Granskning av styrmodellen; mål-, åtagande- och budgetprocessen

www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av styrmodellen; mål-, åtagande- och budgetprocessen Louise Cedemar Micaela Hedin Kontaktrevisorer Christer Johnsson Kjell-Olof Hofsberger Februari 2014

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning...2 2. Inledning...4 2.1. Bakgrund, uppdrag och revisionsfråga...4 2.2. Metod...4 2.3. Avgränsning...6 3. Hudiksvalls kommuns styrmodell... 7 4. Granskningsresultat...9 4.1. Mål, åtaganden och resurser. Mål och resurser är anpassade till varandra..9 4.1.1. Enkätsvar...9 4.1.2. Iakttagelser från intervjuer...10 4.1.3. Kommentarer och bedömningar...10 4.2. Roller och ansvar tydliga i mål- och budgetprocessen...11 4.2.1. Enkätsvar... 11 4.2.2. Iakttagelser från intervjuer... 11 4.2.3. Kommentarer och bedömningar... 12 4.3. Budgetprocessen är effektiv och ändamålsenlig. Hur upplevs budgetprocessen?... 12 4.3.1. Enkätsvar... 12 4.3.2. Iakttagelser från intervjuer... 15 4.3.3. Kommentarer och bedömningar... 17 4.4. Det finns en tillfredsställande dialog mellan kommunstyrelsen, nämnder och bolag gällande budget, genomförande och bokslut... 17 4.4.1. Enkätsvar... 17 4.4.2. Iakttagelser från intervjuer...18 4.4.3. Kommentarer och bedömningar...18 1 av 19

1. Sammanfattning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Hudiksvalls kommun genomfört en granskning som ska svara på revisionsfrågan om kommunstyrelsen utövar sitt ansvar att leda, styra och ha uppsikt över kommunens nämnder och bolag för att säkerställa att styrmodellen, dvs mål-, åtagande- och budgetprocessen efterlevs på ett tillfredsställande sätt. Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att kommunstyrelsen behöver förbättra och stärka ledning och styrning över kommunens nämnder och bolag för att säkerställa att styrmodellen efterlevs på ett tillfredsställande sätt. Med de utmaningar kommunen står inför både verksamhetsmässigt och ekonomiskt, är det av stor vikt att styrdokumentet Så styr vi Hudiksvall tillsammans! säkerställer processer av betydelse för att bedriva verksamheten kostnadseffektivt och ändamålsenligt. Nedan redovisas våra sammanfattande iakttagelser. Styrmodellen - övergripande Kommunstyrelsen följer upp styrmodellen för nämnder och bolag på olika sätt bl a vid del- och helårsbokslut. Kommunstyrelsen har i sin uppsiktsplikt ett särskilt ansvar att säkerställa att det för nämnderna finns tydliga uttryckta åtaganden, uppdrag, riktlinjer och angivna toleransnivåer som de kan skapa kontrollmål mot. I det fortsatta utvecklingsarbetet av styrmodellen både för kommunstyrelsen, nämnderna och bolagen är en väsentlig del att fortsätta utveckla metoder för verifierbarhet och mätbarhet. Kommunens budgetprocess Granskningen visar att budgetprocess och målprocess anses vara två parallella spår, d v s resursfördelning och åtaganden anses inte hänga ihop. Resultatet från vår enkät till budgetansvariga i kommunen visar att drygt en tredjedel anser att de åtaganden som finns för verksamheten inte är möjliga att uppnå med de resurser som ges via budgeten. Vidare visar resultatet av enkäten att det är de ekonomiska åtagandena som i högre grad prioriteras vid konflikt med de verksamhetsmässiga åtagandena. Kommunens budgetprocess upplevs i låg grad fungera tillfredsställande. Det framkommer att arbetssätt varierar både inom ekonomikontoret och mellan förvaltningarna avseende budget och arbete med mål/åtaganden samt att det finns en tillåtande attityd att göra olika. Resultatet av vår enkät visar att ca hälften av de budgetansvariga som svarat upplever brister gällande tidplanen för budgetarbetet. Resultatet visar även på att det finns förbättringsområden avseende kommunens budgetprocess vad gäller delaktighet, effektivitet samt rutiner och anvisningar. 2 av 19

Tillfredsställande dialog gällande budget, genomförande och bokslut Resultatet av enkäten visar att det i låg utsträckning sker en aktiv dialog mellan tjänstemän och politiker avseende budget och bokslut. Vidare indikerar svaren från enkäten att det finns förbättringspotential även i dialogen om budget och verksamhetens utveckling mellan olika tjänstemannanivåer. Det som lyfts i intervjuerna som faktorer som påverkar att dialogen mellan politiker och tjänstemän inte fungerar tillfredsställande är att det saknas ett ledningssystem där processen med att diskutera och hantera ledningsinformation skulle kunna ingå. Sammanfattningsvis föreslår vi att kommunstyrelsen behöver säkerställa att: kommunens styrmodell efterlevs i ökad grad. I detta arbete bör styrdokumentet Så styr vi Hudiksvall tillsammans! fortsättningsvis uppdateras och implementeras i verksamheterna. budgetprocessen och mål- och åtagandeprocessen på ett tydligare sätt kopplas ihop. Idag upplevs i hög grad att åtaganden inte är möjliga att uppnå med de resurser som ges via budgeten. en effektiv och ändamålsenlig budgetprocess. D v s, tidplanen för budgetarbetet behöver ses över, ett större fokus på ett mer enhetligt arbetssätt i budgetarbetet, ett fortsatt utvecklat arbete med att tydliggöra rutiner och anvisningar i budgetarbetet behöver prioriteras samt behöver delaktigheten hos budgetansvariga öka avseende möjlighet att påverka budgeten så att den blir mer genomarbetad och verklighetsförankrad. Både från politiker och tjänstemän finns en efterfrågan att arbeta mer långsiktigt med budgetprocessen, t ex att kommunfullmäktige antar en fyraårsbudget. en tillfredsställande dialog gällande budget, genomförande och bokslut. D v s former för dialog om mål, åtaganden, budget och bokslut. Det behöver även tas fram tydliga anvisningar för dialogen, t ex vad ska förberedas, vad ska det föras dialog om, vad är det nämnder och kommunstyrelse behöver för information och rapportering kring budget, genomförande och bokslut. 3 av 19

2. Inledning 2.1. Bakgrund, uppdrag och revisionsfråga Budgetprocessen är en av kommunens viktigaste processer eftersom den skapar förutsättningar för god ekonomisk hushållning. Kommunstyrelsen har det samlade ansvaret för kommunens budget- och planeringsprocess. Samtliga kommuner och landsting skall enligt Kommunallagen i budgeten formulera mål och riktlinjer för att visa hur mycket av de olika verksamheterna som ryms inom de finansiella målen, d v s kopplingen mellan ekonomi och verksamhet. Dessa behövs också för att främja en kostnadseffektiv och ändamålsenlig verksamhet samt för att göra uppdraget för medborgarna tydligt. Under 2012 har kommunfullmäktige antagit en vision och uppdaterat styrmodellen med övergripande mål och verksamhetsmål. För att förtydliga uppdraget tecknas årliga åtaganden mellan olika nivåer i organisationen. Åtagandena anger vad som ska åstadkommas inom budgeten och omfattar både verksamheternas kvantitet och kvalitet. Nämndernas årliga åtaganden gentemot kommunfullmäktige följs upp och redovisas i delårsbokslut och årsbokslut. En del i styrmodellen är Årscykeln för planering och genomförande av mål- och budgetprocessen på politisk-, tjänstemanna- och enhetsnivå. De förtroendevalda revisorerna i Hudiksvalls kommun har gett uppdraget att granska kommunens mål- och budgetprocess (styrmodell). Revisionsfråga: Utövar kommunstyrelsen sitt ansvar att leda, styra och ha uppsikt över kommunens nämnder och bolag för att säkerställa att styrmodellen efterlevs på ett tillfredsställande sätt? Granskning ska besvara följande revisionskriterier: 2.2. Kommunstyrelsen följer på ett tillfredsställande sätt upp att styrmodellen efterlevs. Mål och resurser är anpassade till varandra. Roller och ansvar tydliga i mål- och budgetprocessen. Budgetprocessen är effektiv och ändamålsenlig. Hur upplevs budgetprocessen? Det finns tillfredsställande dialog mellan kommunstyrelsen, nämnder och bolag gällande budget, genomförande och bokslut. Metod Granskningen har genomförts med hjälp av dokumentstudier, intervjuer och avstämningar samt en webbenkät till budgetansvariga i kommunen. 4 av 19

De dokument som bl a ingått i granskningen är: - Budget Hudiksvalls kommun 2013 Schema för Glada Hudik-språnget Så styr vi Hudiksvalls kommun tillsammans! Uppdrag för kommunfullmäktiges kvalitetsberedning Anvisningar Årsredovisning 2012 Kommunledningsförvaltningen Åtagande för kommunstyrels och nämnder Interna kontrollplaner för kommunstyrelsen och nämnder Intervjuer, avstämningar och kontroller har genomförts med: - Kommunchef Ekonomichef Ekonom på ekonomikontoret Kvalitetsstrateg Kommunstyrelsens presidium Oppositionsråden Webbenkäten skickades till samtliga budgetansvariga i kommunen (ca 135 st). Svar inkom från 90 budgetansvariga. Svaren är fördelade enligt nedan: Läshänvisning: T ex 1. Kommunledningsförvaltningen 9 (10%). 9 stycken inom förvaltningen har besvarat enkäten vilket är 10% av inkomna svar (90 stycken). 5 av 19

Läshänvisning: T ex 1. Förvaltningschef 4 (4%). 4 stycken förvaltningschefer har besvarat enkäten vilket är 4% av inkomna svar (90 stycken). 2.3. Avgränsning Enligt styrmodellen ska det tecknas årliga åtaganden mellan olika nivåer i organisationen. För nämnderna har detta granskats gällande åtagande mellan kommunfullmäktige, nämnd, förvaltning och enhet. För bolagen avgränsas granskningen till ägardirektiv och företagspolicy. I granskningen har webbenkäten avgränsats till att besvaras av kommunens budgetansvariga chefer. 6 av 19

3. Hudiksvalls kommuns styrmodell I dokumentet Så styr vi Hudiksvalls kommun tillsammans! finns beskrivningar av åtagandedialogen mellan förtroendevalda och tjänstemän, årscykel, informationsansvaret, resultatansvar för arbetsenheten, tillämpning för verksamhetsstyrning och mallar för åtaganden och arbetsplaner. Årscykel Årscykeln visar politiska händelser, arbete på tjänstemannanivå samt arbetsenhetens egen planering. Årscykeln är ett arbetsverktyg för planering, styrning och uppföljning, budget, verksamhetsutveckling m m. Glada Hudik-språnget, Vision 2020 och slogan Ett samlat utvecklings- och förbättringsarbete har påbörjats som går under namnet Glada Hudik-språnget. I oktober 2012 fattade kommunfullmäktige beslut om bland annat begreppen som beskriver Glada Hudik-andan. Visionen för Hudiksvalls kommun är: Sveriges bästa kommun att leva och verka i. Kommunfullmäktige antog också en slogan: Glada Hudik kommunen med stort hjärta. Övergripande mål Kommunfullmäktige har beslutat om tre övergripande mål som anses vara nödvändiga för att visionen ska nås: Samhällstjänster av högsta kvalitet Blomstrande näringsliv Attraktiv och hållbar livsmiljö Verksamhetsmål och finansiella mål nämndernas åtaganden Det styrsystem som kommunen tillämpar för att nå målen innebär att man mellan nivåerna i organisationen gör överenskommelser om åtaganden. Det betyder att man på varje nivå åtar sig att uppnå en viss kvalitet och kvantitet till en viss nettokostnad. Kvalitetsberedningen har utformat beskrivning av de övergripande målen med tillhörande indikatorer. Verksamhetsmålen är ännu inte formulerade. Ett önskat läge är att när de fåtal verksamhetsmålen är framtaga kan de beröra flera nämnder, några eller en nämnd. Nämnderna ska sedan i sina åtaganden beskriva hur de ska bidra till att verksamhetsmålen nås. 7 av 19

Övergripande mål bolagens ägardirektiv Enligt den av kommunfullmäktige antagna företagspolicyn i september 2013, ska bolagen bidra i utvecklingen av kommunens samlade visionsarbete Glada Hudiksprånget Det innebär bl.a. att arbeta med att stärka visionen genom att också vara delaktig i kommunens långsiktiga övergripande mål och prioriterade fokusområden som ska leda framåt till kommunens vision. Bolagens ägardirektiv, som är individuella, anger riktning, ramar och mål för det specifika bolaget med utgångspunkt från det kommunala ändamålet. Tydliga ägardirektiv klargör förväntningar och krav på bolagen och de bidrar till att renodla rollerna. De underlättar också medborgarnas insyn i den kommunala verksamheten. Bolagen ska följa kommunens styrmodell samt verka för att innehållet inarbetas i bolagens egna direktiv och riktlinjer. Värdegrund Som en grund till visionen, övergripande målen samt nämndernas åtaganden finns en värdegrund som ska genomsyra all verksamheten och de beslut som fattas. Hudiksvalls kommuns värdegrund är: God folkhälsa, Ekonomisk- och ekologisk hållbarhet, Närhet, Solidaritet, Jämlikhet och Öppenhet. Uppföljning Uppföljning sker i det ordinarie arbetet under året och i delårs- och årsbokslut samt genom kommunens intern kontroll. 8 av 19

4. Granskningsresultat Diagrammen nedan under avsnitt 4, granskningsresultat och respektive kontrollmål visar hur budgetansvariga i Hudiksvalls kommun har besvarat vår enkät som var en del av denna granskning. De svarsalternativ som är mer åt det negativa hållet har färgerna klarröd (instämmer inte alls) och mörkröd (instämmer till viss del) medan de svarsalternativ som är mer åt det positiva hållet har färgerna grön (instämmer i huvudsak) och ljusgrön (instämmer helt). Svarsalternativet vet ej har färgen grå och ligger längst till höger i diagrammet. Instämmer inte alls Instämmer till viss del Instämmer i huvudsak Instämmer helt Vet ej 4.1. Mål, åtaganden och resurser. Mål och resurser är anpassade till varandra. 4.1.1. Enkätsvar Fyra frågor ställdes avseende svarsgruppens bedömning kring förekomsten av tydliga åtaganden förutom budgeten, realismen i åtagandena kontra ekonomin samt kännedom om styrdokument. I nedanstående diagram redovisas resultatet per fråga totalt för kommunen. Kommentarer: Resultatet av enkäten visar på en god kännedom när det gäller de styrdokument som reglerar verksamheten samt att det i relativt hög grad anses finnas tydliga åtaganden för verksamheten. Ett sämre resultat erhålls avseende om de åtaganden som finns för verksamheten är möjliga att uppnå med de resurser som ges via budgeten. Vidare visar resultatet av enkäten att det är de ekonomiska åtagandena som i högre grad prioriteras vid konflikt med de verksamhetsmässiga åtagandena. 9 av 19

4.1.2. Iakttagelser från intervjuer I budgetdokument 2013 har kommunfullmäktige fastställt tre övergripande mål (se sid 3). Det finns även fastställda kvalitativa-, kvantitativa- samt nettokostnads-åtaganden för 2013. Kommunstyrelsen och nämnderna har fastställt åtagande med kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen för sin egen förvaltning och Byggnadsnämnden har fastställt åtagande mellan nämnd och förvaltning men inte enhet. Åtagande mellan nämnd och förvaltning och enhet saknas för Tekniska nämnden, Norrhälsinglands miljö- och räddningsnämnd och Svågadalsnämnden. Det finns av kommunfullmäktige fastställda ägardirektiv för AB Hudiksvalls bostäder och Fastighets AB Glysis. Ägardirektiv för Fiberstaden finns men är inte fastställt i kommunfullmäktige och Hudiksvalls Näringslivs ABs ägardirektiv återremitterades i kommunfullmäktige i november 2013. Glysisvallen AB har inga ägardirektiv. Det varierar bland de intervjuade avseende i vilken grad kommunfullmäktige är engagerade då mål och åtaganden ska fastställas. Vissa uttrycker att det finns ett ökat engagemang från kommunfullmäktige avseende målarbetet. Avseende arbetet med den interna kontrollen framkommer att det behövs ett omtag. De förbättringsområden som påtalas är bland annat nämndernas arbete med väsentlighet- och riskbedömningar, nämndernas arbete och förståelse av ansvar för den interna kontrollen enligt kommunallagen samt att kommun-styrelsen behöver ta ett större ansvar i samordningen av internkontrollarbetet. Det framkommer i intervjuer att budgetprocessen och målprocessen anses vara två parallella spår, d v s resursfördelning och åtaganden anses inte hänga ihop. Vidare framkommer att styrdokumentet Hur styr vi Hudiksvalls kommun tillsammans samt kommunens internkontrollreglemente håller på att uppdateras och aktualiseras. 4.1.3. Kommentarer och bedömningar Vår bedömning är att kommunstyrelsen behöver säkerställa att kommunens styrmodell uppdateras och efterlevs i ökad grad. Med de utmaningar kommunen står inför både verksamhetsmässigt och ekonomiskt är det av stor vikt att styrdokumentet Så styr vi Hudiksvall tillsammans! säkerställer processer av betydelse för att bedriva verksamheten kostnadseffektivt och ändamålsenligt. Vidare är vår bedömning att kommunstyrelsen behöver säkerställa att budgetprocessen och mål- och åtagandeprocessen på ett tydligare sätt kopplas ihop. Idag upplevs i hög grad att åtaganden inte är möjliga att uppnå med de resurser som ges via budgeten. 10 av 19

4.2. Roller och ansvar tydliga i mål- och budgetprocessen. 4.2.1. Enkätsvar Tre frågor ställdes avseende svarsgruppens bedömning kring roller och ansvar för målåtaganden och budgetprocess. I diagrammet på nästa sida redovisas resultatet per fråga totalt för kommunen. Kommentarer: Resultatet av enkäten visar att flertalet har svarat instämmer i huvudsak respektive instämmer helt avseende att roller och ansvar för mål-, åtaganden och budgetprocess är tydliga på förvaltnings- respektive enhetsnivå. Detsamma gäller för påståendet att roller och ansvar gällande mål-, åtaganden och budgetprocess finns tydligt beskrivna i ett dokument. Vidare visar resultatet av enkäten att något färre instämmer i att roller och ansvar är tydliga för mål-, åtaganden och budgetprocess avseende politiker och tjänstemän. 4.2.2. Iakttagelser från intervjuer Ekonomikontoret har det centrala ansvaret i budgetprocessen. I ansvaret ligger bland annat att ta fram riktlinjer och anvisningar för budgetprocessen till kommunens verksamheter. I Hudiksvalls kommun finns en kvalitetsstrateg som tillsammans med kommunchefen ansvarar för att driva på och vidareutveckla kommunens styrprocess. I detta arbete ligger ett ansvar för att ta fram verksamhetsmål som ska tas politiskt och koppla ihop de övergripande finansiella målen och verksamhetsmålen, utveckla kvalitet i åtagandena samt att utveckla system och rutiner för uppföljningen av mål och åtaganden. Kvalitetsstrategen har även ett övergripande samordningsansvar för arbetet med intern kontroll inom nämnderna och kommunstyrelsen. 11 av 19

En kvalitetsberedningsgrupp har tillsatts på politisk nivå med en representant från varje parti. Kvalitetsberedningsgruppen har stöd av kvalitetsstrategen föredragande sekreterare och kommunchef samt vid behov föredragande tjänstemän. Gruppen har två uppdrag, det ena är att konkretisera kommunens övergripande mål med tillhörande indikatorer och det andra uppdraget är att utforma verksamhetsmål med tillhörande indikatorer utifrån de övergripande målen. Enligt uppgifter träffades kvalitetsberedningsgruppen i mars 2013 och satte igång arbetet med att definiera de övergripande målen och fastställa indikatorer. För att driva på arbetet med att nå de övergripande målen ska det finns en grupp för varje övergripande mål med en samordnare med samordningsansvar. 4.2.3. Kommentarer och bedömningar Vår bedömning är att det är positivt att särskilda funktioner/grupper/resurser för att arbeta med mål, åtaganden och stöd i budgetprocessen finns inom kommunen. Enkätsvaren visar att flertalet instämmer i relativt hög grad att roller och ansvar för mål, åtaganden och budgetprocess är tydliga. Vi bedömer att roller och ansvar i huvudsak är tydliga avseende mål-, åtagande- och budgetprocessen. 4.3. Budgetprocessen är effektiv och ändamålsenlig. Hur upplevs budgetprocessen? 4.3.1. Enkätsvar Fyra frågor ställdes avseende svarsgruppens bedömning kring en effektiv och ändamålsenlig budgetprocess, tidplanen för budgetarbetet samt delaktighet. I nedanstående diagram redovisas resultatet per fråga totalt för kommunen. Kommentarer: Resultatet av enkäten visar att cirka hälften av de svarande upplever brister gällande tidplanen för budgetarbetet. Resultatet visar även på att det finns förbättringsområden avseende kommunens budgetprocess vad gäller delaktighet, effektivitet samt rutiner och anvisningar. 12 av 19

Vidare ställdes fyra frågor avseende svarsgruppens bedömning kring tillräckliga kunskaper för att upprätta och följa budgeten, kunskaper för att nyttja ekonomisystemet, stöd från ekonomiavdelningen samt om tiden som läggs på budget och bokslut är rimlig. I nedanstående diagram redovisas resultatet per fråga totalt för kommunen. Kommentarer: Resultatet av enkäten visar att de svarande anser att de har ett gott stöd från ekonomiavdelningen i budgetprocessen. Flertalet av de svarande anser att de i hög grad har tillräckliga kunskaper för att upprätta och följa upp budgeten på ett effektivt sätt. Däremot visar resultatet att det finns förbättringspotential i kunskapen av ekonomisystemet och dess stöd som en del i verksamhetsstyrningen. Enkätresultatet visar även indikationer på att det upplevs som att tiden som läggs ner på att upprätta och följa upp budget inte är rimlig för den verksamhet som bedrivs. Fem frågor ställdes avseende svarsgruppens bedömning kring organisationens förändringsklimat, rapportering av avvikelser, kontroll över verksamhetens resultat, kontroll och analys av kostnader samt befogenhet att påverka kostnader och intäkter. I diagrammet på nästa sida redovisas resultatet per fråga totalt för kommunen. 13 av 19

Kommentarer: Resultatet av enkäten visar att ca en tredjedel av de svarande anser att organisationen i låg grad kännetecknas av ett positivt förändringsklimat samt att återkoppling vid rapportering av avvikelser sker i låg grad. Bättre resultat visar svaren avseende upplevelsen att ha god kontroll över verksamhetens resultat, tydligheten i vilka kostnader och intäkter som den svarande ansvarar för, kontroll och analys av kostnader samt befogenheter att i rimlig omfattning kunna påverka kostnader och intäkter. Vidare ställdes fem frågor avseende svarsgruppens bedömning kring ekonomi och verksamhetsresultat, förväntan att hålla budget, aktuell och tydlig information om den ekonomiska utvecklingen, ansvar för intäkter och kostnader samt uppföljning av åtaganden. I nedanstående diagram redovisas resultatet per fråga totalt för kommunen. 14 av 19

Kommentarer: Resultatet av enkäten visar att knappt 40 % av de svarande anser att de i låg grad har kunskap om hur de ligger till avseende ekonomi och verksamhetsresultat i förhållande till motsvarande verksamheter i andra kommuner. Något bättre resultat visar enkätsvaren avseende erhållande av aktuell information om den ekonomiska utvecklingen inom det egna ansvarsområdet som stöd till styrning och uppföljning samt även vad gäller regelbunden uppföljning av åtaganden av överordnad chef eller nämnd. Resultatet av enkäten visar att knappt 80 % instämmer helt och i huvudsak att de förväntas hålla budgeten och om inte kräver överordnad chef snabba och konkreta besparingsåtgärder. 4.3.2. Iakttagelser från intervjuer Styrmodell och budgetprocess Kommentarer från enkätsvar och intervjuer avseende styrmodell, budgetprocess och uppföljning: Budgetprocessen fungerar för mycket utifrån ramarna istället för att processen kommer nerifrån och upp i verksamheterna. Årshjulet fungerar inte för budgetprocessen. Nämnderna börjar inte med sitt budgetarbete på våren utan väntar på ramarna i juni och på hösten om det ska komma mer pengar och sedan innan budgeten sätts ihop i november blir det stressigt. Det skiljer sig åt mellan nämnderna avseende hur de arbetar med åtagandena. Efterlevnaden av Så styr vi Hudiksvalls kommun kan förbättras. Idag styr inte anvisningarna hur verksamheten arbetar praktiskt. Lite tid för analys och långsiktigt strategiskt arbete. Det behövs ett mer långsiktigt planerande vid framtagande av åtagande, investeringar m m. Finns ett önskemål att arbeta med en fyraårsbudget. Utveckla kommunstyrelsens arbete med strategiska frågor och analys av effektivitet och kvalitet. Utveckla kommunstyrelsens ledning och styrning genom att styra hur sammanträdena ligger för att få en mer effektiv styrning av den ekonomiska rapporteringen. Utmaning framöver vad gäller investeringar. Prognossäkerheten behöver förbättras. Första prognosen visar inte tillräckligt hur budgeten kommer att hållas. Uppföljning Låg efterfrågan på måluppfyllelse från kommunstyrelsen. En subjektiv uppföljning genomförs av åtaganden. Arbetet med framtagande av olika nyckeltal som stöd till uppföljning och analys behöver förbättras. De nyckeltal som finns för olika verksamheter är trubbiga och att det är ekonomikontoret som tar fram nyckeltalen och att politiken inte har någon insyn och påverkan på val av nyckeltal. Kommunstyrelsen behöver ta ansvar för de strategiska nyckeltalen och välja nyckeltal att styra utifrån på lång sikt. 15 av 19

Uppföljning av mål och budget kan förbättras och effektiviseras, idag mycket handpåläggning och egna Excelark. Arbetsprocess Budget och budgetramar sker centralt på ekonomikontoret. Alla ekonomer gör på sitt sätt. Sårbart läge när alla gör olika. Förvaltningarna arbetar på olika sätt med åtaganden och budget och det upplevs finnas en tillåtande attityd till att göra olika. Budgetprocessen arbetar från två håll, uppifrån och ner och nerifrån och upp. Finansiella förutsättningar och generella ställningstaganden görs övergripande för kommunen varefter detta bryts ner till nämnd och verksamhet. Underifrån sker en dialog där enhetschef, t.ex. rektor på en skola är den nivå ekonomiavdelningen möter. Både utfall för föregående år och prognos för innevarande år, på alla nivåer finns med som underlag för budgeteringen för kommande år. Budgeten görs både i Excel (exempelvis personal- och enhetsvisa budgetar) och i en modul i Raindance, Budget & Prognos, dit all budget blir inläst innan den slutliga, definitiva budgeten blir inläst i ekonomisystemet Raindance. Inför kommande budgetår räknas innevarande budget upp/ner på fem olika sätt: 1. Med olika index (personal, övriga kostnader, intäkter mm) baserade på rekommendationer från SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) 2. Upp/nedräkning av budget beroende på volymförändringar, t.ex. utifrån antalet elever i grundskolan 3. Riktade uppräkningar för specifikt angivna ändamål, t.ex. ett tidsbegränsat anslag för ett projekt. 4. Budgetkonsolidering: OM resultatbudgeten efter punkterna a)-c) därefter visar ett underskott (kostnaderna överstiger intäkter) sker en ramreducering så att Resultatbudgeten får ett positivt resultat. 5. Ramreduceringarna enligt punkten ovan sker på två nivåer, verksamhetsnivå (ex vis förskola, grundskola) samt förvaltningsnivå. Aktuell budget är integrerad i uppföljning och resultatrapportering, dvs i alla ekonomirapporter där det behövs. Kommunen har en helårsbudget som i de flesta fall bryts ner till månadsbudget (årsbudget delat med 12). I vissa fall, t.ex. för personalkostnader, kan kommunen ha en månadsperiodiserad budget med olika procent för olika månader. Skriftlig information avseende budgetförutsättningar skickas från ekonomiavdelningen till förvaltningschefer och förvaltningsekonomer. Därutöver andra, delvis muntliga redovisningar. Skriftlig tidplan skickas och som alla ska förhålla sig till. 16 av 19

4.3.3. Kommentarer och bedömningar Vår bedömning är att kommunstyrelsen behöver säkerställa en effektiv och ändamålsenlig budgetprocess. D v s, tidplanen för budgetarbetet behöver ses över, ett större fokus på ett mer enhetligt arbetssätt i budgetarbetet, ett fortsatt utvecklat arbete med att tydliggöra rutiner och anvisningar i budgetarbetet behöver prioriteras samt behöver delaktigheten hos budgetansvariga öka avseende möjlighet att påverka budgeten så att den blir mer genomarbetad och verklighetsförankrad. 4.4. Det finns en tillfredsställande dialog mellan kommunstyrelsen, nämnder och bolag gällande budget, genomförande och bokslut. 4.4.1. Enkätsvar Fyra frågor ställdes avseende svarsgruppens bedömning om de har en aktiv och konstruktiv dialog med nämnden (politikerna) och chefer avseende budget och bokslut. I nedanstående diagram redovisas resultatet per fråga totalt för kommunen. Kommentarer: Resultatet av enkäten visar att det i låg utsträckning sker en aktiv dialog mellan tjänstemän och politiker avseende budget och bokslut. Vidare indikerar svaren från enkäten att det finns förbättringspotential även i dialogen om budget och verksamhetens utveckling mellan olika tjänstemannanivåer. Vidare ställdes tre frågor avseende svarsgruppens bedömning av dialogen om budget och bokslut fungerar tillfredsställande samt om det finns tydliga anvisningar för dialogen om budget och bokslut. 17 av 19

I nedanstående diagram redovisas resultatet per fråga totalt för kommunen. Kommentarer: Resultatet av enkäten indikerar att dialogen inte anses fungera på ett tillfredsställande sätt. Vidare visar resultatet av enkäten även på att anvisningar för dialog om budget och bokslut behöver utvecklas och även tydliggöras. Värt att notera i denna graf är att ett antal personer svarat vet ej på påståendena. 4.4.2. Iakttagelser från intervjuer Vid årets slut sker förvaltningsvisa dialoger om eventuellt över- eller underskott i förhållande till åtagandet. Som hjälpmedel i dialogen med medarbetarna finns en årscykel, där årliga fasta inslag med bland annat budget och uppföljning angivna. På den politiska nivån ska dialog ske i enlighet med årscykeln, bland annat nämndsdiskussion avseende interna ramar, budgetberedning och strategidiskussion. Dock påtalas vid intervjuer att planerad strategidiskussion inte har genomförts i enlighet med årscykeln. Avseende kommunikation och dialog om vision, mål, åtaganden och budget så framkommer det att Glada Hudik-språnget och visionen har kommunicerats till näringslivet och andra intressenter (både inom kommunen och utanför kommunen). Det som lyfts i intervjuerna som faktorer som påverkar att dialogen mellan politiker och tjänstemän inte fungerar tillfredsställande är att det saknas ett ledningssystem där processen med att diskutera och hantera ledningsinformation skulle kunna ingå. 4.4.3. Kommentarer och bedömningar Vår bedömning är att den dialog som idag sker avseende budget, genomförande och bokslut behöver förbättras. Kommunstyrelsen behöver säkerställa en tillfredsställande dialog gällande budget, genomförande och bokslut. D v s former för dialog om mål, åtaganden, budget och bokslut. Det bör även tas fram tydliga anvisningar för dialogen, t ex vad ska förberedas, vad ska det föras dialog om, vad är det nämnder och kommunstyrelse behöver för information och rapportering kring budget, genomförande och bokslut. 18 av 19

2014-02-17 Micaela Hedin Projektledare Louise Cedemar Projektmedarbetare 19 av 19