Nyfiken på Lean Lantbruk mindre företag?

Nyfiken på Lean Lantbruk mindre företag? - Allt du behöver veta om utbildningen I samarbete med SLU, SLA, JTI, Hushållningssällskapets förbund och Jordbruksverket 1

Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Vad är lean?... 3 Effekter av lean... 4 Exempel från verkligheten... 5 Vad krävs för att lyckas med leanarbetet?... 6 Exempel på förbättringar... 8 18 månader som förändrar ditt lantbruk för alltid - utbildningens upplägg... 9 Hur mycket tid tar det i anspråk att gå utbildningen?... 11 Vanliga frågor... 12 Kontaktuppgifter... 14 2

Vad är lean? Lean kommer ursprungligen från Toyota i Japan och är ett sätt att utveckla företag. Grundtanken i lean är att ständigt förbättra sina arbetssätt samtidigt som man respekterar människor, djur och miljö. Genom att hela tiden jobba med förbättringar bygger man ett företag som har långsiktig konkurrenskraft och där det skapas utrymme för tillväxt. Detta synsätt har visat sig vara effektivt även utanför bilindustrin och idag arbetar både sjukvård, offentlig sektor och lantbruket framgångsrikt med lean. Lantbruk och industri har fler likheter än man kanske först tänker på. Både lantbruk och industri utsätts till exempel för global konkurrens och hård prispress. De har också många krav när det gäller miljö och kvalitet från myndigheter och kunder. Det vanliga sättet att reagera när konkurrensen hårdnar är att som företagare använda osthyveln och skära kostnader och jobba ännu hårdare. Det kan fungera på kort sikt, men på lång sikt leder det till försämrad arbetsmiljö, stress och utbrända medarbetare. Det blir en ond spiral som kan vara svår att ta sig ur (se den grå pilen i figuren nedan). Lean erbjuder en helt annan strategi. Med lean handlar det om att granska sina arbetssätt och ta till vara på allas kompetens för att hitta möjligheter att arbeta smartare och effektivare. Lean innebär ofta ett lugnare arbetstempo samtidigt som mer värde skapas för varje arbetad timme (den röda pilen i figuren nedan). Inte snabbare utan smartare. Den grå pilen leder till en ond spiral med försämrad arbetsmiljö och utbränd personal. Den röda pilen visar leans tankesätt och bygger på att engagera alla, lära nytt, respektera individen och att arbeta långsiktigt och smart. 3

Effekter av lean Lean Lantbruk introducerades i Sverige 2010. Sedan dess har över hundra företag i olika storlekar genomgått Lean Lantbruks 18-månaders utbildning. Allt fler börjar nu känna till vad lean är och utbildningen omtalas ofta i positiva ordalag, men vad kan vi se för faktiska resultat? Flera olika utvärderingar och intervjuer har genomförts med företag som gått igenom utbildningen och de visar på ett flertal positiva effekter. Upplevda effekter ägare - större andel värdeskapande tid för företaget frigör tid att utveckla affärsmöjligheter - värdefulla nätverk av lantbruksföretag som bidrar till varandras utveckling - bättre struktur och ordning i företaget minskar sårbarheten - mer engagerad personal - mer attraktiv arbetsplats Upplevda effekter personal - bättre möjligheter till kompetensutveckling och personlig utveckling - större delaktighet - säkrare arbetsplats - ökad trivsel Ytterligare effekter Andra effekter som nämns är nytt tänk i arbetet, ökad kontroll, ökat förebyggande arbete, högre ansvarstagande, planering och positiva effekter i kommunikationen faktorer som sammantaget sparar både tid och pengar. Ekonomi Många företag vittnar om en god ekonomisk utveckling. De företag som har arbetat längst med lean är generellt sett mer konkurrenskraftiga än de som har arbetat med lean under kortare tid. Det visar att lean är en långsiktig strategi som på sikt visar sig ge förbättringar i lönsamhet. Man kan också påvisa att leanföretag generellt sett har högre omsättning, resultat och vinstmarginal jämfört med referensföretag. 4

Exempel från verkligheten Följande exempel kommer från fyra olika gårdar som har gått Lean Lantbruks utbildning. Materialet hämtades in av Christian Negendanck, VD på Skarhults Gods och Elenore Wallin, leancoach Hushållningssällskapet Östergötland. Ny analysutrustning till proteinsortering Ny utrustning vid sorteringen resulterade i att man sorterade fram 1000 ton mer än tidigare. Betalning på 20 öre resulterade i en vinst på 200 000 kr. Ordning och reda sparar tid Ett aktivt leanarbete kring ordning och reda har lett till att tiden som läggs på att leta efter saker på gården har minskat med i snitt 2 timmar per vecka. 45 veckor x 2 timmar = 90 timmar (300kr). Vinst på 18.000kr Stoppa vid fel-principen vid bearbetning av jorden En gemensam rutin för bearbetning av jorden infördes på gården. Resultatet blev att 50 hektar mer mark än tidigare nu får optimal bearbetning. Det leder till en ökad avkastning från dessa hektar och en vinst på 150 000 kr. Rutin för spill vid tröskning En ny rutin för kontroll av spill vid tröskning infördes på gården. Spillet minskade med 1 procent vilket i snitt gav en vinst på 100 kr/hektar. Regelbunden kontroll av täckdikning Rutiner för att kontrollera att dikningen inte blir igensatt varje år infördes på gården, vilket minskades risken för översvämning av åkermark. Översvämning av 1 hektar höstvete kan resultera i en skördeförlust på 6-10 ton kärna. Det motsvarar en potentiell förlust på 6-10 x 1500 kr = 7500 kr 15000 kr. Automatisk dörröppnare En automatisk dörröppnare installerades för att användas vid utlastning av grisar och arbetsmomentet som i sig tar två timmar varje vecka frigjorde därmed en person. Under ett år resulterar det i en besparing på 31 200 kr Exempel: 52 veckor x 2 timmar = 104 timmar x 300 kr = 31 200 kr Förbättrade harvningsrutiner Genom att införa rutiner vid harvning fick man en bättre uppkomst och en högre skörd på 1-2 procent mer = 60-120 kg/ha x 1,50 kr = 90-180 kr/ha x 750 ha = 67 500 135 000 kr. Sedan tillkommer minskad förbrukning av diesel, ökad kapacitet och mindre irritation i vinst. 5

Vad krävs för att lyckas med leanarbetet? Vad är målet för ditt leanarbete? Vilka/vilket problem ska lösas? Det är viktigt att du har ett tydligt mål för ditt leanarbete. Det kan vara att nå ett mål eller att lösa ett problem. Uppstarten av leanarbetet är enklare när det finns en gemensam bild av vad arbetet ska fokuseras på och varför. Förankring hos ägare, ledare och anställda Det är viktigt att förankra idén om leanarbetet och varför man ska göra det hos både ägare, arbetsledare och anställda. Då är alla bättre förberedda när arbetet drar igång. Ha ett tydligt ledarskap Lean bygger på att alla i företaget engagerar sig, men det går inte att komma ifrån att det krävs ett tydligt ledarskap. Ägare och/eller arbetsledare måste ta de första stegen och visa vägen. Genom att intressera dig för och följa upp visar du som ledare att leanarbetet är viktigt. Det är gäller alltid, det vill säga oavsett stressigt eller inte. Om det oftast är du som ledare som tar alla beslut, så kommer det att vara viktigt att lyssna mer på dina medarbetare och på sikt våga delegera vissa beslut. Förbättringsarbete enligt leans filosofi bygger på ett lagarbete där alla i företaget deltar. En förutsättning för att det ska fungera är att alla i företaget vet vad som är viktigt i form av värderingar, mål och arbetssätt. Om tanken är att ansvaret för leanarbetet ska delegeras till någon anställd, ska det ansvaret vara tydligt uttalat från början och det måste avsättas tid till den personen att arbeta med lean och ledarskap. 6

Avsätt tid Målet är att ni efter 18 månader ska vara helt självgående och arbeta med lean utan någon hjälp utifrån. För att komma dit är det viktigt att avsätta tid för att arbeta med lean. Förutom den tiden som går åt till utbildningstillfällena med coachen måste det avsättas tid mellan dessa möten. Det är då mycket av arbetet sker. Allt förbättringsarbete kommer att utgå från er situation i företaget och era behov, och ni kommer att göra arbetet själva. Coachen utbildar i leans filosofi och hjälper er att komma igång. Tillgång till resurser För att bli effektivare genom leanarbetet måste ni avsätta resurser i form av tid. I början går det åt mer tid än det ger. Se till att det finns en plan för att hantera detta innan uppstart. När på året passar det ditt företag bäst att starta? Är det möjligt att sätta in extra personal tillfälligt? Håll i leanarbetet Under stressiga perioder finns det risk för att leanarbetet kommer i skymundan. Ta fram en plan med din coach för hur ni ska upprätthålla leanarbetet även då. Kom igång från början 18 månader kan verka som en lång tid. Den behövs. Under 18-månadersperioden kommer det att hända/dyka upp saker som inte är planerade och som måste redas ut innan ni kan gå vidare. Det är viktigt att ta tillvara på tiden från dag ett. Lyssna på de anställda Alla företagare genomför förbättringar i sina företag. Vanligtvis är det ägaren själv som står för alla förbättringsförslagen och tar beslut om vad som ska genomföras. Det innebär att anställdas erfarenheter och kompetenser inte tas till vara. För att lyckas med leanarbetet är det viktigt att ta sig tid och verkligen lyssna på sin personal. De har mycket kunskap om vad som går att förbättra, ofta från en annan synvinkel än ägarens. De behöver dock veta vad de ska leta efter och känna att deras synpunkter och förslag är viktiga. När de anställda blir delaktiga i olika frågor så kan känslan vara att allt tar mycket längre tid än när en person bestämmer själv. Så kan det naturligtvis vara, men de beslut som tas är ofta mer underbyggda. Dessutom kommer de anställdas engagemang att öka om de upplever att de blir lyssnade på. Förbättringar i små steg leder framåt Det är vanligt att man i första hand jobbar med de förbättringar som är akuta just nu. Ofta tar man sig inte tid att fråga sig vad som var grunden till problemet. Det gör att problemen ofta kommer tillbaka igen. När något går sönder lagar vi naturligtvis det, men vi funderar inte över varför det gick sönder. Beror det på att någon anställd inte hade tillräcklig utbildning för att genomföra ett arbetsmoment? Eller beror återkommande haverier på att vi inte har en plan för hur vi sköter underhållsarbetet? 7

Exempel på förbättringar På ett lantbruksföretag satte man som mål att ingen medarbetare ska slösa tid på att leta efter saker som behövs i det dagliga arbetet. Genom att förbättra lagerhållningen kunde man minska både onödigt spring och dagar då något förbrukningsmaterial plötsligt tar slut. Vart i stallet är bästa platsen att hänga verktyg? Hur man ska få alla i arbetslaget att hänga tillbaka dem på rätt plats? För att arbetet ska bli effektivt behöver arbetslaget komma överens om det bästa sättet att utföra det på. Dessutom behöver man vara säker på att alla sedan använder det sättet. Att göra rutiner väl synliga på väggen är en del av leans tankesätt. Genom att visa på tavlor t ex underhåll av maskiner, planering av arbete och hur man ligger till i sin produktion får alla överblick över arbetet. Det blir lättare att upptäcka fel i tid och man kan rätta till dem innan de blir akuta. 8

18 månader som förändrar ditt lantbruk för alltid - utbildningens upplägg Lean Lantbruks program för utbildning och coachning i lean är uppdelat i två steg. Som företag anmäler du dig till först till steg 1 och därefter till steg 2. Det innebär att du efter steg 1, introduktionsbesöket, har möjlighet att fundera på om lean är något för dig innan du bestämmer dig. Steg 1. Introduktionsbesök En av våra erfarna leancoacher besöker ert företag för att gå igenom vad som ingår i utbildningen. Hur ser ert företag ut, vad skulle det innebära för er att börja arbeta enligt lean? Vi har sett att det är viktigt att man är förberedd innan man påbörjar 18-månadersutbildningen. Bland annat handlar det om att se över sina möjligheter att sätta av tid och att man som ledare tror på arbetssättet och är beredd att stötta sina medarbetare i det. Tillsammans med coachen går ni igenom era förutsättningar att lyckas med ett uthålligt leanarbete. Besöket ingår i deltagaravgiften om du sedan väljer att fortsätta med utbildningen. Väljer du att inte fortsätta kostar det 4000 kr. (Detta beror på att landsbygdsprogrammet, som delfinansierar Lean Lantbruks 18 månaders-utbildning, endast finansierar kostnader för de som sedan deltar i Lean Lantbruk). - Efter introduktionsbesöket bestämmer ni om ni vill börja utbildningen. 9

Steg 2. Introduktion och utbildning för ägare och ledare Steg två inleds med en utbildningsdag för ägare och personal med arbetsledande funktion. Utbildningen tar bland annat upp vad lean är på en grundläggande nivå och vad det kommer att ställa för krav på er som ledare. Därefter har ni den första träffen med den erfagrupp som sedan kommer att följas åt under utbildningen. Ni får en första introduktion till vad lean innebär och hur det skulle kunna fungera i era verksamheter. Fortsatt coachning och utbildning Vid de följande träffarna med leancoachen och er erfagrupp går ni igenom vilka delar i företaget ni ska jobba med och vad ni vill uppnå under utbildningen. Ni bestämmer själva vilka förbättringar ni vill göra. Coachen lär ut hur leanarbetet går till i praktiken och hjälper er att komma igång. Träffarna äger rum ute i era företag och gruppen har stort utbyte av varandra. Ni bjuds in till ett studiebesök på ett industriföretag som framgångsrikt arbetar med lean. Ni får möjlighet att titta på produktionen och ställa frågor till både anställda och chefer om hur de arbetar med lean och vad det inneburit för dem. Med på studiebesöket är en av våra leancoacher. Utöver erfaträffarna ingår två individuella besök av leancoachen. Vid dessa har ni tid att enskilt gå igenom delar i företaget och diskutera mer detaljer. Några månader in i utbildningen ligger ytterligare en dags utbildning för ägare och ledare, för att följa upp era erfarenheter så långt och stötta er ledare i er fortsatta roll. Dessutom har ni tillfälle att via telefon följa upp ert leanarbete tillsammans med coachen. Om ni har personal som talar annat språk än svenska finns möjlighet att ha med tolk vid en av aktiviteterna. Gör i så fall upp detta i god tid tillsammans med din leancoach. Vad händer sen? Efter coachningen ska företagen vara självgående i sitt leanarbete, dvs ni ska ha så mycket kompetens att förbättringsarbetet rullar utan något stöd utifrån. Men även om ett företag blir självgående kan det finnas behov av att då och då få coachning eller ny inspiration i er erfagrupp. 10

Hur mycket tid tar det i anspråk att gå utbildningen? Hur mycket tid tar det i anspråk? Utbildning för ägare och arbetsledare Studiebesök (alla på företaget) Mindre företag: Gruppträffar Telefoncoachning Individuella besök två dagar ½ dag sju st à ca tre tim sex st à ca en tim tre st à ca två tim Till detta tillkommer förbättringsarbetet mellan träffarna, vilket är den största tidsposten, men också ett arbete som ger mycket tillbaka. Som förertagare eller arbetsledare ska du räkna med att lägga minst två timmar i veckan på att jobba med förbättringar eller coacha dina anställda i att jobba med förbättringar. Precis som man investerar i maskiner och byggnader behöver man ibland investera i människor och processer! 11

Vanliga frågor Hur lång tid tar det innan man ser resultat? Arbetar man med de olika leanverktygen kan man snabbt se resultat, t ex när det gäller ordning och reda. Men den stora vinsten är effekter kopplade till personalens delaktighet och engagemang. Det är ett långsiktigt arbete som måste få ta tid eftersom det handlar om att påverka människors beteende. Några av de lantbrukare som varit med i metodutvecklingsprojekten säger att de kommer att se ett ekonomiskt resultat inom två till tre år. Vad kostar det? Totala kostnaden för hela utbildningen på 18 månader är ca 30 000 kr. Detta fördelas på fyra betalningstillfällen. Vad händer när projekttiden är slut? Efter 18 månader med utbildning och coachning är det meningen att projektdeltagarna ska vara självgående i sitt leanarbete. Om lean gör att verksamheten blir mer effektiv, kommer det till slut att finnas arbete till all personal eller måste någon sluta? Lean är en strategi för tillväxt, inte en strategi för att skära i kostnader. Att använda lean till att säga upp personal är inte särskilt långsiktigt. Hur skulle man i så fall kunna motivera personalen att arbeta med lean? Tanken är att resurserna man sparar genom att ta bort slöserier ska användas till värdeskapande uppgifter eller att utöka produktionen och att förbättra verksamheten. Om det inte funkar med coachen? Varje coach har stöd av en mer erfaren biträdande coach för att coachningen ska fungera bra på företaget. Om det visar sig att det ändå inte fungerar kommer den biträdande coachen att följa med på några besök för att ge support. Om problemen kvarstår finns möjlighet att byta coach. Det sker i samråd med projektledningen. Måste ägaren vara med vid alla coachbesök? Någon behöver ta största ansvaret för leanarbetet, även om förbättringar ska vara ett lagarbete där alla hjälps åt och tar ansvar. Huvudansvaret behöver ligga hos en ägare eller motsvarande. Denna ska vara med på alla aktiviteter med coachen och erfagruppen. Ska lean introduceras i hela företaget eller kan man dela upp det? Ambitionen är att hela företaget börjar arbeta med lean. Det är viktigt att alla i företaget får delta vid introbesöket, studiebesöket, samt de första besöken, för att få en grundläggande kunskap om lean. Sedan kan man ta en produktionsgren i taget och ambitionen är att hinna med alla grenar under de 18 månaderna. Erfarenheten från de tidigare projekten har dock visat att det är bra om man börjar med en del så man inte tar på sig för mycket på en gång. Detta planerar man tillsammans med coachen i början av projekttiden. 12

Hur mycket tid krävs till förbättringsarbete mellan coachträffarna? Det beror på vilken ambitionsnivå företaget har. Dessutom varierar nedlagd tid över året. Under lugnare perioder ska ni planera för att lägga ner fler timmar och under högsäsong kan man behöva minska tiden till att endast hålla leanarbetet levande. Tiden varierar även mellan grupper av personer. Som en tumregel: räkna med att en halv dag ägnas åt förbättringsarbete per person i månaden. Visst tas den tiden från produktion, men man kan egentligen inte föra över den här tiden på kostnadskontot för leanarbetet, det är ju jobb som ändå måste göras i företaget. 13

Kontaktuppgifter Har du fler frågor ta kontakt med din leancoach, eller någon av oss: Åsa Käck, projektledare Tel. 035-465 37 e-post: asa.kack@hushallningssallskapet.se Hanna Åström, coachstöd Tel. 035-465 38 e-post: hanna.astrom@hushallningssallskapet.se Johanna Andersson, kommunikatör Tel. 0470-70 36 53 e-post: johanna.andersson@lrf.se Eller titta in på vår hemsida www.leanlantbruk.se 14