Nyhetsbrev Kunskapsutveckling om och effektivisering av rehabilitering för personer med psykisk ohälsa Det gemensamma projektet mellan Landstinget i Värmland, Försäkringskassan och samordningsförbunden i Värmland har haft en intensiv vår med förankring, förberedelser och planering för höstens genomförande. Detta nyhetsbrev ger dig information om arbetet för ökad kunskap om psykisk ohälsa och effektivisering av rehabilitering för personer med psykisk ohälsa. Tjänstedesign I projektet har vi valt att använda oss av en kunddriven verksamhetsutvecklingsmetod som tar tillvara på kundens behov, erfarenheter och synpunkter på problem, hinder och förslag på lösningar. Metoden fokuserar på kundens upplevelser av mötet med olika aktörer i rehabiliteringsprocessen. Metoden är en designprocess med målet att öka kundnyttan och kundtillfredsställelsen. Utifrån kunders behov identifieras förbättringsområden och förslag om lösningar presenteras, testas och utvärderas. Nya kunskaper och insikter bidrar till att värderingar, arbetssätt och verktyg utvecklas och förbättras. Internationellt, nationellt och regionalt utvecklas idag offentliga verksamheter och deras tjänster utifrån individens perspektiv och i allt större omfattning med hjälp av en metod som kallas för tjänstedesign. Flera myndigheter, landsting och kommuner har anammat filosofin och metoden som ska utveckla verksamheter och tjänster utifrån dem som är mottagare av tjänsterna. För projektets utmaningar ska designmetoder användas för att identifiera förbättringsområden och skapa lösningar. Tjänstedesign säkerställer ett tydligt användarperspektiv (användare är både kund/patient/brukare/medborgare och personal, dvs de som tillsammans använder och utför de värdeskapande aktiviteter som tillsammans bildar en tjänsteleverans) och gör det möjligt för dessa att vara involverade i utvecklingsarbetet. Designprocess 1 består av fem steg: Steg 1: Förbereda och identifiera kunden, utmaningar och problem Steg 2: Fånga kundens och personalens erfarenheter Steg 3: Förstå vad erfarenheterna innebär Steg 4: Förbättra med utgångspunkt från de erfarenheter som fångats in Steg 5: Förnya genom att genomföra prioriterade förbättringar. 1 Experio Labs designprocess, som används i kunddriven verksamhetsutveckling. Även kallad erfarenhetsbaserad verksamhetsutveckling där medarbetare och kunder involveras i förbättringsarbete, exempel Erfarenhetsbaserad verksamhetsutveckling, SKL.
Unikt samarbete Genom projektet har ett unikt samarbete initierats mellan Landstinget i Värmlands interna tjänstedesignenhet, Experio Lab, samt Försäkringskassans nationella enhet Kundinsikt och tjänstedesign. Projektet förstärks med tjänstedesigners från de båda organisationerna. De ska tillsammans genomföra tjänstedesignprocessen, där insikter, från personer med lindrig och medelsvåra psykiska besvär, ska utveckla organisationsspecifika och organisationsövergripande arbetssätt med ökad nytta för individen. Organisationerna ser samarbetet som ett sätt att: Få insikter om vilka behov personer med lindrig och medelsvår psykisk ohälsa har Utveckla egna verksamheter med nya insikter från tjänstedesignprocessen Utvecklas och utbyta kunskaper och erfarenheter inom tjänstedesignmetodik Både dessa expertenheter är nationellt ledande på patient- och brukarinflytande genom tjänstdesign som metod och var båda nominerade till Guldlänken 2015 för innovativa förbättringar inom offentliga tjänster. Experio Lab är ett nationellt center för patientnära tjänsteinnovation, som involverar personal, patienter och närstående för att tillsammans utforma vårdtjänster som skapar värde i människors vardag. Design är det arbetsverktyg och förhållningssätt som de använder. Experio Labs samarbetspartners är Sveriges Tekniska Forskningsinstitut (SP Service Lab:s), CTF (Centrum för Tjänsteforskning) vid Karlstads universitet, Stiftelsen svensk Industridesign (SVID), SKL, Landstinget Sörmland, Linköpings universitet, Business & Design Lab vid Göteborgs universitet, designföretagen Veryday, Doberman, Transformator med flera. Försäkringskassans nationella enhet Kundinsikt och tjänstedesign utvecklar Försäkringskassans tjänster utifrån olika målgrupper. Exempelvis har en app tagits fram som underlättar ansökan om FP (Föräldrapenning) och VAB (Vård av sjukt barn) för föräldrar. App:en har tagits fram utifrån föräldrars behov genom tjänstdesignmetod. Projektets personal har dessutom gått en webbaserad tjänstedesignutbildning, Human Centered Design, vilken har ökat kompetensen och gett oss nya verktyg som ska testas. Kundgrupp Statistik och rapporter från olika myndigheter och organisationer visar en tydlig koppling mellan arbetsmiljö och psykisk ohälsa. Enligt Försäkringskassans statistik och rapporter är risken att påbörja sjukfall med psykisk diagnos: Avsevärt högre för kvinnor än för män. Högst i åldern 30-39 för både kvinnor och män. Något förhöjd om det finns barn i åldern 3-12 år i familjen. Högre för män och kvinnor i välfärdstjänster eller andra personliga tjänster, som till exempel vård, skola och omsorg.
Höga krav och låg kontroll Enligt en kunskapsöversikt som Forskningsrådet för hälsa, arbetsliv och välfärd, tagit fram visas att det finns ett vetenskapligt samband mellan arbete, psykisk ohälsa och sjukskrivning. Riskfaktorer i arbetslivet är psykiskt ansträngande arbete, höga krav, låg kontroll, obalans mellan ansträngning och belöning, samt rollkonflikter. Om kvinnor och män utsätts för samma påfrestningar i arbetslivet är reaktionerna i form av psykisk ohälsa lika. Nära kontakt med brukare Enligt en rapport från Statens beredning för medicinsk och social utvärdering, SBU, finns en tydlig koppling mellan psykosocial arbetsmiljö och sjukfall med psykisk diagnos. Anställda inom offentlig sektor uppger bristande psykosocial arbetsmiljö och utgör stora grupper på arbetsmarknaden. För både kvinnor och män innebär yrken med nära kontakt med brukare av olika typer av välfärdstjänster eller andra personliga tjänster en särskilt hög risk att påbörja sjukfall med psykisk diagnos. Förebygga psykisk ohälsa En slutsats är att förebygga psykisk ohälsa och sjukfall i arbetslivet med särskilt fokus på kontaktyrken, kan ha stor positiv betydelse för såväl individ och arbetsplats som för samhället som helhet. Särskilt bör lyftas fram den betydelse en god arbetsmiljö kan ha när det gäller kvaliteten på de välfärdstjänster som många av dessa yrkesgrupper levererar. Det gäller främst tjänster inom vård, skola och omsorg. Det är i mötet mellan individens egenskaper, inklusive hälsa och funktionsförmågor, och kraven och villkoren på arbetet som sjukskrivningarna uppstår. Vi söker fler individer som vill dela med sig av sin berättelse! Under våren har projektet haft en dialog med arbetsgivare, sjukvård, företagshälsovård, Arbetsförmedling och Försäkringskassa för att informera om projektets mål, bjuda in till medverkan i projektet samt förbereda och planera för genomförande. Eftersom sjukskrivningar inom vård, omsorg och skola ökar vill vi i samarbete med arbetsgivare (kommuner och Landstinget) försöka beskriva hur verksamheterna ser ut, vilket stöd som ges till individen samt identifiera förbättringsområden i det förebyggande arbetet. Dessutom har vi genom statistik och rapporter identifierat vilken kundgrupp vi vill undersöka närmare och som kan ge oss resultat som vi bedömer ge mest effekt. Precis innan sommaren startade vi fasen där vi vill fånga människors behov, kända såväl som dolda. För att identifiera behoven använder vi oss av etnografiska verktyg såsom dagboksanteckningar och djupintervjuer. Verktygen kombineras också för att få en djupare förståelse. Vi har intervjuat personal som arbetar kring personer med psykisk ohälsa. Dessa intervjuer ska ge oss insikter om vad varje organisation gör i olika steg i processen, hur rehabiliteringsprocessen fungerar och samla in synpunkter om förbättringspotential.
Under den sista veckan i augusti kommer personer med erfarenheter av psykisk ohälsa att intervjuas om deras upplevelser och behov i processen. Vi söker fortfarande efter personer som vill dela mig sig av sina erfarenheter. Vi är nyfikna på vilka behov de haft under sin resa, hur de har tillgodosetts och av vem. Vilka har varit viktiga, påverkat mest positivt och haft störst effekt? Vi vill ta reda på både bra och mindre bra erfarenheter. Om du som läser detta vill dela med dig av dina upplevelser eller känner någon som skulle vilja göra det, får du gärna höra av dig till oss. (sofia.axelsson@forsakringskassan.se, 072-583 99 68). Vi vill prata med dig som: har eller har haft lindrig eller måttlig psykisk ohälsa, till exempel ångest, depression eller stress och som jobbar eller har jobbat inom vård, omsorg eller skola i landstinget eller någon av kommunerna i Värmland och är 20-25 år eller 30-39 år. Tjänster med ökad kundnytta är målet Under hösten genomför vi flera workshops för att ta fram förslag som ska ge bättre rehabilitering vid psykisk ohälsa. Både personal och personer med egna erfarenheter av psykisk ohälsa deltar. Målet med arbetet i vårt projekt är att de tjänster som erbjuds personer med psykisk ohälsa ska utvecklas. De ska ge större nytta bättre hjälp för personerna. Under hösten kommer vi att ta fram olika förslag till lösningar utifrån de behov som lyfts fram som viktiga för kunden, samt skapa prototyper som ska testas i verksamheterna och utvärderas utifrån kundnytta (kund = person med psykisk ohälsa). Det kan till exempel handla om gemensamma blanketter, minska onödig väntan för kunden, nya arbetssätt inom organisationer, nya vårdcentraler som bättre kan möta personer med denna typ av ohälsa, digitala tjänster, e-kbt, kunskapshöjande insatser för chefer och medarbetar om psykisk ohälsa med inriktning på att hantera ohälsa, se signaler och sätta in rätt stöd vid rätt tid, etc. I hela processen deltar kund och personal i kreativa processer för att förbättra offentlig verksamhet. Planerade workshops genomförs: Workshop 1: 30 september, Beskriva NUläge här deltar personal, med god detaljkunskap om rehabiliteringsprocessen/ den egna organisationens ansvar, uppdrag och arbetssätt, för att skapa samsyn om kundens upplevelser och behov samt fördjupa detaljer om vad som sker i de situationer då kunden har starka positiva eller negativa upplevelser. Workshop 2: 22 oktober, Fördjupat NUläge med IDÉgenereing här deltar strategisk och praktisk personal i en kreativ workshop för att skapa lösningar på identifierade utmaningar. Workshop 3: 3 november, Konceptframtagning mot ÖNSKAT läge här deltar personal i en workshop där prioriterade lösningar ska konceptualiseras och utvecklas till prototyper.
Workshop 4: 10 december, Beskriva NYläge här deltar personal för att ta fram handlingsplaner för vidare utveckling, test och implementering. Några individer kommer att delta i alla planerade workshops, medan andra kommer att delta vid enstaka workshops. Nästa steg Nästa steg blir att genomföra, testa, förbättra prototyper och implementera nya lösningar i större skala samt sprida kunskaper, vilket kommer att ske under 2016. Här kommer Samordningsförbunden i Värmland spela en viktig roll, i upparbetade samverkans- /beredningsgrupper mellan ägande parter, för att utveckla idéer, koncept och prototyper vidare. Varje lösning behöver testas över tid och utvärderas i förhållande till ökad nytta för dem som tjänsten levereras till. Redan befintliga nätverk kan behöva utökas med andra aktörer som idag inte finns med, men som av kunden identifieras som viktiga i rehabiliteringsprocessen. SKL och andra intresserade aktörer Enligt Ing-Marie Wieselgren, nationell psykiatrisamordnare på SKL, pågår inget liknande innovativt initiativ i landet, att utifrån tjänstedesignmetod skapa effektiva flöden ur en helhetssyn/systemsyn utifrån individens perspektiv inom detta komplexa område. SKL följer med intresse vårt arbete. Suicide Zeros lokala engagemang genom Marie Niljung är en av våra samarbetande brukarorganisationer. (H)järnkollsinitiativet (för att förbättra attityder till psykiska sjukdomar) har ett pågående projekt i Stockholm, Skåne och Värmland, där de utvecklar metoder för brukarinflytande och där vi har kontakt/utbyte. Katarina Grip, Landstinget i Värmland är en av forskarna som är involverade. Projektet har kontakt med nationella och SYLF i Värmland (Sveriges Yngre Läkares Förening) som lämnade in en motion om stress och psykisk ohälsa bland läkare till Läkarförbundet. Läkarförbundet har beslutat att verka gentemot arbetsgivare, för att förbättra och öka kunskapen om läkares psykosociala arbetsmiljö och gentemot medlemmarna för att öka kunskapen om stress och psykisk ohälsa samt hur dessa kan förebyggas. Den nystartade Första Linjen unga i Karlstadregionen utvecklar sin verksamhet i samarbete med tjänstedesigners på Experio Lab. Utbyten av erfarenheter och resultat. Kunskapsspridning, 4 och 5 november Som ett led i att sprida kunskaper inom psykisk ohälsa arrangerar projektet två kunskapsseminarier den 4 november i Sunne och den 5 november i Karlstad. Båda dagarna kommer att ha samma innehåll men vill öka möjligheterna att delta för personal som arbetar kring personer med psykisk ohälsa. Konferensen kommer att handla om att sprida de insikter som personer med psykisk ohälsa har uttryckt i vår tjänstedesignprocess, kunskaper om förebyggande insatser för att förhindra psykisk ohälsa, om utveckling av framtidens offentliga tjänster. Boka datumen och håll utkik efter programinnehåll!
Sammanfattning Projekt ägs av Landstinget i Värmland och drivs i nära samarbete med Försäkringskassan och heter Kunskapsutveckling om och effektivisering av rehabilitering för personer med psykisk ohälsa. Stressrelaterad ohälsa ökar och är idag den vanligaste orsaken till sjukskrivningar. 40% av pågående sjukfall finns inom diagnosgruppen psykisk sjukdom. Flera aktörer (organisationer och myndigheter) har olika uppdrag, ansvar och roller i att stötta personer att återgå i arbete. Det är dock inte ett tydligt system och upplevelser om att hamna mellan stolar finns hos de drabbade. Projektet fokuserar på personer i arbetsför ålder (16-64) och där vi ser att gruppen kvinnor, mellan 30-39 år, och som har barn i åldern 3-12 år samt jobbar inom välfärdstjänster är en utsatt grupp, men vi ser även att män inom kontaktyrken drabbas och även när män och kvinnor har en jämställd arbetsfördelning av arbets- och hemuppgifter. Syftet med projektet är att på (lång) sikt bidra till att minska (lindrig och medelsvår) psykisk ohälsa. Målet är att öka förstålsen för och sprida kunskap om psykisk ohälsa samt skapa arbetssätt där olika aktörer samverkar på ett effektivt sätt, utifrån individens behov av individuella lösningar. Fokus är att i samarbete med arbetsgivare och företagshälsovård förebygga sjukskrivning eller förkorta rehabiliterings-/sjukskrivningsprocessen. Andra aktörer är Arbetsförmedling, kommunerna i Värmland, Samordningsförbund, brukarorganisationer, mfl. Projektet, som pågår under 2015, ska utgå från individers behov när nya tjänster ska skapas. Genom en tjänstedesignprocess ska individer, som har eller har haft psykiska besvär och som har fått stöd från en eller flera aktörer, intervjuas om sina upplevelser. Även medarbetare hos aktörerna ska delge sina kunskaper och erfarenheter genom intervjuer. Detta ska leda till att förstå individers behov, identifiera förbättringsområden samt skapa lösningar i en tjänstedesignprocess där personal och kunder/brukare engageras. Organisationsspecifika och organisationsövergripande utmaningar (strukturella, organisatoriska, bemötande, etc) kommer att synliggöras. Projektet har förstärkts med stöd av interna resurser genom Experio Lab (Landstinget i Värmland) samt genom Försäkringskassans nationella enhet Kundinsikt och tjänstedesign som utvecklar offentliga tjänster utifrån olika målgrupper. Under år 2015 kommer vi att ta fram olika förslag till lösningar, samt skapa prototyper som sedan under år 2016 ska testas i verksamheterna och utvärderas utifrån kundnytta. Det kan handla om alltifrån gemensamma blanketter, minska väntan för kunden, nya arbetssätt inom organisationer, nya vårdcentraler som bättre kan möta personer med denna typ av ohälsa, digitala tjänster, tillgängliggöra e-kbt, etc. I hela processen deltar slutanvändaren och personal i kreativa processer för att förbättra offentlig verksamhet. Det blir en spännande och intensiv höst! Sofia Axelsson, Projektledare Tel: 072-583 99 68 Epost: sofia.axelsson@forsakringskassan.se