KPMG Antal sidor: 16
Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Vårt uppdrag 1 1.2 Avgränsning 1 1.3 Granskningens genomförande 1 2. Sammanfattning 2 3. Bedömning av den interna kontrollen 3 3.1 Uppgifter i basregistret 3 3.2 Löpande tidrapportering och lönekörningar 5 3.3 Systemgenererade kontroller 6 4. Uppgifter i basregister 7 4.1 Palett (Kristianstad, Hässleholm) 7 4.2 Prima (Lund, Malmö, Ystad, Trelleborg, Landskrona) 8 5. Löpande tidrapportering och lönekörningar 8 5.1 Centralsjukhuset i Kristianstad 9 5.2 Universitetssjukhuset i Lund 10 5.3 Universitetssjukhuset i Malmö 12 6. Systemgenererade kontroller 14 6.1 Palett och Prima 14 7. Registeranalys 15 Rapport - slutlig.doc
1. Inledning 1.1 Vårt uppdrag På uppdrag av revisorerna i Region Skåne har KPMG granskat rutinerna kring hanteringen av lönekostnader inom Region Skåne. Syftet med granskningen har varit att bedöma att den interna kontrollen och funktionaliteten i de rutiner som hanterar lönekostnaderna är god. 1.2 Avgränsning Löner och lönebikostnader inom Region Skåne uppgick under föregående verksamhetsår till totalt 9 922 MSEK vilket motsvarar 45,7 % av de totala verksamhetskostnaderna. Vi har för att på ett rimligt och effektivt sätt avgränsa vår granskning valt att inrikta oss mot löner inom sjukvården vilket är regionens viktigaste verksamhetsområde. Sjukvården har också det största antalet olikartade lönearter. Inom Region Skåne används två olika personal- och lönesystem, Palett och Prima. För att få en uppfattning om hur rutinerna fungerar har vi valt att granska de tre största sjukhusen vilket också medför att vi täcker båda systemen. Granskningen har utförts på Centralsjukhuset Kristianstad (Palett), Universitetssjukhuset i Lund (Prima) och Universitetssjukhuset i Malmö (Prima). De eventuella brister som finns i systemen påverkar samtliga sjukhus och därmed har inte urvalet någon betydelse för granskningen av kontrollerna i systemen. 1.3 Granskningens genomförande För att kartlägga väsentliga funktioner och interna kontrollåtgärder har vi som första steg i granskningen genomfört intervjuer. Genom dessa intervjuer har vi kartlagt ansvarsfördelningen och gränsdragningen mellan de åtgärder som utföres ute i verksamheten och de åtgärder som utförs centralt. Vi har också inriktat frågeställningarna mot vilka primära kontrollfunktioner som finns i systemen samt hur dessa funktioner används för att säkerställa korrekta löneutbetalningar. Intervjuer genomfördes först med lönechefen på respektive sjukhus. Genom dessa intervjuer erhölls en övergripande bild av rutinernas struktur. För att erhålla specifika uppgifter kring det dagliga arbetet i rutinerna genomfördes såväl intervjuer med löneassistenter som personal på löneavdelningen vid regionkontoret. Den beskrivning av rutinerna som intervjuerna resulterade i har därefter för vissa viktiga kontroller verifierats genom stickprov. Stickproven har varit sådana att alla de vanligast förekommande avtalsområdena och befattningarna har täckts in. Mot bakgrund av det stora antalet transaktioner som sker varje månad kan man inte med en rimlig insats täcka in ett representativt urval genom stickprovsgranskning. Vi har därför valt att för april månad datormässigt analysera löneregistren med inriktning mot några av de relationer och variabler som vi bedömer kan indikera avvikelse eller kontrollbrister. Rapport - slutlig.doc 1 (16)
2. Sammanfattning Vid prioritering av vårt arbete har det varit väsentligt att beakta den omfattning och komplexitet som finns inom lönesystemen. Förutom det stora antalet anställda, finns som en följd av ett stort antal personalkategorier med olikartade avtals- och anställningsförhållanden en betydande inneboende komplexitet. Härtill kommer att regionen arbetar med två olika systemlösningar, Palett respektive Prima. Att med de resurser som ställts till förfogande genomföra en heltäckande granskning har mot denna bakgrund inte varit vår inriktning. Vi har valt att inrikta granskningen mot vissa väsentliga interna kontrollfunktioner samt några parametrar som kan påvisa avvikelser i kontrollernas effektivitet. Vi ger nedan några förslag till hur förbättringar kan ske av den interna kontrollen. För att få en mer generell bedömning av den interna kontrollen samt säkerheten i lönerutinerna krävs en väsentligt mer omfattande kartläggning, analys och utvärdering. Denna granskningsrapport kan utgöra underlag för en sådan utökad genomgång. Vi har verifierat kontrollmoment och rutiner med hjälp av en registeranalys av faktiska utbetalningar i april månad. Betydande avvikelser som framkommit har överlämnats till respektive sjukhus, avseende dessa har vi ännu inte erhållit komplett återrapportering. Andra avvikelser har vi överlämnat till respektive ansvarig för att göra uppföljningar och handlägga vidare. För granskningens fullständighet behöver kompletterande körningar och analyser ske beträffande grundlöner och övrig grunddata då erhållna filer ej innehöll fullständig information. Vår rapportering kommer i detta avseende att kompletteras. Resultatet av granskningen kan sammanfattas i följande punkter: 1. Uppgifter i basregister Inregistrering av grunduppgifter vid nyanställning respektive aktivering av den nyanställde för löneutbetalning bör ske av två olika personer. Logglistor på förändringar i basregistren bör köras fram beträffande vissa fasta registeruppgifter. Dessa bör sedan stämmas av med arbetsledaren på respektive ansvar för att minimera risken för att oriktiga uppgifter registreras i lönesystemen. Detta är ett viktigt kontrollmoment då förändringar i basregister kan få betydande konsekvenser. Behörigheten till systemens centralregister är korrekt begränsade till ett fåtal personer. Övriga delar i systemen har relativt många användare med varierande behörigheter. Då sjukhusens organisation för lönehanteringen är uppbyggd på olika sätt, krävs det en djupare analys av behörighetssystemen på respektive sjukhus för att vi ska kunna uttala oss om säkerheten. Rapport - slutlig.doc 2 (16)
2. Löpande tidrapportering och lönekörningar Kontrollen av att inrapporterade tider är korrekta bedöms tillfredsställande. Vår granskning indikerar att det förekommer att arbetsledarens kontroll av de anställdas tidsangivelser är relativt översiktlig. Beträffande läkarnas jour- och beredskapsersättning finns det väldigt begränsade möjligheter för löneavdelningen och arbetsledarna att kontrollera att angivna störningstillfällen etc är korrekta. Denna ersättning bygger således uteslutande på ett förtroende för att läkarnas rapportering är korrekt. Vid vår granskning har det även framkommit uppgifter om att det förekommer att läkare inte lämnar sin tjänstgöringsuppgift varje månad. Detta försvagar den interna kontrollen eftersom det är svårare för arbetsledaren att granska och attestera uppgifter som är några månader gamla. För att bibehålla en god intern kontroll är det således viktigt att tjänstgöringsuppgifterna lämnas månadsvis. Förutom att kontrollerna försvåras så påverkas dessutom möjligheten att upprätta korrekta månadsbokslut och prognoser för verksamheten. Systemen producerar idag signallistor med olika varningar om felaktigheter. Vi rekommenderar en genomgång av de uppsatta parametrarna i signallistorna så att de varningar som produceras är relevanta och att signallistorna med automatik skrivs ut på löneavdelningen och att uppföljning/kontroll sker systematiskt. En djupare analys är nödvändig för att vi ska kunna uttala oss om att löneavdelningarna bearbetar och dokumenterar signallistorna på ett sätt som ger en god intern kontroll. Den kontroll som arbetsledaren ska utföra månatligen, av att de lönekostnader som belastar avdelningen verkligen avser personer som arbetar på avdelningen, är av stor vikt eftersom detta är den enda kontrollen av att inte fiktiva eller felaktiga personer har registrerats i systemen. Vår granskning har indikerat att denna kontroll sker endast översiktligt. 3. Systemgenererade kontroller Vår granskning har ej indikerat några brister i de kontroller som med automatik sker i systemen. 3. Bedömning av den interna kontrollen 3.1 Uppgifter i basregistret Vid en nyanställning kan en och samma person både registrera grunduppgifter och aktivera den nyanställde för löneutbetalningar. Den enda kontrollen av att det är korrekt att en person skall vara anställd på ett visst ansvar sker vid arbetsledarens genomläsning av lönekostnadslistan eller analyslistan. Lönekostnadslistan och analyslistan skrivs ut först efter löneutbetalning vilket alltså Rapport - slutlig.doc 3 (16)
innebär att det inte finns någon tillfredsställande kontroll av att rätt personer belastar ett ansvar förrän efter löneutbetalningen. Eftersom det förekommer att en arbetsledare har över 100 anställda på sitt ansvar kan det också ifrågasättas huruvida arbetsledaren skulle reagera om en felaktig person belastar ansvaret. Vi anser att det är en brist i den interna kontrollen att samma person både kan registrera grunduppgifterna och aktivera den nyanställde för löneutbetalning. För att förbättra den interna kontrollen borde de båda momenten utföras av olika personer. För att ytterligare förstärka den interna kontrollen är ett förslag att det, antingen vid registreringen av grunduppgifterna eller vid aktiveringen för löneutbetalning, med automatik skickades ett e-mail till arbetsledaren som attesterar det aktuella ansvaret. I både Prima och Palett framgår vem som ursprungligen har registrerat en anställd och vem som har gjort den senaste ändringen av uppgifterna om en anställd. I båda systemen finns även möjlighet att köra logglistor på förändringar. Logglistorna kan sorteras både på förändringar i registren avseende vissa anställda och på förändringar registrerade av en viss handläggare. Det finns dock ingen rutin där man regelbundet skriver ut dessa logglistor. Vi anser att den interna kontrollen skulle förbättras om man införde en rutin där man körde ut logglistor på förändringar i basregistren beträffande vissa fasta registeruppgifter och stämde av dessa med arbetsledaren på respektive ansvar. På detta sätt skulle man ytterligare minimera risken för att oriktiga uppgifter registreras i lönesystemen. Vid en anställnings upphörande kräver man på Universitetssjukhusen i Lund och Malmö, oavsett anställningsform, en av båda parter undertecknad avgångsanmälan. På Centralsjukhuset i Kristianstad finns endast undertecknade uppsägningsbesked vid en tillsvidareanställnings upphörande. Vid en visstidsanställnings upphörande sker avregistreringen i Palett med automatik och utan att skriftliga underlag krävs. Vi anser att det är önskvärt att en anställnings upphörande, oavsett anställningsform, verifieras med ett av båda parter undertecknat underlag. I båda systemen finns välutvecklade behörighetsbegränsningar som reglerar vad berörda personer kan göra i systemen. Behörigheterna till de båda systemens centralregister, där lönearterna definieras som skatteunderlag och där ansvaren kopplas till konton etc, är korrekt begränsade till ett fåtal personer. Övriga delar i systemen har relativt många användare dock med väldigt varierande behörigheter. I Prima finns möjlighet att skriva ut en lista över alla anställda som inte har haft några tillägg eller avdrag de senaste tre månaderna. Denna lista är ett bra hjälpmedel för att följa upp att det inte finns fiktiva personer registrerade i basregistren. För övrigt bedömer vi att den interna kontrollen i rutinerna, såsom vi har fått dem beskrivna, avseende uppgifterna i basregistren är tillfredsställande. Det finns både manuella och automatiserade kontroller som skall tillförsäkra att uppgifterna i basregistren är korrekta och uppdaterade. Rapport - slutlig.doc 4 (16)
3.2 Löpande tidrapportering och lönekörningar Kontrollen av att inrapporterade tider är korrekta förefaller tillfredsställande. Oavsett vilket flexsystem man använder eller om man fortfarande inte är ansluten till något flexsystem så godkänner arbetsledaren den anställdes tidsangivelser. Om man har något av flexsystemen sker det genom att arbetsledaren godkänner och överför filen från flexsystemet till lönesystemet och om man inte har något flexsystem sker det genom arbetsledarens attest av de manuella tjänstgöringsrapporterna. Garanten för att arbetsgivaren verklig kontrollerar de rapporterade tiderna förutsätts vara det delegerade resultatansvaret. Vår granskning indikerar dock att det förekommer att arbetsledarens kontroll av de anställdas tidsangivelser är relativt övergripande. Vi har i granskningen noterat att det förekommer att arbetsledaren inte alltid har korrekta underlag till anställdas frånvaro etc. Beträffande läkarnas jour- och beredskapsersättning finns det endast mycket begränsade möjligheter för löneavdelningen och arbetsledarna att kontrollera att angivna störningstillfällen etc är korrekta. Denna ersättning bygger således uteslutande på ett förtroende för att läkarnas rapportering är korrekt. I dagsläget kan inte Palett hantera jour- och beredskapsskulden utan den administreras i ett fristående kalkylprogram, någon gång under hösten 2002 är det dock planerat att Palett skall vara anpassat för att hantera även jour- och beredskapsskulden. Det faktum att den än så länge administreras i ett vanligt kalkylprogram innebär något ökade risker. Risken för att beräkningarna blir felaktiga ökar på grund av att man av misstag kan förändra formler etc. Det finns inte heller någon begränsande behörighetskontroll av åtkomsten till filen. Vid vår granskning har det även framkommit att det förekommer att läkare inte lämnar sin tjänstgöringsuppgift varje månad. Detta försvagar den interna kontrollen eftersom det är svårare för arbetsledaren att granska och attestera uppgifter som är några månader gamla. För att bibehålla en god intern kontroll är det alltså viktigt att tjänstgöringsuppgifterna lämnas månadsvis. Det förekommer att sjukhusen anlitar externa uppdragstagare för t ex en föreläsning, om dessa inte har F-skatt skall de ersättas via lönesystemen. Det föreligger en viss risk att dessa skulle kunna erhålla dubbel ersättning om uppdragstagarna först anger att de vill ha ersättning utbetald som lön och sedan trots detta även fakturerar sjukhuset. Den kontroll som finns för att minimera risken för utbetalning av dubbel ersättning är att den aktuella arbetsledaren skall attestera fakturan, då bör arbetsledaren ha kännedom om att överenskommelsen angivit att ersättning skall utgå i form av lön. För att ytterligare förbättra den interna kontrollen i detta avseende kunde en rutin införas där kopior på alla fakturor från uppdragstagare skulle skickas till löneavdelningen så att de kunde kontrollera att lön inte utgår om faktura ankommit. Utskriften av tjänstgöringsuppgiften för undertecknande av både den anställde och arbetsledaren utgör ett bra kontrollmoment för att rätt lön skall betalas ut. Att tjänstgöringsuppgiften skall undertecknas även av den anställde förekommer inte på alla förvaltningar, vi anser att man bör överväga att införa detta kontrollmoment på alla förvaltningarna. Detta kontrollmoment borde också resultera i färre påpekanden från de anställda om felaktiga löneutbetalningarna och därmed färre rättelser av utbetald lön. Rapport - slutlig.doc 5 (16)
I samband med den första lönekörningen sker i Prima en automatiserad utskrift av signallistor med varningar om fel, i Palett måste däremot varje löneassistent manuellt begära dessa listor. Signallistorna utgör ett mycket bra kontrollmoment, vid vår granskning har det dock framkommit att de som arbetar med signallistorna anser att gränserna är för snäva och att de utlöser alltför många varningar om fel. Detta resulterar i väldigt långa fellistor som därmed betraktas som mindre relevanta vilket naturligtvis försämrar den interna kontrollen. Vi rekommenderar att det görs en genomgång av de uppsatta parametrarna i signallistorna så att de varningar som produceras är relevanta och att signallistorna därmed kan utgöra ett mycket bra kontrollmoment. Efter den andra lönekörningen sker i Prima en ny utskrift av signallistor. Vi anser att det är viktigt att även dessa granskas av löneassistenterna. På Universitetssjukhuset i Malmö granskas inte den andra signallistan eftersom löneassistenterna i samband med rättelserna av eventuella felaktigheter från den första signallistan förvissar sig om att rättelserna får genomslag i systemet. En granskning av den andra signallistan skulle dock innebära en kontroll av att inte nya felaktigheter uppstått i samband med registreringar mellan den första och andra lönekörningen. Vi anser vidare att det är bättre att signallistorna med automatik skrivs ut på löneavdelningens skrivare än att löneassistenterna själva skall begära utskrift av listorna. Risken att listorna inte granskas är större om man själv skall begära den. De avdelningsekonomer som arbetar på förvaltningar som har Prima förutsätts själva ta ut listor över de anställdas löner. Dessa listor skall sedan presenteras för arbetsledarna så att de kan kontrollera att de anställdas lönekostnader som belastar avdelning verkligen skall belasta deras avdelning. På de förvaltningar som har Palett skriver lönechefen ut dessa listor och distribuerar dem till arbetsledarna. Vår granskning har indikerat att dessa listor i vissa fall inte granskas särskilt ingående utan att man endast gör en rimlighetsbedömning av avdelningens totala lönekostnad. Kontrollen av att de lönekostnader som belastar avdelningen verkligen avser personer som arbetar på avdelningen är av stor vikt eftersom detta är den enda kontrollen av att inte fiktiva eller felaktiga personer har registrerats i systemen. För övrigt bedömer vi att den interna kontrollen i rutinerna, såsom vi har fått dem beskrivna, avseende tidrapportering och lönekörningar är tillfredsställande. 3.3 Systemgenererade kontroller Både Palett och Prima är moderna system som är utvecklade för att hantera stora datamängder. Båda systemen har funnits under en längre tid och de vidareutvecklas ständigt. Vid vår granskning har det i princip endast framkommit positiva omdömen om systemen. De förefaller vara väl anpassade till verksamheten och användarvänliga. Vår granskning har heller inte indikerat några brister i de kontroller som med automatik sker i systemen. Det finns ett flertal kontrollmoment som minimerar riskerna för att avsiktliga och oavsiktliga fel passerar systemen. Rapport - slutlig.doc 6 (16)
4. Uppgifter i basregister Nedan följer en redogörelse för rutinerna såsom vi har fått dem beskrivna. 4.1 Palett (Kristianstad, Hässleholm) Vid nyanställning av personal sker registreringen i Palett oftast av personalhandläggaren. Därefter skriver man ut ett anställningsavtal från Palett, vilket undertecknas av den nyanställde och avdelningschefen. Ett exemplar av det undertecknade anställningsavtalet lämnas sedan till löneassistenten som i samband med anställningens påbörjande aktiverar den nyanställde för löneutbetalning. Det förekommer även att löneassistenten ursprungligen registrerar den nyanställde i Palett och sedan också aktiverar samma person för löneutbetalning. I lönesystemet registreras inga bankkontonummer utan banken har en förteckning över vilka bankkonton som skall kopplas till respektive personnummer. De olika avdelningarna på sjukhuset kan träffa avtal med tillfälliga uppdragstagare om utförandet av en tjänst, det rör sig nästan uteslutande om föreläsare och tolkar. Vid tecknandet av avtalet bestäms om uppdragstagaren skall fakturera sjukhuset eller om ersättning skall utgå i form av lön. I det sistnämnda fallet registrerar löneassistenten uppdragstagaren i Palett. För att särskilja uppdragstagarna från vanliga anställda ges uppdragstagarna en särskild avtalskod i Palett. Om uppdragstagarna inte visar någon skattsedel registrerar löneassistenten ett skatteavdrag avseende bisyssla på 30%. För övrigt hanteras uppdragstagarna på samma sätt som övriga anställda. Löpande förändringar i de basregister som är knutna till en anställning görs av ett flertal personer bl a löneassistenterna, personalhandläggarna och avdelningscheferna. Vad respektive person kan göra i Palett beror på vilken behörighet man tilldelats. Förändringar av yrkeskategori, löneuppgifter och arbetstid måste göras av en löneassistent. Vid en tillsvidareanställnings upphörande finns i de flesta fall ett undertecknat uppsägningsbesked som underlag för löneassistenten vid avregistreringen av tjänstgöringen. Vid en visstidsanställnings upphörande sker avregistreringen i Palett med automatik utifrån den registrerade tjänstgöringsperioden. Innan visstidsanställningen löper ut genererar systemet en signal om att anställningen upphör inom en viss tid. När anställningen avregistreras genererar Palett en signal om att reglering av semesterlön etc skall ske månaden efter. En person vars anställning har upphört ligger dock kvar i Palett, det är personens tjänstgöring som upphör. Det är inte möjligt att helt makulera en person ur Palett utan alla personer med avslutade anställningar lagras i en databas. I Palett framgår vem som har gjort den ursprungliga registreringen och den senaste ändringen avseende uppgifterna i en anställds basregister. Det finns även möjlighet att köra logglistor över förändringarna i basregistren. Logglistorna kan köras dels på förändringar i alla registren och dels på de förändringar som utförts av en specifik handläggare. Rapport - slutlig.doc 7 (16)
4.2 Prima (Lund, Malmö, Ystad, Trelleborg, Landskrona) Vid nyanställning av personal registrerar antingen personalhandläggaren eller löneassistenten den nyanställde i Prima. Därefter skriver man ut ett anställningsavtal från Prima, vilket undertecknas av den nyanställde och avdelningschefen. Ett exemplar av det undertecknade anställningsavtalet lämnas sedan till löneassistenten som i samband med anställningens påbörjande aktiverar den nyanställde för löneutbetalning. Det förekommer alltså att löneassistenten ursprungligen registrerar den nyanställde i Prima och sedan också aktiverar samma person för löneutbetalning. Personalhandläggaren kan dock inte aktivera den nyanställde för löneutbetalning. I lönesystemet registreras inga bankkontonummer utan banken har en förteckning över vilka bankkonton som skall kopplas till respektive personnummer. De olika avdelningarna på sjukhuset kan träffa avtal med tillfälliga uppdragstagare om utförandet av en tjänst, det rör sig nästan uteslutande om föreläsare. Vid tecknandet av avtalet bestäms om uppdragstagaren skall fakturera sjukhuset eller om ersättning skall utgå i form av lön. I det sistnämnda fallet registrerar löneassistenten uppdragstagaren i Prima. Antingen har en löneassistent hand om alla sjukhusets uppdragstagare eller har respektive löneassistent hand om uppdragstagarna på de avdelningar de administrerar. Löneassistenterna skall alltid få kopia på avtalet mellan uppdragstagaren och avdelningen. För att särskilja uppdragstagarna från vanliga anställda ges uppdragstagarna en särskild avtalskod i Prima. Om uppdragstagarna inte visar någon skattsedel registrerar löneassistenten ett skatteavdrag avseende bisyssla på 30%. För övrigt hanteras uppdragstagarna på samma sätt som övriga anställda. Löpande förändringar i de basregister som är knutna till en anställning kan göras av ett flertal personer, bl a löneassistenterna, personalhandläggarna och avdelningscheferna. Personernas möjligheter att ändra uppgifter i Prima är beroende av vilken behörighet man tilldelats. Vid en anställnings upphörande skall det, oavsett anställningsform, finnas en av båda parter undertecknad Avgångsanmälan. Detta gäller alltså även vid t ex en visstidsanställnings upphörande. Utifrån Avgångsanmälan avregistrerar löneassistenten eller personalhandläggaren den anställdes tjänstgöring i Prima. Den anställde ligger dock kvar i Prima men utan tjänstgöring. Vid registreringen av Avgångsanmälan skall en avgångskod anges, koden anger orsaken till anställningens upphörande. Reglering av semesterlön etc sker inte förrän löneassistenten har erhållit en undertecknad Avgångsanmälan. I Prima framgår vem som har gjort den ursprungliga registreringen och den senaste ändringen avseende uppgifterna i en anställds basregister. Det finns även möjlighet att köra logglistor över förändringarna i basregistren. 5. Löpande tidrapportering och lönekörningar Nedan följer en redogörelse för rutinerna såsom vi har fått dem beskrivna. Rapport - slutlig.doc 8 (16)
5.1 Centralsjukhuset i Kristianstad Löpande tidrapportering Tidrapportering sker huvudsakligen via flexsystemet i Palett, det finns dock några avdelningar som fortfarande har det fristående flexsystemet Tid 2000. För dem som har flexsystemet i Palett sker inrapporteringen av tider så att man stämplar in och ut genom att ange en personlig kod i flexklockan. De i flexsystemet registrerade tiderna förs sedan över till lönedelen i Palett i samband med arbetsledarens godkännande av den anställdes stämplingar. Lönedelen i Palett känner sedan av de registrerade tiderna och jämför dem med den anställdes schema, vilket lagts in i Palett av arbetsledaren. De överförda tiderna jämförs även med i Palett inrapporterad frånvaro. Respektive arbetsledare registrerar nämligen löpande den frånvaro som meddelas dem. Efter en sjukfrånvaro skall den anställde bekräfta frånvaron genom att underteckna en sjukfrånvarorapport som skrivs ut av arbetsledaren. Ovannämnda jämförelser resulterar sedan i en kodning av tiden. För dem som har flexsystemet Tid 2000 sker inrapporteringen av tider också genom att man stämplar in och ut med en personlig kod. Från Tid 2000 skriver arbetsledaren efter sin bearbetning och kontroll ut tjänstgöringsuppgifter som visar tillägg och avdrag, dessa attesteras sedan av arbetsledaren och den anställde och därefter skickas de till löneassistenten för registrering i Palett. Timanställda rapporterar sin arbetade tid manuellt på en tidrapportsblankett. Denna skall attesteras av arbetsledaren och sedan skickas till löneassistenten för registrering i Palett. De läkare som har jour och beredskap rapporterar sina jour- och beredskapstillfällen manuellt på blanketten Tjänstgöringsuppgift läkare. Blanketten skall attesteras av en överordnad och skickas därefter till löneassistenten för registrering. Det förekommer att läkare inte lämnar sin tjänstgöringsuppgift varje månad, detta kan innebära att ett stort tillägg betalas ut och belastar en månad istället för att periodiseras på de månader när ersättningen upparbetats. På tjänstgöringsuppgiften anger läkaren hur ersättningen skall hanteras, antingen utbetalning som lön eller överföring till jourkomp-banken. Den del av ersättningen som skall betalas ut registreras i Palett, medan överföring av tid till jourkomp-banken hanteras manuellt i ett kalkylsystem. Sjukhusets jourskuld bokförs utifrån kalkylsystemet i huvudboken varje kvartal. Lönekörningar Första lönekörningen äger rum omkring den 19:e i varje månad. I samband med denna körning beställer respektive löneassistent signallistor som man granskar. Signallistorna varnar för ett antal olika företeelser, bl a ej utförda avdrag och för hög bruttolön. Listan över ej utförda avdrag visar de personer där det skulle ha gjorts löneavdrag av olika slag men där det inte finns något belopp att göra avdrag från. Gränserna för när signalen för hög bruttolön aktiveras är bestämd av systemleverantören och utgörs av en procentsats på bruttolönen, procentsatsen varierar beroende på vilken yrkeskategori man tillhör. Mellan den första och andra lönekörningen görs registreringar av nya tjänstgöringsuppgifter som inte var klara vid första körningen och korrigeringar av felaktigheter som upptäckts via Rapport - slutlig.doc 9 (16)
signallistorna. Omkring den 21:e i varje månad görs den andra lönekörningen och dagen efter rapporteras lönerna till banken via en filöverföring som görs av Region Skånes IT-avdelning. Efter den andra lönekörningen gör lönechefen en rimlighetskontroll av den totala lönesumman. Lönechefen kör även ut en analyslista som distribueras till avdelningscheferna. Analyslistan innehåller alla anställda sorterade på respektive avdelningschefs ansvar. Avdelningscheferna skall granska listorna med avseende på att personerna verkligen arbetar på avdelningen och att lönen förefaller rimlig. Det förekommer också att analyslistorna skickas till avdelningens personalhandläggare och ekonom och att dessa går igenom analyslistan och sammanställer frågor till avdelningschefen. Den 27:e i varje månad betalas lönerna ut och då överförs en bokföringsfil från Palett till ekonomisystemet Raindance. Om den anställde eller löneavdelningen upptäcker något fel i löneutbetalningen kan den anställde få en á conto-utbetalning istället för att felet regleras på nästa lön. Á conto-utbetalningar hanteras av respektive löneassistent, utanordningen görs dock av lönechefen. Efter konstaterande av att det faktiskt blivit fel gör löneassistenten en rättelse i Palett och markerar att rättelsen är utbetald. Därefter lämnas en manuell betalningsuppmaning till banken som betalar ut rättelsebeloppet. Vid nästa månads lönekörning kommer rättelsen med på lönespecifikationen men med markeringen att den är reglerad. Under hösten 2002 kommer man att börja arbeta med en modul i Palett som heter Pluto. Modulen underlättar och rationaliserar arbetet med á conto-utbetalningarna. De förvaltningar som har lönesystemet Prima använder redan idag en motsvarande modul som heter Daglig lön och för en närmare beskrivning av hanteringen hänvisas till kapitlen om lönekörningar på Universitetssjukhusen i Lund och Malmö. 5.2 Universitetssjukhuset i Lund Löpande tidrapportering Tidrapportering sker fortfarande huvudsakligen via flexsystemet Tid 2000, några få avdelningar har dock redan gått över till flexsystemet i Prima. På sjukhuset finns även anställda som inte har tillgång till något flexsystem. För dem som har flexsystemet Tid 2000 sker inrapporteringen av tider genom att man stämplar in och ut med en personlig kod. De tider som registrerats i Tid 2000 överförs sedan till Prima genom att arbetsledaren skapar en fil i Tid 2000 som sedan överförs och läses in i Prima. Innan filen skapas och förs över gör arbetsledaren en kontroll av att de registrerade tiderna är korrekta. För dem som har flexsystemet i Prima sker inrapporteringen av tider så att man stämplar in och ut genom att ange en personlig kod i flexklockan. De i flexsystemet registrerade tiderna förs sedan över till lönedelen i Prima genom ett kommando av arbetsledaren. Även här gör arbetsledaren en kontroll av att registrerade tider är korrekta. Innan filöverföringen från respektive flexsystem skrivs det ut en tjänstgöringsrapport för varje anställd som skall undertecknas av den anställde och arbetsledaren. Tjänstgöringsrapporten visar vilka tillägg och avdrag som kommer att göras. De undertecknade tjänstgöringsrapporterna Rapport - slutlig.doc 10 (16)
returneras till arbetsledaren för arkivering, de skickas alltså inte till löneavdelningen. Oavsett om man har flexsystemet Tid 2000 eller flexsystemet i Prima känner lönedelen i Prima sedan av de registrerade tiderna och jämför dem med den anställdes schema, vilket lagts in i Prima av arbetsledaren. De överförda tiderna jämförs även med i Prima inrapporterad frånvaro. Respektive arbetsledare registrerar nämligen löpande den frånvaro som meddelas dem. Efter en sjukfrånvaro skall den anställde bekräfta frånvaron genom att underteckna en sjukfrånvarorapport som skrivs ut av arbetsledaren. Ovannämnda jämförelser resulterar sedan i en kodning av tiden. Timanställda och de anställda som inte är anslutna till något flexsystem rapporterar sin arbetade tid manuellt på en tidrapportsblankett. Denna skall attesteras av arbetsledaren och sedan skickas till löneassistenten för registrering i Prima. De läkare som har jour och beredskap rapporterar sina jour- och beredskapstillfällen på blanketten Jourlista. Blanketten skall attesteras av en överordnad och skickas därefter till löneassistenten för registrering i Prima. På jourlistan anger läkaren hur ersättningen skall hanteras, antingen utbetalning som lön eller överföring till jourkomp-banken. Både utbetalningen av ersättningen via löneutbetalningen och överföring till jourkomp-banken registreras i Prima. I Prima finns således alltid en uppdaterad uppgift på antalet innestående timmar. Lönekörningar Innan den första lönekörningen kör Prima ut attestlistor innehållande OB-tillägg och övertid per anställd, dessa rapporter skickas till respektive arbetsledare för attest. Systemet skriver även ut en lista på alla timanställda, även denna skall attesteras av arbetsledaren. Om inte arbetsledaren meddelar löneassistenten något betraktar löneassistenten OB-tillägg, övertidsersättning och ersättningen till timanställda som korrekta. De attesterade underlagen returneras alltså inte till löneassistenterna. Första lönekörningen äger sedan rum omkring den 15:e i varje månad. Vid denna körning produceras automatiskt signallistor som skrivs ut på löneavdelningens skrivare. Signallistorna granskas av varje löneassistent och signalerar bl a om för hög bruttolön, pågående sjuka, löneutbetalning över 2 basbelopp, negativa saldon, ofullständiga anställningar m m. Gränserna för när signalen om hög bruttolön aktiveras består av en procentsats på bruttolönen. Denna procentsats varierar mellan de olika yrkeskategorierna och fastställs av systemförvaltaren. Den andra lönekörningen sker omkring 3 dagar efter den första körningen. I denna körning korrigeras de eventuella felaktigheter som framkommit via signallistorna och eventuellt tillkommande tjänstgöringsuppgifter som inte var registrerade i första körningen beaktas. Efter den andra lönekörningen görs en ny utskrift av signallistorna som även dessa kontrolleras av löneassistenterna. Därefter rapporteras löneutbetalningarna till banken via en filöverföring som görs av Region Skånes IT-avdelning. Den 27:e i varje månad betalas lönerna ut och på natten till den 27:e skapar Prima med automatik en bokföringsfil som systemet placerar på ekonomiavdelningens server. Denna hämtas sedan upp och läses in i ekonomisystemet Raindance av ekonomiavdelningen. Efter löneutbetalningen erhåller löneavdelningen en lista på förvaltningens totalt utbetalda lön, denna lista rimlighetsbedöms av löneavdelningen. Rapport - slutlig.doc 11 (16)
Efter löneutbetalningen erhåller varje avdelningsekonom en lönekostnadslista där avdelningens alla anställda är specificerade. Denna lista kontrolleras av ekonomen med avseende på att alla personerna verkligen arbetar på avdelningen. Om den anställde eller löneavdelningen upptäcker något fel i löneutbetalningen kan den anställde få en á conto-utbetalning istället för att felet regleras på nästa lön. Varje löneassistent hanterar á conto-utbetalningar till de anställda vars löner man normalt hanterar. Efter att löneassistenten, ofta tillsammans med arbetsledaren, har konstaterat att det faktiskt blivit fel gör man en rättelse i ett system som heter Daglig lön. Rättelsen i Daglig lön genererar automatiskt en extra lönespecifikation till den anställde och ett betalningsuppdrag till banken. Daglig lön är integrerat med lönesystemet Prima och uppdaterar Prima varje natt. Rättelsen som sker i Daglig lön går alltså även in i Prima och vid nästa månads lönekörning kommer rättelsen med på Primas lönespecifikation men med markeringen att den är reglerad. 5.3 Universitetssjukhuset i Malmö Löpande tidrapportering Tidrapportering sker huvudsakligen via flexsystemet i Prima, några få avdelningar har dock fortfarande kvar flexsystemet Tid 2000. På sjukhuset finns även anställda som inte har tillgång till något flexsystem. För dem som har flexsystemet Tid 2000 sker inrapporteringen av tider genom att man stämplar in och ut med en personlig kod. De tider som registrerats i Tid 2000 överförs sedan till Prima genom att arbetsledaren skapar en fil i Tid 2000 som sedan överförs och läses in i Prima. Innan filen skapas och förs över gör arbetsledaren en kontroll av att de registrerade tiderna är korrekta. För dem som har flexsystemet i Prima sker inrapporteringen av tider också genom att man stämplar in och ut genom att ange en personlig kod i flexklockan. De i flexsystemet registrerade tiderna förs sedan över till lönedelen i Prima genom ett kommando av arbetsledaren. Även här gör arbetsledaren en kontroll av att registrerade tider är korrekta. Arbetsledaren skall också skriva ut en attestlista och attestera denna som ett godkännande av de registrerade tiderna. Oavsett om man har flexsystemet Tid 2000 eller flexsystemet i Prima känner lönedelen i Prima sedan av de registrerade tiderna och jämför dem med den anställdes schema, vilket lagts in i Prima av arbetsledaren. De överförda tiderna jämförs även med i Prima inrapporterad frånvaro. Respektive arbetsledare registrerar nämligen löpande den frånvaro som meddelas dem. Efter en sjukfrånvaro skall den anställde bekräfta frånvaron genom att underteckna en sjukfrånvarorapport som skrivs ut av arbetsledaren. Ovannämnda jämförelser resulterar sedan i en kodning av tiden. Timanställda och de anställda som inte är anslutna till något flexsystem rapporterar sin arbetade tid manuellt på en tidrapportsblankett. Denna skall attesteras av arbetsledaren och registreras i Prima antingen av arbetsledaren eller dennes assistent. De läkare som har jour och beredskap rapporterar sina jour- och beredskapstillfällen på blanketten Jourlista. Efter att blanketten attesterats av en överordnad registreras den i Prima, registreringen Rapport - slutlig.doc 12 (16)
görs antingen av arbetsledaren eller läkarsekreteraren. På jourlistan anger läkaren hur ersättningen skall hanteras, antingen utbetalning som lön eller överföring till jourkomp-banken. Både utbetalningen av ersättningen via löneutbetalningen och överföring till jourkomp-banken registreras i Prima. I Prima finns således alltid en uppdaterad uppgift på antalet innestående jourkomp-timmar. Lönekörningar Några dagar in i månaden kör arbetsledaren eller dennes assistent ut listor innehållande OBtillägg och övertid per anställd, dessa listor attesteras sedan av arbetsledaren. Man skriver även ut en lista på alla timanställda, även denna skall attesteras av arbetsledaren. Om inte arbetsledaren meddelar löneassistenten något annat betraktar löneassistenten OB-tillägg, övertidsersättning och ersättningen till timanställda som korrekta. De attesterade listorna skickas alltså inte till löneassistenterna. Första lönekörningen äger sedan rum omkring den 15:e i varje månad. Vid denna körning produceras automatiskt signallistor som skrivs ut på löneavdelningens skrivare. Signallistorna granskas av varje löneassistent och signalerar bl a om för hög bruttolön, pågående sjuka, löneutbetalning över 2 basbelopp, negativa saldon, ofullständiga anställningar m m. Gränserna för när signalen om hög bruttolön aktiveras består av en procentsats på bruttolönen. Denna procentsats varierar mellan de olika yrkeskategorierna och fastställs av systemförvaltaren. När löneassistenten har gjort en korrigering av något som framkommit via signallistorna kontrollerar man efter en timme att korrigering har slagit igenom i registren. Prima uppdaterar nämligen registren en gång per timme. Den andra lönekörningen sker omkring 3 dagar efter den första körningen. I denna körning korrigeras de eventuella felaktigheter som framkommit via signallistorna och eventuellt tillkommande tjänstgöringsuppgifter som inte var registrerade i första körningen beaktas. Efter den andra lönekörningen kommer en ny utskrift av signallistorna på löneavdelningens skrivare. Eftersom löneassistenterna direkt efter korrigeringarna utifrån de första signallistorna har kontrollerat att gjorda korrigeringar fått genomslag i systemet granskar man inte denna andra utskrift av signallistorna. Efter den andra körningen rapporteras löneutbetalningarna till banken via en filöverföring som görs av Region Skånes IT-avdelning. Den 27:e i varje månad betalas lönerna ut och på natten till den 27:e skapar Prima med automatik en bokföringsfil som systemet placerar på ekonomiavdelningens server. Denna hämtas sedan upp och läses in i ekonomisystemet Raindance av ekonomiavdelningen. Efter löneutbetalningen erhåller löneavdelningen en lista på förvaltningens totalt utbetalda lön, denna lista rimlighetsbedöms av löneavdelningen. Efter löneutbetalningen tar varje avdelningsekonom ut en lönekostnadslista där avdelningens alla anställda är specificerade. Denna lista kontrolleras av ekonomen eller arbetsledaren med avseende på att alla personerna verkligen arbetar på avdelningen etc. Om den anställde eller löneavdelningen upptäcker något fel i löneutbetalningen kan den anställde få en á conto-utbetalning istället för att felet regleras på nästa lön. Varje löneassistent hanterar á conto-utbetalningar till de anställda vars löner man normalt hanterar. Efter att löneassistenten, ofta tillsammans med arbetsledaren, har konstaterat att det faktiskt blivit fel gör man en rättelse i Rapport - slutlig.doc 13 (16)
ett system som heter Daglig lön. Rättelsen i Daglig lön genererar automatiskt en extra lönespecifikation till den anställde och ett betalningsuppdrag till banken. Daglig lön är integrerat med lönesystemet Prima och uppdaterar Prima varje natt. Rättelsen som sker i Daglig lön går alltså även in i Prima och vid nästa månads lönekörning kommer rättelsen med på Primas lönespecifikation men med markeringen att den är reglerad. 6. Systemgenererade kontroller I båda systemen, Palett och Prima finns ett stort antal kontrollfunktioner som vi i vår kartläggning inte kommenterar. De kontroller som vi nämner nedan är sådana kontroller som vi bedömer som väsentliga för att minimera risken för avsiktliga och oavsiktliga fel. Eftersom de flesta av de väsentliga systemgenererade kontrollerna finns i båda systemen redovisas de därför under samma rubrik nedan. 6.1 Palett och Prima Vid registrering av nyanställda finns ett antal fält som är obligatoriska att fylla i för att systemen skall acceptera registreringen. Som exempel kan nämnas att det är nödvändigt att registrera ett personnummer, yrkeskategori, placering och lön. Systemen innehåller en kontroll som innebär att det inte går att registrera ett personnummer mer än en gång på ett och samma ansvar. Det är dock naturligtvis möjligt att registrera ett personnummer på flera olika ansvar. Vid registrering av uppgifter kring en anställd finns en kontroll i systemen som signalerar om ett personnummers totala tjänstgöring, oavsett ansvar, överstiger 100 %. I systemen registreras signumen avseende den löneassistent eller handläggare som ursprungligen registrerade en anställd och den som har gjort den senaste ändringen av en anställds uppgifter i registren. I Prima finns en varningsfunktion som signalerar om en visstidsanställning löpt ut utan att anställningen förlängts eller avslutats genom att en avgångskod angivits. I Palett kan man lägga in en bevakning som innebär att systemet skall signalera ett visst antal dagar innan visstidsanställningen löper ut. Om en person eller anställning makuleras i Prima erhålls en varning om att gjorda löneutbetalningar inte kan kopplas till en anställning. I Palett är det inte möjligt att makulera en person i registren. Om en anställd inte stämplar in en dag gör systemen först en automatisk kontroll av orsaken. Systemen kontrollerar nämligen dagen mot den anställdes schema, om det då egentligen är en schemalagd arbetsdag gör systemen en kontroll av om huruvida det finns någon frånvaro inrapporterad i systemen. Om så inte är fallet signalerar systemen att det finns en frånvaro utan angiven anledning. Detta följs då upp av arbetsledaren. Efter den första lönekörningen producerar systemen signallistor med ett antal varningar. Signallistorna varnar för ett antal förhållande som systemförvaltaren har fastslagit. Som exempel kan nämnas att listan varnar för om bruttolönen överstiger grundlönen med ett visst antal procent Rapport - slutlig.doc 14 (16)
beroende på vilken yrkeskategori den anställde tillhör. Signallistan innehåller också varningar för om fastlagda avdrag inte har gjorts på grund av för litet avdragsutrymme. De löneassistenter som arbetar med Palett måste manuellt begära utskrift av signallistorna, den skrivs således inte ut med automatik. De som arbetar med Prima får däremot med automatik signallistorna utskrivna på sin skrivare, denna utskrift startas nämligen centralt av IT-avdelningen. I samband med lönekörningarna skapar Prima en lista över alla personer där det inte förekommit några tillägg eller avdrag de senaste tre månaderna utan endast den fasta månadslönen. I systemens centralregister är alla lönearter grupperade i olika löneartsgrupper och löneartsgrupperna är sedan kopplade till ett konto. Detta innebär att när alla tider är registrerade och de omvandlats till lönearter erhålls med automatik en korrekt kontering. I centralregistren är också angivet huruvida en löneart skall vara föremål för skatteavdrag och underlag för beräkning av sociala avgifter. Beräkningen av skatteavdraget och kostnaderna för sociala avgifter görs alltså också automatiskt i systemet. 7. Registeranalys Registeranalys av lönesystemen Palett och Prima har skett för att säkerställa att de inbyggda systemkontrollerna leder till en god intern kontroll samt att inga avvikelser förekommer i löneberäkningarna, skatteavdrag eller sociala avgifter. Analysen har grundat sig på april månads löneutbetalningar för de tre utvalda sjukhusen. Omfattningen av registeranalysen har styrts av ett frågeformulär från oss. Beträffande Palett har den systemansvarige tagit fram de efterfrågade filerna, medan filerna från Prima har fått beställas hos TietoEnator. Då transaktionsmängden är betydande har vissa begränsningar fått ske för att filerna ska vara hanterbara. Vid uppföljning av vår registeranalys har det framkommit att vi ej har erhållit fullständig i information i datafilerna. Frågeformuläret har varit indelat i 4 avsnitt; 1) Grundlöner och övriga grunddata, 2) Bruttorespektive nettolöner, 3) Skatteavdrag samt 4) Sociala avgifter. 1) Grundlöner och övriga grunddata En av de viktigaste kontrollerna är att grundlönesumman för månaden överensstämmer med senaste lönerevisionslistan. Den information som är nödvändig för denna analys fanns ej i de filer vi erhållit. En annan viktig kontroll är att de personer som har en tidsbegränsade anställning blir avrapporterade korrekt och ej erhåller oberättigade ersättningar efter anställningens upphörande. Den information som är nödvändig för denna analys fanns ej i de filer vi erhållit avseende Prima. De avvikelser som framkommit i Palett har överlämnats till ansvarig för uppföljning och återrapportering. Förändringar av grunddata i april bedömdes också som en viktig systemkontroll. Den information som är nödvändig för denna analys fanns ej i de filer vi erhållit. Rapport - slutlig.doc 15 (16)
2) Brutto- respektive nettolöner En viktig systembaserad kontroll är att inlagda gränser för onormala bruttolöner ska signalera en utskrift av signal/larmlista. Enligt vår analys genererar systemen signallistor. Beloppsgränserna är anpassade efter varje yrkeskategori vilket ytterligare förstärker kontrollen. Beträffande de manuella kontrollerna utifrån signallistorna har vi kommenterat detta under kapitel 5. En annan viktig systembaserad kontroll är att en signallista signalerar för nettolön överstigande 2 basbelopp. Registeranalysen har överlämnats till respektive sjukhus för kontroll och återrapportering till oss. Vi har ännu inte erhållit komplett återrapportering. 3) Skatteavdrag Kontroll av att korrekt skatteavdrag har skett i Prima, såväl för anställda som för uppdragstagare. De avvikelser som framkom i vår analys har visat sig bero på att personer som har bytt förvaltning under året har sitt skatteavdrag i den förvaltning man var på vid årets början. Vi har stickprovsvis kontrollerat detta. Kontroll av att korrekt skatteavdrag har skett i Palett har gjorts utan anmärkning. Kontroll av att hänvisningar i systemen finns till skattsedel och skattetabell har skett utan anmärkning. Vi har även gjort utsökning på alla positiva lönearter som ej har varit underlag för skatteavdrag. Exempel på sådana lönearter är ej skattepliktig milersättning, utlandstraktamenten, kostnadsersättningar o d. De lönearter som i systemet är positiva men ej ingår i underlaget för skatteavdrag förefaller enligt vår analys vara korrekta i april månad. 4) Sociala avgifter Vi har gjort utsökning på alla positiva lönearter som ej har varit underlag för sociala avgifter. Exempel på sådana lönearter är ej skattepliktig milersättning, utlandstraktamenten, kostnadsersättningar o d. De lönearter som i systemet är positiva men ej ingår i underlaget för sociala avgifter förefaller enligt vår analys vara korrekta i april månad. Kristianstad dag som ovan KPMG Maj-Lis Svensson Godkänd revisor Jesper Sturesson Revisor Rapport - slutlig.doc 16 (16)