VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2008 för Hjälpmedelscentralen 1. Sammanfattning Hjälpmedelscentralen drivs gemensamt för länets kommuner och landsting genom en särskild överenskommelse med gemensam nämnd för hjälpmedel. Denna överenskommelse har nu tillämpats under tio verksamhetsår. Enligt överenskommelsen ska hjälpmedelscentralen svara för försörjning av hjälpmedel till länets invånare inom områdena; rörelseteknik, kognition, kommunikation, medicinsk behandling och inkontinens. Verksamheten är länsövergripande och är resurscenter samt expertorgan i hjälpmedelsfrågor för huvudmännen och länets invånare. Egenavgifterna för hjälpmedel förändrades under året och höftskyddsbyxor infördes som samhällsbetalt hjälpmedel. En generell prissänkning på 1 % genomfördes i april. Det skickades ut en brukarenkät som bl.a. frågade om upplevelsen av servicen och bemötandet. Svarsfrekvensen var mycket god. Man uppgav sig vara nöjd med både service och bemötande. Väntetiderna för utprovning av eldriven rullstol har i stort halverats under året. Efterfrågan på hjälpmedel minskar inte. Antalet brukare och förskrivningstillfällen ökade. Huvudmännens kostnader för hyreshjälpmedel ökade, mest för landstingshjälpmedel. Det ekonomiska resultatet för året är + 113 tkr att jämföra med det planerade resultatet, minus 248 tkr. 1
2. Analys och kommentarer 2.1 Medborgarperspektiv (Patient-brukare-kund) Under året fick 13 938 vuxna hjälpmedel, en ökning med 267 jämfört med år 2007. Det var 695 barn som fick hjälpmedel, vilket var 49 fler än 2007 (bilaga 1). Totalt antal brukare med landstingshjälpmedel uppgick till 7535, vilket är 179 färre än för 2007. Av dessa avsåg 1348 barn var, vilket var en ökning med 111 barn (bilaga 2). Förskrivningstillfällena ökade jämfört med året innan med 1115 och uppgår nu till 33 842 (bilaga 3). Det innebär en stadigt fortsatt ökning. I början av året var väntetiderna för eldrivna rullstolar ca 6-7 månader. En förklaring till de långa väntetiderna var vakanser hos tekniker och konsulenter. Under året har rekryteringar skett och ett målmedvetet arbete genomförts för att minska väntetiderna. Åtgärder som vidtagits är bl.a. att en ny rutin för beslutsordning har skapats, fler utprovningar görs på Hjälpmedelscentralen, ett förändrat bokningssätt införts och utbildning till förskrivare gjorts. Väntetiden har på så vis kunnat minskas till 3-4 månader. Den fastställda väntetiden när det gäller mer avancerade manuella rullstolar som kräver medverkan från konsulent har hållits, utom i några fall som beror på speciella omständigheter. Väntetiden för Vesica var högst fem dagar. För att tillvarata brukarnas synpunkter finns en väntrumsenkät i alla väntrum. Under året var det 13 brukare som använde sig av möjligheten att lämna synpunkter. I enkäten ombads brukaren att värdera hur nöjd man var med besöket, på en skala mellan 1-10, där 1 stod för att man var mycket missnöjd och 10 innebar att man var mycket nöjd. De brukare som svarade, skattade i medeltal 9.5. Övriga synpunkter som brukarna lämnade återfördes regelbundet till verksamheten. Under åren har Hjälpmedelscentralen vid åtta tillfällen skickat ut en enkät till brukare med syfte att undersöka om de uppgifter Hjälpmedelscentralen har på vilka hjälpmedel som finns hos brukaren, stämmer med vad brukaren anger. Enkäten riktade sig till brukare födda en viss dag. Svarsfrekvensen har varje gång varit mycket god, ca 80 %. I över 90 % av fallen stämmer de uppgifter brukarna har angett överens med Hjälpmedelscentralens uppgifter. En av enkäterna kompletterades med frågor om hur nöjd brukaren var med servicen och bemötandet. Brukarna ombads värdera service och bemötande enligt en skala graderad från 1-10, där 1 innebar att brukaren var mycket missnöjd och 10 innebar att brukare var mycket nöjd. 2
Det skickades ut 374 enkäter och 285 svarade, en svarsfrekvens på 76 %. När det gäller om uppgifterna Hjälpmedelscentralen uppgav stämde, så angav 93 % av de svarande att det stämde. Slutsatsen efter de utskickade enkäterna är att Hjälpmedelscentralen har god kontroll över vilka hjälpmedel som finns hos brukarna. När det gäller nöjdhet hade 199 brukare skattat servicen och 194 bemötandet. Det var 53 % respektive 52 % av antalet utskickade enkäter. Nöjd med service t.ex. reparationer och utprovningar skattades 9 på den tiogradiga skalan och bemötandet till 9.3. Två brukarråd genomfördes under året och brukarorganisationerna gavs möjlighet att delta i upphandlingsarbetet. I början av året flyttade delar av Kommunikationscenters verksamheter in på Fraktgatan, vilket innebär att hela Kommunikationscenter nu finns i samma lokaler som Hjälpmedelscentralen. Detta har varit ett starkt önskemål från brukarorganisationerna. Det ger brukarna tillgång till syncentral, pedagogisk hörselvård, teknisk hörselvård och tolkcentral i samma lokaler som Hjälpmedelscentralen. I samband med detta utökades kundtjänsts öppettider. Kundtjänst är nu öppet till 17.00 alla dagar. Filialen i Nyköping ökade samtidigt sina öppettider. Utökat öppethållande till kl. 18.00 på torsdagar infördes från och med april på Fraktgatan. Då finns möjlighet att titta på utställningen, få information, hämta förbeställda hjälpmedel och lämna tillbaka hjälpmedel. Lunchstängningen på materialavdelningen slopades i november. Det har funnits tekniker i beredskap under årets alla helger. Teknikerna blev kontaktade vid 15 tillfällen. Vid nio av dessa tillfällen gick problemen att åtgärda via telefon och vid sex tillfällen föranledde de en utryckning. Sörmland har som ett av tre landsting, deltagit i det statligt finansierade projektet Fritt val av hjälpmedel. Ett projekt som pågår t.o.m. år 2009. Förutom landstinget, deltar sex av länets kommuner. Kommuner som har valt att avstå är Strängnäs, Flen och Vingåker. Från början var det enklare hjälpmedel som omfattades av möjligheten till fritt val. Sedan november finns möjligheten för brukare att välja fritt bland i stort sett alla hjälpmedel. En rad informationsinsatser till brukare och förskrivare har genomförts under året. Under året har 12 stycken brukare utnyttjat möjligheten. Ett ökat intresse för det fria valet har märkts efter det beslut som togs i november. 2.2 Verksamhetsperspektiv Efterfrågan på hjälpmedel fortsätter att öka. Både antalet brukare och antalet förskrivningstillfällen ökade under året. De hjälpmedel som ökade mest var datorer, rollatorer och andningshjälpmedel (Bilaga 4a-j). Uthyrningen av sängar fortsätter att minska. Hur mycket sängar man hyr per 1000 invånare skiljer sig åt mellan kommunerna. 3
Noterbart är den kraftigt minskade uthyrningen när det gäller TENS apparater. Förklaringen till förändringen är det politiska beslut som togs i maj om att TENS i fortsättningen ska köpas av brukare. Hjälpmedelscentralen hyr därför fortsättningsvis inte ut några TENS apparater. Vesicacentralen hade under året 23 248 landstingsbeställningar, vilket är 3938 fler än för år 2007. Antalet kommunbeställningar uppgick till 2927. en ökning med 472 jämfört med året innan. Det var 9188 personer i eget boende som fick inkontinenshjälpmedel, vilket var 136 fler än 2007. Hjälpmedelsnämnden beslöt vid sammanträdet i maj om förändrade egenavgifter för brukare. Det infördes nya egenavgifter på TENS apparater och ett par synhjälpmedel (CCTV och Daisyspelare). Samtidigt infördes ett högkostnadsskydd för hjälpmedel på 1200kr som enligt senare beslut tas bort från den 1 januari 2009. Vid nämndens sammanträde under hösten har beslutat fattats om; att det ska vara möjligt för privatpersoner att hyra hjälpmedel, att införa höftskyddsbyxor som samhällsbetalt hjälpmedel samt införande av ny kassationsrutin. Arbetet med att kartlägga verksamhetens processer har fortsatt under året. Bland annat har processkartläggning avseende besiktningar av lyftar genomförts och nya godsrutiner skapats. Hjälpmedelscentralen har samverkat med Eskilstuna kommun i ett projekt, Framtidens boende för äldre. Samverkan med lungkliniken har skett för att hitta gemensamma rutiner kring medicinska behandlingshjälpmedel. Träffar med Hjälpmedelscentrum i Västerås har hållits i syfte att hitta samverkansformer mellan länen. Möjliga samverkansområden skulle kunna vara inköp, lager transporter och köp av tjänster. Hjälpmedelsverksamheterna i Uppsala-Örebro regionen genomförde 2005 och nu även 2008 en gemensam omvärldsanalys med syfte att få en bild av vad som händer i omvärlden och hur det kommer att påverka hjälpmedelsverksamheten. Tanken var också att hitta samverkansområden för att kunna öka effektivitet och kvalitet i verksamheten. Ett av de områden man enades om att arbeta vidare kring var att ta fram gemensamma nyckeltal. Mot den bakgrunden tog Hjälpmedelsverksamheterna i regionen kontakt med Nysam för att få igång ett nyckeltalsarbete. Nysam är en förkortning för nyckeltalssamverkan och ägs av landstingsmedlemmarna. Efter initiativ från hjälpmedelsverksamheterna i regionen startades ett nyckeltalsarbete tillsammans med Nysam där alla hjälpmedelsverksamheter i landet ges möjlighet att delta. 4
I början på året kom en ny föreskrift från Socialstyrelsen angående medicinsk-tekniska produkter. Den slår bl.a. fast att spårbarheten behöver bli bättre för fler hjälpmedel. För Hjälpmedelscentralen innebar det att t.ex. rollatorer behöver individmärkas. Arbetet med att genomföra den förändringen har pågått under året. Köerna när det gäller besiktning av lyftar förbättrades under året. Det uppnåddes genom nya arbetssätt och ett stort engagemang från personalen. Haverikommissionen som hanterar avvikelser gällande medicinsk-tekniska produkter har under 2008 behandlat 43 ärenden. I ett fall har avvikelsen resulterat i allvarlig personskada pga felaktigt handhavande av aktuellt hjälpmedel. Ett par fall har resulterat i lindrig personskada pga handhavande fel eller fel på hjälpmedlet. Utöver avvikelser som hanterats av haverikommissionen har 200 avvikelser rörande leverensproblem registrerats och utretts. Ett antal upphandlingar har pågått under året. Det gällde sittdynor, eldrivna rullstolar, andningshjälpmedel, hygienhjälpmedel, manuella rullstolar, portabla ramper, gånghjälpmedel, personlyftar och selar samt arbetsstolar. Upphandling av ett nytt sortiment för inkontinenshjälpmedel slutfördes i februari. Ett resultat av upphandlingen var att en ny produktkatalog togs fram. Samtliga upphandlade leverantörer demonstrerade sina produkter vid tre tillfällen runt om i länet. Förskrivarutbildning anordnades vid två tillfällen, en gång på våren och en gång på hösten. Fyra websesamutbildningar genomfördes också. Förutom förskrivarutbildningar genomfördes ett antal andra utbildningar bl.a. Produktutbildningar till förskrivare inom: positioneringskuddar (tre tillfällen) sittdynor (sju tillfällen) larm omgivningskontroll (tre tillfällen) eldrivna rullstolar (fem tillfällen) inkontinensvård (tre tillfällen) En mängd informationer och studiebesök har också genomförts. Det anordnades utbildningar med externa föreläsare gällande funktionell sittställning, TENS, stå seminarium och Anatomic Sitt huvudstöd. En utbildningsdag i inkontinensvård för nyanställda kommunsjuksköterskor anordnades i maj. Byte av IT system var planerat till maj månad, men har försenats på grund av leverantörens leveransproblem. Bytet kommer därför att ske först 2009. 5
2.3 Personalperspektiv Vid årsskiftet fanns det 61 anställda på hjälpmedelscentralen. Medelåldern uppgick till 47,2 år, densamma som 2007. Av de anställda är 29 kvinnor och 32 män. Personalkostnadsökningen förklaras dels av att den arbetade tiden ökat med omkring 9 % och av att de löneavtal som träffats gav ökade kostnader för året på 4,6 %. Att de blev så höga har att göra med konstruktionen på Kommunals tvåårsavtal. Ett antal nyrekryteringar genomfördes under året. En sektionschef för hjälpmedelskonsulenterna och två hjälpmedelskonsulenter anställdes. Två tekniker pensionerades och ersattes. En medarbetare på Vesica pensionerades också. I samband med detta rekryterades en medarbetare från annan förvaltning vilket bidrog till en minskning av övertalighet där. Sjukfrånvaron var 9.4 dagar per anställd under året. En person var långtidssjukskriven mer än 90 dagar, dock endast till 25 %. Av alla anställda hade 43 % ingen sjukfrånvaro alls under året. Totalt sett har sjukfrånvaron ökat något jämfört med 2007 pga av att korttidsfrånvaron ökat. Den är fortfarande mycket låg jämfört med andra verksamheter. Arbetsmiljöronder har genomförts på alla arbetsplatser. Två arbetsskador rapporterades. Förvaltningen genomförde för tredje året en medarbetarenkät. På Hjälpmedelscentralen var det 42 av 61 som besvarade enkäten. Det var 96 % som upplevde att uppdrag och mål var tydliga. När det gällde delaktighet och möjlighet att påverka, ansåg 81 % att man var delaktig och hade möjlighet att påverka. På frågan om man upplevde att ledarna var goda föredömen, svarade 80 % att det stämde och 68 % tyckte att närmaste chef gav regelbunden återkoppling i arbetet. Av dem som svarade hade 81 % kunskap om de ekonomiska förutsättningarna och 90,5 % av dem som svarade uppgav att de hade haft medarbetarsamtal Samtliga sektioner har arbetat med resultatet från Arbetsmiljö- och hälsa enkäten. Det skiljer sig mellan sektionerna hur mycket man arbetat med resultatet. För materialavdelningens del, var det mycket fokus på ergonomi och olämpliga arbetsställningar. Konsulenterna har följt upp och reviderat rutin för arbetsplatsträffar, vilket förbättrat struktur och innehåll på mötena. Vidare har man arbetat med konsulentrollen och hela gruppen har deltagit i utbildning om konsultativt förhållningssätt. Översyn och förbättringar har gjorts av flera datorarbetsplatser. 6
Administrativa sektionen har arbetat tillsammans med resurser från personalavdelningen där den psykosociala arbetsmiljön och datormiljön har varit i fokus. Samtliga medarbetare har haft lönesamtal under året. Alla medarbetare har också erbjudits medarbetarsamtal, men sju valde att avstå. Basenhetsrådet träffades vid 11 tillfällen och arbetsplatsträffar genomfördes regelbundet inom alla sektioner. Sektionschefen för hjälpmedelstekniska och en tekniker har genomgått påbyggnadsutbildning på 15 poäng vid högskolan i Jönköping. Två konsulenter har deltagit i påbyggnadsutbildning för hjälpmedelskonsulenter på 15 poäng vid universitetet i Linköping. Samtliga hjälpmedelskonsulenter har tillsammans med extern resurs arbetat med konsultativt arbetssätt. De har också deltagit i ett antal utbildningar för att bibehålla kompetensen inom sina respektive områden. 2.4 Ekonomiperspektiv Årets resultat ger ett överskott på 113 tkr. Det är 361 tkr bättre än budget (minus 248 tkr). Viktiga händelser som påverkat resultatet är: Hyresprissänkning 1 % i samband med mars månads fakturering Återlämning av TENS-apparater som minskade hyresfaktureringen med cirka 500 tkr Förmånligare avtal (pris) inköp inkontinensprodukter än planerat Intäkterna är 115 mnkr för året och det är 2,5 mnkr högre än planerat. Intäkterna fördelade sig enligt följande. Intäkt Utfall (mnkr) Försäljning hjälpmedel 6,3 Hyreshjälpmedel 79,0 Schablonhjälpmedel 9,3 Inkontinenshjälpmedel (Vesica) 16,1 Övrigt (beställningsfunktion, transporter mm) 4,3 Totalt 115,0 Hjälpmedelscentralen fakturerade landstinget 43,6 mnkr för hyreshjälpmedel, vilket var en ökning med 2,7 mnkr jämfört med 2007. Kommunerna och övriga fakturerades 35,4 mnkr, vilket var en ökning med 1,8 mnkr. (bil 5) 7
Värdet av återlämnade hjälpmedel uppgick till 99,2 mnkr, vilket var 0,7 mnkr mer än 2007. Inköpen av landstingshjälpmedel med ett inköpspris >25 000kr, uppgick till 7,6 mnkr, vilket var en ökning med 0,8 mnkr jämfört med tidigare år. Den kraftiga kostnadsökningen av insulinpumpar som noterades 2007, verkar ha avstannat. Kostnaden för inköp av insulinpumpar har minskat med 0,8 mnkr under 2008. Landstingets kostnader för eldrivna rullstolar ökade däremot med 0,3 mnkr (bil 6). Investeringar i hjälpmedel uppgick till 26,4 mnkr jämfört med 28,6 mnkr föregående år. Investeringar i landstingshjälpmedel uppgick till 18,3 mnkr (ungefär samma nivå som förra året) och för kommunala hjälpmedel till 8,1 mnkr (drygt 2,0 mnkr lägre än föregående år). Kassationer uppgick till 0,8 mnkr, bokfört värde. Avskrivningar uppgick till 23,9 mnkr vilket är 0,8 mnkr högre än föregående år och 0,5 mnkr högre än budgeterat. Finansnetto utföll med minus 2,2 mnkr det är 0,5 mnkr högre än planerat och det beror till största del på ökat nyttjande av checkkredit. Soliditeten har ökade från 32 % år 2007 till 33 % och osäkra fordringar har ökat något från föregående år till 0,38 mnkr. 2.5 Avstämning fastställda mål Mål som Hjälpmedelsnämnden fastställt redovisas ovan. De mål som landstinget Sörmland har fastställt redovisas i separat bilaga till Nämnden för Habilitering och Hjälpmedel. 3 Intern kontroll Hjälpmedelsnämnden fastställde verksamhetens kontrollplan 7 februari 2008. Planen har utarbetats utifrån perspektiven medborgare, verksamhet, personal och ekonomi. Kontrollarbetet har bedrivits i enlighet med planen. Resultatet av de åtta beslutade kontrollmoment som skulle genomföras redovisades vid hjälpmedelsnämndens möte 2008-12-04 som godkände redovisat resultat. Habilitering och Hjälpmedel Eva Andrén Förvaltningschef 8
1 Bilaga 2 Chvk55 dec 2008 Rapportering 2008 Förvaltning: Hjälpmedel Helår Budget Utfall Bokslut 2008 2008 2007 Antal brukare, landstingshjälpmedel 7 535 7 714 Antal ordinationer, landstingshjälpmedel 33 842 11 533 Antal personer, inkontinenshjm 9 188 9 052 Antal ordinationer, inkontinenshjm 23 248 20 310
PERSONALKOSTNADSANALYS Förvaltning: Hjälpmedel Period: Helår 2008 Kostnad, tkr Timmar, 1 000-tal Kostnadspost (exkl PO) Utfall 2008 Utfall 2007 Förändring mot 2007 % Förändring mot 2007 tkr Utfall 2008 Utfall 2007 Förändring mot 2007 % Förändring mot 2007 1 000-tal Månadslön, totalt 14 926,0 13 528,8 Reducering engångsbelopp mån.avl. Juni + Dec 07 74,6 Reducering ev uppbokning 0,0 Månadslön, totalt exkl uppbokning 14 926,0 13 454,2 10,94 1 471,8 98,8 90,4 9,24 8,4 - varav nytt avtal, (kostnad period) 4,64 624,3 - varav individuell löneförändring utöver avtal 0,40 53,8 - varav löneförändring pga personalomsättning -0,26-35,0 - varav volymförändring 6,16 828,7 Externt inhyrd personal 0,0 0,0 #DIVISION/0! 0,0 #DIVISION/0! 0,0 Timlön exkl engångsbelopp Kommunal 221,5 182,4 21,39 39,0 2,0 1,9 5,04 0,1 -"- engångsbelopp Kommunal 2,3 0,5 Intjänad övertid 167,6 126,5 32,50 41,1 0,6 0,5 17,09 0,1 Uttagen komptid -6,6-1,9 253,91-4,7-0,1 0,0 35,42 0,0 Intjänad jour 20,3 14,9 36,35 5,4 #DIVISION/0! 0,0 Uttagen jour 0,0 0,0 #DIVISION/0! 0,0 Summa grundlön 15 328,8 13 776,2 11,27 1 552,7 101,3 92,8 9,19 8,5 Ob-tillägg 0,7 10,3-92,95-9,6 Semester 286,0 324,0-11,71-38,0 Lönekostnad ej arbetad tid 172,4 163,2 5,63 9,2 Rekryteringskostnader (exkl tid) 38,0 72,4-47,52-34,4 Övriga personalkostnader 802,6 923,2-13,07-120,6 Summa exkl PO 16 628,6 15 269,3 8,90 1 359,3 PO 6 946,2 6 409,9 8,37 536,3 Reducering ev uppbokning 0,0 SUMMA 23 574,8 21 679,3 8,74 1 895,6