Plats och tid Beslutande Ersättare Övriga Anmält förhinder SoF Västra Skaraborg, Malmgatan 36, Kinnekullesalen, 53232 Skara fredagen den 1 februari 2013 kl. 14.00 16.45 Claes-Göran Borg, ordförande, Louise Ahlgren, ledamot, Git Axnemon, ersättare,, är ordinarie ledamot under mötet Stefan Westergren, ledamot, Vara kommun Jan-Erik Bengtsson, ersättare, Lidköpings Kommun Elsy Lundberg Östrand, ersättare, Essunga kommun Åsa Karlsson, ersättare, Götene kommun Erik Kvarndal, ersättare, Skara Kommun Janet Wohlfarth, Förbundschef, SVS Elisabeth Gilbertsson, processtödjare Elisabeth Stålarm, ersättare, Torgny Andersson, ersättare, Ulla-Karin Gunnarsson, vice ordförande, Anders Svensson, Lidköpings kommun Paragrafer 425-436 Underskrifter Ordförande Justerare Sekreterare Claes-Göran Borg, ordförande Stefan Westergren, ledamot, Janet Wohlfarth, förbundschef ANSLAG/BEVIS Organ Samordningsförbundet Västra Skaraborg Sammanträdesdatum Fredagen den 1 februari 2013 kl. 14.00 16.45 Anslaget under tiden Förvaringsplats för protokollet Samordningsförbundet Västra Skaraborg, Malmgatan 36, 53232 Skara Underskrift Janet Wohlfarth, förbundschef 1/7
425 Mötets öppnande Claes-Göran Borg, ordförande, hälsade alla välkomna och förklarade dagens möte öppnat. 426 Fastställande av dagordning Den föreliggande dagordningen fastställdes med tillägg under punkten Information b. Konferenser 2013, c. remiss från VG regionen om handlingsplan för jämlik hälsa i regionen. 427 Val av justerare Att jämte ordförande, valdes Stefan Westerberg till att justera dagens protokoll. 428 Internkontroll 2012 a. Revidering av den interna kontrollplanen Dnr 36/2007 Arbetsutskottet har förelagit en revidering av sista meningen i 5 i kontrollplanen med följande lydelse: Den interna kontrollplanen skall beslutas i samband med årets första styrelsemöte Styrelsen beslut att godkänna förslaget om förändring av sista meningen i 5 Styrelsen har att vid det första mötet för året att bestämma sig för vad som särskilt skall granskas under kommande verksamhetsår. I dialog med varandra anfördes ett förslag om att hitta kontrollpunkter för implementeringsprocessen som skall påbörjas under hösten 2013 av GEVALIS Vuxna metodiken. 2/7
att återremittera ärendet till presidiet för att inge en plan hur en sådan kontrollfunktion kan utformas. Planen skall presenteras på nästkommande styrelsemöte. b. PM internkontroll 2012 Dnr 188/2013 Föreliggande handling är en genomgång av de kontrollfunktioner som förbundet har under verksamhetsåret. Internkontrollen som är utförd av presidiet förordar förändringar i Attest och Delegationsordning Dnr 164/2011 för förbundets styrelse och förbundschef. Ordförande och viceordförande attesterar övriga ledamöters arvodes och reseersättningar. Förbundschefen har rätt en attesträtt motsvarande 3 basbelopp. I den särskilda delegationsförteckningen under Personalärenden punkt 1 skall det stå: På styrelsens uppdrag befogenhet att underteckna anställnings- eller uppsägningsbeslut Under Upphandlingsärenden under punkt 3 skall det stå: På styrelsens uppdrag befogenhet att underteckna avtal gällande inhyrning, uthyrning och uppsägning av lokaler att godkänna PM Internkontroll 2012 med revideringar i attest- och delegationsordning och lägga dessa till handlingarna 429 Verksamhetsberättelse 2012 Dnr 187/2013 Styrelsen gick utförligt igenom föreliggande handling där det fördes en bra dialog om årets verksamheter. RESAM teamen uppfyller Samordningsförbundets verksamhetsmässiga mål genom att 76 % av de avslutade deltagarna avslutas mot de mål som Samordningsförbundet uppsatt. Återigen är det de deltagare som har försörjningsstöd som får annan försörjning främst då genom arbete eller studier eller har efter utredning befunnits inte ha någon arbetsförmåga och avslutas då med en varaktig sjukersättning. 3/7
GEVALIS Vuxna är den insats som har tagit mycket tid i anspråk men som nu har börjat påvisa goda resultat för de deltagare som befinner sig i processen genom den metodiken som infördes under 2012. Styrelsen kommer att återkomma till en fortsatt diskussion om RESAM teamens avveckling under 2013 och implementering av GEVALIS Vuxna metodiken in i linjeorganisationerna under sin planeringsdag med beredningsgruppen den 4 mars. att sammanfattningsvis konstatera att Samordningsförbundet väl uppfyller sina kvantitativa mål och övrigt godkänna Verksamhetsberättelse 2012 Dnr 187/2013 och lägga den till handlingarna samt överlämna handlingen till revisorerna. 430 Årsredovisning 2012 Dnr 187/2013 Årets resultat blev 359 508 kr vilket gör att det egna kapitalet har ökat från 571 769 kr till 931 277 kr. Det är framförallt reservation för mervärdesskatt som återfördes alltför sent samt att Projekt Total inte har aktualiserats som föranlett överskottet. att fastställa årets resultat till 359 508 kr att fastställa årets utgående egna kapital till 931 277 kr som överföres i ny räkning att överlämna föreliggande Årsredovisning 2012 Dnr 187/2013 till revisorerna och till huvudmännen 431 Gemensamma resurspersoner för Samordningsförbund i Väst Dnr 184/2012 Samordningsförbunden i Väst har sedan 2007 gemensamt finansierat en stödresurs för SUS och en stödresurs för information www.samverkanvg.se 4/7
Västra Götalands samverkangrupp är en chefsgrupp med representanter från de samverkande organisationerna som anser att det är värdefullt att bibehålla dessa resurser och gemensamt samfinansiera dessa. För 2013 gäller samfinansieringen 50 % av heltid för SUS stöd och för Infostödet 20 % av heltid från 2013-07-01. Totalkostnad för vårt samordningsförbund är ca 30 000 kr/år. att godkänna förslaget om samfinansiering kring gemensamma stödresurser i den inkomna handlingen Dnr 184/2012 432 Utvecklingsanställning för administrativt stöd till samordningsförbundet Förbundschefen redogjorde för att den person som arbetsprövat som administratör sedan oktober och därefter arbetstränat, nu är redo för en utvecklingsanställning hos oss på Samordningsförbundet, på i Lidköpings inrådan. Stödmedel har sökts för perioden 2013-02-01-2014-01-31. Arbetsplatsen har anpassats efter den enskildes behov genom. Uppföljning av utvecklingsanställningen kommer ske via en handlingsplan upprättad mellan administratören, och Samordningsförbundet. Huvudsakliga arbetsuppgifter är följande: Diarieföring av inkommande/utgående post Beredande av arkivhandlingar Allmänna kontorsgöromål kopiering, fakturering, skrivuppdrag, statistik i förekommande fall, beställning av kontorsvaror etc. Uppdatering och nybyggnad av Samordningsförbundets hemsida samt GEVALIS Vuxnas hemsida Layout och komponering av infomaterial till våra insatser Mötesrum förberedelser inför möten Ärendet är tidigare under 2012 berett av presidiet och beredningsgrupp med bifall till ärendet och styrelsen har gett bifall till beslut att anställa ett administrativt stöd till kansliet. att godkänna utvecklingsanställningen under perioden 130201 140131 för administrativt stöd och övrigt lägga informationen till handlingarna. 5/7
433 Konferenser 2013 Måndag 4 mars Dagkonferens styrelse och beredningsgrupp (plats meddelas senare) Info från och om gemensam karläggning (GK) Info om implementering av GEVALIS Vuxna metodiken Framtidsspåning Torsdagen den 7 mars Spridnings/lärandekonferens för GEVALIS Vuxna inbjudna är politiker i omsorgsnämndernas presidier, linjechefer och medarbetare både inom GEVALIS och inom ordinarie verksamhet. Konferensen hålls på Lumber & Karle och särskilt program kommer att sändas ut. Onsdagen den 20 mars Möjlighet till arbete utifrån sina förutsättningar. Anmälan lämnas till förbundschefen. Onsdag/torsdag den 10-11 april FINSAM 2013 nationell konferens för finansiell samordning. Anmälan görs på www.anmalanfinsam.se och när ni får bekräftelse mail med faktura vidarebefordrar ni denna till mig. Torsdag den 23 maj om barns tidiga våldsutsatthet och konsekvenserna för hälsan senare i livet. Intresseanmälan görs till förbundschefen. 434 Begäran om remissyttrande inkommen handling om jämlik hälsa i Västra Götaland Remissen syftar till att dels få kommunernas synpunkter på Handlingsplanens intention, dels att undersöka intresset bland kommunerna att tillsammans med andra kommuner, myndigheter, samordningsförbund, idéburna organisationer etc. påverka hälsoskillnader i Västra Götaland i gynnsam riktning med handlingsplanen som ramverk/plattform. Remissyttrandet skall vara tillhanda den 15 mars 2013. att förbundschefen vidarebefordrar underlaget till styrelsen för synpunkter och därefter uppdrar styrelsen presidiet att formulera ett yttrande till det datum som remissen skall inlämnas. Presidiet informerar styrelsen vid nästa styrelsemöte om innehållet i yttrandet. 6/7
435 Delegationsärenden a. Samråd om budget Essunga kommun b. Delårsrapport för SoF Västra Skaraborg Essunga kommun c. Delårsrapport för SoF Västra Skaraborg Skara kommun d. Delårsrapport för SoF Västra Skaraborg Vara kommun 436 Avslutning Enär det inte fanns ytterligare punkter på övrigt tackade ordförande ledamöterna för visat intresse och avslutade mötet. 7/7