Granskning av Kulturnämndens

Revisionsrapport Granskning av Kulturnämndens bidragshantering Trelleborgs kommun Jean Odgaard Cert. kommunal revisor Kristina Hermansson Juni 2014

Innehållsförteckning Sammanfattning... 1 1. Inledning...2 1.1. Bakgrund...2 1.2. Uppdrag och revisionsfråga...2 1.3. Metod och genomförande...2 2. Granskningsresultat...4 2.1. Organisation och verksamhet...4 2.2. Mål och regelsystem för fördelning av bidrag...4 2.3. Fördelning av bidrag...7 2.4. Rutiner för handläggning och utbetalning...8 2.5. Stickprovskontroll...9 2.6. Styrning och uppföljning av nämndens bidragshantering...9 3. Revisionell bedömning... 10

Sammanfattning PwC har på uppdrag av revisionen i Trelleborgs kommun genomfört en granskning av om kulturnämndens bidragshantering är ändamålsenlig avseende bidrag till kulturföreningar, kulturutövare, studieorganisationer, sociala föreningar och pensionärsföreningar. Granskningen har genomförts genom intervjuer med nämndens ordförande och tjänstemän samt dokumentgranskning. Vidare har en stickprovsundersökning genomförts på underlag till fem organisationer som erhållit bidrag. Vår sammanfattande bedömning efter utförd granskning är att kulturnämndens bidragsgivning i nuläget inte fullt ut är ändamålsenligt. Nedan sker en avstämning av respektive kontrollmål. Finns det mål och regelsystem för fördelning av bidrag? Av granskningen framgår att det finns ett antal bidrag för föreningar att söka beroende på föreningskategori. Det finns tydliga riktlinjer, krav och regler i antagna dokument. Vi menar att det finns en svag koppling mellan nämndens effektmål och dess bidragsgivning. Exempelvis finns ingen koppling till nämndens ansatser vad gäller miljömedvetenhet. Det finns däremot i regelverk för bidragsgivning angivet tydliga ändamål för respektive bidrag. Det finns anledning att se över underlag för beräkningar vad gäller stöd till pensionärsorganisationer mot bakgrund av att beräkningsunderlaget är 25 år gammalt. Uppfyller handläggnings- och utbetalningsrutinerna kravet på en god intern kontroll? Vår bedömning är att kontrollerna för att säkerställa att föreningarna erhåller rätt bidrag kan förbättras. Vi anser att dokumenterade rutiner för handläggning och utbetalning av bidrag är grundläggande instrument för att säkerställa att handläggningsprocessen sker på ett korrekt och säkert sätt. Vidare sker ingen kontroll av handläggarens beräkningar vad gäller bidrag till pensionärsorganisationer och studieförbund. När det gäller intern kontroll konstaterar vi att nämnden har upprättat en intern kontrollplan som omfattar kontroller av föreningsbidrag. Nämndens stickprovskontroller av kulturbidrag och sociala föreningar sker tillfredsställande. Vi rekommenderar dock att kontrollmålet även omfattar övriga bidragsformer som nämnden ansvarar för. Sker det en styrning och en uppföljning i form av återrapporteringar av nämndens bidragshantering? Vi anser att nämndens reglemente bör revideras så att det framgår att det är nämnden som svarar för fördelning av bidrag till studieförbunden. Vi bedömer att kulturnämnden genom återrapporteringar har en tillfredsställande kontroll över att föreningarna bedriver verksamheten utifrån avsikten med bidragen. 1 av 11

1. Inledning 1.1. Bakgrund Trelleborgs kommun delar årligen ut bidrag till föreningar och organisationer. Bidragen som avser kulturföreningar eller kulturutövare hanteras idag av Kulturnämnden. Kulturnämnden hanterar även verksamhetsbidrag som inte är kopplade till kulturbidragen, såsom stöd till studieorganisationer, sociala föreningar och pensionärsföreningar. Det är viktigt att det finns tydliga regler och kriterier för fördelningen av bidrag samt att det finns en väl fungerande uppföljning av de föreningar och organisationer som får bidrag. De förtroendevalda revisorerna i Trelleborgs kommun har i en diskussion kring risk och väsentlighet valt att göra en granskning av nämndens bidragshantering. 1.2. Uppdrag och revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: - Är nämndens bidragshantering ändamålsenlig avseende bidrag till kulturföreningar, kulturutövare, studieorganisationer, sociala föreningar och pensionärsföreningar? Kontrollmål - Finns det mål och regelsystem för fördelning av bidrag? - Uppfyller handläggnings- och utbetalningsrutinerna kravet på en god intern kontroll? - Sker det en styrning och en uppföljning i form av återrapporteringar av nämndens bidragshantering? Granskningen avgränsas till Kulturnämnden och omfattar fördelningen av bidrag som Kulturnämnden delat ut under verksamhetsåret 2014 1. 1.3. Metod och genomförande Granskningen har genomförts genom intervjuer med ordförande inom Kulturnämnden samt förvaltningschef, controller och förvaltningssekreterare inom Kul- 1 I projektplanen är verksamhetår 2013 angivet. Eftersom bidrag för år 2014 finns tillgänglig har dessa granskats. 2 av 11

tur- och fritidsförvaltningen. Kontakt har även tagits med lekmannarevisor för studieförbund. Dokumentgranskning har genomförts av relevanta styrdokument såsom nämndens reglemente, verksamhetsplan, intern kontrollplan och bidragsregler. Vidare har stickprovsundersökning genomförts på underlag till fem organisationer som erhållit bidrag. Granskningen har genomförts av Jean Odgaard (projektledare) och Kristina Hermansson. Rapporten har sakgranskats av nämndens ordförande och berörda tjänstemän. 3 av 11

2. Granskningsresultat 2.1. Organisation och verksamhet Sedan februari 2014 finns det en gemensam kultur- och fritidsförvaltning i Trelleborgs kommun. Förvaltningssekreterare och controller hanterar ansökningar och bidrag. Av reglementet 2 till nämnden framgår att det enligt 4 åligger kulturnämnden att inom de av kommunfullmäktige beslutade anslagen, fördela/dela ut ekonomiskt stöd i form av verksamhetsbidrag eller projekt/arrangemangsbidrag till föreningar och organisationer verksamma inom kulturområdet och till sociala föreningar samt dela ut kulturstipendier och kulturpris. Vidare anges att i enlighet med de av kommunfullmäktige beslutade reglerna om kommunens stöd till bildningsförbunden upprätthålla kontakterna med bildningsförbunden. Nämnden svarar för olika typer av bidrag. - Bidrag till kulturföreningar. - Särskild satsning, som år 2014 avser föreningssamverkan. Föreningar i samarbete som vill skapa ett nytt projekt som kan utveckla föreningarna och dess verksamheter och som utmynnar i publikt evenemang. Satsningen avser även ett sammanhållet sommarutbud. - Bidrag till sociala föreningar. Det är stöd till studieorganisationer, stöd till sociala föreningar och stöd till pensionärsföreningar. Av delegationsordning för nämnden, daterad 2010-01-10, framgår att förvaltningschef på delegation kan fatta beslut om projektbidrag till bidragstagande. 2.2. Mål och regelsystem för fördelning av bidrag Mål Av Kulturnämndens verksamhetsplan 2014-2016 framgår verksamhetens mål i enlighet med kommunens ledningssystem. I denna formulerar kommunfullmäktige direktiv i form av verksamhetsidé, strategiska inriktningar och inriktningsmål. Kulturnämnden skall sedan konkretisera inriktningsmålen i specifika effektmål som verksamheten ska sträva att uppnå genom förvaltningens genomförandeplan. 2 Kommunfullmäktige 2011-02-28, 99. 4 av 11

I nedan tabell redovisas nämndens effektmål och indikatorer som kan ha bäring på bidragsgivning. Tabell 1 Verksamhetens effektmål och indikatorer Strategisk inriktning Livskvalitet Arbete Långsiktig hållbar tillväxt Effektmål Indikator Målvärde 2014 Kulturnämnden ska erbjuda god service genom bra verksamheter och trygga samlingspunkter. Kulturnämnden ska erbjuda ett brett och kvalitativt utbud av kulturaktiviteter för samhällets alla medborgare. Kulturnämnden ska aktivt arbeta för att öka kulturmedvetenheten hos barn och unga. Kulturnämnden ska aktivt bidra till en högre miljömedvetenhet Antalet kulturaktiviteter för äldreboende SCB: Nöjd Medborgar Index Kultur SCB:s fråga Hur ser du på tillgången av kulturevenemang. Antal föreningar som samverkar med kulturnämnden kring barn och ungdoms kultur I upphandlingar, beställningar och uppdragsgivande ställa krav på efterlevande av kommunens miljöpolicy och beaktande av betydande miljöaspekter mäts genom efterlevande på ställda krav i procent 7 57 6,0 8 100 % Regelverk för kulturbidrag Det ska noteras att bidragsgivning till föreningar inte är en lagstadgad kommunal uppgift. För de kommuner som väljer att stödja det lokala föreningslivet genom bidragsgivning gäller likställighetsprincipen, vilket innebär att bidrag ska ges till föreningar på lika villkor. Nämnden har fattat beslut om ett regelverk för bidrag till kulturföreningar. Information om regelverket samt hur ansökan gällande kulturförening och sociala föreningar finns på kommunens hemsida. I regelverket anges att kulturföreningar är föreningar som har kultur som kärnverksamhet, och med kultur avses: - Dans av olika slag - Film t.ex bioverksamhet - Konst i alla former - Kulturarv t.ex gamla byggnader, museal verksamhet - Litteratur, poesi etc - Musik i alla former - Teater, revyer, drama samt andra former för kulturföreningar. Det finns tre olika bidrag att söka. Aktivitetsstöd som grundar sig på antalet aktiva i föreningen och hur ofta man träffas. Arrangörsersättning är kopplat till ett upp- 5 av 11

drag från kulturnämnden för de föreningar som arrangerar ex utställningar, konserter eller föreställningar. Utvecklingsbidrag kan ges till de föreningar som med något specifikt projekt vill utveckla sin verksamhet. Vidare finns nämndens särskilda satsning för år 2014 vilken syftar till föreningssamverkan. Satsningen avser föreningar i samarbete som vill skapa ett nytt projekt som kan utveckla föreningarna och dess verksamheter och som utmynnar i publikt evenemang. Satsningen avser också ett sammanhållet sommarutbud. För att få aktivitetsstödet krävs att föreningen har minst 20 sammankomster per år och vid sammankomsterna måste minst 5 medlemmar delta. Minst 10 aktiva eller utövande medlemmar ska finnas registrerade i föreningen och sammankomsten ska vara minst en timma lång. För att bli beviljad aktivitetsstöd ska föreningen vara registrerad med stadgar och annat som styrs av föreningslagen. Föreningen ska ha kulturverksamhet som sin kärnverksamhet och verksamheten ska finnas i Trelleborgs kommun. Föreningen bör också tillhöra en riksorganisation. Medlemmarna ska betala en medlemsavgift på minst 50 kronor per år. Föreningen ska arbeta aktivt för rekrytering av nya medlemmar. För att beviljas ett utvecklingsbidrag krävs att den sökande ska driva sin verksamhet i Trelleborgs kommun och att verksamheten ska komma andra kommuninvånare till godo. Verksamheten ska vara av uppenbar kulturell karaktär. Erforderliga handlingar ska bifogas ansökningsblanketten och rapport ska inlämnas efter slutfört projekt. Arrangörsersättning är en ersättning som ges till arrangerande föreningar kopplat till ett uppdrag från kulturnämnden. För att erhålla denna krävs att föreningen ska ha sin verksamhet i Trelleborgs kommun. Föreningen ska driva kulturverksamhet samt acceptera uppdraget som ges av nämnden. Rapport inlämnas och uppföljning ska ske efter slutfört projekt. Övriga regelverk Vidare finns ett regelverk för verksamhetsbidrag som avser stöd till studieorganisationer, stöd till sociala föreningar och stöd till pensionärsföreningar. För att erhålla bidrag krävs att föreningen är registrerad med stadgar och annat som styrs av föreningslagen. Föreningen bör tillhöra en riksorganisation och ha sin verksamhet i Trelleborgs kommun. Medlemmarna ska betala en medlemsavgift på minst 50 kronor per år och arbeta aktivt för rekrytering av nya medlemmar. Erforderliga handlingar ska bifogas ansökningsblankett. Uppdraget att hantera bidragen till studieorganisationer, sociala föreningar och pensionärsföreningar överfördes från kommunstyrelsen till kulturnämnden för några år sedan. Beslut om verksamhetsbidrag till sociala föreningar, pensionärsföreningar och studieförbund sker på delegation av förvaltningschef. 6 av 11

Stödet för bidrag till studieorganisationer är baserat på ett basbidrag, volymbidrag (studietimmar) och målgruppsbidrag. Kommunfullmäktige fattade beslut om regler för kommunens bidrag till studieförbunden 2002. Underlag för beräkning finns hos förvaltningens controller. Ersättning för år 2014 är baserat på det senast redovisade året, dvs 2012. Underlag för beräkning hämtas från Statisiska centralbyrån (SCB). Stödet för bidrag till pensionärsföreningar är baserat på anatalet medlemmar samt ett lokalkostnadsbidrag. Underlaget för beräkning av bidrag till pensionärsorganisationerna är baserat på ett sammanträdesbeslut från 1988. Av underlaget framgår inte från vilket forum beslutet är fattat. Belopp avseende bidrag per medlem har således varit detsamma under de senaste 25 åren. Av intervju med nämndsordförande framhålls att nämndens mål styr bidragsgivningen. Vidare finns nämndens särskilda satsning. Tidigare har satsningen avsett exempelvis äldre. Någon diskussion avseende särskild satsning gentemot exempelvis ett genus- eller mångfaldsperspektiv har inte förevarit. Regelsystemet avseende bidragsgivning för kulturföreningar togs fram för några år sedan. Föreningarna samlades för utvärdering av regelverket under oktober 2013. Av intervjuerna framgår att i stort sett alla föreningar var nöjda med regelverket. De regelsystem som nämnden tagit över från kommunstyrelsen har ännu inte setts över. 2.3. Fördelning av bidrag I kulturnämndens budget för år 2014 finns avsatt medel enligt nedan tabell. Bidrag Budgeterade medel (tkr) Kulturbidrag och kulturprojekt 510 Särskild satsning 200 Stöd till studieorganisationer 3 499 Sociala föreningar 683 Pensionärsorganisationer 390 På Kulturnämndens februarisammanträde 3 fördelades kulturbidraget (aktivitetsstöd, arrangörsersättning och utvecklingsbidrag) för år 2014. Enligt delegationsbeslut 4 beviljades verksamhetsbidrag till sociala föreningar. Under samma månad betalade även bidragen ut till pensionärsföreningar. Ersättning till studieförbunden betalas ut vid två tillfällen år 2014. Av intervjuerna framgår att budgeterade medel till de olika bidragen har varit de samma under flera års tid. 3 Kulturnämnden 2014-02-26, 3 Kulturbidrag 2014. 4 Delegationsbeslut 2014-02-07, KN 2013/167. 7 av 11

2.4. Rutiner för handläggning och utbetalning Det finns inga dokumenterade handläggnings- och utbetalningsrutiner för kulturbidrag. Utgångspunkten för förvaltningens kontroll över att bidragen fördelas utifrån gällande regelverk sker i samband med registrering och vid ansökningsförfarandet. Förvaltningssekreteraren hanterar alla ansökningar som inkommer. Kontroll sker av att alla kriterier uppfylls och att alla begärda handlingar finns med. Sammanställning av bidrag görs för beslut av nämnd. När det gäller arrangörsersättningen sker kontroll av att evenemanget utförs. Detta granskas även i föreningens verksamhetsberättelse. Vid kontroll av aktivitetsstöd kontrolleras bidraget genom rimlighetsbedömning av verksamhetsbedömning. Förvaltningssekreteraren begär att få ta del av föreningens aktivitetskort. Av intervjuer framgår att felaktigheter hittas vid kontrollerna. Tjänstemännen uppges ha en bra dialog med föreningarna. Samtliga nämndsledamöter får alla ansökningshandlingar vilket möjliggör ytterligare kontroll. Beslut från nämnd skickas till handläggare på ekonomikontoret för utbetalning. Kultur- och fritidsförvaltningens sekreterare kontrollerar att betalningsaviernas belopp är korrekta samt signerar för beslut och förvaltningschefen beslutsattesterar. Kommunfullmäktige utser årligen lekmannarevisorer för studieförbunden. Lekmannarevisorn kontrollerar utbetalt belopp gentemot studieförbundets närvarolistor. Lekmannarevisorns kontroll används sedan som underlag för handläggarens utbetalning av bidrag. När det gäller bidrag till pensionärsföreningar och studieförbund sker ingen kontroll av handläggarens beräkning. Det saknas skriftliga arbetsbeskrivningar för denna handläggning. Kulturnämnden hade för år 2013 i sin interna kontrollplan antagit kommungemensamma kontrollmål samt två egna kontrollpunkter, varav den ena avsåg föreningsbidrag. Av nämndens uppföljning 5 framgår att förvaltningssekreteraren genom bokade besök med två föreningar erhållit information om verksamhet och fått redovisning av ekonomi och verksamhet. Nämnden bedömer efter granskningen att föreningarna sköter sin ekonomi och verksamhetsredovisning på ett tillförlitligt sätt. Kulturnämnden har i sin intern kontrollplan för år 2014 fattat beslut 6 om att behålla kontrollmålet avseende föreningsbidrag. 5 Uppföljning av 2013 års interna kontrollplan för Kulturnämnden, KN Dnr. 2012/194. 6 Kulturnämnden, 2013-12-11, 74 Intern kontrollplan 2014. 8 av 11

2.5. Stickprovskontroll Inom ramen för granskningen har stickprovskontroller genomförts. Vi har granskat bidrag till två kulturföreningar, en pensionärsförening samt en social förening. Vi har också tagit del av underlag till studieförbund. Av vår granskning framgår att alla de krav som ställs på en förening för att beviljas bidrag inte kontrolleras vid varje ansökningstillfälle. Det handlar om huruvida föreningen är en registrerad förening med stadgar och annat som styrs av föreningslagen. Om den tillhör en riksorganisation, vilket den bör enligt kommunens regelverk, kontrolleras inte heller vid varje tillfälle. I dessa fall är den sökande föreningen känd för förvaltningen och ofta även för kommunen som helhet. Nya och okända föreningar kontrolleras enligt förvaltningen mer noggrant. Medlemsförteckning ska enligt reglerna bifogas ansökan. I realiteten kräver förvaltningen inte det. Här görs istället stickprovskontroller. För att veta till hur många föreningar som ska dela på budgeterat belopp för bidrag måste förvaltningen ha ett slutdatum för när ansökan ska vara inne. Det finns dock en välvillig inställning från förvaltningens sida gentemot angiven tidplan. Påminnelser skickas till föreningar som brukar söka bidrag men som inte har inkommit med ansökan. En förening som anger att ansökan är på väg men att den inte klarar att lämna in den på utsatt tid beviljas som regel uppskov. Kommunikationen mellan de sökande föreningarna och förvaltningen framkommer som bra. Den sker via ansökningshandlingar, mail, telefon och besök. 2.6. Styrning och uppföljning av nämndens bidragshantering Enligt de intervjuade sker den övergripande återrapporteringen av att föreningarna driver sina verksamheter i enlighet med kommunens avsikt med bidragen genom en regelbunden dialog mellan kulturnämnden, kultur- och fritidsförvaltningen och föreningarna. Föreningarna skickar in rapporter löpande samt verksamhetsberättelser vilket kommer nämnden tillhanda såsom skrivelser och rapporter på nämndssammanträde. Om föreningarna inte genomför evenemang återrapporteras detta och beviljade medel betalas tillbaka. 9 av 11

3. Revisionell bedömning Granskningens revisionsfråga har varit: Är nämndens bidragshantering ändamålsenlig avseende bidrag till kulturföreningar, kulturutövare, studieorganisationer, sociala föreningar och pensionärsföreningar? Vår sammanfattande bedömning efter utförd granskning är att kulturnämndens bidragsgivning i nuläget inte fullt ut är ändamålsenligt. Nedan sker en avstämning av respektive kontrollmål. Finns det mål och regelsystem för fördelning av bidrag? Av granskningen framgår att det finns ett antal bidrag för föreningar att söka beroende på föreningskategori. Det finns tydliga riktlinjer, krav och regler i antagna dokument. Vi menar att det finns en svag koppling mellan nämndens effektmål och dess bidragsgivning. Exempelvis finns ingen koppling till nämndens ansatser vad gäller miljömedvetenhet. Det finns däremot i regelverk för bidragsgivning angivet tydliga ändamål för respektive bidrag. Det finns anledning att se över underlag för beräkningar vad gäller stöd till pensionärsorganisationer mot bakgrund av att beräkningsunderlaget är 25 år gammalt. Uppfyller handläggnings- och utbetalningsrutinerna kravet på en god intern kontroll? Vår bedömning är att kontrollerna för att säkerställa att föreningarna erhåller rätt bidrag kan förbättras. Vi anser att dokumenterade rutiner för handläggning och utbetalning av bidrag är grundläggande instrument för att säkerställa att handläggningsprocessen sker på ett korrekt och säkert sätt. Vidare sker ingen kontroll av handläggarens beräkningar vad gäller bidrag till pensionärsorganisationer och studieförbund. När det gäller intern kontroll konstaterar vi att nämnden har upprättat en intern kontrollplan som omfattar kontroller av föreningsbidrag. Nämndens stickprovskontroller av kulturbidrag och sociala föreningar sker tillfredsställande. Vi rekommenderar dock att kontrollmålet även omfattar övriga bidragsformer. Sker det en styrning och en uppföljning i form av återrapporteringar av nämndens bidragshantering? Vi anser att nämndens reglemente bör revideras så att det framgår att det är nämnden som svarar för fördelning av bidrag till studieförbunden. Vi bedömer att kulturnämnden genom återrapporteringar har en tillfredsställande kontroll över att föreningarna bedriver verksamheten utifrån avsikten med bidragen. 10 av 11

2014-06-16 Jean Odgaard Projektledare Alf Wahlgren Uppdragsledare 11 av 11