Slutrapport VOLIS i Sverige En mer effektiv och transparent beslutsmöteshantering inom offentlig sektor (ver 4.0)

- 1 (22) - Utskrift: 2013-09-27 Slutrapport VOLIS i Sverige En mer effektiv och transparent beslutsmöteshantering inom offentlig sektor 2013-08-28 (ver 4.0) Utarbetad av: Hillar Loor, senior partner Marcus Petersson, projektledare

- 2 (22) - Utskrift: 2013-09-27 Innehållsförteckning 1 Slutrapport VOLIS i Sverige...3 1.1 Terminologi...3 1.2 Sammanfattning...3 2 Projektdeltagare...4 2.1 Avknoppning...4 2.2 Deltagare...4 2.3 Projektägaren...5 3 Problembeskrivning...6 3.1 Att skapa världens främsta eförvaltning...6 3.2 Problemet...6 3.3 Projektet VOLIS i Sverige...6 3.4 Projektets huvudområden...7 3.5 Process & programvara...7 4 Projektets genomförande...9 4.1 Projektet i korthet...9 4.2 Samverkan med Region Gotland...9 4.3 Samverkan med Nacka kommun...9 4.4 Samverkan med AS Andmevara...10 4.5 Seminarium...10 4.6 Testimplementering för Sverige...10 4.7 Andra frågor...10 5 Projektresultat...11 5.1 Effekter för myndigheten...11 5.2 Effekter för medborgaren...12 5.3 Projektets förväntade kortsiktiga resultat...12 5.4 Målgrupper och möjligheter...13 5.5 Estniska inrikesministeriets programvara...14 5.6 Juridisk kunskap...14 5.7 Projektets förväntade långsiktiga effekt...14 5.8 Projektets kommersiella effekter...15 5.9 Samarbete med olika organisationskulturer...16 5.10 Projektets största risker...17 6 Framtid...18 6.1 Total bedömning...18 6.2 Befintliga fördelar...18 6.3 Nackdelar...19 6.4 Nödvändiga modifieringar för svenska förhållanden...19 6.5 Erbjudande om samarbete...20 6.6 En möjlig väg framåt...20 7 Avslutning...22 7.1 Tack!...22 7.2 Kontakt...22

- 3 (22) - Utskrift: 2013-09-27 1 Slutrapport VOLIS i Sverige Under våren 2013 har imcode Partner AB genomfört projektet VOLIS i Sverige. Ett projekt för att både öka effektiviteten i hanteringen av beslutsmöten samt öka transparensen gentemot medborgaren. 1.1 Terminologi VOLIS avser en programvara som tillverkats på uppdrag av den estniska regeringen VOLIS i Sverige är beteckningen på projektet som beskrivs i detta dokument. 1.2 Sammanfattning 1.2.1 Bakgrund Projektet VOLIS i Sverige skapades för att se om vi med hjälp av programvaran VOLIS både kan öka effektiviteten i hanteringen av beslutsmöten och öka transparensen gentemot medborgaren. VOLIS är estniska statens och de estniska kommunernas plattform för beslutsmöten. Vi har testat om det med vissa modifieringar går att använda samma plattform i Sverige därav projektet VOLIS i Sverige 1.2.2 Genomförande Projektet har genomförs under första halvåret 2013 och har omfattat: en analys av svenska processer för kommunala beslutsmöten modifiering och översättning av programvaran VOLIS för att svara mot svenska förhållanden test i skarp drift vid sammanlagt 4 beslutsmöten i 2 kommuner seminarium/redovisning vid 2 tillfällen slutbedömning och slutrapport 1.2.3 Resultat Testerna med VOLIS i Sverige visat att programvaran och de ingående processerna med fördel kan användas, men måste modifieras ytterligare för att bli verkligt effektiva i Sverige. Bedömningen från de testande kommunerna är att programvara förenklar arbetet för nämndledamoterna. Den enda del i VOLIS som vi bedömer som oanvändbar är videokonferensdelen. Den kan uteslutas och ersättas med någon annan videotjänst som Skype eller Adobe Connect.

- 4 (22) - Utskrift: 2013-09-27 2 Projektdeltagare 2.1 Avknoppning Projektidén är en avknoppning av ett forskningsprojekt som drivs av Örebro Universitet Citizen-centric E-participation under bitr professor Joachim Åström, finansierat av VINNOVA. Örebroprojektet fokuserar på effekter för medborgarna, men tittar inte på hur e-förvaltning kan införas och/eller effektiviseras. Detta projekt är inte i formell mening ett forskningsprojekt, utan en undersökning som kan innebära en snabbare hantering av formella beslutsprocesser. 2.2 Deltagare Nedanstående organisationer/personer har medverka som samverkansparter med olika funktioner: Margus Lehesaar, inrikesministeriet i Estland Henri Pook, projektledaren för VOLIS-projektet, Estland Aram Sahradyan, utvecklare Andmevara, Estland Brittis Lannerfors, Nacka stad Görel Petersson, nämndsekreterare Nacka stad Hanna Westerén, socialnämndens ordförande, Region Gotland Linda Larsson, nämndsekreterare, Region Gotland Marica Gardell, socialdirektör, Region Gotland Anders Nordh, SKL Lotta Liedberg, SKL Björn Kullander, SKL Joachim Åström, docent, Örebro Universitet, Citizen-centric E- participation Björn Lundell, docent, Högskolan i Skövde, specialiserad på Öppen Källkod & Öppna Standarder, tillika ordförande i Open Source Sweden Madeleine Siösteen Thiel, VINNOVA Marcus Petersson, teknisk projektledare, imcode Partner AB Hillar Loor, projektägare, projektledare, imcode Partner AB Därutöver har ett antal personer medverkat i olika former under projektet och givit oss den hjälp och information vi behövt.

- 5 (22) - Utskrift: 2013-09-27 2.3 Projektägaren Projektägare är imcode Partner AB, 556543-1185, som arbetat med offentlig sektor och med öppen programvara sedan 1998. Bolagets grundare Hillar Loor har skaffat sig en gedigen kunskap om förutsättningarna inom offentlig sektor genom att bolaget under 10 år i stort sett enbart arbetar med myndigheter och kommuner, organisationer som SKL och Föreningen Sambruk och genom aktivt deltagande i ett antal möten som Offentliga rummet, Sundsvall42, SKLs demokratidag, hos Föreningen Sambruk etc. Hillar Loor talar flytande estniska och är också en av grundarna av och vice ordförande i branschorganisationen Open Source Sweden. Mer information om bolaget finns på: www.imcode.com

- 6 (22) - Utskrift: 2013-09-27 3 Problembeskrivning 3.1 Att skapa världens främsta eförvaltning Den svenska regeringen har som mål att i Sverige skapa världens främsta eförvaltning. För att komma dit krävs ett stort antal steg med ett stort antal aktörer. Ett sätt att förkorta vägen kan vara att se vad som finns i omvärlden för att inte behöva uppfinna hjulet en gång till. Utgångspunkten för projektet VOLIS i Sverige, i sin relativt begränsade skala, är regeringens ambitioner till innovation, utveckling och effektivisering av offentlig sektor: E-förvaltningsarbetet bör syfta till att åstadkomma lägre kostnader och största möjliga nytta för företag och medborgare, förvaltningen och samhället som helhet. Öppenheten i offentliga beslutsprocesser, handläggningen av ärenden och tillgängligheten till offentlig information bör öka. (IT i människans tjänst en digital agenda för Sverige sid 22 mina kursiveringar) 3.2 Problemet I Sverige finns 290 kommuner, 20 landsting och ca 550 myndigheter. I varje myndighet sker ett oöverskådligt antal beslutsmöten varje vecka. Varje möte genererar ett antal dokument som underlag, en dagordning och efter mötet ett beslutsprotokoll. Samtliga dokument är antingen distribuerade på papper eller elektroniskt. Varje myndighet, ibland varje del av en myndighet, har sina egna processer och sina egna hanteringsrutiner, som ofta är sprungna ur pappershantering. Dessa tror vi går att förändra både så att medborgaren får större insyn och myndigheten blir effektivare. 3.3 Projektet VOLIS i Sverige Projektet VOLIS i Sverige skapades för att se om vi med hjälp av programvaran VOLIS både kan öka effektiviteten i hanteringen av beslutsmöten och öka transparensen gentemot medborgaren. VOLIS är estniska statens och de estniska kommunernas plattform för beslutsmöten. Vi har testat om det med vissa modifieringar går att använda samma plattform i Sverige därav projektet VOLIS i Sverige Projektet har undersökt om och på vilket sätt VOLIS i modifierad form skulle kunna användas av svensk statsförvaltning och svenska kommuner för att spara tid för offentlig sektor och öka transparensen mot allmänheten.

- 7 (22) - Utskrift: 2013-09-27 Projektet syftar till att spara tid inom offentlig sektor och effektivisera alla former av formella beslutsmöten, hantera protokoll med stor automatik och samtidigt bidra till större öppenhet och transparens genom medborgarinsyn. 3.4 Projektets huvudområden VOLIS i Sverige har 2 huvudområden: hantering av information till medborgare som transparent kan ta del av diskussioner under själva mötet samt information inför, under och efter beslut. offentlig sektors egen administrativa och praktiska hantering av information inför, under och efter beslut. 3.4.1 Medborgarperspektivet Beslutsmöten kan jag som medborgare i de flesta fall inte följa utifrån, med undantag för de kommuner som väljer att webbtv-sända kommunfullmäktigemöten. De flesta andra möten, t ex nämndsammanträden kan inte i de absolut flesta fallen följas utifrån. Det tar ofta relativt lång tid att få tillgång till ett protokoll efter varje möte, det kan vara svårt att finna allt samlat material kring en punkt, inte minst innan protokollet är offentliggjort. Paragrafernas innehåll är otydligt. Kort sagt det finns en begränsad grad av transparens och öppenhet i beslutsprocesserna. 3.4.2 Processperspektivet I många fall får t ex ledamöter i kommunfullmäktige stora högar med papper inför varje möte. I andra fall får man det via läsplattor eller e-post, mer sällan samlat i en konsekvent process. Mötesdeltagarna kan inte delta i beslutsmöten på distans. Orsakerna är flera, dels finns det få verktyg som gör det möjligt och dels är det svårt med nuvarande lagstiftning. Konsekvensen blir att ledamöter idag t ex kan tvingas åka många mil för att delta i ett förhållandevis kort möte för att fatta enkla beslut. Att förändra möjligheter till distansdeltagande, kan ge stora effekter både för myndigheten och för den enskilde ledamoten. 3.5 Process & programvara VOLIS är en unik programvara just därför att den estniska regeringen inte internationellt fann en programvara för någon liknande hantering av de kompletta processerna i samband med beslut. Enligt den estniske inrikesministern Siim Kiisler, bidrar introduktionen av VOLIS till deltagardemokratin ( participatory democracy ) och gör beslutprocesserna

- 8 (22) - Utskrift: 2013-09-27 hos kommuner öppnare. Kiisler säger också att Även om lokala informationssystem varierar kraftigt mellan olika länder, kan det vara möjligt att också använda programvaran utomlands (utanför Estland- vår anm) (Från webbsidan: http://www.epractice.eu/en/news/328473) 3.5.1 Programvarans status Programvaran VOLIS har utvecklats med hjälp av EU-medel. Den är idag helt webbaserad och kan användas både från dator och läsplatta. VOLIS är tillgänglig som öppen källkod (se punkt 3.5.2 nedan). Programvaran har varit i provdrift i Estland under ca 1 år och går nu in i skarp drift i takt med att de myndigheter och kommuner som så önskar, anammar verksamhetssättet. 3.5.2 Öppen källkod VOLIS licensieras under en öppen-källkodslicens från den estniska staten. Detta innebär att det står valfri aktör fritt att bl a: förfoga över och använda programvaran modifiera och bygga om programvaran kopiera och distribuera programvaran Öppen källkod ger stora fördelar genom att man tar bort alla licensmässiga inlåsningseffekter. Öppenhet innebär också att det är lätt att koppla systemen mot andra systemen och införa olika former av öppna standarder, t ex via web services, SOAP etc. Detta innebär att programvaran direkt kan anpassas till svenska förhållanden och andra svenska system.

- 9 (22) - Utskrift: 2013-09-27 4 Projektets genomförande Projektet har genomförs under första halvåret 2013. Projektet genomfördes med viss tidspress eftersom villkoren från Vinnova innebär slutredovisning i augusti 2013. 4.1 Projektet i korthet Under 6 månader har vi: skapat samverkan med Nacka kommun och Region Gotland genomfört ett studiebesök i Estland skapat samverkansformer med den estniska staten i några väsentliga delar byggt om programvaran startat testdrift och testsystem i Estland genomfört tester vid 2 tillfällen i vardera 2 kommuner genomfört ett seminarium hos SKL i Stockholm redovisat projektet under Almedalsveckan för allmänheten 4.2 Samverkan med Region Gotland Två tester genomfördes på Region Gotland. Testerna genomfördes på socialnämndens arbetsutskott 2013-06-03 och socialnämndens sammanträde 2013-06-18. Hela systemet testades under bägge sammanträdena, med särskilt fokus på video-samverkan via internet. Under arbetsutskottets sammanträde testades specifikt deltagande på distans och beslut utan acklamation. Under socialnämndens sammanträde testades kompatibilitet med viss annan teknik. I detta fallet gällde det hörslinga för nedsatt hörsel. 4.3 Samverkan med Nacka kommun Två tester genomfördes i Nacka kommun. Ett under kommunstyrelsens arbetsutskott 2013-06-11 och ett under utbildningsnämndens sammanträde 2013-06-12. Hela systemet testades under bägge sammanträdena. Nacka valde att inte delta i videotester och därför lade vi stor vikt vid test av systemet på surfplattor.

- 10 (22) - Utskrift: 2013-09-27 4.4 Samverkan med AS Andmevara I arbetet med VOLIS-programvaran har vi använt oss av estniska statens helägda företag, AS Andmevara. Det är Andmevara som har sköt såväl drift av det modifierade systemet som viss vidareutveckling av systemet. Under arbetets gång hade vi vid ett par tillfällen problem med prestanda hos systemet då det med jämna mellanrum gick ner, dvs slutade fungera. AS Andmevara hade nyligen tagit över driften av ett vårt utvecklingsystem, utan att få tillgång till dokumentation från den tidigare driftsleverantörern. Detta ledde till en del gissningar i konfigurationen, som visade sig leda till att systemet inte var lika stabilt som det huvudsystem som används av de estniska kommunerna. Efter felsökning av både Andmevaras och på distans vår personal, löstes stabilitetsproblemet. Vi har haft ett välvilligt stöd från samtliga aktörer i Estland, under hela tiden. 4.5 Seminarium Under projekttiden har vi genomfört ett seminarium där representanter för i projektet ingående myndigheter/kommuner och andra intressenter (Vinnova, SKL, Open Source Sweden) deltagit. 4.6 Testimplementering för Sverige Under projektets gång har vi: översatt programvaran till svenska modifierat programvarans processer så att den bättre svarar mot svenska förvaltningstraditioner. För att testimplementera och prova processer och programvara har vi: modifierat terminologi modifierat programvarans inloggning/identifiering (i Estland finns eid för alla medborgare, vilket vi inte har i Sverige). skapat drift för en svensk testversion 4.7 Andra frågor Andra frågor som hanterats är: kartläggning av svenska processer gjort en analys av ev juridiska, processmässiga och andra administrativa hinder och möjligheter funnit och hanterat oväntade olikheter/skillnader mellan det estniska och det svenska sättet att arbeta i demokratiska beslutsmöten (se vidare nedan)

- 11 (22) - Utskrift: 2013-09-27 5 Projektresultat Detta avsnitt är vår sammanfattning av gjorda erfarenheter. Avsikten är att sammanställningen ska kunna användas i en ev fortsättning av anpassningen av VOLIS-programvara till svenska förhållanden. Texter som inleds med Hypotes: är tagna från projektansökan. Samtliga texter som inleds med Efter Projektet: är redovisning av projektresultat. 5.1 Effekter för myndigheten 5.1.1 Enklare och snabbare hantering Hypotes: En stor potential ligger i förändringen av offentlig sektors processtöd vid beslut. Genom att introducera programvaran och tekniskt formalisera processerna, öppnar man för enklare och snabbare hantering av all information kring besluten och också kring det konkret praktiska beslutsfattandet. Efter Projektet: Vår bedömning är att hypotesen stämmer under förutsättning att programvaran VOLIS modifieras ytterligare. 5.1.2 Distansdeltagande Hypotes: När man fullt ut genomfört möjligheten till distansdeltagande i beslutsprocesserna kommer ett stort antal resor och därmed kopplad arbetstid att kunna reduceras. Ledamöter kan idag t ex tvingas åka många mil för att delta i ett förhållandevis kort möte för att fatta enkla beslut. Att förändra denna punkt kan ge stora effekter både för myndigheten och för den enskilde ledamoten. Efter Projektet: Programvaran kan mycket väl användas för distanssamverkan när det gäller all funktionalitet UTOM videokonferens. Beroende av den tekniska konstruktionen är bild/ljudfördröjningen ofta över 10 sekunder vilket i praktiken gör all form av video-/ljudkonferens omöjlig. Vi rekommenderar att man helt enkelt tar bort den delen av programvaran och kompletterar VOLIS med någon etablerad programvara under mötet t ex Skype eller Adobe Connect. Vi ser heller ingen ekonomisk rimlighet i att bygga om videokonferenshanteringen, eftersom det är ett problem i grundarkitekturen. Att de estniska kommunerna kunnat använda videokonferensdelen på distans, kan förklaras med att man egentligen inte konfererat utan hållit tal, dvs använt video/ljud i en riktning i taget.

- 12 (22) - Utskrift: 2013-09-27 5.2 Effekter för medborgaren Hypotes: Inom offentlig sektor förs just nu på många håll diskussioner om ökad transparens och insyn. Detta drivs inte minst av IT-ministern Anna Karin Hatt genom skrivningarna i IT i människans tjänst en digital agenda för Sverige Programvaran VOLIS och projektet är byggt för att bidra till ett öppnare förhållningssätt och enklare insyn, inte minst genom att Estlands regering så tydligt inför tillverkningen av programvaran uttalat målet att bidra till öppenhet. Efter Projektet: Vi kan konstatera att det finns fördelar med att snabbt och enkelt kunna lägga ut handlingar och protokoll både inför och efter ett möte. Det gör det enkelt för medborgaren att hitta. WebbTV-delen av programvaran fungerar väl, dvs det är enkelt att följa mötet på distans. Dock är det inte alls självklart att alla möten ska visas. Några frågor som dyker upp: Vilka möten är lämpliga att visa för allmänheten medan de pågår via WebbTV? Hur mycket hänsyn måste man ta till att allmänhet som kan följa möten inte är insatt i terminologi och mötestraditioner? Är det kontraproduktivt att visa möten offentligt? 5.3 Projektets förväntade kortsiktiga resultat Hypotes: Projektet kommer att ge indikationer på hur och om modellen skulle kunna införas i Sverige samt skapa grundläggande kunskap om svårigheter och möjligheter i en processimplementering. Efter Projektet: Vi ser idag att det vore fullt möjligt att införa VOLIS-modellen i Sverige, under förutsättning att programvaran modifieras och anpassas ytterligare till svenska förhållanden. En nyckelfråga är integration av de på marknaden förekommande ärende-/dokumenthanteringssystemen. Hypotes: Projektet kommer även att kunna visa om det uppstår nytta för medborgaren, och om det uppstår en utökad kontakt mellan förtroendevalda, beslutsfattare, tjänstemän och medborgare. Efter Projektet: Efter utvärderingssamtal med de två testkommunerna står det klart att bägge kommunerna anser sig ha nytta av VOLIS. Detta bekräftas av att bägge kommunerna indikerat sin vilja till en fortsättning av projektet. Det samfällda omdömet är det blir enklare att hitta och enklare att hantera. Kommunerna har också haft olika grad av datorvana. Nacka kommun har utrustat samtliga nämndledamoter med surfplattor och levererar beslutsunderlag i form av pdf-fil, Gotland använder ännu papper som underlag och har inga surfplattor som standard.

- 13 (22) - Utskrift: 2013-09-27 Hypotes: Därutöver kommer vi att få ett antal praktiska funktioner och erfarenheter: en färdig programvara för svenska förhållanden som testats en lista på ev modifieringar som måste genomföras en kortfattad handbok i process och programvara samlade erfarenheter och synpunkter från inblandad offentlig sektor Efter Projektet: Programvaran som vi modifierat går att använda, men vi bedömer det som att man ännu måste göra fler modifieringar innan det i praktiken går att använda VOLIS i större skala. En lista på modifieringar för Sverige (finns bifogad) En kortfattad handbok (finns bifogad) Samlade erfarenheter och synpunkter från inblandad offentlig sektor redovisas i detta dokument. 5.4 Målgrupper och möjligheter Hypotes: VOLIS hanterar i huvudsak tre rättighetsgrupper med olika möjligheter till interaktion: åskådare/medborgare som har rätt att se och höra diskussioner och läsa material, men inte rätt att göra inlägg beslutsfattare t ex nämndledamoter som kan ta del av material, ta del i diskussionen genom videomöten, oavsett om de finns i lokalen eller på distans, samt rösta i lokalen eller på distans. (Distansröstning förutsätter, vad vi förstår, en lagändring Sverige) sekreterare förbereder möten, antecknar röstningsutfall i de fall röstning inte sker via dator samt skriver ut protokoll direkt efter mötet. Efter Projektet: åskådare/medborgare kan få ut innehåll som förväntat. En fråga som måste ställas är hur relevant det är att t ex visa möten i realtid på video. beslutsfattare t ex nämndledamoter kan ta del av material oavsett om de finns i lokalen eller på distans, samt rösta i lokalen eller på distans. Däremot fungerar det inte att ta del i diskussionen genom systemets videomöten sekreterare kan förbereda möten, hantera omröstning samt skriva ut protokoll direkt efter mötet. Under projektets gång modifierades VOLIS-programvara till att öven kunna hantera den svenska modellen med beslut i acklamation. VOLIS måste kompletteras med möjligheter att integrera dokument från ärende- och dokumenthanteringssystem.

- 14 (22) - Utskrift: 2013-09-27 Bägge kommunerna ansåg att programvaran gav en enklare hantering av informationen inför och under beslutsmöten. Ytterligare beslutnivåer måste läggas in för att möjliggöra hantering av suppleanter/ersättare. Systemet måste också kompletteras med en enkel växling mellan ledamot och suppleant när det kommer till röstning. 5.5 Estniska inrikesministeriets programvara Hypotes: Programvaran VOLIS täcker hela processen från förberedelse till beslutsprotokoll för administratörer och beslutsfattare, samtidigt som medborgaren har en fullkomligt transparent insyn i allt som har med beslutsprocessen att göra. Efter Projektet: Uppfylls, med undantag för videokonferens. Vi kunde också notera att det grafiska gränssnittet måste förenklas och förbättras. Programvaran är mycket komplex och det är inte helt intuitivt att använda sig av dess olika delar. 5.6 Juridisk kunskap Under projekttiden har ett antal juridiska frågor hanterats: Hypotes: På SKL pågår just nu ett arbete med att se över hur lagstiftningen måste förändras för att göra det möjligt att som ledamot delta i beslut på distans. Vi kommer att kunna bidra till det arbetet genom konkreta erfarenheter. Efter Projektet: Under projektets gång visade det sig att juridiken var mer komplex än vad vi förväntat oss. Hänsyn måste tas inte enbart till huruvida en mötesdeltagare har rätt att delta på distans, utan också till om t ex teknisk personal som inte är kommunanställd, kan finnas närvarande i lokalen. Några frågor som dykt upp: Vad gäller för närvaro av utomstående vid ett sammanträde, där närvaro egentligen inte kan kontrolleras p g a distansmedverkan? Hur garanterar man sekretess, t ex närvaron av obehöriga personer, i ett distansrum? Hur sker identifiering? Vilka möten är lämpliga/tillåtna att visa för allmänheten medan de pågår via WebbTV? 5.7 Projektets förväntade långsiktiga effekt Hypotes: Långsiktigt kan vi ge svenska myndigheter en möjlighet till att kraftigt effektivisera hanteringen av beslutsmöten, ge medlemmarna en större frihet vad gäller närvaro vid möten (genom distansnärvaro), snabba på den administrativa hanteringen av material inför möten och i direkt anslutning till

- 15 (22) - Utskrift: 2013-09-27 möten (t ex protokoll) samt ge medborgarna en transparent insyn i de möten som myndigheterna önskar. Efter Projektet: Bedömningen kvarstår om VOLIS kan modifieras till svenska förhållanden. 5.8 Projektets kommersiella effekter Hypotes: Det finns 290 kommuner, 20 landsting och ca 550 andra myndigheter i Sverige, där det sker ett oöverskådligt antal beslutsmöten varje vecka. Samtliga dessa organ har nytta av att införa VOLIS-processen i sitt arbete, oavsett om man har öppna eller slutna beslutsmöten. På det här stadiet är det svårt att räkna på konkreta ekonomiska faktorer, men vi ger ändå ett litet exempel: Om vi initialt ser att ca 10% av dessa (86 myndigheter) vill införa systemet, till en införandekostnad av ca 100 kkr/myndighet, generar vi initialt 8,6 miljoner till de bolag som assisterar införandet, alternativt till de myndigheter som själva installerar. Drift och support under följande år torde ligga i storleksordningen minst 60 kkr /myndighet, vilket ger löpande intäkter av något över 5 miljoner. Den offentliga besparingseffekten torde ligga betydligt högre. Siffrorna ovan ligger troligen i underkant av vad verkligheten kommer att innebära. Projektet kommer också att vara vägledande för en prissättning, och en bedömning av nödvändiga utbildnings- och supportinsatser och därmed sammanhängande kostnader. Efter Projektet: Bedömningen kvarstår Hypotes: VOLIS i Sverige innebär också en möjlig till kommersialisering utanför svensk offentlig sektor. Under förutsättning att programvaran finns anpassad till svenska förhållanden och visar sig fungera väl i Sverige, finns det kommersiella intäkter också från andra organisationer som vill uppvisa en transparent beslutsordning, t ex vissa ideella organisationer. När väl översättningen är gjord och vi har fått erfarenhet av programvaran, torde det även vara intressant att sprida processerna och programvaran till andra länder. Efter projektet: Under projekttiden har den estniska staten tecknat samarbetsavtal med Storbrittanien om utveckling av öppen programvara för offentlig sektor, där Estland har stor erfarenhet. Ett universitet i Holland har indikerat intresse för att anpassa/använda VOLIS i Holland. imcode Partner har fått frågan om vi vill finnas med i styrgruppen för VOLIS, som nyligen bildats i Estland.

- 16 (22) - Utskrift: 2013-09-27 Dessa fakta sammantaget gör det möjligen något enklare än vi trott från start, att kommersialisera utanför Sverige. 5.9 Samarbete med olika organisationskulturer En av de oväntade effekterna av projektet, som vi inte förutsett, var att vi fått en del kunskap om organisationskulturella skillnader mellan de estniska myndigheterna och utvecklarna, och motsvarande svenska parter. Detta hade vi ingen hypotes om när arbetet startade, men vi vill ändå redovisa en del resultat. 5.9.1 Demokratiska processer Efter projektet: I svenska demokratiska institutioner förlitar vi oss i hög grad på att de personer som uppbär olika funktioner, sköter dessa ärligt och utan ont uppsåt. Exempelvis omröstningar med protokoll, sköts genom att rösträknare räknar, sekreterare skriver och justeringsmän kontrollerar. Motsvarande indelning finns naturligtvis också i Estland, men vi upptäckte snabbt att man lade större vikt vid att låsa de tekniska systemen så att ev fuskförsök skulle bli svårare att göra. Man förlitade sig i högre grad på tekniken. Detta ledde till att när vi upptäckte att systemet inte kunde låta sekreteraren ange beslut med acklamation och vi ville få detta snabbt modifierat, uppstod ett ganska kraftigt motstånd från den estniske projektledaren. Dennes motiv var att man inte kan ge en enskild person så mycket makt att den kan skriva över vad andra tycker och tänker. Efter en del diskuterande där vi lyckades tillsammans se skillnaderna i synsätt på demokrati och teknik, modifierades systemet till vår belåtenhet. Vi förutser fler sådana diskussioner som måste följa när man ska ta fram programvaror som ska fungera i olika länder med olika förvaltningskulturer. 5.9.2 Teknisk samarbete Efter projektet: Det tekniska samarbetet har gått utmärkt med både estniska projektledare och utvecklare. Både vår svenska sida och den estniska har visat stor respekt för den andra sidans kunskaper. Vid ett tillfälle, när servrarna inte fungerade som de skulle inför en test, och det inte fanns lämplig personal att tillgå i Estland, släppte man helt enkelt in oss i den befintliga miljön, så att vi fick konfigurera testservrarna efter eget önskemål. Dock vill vi påpeka att det också här finns skillnader i arbetssätt och att det är en aspekt som måste beaktas i ett ev fortsatt projekt. Att Hillar Loor på imcode Partner AB har estnisk bakgrund och talar estniska har definitivt underlättat arbetet i projektet.

- 17 (22) - Utskrift: 2013-09-27 5.10 Projektets största risker I vår projektansökan gjorde vi en riskbedömning. Nedan redovisar vi resultatet. Hypotes: Projektet förutsätter ett mer datoriserat förhållningssätt från deltagarna. Det finns en risk att det kan ta tid att få många att flytta in i evärlden Lagstiftning måste troligen ändras långsiktigt (se punkt 5.1). Om det inte sker kommer de långsiktiga effekterna att vara begränsade. Arbete med underlag för en ändring av lagstiftning pågår på SKL. Juridik säker identifiering av ledamöter är en viktig fråga. Förankring om projektet inte förankras tillräckligt inom berörda organ, t ex SKL, edelegationen etc, kan projektresultatet förbli oanvänt. Efter projektet: Deltagare i bägge våra kommuner har inställningen att datorisering ändå kommer. Det är dags att agera nu. Lagstiftning förslag till ny lagstiftning finns redan och kan möjligen träda i kraft 2014. Det gör det fullt rimligt att starta implementering av VOLIS nu. Juridik säker identifiering av ledamöter är en viktig fråga. Säker identifiering är en fråga som finns en hela offentligsverige. VOLIS kan enkelt anpassas till nuvarande och kommande bankid, varför det torde gå att lösa tekniskt på samma sätt som inom resten av myndighetssverige. Förankring vi har fått ett gott genomslag inte minst inom SKL och kommunerna, vilket borgar för att projektresultatet kan komma till god användning.

- 18 (22) - Utskrift: 2013-09-27 6 Framtid 6.1 Total bedömning 6.1.1 Kommunerna Bägge kommunerna ansåg att VOLIS-programvara och systemet förenklade arbetet inför och under mötet. Man ansåg också att systemet ger en god inblick för allmänheten, för de personer som är intresserad av sakfrågorna. Men för att verkligen kunna sätta systemet i drift krävs mer modifieringar, inte minst av det grafiska gränssnittet, så att användare enkelt kan använda systemet både på dator och surfplatta. 6.1.2 Vår bedömning Vår sammanfattning av arbetet är att VOLIS i sig är en god grund att bygga på. Samtidigt är den inte klar att sättas i drift för svenska förhållanden. Vår bedömning är att det behövs en utveckling motsvarande < 2 MSEK för att få den så användarvänlig och Sverigeanpassad att den snabbt skulle kunna implementeras i ett antal kommuner. 6.2 Befintliga fördelar VOLIS systemet har ett antal fördelar som vi direkt kunnat konstatera tekniskt stabil ger god översikt och snabbar upp intag av information, enligt nämndledamoter kunniga utvecklare i Estland lyhörd projektledning i Estland långsiktig styrgrupp som garanterar fortsatt utveckling intresse från fler länder öppen källkod och ingen licenskostnad det finns etablerad kunskap om systemet

- 19 (22) - Utskrift: 2013-09-27 6.3 Nackdelar De huvudsakliga problemen med VOLIS är grafisk gränssnitt otydligt och ibland svårförståeligt integration med dokumenthantering saknas En integrerad dokument/ärendehantering torde vara ett måste för ett system som är så omfattande som VOLIS videokonferens fungerar inte (men kan tas bort) 6.4 Nödvändiga modifieringar för svenska förhållanden I vår bedömning av kostnadsnivåer för en modifiering ingår följande punkter som bör genomföras. 6.4.1 Grafisk omstrukturering och förenkling Systemet är i huvudsak byggt för datormiljö. Den troliga användningen är på surfplattor varför det grafiska gränssnittet måste byggas om. Detta skulle även göra systemet enklare att hantera i en laptop-miljö. 6.4.2 Id-kontroll Implementering av lämpligt svenskt eid-system. Anpassningen är förhållandevis enkel eftersom det redan är anpassat för estniskt eid. Systemet kan också hantera inloggning via id/lösenord, samt kan kompletteras med Tvåstegsautentisering. 6.4.3 Terminologi Även om systemet idag fungerar, måste den befintliga terminologin gås igenom och standardiseras utifrån svensk förvaltningstradition. 6.4.4 Dokumenthantering En integrering med lämpligt dokumenthanteringssystem måste genomförande. 6.4.5 Dynamisk visning av olika funktioner Olika användare, olika kommuner kommer att ha olika behov. Systemet är stort och innehåller många funktioner, av vilka inte alla kommer att behövas. För att förenkla för slutanvändare, tror vi att man ska kunna Sätta på/stänga av vissa funktioner dynamiskt. De funktioner som inte används ska helt enkelt inte synas.

- 20 (22) - Utskrift: 2013-09-27 6.4.6 Testkörning under längre tid med skarpa referenskommuner Efter ombyggnad enligt ovan, måste systemet testköras i några kommuner i lite större skala, dvs tester där en majoritet av deltagarna är digitala, använder surfplatta el dyl. Då kan de sista justeringarna göras utifrån verkliga behov. 6.5 Erbjudande om samarbete Vi har fått frågan om vi vill finnas med i styrgruppen för VOLIS, som nyligen bildats av den estniska myndigheterna. Det finns klara fördelar med att försöka få till stånd en samverkan med en nation som har den tekniska kompetensen att fortsätta utveckla programvaran och som i många avseenden ligger långt fram i sin tekniska kompetens. Som ett första steg kommer representanter för imcode att träffa VOLIS projektledare i Tallin i månadsskiftet augusti/september 2013. Vi kommer också att presentera våra resultat för projektet Citizen-centric E- participation (Örebro Universitet) och den estniska projektledningen i ett möte Tallinn den 4 oktober 2013. 6.6 En möjlig väg framåt 6.6.1 Öppen källkod och öppna standarder Ett första konstaterande är att VOLIS är byggt på öppen källkod och kan vidareutvecklas av vilken part som helst. Det finns inga licenskostnader kopplade till systemet. Vi tror att det är ett bra förhållningssätt öppen programvara, inga inlåsningar och en möjlighet att byta utvecklare / leverantör när man vill. 6.6.2 Fortsättning del 1 Ett fortsatt VOLIS-projekt kan inledas med en förstudiefas som bör omfatta följande: upprätta en svensk representation i VOLIS styrgrupp i Estland ta fram exakta planer för modifieringar diskutera med intresserade kommuner, i första hand Nacka och Gotland etablera en förvaltande organisation ta fram en marknadsplan finna en finansiering för att modifiera VOLIS för svenska förhållanden enligt punkt 6.6.3 Kostnad för denna del ca 200 kkr.

- 21 (22) - Utskrift: 2013-09-27 6.6.3 Fortsättning del 2 Modifiering och skarp driftsättning av VOLIS förutsätter följande Anpassningsarbeten son styrs från Sverige, men görs i Estland använda de intresserade kommunerna som test för ett skarpt införande hos dem, genom att delar av kommunen börjar använda systemet ( t ex i en eller flera nämnder) skapa kommersiell drift-, support- och utbildning i Sverige. Kostnad för denna del 1 500-2 000 KKR

- 22 (22) - Utskrift: 2013-09-27 7 Avslutning 7.1 Tack! Som avslutning vill vi tacka alla som hjälpt oss att genomföra projektet! Vi har fått stor hjälp från ett antal olika aktörer varav de viktigaste, förutom finansieringen från VINNOVA, är Nacka kommun, Region Gotland, SKL, Föreningen Sambruk, Estniska inrikesministeriet och Jõgeva kommun. Men det finns många fler. Tack till er alla! 7.2 Kontakt Hillar Loor imcode Partner AB Skeppsbron 24 621 57 VISBY info@imcode.com Tel: 0498 200 300 Fax: 0498 200 301 Webb: www.imcode.com