Utvärdering av Malmös VMA-kampanj

Utvärdering av Malmös VMA-kampanj En kampanj med målet att så många Malmöbor som möjligt uppmärksammar signaltestet måndagen den 7 september 2009 kl 15.00 Projektledare: Anna Scholtz, stadskontoret November 2009

Sammanfattning Att göra en kampanj för allmänheten i Malmö kräver mycket tid och planering, att utvärdera samma kampanj visade sig också ta mycket tid i anspråk. Men det kan kanske vara värt det. Lärdomarna från VMA-kampanjen är flera. Första frågan blev vad vi skulle utvärdera egentligen? Utvärderingen av kampanjen var sent påkommen och eftersom ingen mätning gjordes innan VMA-dagen (7 september) var det svårt att mäta någon kunskapsökning bland allmänheten efteråt. Den här utvärderingen tar därför fasta på kampanjens process och de nya kanaler som användes. Bästa känslan handlade om det personliga mötet med allmänheten. Under VMA-dagen var vi flera som var ute på stan med västar och flyers. Det blev bra dialoger med nästan alla vi träffade och ungdomarna frågade om allt mellan himmel och jord. En annan styrka visade sig vara våra egna medborgarkontor, som gärna hjälpte till med distribution och idéer men som tyvärr fick materialet för sent för att projektet skulle kunna utvecklas med deras kunskaper. Tidigare dialog med medborgarkontoren nästa gång! Utskick via de sändlistor som tagits fram för kriskommunikation i mångspråkiga Malmö (till fastighetsägare, minoritetsmedier och föreningar) gav tyvärr inget. Fastighetsägarna i stan sätter inte upp information i trapphusen annat än vid väldigt allvarliga händelser. Vi ska m.a.o. bara använda den sändlistan vid extraordinära händelser. Minoritetsmedierna tar sällan upp något som rör samhället i stort, då måste man ringa, berätta mer personligt, väcka intresse. Föreningarna som fick ett specialskrivet meddelande med budskapet Hjälp oss att sprida information om nappade inte ett dugg. De får mycket mejl, om inte innehållet känns relevant redan i rubriken så åker det i papperskorgen direkt. Många hjälper gärna till men ett mejl är ingen tillräcklig trigger. Mediebevakningen var mycket klen. Vi skulle ha skapat en händelse kring den 7 september, att vi var ute på stan och delade ut flyers var inte tillräckligt intressant för massmedia. Vi översatte det viktigaste budskapet till fem språk men översättningarna kom ut alldeles för sent till verksamheterna. I alla fall skolorna. Eftersom pedagogerna inte aktivt söker information på intranätet Komin måste vi jobba med breda tidsmarginaler och få hjälp att nå ut på pednet. Kampanjer med skolbarn som målgrupp behöver planeras med någon från verksamheten. Lärdom! Nöjdhet då? Ja, mycket fungerade jättebra. Och många fler Malmöbor vet vad VMA betyder idag. Men den här utvärderingen pekar snarare på hur kampanjen hade kunnat bli ännu mer effektiv. Hade vi inte varit nöjda med kampanjen hade vi kanske inte vågat bjuda på så många lärdomar heller. 2

Innehåll 1. Vad utvärderingen fokuserat på 4 2. Några lärdomar, projektledarens sammanfattning 4 3. Utvärderarens reflektioner 6 3.1 Slutsatser och rekommendationer i relationen med projektgruppen 3.2 Utvärderarens slutsatser och rekommendationer i kontakt med medborgarkontoren 3.3 Utvärderarens slutsats och rekommendationer i kontakt med föreningar 4. Bakgrund, kampanjen i sin helhet 8 Bilaga 1 10 Mediebevakning Bilaga 2 15 Hela underlaget från utvärderaren: 1. Summering av projektgruppens reflektioner 2. Summering av telefonintervjuer 10 Medborgarkontor 3. Summering av telefonintervjuer med sex föreningar Bilaga 3 22 Egenutvärdering av projektgruppen Bilaga 4 23 Frågor till medborgarkontoren Bilaga 5 24 Frågor till föreningarna 3

1. Vad utvärderingen fokuserat på Utvärderingen av kampanjen var sent påkommen och eftersom ingen mätning gjordes innan 7 september var det svårt att mäta någon kunskapsökning bland allmänheten efteråt. Utvärderingen tog därför fasta på kampanjens process och de nya kanaler som användes. Utvärderingen genomfördes av konsult Annika Andersson på Kristallkommunikation i följande sex steg: 1. Egenutvärdering av projektgruppens medlemmar (frågor enligt bilaga). 2. Skanning av kampanjens genomslag i medierna (bilaga 1). 3. Telefonintervjuer (slumpvis) med Malmös föreningsliv som fick kampanjinformation för kännedom med uppmaningen att hjälpa oss sprida budskapet (frågeställningen finns som bilaga). 4. Telefonintervjuer med medborgarkontoren i Malmö (frågeställningen finns som bilaga). 5. Utvärderarens egna reflektioner. 2. Några lärdomar, projektledarens sammanfattning Vad fungerade bra? Mötet med allmänheten. Det blev bra dialoger med nästan alla vi träffade på stan den 7 september (VMA-dagen). Ungdomarna frågade om allt mellan himmel och jord. Samverkan Rosengård. Mkt trevligt bemötande från medborgarkontoret samt från stadsdelsvärdarna som bar gul väst under VMA-dagen. Samverkan VA SYD, som hade med informationen om VMA på personal (västar), i nyhetsbrev och på webben. Utskicket till pedagogerna verkar ha nått ut hyfsat bra tack vare blixtinsatser från Tina Fransson Krook, resurscentrum för mångfaldens skola, och Marina Glisovics, utbildningsförvaltningen. Nöjd med budskapet: Vid sju sekunders tut, gå inte ut! Nöjd med kampanjmaterialet. Vad fungerade mindre bra? Informationen på malmo.se syntes inte. Mycket liten rad om nyheten på förstasidan. Hade vi kunnat påverka det? Fått en symbol som drog uppmärksamhet till sig. Detta är vår egen kanal, men den kändes svårtillgänglig. Vi borde kunna arbeta mer dynamiskt med att lyfta tillfälliga budskap, inte bara några korta rader. Utskick av västar och information till stadsdelarnas seniorfixare. En del VoO-chefer svarade inte trots personliga mejl med en förfrågan om adress till deras fixare. Märkligt. Att köra ut material till Medborgarkontoren var oändligt tidsödande. Avdelningen borde ha en GPS i bilen så man åtminstone hittar! 4

Hann inte med att involvera Länsstyrelsen i tid. Hann inte med integration och arbetsmarknad. Missade information till personalavin. Översättningen blev sent påtänkt och ett språk blev fel och behövde skickas ut igen. Dialogen med RSyd kändes väldigt envägs (pådyvlade vi dem en för hög ambitionsnivå?). Dialogen med myndigheten MSB, de hade noll och inget intresse för kampanjen. Trist. Mycket klent genomslag i massmedia. Engagemanget från de andra kommunerna i projektgruppen. Hur hade vi kunnat få fler att vilja sprida budskapet? Många hade idéer om vad vi kunde göra, men ingen gjorde något. Utskick via sändlistorna som tagits fram för kriskommunikation gav tyvärr inget. Fastighetsägarna i stan sätter inte upp information i trapphusen annat vid väldigt allvarliga händelser. De ska vi alltså bara mejla vid extraordinära händelser. Minoritetsmedierna tar sällan upp något som rör samhället i stort, då måste man ringa, berätta mer personligt, skapa en relation först. Föreningarna som fick ett specialskrivet meddelande med budskapet Hjälp oss att sprida information om nappade inte ett dugg. De får mycket mejl, om inte innehållet känns relevant redan i rubriken så åker det i papperskorgen direkt. Men om man ringer, berättar, skapar en relation Många hjälper gärna till men ett mejl är ingen tillräcklig trigger. Vad kommer vi att ha nytta av framöver? Insikten om att media behöver en händelse för att vilja skriva om en kampanj, bara information bär ingen mening. Kampanjer tar tid och kräver mycket logistik och personliga möten som tar tid men som är viktiga för engagemanget. Har hittat en snabb och billig filmproducent! Hoppas verkligen att få se Viktigt meddelande-informationen på www.rsyd.se hädanefter. Har Marcus skapat någon rutin? Vad skulle gjorts annorlunda om vi gjorde om kampanjen igen? Gjort översättningarna av materialet tidigare. Skickat ut pressmeddelandet dagen innan (dvs fredag). Skapat en happening den 7/9. Inte samverkat med andra kommuner. Tog mycket tid med allt mejlande för kännedom och dessutom anonymiserade vi materialet så det kunde användas i fler kommuner, vilket alltså inte var någon direkt nytta med. Dessutom ska vi administrera all vidaredebitering nu. Skulle gjort en tävling för skolbarn/ungdom. Involverat Gatukontoret som också har personal ute på stan samt P- Malmös vakter. De hade kunnat bära västar på VMA-dagen. 5

3. Utvärderarens reflektioner Utvärderingens insamlade material finns redovisat i sin helhet längre fram i rapporten. Här nedan följer några sammanfattande rubriker som utvärderarrens valt att lyfta fram. 3.1 Slutsatser och rekommendationer i relationen med projektgruppen Engagemang och motivation SoB-avdelningen drev kampanjen från allra första början. Detta gjordes så bra att nytillkomna projektmedlemmar inte såg att de behövde engagera sig starkare i kampanjen, medan SoB saknade deras engagemang. Delegerande av ansvar skapar motivation och delaktighet. Finns det möjlighet så involvera tänkta samarbetspartners tidigare, var tydlig med ansvarsfördelningen och förväntade prestationer. Korta, relevanta och personliga möten för uppföljning och för att diskutera nästa steg kan också öka motivation och engagemang. Kvantitet på bekostnad av kvalitet Från början var kampanjen en Malmö stad aktivitet vars omfattning under projektets gång växte. Tanken var god. Målet var att så många som möjligt skulle uppmärksamma signalen. Projektet blev mer omfattande och mycket tid lades på logistik i stället för hur budskapet skulle nå ut till målgruppen på ett effektivt sätt. På grund av tidsbrist missade projektgruppen viktiga saker/ samarbetspartners som kunde bidragit till kampanjens framgång. Dåligt genomslag trots bra, funktionellt material och tydligt budskap Varför väcktes inte intresset för budskapet? Tidspressen kan ha varit en avgörande faktor att man inte hann med alla åtgärder för att sprida budskapet. En annan faktor kan ha varit att materialets utformning, som inte väckte målgruppens intresse även om budskapet var tydligt. Målgruppen var Alla som bor och vistas i Malmö med särskild fokus på skolungdom samt de malmöbor som är nyanlända eller lever i utanförskap. Om tid finns bör idé, budskap och material testas i målgruppen för att säkerställa att materialet/budskapet väcker målgruppens intresse och fungerar. Väck nyfikenhet och skapa intresse Utforma materialet så att det passar målgruppen, i detta fall ungdomar, nyanlända malmöbor och de som lever i utanförskap. Fundera på hur dessa personers intresse väcks. Varför ska de intressera sig? Var finns de? Kanske skulle man använt sig av signalen låtit den ljuda för att skapa uppmärksamhet och väcka intresse. Signalen hade kunnat kompletteras med tryckt informationsmaterial. Ge medierna något att skriva om och bevaka mer än ett budskap Skapa en händelse. 6

3.2 Utvärderarens slutsatser och rekommendationer i kontakt med medborgarkontoren Kampanjbudskapet var tydligt, materialet funktionellt och formaten bra. Fundera på hur man kan underlätta för mottagaren på medborgarkontoren. Berätta om materialets målgrupp, syfte och hur vidare distribution bör ske. Eventuellt bör också en sändlista gå ut så mottagarna kan se vem som fått materialet. Var ute i god tid 7 till 10 dagar innan kampanjen börjar. Informera om att ni kommer ut med material alternativt bjud in till informationsträff. Säkerställ att personen som tar emot materialet finns på plats när aktiviteten genomförs. Ge gärna tips om hur materialet kan användas och skyltas upp, tipsa om tänkta målgrupper etc. Underlätta för personalen på medborgarkontoret att vidaredistribuera materialet. Bra med material på flera språk. Inventera vilka språk som är aktuella på respektive stadsdel. Är det tänkt att överblivet material ska återanvändas? Var tydlig i informationen. 3.3 Utvärderarens slutsats och rekommendationer i kontakt med föreningar Information från Malmö stad bedöms som viktig. Budskapen bör dock utformas så att intresse väcks. Föreningarna behöver hjälp att sålla i informationsflödet. Sändaren måste sätta sig in i mottagarens vardag. Underlätta för föreningarna att sprida budskapet. Detta bör framgå tydligt i mejlutskick till föreningar: Kort, tydligt budskap Vad är nyttan med budskapet Målgrupp Önskat agerande Utformning av utskicket bör också målgruppsanpassas. Skicka informationen i html-format, kanske med en bild. Ge tips på hur informationen kan distribueras, bistå med länkar m.m. En kort notis kan formuleras och bifogas med en vädjan om att lägga upp denna på föreningens hemsida tillsammans med symbolen. Informera om vilka andra kanaler får budskapet. Till exempel skolor, bibliotek, serviceboenden. 7

Önskemål finns om en kartläggning av aktuella språk inom respektive stadsdel för översättning av material. Ge föreningarna feedback på hur aktiviteten fungerade, gärna med exempel på gott samarbete. 4. Bakgrund, kampanjen i sin helhet VMA-kampanjen hade som mål att så många som möjligt skulle uppmärksamma signalen den 7 september kl 15.00 och pratar om vad VMA betyder, framförallt en ökad kännedom om vad man ska göra när signalen ljuder. Målgruppen var alla som bor och vistas i Malmö med särskilt fokus på skolungdom samt de Malmöbor som lever i utanförskap. Projektet startades av Malmö stad, stadskontoret och involverade snart även Räddningstjänsten Syd samt förbundet övriga kommuner: Burlöv, Eslöv, Kävlinge och Lund. Projektledare Anna Scholtz, Säkerhets- och beredskapsavdelningen. Bland annat trycktes en väst med kampanjens budskap, som bars av flera den 7/9. Aktiviteter inför VMA-dagen (i korthet) Samverkan med räddningstjänsten, fixarmalte, stadsdelsvärdar, VA SYD och andra kommuner. Interna kanaler som stadsdelstidningar, Vårt Malmö och webbarna. Trycksaksproduktion med västar, plånbokskort, flyers, annonser och affischer. Film om 30 sek på konsumenttv på Mobilia. Pressmeddelande (även minoritetsmedia) + information till föreningslivet i Malmö, Länsstyrelsen Skåne, myndigheten MSB och bolaget MKB Fastighets AB. Annonser i Metro, City och skolmatsedeln. 8

Översättningar till fem språk. Personlig överlämning av material till Medborgarkontoren. Aktiviteter under dagen Ut på stan med västar (bilden ovan), tutor och flyers. Delaktiga var VA SYD, RSyd, stadsdelar och stadskontoret. Lokalradion (intervju) Film på Mobilias kundtv Webbarna malmo.se och intranätet komin Signalen kl 15.00 9

Bilaga 1 Mediebevakning Tut i dag får extra förklaring Lokaltidningen - 07/09 10:40 TT I dag är det den första måndagen i månaden och då ska det tuta i utomhustyfonerna i tätorterna klockan 15. Det är en test av anläggningen som ska användas till VMA - Viktigt Meddelande till Allmänheten. VMA-signalen används bland annat för att varna för farliga utsläpp, till exempel vid bränder. [...]et den första måndagen i månaden och då ska det tuta i utomhustyfonerna i tätorterna klockan 15. Det är en test av anläggningen som ska användas till VMA - Viktigt Meddelande till Allmänheten. VMA-signalen används bland annat för att varna för farliga utsläpp, till exempel vid bränder. Men alltför få vet vad signalen betyder, så därför har Malmö stad i eftermiddag särskilda VMA-informatörer i gula väst[...] Vet du varför det tutar? Sydsvenskan (Sydsvenska Dagbladet) - 07/09 10:02 Av Idag klockan 15 hörs en signal över hela Malmö. Folk i gula västar kommer att finnas på plats på stan för att förklara varför. Det handlar om en så kallad VMA-signal, ett varningssystem för att snabbt nå så många som möjligt om [...]klockan 15 hörs en signal över hela Malmö. Folk i gula västar kommer att finnas på plats på stan för att förklara varför. Det handlar om en så kallad VMA-signal, ett varningssystem för att snabbt nå så många som möjligt om det finns risk för utsläpp av giftig gas eller en storbrand. Många vet dock inte vad signalen betyder och därför har Malmö st[...] VMA-kampanj idag MyNewsdesk (Sverige) - 07/09 09:40 Stanna upp och lyssna kl. 15.00... för då hörs VMA-signalen i alla utomhustutor i stan! - Få vet vad signalen är till för och att man ska gå inomhus men det tänker vi ändra på, säger Anna Scholtz samordnare av VMA-kampanjen i Malmö. VMA-signalen är ett varningssystem för att snabbt kunna nå många Malmö stad VMA-kampanj idag 2009-09-07 09:30 Stanna upp och lyssna kl. 15.00... för då hörs VMA-signalen i alla utomhustutor i stan! - Få vet vad signalen är till för och att man ska gå inomhus men det tänker vi ändra på, säger Anna Scholtz samordnare av VMA-kampanjen i Malmö. VMA-signalen är ett varningssyst[...] 7 september kl 15 provas Viktigt Meddelande till Allmänheten Staffanstops kommun - 28/08 23:29 Måndagen den 7 september klockan 15.00 provas Viktigt Meddelande till Allmänheten (VMA). VMA är ett väl utvecklat system för att varna och informera allmänheten. VMA 10

ljuder via tyfoner som är utplacerade i kommunerna. Signalerna är sju sekunder långa och ljuder med fjorton sekunders intervall under S 7 september kl 15 provas Viktigt Meddelande till Allmänheten Måndagen den 7 september klockan 15.00 provas Viktigt Meddelande till Allmänheten (VMA). VMA är ett väl utvecklat system för att varna och informera allmänheten. VMA ljuder via tyfoner som är utplacerade i kommunerna. Signalerna är sju sekunder långa och ljuder me[...] Vid 7 sekunders tut, gå inte ut! Kävlinge kommun - 28/08 21:55 Om Kävlinge skulle drabbas av en storbrand eller ett gasutsläpp varnar kommunen genom en skarp signal (på 7 sekunder som upprepas i två minuter). Signalen kallas viktigt meddelande till allmänheten (VMA) och betyder: gå inomhus stäng dörrar, fönster och ventilation lyssna på radion för mer Vid 7 sekunders tut, gå inte ut! Om Kävlinge skulle drabbas av en storbrand eller ett gasutsläpp varnar kommunen genom en skarp signal (på 7 sekunder som upprepas i två minuter). Signalen kallas viktigt meddelande till allmänheten (VMA) och betyder: gå inomhus stäng dörrar, fönster och ventilation lyssna på radion för mer information VMAsignalen testas nästa gång måndagen den 7 september klockan 15.00. Stanna upp och lyssna, när det ä[...] Stanna upp och lyssna... Burlövs kommun - 29/08 03:05 Måndagen den 7 september klockan 15.00 provas nämligen signalen Viktigt Meddelande till Allmänheten (VMA) Det är många som inte känner till eller är osäkra på vad signalen betyder. Därför har Räddningstjänsten Syd tillsammans med de fem medlemskommunerna Malmö, Lund, Burlöv, Kävlinge och Eslöv gått Stanna upp och lyssna... Måndagen den 7 september klockan 15.00 provas nämligen signalen Viktigt Meddelande till Allmänheten (VMA) Det är många som inte känner till eller är osäkra på vad signalen betyder. Därför har Räddningstjänsten Syd tillsammans med de fem medlemskommunerna Malmö, Lund, Burlöv, Kävlinge och Eslöv gått samman och utnämnt denna dag till en VMA-dag i syfte att särskil[...] Oxie Malmö stad - Stadsdel Oxie - 01/09 21:55 Vid 7 sekunders tut, gå inte ut! Nu tar Malmö stad och Räddningstjänsten Syd ett gemensamt grepp för att informera allmänheten om VMA-varningssignalen. Måndagen 7 september testas systemet kl 15.00. VMA-signalen är ett varningssystem för att snabbt kunna nå många om det t.ex. finns risk för att [...] Vid 7 sekunders tut, gå inte ut! Nu tar Malmö stad och Räddningstjänsten Syd ett gemensamt grepp för att informera allmänheten om VMA-varningssignalen. Måndagen 7 september testas systemet kl 15.00. VMA-signalen är ett varningssystem för att snabbt kunna nå många om det t.ex. finns risk för att många Malmöbor kan skadas eller förgiftas. Gå inomhus Idag finns det inget överhängande hot men undersökningar har visat at[...] 11

Kirseberg Malmö stad - Stadsdel Kirseberg - 02/09 06:04 VMA - viktigt för alla VMA står för VIktigt meddelande till allmänheten. Det testas med jämna mellanrum - nästa gång är den 7 september. VMA-signalen är ett varningssystem för att snabbt kunna nå många om det t.ex. finns risk för att många Malmöbor kan skadas eller förgiftas. Idag finns det inget VMA - viktigt för alla VMA står för VIktigt meddelande till allmänheten. Det testas med jämna mellanrum - nästa gång är den 7 september. VMA-signalen är ett varningssystem för att snabbt kunna nå många om det t.ex. finns risk för att många Malmöbor kan skadas eller förgiftas. Idag finns det inget öv[...] Viktigt meddelande till allmänheten Lunds kommun - 02/09 20:30 är ett system för att varna och informera allmänheten. VMA kan sändas via utomhusvarningssystem, s.k. tutor eller som informationsmeddelande via radio- och tvkanaler samt text-tv. Exempel på tillfällen när varningen kan rädda liv är vid gasutsläpp, stor brand (giftig rök) eller annan allvarlig Viktigt meddelande till allmänheten VMA (Viktigt meddelande till allmänheten) är ett system för att varna och informera allmänheten. VMA kan sändas via utomhusvarningssystem, s.k. tutor eller som informationsmeddelande via radio- och tvkanaler samt text-tv. Exempel på tillfällen när varningen kan r[...] Vid 7-sekunders tut, gå inte ut Länsstyrelsen Skånes län - 04/09 22:53 För att öka kunskapen om signalen VMA (Viktigt Meddelande till Allmänheten) genomför Räddningstjänst Syd och Malmö stad den 7 september VMA-dagen. Signalen är en varning om fara för allmänheten. Den ljuder om det händer något så viktigt att alla omedelbart måste informeras, exempelvis vid gasutsläpp Vid 7-sekunders tut, gå inte ut 2009-09-04 För att öka kunskapen om signalen VMA (Viktigt Meddelande till Allmänheten) genomför Räddningstjänst Syd och Malmö stad den 7 september VMA-dagen. Signalen är en varning om fara för allmänheten. Den ljuder om det händer något så viktigt att alla omedelbart måste informeras, exempelvis vid gasutsläpp eller brand med giftig rök. Signa[...] Limhamn-Bunkeflo Malmö stad - Stadsdel Limhamn-Bunkeflo - 04/09 04:48 Stanna upp och lyssna 7 september klockan 15.00... för då hör du VMA-signalen i Malmö - Viktigt Meddelande till Allmänheten. VMA-signalen är ett varningssystem för att snabbt kunna nå många om det exempelvis finns risk för att många Malmöbor kan skadas eller förgiftas. Gå inomhus Idag finns det Stanna upp och lyssna 7 september klockan 15.00... för då hör du VMA-signalen i Malmö - Viktigt Meddelande till Allmänheten. VMA-signalen är ett varningssystem för att snabbt kunna nå många om det exempelvis finns risk för att många Malmöbor kan 12

skadas eller förgiftas. Gå inomhus Idag finns det inget överhängande hot, men undersökningar har visat att kunskapen om[...] Södra innerstaden Malmö stad - Stadsdel Södra Innerstan - 03/09 19:40 Stanna upp och lyssna nu på måndag kl 15.00... för då ljuder VMA-signalen i Malmö! VMA betyder Viktigt Meddelande till Allmänheten, och är ett varningssystem som används när det t ex finns risk för att många Malmöbor kan skadas eller förgiftas. Budskapet till allmänheten lyder: "Vid sju sekunders Stanna upp och lyssna nu på måndag kl 15.00... för då ljuder VMA-signalen i Malmö! VMA betyder Viktigt Meddelande till Allmänheten, och är ett varningssystem som används när det t ex finns risk för att många Malmöbor kan skadas eller förgiftas. Budskapet till allmänheten lyder: "Vid sju sekunders tut - gå inte ut". Gå inomhus Idag finns det inget överhängande[...] Trygghet & säkerhet Malmö stad - 05/09 02:34 VMA - Viktigt meddelande till allmänheten > > Viktigt meddelande till allmänheten Generellt är kunskapen låg om VMA men det kan rädda liv. Vad ska du göra när du hör signalen? gå inomhus stänga dörrar, fönster och ventilation lyssna på lokalradio för information. Signalen är en 7 sekunder lång ton Malmö stad Trygghet & säkerhet VMA - Viktigt meddelande till allmänheten > > Viktigt meddelande till allmänheten Generellt är kunskapen låg om VMA men det kan rädda liv. Vad ska du göra när du hör signalen? gå inomhus stänga dörrar, fönster och ventilation lyssna på lokalradio för information. Signalen är en 7 sekunder lång ton [...] Nyheter Malmö stad - 04/09 23:54 Malmö stad Nyheter > > Stanna upp och lyssna...... måndagen den 7 september klockan 15.00. För då testas utomhusvarningssystemets tutor över hela landet - se som kan det rädda liv. Vad ska du göra när du hör signalen? gå inomhus stänga dörrar, fönster och ventilation lyssna på lokalradio för [...]dda liv. Vad ska du göra när du hör signalen? gå inomhus stänga dörrar, fönster och ventilation lyssna på lokalradio för information. Signalen är en 7 sekunder lång ton följd av 14 sekunders tystnad. VMA-signalen ljuder i minst 2 minuter., eller testet slut, ljuder en 40 sekunder lång signal. Info[...] Limhamn-Bunkeflo Malmö stad - Stadsdel Limhamn-Bunkeflo - 09/09 03:24 Stanna upp och lyssna klockan 15.00... för då hör du VMA-signalen i Malmö - Viktigt Meddelande till Allmänheten. VMA-signalen är ett varningssystem för att snabbt kunna 13

nå många om det exempelvis finns risk för att många Malmöbor kan skadas eller förgiftas. Gå inomhus Idag finns det inget Stanna upp och lyssna klockan 15.00... för då hör du VMA-signalen i Malmö - Viktigt Meddelande till Allmänheten. VMA-signalen är ett varningssystem för att snabbt kunna nå många om det exempelvis finns risk för att många Malmöbor kan skadas eller förgiftas. Gå inomhus Idag finns det inget överhängande hot, men undersökningar har visat att kunskapen om[...] MSB http://www.msbmyndigheten.se/ui/templates/pages/newspage 822.aspx?epslanguage =SV Måndag 7 september kl 15.00 testas samhällets utomhusvarningssystem, VMA, för tredje gången i år. Samtidigt går Malmö stad tillsammans med Räddningstjänsten Syd och förbundskommunerna Lund, Burlöv, Kävlinge och Eslöv ut med en bred informationskampanj till allmänheten om vad VMA-signalen betyder. 14

Bilaga 2 Hela underlaget från utvärderaren: 1. Summering av projektgruppens reflektioner Projektgruppens informatörer fyllde i en egenutvärdering efter kampanjen. Svar inkom från: Anna Envall Lundberg från Analysera, Anna Scholtz Malmö Stad, Marcus Johansson Räddningstjänsten Syd, Bo-Göran Andersson Burlövs kommun, Kristina Malmberg Kävlinge kommun, Helena Nilsson Lunds kommun. Eslöv gjorde mycket lite av kampanjen i sin kommun och kände därför att de inte hade något att utvärdera. Vad i kampanjarbetet fungerade bra? Researcharbetet från Säkerhets- och beredskapsavdelningen var bra, Anna Scholtz projektledning får också beröm. Säkerhets- och beredskapsavdelningen hade stort stöd under projektets gång av konsulten Analysera. Kampanjens budskap gavs goda möjligheter till spridning genom pressmeddelande, kontakter med minoritetsmedier, skolor, förvaltningar och stadsdelar, medborgarkontor, etermedia. Räddningstjänsten Syd upplever det som att gruppen hade god tid för planering och information. Kontakten över kommungränserna var god. Det var lätt att engagera de anställda eftersom frågan berör räddningstjänstens verksamhet. Burlövs kommun tycker att samarbete fungerade bra och ser gärna ett fortsatt framtida samarbete om det är möjligt. Vad i kampanjarbetet fungerade mindre bra? Representanten från Lunds kommun upplevde att samarbetet mellan de olika parterna fungerade mindre bra. De olika parternas roller var otydliga, likaså ansvarsområdena. Avdelningen för Säkerhets och beredskapsfrågors andra informatör upplevdes internt inte riktigt delaktig i projektet. Kanske var även rollerna mellan de olika informatörerna oklar. Lunds kommun hade uppskattat om man blivit inbjuda i processen tidigare. Då hade man kunnat förbereda saker och ting bättre. Viktigt att man är informerad om vad mötena kommer att handla om som man kallas till. Internt hade arbetet kunnat samordnas bättre om de olika deltagande verksamheternas roller varit klara från början. 15

I Burlövs kommun fungerade det lokala arbetet mindre bra på grund av underbemanning och andra prioriteringar. Kontaktpersonen var dessutom sjuk veckan innan kampanjen. Samarbetet med formgivare fungerade inte optimalt anser Räddningstjänsten Syd. Det gick långsamt och man upplever det som man inte fick till formgivningen. Produktionen var intensiv under våren, men materialet levererades ändå sent. Projektgruppen lyckades inte engagera kommunerna och Myndigheten för Samhällsskydd och beredskap, som egentligen borde ägt frågan, visade inget intresse för kampanjen. Distribution av materialet till Medborgarkontoren var tidsödande. Många av stadsdelarnas seniorfixare fick inte materialet eftersom en del Vård- och omsorgschefer inte återkom med besked om mottagare av material. På grund av tidspress missade projektgruppen att involvera viktiga parter för att sprida budskapet. Till exempel länsstyrelsen och avdelningarna för integration och arbetsmarknad som i sin tur kunnat involveras i projektet och tipsat om kanaler för att sprida budskapet. Information på personalavin hanns inte med. Engagemang och gensvar Internt i projektgruppen Säkerhets- och beredskapsavdelningen upplevdes engagerade i kampanjen av övriga medlemmar i projektgruppen. Säkerhets- och beredskapsavdelningen saknade i sin tur engagemang från de andra parterna under projektets gång. Osäkerhet i delar av projektgruppen om de olika partnerna verkligen gjorde vad de borde ute på sina lokala verksamheter för att sprida budskapet. Räddningstjänsten Syd tycket att engagemanget var bra och den i början höga ambitionsnivån avtog under projektets gång. Externt gensvar Presentationen av materialet fick ett bra gensvar i Malmö. Medborgarkontoren upplevdes som engagerade, likaså Samverkan VA SYD och Samverkan Rosengård. Utskicket till pedagogerna upplevs ha gått bra tack vare engagerade informatörer på resursenheten för mångfaldens skola och utbildningsförvaltningen. I Burlöv publicerades en artikel i tidningen, information skickades ut till interna 16

kommunala organisationer och information lades ut på hemsidan. Projektgruppen anser att man borde fått en större plats för nyheten på malmo.se. Det förväntade genomslaget i massmedia uteblev och intresset för kampanjen var svalt. Vilka lärdomar drogs? Allting tar mycket mer tid än planerat. Personliga möten tar tid, men är viktiga för att skapa engagemang, precis som tydliga ansvarsområden och viss ansvarsdelegering motiverar och engagerar. Viktiga kontakter har knutits både internt och externt. Någon har nämnt att kampanjen gett erfarenhet av att arbeta med externa formgivare. Kampanjen har också väckt en massa nya idéer om hur budskap kan förmedlas t ex genom tävlingar, give aways. Införsäljningen av kampanjen och kampanjens budskap fungerade inte optimalt internt i projektgruppen. Man misslyckades med att väcka intresse för kampanjen. Viktigt att hinna fundera över alternativ/samarbetspartner som kan synliggöra kampanjen för målgruppen. Budskapet var tydligt och fungerade. Informationsmaterialet var genomtänkt och funktionellt. Det material som togs fram och uppdaterades för kampanjen finns nu och kan spridas till andra användare. Till exempel listan på minoritetsmedier och föreningslistan (OBS! Kontaktuppgifterna måste uppdateras.) Det var bra med översatt material, dock skulle det funnits större marginal för just översättningarna. Vad skulle du/ni gjort annorlunda om vi gjorde om kampanjen? Kampanjarbetet och införsäljning av kampanjen hos olika parter ska få ta mer tid. Generellt sett skulle berörda personer involveras tidigare för att skapa engagemang. Fler informatörer i projektgruppen hade förmodligen också ökat engagemanget. Arbetsfördelning och ansvarsområden skulle tydliggjorts. Kampanjarbete och budskap borde förankrats i god tid hos personer med beslutsmandat lokalt såväl som kommunalt om nu kommunerna ska vara med. I Burlöv hann man inte få ut materialet. Västarna skulle ha använts och information till skolorna skulle ha skickats ut. Ska vi/ni upprepa kampanjen nästa år? 17

Om kampanjen kommer att upprepas sker detta på initiativ av SOB avdelningen och Räddningsverket Syd. Dessa parter är positiva till en upprepning, andra parter i projektgruppen ställer sig frågande. Räddningsverket Syd hade själv formgivit materialet i en framtida kampanj. 2. Summering av telefonintervjuer 10 Medborgarkontor Den person som intervjuats har varit den som tagit hand om materialet. Har informationen om kampanjen Viktigt meddelande till allmänheten VMA uppmärksammats av personen i fråga? Känner man till materialet som skickats ut? Kampanjbudskapet är klart och tydligt beskrivet i materialet. De flesta känner till kampanjen även om ett par stycken ställer sig frågande till Viktigt meddelande till allmänheten, däremot känner man väl till VMA. Mottagarna kan också nämna kampanjens olika exponenter: affisch, informationskort, flygblad och väst. Synpunkter på informationsmaterialet. Hur har det använts? Var det tillräckligt? Materialet har fungerat bra. Affischerna har satts upp på flera ställen i lokalen, informationskorten och foldrarna har lagts på bord, på receptionsdisken och miniutställningar har arrangerats. Mer än hälften har skyltat upp i skyltfönstret med västen och affischerna. 3-4 stycken har haft västarna på sig vid några tillfällen en bar den i kafeterian, en annan cyklar till och från jobbet med den på. Många har haft den på sig den aktuella dagen. Tidigare hängde västen synlig i lokalen. Endast en säger sig inte ha använt västen. Jag tänkte, men jag hade inte tid. Det blev inte av. Husiefixaren bar västen och syntes vid serviceboenden i stadsdelen. En informationssekreterare (Kirseberg) påtalar att det vore bra vid utskick om information går ut tillsammans med materialet om tänkt målgrupp, syfte och övrig distribution (vem som fått materialet). Formatet på informationskorten upplevs som behändigt. Bra att materialet fanns på flera språk. Ett medborgarkontor Västra Innerstaden saknade material på engelska. Kanske bör en inventering göras tillsammans med varje medborgarkontor för att kartlägga vilka språk som är aktuella vid översättning av material. Tre kontor säger spontant att de vidaredistribuerat material till t ex servicehus och ett kafé där många svenskar med utländsk härkomst vistas. På kaféet (Malva) har man presenterat kampanjen/ budskapet och förklarat vad VMA innebär. Alla utom ett kontor Södra Innerstaden säger att man har kvar material till nästa 7 sekunders tjut i december. På Medborgarkontoret i Södra Innerstaden 18

tros en vikarie ha städat bort materialet. Åtta kontor låter det material som finns kvar ligga framme. Ett kontor har plockat undan materialet för att ta fram det i december igen. Ett annat har bara kvar affischerna och vet inte var resterande material tagit vägen (Kirseberg). Larmsignalen verkar ha hörts överallt utom på Rosengård. Här väntade man på signalen kl 15.00, men inget hände. Information på webben Drygt hälften av kontoren svarade spontant att man lagt upp informationen på respektive stadsdels hemsida. Alla kände till att mer information fanns på komin och www.malmo.se, men ingen behövde gå in och hämta information där. Materialet upplevdes som tillräckligt. Gick man in var det bara för att läsa mer om kampanjen för egen del. Hur har intresset för materialet varit? Majoriteten av besökarna är vuxna. Materialet har använts för att väcka intresse och sprida budskapet. Informationskort och foldrar har placerats synligt där besökarna befinner sig. Besökarna hos de olika kontoren har sett och läst informationen. Personalen på medborgarkontoren upplever endast att ett fåtal besökare behövt fråga om budskapet. Personalen har då förklarat. Generellt sett upplevs det inte som att många besökare tagit material spontant. Ett fåtal av medborgarkontoren har delat ut material mer aktivt till sina besökare/klienter och nämnt några ord om kampanjen. Tidsaspekten och materialpresentation Samtliga kontor tycker att materialet var relevant och att man har tid att sprida informationen/skylta upp med kampanjmaterialet. Önskemål framkom om att får materialet i god tid, ca 7-10 dagar innan aktiviteten. Då hinner man lägga upp informationen på stadsdelens egen hemsida, distribuera till servicehem och skolor m fl. Personliga möten och personlig information uppskattas, önskemål framkom om information från stadskontoret när materialet/informationen kommer till respektive medborgarkontor. Ingen nämner andra förslag på hur kan göra för att underlätta för medborgarkontoren att sprida information än att materialet levereras och presenteras i god tid. 3. Summering av telefonintervjuer med sex föreningar Slummässigt urval gav: Föreningen Panamericano Malmö Kvinnojour Malmö Esperanto förening Latinamerikanska kulturhuset Bryggeriet Gatans Röst och ansikte (sökt Islamic Center utan framgång) 19

Den person som intervjuats har varit den som tar emot inkommande mejl till föreningen. Har personen sett ett mejl från Malmö stad, stadskontoret om en kampanj om viktigt meddelande till allmänheten? En förening (Malmö Kvinnojour) minns mejlutskicket och kan svara på vad som gjordes med informationen. Föreningens Gatans röst och ansikte tycker att meddelandet låter bekant. Spontant minns de flesta personerna inte om man fått meddelandet. Efter att ha läst upp budskapet Hjälp oss sprida informationen säger de flesta att de känner till att man inte ska gå ut när det tjuter sedan tidigare, men man minns inte mejlet. Vidarebefordrades detta budskap? I så fall till vem? Uppkom det frågor som ett resultat av informationen? Malmö Kvinnojour skrev ut informationen som sedan vidarebefordrades i skriftlig och muntlig form till föreningens tre lägenheter för våldsutsatta kvinnor. Budskapet var lätt att förstå och denna typ av information bedöms av föreningen som viktig då det gäller säkerhet. Budskapet vidarebefordrades i de flesta fall inte, anledningen är att man inte har tid och att föreningen får så mycket information. Föreningen Paramericano träffar sina medlemmar vid olika aktiviteter och vid styrelsemöten. Det är ingen homogen grupp och mejladresser till de flesta medlemmar saknas. Det händer att det skrivs notiser på hemsidan. Föreningen Gatans röst och ansiktes hemsida är under omarbetning, annars hade förmodligen informationen lagts ut där säger mottagaren av mejlet. Har personen inte noterat meddelandet om VMA? Varför inte? Bryggeriet säger att man säkert fått informationen för mejladressen stämmer. Personen i fråga minns inte budskapet och hur det hanterades. Mejlmottagaren värderar inkommande information. Information som bedöms viktig skrivs ut och placeras i receptionen. Generellt sett säger föreningarna sig få väldigt mycket information och det är svårt att sålla vilken information som är viktig. Latinamerikanska kulturföreningen uttryckte irritation över att Malmö stad skickar ut mycket information som föreningarna sedan ombedes vidarebefordra till sina medlemmar gratis. Många föreningar är ideella organisationer och har redan ansträngd ekonomi. Är information av detta slag viktig? De föreningar som inte minns budskapet och de som inte vidarebefordrat det tycker dock att denna typ av information är viktig och önskar få den även i framtiden. 20

Hur skulle budskapet utformats för att föreningarna skulle noterat det och agerat på det? Tyvärr försvinner mycket information i det allmänna informationsbruset till de olika föreningarna. Ämnet måste vara relevant för föreningen och medlemmarna för att man ska agera. Budskapet får gärna vara kortfattat och utformat så det snabbt väcker mottagarens intresse. Vad föreningen förväntas göra med informationen är också viktigt att få fram så snabbt som möjligt. 21

Bilaga 3 Egenutvärdering av projektgruppen Vecka 39, 2009 Namn (om du vill, eller skriv anonymt) 1. Vad fungerade bra? Nnn 2. Vad fungerade mindre bra? Nnn 3. Vad kommer du/ni att ha nytta av framöver? Nnn 4. Vad skulle du/ni gjort annorlunda om vi gjorde om kampanjen igen? Nnn 5. Ska vi/ni upprepa kampanjen nästa år? Nnn 6. Andra tankar (engagemang, produktion, timing, ambitionsnivå ) Nnn Mejlas till annika@kristallkommunikation.se så snart som möjligt eller senast på fredag 25/9. 22

Bilaga 4 Frågor till medborgarkontoren Den personen du talar med ska vara anställd på medborgarkontoret. 1. Har personen sett informationen om kampanjen Viktigt meddelande till allmänheten? Du kan referera till affischen, västen, informationskortet och vårt flygblad. 2. Har de kvar informationsmaterial? Hur mycket? Varför har de kvar? Fick de för mycket/för lite (Vad fick de egentligen antal) Ska de använda detta material? 3. Har de haft dialog med allmänheten om budskapet Vid sju sekunders tut, gå inte ut. I så fall, i vilken form? Ungdomar, vuxna? 4. Har de haft västen synlig i lokalen/på sig? 5. Visste de om att det fanns mer information om kampanjen på både komin och www.malmo.se? Är det bra att informationen finns där? Skrev man ut någon information? Vad tyckte man om informationen, kändes den relevant att sprida. Är medborgarkontoret en bra kanal för den här typen av samhällsinformation till allmänheten? 6. Skulle vi gjort något annat för att underlätta för medborgarkontoret att sprida informationen? 23

Bilaga 5 Frågor till föreningarna Den personen du talar med bör vara den som tar emot inkommande mejl till föreningen. Inledning: Har personen sett ett mejl från Malmö stad, stadskontoret om en kampanj om viktigt meddelande till allmänheten? Om ja, vad var budskapet? Vidarebefordrades detta budskap? Till vem? Hur mottogs det? Fick de några frågor? Var budskapet lätt att förstå? Är information av detta slag viktig? Varför? Om nej, om de inte sett mejlet fråga om e-postadressen stämmer. Om den inte är rätt, korrigera gärna åt oss (!) och om den är rätt, känner de igen budskapet Information om varningssignal Viktigt Meddelande till Allmänheten? Om ja, vidarebefordrades detta budskap? Till vem? Hur mottogs det? Fick de några frågor? Var budskapet lätt att förstå? Är information av detta slag viktig? Varför? Om de inte alls känner igen budskapet fast mejladressen är rätt: Var har mejlet tagit vägen? Får de många mejl? Hur skulle vi ha adresserat/rubricerat mejlet för att de skulle ha läst det? Ev kan meddelandet mejlas till dem igen för att se om de känner igen det! Är de intresserade av att få denna typ av information även i framtiden? Kontaktuppgifter kulturföreningar 2. Afghanska-Svenska vänskapsföreningen, afg.swed.foreningmail.com GÅR EJ ATT FÅ FRAM KONTAKTINFO 24

5. Albandka Distriktet Region Skåne, albanskadistriktet.f@telia.com, 040-93 95 17 7. Arabiska Kulturföreningen, dn2005@hotmail.com 040-22 16 56 10. Föreningen Bryggeriet, info@bryggeriet.org http://www.bryggeriet.org 040-92 65 85 12. Iranska Föreningen Avang, info@avangclub.com 040-611 23 23 17. Islamic Centers Församling, icmalmo@mosken.se http://www.mosken.se/ 040-22 83 20 20. Kulturella Ungdomsföreningen, info@kufim.se http://www.kufim.se/ 073-663 53 91 alt. 040-19 38 19 24. Latinamerikanska Kulturhuset, latinsalsa@telia.com 040-611 92 30 28. Malmös Unga Svenska Turkar, bilakarabudak@hotmail.com http://www.mustonline.se/ GÅR EJ ATT FÅ FRAM KONTAKTINFO 25