna osv.) Vi har avtal över ventilationsservice av maskiner och filterbyten. Automatisk felalarm insatt i fastighetens automation. Luftmängderna är ställda enligt dimensioneringen och kontrollmäts vid behov. Ifall fuktskador konstateras blir åtgärderana enligt följande:konstateras, felet åtgärdas, torkning av material samt fuktmätning med mätare som är anpassade för arbetet. Ifall större skada sker anlitas externa experter inom område och deras utlåtande står som grund för åtgärder. Eftersom vi har bassäng i användning på Östanlid, har vi månatligen genomgång med hälsoinspektören om diverse saker. Beskrivning av produkterna och utrustningen för hälso- och sjukvård i enheten På Östanlid har vi tillgång till Hb mätare, CRP- mätare, EKG mätning, Vi har elsängar, larm, apparat för recuscitering och annan livshjälpande materiel. Kontaktuppgifter till ansvarspersonen Vårdansvarig sjukskötare Carola Nyman tel: 050-4696852 Med produkter för hälso- och sjukvård avses enligt 5 i lagen om produkter och utrustning för hälso- och sjukvård (629/2010) anordningar som används för vård och behandling, exempelvis sjukhussängar, lyftanordningar, blodsocker- och blodstryckmätare o.d. Om verksamhetsidkarens skyldigheter föreskrivs i 24 26 i lagen om produkter och utrustning för hälsooch sjukvården (629/2010) samt i Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovårdens bestämmelse 4/2010. Anmälan om risksituationer orsakade av produkter och utrustning görs till Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården. I planen för egenkontroll ska utses en ansvarig person för de professionellt använda produkternas och utrustningarnas säkerhet. Denna person ska se till att anmälan om tillbud eller risksituationer görs och att andra bestämmelser som gäller utrustning iakttas. Länk till Valviras föreskrifter: http://www.valvira.fi/files/tiedostot/f/o/foreskrift_4_2010_anmalan_om_riskhandelse_anvandare.pdf Utvecklingsplan för lokaler, produkter och utrustning Vi har som mål att ha ändamålseniga lokaler för alla våra verksamheter, det försäkrade vi i byggskedet genom att involvera extern expertis samt synpunkter av egen personal. 8. KLIENTSÄKERHET För att utveckla klientsäkerheten ska en verksamhetsplan utarbetas, där säkerhetsrelaterade risker i anslutning till direkt klientarbete behandlas avi21u1 6/15
Kontaktuppgifter till personen/personerna som ansvarar för enhetens säkerhetsplanering och säkerhetsverksamhet Räddningschef Anders Dahlbäck 050-3814310 Skyddschef Katarina Bredbacka 044-7886006 Beskrivning av hur klientsäkerheten säkerställs (särdragen hos service som ges hemma samt hos service inom barnskyddet och service till handikappade och åldringar ska beaktas) Varje fastighet och enhet inom Folkhälsan har en skyddsplan/räddningsplan och en utsedd ansvarsperson, som kallas skyddschef. Skyddschefen leder säkerhetsarbetet och ansvarar för att fastighetens skyddsplan/räddningsplan kontinuerligt uppdateras och att årliga evakueringsövningar utförs. Personalen informeras om skyddsplanen/räddningsplanen, som ska finnas tillgänglig på alla avdelningar. Personalen bör också känna till hur man ska handla vid brand eller i andra nödsituationer. Information om säkerhetsfrågor ingår i introduktionen av personalen och ingår också regelbundet i personalutbildningen. Räddningschefer, som ansvarar för hela distriktets säkerhetsfrågor och skyddschefer, som ansvarar för säkerhetsfrågor vid enskilda byggnader utbildas på en 2 3 dagars kurs, som sker i samarbete med lokala räddningsverk. Områdesansvariga genomgår en kortare utbildning som utarbetats för social- och hälsovården. Utbildningen är i kraft i fem år varefter utbildningen förnyas. Folkhälsans modell för en skyddsplan/räddningsplan finns på intranätet (sök efter Säkerhetsplan för Fh avdelningar). Vid behov informerar säkerhetschefen och de områdesansvariga närmare om säkerhetsfrågor. Beskrivning av enhetens övervakningsanordningar och av hur deras funktion säkerställs Automatisk brandalarm i alla våningar och hela flygeln sprinklad Patientlarm, Vivago installerad 2010 Demenslås, Vaktbolag Securitas 24h samt rond vid fastigheten nattetid. Beskrivning av hur det säkerställs att säkerhetsanordningar och larmsystem som används av klienterna fungerar (enhetens larmsystem, säkerhetsarmband, övervakningsanordningar, säkerhetsanordningar hos klienter som bor hemma samt säkerställande att larmresponsen fungerar osv.) Månatlig test av brand och sprinler samt utrymningsbelysning, Årlig service av brand och sprinklersystemet. Kontroller av Inspecta enligt lag över granskningar Områdersansvariges checklista uppdateras månatligen Utvecklingsplan för klientsäkerhet Låsta dörrar, utvecklingsplan för klientsäkerthet, brandövningar Räddningsplan, säkerhetsplan uppdateras årligen Vivago egenkontroll. 9. KLIENTENS STÄLLNING OCH RÄTTIGHETER Beskrivning av handledningen och rådgivningen för klienten och av utvärderingen av klientens servicebehov, av utarbetandet av serviceavtal/förvaltningsbeslut och service-/klientplan (barnskydd/dagvård) och av uppdateringen av dessa samt av klientens deltagande i beslut Uppgörande av serviceplan i samarbete med klient och anhöriga är vårdansvariga. Uppgörande av vårdplanen enligt RAI- bedömningen görs av egenvårdaren. avi21u1 7/15
Beskrivning av hur klienten bereds möjlighet att bekanta sig med enheten på förhand Besök där personalen informerar om avdelningen är möjligt att ordna. Beskrivning av hur klienten informeras om innehållet i avtalen (serviceavtal, hyresavtal o.d.), om kostnaderna för servicen och om avtalsändringar. Information (oftast till anhöriga). Skriftliga besked vid förändringar. Beskrivning av hur klientens självbestämmanderätt och rätt till deltagande förverkligas (privatlivet, integritetsskydd, personlig frihet, okränkbarhet; 7 och 10 i grundlagen, 8 10 i klientlagen) Självbestämmanderätten har med vår människosyn och vårdetik att göra. Vårt mål är att stöda de resurser den äldre mänskan har kvar såväl fysiskt och psykiskt som mentalt. Att stöda den individuella förmågan och resurser till beslutsfattande förutsätter att vi respekterar den enskilda personens förmåga till självbestämmande genom att fråga, samla data, lyssna, tolka, vara lyhörda. Med särskilda eller känsliga vårdåtgärder avses åtgärder som vidtas av säkerhetsskäl, som begränsar den äldres rörelse- eller handlingsfrihet och som kan uppfattas som tvång. I vissa situationer kan det med tanke på den äldres hälsa, risk för olycksfall eller av andra motsvarande skäl vara nödvändigt att vidta åtgärder som den äldre motsätter sig. Sådana vårdåtgärder diskuteras alltid med anhöriga, vårdande läkare och dokumenteras i journalen. Beskrivning av förfarandet för skötsel av pengar, nycklar och andra saker i klientens besittning och information om den som ansvarar för denna egendom Pengar finns inlåsta i kansliskåp och kvitteras ut av ansvarig vårdare i arbetstur i vittnes närvaro. Båda kvitterar med sitt namn och alla insättningar och uttag bokförs. Summa som förvaras per boende är max. 200. Bankkort med koder hanteras av vårdarna endast då intressebevakare inte levererar kontanter utan levererar brukspengar till de äldre på bankkonto. Vid inflyttning skall smycken och andra värdesaker genomgås och dokumenteras. Värdesaker bör helst försäkras, eftersom Folkhälsan inte kan ansvara för den äldres personliga värdesaker. Anhöriga informeras om att onödiga saker som tex nycklar inte förvaras på avdelningen. Plan för hur behovet att vidta begränsande åtgärder och sanktioner avses att minimeras Aktualiseras från fall till fall. Begränsande åtgärder diskuteras och utvärderas ständigt. Beskrivning av kriterierna för vidtagande av begränsande åtgärder och sanktioner samt av beslut, förfaranden, registrering och uppföljning av konsekvenserna i anslutning till begränsande åtgärder (se bl.a. 11 kap i barnskyddslagen, lagen om utvecklingsstörda, tillsynsprogrammen) Det rekommenderas att anvisningar om förfaringssätt utarbetas Inom Folkhälsans äldreomsorg vidtas åtgärder som strider mot den äldres vilja eller begränsar den äldres rörelsefrihet endast efter allvarligt övervägande om det är absolut nödvändigt med tanke på vården och om alla andra alternativa möjligheter utretts. Ifall sådana åtgärder används skall om möjligt den äldres, eller beroende på den äldres funktionsförmåga, de närstående eller intressebevakare alltid informeras. Dessutom skall långtidsenheterna begära den ansvariga läkarens tillstånd. En för ändamålet uppgjord blankett ifylles och särskilda vårdåtgärder dokumenteras alltid med motiveringar i vårdplanen. Vi respekterar självbestämmanderätten så långt det går. Alla begränsningar dokumenteras och diskuteras med anhöriga avi21u1 8/15
Beskrivning av förfarandet om det konstateras att en klient har blivit utsatt för osakligt eller kränkande bemötande Saken tas upp i arbetsgruppen, diskuteras och åtgärdas. Kan leda till varning. Beskrivning av beredningen och genomförandet av åtgärder då en klientrelation upphör (förflyttning av klienten från en vårdplats till en annan, beredning av eftervård inom barnskyddet, osv.) Kontakt med placeringskoordinatorn, anhöriga En klient som är missnöjd med sitt bemötande har rätt att framställa anmärkning till den som ansvarar för verksamhetsenheten eller till en ledande tjänsteinnehavare. När servicen baserar sig på ett avtal om köpta tjänster framställs anmärkningen till den myndighet som svarar för organiseringen av servicen (Valviras anvisning 8:2010). Namn och kontaktuppgifter för den person/instans, till vilken anmärkning riktas Social- och hälsovårdsverket: Chefsläkare Pia-Maria Sjöström Tfn (06) 786 2001 Folkhälsan Välfärd: Regionchef Joacim Sandbacka Gsm 044-7883647 Socialombudsmannens kontaktuppgifter Aila Kronqvist Besöksadress Rådhuset Salutorget 1, Jakobstad Postadress Staden Jakobstad, Socialombudsman Aila Kronqvist Pb 41, 68601 Jakobstad Telefon Tfn (06) 786 3283 GSM 044 785 1283 E-post aila.kronqvist@jakobstad.fi Beskrivning av förfarandet för behandling av anmärkningar som gäller enhetens verksamhet Tas i beaktaktande. Se responshantering Beskrivning av samarbetet mellan kommunen och serviceproducenten vid planeringen och uppföljningen av klientens vård och service Social- och hälsovårdsverkets placeringskoordinatorn tillsätter alla platser på Vårdhemmen Victor och Elise. RAI-resultat skickas 2ggr/år in till chefen inom äldreomsorg. Beskrivning av information som gäller konsumentskydd Konsumentrådgivningen har övergått från kommunerna till en nationell service, som sköts centraliserad av www.konsumentrådgivning.fi. Konsumentrådgivning: 071 873 1902 avi21u1 9/15
Utvecklingsplan angående klientens ställning och rättigheter Verksamhetsutveckling ständiga förbättringar Folkhälsan bidrar till bättre livskvalitet och hälsa i vardagen genom folkhälsoarbete, serviceproduktion och forskning. För att kunna göra det måste vi känna oss själva vad är vi bra på och vad borde vi bli bättre på? Utvecklingsarbetet är allas vår gemensamma sak. Utgående från de långsiktiga fastställda målen är det vars och ens uppgift att konkretisera dem i sitt eget arbete. Vi gör upp konkreta planer för hur vi ska nå våra mål. Verksamhetsplaneringen sker utgående från perspektiven: - intressenter - kund - ekonomi - process - personal och utveckling Ett viktigt verktyg i vår verksamhetsutveckling är karta och kompass (Balanced Scorecard). Kartan visar vart vi är på väg och kompassen hur vi når dit. Arbetet med karta och kompass samt den enhetliga modellen och underlag för enheternas verksamhetsplanering finns beskrivet på Folkhälsans intranät. 10. SÄKRING AV KVALITETEN PÅ SERVICENS/ENHETENS KLIENTARBETE (VERKSAMHET) Kriterier och nivåer fastställs i de verksamhetsspecifika riksomfattande tillsynsprogrammen, som finns på Valviras webbplats: http://www.valvira.fi/ Beskrivning av verksamheten som upprätthåller och främjar klienternas prestationer, funktionsförmåga och livskontroll samt klienternas fysiska, psykiska och sociala välbefinnande De äldre har möjlighet att enligt önskemål och rörelseförmåga vistas utomhus regelbundet, t.ex. sitta ute på gården eller på balkongen eller komma ut på en promenad. Enheterna har ett schema där utevistelsen följs upp och personalen är medveten om att utevistelse hör till de dagliga aktiviteterna på enheterna. Motion är en viktig del av det hälsofrämjande arbetssättet. Beskrivning av förfaranden i anslutning till ordnandet av klienternas kost och måltider (intervallerna mellan måltiderna, nattfastans längd, uppföljningen av klienternas näringstillstånd osv.) Med hjälp av ett screening- och bedömningsverktyg kan man snabbt identifiera äldre som är undernärda eller riskerar att bli det. Det gör att vården kan ingripa tidigare, ge adekvat näringsstöd och därmed förhindra ytterligare försämring. För närvarande uppföljs de äldres näringstillstånd genom regelbunden vägning minst två gånger per år (RAI) och dokumenteras i de personliga vårdhandlingarna. Ansvaret för matservicen handhas av köket i Folkhälsanhuset. Köket följer för verksamheten centrala näringsrekommendationer och har tillräcklig och kompetent personal. Köket har färdighet att leverera specialkost enligt ordination. Det finns alltid möjlighet att få ett mellanmål om den äldre så önskar. Hygienbestämmelser, kvalitetskontroller och myndighetskrav beaktas vid tillverkning och distribution. Morgonmål och eftermiddagskaffe tillreds på enheten. Vid framdukning beaktas estetik. Maten serveras i allmänna utrymmen eller i det egna rummet enligt den personliga vårdplanen och den boendes individuella situation. Personalen på enheten har hygienpass. Statens näringsdelegation: http://www.ravitsemusneuvottelukunta.fi/portal/se/naringsrekommendationer/ Kontaktuppgifter till ansvarig person för enhetens matförsörjning Köket är köptjänst av Endivo. Krister Mård tel: 050-5598884 avi21u1 10/15
Beskrivning av hur de dagliga aktiviteterna har ordnats (stöd för barnens skolgång, tryggandet av specialundervisning, utnämning av en person som svarar för frågor som gäller barnets skolgång (barnskyddslagen), arrangemangen för klienternas utevistelser och motionsmöjligheter, verksamhet som stödjer funktionsförmågan samt fritids- och rekreationsverksamhet m.m.) Med hjälp av den individuella vårdplanen planerar vi de dagliga aktivitetarna. Vårdplanen ger en helhetsbild av den äldres vård och är riktgivande för vårdarbetet. I vårdplanen ingår målsättningar för vården (t.ex. att förbättra funktionsförmågan eller upprätthålla nuvarande funktionsförmåga), vårdmetoder och utvärdering. Varje vårdplan uppgörs individuellt för den äldre, med beaktande av hans/hennes behov, önskemål, resurser, helhetssituation och livshistoria. Målet är att ta till vara den äldres egna resurser så väl som möjligt, d.v.s. upprätthålla och om möjlighet utveckla och förbättra den äldres funktionsförmåga och livskvalitet. Alla enheter gör upp vårdplaner i samråd med den äldre och vid behov med den äldres närstående. Ansvarsperson sköter om aktiviteter och följer upp utevistelser THL:s motionsrekommendationer för olika åldersgrupper: http://www.ktl.fi/portal/suomi/tietoa_terveydesta/elintavat/liikunta (på finska) Beskrivning av hygienförfaranden och förebyggande av spridningen av infektionssjukdomar samt åtgärder vid epidemier Det är viktigt att de som arbetar inom äldreomsorgen har tillräcklig kunskap om smittosamma sjukdomar, deras spridningsvägar och hur man förebygger dem. Vid hygienfrågor vänder man sig till avdelningens hygienansvarige eller enhetens ansvarsperson. Enhetens specifika handlingsplaner vid epidemier och basal information om hygienrutiner finns. Dessa handlingsplaner baserar sig på de hygienföreskrifter som universitetscentralsjukhuset för respektive enhet har utfärdat. Företagshälsovården har direktiv om hur man skall gå till väga om man får stick- eller skärsår. På alla enheter finns det en hygiengrupp tillsatt där enhetens olika sektorer är representerade t ex vård, städ och vid behov kök och fastighet. Till hygiengruppens uppgift hör att diskutera hygienfrågor och tillhandahålla aktuell information. Personer som handskas med oförpackade livsmedel måste ha hygienpass. Städning är en köptjänst som sköts av Professional Cleaning Service. Varje vårdare ansvarar dessutom för enhetens renlighet och prydlighet under sin arbetstur. Avfallshanteringsplan finns. Alla enheter följer med antalet infektioner via RAI-benchmarking. Plan för att utveckla klientarbetet och den dagliga verksamheten Vi har fått erkännande för vårt utvecklingsarbete externt. I maj 2010 beviljades Folkhälsan Balanced Scorecard Hall of Fame certifikat för sitt strategiska utvecklingsarbete. Varje år måste vi bevisa både för oss själva och för de externa parter som har förväntningar på oss att vår verksamhet hålls på samma goda nivå. Därför gör vi personal- och kvalitetsbokslut, för att se helheten och inte tappa sikten mot framtiden. 11. ORDNANDET AV HÄLSOVÅRDEN OCH SJUKVÅRDEN Beskrivning av hur enheten/servicen ordnat hälso- och sjukvården för sina klienter och beskrivning av enhetens egna ansvarsuppgifter inom hälsovården och sjukvården (hälsofrämjande, hälsokontroller, screeningundersökningar, undersökningar i anslutning till uppföljning av hälsan, kontroller osv.) På Vårdhemmen Victor och Elise har vi en egen läkare Mikael Lönnbäck som besöker oss varje vecka. Vi har beredskap att ta blodprov och andra motsvarande rutinprov, som sedan kan skickas till utomstående laboratorium för analys. avi21u1 11/15
Beskrivning av hur verksamhetsenhetens läkartjänster ordnas samt vilken aktör som svarar för klienternas sjukvård i ickebrådskande situationer Egen avlönad läkare som besöker enheten varje vecka. Vid jourfall kontaktas akuten Beskrivning av förfarandet för vård av klient som behöver brådskande sjukvård Vid akuta sjukdomsfall konsulteras en sjukskötare eller närvårdare som bedömer behovet av vård och konsultation. Vid mindre akuta fall kan sjukskötaren eller närvårdaren konsultera läkare per telefon i övriga fall alarmeras ambulans. De närstående kontaktas genast och tillfrågas om de vill följa med till sjukhuset om situationen medger att vänta. Akutvården sker vid jourpoliklinik. Sjukskötaren eller närvårdaren sänder med en sköterskerapport var det framgår den äldres födelsetid, allergier, medicinering, grundsjukdomar och akuta läget. Även närstående och enhetens kontakt uppgifter står i rapporten. Ansvarig vårdare kontaktar närstående för att rapportera händelsen och meddela vart den äldre ifråga är skickad. Vårdaren ansvara över den skriftliga dokumentationen i journalen. I vård- och serviceplanen finns det antecknat till vem man meddelar att den äldre akut insjuknat. Vid icke brådskande situationer kan sjukskötare eller närvårdare konsultera per telefon antingen hälsovårdscentralens läkare eller Folkhälsans egen läkare. Ifall sjukvården inte kan skötas på enheten så skriver läkare remiss för undersökning till en annan enhet. Uppföljning av hälsotillståndet och kroniska sjukdomar diskuteras med vårdande läkare vid behov. Minst två ggr/år bör läkaren undersöka den äldre. Vårdarna analyserar och värderar hela tiden den äldres hälsotillstånd och ifall det sker förändringar rapporteras det till läkare som sedan får ta ställning hur fortsätta. Beskrivning av användningen av och tillgången till specialiserad sjukvård (terapitjänster, tillgången till barnpsykiatri, psykiatrisk vård osv.) Klienterna använder sig av Malmskas tjänster gällande specialiserad sjukvård. Beskrivning av upprätthållandet, uppdateringen och verkställandet av planen för läkemedelsbehandling samt beskrivning av uppföljningen av planens genomförande (Planen för läkemedelsbehandling ska utarbetas enligt social- och hälsovårdsministeriets handbok Säker läkemedelsbehandling (2005:32).) SHM:s handbok finns på adressen: http://www.stm.fi/julkaisut/nayta/_julkaisu/1083030 (på finska) En läkemedelshanteringsplan finns på alla enheter. Läkemedelshanteringsplanen baserar sig på den senaste versionen av Nationell handbok för genomförande av läkemedelsbehandling inom social-och hälsovården. Läkemedelsplanen uppdateras årligen. Kontaktuppgifter till personen som ansvarar för läkemedelsbehandlingen Vårdansvarig sjukskötare Carola Nyman tel: 050-4696852 Patientombudsmannens kontaktuppgifter I enlighet med Folkhälsans kvalitetsmål bemöts den äldre så att hans/hennes människovärde inte kränks och så att hans/hennes övertygelse och integritet respekteras. Om den äldres rättigheter stadgas i lagen om patientens ställning och rättigheter. Folkhälsan vinnlägger sig om att den äldre aktivt deltar i beslut gällande sin hälso- och livssituation och att personalen tar ansvar för att vården och bemötandet är av god kvalitet. Folkhälsans patientombud stöder personalen i arbetet med att främja de äldres ställning i vården och i vardagen. Patientombuden förmedlar fakta om de bestämmelser som rör rättsskyddet inom vård och omsorg. Information om hur man kan gå tillväga ifall man vill göra en viljeyttring om avi21u1 12/15
vård i livets slutskede ges av patientombuden. Information om patientombuden finns på vårdenheternas anslagstavlor. Utvärderingen av patientombudens verksamhet sker via verksamhetsberättelsen, som uppgörs årligen. På Östanlid är det Carola Nyman som är patientombudsman tel: 050-4696852 Utvecklingsplan för hälsovård och sjukvård Med hjälp av RAI föbättrar vi vården inom Folkhälsan. RAI eller Resident Assessment Instrument är ett multiprofessionellt arbetsredskap utvecklat för äldreomsorgen. RAIinstrumentet lämpar sig för individuell vårdplanering, för att mäta kvaliteten och effektiviteten på vården, som grund för debiteringssystemet, för att upprätthålla register samt för forskning. RAI ger en klar bild av vad som fungerar inom vården och vad som kräver utveckling. På samtliga enheter på Folkhälsan som producerar äldreomsorgstjänster används RAI. Den övergripande målsättningen för RAI användningen är att genom regelbunden helhetsmässig utvärdering förbättra vården på alla nivåer. Varje egenvårdare gör en bedömning av de äldre som de vårdar minst 2 ggr/år. THL upprätthåller en datajämförelsebas och förser oss med resultatrapporter 2 ggr/ år. 12. HANTERING AV KLIENTUPPGIFTER (Det ska finnas skriftliga anvisningar om förfarandet) Beskrivning av registreringen och hanteringen av klientuppgifter och av iakttagandet av bestämmelserna om konfidentialitet När Folkhälsan ingår avtal om serviceproduktion med en kommun följs kommunens regler för dokumentering och arkivering. Då en klient byter vårdenhet överlåts samtliga socialvårdshandlingar till den nya vårdenheten. Ett sampel av social- och hälsovården handlingar arkiveras permanent i respektive kommuners arkiv. Lagstiftning, direktiv och föreskrifter som berör dokumentation och arkivering följs. Personuppgiftslagen och hanteringen av klientuppgifter inom den privata socialvården: http://www.tietosuoja.fi/uploads/url67adp78.pdf Kontaktuppgifter till dataskyddsansvarig It-ansvarig, Christina Hagroos tel: 050-5575171 Förhållningsregel om information till klienten vid hantering av personuppgifter: anvisningar www.tietosuoja.fi Dataskyddsbeskrivning: Modellblankett och anvisningar på sidan: http://www.tietosuoja.fi/uploads/pyt8v09dr3cvr.pdf och http://www.tietosuoja.fi/uploads/20v8k_2.pdf Klientens samtycke till användning/överlåtelse av konfidentiella uppgifter: Dataskyddsombudsmannens handbok http://www.tietosuoja.fi/uploads/z0fmxdt_1.pdf Beskrivning av hur personalen utbildas i dataskyddsfrågor och dokumentförvaltning och hur deras kunnande på detta område säkerställs (närmare information i socialvårdens klientdokument: http://www.sosiaaliportti.fi/file/eef14b19-bacf-4820-9f6e- 9cc407f10e6d/Sosiaalihuollon+asiakasasiakirjat.pdf (på finska)) En serviceproducent som upprätthåller ett klientregister ska göra upp en registerbeskrivning enligt 10 i personuppgiftslagen även i det fall att serviceproducenten verkar i ett annat företags lokaler. Registerbeskrivning (om en sådan inte ingår som bilaga): dataombudsmannens anvisning och blankett: http://www.tietosuoja.fi/uploads/sx3lwv97l_1.pdf och http://www.tietosuoja.fi/uploads/3f7o1lq64njkim_3.pdf Andra broschyrer om dataskydd finns på sidan http://www.tietosuoja.fi/27255.htm: Behandlingen av uppgifter i användarlogg enligt personuppgiftslagen, Gör upp en dataskyddsbeskrivning, Personuppgiftslagen som guide!, Rättelse av en uppgift som ingår i ett personregister, Kontroll av uppgifter som ingår i ett personregister, Påföljdssystemet enligt personuppgiftslagen Beskrivning av hur arkiveringen av handlingar har ordnats (det är viktigt att privata socialserviceenheter på förhand avtalar med klienternas hemkommun om arkiveringen av handlingarna för klienter som lämnat enheten) Handlingarna skickas till Social- och hälsovårdsverket för arkivering efter utflyttning. avi21u1 13/15
Beskrivning av hur informationsgången ordnas med de andra aktörerna som deltar i servicehelheten för klienten It användarvillkor. Introduktion för nyanställda Utvecklingsplan för hanteringen av klientuppgifter 13. EGENKONTROLL AV SERVICE SOM PRODUCERAS SOM UNDERLEVERANS Beskrivning av enhetens förfarande för övervakning av kvaliteten på tjänster som upphandlats av underleverantörer Endivo matservice levererar maten. Vi har månatliga möten med representater från matleverantören. JS, gårdskarlservice, möten vid behov. Förteckning över underleverantörer Endivo Professional Cleaning Service JS Utvecklingsplan 14. UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING AV GENOMFÖRANDET AV EGENKONTROLLEN Beskrivning av uppföljningen av genomförandet av enhetens egenkontroll Årlig genomgång i augusti. Beskrivning av processen för uppdatering av planen för egenkontroll Genomgång och komplettering av text Egenkontrollplanen ska vid behov uppdateras. Ändringar som gjorts i anvisningar eller förhållningsregler ska utan dröjsmål införas i egenkontrollplanen och planen ska fastställas årligen även om den inte ändrats. avi21u1 14/15
Ort och tid Jakobstad 30.8.2017 Underskrift (Planen för egenkontroll godkänns och fastställs av verksamhetsenhetens ansvariga föreståndare) Namnförtydligande Katarina Bredbacka avi21u1 15/15