Granskningsrapport Sjukfrånvaro omfattning och åtgärder KPMG Antal sidor: 10 0000 KPMG Bohlins AB, the Swedish member firm of
Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 2 2. Genomförande 2 3. Resultat 3 3.1 Sjukfrånvaro i Grästorps kommun 3 3.2 Sjukfrånvaro per förvaltning 4 3.3 Sjukfrånvarons orsaker 4 3.4 Åtgärder för att minska sjukfrånvaron 5 3.4.1 Rehabilitering 7 3.4.2 Åtgärder för att förebygga sjukfrånvaro 8
Sammanfattning Sjukfrånvarons omfattning och orsaker Sjukfrånvaron i Grästorps kommun var 12,3 procent av ordinarie arbetstid i december 2002. Under år 2003 har sjukfrånvaron minskat. Den förvaltning inom kommunen som har störst sjukfrånvaro är Socialtjänsten (16,5 procent). De verksamheter eller yrkesgrupper som har störst sjukfrånvaro är äldreomsorg, särskilt hemtjänst, lokalvård (inom tekniska kontoret) och personliga assistenter. Den vanligaste orsaken till långtidssjukskrivning är psykosociala skäl. Värk och besvär med rygg och nacke är näst vanligast och förekommer främst på arbetsplatser som är fysiskt krävande och där personalen nästan uteslutande utgörs av kvinnor, t ex lokalvården inom tekniska kontoret. Åtgärder för att minska sjukfrånvaron - rehabilitering Enligt vår bedömning finns inte någon fullständig bild över rehabiliteringsläget (t ex totalt antal pågående rehabiliteringsärenden) i kommunen. Det finns viss osäkerhet bland chefer och arbetsledare kring hur rehabilitering skall ske och vid vilka tillfällen. I den rehabiliteringspolicy, som är under utarbetande, bör därför tydligt anges vid vilka tillfällen rehabiliteringsutredning skall göras, hur det skall ske och hur uppföljning skall ske. Det framgår inte tydligt vilket ansvar förvaltningscheferna har när det gäller rehabilitering inom respektive förvaltning. Därför bör för varje förvaltning anges vem som ansvarar för att rehabiliteringsutredning görs. Dessa personer bör delta i utbildning i hur rehabiliteringsarbetet skall bedrivas såväl avseende uppföljning av sjukfrånvaro som genomförande av rehabiliteringsinsatser. Det är oklart om rehabiliteringsutredningar görs i de fall då det ska göras. Det förefaller som om rehabiliteringsutredningar inte görs alls vid upprepad korttidssjukfrånvaro. Enligt vår bedömning utgör personalkontoret ett gott stöd för förvaltningarna i arbetet med att minska sjukfrånvaron. Det finns dock en tendens bland förvaltningschefer att sätta stor tilltro till att personalkontoret skall ta hand om arbetsmiljöfrågorna. Det är viktigt att kommunstyrelsen betonar att ansvaret för arbetsmiljön ligger på respektive arbetsledare och att personalkonsulenten och personalchefen aldrig kan ta över arbetsledarens ansvar. Åtgärder för att minska sjukfrånvaron - förebyggande insatser Kommunen bör tydliggöra regler för hur friskvårdstimmen får användas. Utan tydliga riktlinjer är friskvårdstimmen liktydig med en arbetstidsförkortning. Kommunen bör följa upp friskvårdsinsatsernas effekt i förhållande till kostnad. Kommunstyrelsens ansvar Kommunstyrelsen bör, som ansvarig nämnd för personalfrågor, bli tydligare i sin samordning av nämnderna beträffande personalfrågorna. 1 (10)
1. Inledning KPMG har på uppdrag av kommunrevisionen i Grästorps kommun genomfört granskning av sjukfrånvaron bland kommunens anställda. Granskningen har haft följande mål: Att inhämta information om sjukfrånvarons omfattning i Grästorps kommun Att bedöma om nämnderna har tillräcklig kännedom om sjukfrånvarons omfattning och karaktär Att undersöka vilka åtgärder kommunen vidtar för att minska sjukfrånvaron Att, i den utsträckning kommunen har uppgifter om detta, granska sjukfrånvarons fördelning på verksamhetsområde (nämnd), kön och åldersgrupper Att, i den utsträckning kommunen har uppgifter om detta, analysera om sjukfrånvarons omfattning samvarierar med personalens bisysslor samt hur sjukfrånvaron samvarierar med antal sparade semesterdagar 2. Genomförande Information har samlats in genom att ta del av dokumenterade riktlinjer och uppföljning av sjukfrånvaron samt genom intervjuer med följande personer: Anders Asklund...Förvaltningschef, socialförvaltningen Anders Ebbesson...Personalkonsulent, kommunkontoret Bo Holmgren...Förvaltningschef, barn- och ungdomsförvaltningen Leif Kraft...Förvaltningschef, tekniska förvaltningen Irene Kroon...Arbetsledare, tekniska förvaltningen Karin Rodrick...Personalchef Intervjuerna har genomförts den 10 och 11 oktober, 2003. Sjukfrånvarons omfattning och fördelning på nämnd/förvaltning beskrivs under avsnitt 3.1-3.2. Sjukfrånvarons fördelning mellan yrkesgrupper inom respektive nämnd/förvaltning behandlas översiktligt. Att gå djupare och beskriva sjukfrånvarons fördelning på kön och åldersgrupper har inte bedömts som meningsfullt, då antalet individer i varje kategori då blir så litet att säkra slutsatser inte kan dras. 2 (10)
Bisysslors påverkan på personalens sjukfrånvaro har tagits upp i intervjuer och det försök att analysera samvariation mellan sparade semesterdagar och sjukfrånvaro som har gjorts redovisas i avsnitt 3.3. 3. Resultat 3.1 Sjukfrånvaro i Grästorps kommun Sjukfrånvaron i Grästorps kommun var 12,3 procent av ordinarie arbetstid i december 2002, vilket kan jämföras med 7,2 procent som var genomsnittet för kommun- och landstingsanställda 2002. Under år 2003 har sjukfrånvaron minskat för kommunen totalt och för var och en av förvaltningarna, vilket visas nedan. Sjukfrånvaro i Grästorps kommun januari -03 och augusti -03 jan aug Sjukfrånvaro i % av arbetstid 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 Social Barn- och ungdom Kultur- och fritid Tekniska Kommunadm. Totalt Den minskning som har skett från januari till augusti kan dock bero på naturliga variationer över året, eftersom det är vanligt att sjukfrånvaron är lägre under vår- och sommarmånaderna än under höst och vinter. Att minskningen är så pass omfattande tyder visserligen på att det, även bortsett från variationen över året, har skett en minskning, men för att kunna bedöma hur stor minskningen är måste jämförelse göras över längre tid. 3 (10)
3.2 Sjukfrånvaro per förvaltning Socialförvaltningen Den förvaltning inom kommunen som har störst sjukfrånvaro är Socialförvaltningen (16,5 procent), som ansvarar för äldreomsorg, individ- och familjeomsorg och LSS/psykiatri. Det finns dock stora variationer mellan olika yrkesgrupper inom förvaltningen. Den verksamhet inom förvaltningen som har störst sjukfrånvaro är äldreomsorgen, särskilt hemtjänst. Inom verksamheten LSS/psykiatri är personliga assistenter den yrkeskategori som har högst sjukfrånvaro. Individ- och familjeomsorgens personal har mycket låg sjukfrånvaro. Barn- och ungdomsförvaltningen Sjukfrånvaron på förvaltningen är i augusti 2003 strax över fyra procent, vilket är en minskning med sex procentenheter sedan årsskiftet. Minskningen uppges bero dels på att personal har återgått i arbete efter sjukskrivning, dels på att anställningar har avslutats. Bland undervisande personal ligger sjukfrånvaron något högre än bland personal inom vaktmästeri och administration. Tekniska förvaltningen Tekniska förvaltningen hade i december 2002 nio procents sjukfrånvaro. Enbart städavdelningen hade 18 procents sjukfrånvaro och är därmed den grupp inom förvaltningen som har högst sjukfrånvaro. På fastighets- och gatuavdelningarna fanns däremot i det närmaste ingen sjukfrånvaro alls 2002. Kultur- och fritidsförvaltningen Den sjukfrånvaro som fanns i december 2002 (8,5 procent) har försvunnit helt vid uppföljningen i augusti 2003. Kommunkontoret Kommunkontorets sjukfrånvaro har sjunkit från tio procent till 6,5 procent av arbetstiden från årets början till augusti. 3.3 Sjukfrånvarons orsaker Enligt personalkonsulentens sammanställning av de pågående långtidssjukskrivningarna i kommunen är den vanligaste diagnosgruppen sjukskrivning av psykosociala skäl (15 personer). Här ingår det vi i dagligt tal kallar stress och utbrändhet. Övriga vanliga diagnosgrupper är fraktur/skada och problem med värk, rygg och nacke (vardera 8 personer). Vid en jämförelse mellan de arbetsplatser eller yrkeskategorier som har hög respektive låg sjukfrånvaro framgår att gemensamt för flera av de yrkesgrupper som har låg sjukfrånvaro är en 4 (10)
närhet mellan arbetsledare/chef och personalgrupp samt väl definierad grupptillhörighet. Med tydlig ledning följer att ledaren har möjlighet att föra ett samtal med personalen, personalen får tydlig och snabb feed back och att möjlighet finns att ta itu med dåligt arbetsklimat (konflikter) i ett tidigt skede. Dessutom finns då goda förutsättningar för ledaren att fullfölja sitt rehabiliteringsansvar. Några av de yrkeskategorier där sjukfrånvaron är hög präglas av frånvaro av arbetsledare och ensamarbete (hemtjänst natt och personliga assistenter). I flera av de intervjuer som vi har utfört i vår granskning nämns att organisationsförändringar och brist på tydlighet avseende organisation och verksamhetsmål skapar oro bland personalen. Detta uppges i sin tur leda till stress och oförmåga att orka med sitt arbete. Inom Barn- och ungdomsförvaltningen förekommer det i ett par fall att en arbetsledare har ett alltför stort antal medarbetare, cirka 50 personer, vilket bedöms skapa sämre förutsättningar för ledarskapet. Ytterligare en möjlig orsak till sjukfrånvaro av psykosociala skäl inom Barn- och ungdomsförvaltningen uppges vara att arbetssättet inom skolan har förändrats under de senaste åren och innebär andra krav på lärarna än tidigare. Värk och besvär med rygg och nacke förekommer främst på arbetsplatser som är fysiskt krävande och där personalen nästan uteslutande utgörs av kvinnor, t ex lokalvården inom tekniska kontoret. Bisysslor och innestående semesterdagar De tre förvaltningschefer som har intervjuats inom denna granskning bedömer det som att den personal som har bisysslor inte är sjukskriven oftare än andra. Några av de intervjuade bedömer det som att det finns en samvariation mellan sparad semester och sjukfrånvaro. Vi har undersökt om de individer som har hög sjukfrånvaro även har många dagars innestående semester och sett att en sådan samvariation föreligger. Utifrån detta kan vi dock inte dra slutsatsen att personalen oftare blir sjuk om den inte tar ut sin semester, eftersom en del av förklaringen till samvariationen är att en heltidssjukskriven svårligen kan ta ut semesterdagar under sjukskrivningsperioden, samtidigt som det genereras nya semesterdagar under sjukskrivningsperioden. Ett sätt att få en uppfattning om ett eventuellt samband kan istället vara att undersöka hur mycket semester en sjukskriven person hade innan sjukskrivningen. I Grästorps kommun finns 50 anställda som i oktober 2003 har 40 eller fler innestående semesterdagar. 3.4 Åtgärder för att minska sjukfrånvaron Grästorps kommun har satt upp som mål att sjukfrånvaron inte skall överstiga tre procent (jämfört med 12,3 procent i december 2002). För att uppnå detta mål anställdes i februari 2003 en personalkonsulent på kommunledningskontoret. Personalkonsulenten har en tydlig uppdragsbeskrivning, enligt vilken huvuduppdraget är att minska både långtidssjukfrånvaron och 5 (10)
korttidssjukfrånvaron hos kommunens anställda. Uppdraget skall, enligt uppdragshandlingen, utföras tillsammans med kommunens arbetsledare och i bred samverkan med andra aktörer, såsom läkare, försäkringskassa, fackliga företrädare, företagshälsovården m fl. Uppdraget bryts ner till årsvisa delmål. År 2003 skall personalkonsulenten träffa samtliga verksamhetsansvariga arbetsledare för att kartlägga alla pågående sjukfall som har varat över fyra veckor, ta kontakt med dessa långtidssjukskrivna personer och se till att alla har en aktuell, tidsatt handlingsplan för de närmaste sex månaderna. Under året skall vidare, enligt uppdragshandlingen, åtgärder ha vidtagits som medverkar till att sjukfrånvaron minst halveras. Personalkonsulenten har haft kontakt med alla långtidssjukskrivna under 2003 och bl a bjudit in dem till en studiecirkel som har pågått sedan i våras. Han arbetar även med rehabiliteringsronder på de olika förvaltningarna där han tillsammans med arbetsledaren går igenom hälsoläget i arbetsgruppen. Personalkonsulenten har vidare systematiskt erfarenhetsutbyte med personalkonsulenten i Vara kommun samt studerar andra kommuner avseende goda exempel på åtgärder för att minska sjukfrånvaro. De förvaltningschefer som har intervjuats inom denna granskning är nöjda med det stöd och den hjälp de får från personalkontoret sedan tjänsten som personalkonsulent tillsattes. De uppger att det nu finns större möjligheter att arbeta med rehabilitering än tidigare. Särskilt uppskattar förvaltningarna att personalkonsulenten arbetar aktivt ut mot förvaltningarna. Enligt våra intervjuer uppskattar förvaltningscheferna även möjligheten att få hjälp från personalavdelningen när det gäller svåra förhandlingar angående löner eller omplaceringar samt att personalavdelningen har goda kontakter med försäkringskassa och arbetsförmedling. Personalkontoret erbjuder förvaltningscheferna och övriga arbetsledare utbildning i personalfrågor, till följd av beslut i kommunstyrelsen 2002-11-12 att avsätta medel för kontinuerlig arbetsledarutbildning i kommunen (Ks 172). Vidare arbetar personalkontoret med arbetsmiljöfrågorna på kommunövergripande nivå genom att utforma och förankra policys för t ex friskvård och rehabilitering. Kommentar Det förefaller som om personalkontoret utgör ett gott stöd för förvaltningarna i arbetet med att minska sjukfrånvaron. Det finns dock en tendens bland förvaltningschefer att sätta stor tilltro till att personalkontoret skall ta hand om arbetsmiljöfrågorna. Särskilt gäller detta uppföljning av sjukfrånvaro. Det är viktigt att kommunstyrelsen betonar att ansvaret för arbetsmiljön, rehabilitering och att minska sjukfrånvaron ligger på respektive arbetsledare och att personalkonsulenten och personalchefen finns där som stöd i det arbetet, men däremot aldrig kan ta över arbetsledarens ansvar. Kommunstyrelsen bör, som ansvarig nämnd för personalfrågor, bli tydligare i sin samordning av nämnderna beträffande personalfrågorna. 6 (10)
3.4.1 Rehabilitering I Lokalt samverkansavtal för Grästorps kommun (1993) betonas det förebyggande arbetet för att förhindra sjukfrånvaro. Enligt samverkansavtalet skall kommunens arbetsmiljöarbete inriktas på förebyggande åtgärder. Även företagshälsovårdens uppdrag beskrivs som att arbeta förebyggande med arbetsrelaterad sjukvård. Det slås även fast att utbildning om arbetsmiljö skall prioriteras i utbildningsplaneringen. Arbetsmiljöutbildning skall i första hand erbjudas dem som har särskilt ansvar för arbetsmiljöfrågorna. När det gäller rehabilitering hänvisas i samverkansavtalet till särskilda riktlinjer. Nu gällande riktlinjer för rehabilitering är framtagna 1993. Under 2003 har arbete med en ny rehabiliteringspolicy påbörjats. Enligt utkast till Rehabiliteringspolicy (2003) är syftet med rehabilitering att den som drabbas eller riskerar att drabbas av sjukdom eller annan nedsättning av arbetsförmågan skall återvinna/behålla bästa möjliga funktionsförmåga och förutsättningar för ett normalt liv. Målsättningarna för rehabiliteringsarbetet är att sänka sjukfrånvaron till tre procent, att rehabiliteringsprocessen inte ska ta mer än 12 månader och att samtliga långtidssjukskrivna skall ha en tidsatt handlingsplan. Arbetet för att uppnå dessa mål skall ske genom att både arbeta förebyggande och rehabiliterande, ha bra rutiner för sjukrapportering, arbetsskador och tillbud samt genom uppföljning och översyn av rehabiliteringsarbetet. Avseende ansvarsfördelning anges att det är varje förvaltnings skyldighet att rehabiliteringsutredningar görs inom den egna förvaltningen. Chefer och arbetsledare skall aktivt verka för att anställda får den rehabilitering som lagen föreskriver. Närmaste chef ansvarar. Utkastet till rehabiliteringspolicy skall, enligt personalchefen, vara färdigt innan 2003 års utgång och beräknas kunna tas upp som ett ärende i kommunstyrelsens arbetsutskott i början av 2004. Enligt personalkonsulentens kartläggning av långtidssjukfrånvaro finns bland kommunens personal 40 personer som har varit sjukskrivna mer än fyra veckor, och som därmed, enligt arbetsmiljölagen, skall vara föremål för rehabiliteringsutredning. Personalkonsulenten känner till 19 pågående rehabiliteringsutredningar. Det är möjligt att ytterligare rehabiliteringsutredningar finns hos respektive arbetsledare. Samtliga intervjuade är osäkra på hur många rehabiliteringsärenden som pågår i kommunen. Samtliga intervjuade förvaltningschefer är osäkra på hur många rehabiliteringsärenden som pågår inom den egna förvaltningen. Ingen av de intervjuade kan ange någon rehabiliteringsutredning som gjorts på grund av upprepad korttidssjukfrånvaro. Kommentar Enligt vår bedömning finns inte någon fullständig bild över rehabiliteringsläget i kommunen. Vid de intervjuer vi har genomfört framkommer att det finns viss osäkerhet bland chefer och arbetsledare kring hur rehabilitering skall ske och vid vilka tillfällen. I den rehabiliteringspolicy, som är under utarbetande, bör tydligt anges vid vilka tillfällen rehabiliteringsutredning skall göras, hur det skall ske och hur uppföljning skall ske. 7 (10)
Det framgår inte tydligt vilket ansvar förvaltningscheferna har när det gäller rehabilitering inom respektive förvaltning. För varje förvaltning bör anges vem som ansvarar för att rehabiliteringsutredning görs. Dessa personer bör delta i utbildning i hur rehabiliteringsarbetet skall bedrivas såväl avseende uppföljning av sjukfrånvaro som genomförande av rehabiliteringsinsatser. Utbildning kring arbetsmiljöfrågor och rehabiliteringsansvar bör vara obligatoriskt för alla arbetsledare. Det är oklart om rehabiliteringsutredningar görs i de fall då det ska göras, d v s när medarbetare har varit sjukfrånvarande sammanhängande i fyra veckors tid, vid upprepad korttidssjukfrånvaro (sex eller fler tillfällen under en 12-månaders-period) och på den anställdes begäran. Det förefaller som om rehabiliteringsutredningar inte görs alls vid upprepad korttidssjukfrånvaro. Tekniska förvaltningens organisation är otydlig, vilket gör att även ansvaret för att göra och följa upp rehabiliteringsutredningar är oklart. 3.4.2 Åtgärder för att förebygga sjukfrånvaro Det finns för närvarande inga dokumenterade riktlinjer för kommunens friskvårdsinsatster. Friskvårdspolicy skall, enligt personalchefen, färdigställas under år 2003. Vi har i vår granskning tagit del av utkast till Friskvårdspolicy ( Friskvård i Grästorps kommun ). Friskvård definieras här som fysisk aktivitet och livsstilsfrågor såsom mat, sömn, alkohol, tobak, stress, avslappning, skratt m m. Enligt utkastet skall friskvårdsombud utses på kommunens arbetsplatser med ansvar för att friskvård bedrivs på arbetsplatsen. Friskvårdsombuden skall få regelbunden utbildning och möjlighet att utbyta erfarenheter genom inspirationsdagar. Kommunen erbjuder sina anställda ett urval friskvårdsaktiviteter, t ex gratis gymnastik och simning. Initiativ kommer dels från kommuncentralt håll, dels erbjuder förvaltningarna själva olika insatser. Det finns inget gemensamt regelverk för kommunens friskvårdssatsningar. Kommunen tillämpar friskvård på arbetstid en timme per vecka för alla anställda. Det finns inga dokumenterade regler eller riktlinjer för hur denna timme får utnyttjas, men personalkonsulenten uppger att regler håller på att utarbetas. Planen är, enligt personalkonsulenten, att det skall styras mer och inte vara så fritt som det är idag och att hälsa skall kunna diskuteras och följas upp i medarbetarsamtalen. Vi har inom granskningen inte kunnat se att det finns någon kostnadsredovisning av friskvårdsinsatserna. 8 (10)
Utöver friskvårdstimmen och det gemensamma utbudet av friskvårdsaktiviteter arbetar förvaltningarna på delvis olika sätt med att förebygga sjukfrånvaro. Nedan följer en kortfattad genomgång av olika åtgärder de intervjuade förvaltningscheferna uppger att de arbetar med. Socialförvaltningen Förvaltningschefens uppfattning är att sjukfrånvaro till viss del beror på att organisationen har varit otydlig och ledarskapet svagt. Omorganisation har skett, främst under de senaste två åren, i syfte att göra organisationen tydligare och minska antal medarbetare per arbetsledare. Tidigare förekom det inom äldreomsorgen att en arbetsledare hade över 100 medarbetare, nu har ingen arbetsledare fler än 30 medarbetare. En annan faktor som bedöms påverka sjukfrånvaron i negativ riktning är om personalen inte känner att de utför ett arbete av hög kvalitet. Som ett led i att skapa en större arbetstillfredsställelse har bemanningskvoten höjts från 0,5 till 0,7 och deltidsanställda har fått möjlighet att höja sin sysselsättningsgrad. Gratis massage har erbjudits personalen under några månaders tid. Denna insats skall utvärderas under år 2003. Vidare finns ett gym för personalen och personalen erbjuds gratis gymnastik en gång per vecka. Barn- och ungdomsförvaltningen Även Barn- och ungdomsförvaltningen har arbetat med att tydliggöra organisationen. Antalet medarbetare per arbetsledare har minskat, men det finns fortfarande exempel på arbetsledare som har runt 50 medarbetare på sina enheter, vilket vi bedömer vara för många för att förutsättningarna för ledarskapet ska vara tillfredsställande. Arbete pågår med att bryta ner ansvaret på arbetslagen. Utbildning i arbetslagsledning planeras. Inom förvaltningen har arbetsledarna, enligt uppgift, blivit bättre på att ta kontakt och fortsätta hålla kontakt med den medarbetare som är sjukskriven. Tekniska förvaltningen Under våren 2003 har städpersonalen erbjudits gratis massage en gång i veckan. Hösten 2003 kommer massören en gång i månaden och personalen får betala ett subventionerat pris. Satsningen uppges ha varit mycket uppskattad. Förvaltningen arbetar även med friskvård på arbetstid. Syftet är att koppla av och komma bort från jobbet och genomförda friskvårdsaktiviteter antecknas i en pärm. Vidare har personalen erbjudits delta i kurs i stresshantering. 9 (10)
Kommentar Kommunen bör tydliggöra regler för hur friskvårdstimmen får användas. Utan tydliga riktlinjer är friskvårdstimmen liktydig med en arbetstidsförkortning. Kommunen bör följa upp friskvårdsinsatsernas effekt i förhållande till kostnad. Göteborg som ovan KPMG Elin Esbo 10 (10)