Migrationsverket Utlänningshandboken Kap 39 Återvändande Utrikes ledsagn.personal Skapat 2002-03-13 39.7 Manual för utrikes ledsagningspersonal Innehållsförteckning Inledning Definitioner Allmänt Kontaktperson i Sverige Klädsel Alkoholförtäring Inköp Personlig utrustning Övrig utrustning/handlingar Förberedelser Incheckning m.m. Embarkering Ansvar och säkerhet under en flygresa Transitering Slutdestination Uppdragets avslutande Övrig återrapportering Åtgärder vid olycksfall, sjukdom, hot och våld Inledning Denna manual är upprättad mot bakgrund av internationella flygbestämmelser, flygbolagsrutiner samt överenskommelser med utländska myndigheter. Manualen är upprättad såsom minimistandards, så att Migrationsverket uppfyller sin del i den aktuella verksamheten. Vidare för att verksamheten ska löpa så smidigt som möjligt för samtliga medverkande aktörer. Kontrollera alltid i verkets Resehandbok ifall du är osäker vad som gäller vid resor. Definitioner Med ledsagare avses i denna manual den tjänsteman som är ansvarig för verkställigheten och som genomgått särskild utbildning för genomförande av utrikes transporter. Med ledsagningspersonal avses samtlig personal, som ingår i beledsagningen. Allmänt Ledsagningspersonalen har att tillse att återvändanderesan sker på ett sätt som präglas av rättssäkerhet, humanitet och respekt för utlänningens mänskliga rättigheter. Särskild hänsyn tas till utlänningens kön, ålder och kultur. Minst en i beledsagningen bör vara av samma kön som utlänningen.
2 (8) Ledsagaren är den som har ansvaret under resan. I de fall ledsagningspersonalen består av mer än en ledsagare, beslutar enhetschefen vem som är ledsagare under uppdraget. Ledsagningspersonalen håller utlänningen under uppsikt under hela uppdraget. Ledsagaren ansvarar för att övrig ledsagningspersonal har tagit del av denna manual innan avresan. Ledsagaren ansvarar för att återvändanderesan genomförs enligt gällande föreskrifter. Samtliga handlingar om transporten handhas enligt gällande sekretesslagstiftning. Kontaktperson i Sverige Innan avresa ska minst en kontaktperson utses i Sverige Denne ska finnas tillgänglig på mobiltelefon dygnet runt under hela förrättningen ifall problem uppstår under resan. Telefonnummer till ledsagningspersonalens mobiltelefoner samt kopia av färdplanen lämnas till kontaktpersonen. Kontaktpersonen bör även ha tillgång till telefonnummer till anhöriga för att kunna kontakta dessa om det blir nödvändigt. Se till att du är bekant med det som regleras i Resehandboken och andra styrdokument om Resesäkerhet. Klädsel Vid återvändanderesor representerar ledsagningspersonalen Migrationsverket. Det är viktigt att vi då ger ett korrekt och trovärdigt intryck. En del av det intryck vi ger är hur vi är klädda. Under uppdraget bär ledsagningspersonalen proper klädsel exempelvis kavaj, skjorta och slips för män. Kvinnlig personal klär sig på motsvarande nivå. Under hemresan bärs diskret och vårdad klädsel.
3 (8) Alkoholförtäring Vid återvändanderesor representerar ledsagningspersonalen Migrationsverket. Det är viktigt att vi då ger ett korrekt och trovärdigt intryck. En del av det intryck vi ger är hur vi exempelvis hanterar alkohol. All form av alkoholförtäring i samband med tjänsteförrättning är förbjudet d.v.s. i normalfallet ända tills när verkställigheten är avslutad resp. när vederbörande har kommit ombord på aktuellt flygplan. Detta gäller såväl Migrationsverkets personal som den som skall verkställas. När uppdraget är slutfört får normala regler beträffande uppförande under tjänsteresa/uppdrag anses gälla. Inköp Om en tjänsteman gör inköp av exempelvis tobak och alkohol i samband med tjänsteresa förutsätts alla lokala lagar och bestämmelser respekteras. Det är särskilt viktigt att vi följer de regler som gäller vid alla situationer där vi förknippas med Migrationsverket och där en eventuell misskötsamhet kan drabba vår myndighets verksamhet. Personlig utrustning Följande utrustning bör medtas: Pass Mobiltelefon (telefonnummer ska meddelas i förväg till den som är ansvarig för kontaktpersonen med verket) Vaccinationskort Medical Insurance Certificate Tjänstekort Visitkort Kreditkort (ledsagaren) Innan du reser Kopiera ditt pass, visum, betalkort och biljetter samt ta med extra passfoton. Förvara kopiorna på annan plats än originalen. Ta med kopia på eventuella recept och medicinsk information Ta med försäkringskassebesked och Kammarkollegiets Swedish State Business Travel Insurance Certificate Märk alltid ditt bagage med adresslappar även inuti väskorna. Var noga med att kontrollera så att biljetternas uppgifter stämmer såsom datum, tid, plats, avtalade priser etc. Vid flygresor kontrollera alltid check-in tiden, då den varierar mellan olika flygbolag och flygplatser
4 (8) Ha med dig en lathund med viktiga telefonnummer, t.ex. till internationell larmcentral kopplad till tjänstereseförsäkringen, ambassad/konsulat på de orter du ska till, till kontaktpersoner du ska besöka Undvik att ta med värdehandlingar som t.ex. bankböcker, checkhäften, nycklar, bensinkort, bankomatkort, köpkort och tjänstekort Ytterligare upplysningar får du i verkets Resehandbok som finns på Verksnätet. Övrig utrustning/handlingar Notification of Deportee (samt minst tre extra kopior av denna) Resehandlingarna för av återvändande utlänningen (pass, IDhandlingar, L-P el dyl samt kopia på handlingen) Eventuell acceptskrivelse om mottagande i annat land Eventuell acceptskrivelse om transitering Uppgift om telefonnummer, adresser m.m. till svenska ambassader/konsulat i aktuella länder Förberedelser Ledsagningspersonalen bör ha sammanträffat med utlänningen innan avresan. Ledsagaren ska i god tid innan avresa inhämta information om utlänningens medicinska status. Eventuellt behov av medicinering under resan ska särskilt uppmärksammas. Ledsagningspersonalen ska tillse att utlänningens bagage är packat i god tid innan avresa. Eventuell övervikt för bagaget ska lösas senast dagen innan avresan. Ledsagaren ska innan avresan kontrollera att samtliga handlingar och övrig utrustning finns med. Vid behov ska ledsagaren informera sig om förhållandena på destinationsorten. Incheckning m.m. Biljetter uthämtas enligt anvisningar i resplanen. Ledsagaren ska i samband med uthämtandet av biljettera kontrollera att dessa stämmer med resplanen.
5 (8) Incheckning på Arlanda sker, vad avser flyg med SAS och de bolag som de samarbetar med i gruppincheckningen i terminal 5. För övriga bolag sker incheckningen i ordinarie incheckningsdisk. I samtliga fall ska incheckningen ske minst 1 timme före avgångstid. Incheckningspersonalen upplyses direkt att det avser en deportee som Migrationsverket har ansvaret för. I samband med incheckningen överlämnas kopia av Notification of Deportee. Utlänningens biljett och boardingkort förvaras avledsagaren under hela uppdraget. Eventuella bagagekvitton överlämnas till utlänningen efter det att boardingkort erhållits för hela sträckan. Vid DEPU läggs biljett, biljettstam, resehandlingar m.m. i det blå kuvertet. Vid passering av säkerhetskontrollen informeras personalen om att man ledsagar en avvisad/utvisad person. Embarkering Så snart utgångspersonalen (gatepersonalen) infinner sig kontaktas dessa. Ledsagaren presenterar sig och upplyser om var man kommer att vänta på embarkeringen (ska vara i nära anslutning till utgångsdisken). Embarkering sker därefter då utgångspersonalen har givit klartecken. Vid flygplansdörren påkallas besättningens uppmärksamhet. Ledsagningspersonalen presenterar sig och informerar om att man medföljer en avvisad/utvisad person.ledsagaren ber därefter om tillstånd att informera kaptenen. Flygbolagen har olika rutiner beträffande information till kaptenen; på en del bolag ska kaptenen informeras personligen, på andra informeras enbart kabinpersonalen som i sin tur informerar kaptenen. Ledsagaren ska alltid utgå från att kaptenen fordrar personlig information. Det är då upp till flygbolaget att besluta om annan ordning. I samband med informationen till kaptenen överlämnas blanketten Notification of Deportee. Vid DEPU överlämnas hela det blå kuvertet till kaptenen. I samband med informationen är det lämpligt att upplysa kaptenen om att det inte är fråga om en kriminell person, det vill säga inte utvisad på grund av brottslig verksamhet. Dessutom informeras kaptenen om vilka sittplatser som tilldelats på flygplanet.
6 (8) Observera att kaptenen har rätt att ta del av samtliga uppgifter som kan beröra säkerheten på planet eller resan för övrigt, varför eventuella frågor från kaptenen ska besvaras. Efter informationen till kaptenen sätter man sig på de anvisade platserna. Vid DEPU ser kabinpersonalen till att utlänningen sätter sig på anvisad sittplats. Migrationsverkets personal avvaktar planets avgång vid gaten i anslutning till flygplansdörren. Om resan är planerad och bokad som DEPA eller DEPU eller DEPA/DEPU så ska den också genomföras som en sådan. Det finns i dessa fall inget utrymme för att låta utlänningen embarkera som vid enskild resa flygbolaget känner alltid till förekomsten av bokade deportee:er. Ansvar och säkerhet under en flygresa Frågor kring ansvar och säkerhet under en flygresa regleras luftfartslagen (1957:297). I 5 kap. 4 luftfartslagen anges att: Om någon genom sitt uppträdande utgör en omedelbar fara för luftfartygets säkerhet eller för säkerheten ombord, får befälhavaren vidta de åtgärder mot denne som behövs för att avvärja faran. För att genomföra dessa åtgärder får befälhavaren inte använda strängare medel än förhållandena kräver. Befälhavaren bör i första hand försöka tala den som skapat faran till rätta genom upplysningar och anmaningar. Våld får tillgripas endast när andra medel inte hjälper. Om våld tillgrips, skall den lindrigaste form användas som kan förväntas leda till det avsedda resultatet. Våld får inte brukas längre än som är absolut nödvändigt. Medlemmar av besättningen skall i fall som avses i första stycket lämna befälhavaren den hjälp han behöver. Passagerare får efter anmaning av befälhavaren lämna sådan hjälp. Om en åtgärd med hänsyn till den föreliggande faran måste vidtas omedelbart, får besättningsmän och passagerare själva genomföra den utan anmaning av befälhavaren. Besättningsmän och passagerare som lämnar hjälp eller annars vidtar åtgärd enligt fjärde stycket har samma rätt som befälhavaren att bruka våld. Lag (1986:166). Motsvarande regler som gäller för resor med utländska flygbolag finns i artikel 6 i Tokyokonventionen Tokyokonventionen (Konventionen om brott och vissa andra handlingar begångna ombord på lyftfartyg).. Transitering
7 (8) Av resplanen framgår om information har skickats till transiteringsort (itinerary). Ifall polis, immigrationsmyndighet eller motsvarande möter flygplanet så ska ledsagningspersonalen följa deras anvisningar. Ifall ingen möter eller om andra direktiv finns börledsagningspersonalen omedelbart gå till den utgången varifrån anslutningsflyget avgår. Eventuell transitincheckning bör ske snarast efter ankomst till transiteringsflygplatsen. Vid eventuella problem med utlänningen under transiteringen kontaktas polis eller immigrationsmyndighet omedelbart. Embarkering av anslutningsflyg se avsnittet Embarkering. Slutdestination Ifall polis, immigrationsmyndighet eller motsvarande möter flyplanet ska ledsagningspersonalen följa deras anvisningar. Ifall ingen möter beger sig samtliga omedelbart till immigrationsmyndigheten på flygplatsen.ledsagaren ska där presentera sig och beskriva ärendet för ansvarig tjänsteman. Ledsagningspersonalen stannar kvar i närheten av immigrationsmyndigheten intill dess mottagandet accepterats och tillstånd att lämna flygplatsen givits. Vid eventuella problem ska kontaktpersonen i Sverige och svenska ambassaden kontaktas. Uppdragets avslutande I samband med återkomsten till Sverige ska ledsagningspersonalen kontakta sin kontaktperson i Sverige för att meddela att man kommit hem. I de fall ombokning av hemresan sker ska kontaktpersonen i Sverige meddelas. Ombokning och vistelse på destinationsorten på egen bekostnad och utanför arbetstid får ske enbart efter godkännande av närmaste chef. För de fall ombokning sker enligt ovan ska ledsagaren förvissa sig att den del av ledsagningspersonalen som följer resplanen respektive stannar kvar på destinationsorten besitter tillräckliga kunskaper för att genomföra hemresan. Verkställighetsrapport ska upprättas av ledsagaren så snart det kan ske. Rapporten expedieras enligt särskild rutin.
8 (8) Reseräkning upprättas så snart det kan ske enligt gällande rutiner. Övrig återrapportering Vi arbetar med att ständigt förbättra verksamheten. Därför är det viktigt att händelser av betydelse dokumenteras och sprids så att vi kan dra lärdom av det som inträffat. Här inbegrips alla händelser/olägenheter som avviker från det planerade eller normala. Har något speciellt inträffat upprättas en promemoria om det inträffade. PM skickas till enhetschef. Åtgärder vid olycksfall, sjukdom, hot och våld Vid eventuell olyckshändelse, allvarlig sjukdom etc där behov av skadehjälp eller hemtransport kan bli nödvändig ska kontakt tas med SOS International (telefonnummer finns bland annat på det Medical Insurance Card varje anställd ska ha med sig vid utlandsresa i tjänsten). Om resenären utsätts för brott ska polisanmälan göras till den lokala polisen om inte särskilda skäl talar emot. Dessutom ska svensk utlandsmyndighet informeras. Vid olycksfall och brott ska snarast kontaktpersonen i Sverige informeras. Denne ansvarar för att anhöriga underrättas. När tjänsteman utsatts för brott ska även säkerhetstjänsten informeras. Om händelsen kan tänkas få massmedialt intresse ska verkets presstjänst informeras. Ifall incidenter av våld eller hot inträffar upprättas en incidentrapport på blankett SIV 6653.2. Se närmare om resesäkerhet i Resehandboken.