Implementering och förändring

Implementering och förändring 27 augusti 2014 Från nyhet till vardaglig nytta? Anneli.jaderland@skl.se

Hyllvärmare eller värmande möte? Stolta ord på dammiga hyllor hur kan de bli nyttiga? Använd forskning och erfarenheter om implementering för att förbättra resultat och bemötande Små förändringar kan ha stor effekt och stora förändringar kan göras utan någon skillnad alls Kompetens, organisation och ledarskap

Din och arbetsgruppers kompetens Gruppens mångåriga kompetens och erfarenheter Det kan vara svårare att sluta göra något än att börja göra något nytt..

Erfarenheter och forskning Trots god idé, rätt metod och eldsjälar, räcker det inte med utbildning för att ett nytt förhållningssätt ska komma till systematisk användning. Flera studier har visat att enbart information, utbildning eller träning inte säkert resulterar i förändrat beteende. Implementering - en angelägen och arbetsintensiv tid. Erfarenheter och forskning pekar på behovet av att använda flera strategier för att uppnå den önskade förändringen.

Förändring i olika faser (Beslut på bättre grunder, Socialstyrelsen 2005) Förutsättningar och behov är olika, beroende på i vilken fas en organisation eller medarbetare befinner sig. Information, stöd, aktiviteter bör anpassas till olika behov och förutsättningar. 6 6

External Implementation Support Practice Informs Policy Feedback Practice-Policy Communication Cycle Policy Plan Do Practice Policy Enables Practices Study - Act FORM SUPPORTS FUNCTION Policy Structure Procedure Practice

En vanlig situation 100% 0 Tid

En önskad situation 100% 0 Tid

Spridning av nyheter (E. Rogers, 2003, ref i Socialstyrelsen) Motvilliga 100% Snabba anpassare Innovatörer Majoriteten Gör som andra gör 68% Nyfikna, inget att förlora 2,5 % 0 Tid

1. Vilja till förändring 8. Kulturen förändras 8 1 2 2. Gemensam verklighet 7. Hitta nya former 7 3 3. Delad övertygelse 6. Resultat 6 5 4 4. Förmedla visionen 5. Arbetsprocesser John Paul Kotter Harvard Business School

Vad är det? Implementering är de specifika aktiviteters om görs för att införa en ny metod eller en ny modell i ordinarie verksamhet. Forskning Implementering Praktik Det är kul med förändring?

Vi vet att 14 % av forskningen når ut i praktiken det tar upp till 17 år att föra ut den forskningen Det beror på flera saker kunskap om att det finns kunskap forskningen är inte presenterad på ett relevant vis forskningen motsvarar inte behoven det finns hinder som motverkar förändring både i system och hos personer

NIRNs ramverk för implementering (vår översättning) Vad ska införas? Och Varför? När ska olika aktiviteter ta plats? Vad behövs? Vem ska delta i arbetet? Behövs implementeringsteam? Hur ska man gå tillväga? PDSA

Elevers och lärares upplevelser av skolan Utvecklingsarbete i 4 kommunala Stockholmsskolor 2006 Enkäter till: 1310 elever i åk 4-9 samt till 118 lärare Hellqvist, A. & Sundell, K. (2007). Elevers och lärares upplevelser av skolan. En studie av 1 310 elever i årskurs 4 till 9 och 118 lärare från fyra grundskolor (FoUrapport 2007:7). Stockholms stad: FoU-enheten

Andel som uppfattar att skolk är förbjudet 100 95 80 84 85 83 % 60 74 61 60 40 20 0 lärare 4 5 6 7 8 9 Årskurs

Lärare använder samma regler 100 80 86 84 76 % 60 40 64 65 61 52 20 0 Lärare 4 5 6 7 8 9 Årskurs

Andel som uppfattar att det är hög ljudnivå och stökigt på lektionerna 100 80 % 60 40 49 51 57 61 53 55 20 31 0 lärare 4 5 6 7 8 9 Årskurs

Vad är det som ska införas? Metoder Modeller Arbetssätt Attityder Med mera

Implementering fungerar bäst när metoden Är relevant Har tydliga fördelar mot det vi brukar göra Passar in i det rådande värderingssystemet Är lätt att använda Ger snabba resultat Är flexibel i relation till sammanhanget Bl. a Guldbrandsson, 2007

Användbara, relevanta metoder Svarar metoden mot ett behov? och för att vara användbar behöver metoden vara möjlig att lära ut, möjlig att ta till sig, möjlig att utföra och vara möjlig att mäta i praktiken

Att bedöma en metod Tydlig beskrivning av metoden - konkret Identifierade kärnkomponenter Operationaliserade kärnkomponenter Mät-mått

The Hexagon An EBP Exploration Tool Need in school, district, state Academic & socially significant Issues Parent & community perceptions of need Data indicating need The Hexagon can be used as a planning tool to evaluate evidencebased programs and practices during the Exploration Stage of Implementation. EBP: Capacity to Implement Staff meet minimum qualifications Able to sustain Imp Drivers Financially Structurally Buy-in process operationalized Practitioners Families CAPACITY NEED FIT Fit with current Initiatives School, district, state priorities Organizational structures Community values 5 Point Rating Scale: High = 5; Medium = 3; Low = 1. Midpoints can be used and scored as a 2 or 4. Need Fit Resource Availability Evidence Readiness for Replication Capacity to Implement Total Score High Med Low Readiness for Replication Qualified purveyor Expert or TA available Mature sites to observe Several replications How well is it operationalized? Are Imp Drivers operationalized? READINESS EVIDENCE Evidence Outcomes Is it worth it? Fidelity data Cost effectiveness data Number of studies Population similarities Diverse cultural groups Efficacy or Effectiveness RESOURCES Resources and supports for: Curricula & Classroom Technology supports (IT dept.) Staffing Training Data Systems Coaching & Supervision Administration & system

När tar olika aktiviteter plats Inventering - utforskande Vad ska implementeras? Och varför? Installation - introduktion Hur ska det gå till? Planera processen Tidig implementering Börja implementera metoden 2-4 år Full implementering Business as usual Stäm av att det fungerar, förbättra om det behövs

Inventering Installation Tidig implement ering Full implementering Engagera berörda Undersök behov Beskriv kärnkomponenter Vilka kan bidra? Förbered organisationen Skaffa resurser Förbered de som kan bidra Förbered personalen Stöd förändringsberedskap Justera i organisationen Använd data för att visa på förändring Stöd förändringsarb etet Initiera förbättringar (PDSA) Visa på förbättringar Skruva på systemet Mät metodtrohet 2-4 år

Lära och integrera Lära sig metoden 1 Kännedom om information 2 Metodkompetens utbildning 3 Träningstillfällen behålla kunnandet Integrera metoden i arbetet 4 Kunna tillämpa metoden - stöd och handledning 5 Upprätthålla användningen - ledning och organisation 6 Utveckla arbetssättet - tillåtande klimat (Holton m.fl. 2003)

Joyce & Showers, 2002

Vad behövs? Drivers för implementering Bättre stöd och hjälp för personer Behandlingstrohet Coaching Stöd från högsta ledning Träning/utbildning Urval Integrerat & kompensatoriskt Stödjande adminstration Systematisk uppföljning Ledarskap Fixsen & Blase, 2008

Organisation Systematisk uppföljning - Följ processen - Fira framgång Stödjande administration - Underlätta införandet i vardagen - Reducera barriärer i form av rutiner till exempel - Koppla ihop policy och praktik Överordnat stöd från ledningen - Utanför det direkta arbetet - Ekonomi, resurser

Kompetens Urval - Alla kanske inte ska arbeta med allt Utbildning/träning - Vid rätt tillfälle - Rätt innehåll Coachning/handledning

Ledarskap Tekniskt ledarskap - Struktur - Hårda frågor det som måste ske Adaptivt ledarskap - Kommunikation - Knepiga frågor - flexibilitet

Chefen Aktivt ledarskap tillser att följande sker motivera förändring genom utvärdering planera och organisera utvecklingsarbetet lokalt ägande av implementering ekonomiskt och personellt stöd processperspektiv - tid och stöd utbildning - inte bara undervisning vidmakthållande kunskap om det som implementeras - rimliga resultatförväntningar skilja på metod- och implementerings svårigheter

Vem ska delta i arbetet? Implementeringsteam Creating Implementation Teams that actively work to implement interventions results in quicker, higher-quality implementation (Metz & Bartley, 2012)

Vad gör ett implementeringsteam? Strukturerar arbetet med implementering genom alla steg Gör jobbet tillsammans med andra Uppmuntrar engagemang och beredskap Problemlöser och är långsiktiga Skapar en gästvänlig miljö Följer upp resultatet

Vilka är de? En engagerad grupp människor som kan: - Implementeringens olika delar - Förbättringsarbete - Problemslösning - Systemförståelse Tillåter personalförändringar Har tillräckligt med tid och resurser

Stanna upp här 27 augusti Vad av det ni hört tar ni med hem? Vad av det ni prövat tidigare behåller ni? Vad av det du gör idag ska du sluta göra?

Exempel från CAMH i Canada Implementation Coordinators Engage stakeholders, coordinate and facilitate implementation. Evaluation Coordinators Knowledge Exchange Leads Equity & Engagement Leads Implementation Coaches Provide data, planning and evaluation support. Bring in best available research evidence to support decision-making and share out what is learned. Support a health equity focus on engagement, intervention selection and planning. Work directly with agencies to support implementation of the intervention.

Antalet intervjuer - sex enheter 160 140 120 100 80 60 40 mellanstor mellanstor stor stor liten liten 20 0 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 Information råd, stöd Utbildning och träning av chefer Handledning av socialarbetare

Förbättringsmodellen Vad vill vi åstadkomma? mål Hur vet vi att en förändring är en förbättring? mått Vilka förändringar kan leda till en förbättring? idéer PGSA-cirkeln Agera Planera test Studera Gör Deming vidareutv. av Nolan

Hur ska man gå tillväga? PDSA

70:20:10 http://www.youtube.com/watch?v=t6wx11iqmg0

Patienter och personal utvecklar vården - En handbok i 4 steg för erfarenhetsbaserad verksamhetsutveckling (SKL) DE FYRA STEGEN Steg 1. Fånga in erfarenheter från patienter och personal. Steg 2. Förstå vad erfarenheterna innebär. Steg 3. Förbättra med utgångspunkt från de erfarenheter vi fångat in. Steg 4. Förnya genom att genomföra de prioriterade förbättringarna.

Underlättar implementering 1. Motivera förändring genom utvärdering 2. Börja där förutsättningarna är bäst bit där det är mjukast 3. Processperspektiv lång tid och kontinuerligt stöd 4. Lokalt ägande av förändringsarbetet 5. Aktivt ledarskap 6. Ekonomiskt och personellt stöd 7. Utbildning är inte bara undervisning

Underlättar implementering 8. Forskning måste översättas lättförståeligt, tydlig nytta, passa in i verksamheten generellt 9. Demonstrationsexempel underlättar förståelse 10. Ta hänsyn till informella sociala nätverk individer på andra arbetsplatser kan spela roll 11. Utvärdera verksamheten lokalt