1 (25) Datum: 2012-06-12 Tid: Kl. 13.30 16.50 Plats: Beslutande: A-salen, kommunhuset, Sollefteå Enligt närvaro- och tjänstgöringslista Övriga närvarande: Bengt-Åke Biller, kommunchef, 125-136 Ulf Bergsten, 125-136 May Andersson, direktör Kommunförbundet Västernorrland, 125 Lasse Bränsström, handläggare Kommunförbundet Västernorrland, 125 Marika Bystedt, Din Tur, 125 Ulla Ullstein, kommunplanerare, 126 Majed Safaee, kommunikationsstrateg, 130 Agneta Sundqvist Högberg, personalstrateg, 131 Bosse Bergquist, fastighetssamordnare, 132 Marja Wallin, personalkonsulent, 133 Tomas Alsfjell, controller, 134 Ulla Fors Nilsson, chefsekonom, 135 Underskrifter Sekreterare... Ulf Bergsten Ordförande... Elisabet Lassen Justerare... Bengt Sörlin
2 (25) BEVIS OM JUSTERING Justeringen har tillkännagetts genom anslag på kommunens anslagstavla i kommunhuset, entréplan. Myndighet: Datum när anslaget sätts upp: 2012- Datum när anslaget tas ner: 2012- Förvaringsplats för protokollet: Kommunstyrelseförvaltningen, kommunhuset, Sollefteå Underskrift:... Ulla Johansson
3 (25) 1 Ärende Paragraf Sida Val av justerare 2 Anmälan av arbetsutskottets protokoll 2012-06-19 Anmälan av teknikutskottets protokoll 2012-06-26 Anmälan av personalutskottets protokoll 2012-06-26 3 Muntlig information 125 6 Från arbetsutskottet 2012-06-19 4 Röjning av bäckraviner 126 7 5 Sammanträdesdagar 2013 127 9 6 Motion - Resurser till vuxenutbildning 128 10 7 Motion Utbildning om skogsbränsle 129 12 8 Webbstrategi riktlinjer för sociala medier 130 14 9 Inrättande av samordnare för förebyggande arbete med ANDT - Alkohol, Narkotika, Dopning och Tobak 131 15 Från teknikutskottet 2012-06-26 10 Nybyggnad av utbildningslokal vid Skedoms Naturbruksgymnasium 132 17 Från personalutskottet 2012-06-26 11 Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete 2011 133 19 Övriga ärenden 12 Uppföljning av internkontrollplan 2011 för kommunstyrelseförvaltningen 13 Uppföljning ekonomi och verksamhet per 2012-07-31 Handlingar delas ut vid sammanträdet. 134 21 135 24
4 (25) 14 Delgivningar 136 25 Val av justerare Bengt Sörlin väljs till justerare Anmälan av protokoll Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott 2012-06-19 samt kommunstyrelsens teknik- och personalutskott 2012-06-26 anmäls och läggs till handlingarna.
5 (25) Närvaro- och tjänstgöringslista Namn När- Tjg. Reservation Anteckning Varo ers. Ledamöter Elisabet Lassen (S) X Jerry Pehrsson (S) X Cathrine Näsmark (S) X Kim Lundin (S) - Torbjörn Persson (S) X Tommy Svensson (S) - Thomas Tejle (V) X Tonny Molander (MP) - Mattias Ahlenhed (VISKB) X Leif Östberg (FP) X Maria Wennberg (C) X Bengt Sörlin (M) X Kerstin Franzén (M) X Ersättare John Åberg (S) X X Åsa Sjödén (S) X X Linnea Stenklyft (S) X Marie Dahlqvist (S) X T.o.m. 134 Lennart Önblad (S) X Niklas Lind (V) X Marie Hansson (V) X Gunilla Fluur (VISKB) - Göran Solsjö (KD) X X Monica Tirri (C) X T.o.m. 135 Lars Tängdén (C) X 125 Sven-Olov Gradin (M) X Folke Lindgren (M) -
6 (25) 125 Information s beslut Informationen noteras. Bengt-Åke Biller. Kommunens nyligen genomförda upphandling av företagshälsovård är föremål för överprövning i förvaltningsrätten. Kommunen har fått avslag på sin ansökan hos Tillväxtverket om investeringsstöd till Hotell Hallstaberget. Arbetet med anläggning av den nya parkeringen i anslutning till kommunhuset kommer att påbörjas inom de närmaste veckorna. May Andersson informerar om Kommunförbundet Västernorrland. Lasse Brännström informerar om Forum för Hållbar Utveckling. Kommunförbundet, länsstyrelsen och landstinget har diskuterat hur ett plattformsprojekt för hållbar utveckling kan utformas. Diskussioner har förts med flera av länets kommuner, med det övergripande målet att skapa Norrlands mest attraktiva region år 2020. Finansiering, budget och förslag på aktiviteter/tidsplan ska diskuteras ytterligare i dialog mellan regionala aktörer samt kommuner innan en projektansökan lämnas in. Marika Bystedt informerar om kollektivtrafikmyndighetens förslag till regionalt trafikförsörjningsprogram, Framtidens kollektivtrafik i Västernorrland. Elisabet Lassen informerar om en kontakt hon nyligen haft med Handikappidrottsförbundet angående Sollefteå kommuns eventuella övertagande av deras projekt Utveckling av Paralympics Winter World Cup. Frågan tas upp som ett ärende i kommunstyrelsen i september 2012. Det finns en oro i Sollefteå över Postens aviserade avveckling av vissa lantbrevbärarturer och Telias sämre mobiltelefontäckning i regionen. Hon föreslår därför att Posten och Telia bjuds in till ett kommunstyrelsesammanträde för att berätta om sina planerade förändringar i regionen.
7 (25) 126 KS 75/2012 (20.7) Medborgarförslag Röjning av bäckraviner s beslut - Aktuella bäckraviner bör inventeras och en skötselplan tas fram enligt rekommendationer i Fördjupad Översiktsplan för Sollefteå stad, antagandehandling kommunfullmäktige 2005-12-19. - föreslår kommunfullmäktige att avslå medborgarförslaget. Ärendebeskrivning Roy Westman har lämnat följande medborgarförslag till kommunfullmäktige: Mitt förslag till Sollefteå kommun är att använda arbetslösa personer till att röja upp alla bäckraviner inom Sollefteå stad. Exempelvis Rödstabäcken, från Långselevägen ner mot älven, och rusta upp bäcken innan den tar nya vägar och kommer att kosta mer vid eventuella ras. Röj även efter gångvägarna. Det ser inte snyggt ut idag när det kommer turister till staden. Förvaltningens bedömning Medborgarförslaget tar upp en rad intressanta aspekter, bland annat att skapa meningsfulla arbetsobjekt för arbetslösa, skötsel av kommunal mark inom Sollefteå stad, samt skötsel för att undvika ras- och skred med mera. Skötsel av bäckraviner ingår i den av samhällsbyggnadskontoret upprättade planen Fördjupad översiktsplan för Sollefteå stad antagen av kommunfullmäktige 2005-12-19: Bäckar och Raviner, sidan 87: I strukturen ingår ett antal bäckar och raviner som har ett större värde ekologiskt då dessa ingår i de stråk som kopplar samman den centrala delen av staden med den omkringliggande naturen. Tidigare utgjorde dessa i flertalet fall gränser mellan de byar som låg här innan stadens tillkomst och framväxt. Ravinerna har varit besvärligast att bebygga och har därför lämnats obebyggda när staden brett ut sig i landskapet. Vägdragningar har dock i många fall gjorts på ett okänsligt sätt. Höga vägbankar utgör därför stora barriärer för den som vill röra sig längs ravindalarna idag.
8 (25) Ravinerna har en relativt rik flora och fauna vilket i kombination med deras omväxlande topografi och starka rumsbildande effekt ger Sollefteå förutsättningar för en grönstruktur av mycket hög kvalité. Några av bäckarna och dess raviner utgör ett större inslag i stadslandskapet. I Fördjupad Översiktsplan för Sollefteå stad, sid. 90, ingår följande rekommendationer: Inventera och identifiera stråk och barriärer Upprätta skötselplaner för bevarandevärda naturområden som bäckraviner mm. I yttrande från samhällsbyggnadskontoret 2012-04-23 föreslås att en översikt av befintliga bäckraviner görs och att ett åtgärdsprogram tas fram. Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen föreslår ett avslag på medborgarförslaget, men avslaget motiveras med att bäckravinerna först bör inventeras och en skötselplan tas fram enligt rekommendationer i Fördjupad Översiktsplan för Sollefteå stad, antagandehandling Kommunfullmäktige 2005-12-19. Förvaltningen förutsätter att efter inventering och skötselplan kan åtgärder utföras inom dessa områden. Arbetsutskottets beslut - Aktuella bäckraviner bör inventeras och en skötselplan tas fram enligt rekommendationer i Fördjupad Översiktsplan för Sollefteå stad, antagandehandling kommunfullmäktige 2005-12-19. - Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att avslå medborgarförslaget. Beslutsunderlag Arbetsutskottets protokoll 2012-06-19, 99 Samhällsbyggnadskontorets yttrande 2012-04-23 Fördjupad översiktsplan för Sollefteå stad, KF 2005-12-19 Muntlig föredragning av Ulla Ullstein
9 (25) 127 KS 170/2012 (1) Sammanträdesdagar 2013 s beslut - antar förslaget till sammanträdesdagar 2013 i de delar som gäller kommunstyrelsen och dess utskott samt tidpunkter för budgetberedning, - föreslår kommunfullmäktige anta förslaget i de delar som gäller kommunfullmäktige Ärendebeskrivning Kommunstyrelseförvaltningen har tagit fram ett förslag avseende sammanträdesdagar år 2013 för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och dess utskott samt för budgetberedning. Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen anta förslaget till sammanträdesdagar i de delar som gäller kommunstyrelsen och dess utskott samt tidpunkter för budgetberedning. Förslag under sammanträdet Jerry Persson (S) föreslår följande ändringar av förslaget. - Personalutskottet och teknikutskottet: En sammanträdesdag den 17 december bör läggas till. - Kommunfullmäktige: Sammanträdesdagen den 26 augusti bör tas bort. Ordföranden finner att: beslutar att anta förslaget till sammanträdesdagar 2013 i de delar som gäller kommunstyrelsen och dess utskott samt tidpunkter för budgetberedning, med de av Jerry Persson föreslagna ändringarna, och att föreslår kommunfullmäktige anta förslaget i de delar som gäller kommunfullmäktige, med den av Jerry Persson föreslagna ändringen. Beslutsunderlag Arbetsutskottets protokoll 2012-06-19, 100 Kommunstyrelseförvaltningens förslag på sammanträdesdagar år 2013.
10 (25) 128 KS 94/2012 (13.9) Motion Resurser till vuxenutbildning s beslut föreslår kommunfullmäktige besluta att: - Bifalla motionen, - Uppdra till kultur- utbildnings och fritidsnämnden att utreda möjligheten att tillföra ytterligare resurser till vuxenutbildningen för att på sikt minska arbetslösheten. Ärendebeskrivning/sammanfattning Zarah Månsson (SD) har till kommunfullmäktige inlämnat en motion som syftar till att med hjälp av ökade resurser till vuxenutbildning på sikt kunna minska arbetslösheten. Kommunstyrelseförvaltningen har inhämtat synpunkter från aktuell facknämnd, kulturutbildnings- och fritidsnämnden. Förvaltningens bedömning Kommunstyrelseförvaltningen delar kultur- utbildnings- och fritidsnämndens bedömning att bifalla motionen. Förvaltningen anser vidare att uppdrag bör ges till kultur utbildningsoch fritidsnämnden att utreda möjligheten att tillföra ytterligare resurser till vuxenutbildningen för att på sikt minska arbetslösheten. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut beslutar föreslå kommunfullmäktige bifalla motionen samt uppdra till kultur- utbildnings och fritidsnämnden att utreda möjligheten att tillföra ytterligare resurser till vuxenutbildningen för att på sikt minska arbetslösheten. Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att: - Bifalla motionen, - Uppdra till kultur- utbildnings och fritidsnämnden att utreda möjligheten att tillföra ytterligare resurser till vuxenutbildningen för att på sikt minska arbetslösheten.
11 (25) Beslutsunderlag Arbetsutskottets protokoll 2012-06-19, 104 Kommunstyrelseförvaltningens yttrande 2012-06-07 Kultur-, utbildnings- och fritidsnämndens delegeringsbeslut 14/2012 Motion 2012-03-26
12 (25) 129 KS 96/2012 (13) Motion Utbildning om skogsbränsle i Sollefteå s beslut föreslår kommunfullmäktige besluta att: - Bifalla motionen, - Uppdra till kultur- utbildnings och fritidsnämnden samt barn- och skolnämnden att kraftfullt medverka till att det startas utbildningar och kurser om skogsbränsle. Ärendebeskrivning/sammanfattning Maria Wennberg, Centerpartiet i Sollefteå, har till kommunfullmäktige inlämnat en motion som syftar till att Sollefteå kommun medverkar till att det startas utbildningar och kurser om skogsbränsle. Kommunstyrelseförvaltningen har inhämtat synpunkter från kultur- utbildnings- och fritidsnämnden. Förvaltningens bedömning Kommunstyrelseförvaltningen anser att motionen bör behandlas i en positiv anda då det rör en grön näring där kommunens företag redan i dag har en bred kompetens. En kompetens som med riktade utbildningsinsatser kan breddas ytterligare och därmed skapa ökad sysselsättning. Förvaltningens förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige bifalla motionen samt uppdra till kultur- utbildnings och fritidsnämnden samt barn- och skolnämnden att kraftfullt medverka till att det startas utbildningar och kurser om skogsbränsle. Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att: - Bifalla motionen, - Uppdra till kultur- utbildnings och fritidsnämnden samt barn- och skolnämnden att kraftfullt medverka till att det startas utbildningar och kurser om skogsbränsle. Beslutsunderlag Arbetsutskottets protokoll 2012-06-19, 105
13 (25) Kommunstyrelseförvaltningens yttrande 2012-06-07 Kultur-, utbildnings- och fritidsnämndens delegeringsbeslut 13/2012 Motion 2012-03-26
14 (25) 130 KS 239/2011 (2.9) Webbstrategi - Riktlinjer för sociala medier s beslut fastställer bifogade förslag till riktlinjer för sociala medier. Ärendebeskrivning antog 2012-04-10 en webbstrategi med handlingsplan. I dokumentet konstaterades att det behövs flera olika typer av styrdokument för att verksamheten ska fungera optimalt. Detta gäller bland annat riktlinjer för användandet av så kallade sociala medier, till exempel facebook som ett kompletterande forum för att sprida information om vad som händer i kommunen och en viktig kanal vid eventuella kriser. Riktlinjerna ska ge vägledning för hur kommunen och dess anställda ska förhålla sig till sociala medier på ett etiskt och juridiskt korrekt sätt. Kommunstyrelseförvaltningen har tagit fram ett förslag till riktlinjer för sociala medier vilket föreslås fastställas av kommunstyrelsen. Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att fastställa bifogade förslag till riktlinjer för sociala medier. Beslutsunderlag Riktlinjer för sociala medier Kommunstyrelseförvaltningens yttrande 2012-06-07 Muntlig föredragning av Majed Safaee
15 (25) 131 KS 168/2012 (10) Inrättande av samordnare för förebyggande arbete med ANDT Alkohol, Narkotika, Dopning och Tobak s beslut - En samordnarfunktion för ANDT-arbete inrättas. I uppdraget samordnas arbetsuppgifter för drog- och brottsförebyggande arbete. Beslutet förutsätter att en långsiktig finansiering av befattningen kan överenskommas mellan berörda förvaltningar, - Ett samverkansavtal ska ingås med länsstyrelsen om LUMA ( Lokalt Utvecklingsarbete Med Ambitioner) mot alkohol, narkotika,dopning och tobak. Bakgrund Länsstyrelsen har i samarbete med ett antal kommuner i Västernorrlands län tecknat avtal om att driva ett långsiktigt arbete Lokalt Utvecklingsarbete Med Ambitioner (LUMA) mot alkohol, narkotika, dopning och tobak. Fokus har legat på insatser för tillgänglighetsbegränsning, föräldrastöd och opinionsbildning utifrån relevant forskning. Medverkande kommuner i länet har varit Timrå, Härnösand och Örnsköldsvik. Sollefteå kommun erbjuds nu att teckna samverkansavtal och särskilda medel finns reserverade för kommunen enligt följande; År 2012: 100000 kr, år 2013: 300000 kr, år 2014: 200 000 kr, år 2015: 150000 kr, totalt 750 000 kr. Bidrag därutöver kan utgå för olika aktiviteter, opinionsbildning m.m. Dessa bidrag söks årligen och kan ej garanteras i nuläget. Synpunkter En samordnartjänst för arbetsuppgifterna skulle innebära ökad samverkan och långsiktighet på det drogförebyggande arbete. Insatser inom brottförebyggande arbete bör integreras i arbetsuppgifterna. Samverkansavtal upprättas årligen med länsstyrelsen och innebär även åtaganden i form av gemensam styrgupp med deltagande av politiker och chefstjänstemän från olika förvaltningar. Finansieringen av samordnartjänsten bör lösas långsiktigt och ske i samverkan med olika Nämnder, då arbetet berör flertalet förvaltningar. Stimulansmedlen från länsstyrelsen täcker endast del av befattningen.samordnarfunktionen bör inte handlägga ärenden eller utöva tillsyn enligt alkohol- eller tobakslagen.
16 (25) Arbetsutskottets förslag Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att: - Inrätta en samordnarfunktion för ANDT-arbete. I uppdraget samordnas arbetsuppgifter för drog- och brottsförebyggande arbete. Beslutet förutsätter att en långsiktig finansiering av befattningen kan överenskommas mellan berörda förvaltningar, - Ingå samverkansavtal med länsstyrelsen om LUMA (Lokalt Utvecklingsarbete Med Ambitioner) mot alkohol, narkotika,dopning och tobak. Beslutsunderlag Arbetsutskottets protokoll 2012-06-19, 107 Kommunstyrelseförvaltningens yttrande 2012-06-07 Muntlig föredragning av Agneta Sundqvist Högberg
17 (25) 132 KS 147/2012 (13) Nybyggnad av utbildningslokal vid Skedoms Naturbruksgymnasium s beslut Kommunstyrelseförvaltningen får i uppdrag att begära in anbud för uppförande av ny utbildningslokal vid Skedoms naturbruksskola. Ärendebeskrivning Kommunstyrelseförvaltningen har tillsammans med ansvariga vid barn- och skolförvaltningen projekterat för en utbildningslokal enligt krav från barn- och skolförvaltningen. Kostnaden efter färdig projektering är kalkylerad till 5,5 miljoner kronor. Barn- och skolnämnden har 2012-04-18 tagit beslut om tillbyggnad av en utbildningslokal vid Skedoms Naturbruksskola för Transportprogrammets verksamhet. Genomförs denna tillbyggnad lämnar transportprogrammet nuvarande förhyrda lokaler på Nipanområdet. Trots att den tilltänkta tillbyggnaden innebär en investering på 5,5 mkr, kommer barn- och skolnämnden att reducera sina lokalkostnader med 0,650 mkr. Dessutom uppnås på detta vis ett bättre lokalnyttjande vid Skedomsskolan. Enligt barn- och skolförvaltningen krävs inga ytterligare lokalanpassningar på denna fastighet. Förvaltningens bedömning Kommunens hyreskontrakt med Dagon avseende byggnad 173 (transportprogrammets lokaler på Nipanområdet) upphör 2013-12-31. Skulle en ny utbildningslokal uppföras vid Skedoms Naturbruksskola är en lämplig byggstart våren/försommaren 2013. Byggnaden skulle då stå färdig under hösten 2013 och färdigställandet infalla väl med uppsägningen av gällande hyreskontrakt. Kommunstyrelseförvaltningen ställer sig sammanfattningsvis positiv till tillbyggnaden. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelseförvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta att uppföra en ny utbildningslokal vid Skedoms naturbruksskola. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att fastighetssamordnarens investeringsbudget för 2013 utökas med 5.5 miljoner kronor, samt att finansieringen tas ur kommunens rörelsekapital.
18 (25) Arbetsutskottets beslut Teknikutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att: - Uppföra en ny utbildningslokal vid Skedoms naturbruksskola, - Utöka fastighetssamordnarens investeringsbudget för år 2013 med 5,5 miljoner kronor, - Finansiera investeringen med kommunens rörelsekapital. Förslag under sammanträdet Jerry Pehrsson (S) föreslår att kommunstyrelseförvaltningen får i uppdrag att ta in anbud för nybyggnation av utbildningslokal och att beslut i övriga frågor får anstå till dess upphandlingsprocessen är avklarad. Bengt Sörlin (M) föreslår att det bestäms ett kostnadstak för nybyggnationen. Ordföranden finner att kommunstyrelsen beslutar enligt Jerry Pehrssons förslag. Beslutsunderlag Teknikutskottets protokoll 2012-06-26, 35 Kommunstyrelseförvaltningens yttrande 2012-06-10 Barn- och skolnämndens sammanträdesprotokoll 2012-04-18, 25 Muntlig föredragning av Bosse Bergqvist
19 (25) 133 Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete 2011 s beslut - Uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet 2011 godkänns. - Förvaltningarna uppmanas att fortsätta arbetet med de utpekade förbättringsområdena. Ärendebeskrivning/sammanfattning Arbetsgivaren har en skyldighet att årligen följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet i enlighet med Arbetsmiljöverkets föreskift AFS 200l:l/AFS 2003:4 och Arbetsmiljölagen. Förvaltningens samverkansgrupp skall i egenskap av skyddskommitte delta i arbetet. Bakgrund/Sammanfattning Centrala Samverkansgruppen gör årligen en uppföljning för att se om arbetsmiljöarbetet bedrivs i enlighet med föreskriften. Uppföljningen genomförs i form av en web-enkät som skickas till samtliga förvaltningars arbetsledare. Resultatet redovisas i bifogade rapport. Sammanfattningsvis visar resultatet av uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) 2010 att arbetet fungerar tillfredsställande vid de flesta av Sollefteå kommuns arbetsplatser. Arbetsmiljöfrågorna diskuteras vid arbetsplatsträffar där samtliga anställda är delaktiga. Man följer de riktlinjer som finns, både kommunövergripande och förvaltningsspecifika. Följande förbättringsområden upptäcktes vid uppföljningen för vissa förvaltningar: - Information till arbetsledare om delegering av ansvaret för arbetsmiljön och innebörden av delegeringen, - Uppdatering av introduktionsplaner för nyanställda, - Konsekvensbedömningar vid förändringar i verksamheten, - Information till medarbetarna om de rutiner, riktlinjer och policies kommunen har inom arbetsmiljöområdet, bland annat om rutiner vid hot och våld, - Fortsatt arbete med jämställdhets- och mångfaldsfrågor med hjälp av handbok vid arbetsplatsträffar. Vid jämförelse med 2010 års utvärdering av SAM framkommer att de förbättringsområden som då upptäcktes är åtgärdade till en del men fortfarande återstår arbete med dessa. Förbättringar har skett, till exempel när det gäller tillbudsrapportering, introduktion av nyanställda och kunskapen om jämställdhet.
20 (25) Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelseförvaltningen föreslår 1. Att personalutskottet föreslår kommunstyrelsen att godkänna uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet 2011 och 2. Att förvaltningarna fortsätter att arbeta med de nämnda förbättringsområdena. Personalutskottets beslut Personalutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att: - Godkänna uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet 2011 och att - Uppmana förvaltningarna att fortsätta arbetet med de utpekade förbättringsområdena. Beslutsunderlag Personalutskottets beslut 2012-06-26, 10 Kommunstyrelseförvaltningens yttrande 2012-06-14 Rapport 2012-06-05 över det systematiska arbetsmiljöarbetet 2011 Muntlig föredragning av Marja Wallin
21 (25) 134 KS 54/2012 (2) Uppföljning internkontrollplan 2011 för kommunstyrelseförvaltningen s beslut godkänner 2011 års redovisning av åtgärder med anledning av uppföljningen internkontrollplan 2011. Ärendebeskrivning/sammanfattning Förvaltningens redovisning av åtgärder med anledning av uppföljning internkontrollplan 2011. Internkontroll av verksamheten är nämndens ansvar enligt Sollefteå kommuns reglemente för internkontroll. Bakgrund Sammankallande person för Internkontrollgruppen för Kommunstyrelseförvaltningen 2012 är Cristina Waaranperä, redovisningsekonom. Övriga representanter i internkontrollgruppen på KSF är minst en person från varje enhet på Kommunstyrelseförvaltningen. Representanten för respektive enhet har som uppdrag att informera, diskutera, planera och genomföra internkontroll momenten med sin enhet. Denne är också ansvarig att utfall analyseras och åtgärder genomförs i samråd med internkontrollgruppen och med respektive enhet. Denna rapport ska innehålla åtgärder med anledning av uppföljningen av internkontrollplan 2012. Lägesrapporten lämnas även till Tomas Alsfjell, controller på Kommunstyrelseförvaltningen som redovisar rapporten vidare till KS. I samband med delårsrapporten presenteras även en lägesrapport på den utförda internkontrollen för nuvarande år. Åtgärder med anledning av uppföljning internkontrollplan 2011 Uppföljning av beslut tagna i KS/KF Enligt tidigare önskemål från KS-AU granskas även kommande år 10 styck beslut tagna i KS och 10 styck beslut tagna i KF; Tidigare har sekretariatet haft synpunkter på att ärenden lättare skulle kunna följas upp med en bevakningsfunktion i det elektroniska ärendehanteringssystemet detta har dock inte infriats; Kontroll av ramavtalstrohet
22 (25) Upphandlingsansvariga har gjort kontroller för att följa upp om köp görs inom befintliga ramavtal; Totalt kunde de konstateras att kostnaden för kontorsmaterial, kopieringspapper, städ och kem samt lekmaterial hade sjunkit med cirka 200 000 sek jämfört med föregående år; en stor bidragande orsak till detta är det faktum att Sollefteå kommun har blivit bättre på att handla nettoupphandlade produkter; E-handelsprojektet är nu avslutad och inlämnad till Sundsvall kommun för utvärdering. Under projektets gång har cirka 100 personer fått utbildning på området (från följande förvaltningar VÄF, ION och KUFF) och cirka 10 större leverantörer har anslutits till inköpssystemet. Utvärderingen beräknas vara klar under hösten och en fortsatt diskussion pågår med förvaltningarna med avseende på ytterligare utbildningar samt hur vi ska komma vidare. Användarbehörighet 2011 års kontroll av att användare avregistreras när personal slutar visade att cirka 30 % utav användarna som hade slutat var inte avlutade i IT-system. (Dock att notera att en del utav dessa är återkommande visstidsanställda.) Det nya systemet för uppföljning av användarbehörigheter esumit implementerades under år 2011 och används nu i skarpt läge. Syftet med detta system är att det ska ge en översiktsbild över vilka system en användare en kopplad till och i och med det en enklare hantering av förändringar i behörigheterna. Detta kontrollmoment finns med i den övergripande internkontrollplanen för 2012. Syftet att visa på en förbättring med hjälp av just detta system. Attest av kostnader i samband med resor och representation Kontroll har gjorts om underlagen uppfyller Kommunalredovisningslagen och vad som sägs i skattelagstiftningen. Specifika kontrollpunkter har följts och underlaget har presenterats i KS i mars 2012. Åtgärder har vidtagits då brister hittats. Då detta moment anses vara av intresse tas den upp igen i internkontrollplan för 2012. Rapportering av frånvaro Internkontroll har gjorts genom att medarbetarens frånvaro har noterats manuellt och sedan jämförts med, i självservice, inrapporterad frånvaro. Under 2011 granskades Ärebo inom Vård- och äldreförvaltningen och Vallaskolan inom Barn- och skolförvaltningen. Resultatet visade att det förekommer att medarbetare inte registrerar frånvaro i det digitala rapporteringssystemet. Ej inrapporterad frånvaro har framförallt gällt sjukfrånvaro, semester och vård av barn. Respektive förvaltning har fått ta del utav utfallet och även vidtagit eventuelle åtgärder så som information till anställda, rättningar i självservice mm. Vård- och äldreförvaltningen har tidigare år haft samma kontroll och valt att inte göra någon kontroll på denna punkt under 2012. Dock finns detta kontrollmoment med i KSF:s internkontrollplan för 2012 enligt önskemål från KS (mars 2012). Barn- och skolförvaltningen har valt att ta med detta kontrollmoment i 2012 års internkontrollplan. Deras utfall kommer att redovisas i den samlade rapporten som Tomas Alsfjell, controller på KSF, kommer att ta upp i samband med det övergripande internkontrollplanen. Vidare kommer
23 (25) även följande förvaltningar att granskas (enligt internkontrollplan KSF 2012): Kultur-, utbildnings- och fritidsförvaltningen samt Individ- och omsorgsförvaltningen. Biluthyrning Ett arbete pågår för att införa nya rutiner samt nya körjournaler. Även uppdatering av riktlinjer och regler pågår under hösten. Införande av två kortsystem (ett kort för bilen och ett kort för förare) pågår just nu. Pilot projekt körs nu. Det är meningen att varje bil ska ha en pärm med körjournal, tankningskort för förare samt nyckel. Hemtjänsten har ett nytt system som kopplar turen till www.hitta.se för att kolla körsträckan. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen att godkänna 2011-års redovisning av åtgärder med anledning av uppföljning internkontrollplan 2011. Beslutsunderlag Kommunstyrelseförvaltningens yttrande Muntlig föredragning av Tomas Alsfjell
24 (25) 135 KS/2/2012 (4) Uppföljning av ekonomi och verksamhet per 2012-07-31 s beslut Verksamhetsuppföljning juli 2012 godkänns. De nämnder som redovisar negativ budgetavvikelse kommer att bli föremål för fördjupad uppföljning av kommunstyrelsen. Ärendebeskrivning/sammanfattning Verksamhetsuppföljning per 2012-07-31 har gjorts. Beslutsunderlag Verksamhetsuppföljning juli 2012 Muntlig föredragning av Ulla Fors Nilsson
25 (25) 136 KS /3/2012 (4) Delgivningar s beslut Delgivningarna noteras och läggs till handlingarna. - Samhällsbyggnadskontoret: Fastställande av provtagningspunkter och provtagningsfrekvenser på kommunala vattenverk i Sollefteå kommun 2012, - Förordnande av beslutsattestant vid kommunstyrelseförvaltningen 2012, - Samhällsbyggnadsnämnden: Svarsskrivelse till Näsåkers lokala råd och Anita Berglund (Vindkraft i Näsåker), - Samhällsbyggnadsnämnden: Obligatorisk ventilationskontroll (OVK), - delegeringsbeslut; bidrag till Sollefteå Hörselskadades förening, - WPD: Synpunkter pa arbetsmaterial för revidering av Sollefteå kommuns ÖP för vindbruk, - Utvärdering av Graningebyns intraprenad 2011, - Din Tur: Rapport 1:a kvartalet samt årsprognos 2012, - Din Tur: Remissutgåva regionalt trafikförsörjningsprogram - Protokoll Lokala Rådet i Junsele 2012-06-19, - Lokala Rådet Junsele: Oro över bostadssituationen i Näsåker, - Föreningen Sveriges vattenkommuner, nyhetsbrev